RESOLUCIÓN Manual de Interventoría MEGABUS

8/14/2019 RESOLUCIN Manual de Interventora MEGABUS

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Centro Cultural Lucy Tejada, Cra. 9. entre calles 16 y 17 piso 1. Locales 1 al 4. Telfono: 325 54 54. Pereira - Risaralda

RESOLUCION No. 105 DE 11 DE AGOSTO DE 2006

Por medio del cual se adopta el Manual del Interventor para las interventoras de loscontratos que celebre MEGABUS S.A.

LA GERENTE DE MEGABUS S.A., en uso de sus atribuciones legales y

CONSIDERANDO

Que los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica de Colombia establecen quelas entidades pblicas estn obligadas a disear mecanismos de Control Interno.

Que la ley 87 de 1993 determina los aspectos que deben orientar la aplicacin delcontrol interno.

Que de acuerdo al artculo 14 de la Ley 80 de 1993, dentro de los medios que puedanutilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, seestablece que a stas les compete la direccin general y la responsabilidad de ejercerel control y vigilancia de la ejecucin del contrato.

Que dicha responsabilidad abstracta que consagra la ley debe determinarse demanera concreta por la administracin, de suerte que los mandatos del legislador noqueden en letra muerta y los interventores cumplan con las funciones asignadas demanera que se logren los cometidos estatales que se persiguen satisfacer en lacontratacin pblica.

Que el interventor es el funcionario de la Entidad designado o persona natural ojurdica contratado, encargado de velar por la eficiente y eficaz ejecucin del contratoencomendado, sin que pueda entenderse que su funcin est limitada a la revisin deresultados, sino tambin a la funcin preventiva, esto es tomar las medidasnecesarias para lograr el objetivo, o sea, asegurar entre otras, el cumplimiento de lasmetas contractuales.

Que de acuerdo con lo anterior, la interventora es la supervisin, coordinacin ycontrol de los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o deuna orden (llmese de Servicio, Consultora, Obra, Trabajo, Compra, Suministro, etc.),que se ejerce apartar del perfeccionamiento del mismo, bajo la observancia de lasdisposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios delrgimen de contratacin.

Que para el ejercicio de la interventora el representante legal de MEGABUS S.A.o en quien se haya delegado la facultad para contratar, ser el responsable dedesignar el interventor, lo que se har en el mismo contrato, caso en el cual seentender notificado de su cargo con la firma del contrato, o, mediantecomunicacin escrita ser notificado al designado. En caso de interventoraexterna sta se escoger mediante el sistema consagrado en la ley.


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RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: Adptase el siguiente Manual del Interventor para lasinterventoras de los contratos que celebre MEGABUS S.A.

1. Todo contrato que celebre MEGABUS S.A. tendr por lo menos un interventor.

PARAGRAFO I: Cuando se designe un interventor debe tenerse en cuentaque deben darse en l condiciones especiales que permitan supervisar laejecucin del contrato, dada la naturaleza del objeto contratado.

PARAGRAFO II: La designacin de interventor es de obligatoria aceptacin.Cuando el interventor considere que no puede ejercer dicha interventora, as

lo har saber a quien lo haya designado mediante oficio motivado, quienobjetivamente analizar los motivos expuestos y en caso de aceptarlosproceder a dictar acto administrativo motivado designando el nuevointerventor, decisin que se notificar al nuevo interventor y se comunicar alcontratista.

PARAGRAFO III: Ya sea en el Contrato o con la notificacin del ActoAdministrativo al interventor designado se le har saber que debe darlecumplimiento a la presente Resolucin. Copia del contrato le ser entregadapor la Asesora Jurdica o por la Secretaria General, segn sea el caso, en elcual se le har saber que la totalidad del proceso contractual est a sudisposicin para que se entere del mismo.

2. El interventor ser responsable del control y vigilancia de la ejecucin delcontrato, para lo cual adoptar los mecanismos necesarios para ejercer elcontrol.

3. Cuando el interventor sea un Servidor Pblico de MEGABUS S.A. y debasepararse de sus funciones temporalmente, entregar al ordenador del gastoun informe del estado de los contratos detallado, esto es indicando comomnimo, nmero, ao, valor y estado en que se encuentra el contrato, ademsel nombre del contratista. Sin la entrega de dicho informe no podr separarsedel cargo. El representante legal de la Entidad o en quien se haya delegado lafacultad para contratar designar mientras la ausencia del servidor, medianteActo Administrativo el que la reemplazar, acto que contendr los contratos avigilar y el tiempo. En caso de retiro definitivo se har el mismo procedimiento.En caso de incumplirse ser objeto de investigacin disciplinaria.

4. Iniciado el contrato se elaborar un acta firmada por el Contratista y elInterventor. All se consignar como mnimo el nmero del contrato, el nombredel contratista, fecha de iniciacin, fecha de terminacin, plazo, objeto, valor,valor del anticipo, pago anticipado si hubiere lugar a ello.

El acta debidamente diligenciada ser remitida inmediatamente a la oficinadonde repose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ellano se remita, el ordenador del gasto requerir al interventor para lo pertinente.

5. Cuando se considere que existe causal para suspender el contrato, elinterventor lo har saber al ordenador del gasto mediante escrito motivadoquien si est de acuerdo as lo autorizar, una vez obtenida la aprobacin sefirmar un acta entre quien lo autoriz, el interventor y el contratista indicandoel contrato, su nmero, su valor, fecha de suspensin, fecha de reiniciacin,


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as se requiera, previa proyeccin que de la misma presente el interventor. Laliquidacin se har entre el ordenador del gasto y el contratista, en el trminofijado en el pliego de condiciones trminos de referencia, en la invitacin, en

el contrato o en su defecto, previa citacin del contratista, a ms tardar antesde los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo contractual o lafecha de entrega de la obra, o a la expedicin del acto administrativo queordene la terminacin. Copia del acta de recibo de la obra y de la liquidacinser remitida a la oficina origen del contrato.

En los contratos que no requiera de liquidacin, el interventor manifestar porescrito el cumplimiento del objeto contractual y el ordenador del gasto laavalar y se remitir a la oficina donde repose el contrato.

Cuando no se logre la liquidacin de comn acuerdo el contrato se liquidar

unilateralmente mediante acto administrativo motivado, para lo cual elordenador del gasto podr asesorarse de Asesora Jurdica de la Entidad.

12. En los pliegos de las licitaciones pblicas o de las invitaciones pblicasmediante aviso de que trata el inciso 5 del artculo 3. del Decreto 855 de abril28 de 1994, o contratacin directa, en este ltimo evento cuando fuere delcaso, se har alusin a la aplicabilidad del presente Manual para que loscontratistas queden enterados de su existencia.

13. En la ejecucin del contrato los interventores verificaran que este obedezca

al pliego de condiciones, trminos de referencia o a la invitacin pblica, encaso de inconsistencia o contradicciones entre el contrato y stosprevalecer el contenido del pliego, de los trminos de referencia o del aviso.En caso de no llegarse a un acuerdo, as lo informaran al ordenador del gastocon el fin de proferir los actos administrativos respectivos. Para ello podrnasesorarse de la Asesora Jurdica de la Entidad.

14. Cuando se presente incumplimiento en la ejecucin del contrato de maneratal que no revista gravedad como para la declaratoria de caducidad delcontrato, se remitir informe motivado al ordenador del gasto para queprofiera el Acto Administrativo imponiendo multa de acuerdo con lo pactado enel contrato.

Copia de dicho Acto Administrativo ser remitida a la Oficina donde repose elcontrato.

15. Si durante la ejecucin del contrato surgen discrepancias sobre lainterpretacin de las clusulas del contrato que puedan conducir a laparalizacin o a la afectacin grave del servicio pblico que se pretendesatisfacer, y no logra llegarse a un acuerdo, el interventor as lo informar porescrito debidamente motivado ordenador del gasto para la adopcin de lasmedidas pertinentes.

Copia de la actuacin ser remitida a la Oficina donde repose el contrato.

16. Si durante la ejecucin del contrato fuere necesario introducirle variacionespara evitar la paralizacin o la afectacin grave del servicio pblico que sepretende satisfacer, el interventor as lo informar por escrito debidamentemotivado al ordenador del gasto para la adopcin de las medidas pertinentes.

Copia de la actuacin ser remitida a la Oficina donde repose el contrato.


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17. Cuando se presenten hechos constitutivos de incumplimiento de obligacionesa cargo del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecucin delcontrato y evidencie que puede conducir a su paralizacin, as lo informar el

interventor inmediatamente, por escrito motivado ordenador del gasto para laadopcin de las medidas pertinentes.

Copia de la actuacin ser remitida a la oficina donde repose el contrato.

18. Los interventores presentarn a la Asesora Jurdica o donde repose elcontrato los informes y actas que se generen durante la ejecucin delcontrato, as como la liquidacin de los mismos, o del cumplimiento oincumplimiento del objeto contratado.

19. Los informes de los interventores sern tomados como fundamento para

proferir los actos administrativos respectivos y para hacer efectivas lasgarantas en caso de ocurrencia del siniestro, por lo que el interventor vigilarque las plizas se encuentren vigentes durante la vigencia del contrato.

20. Los interventores establecern junto con el contratista, desde el inicio delcontrato, procedimientos tendientes a la buena marcha en la ejecucin delcontrato.

21. Los interventores podrn asesorarse de personas naturales o entidadesexpertas con el fin de establecer la calidad de los bienes, obras o servicioscontratados, y as se har constar por escrito. La asesora no generar

erogaciones, salvo que se autorice expresamente.

22. El interventor deber tener en cuenta que las rdenes y observaciones alcontratista deben constar por escrito.

23. Los interventores respondern civil y penalmente por los hechos u omisionesque le fueren imputables, y que causen dao o perjuicio a terceros, derivadosde la ejecucin de los contratos u rdenes sobre los cuales hayan ejercido oejerzan las funciones de interventora.

24. Cuando el interventor sea un Servidor Pblico responder disciplinariamente,

civil y penalmente, de acuerdo con la Constitucin y la ley, por sus acciones uomisiones que le fueren imputables y causen perjuicio a la entidad o aterceros, derivados de la ejecucin de los contratos u rdenes sobre lascuales haya ejercido o ejerza dichas funciones.

25. En ningn caso el interventor podr modificar el objeto del contrato u orden.Tampoco podr aprobar u ordenar modificaciones en el plazo y valor, niordenar cambios en la concepcin general de los trabajos, ni realizarmodificaciones que impliquen un cambio sustancial en el mismo. No puedepues el interventor, modificar las clusulas del contrato.

26. En interventor deber tambin:

A) Controlar el manejo financiero del anticipo y velar porque el objeto delcontrato y los trminos del mismo se cumplan en las condicionesestipuladas

B) Estudiar las sugerencias, reclamos y consultas del contratista, resolveroportunamente aquellas que sean de su competencia y las que no la


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fueren darle traslado al competente para lo cual debe tenerse en cuentaque de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, si no se darespuesta al contratista dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha

de radicacin, se entender que la decisin es favorable, configurndoseel silencio administrativo positivo, siendo responsables en los trminos deley, los funcionarios a quienes competa la respuesta.

C) Conocer de manera completa y detallada el Contrato, su cronograma deejecucin y de cualquier otro documento que haga parte del contrato.

D) Inspeccionar los trabajos verificando el cumplimiento de las normastcnicas y especificaciones exigidas por el respectivo contrato as mismo,efectuar evaluaciones peridicas de la ejecucin del contrato.

E) Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposicioneslegales de carcter laboral vigente y exigir que en la obra se apliquen lasnormas de seguridad industrial que sean de cumplimiento obligatorio, ascomo las obligaciones parafiscales cuando sea del caso.

F) Rendir los informes que los rganos de control soliciten.

G) Ordenar al contratista, las modificaciones al cronograma y al plan detrabajo necesarios para el cumplimiento del contrato, cuando as loamerite.

H) El interventor de acuerdo con los trminos expresados en la propuestade interventora y en los trminos de referencia del concursoimplementara los procesos de supervisin de interventora, mediante eldesarrollo de las actividades del plan de trabajo y el establecimiento demecanismos de verificacin y control que permitan cumplir a cabalidadcon las necesidades y expectativas de la entidad contratante.

Los procesos de supervisin sometidos a control por parte de la interventoradeben ser como mnimo los siguientes:

Supervisin tcnicaSupervisin administrativaSupervisin de factores ambientalesSupervisin integral de salud ocupacional (salud y seguridad)Supervisin aspectos legalesSupervisin a la gestin de calidadSupervisin del acompaamiento social

Estos procesos de supervisin conforman el plan de puntos de inspeccin de lainterventora, donde se establecen las actividades, los medios, la frecuencia, lasvariables a controlar, los equipos necesarios, los responsables y los registros decalidad respectivos. A continuacin se relacionan para cada proceso lasactividades mnimas sometidas a control.

Supervisin tcnica.

Estudio del proyecto y documentos contractuales Anlisis y aprobacin de diseos y especificaciones Inicio de las obras


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Para el control de estas supervisiones se acataran los flujos gramas yprocedimientos establecidos en la propuesta de interventora y en los trminos dereferencia, detallados en el enfoque y metodologa de los servicios.

27. El interventor ser el responsable de gestionar, suscribir y/o verificar elcontenido de por lo menos los siguientes documentos y si son aplicables o nocada una de las rdenes previas:

A) Certificado de conveniencia

B) Certificado de disponibilidad presupuestal

C) Certificado de registro presupuestal

D) Registro nico tributario

E) Certificado de plan estratgico

F) Registro SICE

G) Certificado de Contralora

H) Certificado de Cmara de Comercio

I) Certificado de Procuradura

J) Pasado judicial

K) Cotizacin

L) Orden previa o contrato de prestacin de servicios debidamentefirmado por el representante legal

M) Acta de inicio

N) Actas parciales con sus respectivos soportes

O) Otros de prrroga y/o adicin

P) Actas de suspensin y reiniciacin

Q) Actas de prrroga y/o adicin

R) Acta de recibo o terminacin

S) Acta de liquidacin

T) Recibos de pago de seguridad social

U) Las dems que estipule la Ley

28. El interventor ser el responsable de gestionar, suscribir y/o verificar elcontenido de por lo menos los siguientes documentos y si son aplicables o noa cada uno de los contratos:


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A) Contrato debidamente suscrito por el representante legal del contratista

B) Resolucin de aprobacin de plizas

C) Registro presupuestal

D) Impuesto de timbre

E) Publicacin en Gaceta Metropolitana

F) Acta de iniciacin del contrato

G) Garanta y pago de anticipo

H) Actas parciales de pagoI) Actas de suspensin y reiniciacin de contrato

J) Otros de prrroga y/o adicin debidamente suscrito (incluyemodificacin de garantas y expedicin de registro presupuestal)

K) Acta de recibo o terminacin

L) Acta de liquidacin de contrato

M) Recibos de pago de seguridad social

N) Las dems que estipule la Ley o la normatividad aplicable

PARAGRAFO: Atendiendo el artculo 13 de la Ley 80 de 1993 que se refiere a lanormatividad aplicable a los contratos estatales, los contratos financiados con fondosde los organismos multilaterales de crdito o celebrados con personas extranjerasde derecho pblico u organismos de cooperacin, asistencia o ayudainternacionales, podrn someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lorelacionado con procedimientos de formacin y adjudicacin y clusulas especialesde ejecucin, cumplimiento, pago y ajustes. Por tal razn, no sern aplicables losaspectos que correspondan a la presente resolucin y que sean contrarios a loespecificado por la entidad multilateral.

ARTCULO SEGUNDO: La modificacin del presente manual de Procedimientos slopodr realizarse previo concepto tcnico de la Oficina de Control Interno.

ARTCULO TERCERO: La presente resolucin rige a partir de la fecha de supublicacin.

PUBLQUESE Y CUMPLASE

Dado en Pereira, a los once (11) das del mes de agosto de dos mil seis (2006).

MONICA VANEGAS BETANCOURT


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Gerente

MEGABUS S.A.

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