RESUMEN DE LECTURA A LOS CAPÍTULOS I Y II DE LA GUÍA DEL PMBOK

  Tabla de contenido

Introducción a la Guía del PMBOK: ¿Qué es un Proyecto? ¿Qué es la dirección de Proyectos? Relación entre dirección de proyectos, de programas y la gestión del portafolio: Grupos de procesos: Gestión del Portafolio: Dirección de Programas: Proyectos y Planificación Estratégica: Oficina de Dirección de Proyectos: Dirección de Proyectos y Gestión de las Operaciones: Rol del Director del Proyecto: Factores ambientales de la empresa: Ciclo de vida del proyecto y organización: Relación entre fases de un proyecto: Interesados del proyecto: Culturas y estilos de organización: Activos de los procesos de la organización: Bibliografía:

Introducción a la Guía del PMBOK:Esta guía es una norma reconocida por la profesión de dirección de proyectos, incluye normas, métodos, procesos y prácticas.

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es el resultado de un esfuerzo temporal reflejado en un producto, un servicio o un resultado único. Los proyectos tienen principio y fin. Es decir, los proyectos son únicos, aunque generen productos o servicios iguales, el proyecto siempre será único en todas sus características.

¿Qué es la dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos y el proyecto en sí.

Relación entre dirección de proyectos, de programas y la gestión del portafolio:

Grupos de procesos:

         Inicio.         Planificación.         Ejecución.         Seguimiento y control.         Cierre.

Gestión del Portafolio:

Un portafolio es un grupo de proyectos o programas, y otros trabajos, éstos se agrupan para facilitar la dirección, y cada uno lleva una relación con sus compañeros.La gestión del portafolio se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen para establecer prioridades.

Dirección de Programas:

A un grupo de proyectos relacionados entre sí se les llama programa.

Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa siempre incluye proyectos.

Proyectos y Planificación Estratégica:

Consideraciones para la autorización de proyectos:         Demanda del mercado.         Oportunidad estratégica o necesidad comercial.         Solicitud de un cliente.         Adelantos tecnológicos.         Requisitos legales.

Oficina de Dirección de Proyectos:

Se encarga desde apoyar para la dirección de proyectos como la responsabilidad de dirigir un proyecto.El apoyo a los directores de proyecto se puede dar con:

         Gestionar recursos compartidos.         Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas.         Instruir, orientar, capacitar y supervisar.         Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas mediante

auditorías de proyecto.         Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otros documentos

compartidos.         Coordinar la comunicación entre proyectos.

Diferencias de objetivos entre directores de proyectos y oficinas de gestión de proyectos:         El director se concentra en los objetivos específicos del proyecto, la oficina gestiona

cambios en el alcance del programa que pueden ser oportunidades para alcanzar los objetivos.

         El director controla los recursos asignados al proyecto, la oficina optimiza el uso de los recursos que son compartidos.

         El director gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad), la oficina gestiona las metodologías, normas, oportunidad/riesgo e interdependencias entre proyectos.

Dirección de Proyectos y Gestión de las Operaciones:

Las operaciones son actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio, es decir, son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas.

Rol del Director del Proyecto:

Es el encargado de que se cumplan los objetivos de un proyecto.Características de un director de proyecto:

         Conocimiento sobre la dirección de proyectos.         Desempeño de lo que se puede lograr aplicando los conocimientos.         Personal, es decir, abarca actitudes, características básicas de personalidad y liderazgo.

Factores ambientales de la empresa:

Se consideran entradas para la mayoría de los procesos de planificación. Entre algunos factores se pueden citar:

         Procesos, estructura y cultura de la empresa.         Normas de la industria o gubernamentales.         Infraestructura.         Recursos humanos.         Administración de personal.         Sistemas de autorización de trabajos de la empresa.         Condiciones del mercado.         Tolerancia al riesgo.         Clima político.         Canales de comunicación.         Bases de datos comerciales.         Sistemas de información disponibles para la dirección de proyectos.

Ciclo de vida del proyecto y organización:Es un conjunto de fases que se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización:

         Inicio Acta de Constitución del Proyecto.         Organización y preparación Plan de Dirección.         Ejecución del trabajo Entregables aceptados.         Cierre Documentos del Proyecto Archivados.

Relación entre fases de un proyecto:

         Secuencial, no inicia una sin haber terminado la actual.         Superposición, la siguiente puede iniciar sin la finalización de la actual.         Iterativa, la siguiente fase se planifica conforme se avanza con la actual.

Una de las más importantes responsabilidades del director del proyecto es balancear los intereses de los interesados negativos y positivos. 

Interesados del proyecto:

         Clientes y usuarios: personas que usarán el producto, servicio o resultado del proyecto.         Patrocinador: proporciona los recursos financieros para el proyecto.

         Directores del portafolio o comité de revisión del portafolio: revisión cada uno de los proyectos de un programa o portafolio, desde el punto de vista de retorno de la inversión, el valor del proyecto, los riesgos asociados con su ejecución y otros.

         Directores del programa: responsables de la gestión coordinada de proyectos relacionados.

         Oficina de dirección de proyectos (PMO): dirección centralizada y coordinación de varios proyectos. Puede proporcionar:

o    Apoyo administrativo, como lo son políticas, plantillas y metodologías.o    Capacitación, mentoría y asesoría a los directores de proyectos.o    Apoyo al proyecto con lineamientos y uso de herramientas.o    Alineación de recursos del personal.o    Centralización de comunicación entre los interesados.         Directores del proyecto: enfocados en alcanzar los objetivos del proyecto. Es la persona

líder responsable de la comunicación entre los interesados del proyecto y el proyecto mismo. Cargos en el proyecto:

o    Desarrollar el plan para la dirección.o    Mantener el proyecto dentro del cronograma y el presupuesto.o    Identificar, dar seguimiento y responder a los riegos.o    Proporcionar informes precisos y oportunos sobre las métricas del proyecto.         Equipo del proyecto: conformado por el director, equipo de dirección, y equipo de

trabajo.         Gerentes funcionales: gestores del área administrativa o funcional, como recursos

humanos, finanzas, contabilidad, entre otros. Provee experiencia y conocimiento o servicios.

         Gerentes de operaciones: función de gestión en la investigación y desarrollo, diseño, fabricación, aprovisionamiento, pruebas o mantenimiento. Tienen que ver directamente con el área de producción y el mantenimiento de los servicios o productos que vende la empresa.

         Vendedores y socios de negocios: llamados proveedores o contratistas, proporcionan componentes o servicios para el proyecto, son entidades externas a la empresa y venden sus servicios o productos.

Culturas y estilos de organización:

Un director de proyectos debe conocer la cultura de las diferentes empresas que influyen en el proyecto, entre ellas está:

         Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas.         Políticas, métodos y procedimientos.         Percepción de la relaciones de autoridad.         Ética laboral y horario de trabajo.

Activos de los procesos de la organización:

Se agrupan en dos categorías:

         Procesos y procedimientos: o    Normas y políticas, ciclos de vida del producto y proyecto, procedimientos de calidad.o    Lineamientos, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y criterios

estandarizados para medir el desempeño.o    Plantillas.o    Requisitos de comunicación.o    Lineamientos de cierre o requerimientos.o    Procedimientos de control financiero.o    Gestión de problemas.o    Control de cambios.o    Control de riesgos.o    Priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo.         Base corporativa de conocimiento:o    Bases de datos para la medición de procesos.o    Archivos del proyecto.o    Información histórica y lecciones aprendidas.o    Bases de datos de la gestión de problemas y defectos.o    Base del conocimiento de la cultura de la empresa.o    Bases de datos financieras.