REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Requerimientos Básicos:

Los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro preguntas:

¿Cuál es el proceso básico de la Organización?

R= Es atender pacientes en el aspecto odontológia.

¿Qué datos utiliza o produce este proceso?

R= Usan datos personales de pacientes, seatienden por números de llegadas, si es beneficiario, afiliado o comunidad y del diagnostico o examen bucal se toman en cuenta para realizar registros con planillas o historias clínicas

¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

R= En el tiempo se limitan de atender un arga de hasta 28 personas en la mañana por 4 horas y en la tarde menor es la carga como 18 pacientes y atienden solo por tres horas diariamente realizan este trabajo.

¿Qué controles de desempeño utiliza?

R= Utilizan un sistema manual por completo no es muy efectivo ya que ocurre el traspapelar.

Son esas las preguntas que tienen que tener una respuesta concreta al tener terminada la fase de investigación de requerimientos. Siempre se debe comenzar con lo básico, algunas preguntas proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensión necesaria:

¿Cuál es la finalidad de la actividad dentro de la empresa?

R= esta es la de servir a toda la comunidad del tigre, tigrito u otra localidad que pueda necesitar de sus funciones en el ámbito odontológico para finalmente ser reconocidos como buenos colaboradores y reconocidos a nivel regional y estatal como una unidad odotologica eficiente dentro del ipasme.

¿Qué pasos se siguen para realizarla?

R= primero se pide una cita en la central de citas te atiende la secretaria, te programan la consulta para un día en especifico y luego al llegar el día esperar para ser atendido y cuando es atendido se procede a realizar una historia clínica, los odontólogos proceden a tomar información como las cantidades de personas atendidas por ciertas características de datos empleado por una planilla llamada Estadísticas Diarias y mensuales que son enviadas a la dirección.

¿Dónde se realizan estos pasos?

R= este proceso antes mencionados se llevan a cabo en una unidad odontológica dentro del IPASME del tigre edo. Anzoátegui.

¿Quiénes los realizan?

R= Secretaria – Doctores – Coordinador.

¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?

R= Diariamente se lleva sus 8 horas, semanal 56 horas, y mensual fácilmente se lleva sus 224 horas.

¿Con cuánta frecuencia lo hacen?

R= se trabaja diariamente con el mismo procesos y la estadísticas como tal son mensuales las cuales se realizan con la recolección de las diarias.

¿Quiénes emplean la información resultante?

R= La información resultante dentro del proceso como tal es el coordinador para llevarlos a la dirección o al Registro Medico del Ipasme. Fuera de los parámetros del sistema en estudio se puede decir que El director lleva una información que hace el registro medico en conjunto de las estadísticas al ministerio publico parar asi rendir cuentas de que se labora para cumplir la finalidad planteada.

10. 10 PREGUNTAS CLÁSICAS PARA UNOS REQUERIMIENTOS

¿Cuántos empleados laboran para la organización en el área que se pretende desarrollar el sistema; o sea, cuántos tienen relación directa con el proyecto que se está investigando?

R= Son variados y dependiendo del turno claro, y son un total de 4 odontólogos y 2 más que son los coordinadores de la mañana y la tarde. La secretaria que recibe a los pacientes y fija las fechas de atención.

¿Cuáles son las personas claves en el sistema?

R= Las personas claves serian las secretarias, y los coordinadores.

¿Por qué son importantes?

R= Porque en primordial se tiene que atender el paciente y ver si es emergencia o sino si es comunidad, beneficiario o afiliado todos esas recolección de datos y el proceso necesita de un Secretario y los coordinadores por que hacen las estadísticas mensuales que a nivel de Institución IPASME son muy requeridas o de especialidad obligatoria.

¿Existen obstáculos o influencias de tipo político que afectan la eficiencia del sistema?

R= no porque se atienden a todos por iguales sin importar su ideología política y ni siquiera ese dato es tomado en cuenta para realizar una cita o historia clínica.

¿Existen manuales de procedimientos, políticas o lineamientos de desempeño documentados oficial o no oficialmente?

R= Si existe un manual de comportamientos en la zona de la unidad odontologica.

Si los hay, ¿Se cumplen en forma cabal en el 100% de las ocasiones? es decir, ¿se respetan dichos procedimientos?

R= En lo que se ha podido observar, si se podría decir que en 89% pues la colaboración del paciente y por parte de darle más prioridad a los afiliados es un tema de controversia porque a segunlo investigado no se lleva a cabo.

¿Existen métodos para evadir el sistema?

R= No pues si lo vemos desde el lado del cliente.

¿Qué áreas necesitan un control específico?

R= En el área de central de citas y en la de generar estadísticas mensuales que es coordinación.

¿Qué criterios se emplean para medir y evaluar el desempeño?

R= Uno solo, que los doctores tengan sus resúmenes diarios o estadísticas diarias.

Por otra parte: ¿Existen actividades que considere podrían mejorarse?

R= en casi todos los aspectos pero inicialmente podría hablarse de llevar todo lo que está ahora en manual a computarizado para que en un futuro sea llevado mediante un control sistematizado por un programa o software.

¿De qué manera?

R= Diseñando un prototipo del programa requerido por la organización y probarlo.

¿Tiene alguna idea de actividades que podrían implementarse para mejorar el rendimiento del sistema en general?

R= Si pero como esto es solo de carácter investigativo, es decir, no se va a implementar.

Determinación de procesos: ¿Cuáles son las principales actividades que se realizan en la organización y que tienen relación con el proceso que se está modelando?

R= La interacción con el Cliente, porque el sistema actual no cuenta con registro de pacientes que sea efectivo y rápido al momento de buscar, modificar, eliminar y guardar.

Descripción de cada proceso identificado

¿Qué es lo que da inicio a la actividad?

R= el pedido del Cliente quien en el software lo iniciaría la secretaria porque el cliente no va a manejar el programa.

¿Cuál es el objetivo de la misma?

R= hacer todos los procesos automatizados para asi satisfacer al personal trabajador en el aspecto de confiar en que tengan algún respaldo de documentos y vaciar información rápidamente y agilizar los procesos también para comodidad del cliente.

¿Cuánto tiempo se tarda en realizarla?

R= No se ha estimado todavía pero de seguro seria más rápido que cualquier otro proceso complicado como el manual.

¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?

R= Este factor dependería ya del personal y de entrega de la materia prima y/o datos requeridos por el sistema mismo.

¿Qué métodos se emplean para medir y evaluar el desempeño de esta actividad?

R= Los métodos Estáticos pues las normativas políticas de la unidad odontológica lo evalúa así.

¿Qué tan frecuente es el ciclo con el que se desarrolla dicha actividad?

12. 12 De acuerdo al ciclo con el que se presenta la actividad ¿Cuál es el volumen de información que aquí se procesa? ¿Qué pasos, sub-procesos, o funciones constituyen la actividad? (describir la actividad paso a paso) ¿Existe algún tipo de control desarrollado en el proceso en cuestión? Determinación de datos (flujos y contenido de los flujos) Hacer la pregunta por cada proceso o actividad identificada ¿De dónde proviene la información que se utiliza en esta actividad? (fuentes) ¿Cuáles son específicamente los datos que recibe esta actividad? (datos de flujos). ¿De qué manera ingresan a este proceso? (flujos) ¿Qué tablas de referencia y diagramas u otros datos intervienen en la actividad? (documentación involucrada) ¿Qué información se genera en esta actividad? (producto de la actividad)

13. 13 El resultado identificado anteriormente producto de los datos que se procesan: ¿Hacia qué o quién van dirigidos? -persona o entidad- (destinos) ¿Con qué finalidad la utilizan? ¿Cuáles datos se conservan o almacenan en este proceso? Y ¿en qué forma quedan almacenados? ¿Existe información que se genera pero que no es utilizada nunca por nadie? (partes extrañas) Para cada dato identificado: ¿Qué formato posee cada dato que interviene en esta

actividad? ¿Para qué es usado? ¿Se interpone algún tipo de seguridad para la verificación de la veracidad del dato en mención? ¿Qué tan importante es dicho dato? ¿Por cuánto tiempo es importante mantener el dato en el sistema?

14. 14 Por otra parte si el sistema que se está investigando es para el soporte de decisiones se deben, además de las anteriores, formular otras preguntas para determinar los requerimientos de las decisiones, un esbozo de las mismas bien podría ser: ¿Qué información se usa para tomar la decisión? ¿Cuál es la fuente de esa información? ¿Qué sistemas transnacionales producen los datos utilizados en el proceso de decisión? ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones? ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización? ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria? ¿Cómo debe presentarse la información. Una vez que se tenga recopilado el conjunto de hechos que se generan con relación al sistema que se está analizando, es posible dar una especificación de requerimientos; después se puede dar un conjunto de requerimientos que nos servirán para modelar el sistema a través de un DFD (Diagrama de Flujo de Datos) y luego el diagrama E-R (Entidad Relación).

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16. 16 El objetivo del proceso de Diseño del Sistema de Información (DSI) es la definición de la arquitectura del sistema y del entorno tecnológico que le va a dar soporte, junto con la especificación detallada de los componentes del sistema de información. El diseño de sistemas tiene tres objetivos. Primero: el diseñador de sistemas es responsable de la consideración de otras configuraciones de tecnología para llevar a cabo y desarrollar el sistema tal y como fue descrito por el análisis. Esto puede implicar análisis del desempeño de diferentes elementos de hardware y software capacidades de los sistemas, alternativas de redes y la transportabilidad del hardware de los sistemas.

17. 17 Segundo: los diseñadores son responsables por la administración y el control de la realización técnica de los sistemas. Las especificaciones detalladas de programación, la codificación de los datos, la documentación, pruebas y la capacitación, son todos responsabilidad del equipo de diseño. Además, los diseñadores son responsables del abastecimiento actual del hardware y el software que se necesita para el sistema. Tercero: el diseñador de sistemas detalla las especificaciones del sistema que darán las funciones identificadas durante el análisis de sistemas. Estas especificaciones deben tocar todos los componentes administrativos, organizacionales y tecnológicos de la solución de sistemas.

18. 18 Especificar los elementos de diseño lógico Especificaciones detalladas de diseño que describen las características de un sistema de información: entradas, salidas, archivos y base de datos y procedimientos. Actividades de soporte para la empresa. Los resultados del empleo del sistema serán de ayuda para mejorar el rendimiento de la empresa Satisfacer los requerimientos de los usuarios. Satisfacer las necesidades de los usuarios en términos de: •Efectuar en forma correcta los procedimientos apropiados. •Presentar en forma apropiada la información. •Proporcionar resultados exactos. •Utilizar los métodos de interacción apropiados. •Proporcionar confiabilidad total. Fácil de usar. Ingeniería humana favorable: El diseño ergonómico debe ser físicamente cómodo y contribuir a la efectividad y eficiencia del usuario. Proporcionar las especificaciones de software. Especificar los componentes y funciones con suficiente detalle para construir el software de aplicación. Ajustarse a los estándares de diseño El diseño y sus especificaciones debe estar en concordancia con las reglas prácticas establecidas para la organización.

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20. 20 Los componentes de un sistema de información descritos durante el análisis de requerimientos son el punto focal del diseño de sistemas. Flujos de datos. Movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema. Almacenes de datos. Conjunto temporales o permanentes de datos. Procesos. Actividades para aceptar, manejar y suministrar datos e información. Procedimientos. Métodos y rutinas para utilizar el sistema de información y lograr con ello los

resultados esperados Controles. Estándares y lineamientos para determinar si las actividades que están ocurriendo en la forma anticipada o aceptada. Funciones del personal. Las responsabilidades de todas las personas que tiene que ver con el nuevo sistema, incluyendo los usuarios, operadores de computadora y personal de apoyo.

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22. 22 El manejo del proceso de diseño significa tomar los pasos necesarios para que el esfuerzo de desarrollo avance en forma apropiada y produzca los resultados esperados. Carpeta de descripción del diseño del sistema Cuando el diseño de un sistema de información está completo, las especificaciones son documentadas en una forma que esboza las características de la aplicación. Los analistas de sistemas denominan a estas especificaciones información liberada o carpeta de diseño. Cuadros de despliegue Descripciones de las entradas y salidas donde se muestra la ubicación de todos los detalles que aparecerán en los reportes, documentos y pantallas de terminal. Estructura de registros Descripciones de todos los datos contenidos en los archivos maestros y de transacciones así como los diagramas relacionados con la base de datos

23. 23 Sistemas de codificación: Descripciones de los códigos que explican o identifican tipos de transacciones, clasificaciones y categorías de eventos o entidades Especificaciones de los programas: Cuadros, tablas y descripciones graficas de los módulos y componentes del software de computadora junto con la interacción entre cada uno de ellos Especificaciones de procedimientos: Procedimientos planificados para instalar y operar el sistema cuando esté terminado Plan de desarrollo: Cronogramas que indican los tiempos necesarios para el desarrollo de las actividades Costo del paquete: Gastos anticipados para el desarrollo, implementación y operación del nuevo sistema, clasificados por categorías tales como personal, equipo, comunicaciones, facilidades y suministros

24. 24 Lineamiento para el manejo del desarrollo hecho por los usuarios finales Descarga de datos: La copia de una parte de un archivo o base de datos desde otro sistema, evita la introducción de errores, asegura la uniformidad de los datos y permite hacer un uso eficiente del tiempo de las personas. Evitar que los usuarios ingresen datos: El evitar la entrada directa de datos por los usuarios impide la introducción de errores en la base de datos o la alteración de los que ya han sido validados para verificar su exactitud. Estandarización: Las normas para estandarizar el desarrollo, las pruebas y los otros datos permiten obtener consistencia y uniformidad. Documentación del diseño: La documentación explica la forma en que está diseñado el sistema y la manera de operarlo. Revisión de las especificaciones de diseño: La revisión por parte del departamento de sistemas de información de todas las aplicaciones desarrolladas por los usuarios, ayudara a éstos y asegurará que los resultados que producen dichas aplicaciones sean confiables.

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26. 26 Este manejo posee características que lo diferencia de los demás sistemas que manejan información y que son tradicionales. Los usuarios finales poseen características especiales que merecen ser tomadas en cuenta. Estos Sistemas de Información elaborados a la medida de la organización, son normalmente creados ya sea por un departamento de Informática o por una empresa externa de consultoría. Los SI son desarrollados con propósitos diferentes, es decir, todo dependerá del objetivo que tenga su implementación, por lo que se pueden clasificar de la siguiente manera: Sistemas de Procesamiento de Transacciones. Sistemas de Automatización de oficina y de manejo de conocimiento. Sistemas de Información Gerencial. Sistemas de Apoyo a Decisiones. Sistemas Expertos e Inteligencia Artificial

27. 27 Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) : Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización, tiene como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una la misma. Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercancía, nómina y depósito de cheques. Aunque en la mayor parte de las organizaciones las transacciones son parte de las actividades cotidianas que se realizan, los tipos de transacciones

cambian en cada una de las organizaciones. A continuación se presentan las características principales de los Sistemas de procesamiento de transacciones: Sistema de Automatización de Oficina y Sistemas de Manejo de Conocimiento (OAS) Al nivel de conocimiento de la organización hay dos clases de Sistemas. Los Sistemas de Automatización de Oficina (OAS por sus siglas en inglés) que dan soporte a los trabajadores de datos, quienes, por lo general, no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización y algunas veces mas allá de ella.

28. 28 Los aspectos familiares de los OAS, incluyen procesamiento de palabras, hojas de cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencias. Los Sistemas de Manejo de Conocimiento (KWS) dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como científicos, ingenieros y doctores, les ayudan a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organización o a toda la sociedad. Sistema de Información Gerencial (MIS) por sus siglas en inglés, son sistemas de Información computarizada que trabajan debido a la interacción resuelta entre gentes y computadoras. Requieren que las gentes, el software y el hardware trabajen como uno solo. Para poder ligar la información, los usuarios de un MIS comparten una base de datos común que almacena modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los MIS producen información que es usada en la toma de decisiones y también puede llegar a unificar algunas funciones de información computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio, es decir, pueden contar con algún otro tipo de SI con el que se labore en la organización.

29. 29 Sistema de Apoyo a Decisiones (DSS). por sus siglas en inglés, es similar al MIS ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un DSS se diferencia del MIS en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones. Los DSS están hechos a la medida de la persona o grupo que los utiliza. Sistemas Expertos e Inteligencia Artificial (AIS) puede ser considerada la meta de los Sistemas Expertos. El auge que ha tenido la inteligencia artificial ha llegado al punto de desarrollar máquinas que se comporten de forma inteligente. Los Sistemas Expertos usan los enfoques del razonamiento de la Al para resolver los problemas que les plantean los usuarios de las organizaciones. Un Sistema Experto captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una organización.

30. 30 Un Sistema Experto selecciona la mejor solución a un problema o a una clase específica de problemas. En la siguiente tabla se muestran ejemplos de cada uno de los SI que existen de acuerdo a la clasificación que se estudió: En cualquier organización existen distintos tipos de SI. Desde el punto de vista de la estructura funcional, los SI se forman alrededor de las funciones de la empresa (Recursos Humanos, Producción, Mercadotecnia, etc.) y cada una de estas funciones comprende actividades en tres niveles de la organización: Nivel Operacional. Nivel Administrativo. Nivel Estratégico.

Los requisitos bien formulados deben satisfacer varias características. Si no lo hacen, deben ser reformulados

hasta hacerlo.

Necesario: Lo que pida un requisito debe ser necesario para el producto.

No ambiguo: El texto debe ser claro, preciso y tener una única interpretación posible.

Conciso: Debe redactarse en un lenguaje comprensible por los inversores en lugar de uno de tipo técnico y

especializado, aunque aun así debe referenciar los aspectos importantes.

Consistente: Ningún requisito debe entrar en conflicto con otro requisito diferente, ni con parte de otro.

Asimismo, el lenguaje empleado entre los distintos requisitos debe ser consistente también.

Completo: Los requisitos deben contener en sí mismos toda la información necesaria, y no remitir a otras

fuentes externas que los expliquen con más detalle.

Alcanzable: Un requisito debe ser un objetivo realista, posible de ser alcanzado con el dinero, el tiempo y los

recursos disponibles.

Verificable: Se debe poder verificar con absoluta certeza, si el requisito fue satisfecho o no. Esta verificación

puede lograrse mediante inspección, análisis, demostración o testeo.

Requerimientos del Sistema

El tratamiento de requisitos es el proceso mediante el cual se especifican y validan los servicios que debe proporcionar el sistema. Los requisitos funcionales, son los requisitos en el cual se describe lo que la aplicación deberá hacer, esto es la funcionalidad del sistema es decir los servicios que el sistema prestará a los usuarios directos, la interacción entre la aplicación y su dominio de aplicación y como la aplicación deberá actuar bajo ciertos estímulos o evento (comportamiento del sistema). Primero se consideraría lo siguiente:

El nuevo sistema creara capacidades para proporcionar a sus usuarios elementos de diseño lógico; especificaciones detalladas de diseño que describen las características de un sistema de información: entradas, salidas, archivos y base de datos y procedimientos. Ya que el programa contara con interfaces fáciles de manejar por su razonable comprensión para manejarlo a través del computador.

Los datos que deben ser capturados y almacenados serán los mismos que se procesan o escriben al momento de rellenar por ejemplo una historia clínica, y es aquí que entra en juego la agilidad del proceso por que solamente se lleva del manual o papeleo al automatizado computarizado, además que siguen las líneas totales del manual y reglas de la organización como tal.

Entre los datos y comprensión, también tenemos que el sistema actual se llevan función por un almacén que consta de estantería, carpeta y son clasificados por comunidad y afiliados; a diferencia del sistemas que se plantea consta de base de datos que es igual y hasta mejor que tener un montón de papeles.

Al momento de ubicar un documento en específico, el programa mediante su diseño lógico ubicara los documentos de manera veraz, en tiempo real.

Se pueden guardar o tener respaldos, modificar alguna planilla de historia clínica o reprogramar citas sin tener que volver a usar y gastar más papeles.

El nivel de desempeño que se espera será muy efectivo y eficaz. Simplificaría la vida de cada uno de los trabajadores de la unidad odontológica. Aumentaría la calidad al momento de atender cualquier cliente dando paso a cierta innovación dentro del

IPASME y esto es solo a nivel regional. La tasa o cantidad de población a atender seria más alta, una vez probado el producto estarían confiados en el

proceso de la organización. Al sistema actual se le es necesario más computadoras para así hacer garantizar la fluidez de cada actividad

interdependiente del programa y que para el sistema a ofertar les satisfagan sin que se queden paralizados en una sección del proceso y no ocurra el engavetamiento de los procesos.

Dentro de los requerimientos se podría incluir la necesidad de contar con m