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_____________________ SESIÓN ORDINARIA Nº 047-2015

3 de marzo del 2015 Página Nº 1

REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO

SESIÓN ORDINARIA Nº 47-2015

3 DE MARZO DEL 2015

Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las diez horas con cinco minutos del tres de marzo del dos mil quince. Presentes los señores diputados Henry Mora Jiménez, Presidente; Luis Alberto Vásquez Castro, Primer Secretario y Jorge Rodríguez Araya, Segundo Secretario. Asimismo estuvo presente el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo.

ARTÍCULO 1.- Se leen y aprueban las actas de las sesiones ordinaria Nº 45-2015 y

extraordinaria Nº 46-2015, celebradas por el Directorio Legislativo 24 de febrero y 2 de marzo del 2015, respectivamente.

ARTÍCULO 2.- Se conoce oficio AL-DALE-OFI-0070-2015, con fecha 25 de febrero

del 2015, suscrito por la señora Reyna J. Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se remite la resolución Nº 12430 del Tribunal de Servicio Civil dictada en el proceso de gestión de despido promovido por la Asamblea Legislativa contra la funcionaria Xinia Pérez Quesada, en la cual se declara con lugar dicha gestión y se autoriza a proceder con su despido sin responsabilidad para el Estado. Lo anterior, con la finalidad de que dicha resolución sea trasladada a conocimiento del Directorio Legislativo para el acuerdo correspondiente. SE ACUERDA: Posponer para una próxima sesión que celebre este Órgano Colegiado, la resolución del criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio AL-DALE-OFI-0070-2015 en el que remite resolución Nº 12430 dictada por el Tribunal de Servicio Civil.

ARTÍCULO 3.- Se conoce nota con fecha 25 de febrero del 2015, suscrita por las

señoras Sonia Cruz Jaén, Directora a.i. del Departamento de Comisiones Legislativas y Natasha Morales Badilla, Subdirectora a.i. del Departamento de Servicios Técnicos, respectivamente, mediante la cual se refieren al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 14 de la sesión No. 044-2015, donde se acordó lo siguiente:

“ARTÍCULO 14: SE ACUERDA: Dejar sin efecto los acuerdos tomados por el Directorio Legislativo en los artículos 10 y 11 de la sesión N°042-2015, en lo que se traslada para estudio los recursos planteados por las funcionarías Sonia Cruz Jaén y Natasha Morales. En virtud de lo anterior, este Órgano Colegiado acoge ambos documentos para su estudio“

En razón de lo anterior, solicitan que sus peticiones de ascenso en propiedad planteadas en notas del 26 de enero de 2015 de la



funcionaria Sonia Cruz y del 3 de febrero de 2015 de la funcionaria Natasha Morales, dirigidas ambas al Directorio al amparo de su derecho fundamental de igualdad ante la ley, eficiencia, transparencia y carrera administrativa, entre otros, se realicen en concordancia con el derecho de petición y pronta respuesta emanado del principio general de justicia pronta y cumplida que rige nuestro ordenamiento jurídico. Asimismo, las funcionarias plantean lo siguiente:

Que el artículo 27 de la Constitución Política garantiza la libertad de petición ante cualquier funcionario público, así como el derecho a obtener pronta resolución.

Que el derecho de petición es un atributo consagrado en el artículo 11 de la Constitución Política que prohíbe a los funcionarios públicos actuar fuera de la ley, y por ende, existe el deber de responder a gestiones o peticiones que haga cualquier persona.

Que el artículo 32 de la Ley de Jurisdicción Constitucional establece un plazo máximo de diez días para responder, plazo que no se ha cumplido en relación con su petición pues la solicitud de la señora Sonia Cruz se realizó desde el 26 de enero y la de Natasha Morales desde el 3 de febrero y hasta la fecha no han recibido respuesta, ni razones de ninguna clase ante esta negativa, únicamente una comunicación con fecha 4 de febrero de 2015, que informa que sus peticiones fueron remitidas a la Directora de la División Legislativa.

Que en esa primera respuesta del Directorio (con fecha 4 de febrero) se les comunicó que sus solicitudes de ascenso en propiedad fueron remitidas para criterio de la señora Gloria Valerín Rodríguez, Directora de la División Legislativa, pero sin indicación expresa de los motivos de hecho y los razonamientos jurídicos de dicho traslado a que tienen derecho según el principio general de justicia pronta y cumplida mencionado.

Que pasados 22 días de ese traslado, el Directorio Legislativo les informa que acordó dejar sin efecto los artículos 10 y 11 de la sesión N° 042-2015; esto es, el traslado para criterio de la señora Valerín Rodríguez de su petición y que dicho órgano acoge ambos documentos para su estudio.

Que a la fecha ha ocurrido una evidente violación al derecho de petición y pronta respuesta tutelado por los artículos 27 de la Constitución Política, 10 de la Ley de Jurisdicción Constitucional y 11 de la ley N° 9097 de14 de marzo de 2013, de regulación del derecho de petición pues a pesar de haber transcurrido un plazo suficiente y razonable para contestar la petición, dicha respuesta no ha ocurrido.

Que paralelo a algunos nombramientos en propiedad sin concurso que han acontecido desde mayo del 2014, el Directorio Legislativo determinó que solo tres plazas se sacaran



a concurso, de los casi setenta puestos disponibles en la Asamblea Legislativa, generando un efecto depredador sobre las plazas en concurso, provocando diferencias odiosas y un trato discriminatorio ante la normativa que rige los nombramientos en el Parlamento costarricense.

Que existe una evidente violación al principio constitucional de igualdad, razón por la cual han solicitado al Directorio Legislativo, en dos ocasiones, el mismo trato aplicado a otros funcionarios que han sido nombrados en propiedad sin concurso ante la defensa del propio Directorio de que dichos nombramientos son legales, de tal forma que procede lo mismo en sus casos, en relación con la plaza de Directora de Comisiones y Subdirectora de Servicios Técnicos que ocupan interinamente.

Que de lo solicitado se concluye que se ha materializado un incumplimiento del plazo para dar respuesta pronta y evidentes acciones dilatorias de respuesta mientras el concurso N° 002-2014, avanza diligentemente.

Que han fundamentado su petición de ascenso en propiedad en los principios de igualdad y no discriminación, razonabilidad, equidad, eficiencia administrativa e idoneidad (artículo 33,191 y 192 de la Constitución Política), además de la normativa internacional que rige la materia, la Ley de Personal y normativa atinente.

Que en razón de lo expuesto, solicitan que la respuesta a su petición se brinde antes de cualquier acto deliberativo o decisivo para adjudicar las plazas del concurso interno N° 2-2014 que involucra las que ocupan interinamente, en virtud de que su solicitud la plantean al Directorio previo a la realización de las pruebas de dicho concurso y en la que invocan su derecho a la igualdad en la política de nombramientos de la Asamblea Legislativa y que si se han dado nombramientos en propiedad (sin concurso) para otros funcionarios, siendo que la normativa aplicada por el Directorio lo ha permitido -lo cual constituye precedente para dicha petición- que entonces se proceda igual en su caso para los puestos de Directora de Comisiones Legislativas y Subdirectora de Servicios Técnicos.

Que resulta totalmente necesario por las incidencias en el proceso mismo del concurso, que se dé respuesta a la solicitud justificada, para no involucrar derechos adquiridos de buena fe de terceros, ni que se consoliden derechos subjetivos, así como para que tampoco se dé la concreción de actos que constituyen eventuales procesos lesivos, ilegales o nulos.

SE ACUERDA: Dar por recibida la nota con fecha 25 de febrero del 2015, suscrita por las señoras Sonia Cruz Jaén, Directora del Departamento de omisiones Legislativas y Natasha Morales Badilla, Subdirectora a.i. del Departamento de Servicios Técnicos, respectivamente.



Lo anterior, en virtud de que mediante acuerdo tomado en el artículo 9 de la sesión Nº 45-2015, se atendió el requerimiento planteado por las funcionarias. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -228-

ARTÍCULO 4.- SE ACUERDA: Aprobar la siguiente resolución:

CONSIDERANDO: 1. Que en sesiones Nº 31-2014, Nº 32-2014 y Nº 33-2014, este

Directorio Legislativo acordó autorizar a un grupo de funcionarios a iniciar los trámites correspondientes para acogerse al Programa de Movilidad Laboral, sujeto a que hubiera contenido presupuestario para hacerle frente al pago de los extremos laborales.

2. Que en sesión Nº 44-2015, artículo 24, celebrada el 19 de

febrero del 2015, se aprobó la modificación presupuestaria que da contenido para la concreción del pago por ese concepto para una gran parte de funcionarios interesados en el programa, la cual fue remitida al Ministerio de Hacienda para su debida tramitación.

3. Que mientras se tramita dicha modificación presupuestaria,

existen fondos suficientes para gestionar de inmediato algunas solicitudes de dicho programa y que fueron debidamente avaladas por el Directorio Legislativo en su momento.

POR TANTO, el Directorio Legislativo, en uso de las facultades que le otorga el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, por razones de conveniencia y oportunidad, acuerda autorizar la Movilidad Laboral Voluntaria contenida en la Ley de Equilibrio Financiero, Nº 6955 del 24 de febrero de 1984, a partir del 1 de abril del 2015, a las siguientes funcionarias: Melania Guevara Luna, cédula 1-433-678, puesto No. 055816, de

Profesional 2B (en virtud de lo cual se cesa su nombramiento en el puesto Nº 000198 de Profesional Jefe 1, a partir del 31 de marzo del 2015).

Denia Pérez Artavia, cédula 6-115-454, puesto No. 046884, de

Técnico 2. Silma Elisa Bolaños Cerdas, cédula 6-105-935, puesto No.

000181, de Profesional Jefe 1. Olga Marta Chavarría Bustamante, cédula 4-101-841, puesto No.

112458, de Técnico 2. María Eugenia González Alvarado, cédula Nº 2-312-250, puesto

Nº 055755 de Profesional 1B.

En virtud de lo anterior, se giran instrucciones a las dependencias involucradas, a fin de que se tramiten cuanto antes las referidas autorizaciones.



Para tal efecto, la Administración deberá realizar las gestiones pertinentes ante la Dirección Nacional de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, para la supresión de dichos códigos.

De conformidad con lo que dispone la legislación, este beneficio se otorga bajo la expresa condición de que las señoras Guevara Luna, Pérez Artavia, Bolaños Cerdas, Chavarría Bustamante y González Alvarado no podrán ocupar puesto alguno en la Administración Pública central, descentralizada ni en empresas públicas, por un lapso de siete años a partir de su renuncia. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -216, 215(5)-

ARTÍCULO 5.- ……////

ARTÍCULO 6.- Se conoce oficio DRGUU-026-2015, con fecha 24 de febrero del 2015,

suscrito por el diputado Rolando González Ulloa, mediante el cual solicita al Directorio Legislativo gestionar los pasajes y los viáticos para los días 15, 16, 17 y 18 de marzo, con el propósito de atender convocatoria de reuniones de la Junta Directiva del Parlamento Latinoamericano y de las Comisiones Parlamentarias Permanentes de la Asamblea Parlamentaria Euro-Latinoamericana (EUROLAT), en la ciudad de Panamá, según invitación y programa que adjunta.

SE ACUERDA: Autorizar al diputado Rolando González Ulloa para que atienda la convocatoria de reuniones de la Junta Directiva del Parlamento Latinoamericano y de las Comisiones Parlamentarias Permanentes de la Asamblea Parlamentaria Euro-Latinoamericana (EUROLAT), que se llevarán a cabo en la ciudad de Panamá los días 15, 16, 17 y 18 de marzo del 2015.

Asimismo se acuerda otorgar al legislador González Ulloa los tiquetes aéreos y los viáticos correspondientes, de conformidad de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos y con el itinerario de vuelo. Se ratifica el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 9 de la sesión Nº 010-2014, en el sentido de que el legislador que cancele algún viaje autorizado por el Directorio Legislativo, deberá asumir de su propio peculio el costo del boleto aéreo siempre y cuando este haya sido formalmente emitido por la agencia de viajes correspondiente. Finalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del citado reglamento, una vez concluida la participación del legislador en dicha actividad, se le solicita remitir a la Comisión de Relaciones Internacionales el respectivo informe de misión. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -221-

ARTÍCULO 7.- Se conoce nota con fecha 23 de febrero del 2015, suscrita por el

señor William Corrales Harley, mediante la cual indica que desde hace varios meses viene afectando su salud un problema de insomnio crónico y depresión. Su situación de salud físico-mental se agravó, lo cual motivó un internamiento en el salón de Psiquiatría del



Hospital Calderón Guardia, según referencia e instrucción del doctor Mario Martínez, Director del Departamento de Servicios de Salud. Indica el funcionario que estuvo internado en dicho hospital del 21 de enero al 4 de febrero del 2015.

El 23 de febrero se reintegró al trabajo en el Área Económica del

Departamento de Servicios Técnicos; sin embargo, dado el fuerte

tratamiento que se le ordenó –4 medicamentos incluido un

psicotrópico−, se le dificulta trabajar. Debe continuar tomándolo por varios meses, su seguimiento y atención en la evolución corresponderá a la doctora Lucía Aguilar, de la Clínica Marcial Fallas.

Por lo anterior, apela a los principios de justicia, equidad y

tratamiento igualitario, a efectos de que el Directorio Legislativo le dé prioridad para el trámite de movilidad en virtud de su estado de salud.

SE ACUERDA: Informar al señor William Corrales Harley que

este Órgano Colegiado está a la espera de las gestiones realizadas ante el Ministerio de Hacienda, a fin de contar con el contenido económico para hacer frente al programa de movilidad laboral voluntaria en la Institución.

Por lo anterior, ya han sido instruidas las dependencias

correspondientes para que, una vez que se cuente con este requisito, se tomen de manera expedita las acciones necesarias. -229-

ARTÍCULO 8.- Se conoce oficio DFOE-SAF-0141 (Nº 3194), suscrito por los

señores Federico Castro Páez y Rodrigo Carballo Solano; Gerente de Área y Fiscalizador de la Contraloría General de la República, mediante el cual emiten criterio solicitado por el Directorio Legislativo sobre la aplicación del artículo 53 del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, respecto al pago de un tiquete aéreo a un conferencista.

Sobre el particular indican que, de acuerdo con el artículo 2 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos, por viático debe entenderse aquella suma destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los entes públicos reconocen a sus servidores cuando estos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo. Asimismo, según lo dispuesto por el artículo 3 del referido reglamento, y en cuanto a los sujetos beneficiarios, los gastos a que se refiere dicha normativa, únicamente serán cubiertos a los funcionarios que prestan sus servicios a algún ente público, como parte de su organización, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo, representativo, remunerado, permanente o público de la actividad respectiva. Por otra parte, el artículo 4 del citado reglamento, establece algunas excepciones respecto de los sujetos beneficiarios, como son asesores de organismos internacionales siempre que presten servicios a algún ente público -siempre que así esté establecido en



convenios internacionales y programas de asistencia técnica-, comitivas del Presidente de la República constituidas mediante acuerdo ejecutivo, miembros de delegaciones oficiales nombrados por acuerdo ejecutivo, funcionarios públicos que prestan sus servicios a un ente distinto siempre que medie un convenio entre los entes involucrado, funcionarios privados que prestan sus servicios en forma gratuita siempre que esta situación se encuentre amparada a un convenio suscrito entre las partes, y aquellos contratistas que en razón de la naturaleza del contrato deba reconocérsele este tipo de gastos; no encontrándose la situación prevista en su consulta, dentro de dichas excepciones. Dado lo anterior, estima esa Contraloría1 que la compra de un tiquete aéreo a un particular, quien no reside en el país y además no ostenta la investidura de funcionario público, no califica dentro del ámbito de competencia del Reglamento, ergo, no aplica el artículo 53 y no tipifica dentro del supuesto de otros casos no regulados, porque ni por la forma ni fondo, es un caso tutelado por esa normativa.

No obstante lo anterior, indican que el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público, concebido como una herramienta de gestión financiera utilizada en las diversas etapas del proceso presupuestario, establece la subpartida 1.07.01 Actividades de Capacitación, así como los bienes y servicios que se relacionan con dicho concepto que pueden ser adquiridos por la Administración para la organización de actividades de formación, como los que se describen en su consulta. Cabe indicar que la adquisición de dichos bienes y servicios se encuentra regulada, de conformidad con su naturaleza y monto por las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa.

Para el caso que nos ocupa, resaltan la discrecionalidad –siempre con base y respeto del bloque y principio de legalidad-, de la administración activa de buscar la mejor opción para la realización del fin público. De la motivación de la consulta por el petente, puede valorar el Directorio Legislativo si la finalidad de la visita del señor Tudela se enmarca dentro de un concepto de actividades de capacitación, tal y como se enunció en el párrafo precedente, al hacerse referencia a la subpartida 1.07.01: “1.07.01 Actividades de capacitación: Gastos por servicios inherentes a la organización y participación en eventos de formación. Se excluyen las becas que se clasifican en la subpartida 6.02.01“Becas a funcionarios“. Esta subpartida considera los siguientes conceptos: Organización de congresos, seminarios, cursos y actividades afines: Servicios y bienes inherentes a la organización y realización de eventos de capacitación y aprendizaje como seminarios, charlas, congresos, simposios, cursos y similares. Se pueden contratar de manera integral o bien por separado, observando las regulaciones que establecen la normativa vigente. Se incluyen por ejemplo, las contrataciones de instructores y de personal de apoyo; salas de instrucción, de maquinaria, equipo y mobiliario; útiles, materiales y suministros como cartapacios, afiches, flores, placas, pergaminos, así como la alimentación que se brinda a los participantes de los eventos en el transcurso de los mismos. En este concepto se excluyen las sumas asignadas a las recepciones por inauguración, clausuras y otras atenciones relacionadas con esas actividades, las que se



imputan a la subpartida 1.07.02 “Actividades protocolarias y sociales”. Participación en congresos, seminarios, cursos y actividades afines: Suma o cuota que la institución debe cancelar a la entidad organizadora, para que funcionarios públicos participen en congresos, seminarios, talleres, simposios, cursos, charlas y similares, así como cursos que no formen parte del plan de estudio tendiente a que el servidor obtenga un pre-grado, grado o post-grado universitario.” De esta forma, la consultante puede valorar y optar por contratar la prestación de los servicios apuntados en su petición, a tenor de lo establecido en dicha normativa sobre la clasificación del gasto y la contratación administrativa, cuya pertinencia y razonabilidad es de decisión de la Administración.

SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución: RESULTANDO:

Que la Fundación para estudios parlamentarios y del Derecho autonómico “Manuel Giménez Abad” tiene como finalidad, de acuerdo con la trayectoria profesional de su fundador, contribuir a la investigación, conocimiento y difusión de la institución parlamentaria y del modelo de distribución territorial del poder que representa el estado autonómico.

Que para el cumplimiento de sus objetivos es necesaria la unión de sus esfuerzos con los de otras entidades y asociaciones que estén involucradas en el estudio y difusión de las materias que constituyen su campo de actuación. Por ello, la Fundación tiene en la actualidad suscritos numerosos convenios de colaboración con parlamentos, entidades, institutos de investigación, etc. a través de los cuales organiza la gran mayoría de sus actividades.

Que dentro de sus principales funciones se destaca la puesta en marcha de un proyecto de asistencia continuada y prestación de servicios dirigidos a las cámaras parlamentarias, y que se ha concretado en la denominada “Escuela de Gobierno”, en la que colabora de forma destacada el Congreso de los Diputados de España.

Que el órgano supremo de gobierno, administración y representación de la Fundación es el Patronato, al que corresponden aquellas facultades de alta dirección y control en la gestión de la fundación que sean necesarias para la realización de los fines fundacionales.

Que la presidencia del patronato es compartida por el Presidente de las Cortes de Aragón y la representante de la familia Giménez Abad en este Patronato, siendo sus vocales, cuatro patronos en representación de los fundadores y un representante de cada uno de los Grupos Parlamentarios de las Cortes de Aragón.

Que el patronato cuenta también con un Secretario General y un Consejo asesor, que tiene como funciones garantizar el mejor



cumplimiento de los fines de la fundación, orientar al Patronato en las líneas de actuación a seguir y proponer la realización de actividades que puedan servir al cumplimiento de los fines fundacionales.

Que el actual Secretario General es el señor José Tudela Aranda, Letrado de las Cortes de Aragón, quien es escritor de varios libros y artículos en materia parlamentaria y conferencista reconocido en temas de Derecho Parlamentario.

CONSIDERANDO

Que el Directorio Legislativo en ejercicio de sus funciones ha considerado que es de sumo interés institucional la formación del personal legislativo en materia de democracia y derecho parlamentario, con el fin de profesionalizar a asesores de confianza y personal administrativo en materias de interés dentro del quehacer legislativo, fortaleciendo la institucionalidad y fomentando una visión desafiante ante la modernización de la gestión parlamentaria.

Con este objetivo de promover la reflexión entre los funcionarios legislativos sobre los temas y las principales tendencias del parlamentarismo comparado, referentes a la necesidad de modernizar y fortalecer la gestión legislativa, el Directorio legislativo ha gestionado con el señor José Tudela, Secretario General de la Fundación Giménez Abad, la posibilidad de que brinde una capacitación la cual incluiría varias ponencias para la formación de los funcionarios legislativos, en la celebración de la Primer Jornada Parlamentaria a celebrarse en las instalaciones del Instituto de Formación en Estudios de Democracia (IFED), los días 25, 26 y 27 de marzo del 2015.

La primera Jornada Parlamentaria es una actividad de alto nivel, que se ha venido organizando en conjunto con el IFED y la Fundación Giménez Abad, con el propósito de beneficiar a los funcionarios legislativos, quienes obtendrán un certificado de participación acreditado para carrera profesional. A la fecha, el cupo de matrícula ha sido sobrepasado.

POR TANTO, el Directorio Legislativo, en uso de las facultades que le otorga el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa y con base en el criterio vertido por la Contraloría

General de la República, mediante oficio DFOE-SAF-0141, acuerda gestionar los servicios de capacitación del señor José Tudela Aranda por la suma equivalente a mil cuatrocientos ochenta dólares norteamericanos, con el propósito de que el conferencista y capacitador pueda cubrir el gasto de transporte. En vista de la premura e importancia de la actividad se autoriza al Departamento Financiero para que proceda a realizar el pago con recursos de la caja chica en la subpartida correspondiente a capacitación. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -218-



ARTÍCULO 9.- Se conoce nota con fecha 17 de febrero del 2015, suscrita por el señor Ronal Vargas Araya, mediante la cual hace entrega formal de las placas metálicas oficiales que le fueron asignadas en su momento con el número 46, las cuales están en perfecto estado de conservación y limpieza. Asimismo, en relación con el aparato telefónico asignado, marca Iphone 5, modelo A1457, con número de IMEI 358685051727366, color gris oscuro y número telefónico 8821xxxx, será aportado como prueba dentro del proceso judicial incoado en su contra, por lo cual este será devuelto en el momento oportuno. SE ACUERDA: Trasladar al Departamento de Asesoría Legal, copia de la nota suscrita por el señor Ronal Vargas Araya, con fecha 17 de febrero del 2015, en la cual se refiere a la devolución del teléfono celular que le fue asignado por la Institución. Lo anterior con el propósito de que ese despacho informe lo que administrativamente corresponde actuar en relación con el convenio suscrito con el Instituto Costarricense de Electricidad. -230-

ARTÍCULO 10.- Se conoce oficio DKPM-003-2015, con fecha 23 de febrero del 2015,

suscrito por la diputada Karla Prendas Matarrita, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo, donde se avala su participación en la I Jornada Latinoamericana de Cohesión Social, celebrada en Chile los días 23 y 24 de enero, al cual le fue imposible asistir. Considera una falta de seriedad por parte del Directorio tomar ese tipo de acuerdos, en el tanto se le aprueba un viaje a Chile sin la información previa de su designación. Unido a ello, y por la agenda de la actividad, estaría participando únicamente unas horas el último día de la actividad, situación que deja entrever la falta de atención por parte del Directorio Legislativo cuando se toman acuerdos, especialmente cuando las fechas aprobadas no coinciden con la agenda. Esta ligereza y falta de planificación contrasta con el acuerdo de la sesión Nº 038-2014, del 10 de diciembre del 2014, cuando se autorizó la participación del diputado Abelino Esquivel Quesada, en la misma actividad, pero un mes y medio antes. Quisiera pensar que no es un asunto personal, en virtud de que a finales del año recién pasado y con la debida precedencia se tramitó acuerdo de la Comisión de Internacionales para su participación en la reunión de la Comisión de Servicios Públicos, Defensa del Usuario y del Consumidor del PARLATINO, a realizarse en Panamá y de la cual es miembro. Gestión que no prosperó. Valorando los costos del viaje, la duración del vuelo y su agenda, únicamente para participar unas pocas horas en esa jornada, tomó la decisión de no participar de la actividad aprobada de manera irresponsable por parte del Directorio.



En razón de lo expuesto, con todo respeto insta a los miembros a verificar la información y la conveniencia antes de que se tomen acuerdos que dan en detrimento del presupuesto legislativo, con el propósito en primer término, de no incurrir en despilfarros y en segundo término permitir a los legisladores prepararse con la debida antelación para aprovechar en todos los extremos este tipo de foros de gran trascendencia. SE ACUERDA: Informar a la diputada Karla Prendas Matarrita que la recomendación planteada por la Comisión de Relaciones Internacionales para su participación en la I Jornada Latinoamericana de Cohesión Social, fue recibida el 18 de diciembre del 2014 a las 5:48 p.m.; por tanto, siendo que la última sesión que celebró este Órgano Colegiado fue ese mismo día a las 10:40 a.m., fue materialmente imposible atender con mayor anticipación este requerimiento. Por lo anterior, no acepta este Directorio Legislativo que se le quiera endilgar la responsabilidad de los citados actos, cuando existieron de por medio otros factores como la recomendación tardía por parte de la Comisión de Relaciones Internacionales y el receso legislativo. -231-

ARTÍCULO 11.- Se conoce oficio AL-DSGE-OFI-0057-2015, con fecha 18 de febrero

del 2015, suscrito por el señor Luis Fernando Chacón Monge, Director del Departamento de Servicios Generales, mediante el cual remite nota de la Jefa de la Unidad de Seguridad y Vigilancia en la cual indica que los tres jefes de fracción y la legisladora Silvia Sánchez Venegas, solicitan un agente de seguridad diario, para ser destacado de forma permanente en el edificio Nortesa, mismo que deberá retirarse del edificio hasta que salga el último funcionario de esos despachos.

Al respecto informa que por falta de personal no es posible complacer dicho requerimiento; durante los últimos años la Asamblea Legislativa ha tenido un crecimiento en cuanto a inmuebles, lo que ha creado un mayor número de puestos que deben ser cubiertos con seguridad física, situación que ante la falta de creación de nuevas plazas, se ha tenido que solventar con el pago de tiempo extraordinario, el cual asciende en este momento a 1500 horas mensuales, por lo que destacar un agente de seguridad en ese edificio, tendrá un aumento considerable y provocaría un descontrol en los roles de seguridad, veamos el siguiente cuadro.

HORARIO DIARIO SEMANA MES AÑO

8 a 19 horas 11 horas a tiempo y medio 16.5 horas

82.5 horas 330 horas 3960 horas

Lo anterior con el fin de dar una respuesta a la solicitud expuesta por los señores diputados.

SE ACUERDA: Instruir a la Unidad de Seguridad y Vigilancia para que destaque a un agente de seguridad en el edificio Nortesa de lunes a jueves entre las 4 y las 7 p.m.



Asimismo, se encarga a esa dependencia para que se brinde acompañamiento a la legisladora Silvia Sánchez Venegas cuando las sesiones de Plenario o de comisión se prolonguen más allá del horario habitual. Lo anterior, tomando en cuenta el alto costo que implica mantener de forma permanente a un servidor en esa zona. -232-

ARTÍCULO 12.- Se conoce oficio C-407-2014, suscrito por la señora Laura Araya

Rojas, Procuradora, Área Derecho Público, mediante el cual, con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, se refiere al oficio número PS-DL-102-06-2013, de fecha 5 de junio del 2013, reasignado a su despacho el 11 de setiembre del 2014, en el cual le consulta sobre el pago de jornada extraordinaria.

En ese mismo sentido se conoce oficio AL-DALE-PRO-076-2015, con fecha 2 de marzo del 2015, suscrito por la señora Reyna J. Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual emite criterio solicitado por la Auditoría Interna de la Institución, con oficio AL-AUIN-OFI-0017-2015 de fecha 25 de febrero de 2015, donde solicita aclaración del criterio relativo al reconocimiento de tiempo extraordinario para personal asistencial del Directorio Legislativo.

SE ACUERDA: Avalar la siguiente disposición: CONSIDERANDO:

1. Que a raíz de las recomendaciones vertidas por la Auditoría Interna mediante informe Nº 15-2012, el Directorio Legislativo, realizó en su momento, una consulta al Departamento de Servicios Técnicos, en relación con la procedencia jurídica de reconocer el pago de tiempo extraordinario a los servidores que colaboran en los despachos de los miembros titulares de este Órgano Colegiado, la cual fue evacuada con oficio CON-008-2013, emitido el 6 de febrero del 2013.

2. Que con oficio DRH-PA-2019-2012, el Departamento de Recursos Humanos manifiesta la improcedencia de que se reconozca el tiempo extraordinario a funcionarios de los despachos de la primera y segunda prosecretarías; no obstante, no existía contundencia en relación con este reconocimiento para los asesores de los miembros titulares del Directorio Legislativo.

3. Que dado que se presentó una divergencia de opinión entre el criterio del Departamento de Servicios Técnicos y el de Asesoría Legal remitido con oficio As. Leg. 198-2013, el Órgano Colegiado decidió consultar a la Procuraduría General de la República

−mediante acuerdo tomado en el artículo 30 de la sesión Nº 170-

2013, celebrada el 30 de abril del 2013−, sobre los extremos de reconocer el pago de tiempo extraordinario a los asesores del Directorio Legislativo.

4. Que mientras la consulta fue evacuada, en nombre de este

Directorio Legislativo, sus asesores dieron seguimiento, −en



conjunto con el señor Auditor−, acerca de la situación en la que se encontraban con respecto al tema.

5. Que la Primera Secretaría suspendió el reconocimiento de tiempo extraordinario a sus asesores desde el momento en que la Auditoría Interna envió su primera nota, en febrero del 2015.

6. Que los criterios bajo los cuales el Directorio Legislativo ha autorizado el tiempo extraordinario a estos servidores, fue abundantemente argumentado con base en los siguientes elementos:

Que los diputados que asumen la Primera y Segunda Secretarías en el Directorio Legislativo, no cuentan presupuestariamente con personal adicional para asumir las funciones propias de esos despachos, importante señalar que los legisladores deben cumplir una doble función como diputados y asumir además una gran cantidad de funciones administrativas.

Que sus colaboradores, unido a las labores cotidianas en el área de fracciones políticas, tienen asignadas tareas adicionales relacionadas con el área administrativa, con lo cual se ven obligados a laborar más allá de la jornada ordinaria, cuando la demanda así lo exige.

Que dichas labores están relacionadas con el análisis y revisión de los temas del Directorio Legislativo, los cuales incluyen la elaboración de una serie de informes sobre temas particulares, así como la revisión y tramitación de documentos de ejecución presupuestaria.

Que este Directorio Legislativo considera que es de mérito reconocer el esfuerzo adicional que realizan dichos servidores, lo cual se encuentra previsto en la normativa vigente, específicamente en la descripción de las funciones contenida en el artículo 30 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, donde se definen claramente las funciones de los secretarios.

7. Que los anteriores argumentos encuentran vigencia hasta el día de hoy; sin embargo, una vez evacuada la duda tanto por parte de la Procuraduría General de la República, como por parte del Departamento de Asesoría Legal, existe claridad acerca de la improcedencia de otorgar este emolumento a los funcionarios que ocupan puestos del área de fracciones políticas.

8. Que fue hasta el día 28 de febrero pasado que este Órgano Colegiado tuvo conocimiento del contenido del oficio C-407-2014, emitido por la Procuraduría General de la República.

POR TANTO, el Directorio Legislativo, en uso de las facultades que le otorga el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa y con base en los criterios que han sido puestos a su conocimiento, acuerda tomar las siguientes disposiciones:



1. Modificar el artículo 6, inciso d) del Reglamento para el Trámite y la Compensación de las Horas Extra en la Asamblea Legislativa para que se lea de la siguiente manera:

“Artículo 6.- Prohibiciones. En cuanto al trámite y pago de horas extra en la Asamblea Legislativa, se establecen las siguientes prohibiciones:

d) Se prohíbe el pago de tiempo extraordinario, al personal administrativo que esté prestado a fracción política o viceversa. De esta disposición se exceptúa al personal destacado en la Presidencia, Primera y Segunda Secretarías de la Asamblea Legislativa.” Publíquese.

2. En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en el

artículo 143 del Código de Trabajo, es improcedente el pago de tiempo extraordinario a los funcionarios que ocupan puestos de confianza.

Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 140 de ese mismo cuerpo normativo, será absolutamente improcedente que las jornadas diarias de los funcionarios legislativos, sea funcionarios de confianza o administrativos, excedan las doce horas de servicio, aun cuando exista consentimiento de su parte. Se le recuerda a los funcionarios que el tiempo extraordinario obedece a situaciones excepcionales, ocasionales, temporales y discontinuas, por tanto el tope establecido es un máximo mensual. Lo anterior rige a partir de la presente aprobación. -233, 234-

ARTÍCULO 13.- Se conoce correo electrónico con fecha 2 de marzo del 2015, suscrito

por la señora Sonia Cruz Jaén, mediante el cual se refiere a la consulta indígena aprobada para dos expedientes de la Comisión de Ciencia, Tecnología y Educación.

Sobre el particular comunica que se encuentran pendientes de

consultar dos territorios indígenas que requerirán del transporte de un helicóptero hasta zonas alejadas y cuyos trámites fueron gestionados desde la oficina del señor Presidente de la Comisión, diputado Javier Francisco Cambronero.

Asimismo, se coordinó con el Departamento Legal de la Asamblea el

funcionario que notificará las consultas, para lo cual se requerirá de la correspondiente autorización del Directorio Legislativo en lo que concierne al permiso de traslado, viáticos y previsión de tiempo extraordinario en caso de necesitarse.

SE ACUERDA: Instruir al Departamento de Asesoría Legal para que coordine la entrega de la notificación que debe hacerse vía aérea a las reservas indígenas de Tayni y Telire, para lo cual se encarga al señor Eugenio Arias Vargas, cédula Nº 1-630-199, funcionario de ese despacho, para que efectúe el trámite correspondiente en horas hábiles.



En caso excepcional de que no pudiera realizarse la notificación en horas hábiles, se instruye al Director Ejecutivo para que autorice los viáticos y tiempo extraordinario necesarios al servidor Arias Vargas, para esta gestión. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -222-

ARTÍCULO 14.- Se conoce oficio AL-DDEI-OFI-0017-2015, con fecha 25 de febrero del

2015, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual remite el informe AL-DDEI-INF-0004-2015, “Informe de factibilidad para actualizar la estructura interna del Departamento Financiero, mediante conversión del Área de Información Técnica en el Área de Gestión de Pago a Diputados”, con el propósito que sea conocido por esa Dirección Ejecutiva y elevado al Directorio Legislativo para su aprobación.

Debe indicarse que la solicitud inicial fue planteada como la creación de una nueva área; sin embargo, el estudio de la situación permitió replantear el asunto y considerar que lo apropiado es convertir el Área de Información Técnica en el Área de Gestión de Pago a Diputados, dado que aquella nunca funcionó, a pesar de formar parte de la estructura oficial del departamento y que además el proceso de gestión de pago a Diputados ha venido funcionando como un área de hecho.

El proceso de gestión de pago a diputados forma parte del Área de Control y Fiscalización, lo que contraviene lo dictado en forma específica en la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno: el concepto de sistema de control; la responsabilidad por el sistema de control, el ambiente de control y la valoración del riesgo y también en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), acápites: sistema de Control Interno, ambiente de control, estructura organizativa, delegación de funciones, autorización y aprobación, especialmente la separación de funciones incompatibles, en ese sentido se considera viable la creación del Área de Gestión de Pagos a Diputados, pero además conveniente en respeto a la normativa antes citada.

Es relevante señalar que este informe, siguiendo con el procedimiento establecido, fue sometido a conocimiento del Director de la División Administrativa quien manifestó: “En conclusión, esta Dirección considera pertinente y conveniente crear formalmente el Área de Gestión de Pago a Diputados, en cuyo caso, por tal razón, se da el visto bueno correspondiente.”

AL-DDEI-INF-0004-2015 Informe de factibilidad para actualizar la estructura interna del Departamento Financiero, mediante conversión del Área de Información Técnica en el Área de Gestión de Pago a Diputados. 1. JUSTIFICACIÓN.

Este informe de factibilidad se fundamenta en el estudio elaborado por la Licda. Karla Bonilla Quirós, funcionaria del Área de Ingeniería Organizacional del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, en respuesta a las solicitudes recibidas mediante los oficios DDA - 017-03 del 22 de marzo de 2014, suscrito y firmado por el Director de la División Administrativa, MBA. Pedro Solano García y el DF 0114-03-2014, del 12 de marzo de 2014, suscrito y firmado por el MBA. Mario Delgado Umaña, Director del



Departamento de Financiero, referentes a la creación formal del Área de Gestión de Pago a los Diputados, ya que este proceso opera como una unidad orgánica de hecho. A pesar de la solicitud concreta del Director del Departamento de Financiero, este informe considera más bien la factibilidad de transformar un área ya existente y no la creación de una unidad orgánica nueva; toda vez que el área existente, debidamente aprobada, no funcionó nunca y por el contrario el proceso de pago a diputados funciona de hecho como si fuera un área de ese departamento. Considera el Departamento Financiero que es “impropio que la Unidad de Pago de diputados pertenezca al área de Control y Fiscalización, que es el centro de revisión de cada proceso de pago de la Institución y que por otra parte la operación de la Unidad es independiente y ha venido operando así, con una encargada que por muchos años ha sido una funcionaria del Departamento. Para esta Dirección departamental, es necesario delegar la revisión de las operaciones y procesos de las áreas a funcionarios con potestad- capacidad técnica y designación formal- para que la Jefatura pueda delegar la revisión del proceso y así aprobar los documentos que se generan en la misma y aunque así se trabaja, la Jefatura de dicha Unidad a nivel organizativo es inexistente.”. La anterior consideración del Departamento Financiero, guarda razón ya que contraviene preceptos técnicos y jurídicos, relacionados con la normativa interna en cuanto a funciones y estructura; y sobre todo jurídicos, dictados en forma específica en la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, entre ellos: concepto de sistema de control (art.8); responsabilidad por el sistema de control (art.10), ambiente de control (art. 13, especialmente letras c) y d)) y valoración del riesgo (art. 14) y también en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), acápites: 1.1.Sistema de Control Interno (SCI); 2.1.Ambiente de Control; 2.5.Estructura organizativa; 2.5.1.Delegación de Funciones; 2.5.2.Autorización y Aprobación; 2.5.3.Separación de funciones incompatibles y del procedimiento de transacciones.

2. OBJETIVO

Determinar la factibilidad técnica y especialmente la jurídica, con el propósito de no incumplir con las sanas prácticas administrativas y especialmente la normativa de control interno, de crear el “Área de Gestión de Pago a Diputados” en el Departamento de Financiero, siendo que opera de hecho como un proceso con recursos asignados y que riesgosamente forma parte del Área de Control y Fiscalización de este departamento; considerando además que en su estructura organizacional actual existe formalmente aprobada el Área de Información Técnica, unidad orgánica que no ha funcionado nunca.

3. ALCANCES Y LIMITACIONES

Este informe presenta los resultados del análisis de factibilidad, que permite cumplir con el objetivo propuesto, a luz de la normativa técnica y el marco jurídico que rige el funcionamiento institucional, en lo que interesa sustantivamente al caso particular de estudio. Un aspecto importante del análisis de la situación del Departamento Financiero es precisamente la existencia formal, en su estructura organizacional interna, de un área debidamente aprobada, pero que no funcionó nunca. No se presentaron limitaciones a la realización del estudio que pudieran poner en peligro su desarrollo y finalización.

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ANTECEDENTES DEL ESTUDIO



La Dirección del Departamento de Financiero considera que dicho proceso de gestión de pago a los diputados y las diputadas, opera como una unidad que tiene más de ocho años de funcionar de hecho y que los productos y servicios que se derivan de la misma, generan y conllevan un alto riesgo asociado, que están delegados a la coordinación de la unidad y que en caso de incumplimiento en los distintos procesos y su incidencia económica, en multas o aspectos relacionados con el servicio que se brindan, afectan directamente a los diputados y diputadas, además que el presupuesto que maneja y se autoriza es demasiado alto y por ello la consecuencia del error, también lo es. Es de menester mencionar que el riesgo asociado a este proceso es relevante porque el proceso lo realiza la misma área que debe aprobarlo y fiscalizarlo. De conformidad con lo anterior, el proceso de gestión de pago a los diputados y las diputadas, ha venido funcionando de hecho como una unidad organizacional, en el Departamento de Financiero, específicamente en el Área de Control y Fiscalización de Pagos. Para lo cual mediante oficio DF 0386-04-2007 de 26 de abril de 2007, se indica que dicha área operaba como unidad de trámite de pago a diputados y diputadas y que venía desde esa data, perteneciendo al Área de Control y Fiscalización de Pagos, sin embargo no se puede omitir que viene operando de hecho y no de derecho, desde la fecha indicada hasta el día de hoy. El Departamento de Financiero considera: “impropio que la Unidad de Pago de diputados pertenezca al área de Control y Fiscalización, que es el centro de revisión de cada proceso de pago de la Institución y que por otra parte la operación de la Unidad es independiente y ha venido operando así, con una encargada que por muchos años ha sido una funcionaria del Departamento. Para esta Dirección departamental, es necesario delegar la revisión de las operaciones y procesos de las áreas a funcionarios con potestad- capacidad técnica y designación formal- para que la Jefatura pueda delegar la revisión del proceso y así aprobar los documentos que se generan en la misma y aunque así se trabaja, la Jefatura de dicha Unidad a nivel organizativo es inexistente.”. Adicionalmente, en la estructura interna actual del Departamento Financiero existe formalmente aprobada un Área de Información Técnica, que no ha funcionado desde su creación. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Aval de la Dirección de la División Administrativa

Es de mérito mencionar que se cuenta en este proceso con el aval de la Dirección Administrativa, el que indica que una vez revisado el oficio DF 0104-03.2014 de la Dirección del Departamento Financiero, procedió a entrevistar a la funcionaria Anny Córdoba Barrantes, quien fungía como coordinadora de la Unidad de marras y considera lo siguiente:

“... La solicitud planteada por el Departamento Financiero es de larga data. La modificación de la estructura, se ha venido solicitando en distintas ocasiones con el fin de corregir el tema planteado en los diferentes documentos que describen la inconveniencia de continuar con la situación descrita. Se ha señalado insistentemente la conveniencia de crear formalmente el Área de Gestión de Pago a Diputados, por la incompatibilidad de pertenecer al Área de Control y Fiscalización; que contraviene principios de las Normas Generales de Control Interno, el argumento concluye que el proceso analizado debe ser independiente. Con la finalidad de conocer más en detalle los vínculos del proceso con el Área de Control y Fiscalización y la pertinencia de que el proceso de pago de planilla de



diputados continuara o no siendo parte de la citada área, me di a la tarea de entrevistar a la funcionaria Anny Córdoba. En conclusión, esta Dirección considera pertinente y conveniente crear formalmente el Área de Trámite de Pago de Diputados, en cuyo caso, desde la perspectiva económica implicaría realizar una reasignación a la funcionaria encargada, por tal razón, se da el visto bueno, con el fin de continuar con el estudio y emitir su criterio, con el propósito de corregir el tema que preocupa.”.

De lo anterior se puede desprender, que para la Dirección Administrativa es fundamental y avala contar con un Área de gestión de pago a los diputados en el Departamento de Financiero y que el impacto económico, sería solamente el pago de una reasignación al efecto, de quien sería la persona que ocuparía la jefatura de dicha área. Estructura Organizacional actual del Departamento Financiero. Con vista, en el MaFE, en el acápite vigente relativo al Departamento de Financiero, actualmente no se visualiza estructuralmente ninguna unidad orgánica relativa a la gestión de pago a las diputadas y los diputados y que tampoco ha sido creada esa unidad orgánica mediante acuerdo del Directorio. De igual forma se puede apreciar que dentro de la estructura vigente de ese Departamento, existe en derecho y conforme la estructura organizacional, un área denominada Área de Informática Técnica, que según lo manifestado por el Director del Departamento de Financiero, nunca ha operado de hecho, nunca le fue asignada ninguna jefatura, ni personal a cargo. En la figura no.1, organigrama actual del Departamento Financiero, se puede observar lo anotado anteriormente; llama la atención lo que se denomina “Asesoría y Control Interno”, que se indica como una unidad asesora de la Dirección departamental, sin embargo, no responde a una unidad orgánica formalmente establecida en el Departamento Financiero; esta actividad de asistencia a la Dirección la desarrolla un solo profesional, de modo que no debería representarse en el organigrama departamental.

Figura No.1



Organigrama Actual del Departamento

Financiero

Funciones del proceso de gestión de pagos a diputadas y diputados Conforme lo manifiesta el Director del Departamento de Financiero, en los oficios que justifican este estudio, las funciones que se desarrollan en el proceso de gestión de pago a los diputados, son las siguientes: a. Coordinar con los bancos, la Contraloría General de la República, Contabilidad

Nacional, la Dirección Ejecutiva, el Ministerio de Trabajo, lo relativo al trámite de pago de los diputados, refrendo de documentos, atención de consultas, preparación de informes y generación de certificaciones.

b. Elaborar la planilla de pago de las dietas y los gastos de representación de los

diputados, asesores externos de las Comisiones Especiales Mixtas y del Director Ejecutivo.

c. Reintegrar la renta que por retención genera la planilla de diputados, tanto mensual

como anualmente. (se coordina con las Área: Custodia y Entrega de Valores, y Control y Fiscalización de Pagos)

d. Atender personalmente las consultas de los señores diputados que así lo requieran.

e. Coordinar con el INS y el Departamento de Proveeduría las pólizas de viajeros.

f. Tramitar las devoluciones de pagos por retención en planilla, cancelaciones de

embargos, préstamos bancarios, pagos a cooperativas, asociaciones, planillas de riesgos profesionales y CCSS, así como fondos mutuales y de pensión especiales. ( se coordina con las áreas: Control y Fiscalización de Pagos y Custodia y Entrega de Valores)

g. Llevar el registro y control de las asistencias y justificaciones para el pago de dietas de

los diputados y asesores.



h. Coordinar con las diferentes Comisiones permanentes, especiales, plenas; así como con el Departamento de Servicios Parlamentarios, las fracciones, y la Presidencia, lo relativo a las asistencias de los señores diputados.

i. Tramitar los viajes al exterior de los diputados y funcionarios.

j. Confeccionar los planes y evaluaciones anuales operativas del Área.

Funciones de las Áreas actuales del Departamento Financiero En el anexo No 1., se muestra el apartado correspondiente al Departamento Financiero, en el mismo se puede comparar y determinar que efectivamente las funciones del proceso de gestión de pago a las diputadas y Diputados, son diferenciadas de las funciones de las otras áreas del departamento, al igual que sus usuarios, por lo que cumple con lo indicado en el MaFE con respecto a la definición de área. Del marco jurídico. En concordancia con lo indicado, la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, así como las Normas de Control Interno para el Sector Público, son claras en establecer el concepto de sistema de control interno, la responsabilidad por el sistema de control interno, así como lo relativo al ambiente de control y la valoración del riesgo; así el inciso d) del artículo No. 13 de la Ley, dicta: “d) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que todos los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable”. De igual forma al tenor de lo que dispone el Manual de Normas de control interno para el sector público ( N-2-2009-CO DFOF):

“2.5 Estructura organizativa. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y de conformidad con el ordenamiento jurídico y las regulaciones emitidas por los órganos competentes, deben procurar una estructura que defina la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, así como la relación con otros elementos que conforman la institución, y que apoye el logro de los objetivos. Dicha estructura debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional y del entorno y los riesgos relevantes. 2.5.1 Delegación de funciones: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que la delegación de funciones se realice de conformidad con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la asignación de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las acciones pertinentes. 2.5.2 Autorización y aprobación La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales. 2.5.3 Separación de funciones incompatibles y de procesamiento de transacciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores. Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.”.



En este sentido conviene mencionar que las estructuras organizacionales tienen precisamente el propósito de establecer la distribución del trabajo, determinar las relaciones de jerarquía, los niveles de autoridad y responsabilidad en la operación organizacional, de ahí que es importante observar que el Departamento Financiero, tiene una estructura organizacional desactualizada, que no responde a los diversos procesos que opera y al ordenamiento jurídico y técnico que tiene que ver con este tema, en lo relativo al proceso de gestión de pago a diputados y diputadas, por estar inmerso, estructuralmente, dentro del Área de Control y Fiscalización de Pagos. Cabe en este punto recordar la definición de Área que hace el MaFE: “Las áreas se refieren a una división de las actividades que se desarrollan en un Departamento, ya sea por una diferenciación de los procesos técnicos u operativos por medio de los cuales se desarrollan las actividades, o de los usuarios a los que se dirigen sus prestaciones. Requieren una estructura básica de coordinación, de carácter jerárquico o técnico.”, resulta claro que el proceso en estudio corresponde a la anterior definición, es decir, es un proceso diferenciado por sus actividades de los otros del Departamento Financiero y además por los usuarios a los que dirigen sus prestaciones de servicios, siendo estos las diputados y los diputados.

CONCLUSIONES El Departamento Financiero funciona con una estructura organizacional y funcional que no responde a lo establecido en el MaFE, dado que existe un área, denominada Área de Información Técnica, que nunca operó. Por otro lado opera un proceso de gestión de pago a las diputadas y los diputados, como si fuese si fuese un área más del Departamento Financiero; es decir funciona como un área de hecho y no de derecho, con los recursos atinentes para su funcionamiento: coordinación, capital humano y materiales para lograr sus fines. Este puede visualizarse como un proceso diferenciado tanto por sus actividades, como por los usuarios a los cuales van dirigidos sus servicios, con respecto a las otras áreas del Departamento Financiero, por lo que corresponde a la definición de área, que esta normativa define. De acuerdo con la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, la administración debe “Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que todos los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable”, esta norma es clara en la necesidad de dotar del nivel jerárquico y asignar la autoridad y la responsabilidad, de modo formal, a todos los procesos que se lleven a cabo, en el caso de estudio, entiéndase proceso de gestión de pago a las diputadas y los diputados. Las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen que el jerarca y los titulares subordinados, deben procurar una estructura que defina la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación y que dicha estructura debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional y del entorno y los riesgos relevantes; adicionalmente, deben asegurarse que la delegación de funciones se realice de conformidad con el bloque de legalidad y que conlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la asignación de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las acciones pertinentes, lo anterior no se puede lograr en tanto un proceso como el estudiado opere bajo una unidad orgánica de hecho. Las normas anteriores igualmente establecen que la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean



necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales. De acuerdo con las Normas de Control Interno para el Sector Público, el jerarca y los titulares subordinados, deben asegurarse que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores. Esto evidencia la necesidad de separar el proceso de gestión de pago a las diputadas y los diputados del Área de Control y Fiscalización de Pagos, tal como responsablemente lo ha solicitado el director del Departamento Financiero y lo ha avalado el Director de la División Administrativa, en apego a las sanas prácticas administrativas y de control interno, debido al riesgo de concentrar en una sola unidad orgánica funciones incompatibles. En resumen, se concluye que de acuerdo con la normativa técnica interna es factible transformar el Área de Información Técnica en el Área de Gestión de Pago a Diputados; además, no solo tiene factibilidad jurídica, sino más bien es necesario oficializar este proceso para cumplir con la Ley no. 8292, Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público, especialmente la norma 2.5.3.

RECOMENDACIONES Se recomienda al Directorio Legislativo, avalar lo siguiente: 1. Modificar el nombre del Área de Información Técnica a Área de Gestión de Pago a

Diputados. Eliminar en el apartado del Departamento Financiero del Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa las funciones del Área de Información Técnica y en su lugar incluir las funciones del Área de Gestión de Pago a Diputados establecidas por el Departamento de Financiero e indicadas a continuación:

Funciones del Área de Gestión de Pago a Diputados:

a. Coordinar con los Bancos, la Contraloría General de la República, Contabilidad

Nacional, la Dirección Ejecutiva, el Ministerio de Trabajo, lo relativo al trámite de pago de los diputados, refrendo de documentos, atención de consultas, preparación de informes y generación de certificaciones.

b. Elaborar la planilla de pago de las dietas y los gastos de representación de los diputados, asesores externos de las Comisiones Especiales Mixtas y del Director Ejecutivo.

c. Reintegrar la renta que por retención genera la planilla de diputados, tanto

mensual como anualmente. (se coordina con las Área: Custodia y Entrega de Valores, y Control y Fiscalización de Pagos)

d. Atender personalmente las consultas de los señores diputados que así lo

requieran.

e. Coordinar con el INS y el Departamento de Proveeduría las pólizas de viajeros.

f. Tramitar las devoluciones de pagos por retención en planilla, cancelaciones de embargos, préstamos bancarios, pagos a cooperativas, asociaciones, planillas de riesgos profesionales y CCSS, así como fondos mutuales y de pensión especiales. (Se coordina con las áreas: Control y Fiscalización de Pagos y Custodia y Entrega de Valores).



g. Llevar el registro y control de las asistencias y justificaciones para el pago de

dietas de los diputados y asesores.

h. Coordinar con las diferentes Comisiones permanentes, especiales, plenas; así como con el Departamento de Servicios Parlamentarios, las fracciones, y la Presidencia, lo relativo a las asistencias de los señores diputados.

i. Tramitar los viajes al exterior de los diputados y funcionarios.

j. Confeccionar los planes y evaluaciones anuales operativas del Área.

2. Modificar el organigrama del Departamento Financiero, para que en adelante

corresponda con el que se muestra a continuación:

ORGANIGRAMA PROPUESTO DEPARTAMENTO FINANCIERO

1. Conforme las anteriores recomendaciones realizar la respectiva actualización en el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, del apartado correspondiente al Departamento Financiero.

2. Se recomienda además proceder con el trámite para nombrar la respectiva jefatura, en cumplimiento con la normativa de control interno, debido al riesgo y a la consecuencia del error propios de este proceso; de conformidad con los procedimientos establecidos en el Departamento de Recursos Humanos.

3. Se recomienda que la Dirección del Departamento Financiero

coordine con el Área de Control Interno y Valoración de Riesgos, para que esta área ejecute la actualización del mapa de riesgos y se evalúen los procedimientos y controles existentes en el Departamento Financiero en relación con este proceso y su interrelación con los otros procesos de ese departamento, de modo que se asegure a la administración una apropiada gestión del riesgo inherente a este proceso.



SE ACUERDA: A fin de ajustar la estructura del Departamento Financiero a lo dispuesto en la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público, especialmente la norma 2.5.3., avalar parcialmente el informe vertido por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante oficio AL-DDEI-OFI-0017-2015 y en consecuencia, tomar las siguientes disposiciones:

1. Modificar el nombre del Área de Información Técnica a Área

de Gestión de Pago a Diputados. Eliminar en el apartado del Departamento Financiero del Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa las funciones del Área de Información Técnica y en su lugar incluir las funciones del Área de Gestión de Pago a Diputados establecidas por el Departamento de Financiero e indicadas a continuación:

Funciones del Área de Gestión de Pago a Diputados:

1. Coordinar con los Bancos, la Contraloría General de la

República, Contabilidad Nacional, la Dirección Ejecutiva, el Ministerio de Trabajo, lo relativo al trámite de pago de los diputados, refrendo de documentos, atención de consultas, preparación de informes y generación de certificaciones.

2. Elaborar la planilla de pago de las dietas y los gastos de representación de los diputados, asesores externos de las Comisiones Especiales Mixtas y del Director Ejecutivo.

3. Reintegrar la renta que por retención genera la planilla de diputados, tanto mensual como anualmente. (se coordina con las Área: Custodia y Entrega de Valores, y Control y Fiscalización de Pagos)

4. Atender personalmente las consultas de los señores diputados que así lo requieran.

5. Coordinar con el INS y el Departamento de Proveeduría las pólizas de viajeros.

6. Tramitar las devoluciones de pagos por retención en planilla, cancelaciones de embargos, préstamos bancarios, pagos a cooperativas, asociaciones, planillas de riesgos profesionales y CCSS, así como fondos mutuales y de pensión especiales. (Se coordina con las áreas: Control y Fiscalización de Pagos y Custodia y Entrega de Valores).

7. Llevar el registro y control de las asistencias y justificaciones para el pago de dietas de los diputados y asesores.

8. Coordinar con las diferentes Comisiones permanentes, especiales, plenas; así como con el Departamento de Servicios Parlamentarios, las fracciones, y la Presidencia, lo relativo a las asistencias de los señores diputados.

9. Tramitar los viajes al exterior de los diputados y funcionarios.



10. Confeccionar los planes y evaluaciones anuales operativas

del Área.

2. Modificar el organigrama del Departamento Financiero, para que en adelante corresponda con el que se muestra a continuación:

ORGANIGRAMA PROPUESTO

DEPARTAMENTO FINANCIERO

3. Instruir a la Dirección del Departamento Financiero para que coordine con el Área de Control Interno y Valoración de Riesgos, a fin de que esta ejecute la actualización del mapa de riesgos y se evalúen los procedimientos y controles existentes en el Departamento Financiero en relación con este proceso y su interrelación con los otros procesos de ese departamento, de modo que se asegure a la administración una apropiada gestión del riesgo inherente a este proceso.

4. Conforme las anteriores recomendaciones se acuerda realizar la respectiva actualización en el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, del apartado correspondiente al Departamento Financiero. -235-

ARTÍCULO 15.- Se conoce nota con fecha 23 de febrero del 2015, suscrita por el

funcionario Armando Bottazzi Basti, Jefe de la Unidad de

Transportes, la cual se transcribe íntegramente a continuación:

“Al saludarlo cordialmente, me permito hacer de su conocimiento que el 16 de setiembre del 2014, con consentimiento de mi jefe inmediato, el Director de Servicios Generales, Luis Fernando Chacón M. y cumpliendo con todos los procedimientos administrativos establecidos para ese tipo de solicitud, hice una solicitud de reasignación ante el Director del Departamento de Recursos Humanos, Lic. Hugo Cascante Micó, con el fin de que me reasignara a Profesional Jefe 1; al igual que las otras Jefaturas de los diferentes Departamentos de la Asamblea Legislativa. No obstante pese a toda la argumentación al respecto, esbozada en mi Oficio de solicitud, el Director de ese Departamento, mediante oficio N° DRH-2953-2014, desestimó mi solicitud, sin una amplia explicación y sin referirse a todos mis argumentos.



Mi sustento a tal solicitud se basó en que cuando se hizo el nuevo Manual de Puestos de esta institución, elaborado en el 2009, no se realizó ningún estudio exhaustivo, ni hubo justificación válida, en cada Unidad de Servicios Generales para establecer la categoría que se mantienen

actualmente; por lo que se dejaron algunas Jefaturas de este Departamento en una categoría más baja que las demás jefaturas de la institución; lo cual causa una disparidad en puestos similares en un mismo departamento (como es el caso de la Unidad de Mantenimiento que pertenece a la misma Dirección a la que pertenece la Unidad de Transportes y sin embargo no solo le dieron al Jefe una categoría superior de Profesional Jefe 1; sino que además nombraron 2 jefaturas con esa misma categoría en la misma Unidad. Erróneamente a la Jefatura de la Unidad de Transportes, con obligaciones, responsabilidades y actividades tan complejas y de alto riesgo para la institución, le dieron una categoría inferior de Jefe de Área. Curiosamente si se revisa el Manual de Puestos de la Asamblea Legislativa, no hay ninguna diferencia entre las categorías de Profesional Jefe 1 y la Jefatura de Área en cuanto a: Actividades Generales, Condiciones Organizacionales y Ambientales, Responsabilidades, Consecuencias del Error, Características Personales, Conocimientos Básicos, Conocimientos y Experiencia Requerida y el Requisito Legal. Lo único que cambia es el Nombre de la Categoría. No obstante en cuanto a la remuneración y categoría nos dejaron debajo de la Categoría de Profesional Jefe 1. Me parece importante, al igual que lo hice con el Director de Recursos Humanos, que les exponga lo argumentado en mi oficio de solicitud: Con base a mis atestados, conocimientos y experiencia, me parece importante recalcar, y como consta en mi expediente personal, que cuento con una maestría en Administración desde hace seis años, carrera atinente a mi área de actividad. Además, cuento con una amplia experiencia de más de 20 años en manejo y supervisión de personal; ocupé el cargo de Director Ejecutivo de la Municipalidad de Escazú, donde tuve a mi cargo todos los directores de departamento; 15 años con experiencia relacionada a mi actividad y seis a nivel de maestría. Asimismo, he recibido y aprobado diversos cursos en materia de Contratación Administrativa, Gerencia de Riesgos en las

Instituciones del Estado, Desarrollo del Liderazgo a través del Mentoring y el Coaching, Talleres de Indicadores, Administración de Personal, Control Interno y Cursos Avanzados en Excel, Inglés Conversacional (niveles 1,2 y 3), Elaboración de los PAOS, Establecimiento de Indicadores de Cumplimiento y Riesgo etc. Por otra parte como es de su conocimiento, las leyes de Control Interno, Planificación, de Enriquecimiento Ilícito y de Contratación Administrativa, han generado más obligaciones y responsabilidades a esta Jefatura; las exigencias en esta legislación conllevan responsabilidades sobre el accionar administrativo de esta Unidad, por cuanto no solo es la administración de la flotilla sino que deben realizarse otras tareas no menos complejas; tal es el caso de la ejecución de acciones de control interno y planificación sobre los servicios que se brindan, la razonabilidad de la utilización de insumos, la renovación de la flotilla, la contratación y fiscalización de los seguros de cobertura del INS; seguimiento y control de los trámites judiciales por accidentes de tránsito, exoneraciones e inscripciones ante el Registro Nacional, presentación de informes trimestrales ante la División Administrativa y ante el Directorio Legislativo, del control de vacaciones, del uso u control de tiempo extraordinario, trámites de cajas chicas, confección de Actas de Recepción, uso de tecnología para el manejo de la información y de la administración del recurso humano en toda su extensión. En la actualidad se nos trasladó la responsabilidad de la elaboración de los presupuestos y planes anuales operativos. Todas estas actividades han requerido asumir tareas y responsabilidades nuevas; por ejemplo, antes el tema de las contrataciones era responsabilidad principalmente del Departamento de Proveeduría; hoy día las referidas leyes y sus reglamentos han ido trasladando la responsabilidad de elaborar las especificaciones técnicas, las condiciones de las contrataciones y hasta los sistemas de evaluación de ofertas a las Unidades Técnicas que requieren gran conocimiento técnico y profesional para la adquisición de bienes elevadamente costosos, como los son los vehículos institucionales. Esta labor requiere investigación, conocimiento en la materia

para garantizar a la institución la mejor opción del bien adquirido, la mejor condición de la contratación, el mejor precio y finalmente la correcta fiscalización de cumplimientos y calidades de los servicios o bienes entregados. Todo esto implica además un alto manejo del riesgo por parte de la Jefatura de la Unidad. Por tal razón la Unidad de Capacitación nos ha enviado a los jefes a recibir cursos en esa materia y nos mantiene en constante actualización ante las continuas reformas en reglamentos y leyes.



Igualmente, las exigencias de la Ley de Control Interno y Enriquecimiento Ilícito han incrementado los mecanismos y procesos de control en los gastos y usos de activos, que conllevó a asumir también nuevas responsabilidades en materia de control. En los últimos años se instaló en la

flotilla vehicular el Sistema de Control de Posicionamiento Satelital (GPS); lo que implica la corroboración de los gastos y uso de la flotilla durante las giras y servicios, mediante este sistema por parte de la jefatura, con el fin de verificar las liquidaciones de los gastos y usos de los vehículos durante las giras. Esto además, requiere de mucha discreción y un delicado manejo de la información. Adicionalmente, ante la demanda de mejores servicios y agilidad en operatividad, se han tenido que asumir otras responsabilidades nuevas. Hace poco se adquirieron dispositivos Quick Pass, con el fin de que los operadores pudieran pasar libremente en los diferentes peajes del país, para no retrasar los traslados durante las giras en el territorio nacional. Esto significó que, además la Jefatura de esta Unidad debiera establecer un sistema de control que permitiera verificar los cobros emitidos por este concepto por parte del Banco Lafise, en sus estados de cuenta mensual. Hay que tomar en cuenta que el suscrito tuvo que asumir además la responsabilidad de fiscalizar ese servicio, al igual que el del sistema GPS antes aludido. Como puede ver, las labores asignadas a nuestra Unidad han ido en aumento y las otras actividades regulares de la dependencia han tenido que ajustarse a esas nuevas reformas en materia de control interno; por lo tanto, se han vuelto más complejas, verbigracia, movimiento de correspondencia institucional (recibir, organizar los envíos y programar las rutas de entrega); elaboración de informes a solicitud del director departamental, directores de división, Director Ejecutivo, Segunda Secretaría, diputados o Directorio Legislativo; elaboración de carteles de licitación para la adquisición de bienes y servicios institucionales relacionados con nuestra Unidad; elaboración de actas de recepción de servicios y fiscalizaciones de cumplimiento; trámites constantes ante el Registro Nacional y el Ministerio de Hacienda (certificaciones y avalúos de bienes). Cabe hacer la observación de que también, ante las últimas políticas y directrices institucionales, referentes a la unificación de sistemas en materia presupuestaria y el cambio de procesos con

documentos impresos, por procesos en forma digital, tuvimos que realizar toda una nueva estructuración de los controles y flujos de trabajo en los procesos de adelantos y liquidaciones de viáticos y combustible, en donde, además de mejorar la automatización, se están eliminando los trámites con documentos físicos y se migró al sistema del SIAF en forma digital, que a la vez actualiza los sistemas contables de la institución. Este trabajo se ha venido realizando en conjunto con el Departamento de Informática desde el 2012 y está en la última etapa. Todos estos cambios han provocado el aumento y transformación de funciones y responsabilidades en la Unidad de Transportes. Ante este panorama se hizo indispensable reforzar con dos funcionarias administrativas para poder asumir las nuevas actividades y procesos que han conllevado los nuevos cambios mencionados anteriormente. Actualmente, el personal de esta Unidad se compone de 19 operadores de equipo móvil, una secretaria, 2 asistentes administrativas y el jefe. Por otra parte, pese a que jerárquicamente esta Unidad pertenece a la Dirección de Servicios Generales, el Reglamento Interno Para La Utilización, Adquisición y Sustitución de Vehículos de La Asamblea Legislativa establece una relación de subordinación con un miembro del Directorio Legislativo (Segundo Secretario y/o Director Ejecutivo), con quien se debe coordinar la autorización de giras y servicios especiales. Además se deben acatar disposiciones referentes a la designación de la flotilla vehicular, de acuerdo con las necesidades que se presentan ante ese Ente Colegiado. Por otra parte la Jefatura de Transportes debe relacionarse directamente con los señores diputado(as), quienes demandan atención directa y constante, lo cual conlleva a la toma de decisiones inmediatas y complejas, debido a que, como jefe administrativo, debo asumir una función de asesoría, dado que se requiere generar soluciones sujetas a la legislación vigente, adecuadas a las necesidades políticas y comunales de los legisladores. Esto requiere discreción y

toma de decisiones delicadas y oportunas dentro del marco de la ley y sus reglamentos. Igualmente, dada la sensibilidad de los servicios que otorga esta unidad, se reciben directrices directas de la División Administrativa y Dirección Ejecutiva, quienes a la vez solicitan constantes informes de los servicios brindados y de los gastos generados por los diputados. Además de manera constante se han tenido que remitir reportes del sistema GPS específicos; reportes que son requeridos por la prensa nacional e incluso por Tribunales de Justicia, producto de investigaciones penales, donde se requiere información específica y atinente a alguna investigación a ese nivel.



Pese a que la información es certificada por el Director Ejecutivo, se sustenta sobre la responsabilidad del Jefe de Transportes.

Es importante hacer ver que los informes trimestrales que se remiten a la Dirección de Servicios Generales, a la Dirección Ejecutiva y a la Segunda Secretaría del Directorio, a partir del 2013 se han convertido en datos bastante complejos y a la vez en herramientas de planificación y elaboración de los planes operativos anuales (PAO), dado que el suscrito debe presentar análisis completos del cumplimiento de metas en materia de los servicios brindados y contrataciones, también se analiza el comportamiento del gasto en los diferentes servicios, las razones de las variaciones del gasto entre un trimestre y otros. Adicional a los gastos, se analiza la efectividad de los sistemas de controles aplicados en cada rubro, se analiza la eficiencia y eficacia de los servicios y sus controles, se refuerzan los análisis con tablas y gráficos para verificar las tendencias de los diferentes gastos y, finalmente, se hacen proyecciones financieras. A esto se le debe adicionar las recomendaciones que se plantean para el Directorio Legislativo, con el fin de reducir y optimizar los gastos. Hay que tomar en cuenta además, que los montos de los activos bajo mi responsabilidad se han incrementado, al punto en que en la actualidad aquí se manejan los activos más caros de la institución, cuyo costo es cercano $ 1 millón de dólares; me refiero de la flotilla vehicular, en la cual se me asigna la absoluta responsabilidad de custodia, control de su uso y seguridad de todos los vehículos. Además en esta Unidad se maneja un presupuesto de gasto total, incluyendo salarios, tiempo extraordinario, viáticos, insumos, combustibles, pólizas de seguros, mantenimientos y otros gastos, cercano a los ¢400 millones de colones anuales; por lo que el grado de responsabilidad y riesgo de error es extremadamente alto. Erróneamente el Departamento de Recursos Humanos solo está valorando si hubo cambio en mis funciones. No valora el aumento de las mismas. En ningún momento valoró la desigualdad que existe dentro del Departamento de Servicios Generales, en donde en la Unidad de Mantenimiento existen 2 jefaturas con categoría de Profesional Jefe 1 y en mi caso, siendo jefe de unidad, me asignaron una categoría inferior, como Jefe de Área.

Tampoco valoró el bajo nivel de las jefaturas de Servicios Generales, con respecto a los demás departamentos con puestos similares. Finalmente no valoró el grado de complejidad en el control de gasto y uso de flotilla; el grado de responsabilidad sobre activos en custodia y presupuesto anual consumido en la Unidad de Transportes (mencionado en los párrafos anteriores). Además no tomó en cuenta el grado de riesgo en el error y el grado de discreción en la toma de decisiones y relaciones jerárquicas que maneja esta jefatura a nivel superior; como lo son el Directorio, la Dirección Ejecutiva y los diputados. La emisión de informes ante los superiores y que muchas veces son utilizados judicialmente o trasladados por la Dirección Ejecutiva a solicitud de la prensa. Por lo anterior les solicito muy atentamente, solicitar al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional (DEI) realizar un estudio exhaustivo y determinar si el nivel Jerárquico aplicado a esta jefatura es acorde a la responsabilidad y complejidad de mi cargo; dado que a mi manera de ver las cosas, es evidente que hay una desigualdad entre la categorías y nivel del cargo en mi Área, con respecto a otras similares o de menor complejidad en la institución. Por todo lo anteriormente expuesto, siento que para el grado de responsabilidad, complejidad y riesgo manejado en esta Unidad, no se me está remunerando en forma justa y acorde a los requerimientos de mi posición. Adjunto el oficio DRH-2953-2014 del Director del Departamento de Recursos Humanos en donde rechaza mi solicitud; copia de las páginas 67,68,69, 73,74,75 del Manual Descriptivo de Puestos de la Asamblea Legislativa de las dos categorías: Jefe de Área y de la categoría Profesional Jefe 1) y el cuestionario para la clasificación de puestos entregado al Departamento de Recursos Humanos.

Sin otro particular, no me queda más que agradecer su atención a la presente y el traslado de mi solicitud a conocimiento del Directorio Legislativo.

SE ACUERDA: Con el propósito de que emita el criterio correspondiente, trasladar al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, copia de la nota suscrita por el señor



Armando Bottazzi Basti, Jefe de la Unidad de Transportes, mediante el cual solicita que se realice un estudio de sus funciones en relación con la categoría salarial que tiene asignada. -236-

ARTÍCULO 16.- Se conoce oficio AL-DVAD-OFI-0021-2015, con fecha 25 de febrero del 2015, suscrito por el señor Pedro Solano García, Director de la División Administrativa, mediante el cual se refiere a la aplicación e implementación de la Eco directriz.

Sobre el particular plantea lo siguiente:

1. Existe conciencia del personal que labora en los Departamentos

de Servicios Generales, Proveeduría y de esa Dirección de División, respecto de la necesidad de acoger e implementar la Eco directriz, realizando un mayor esfuerzo coordinado entre dependencias involucradas para su aplicación.

No obstante, a partir del presente año entró a regir la Eco directriz, es claro que por efecto de las fechas establecidas para los procesos de planificación y presentación de información de contratación administrativa ante la Proveeduría, no será posible su implementación durante el año 2015, por cuanto, las especificaciones técnicas para las contrataciones del año vigente fueron remitidas desde finales del año anterior, como parte de las acciones orientadas al logro del mejoramiento de la gestión de compra y la ejecución presupuestaria. Razón por la cual, se recomienda que empiece a regir a partir del 2016.

2. En un esfuerzo por lograr que el proceso de implementación se lleve a cabo exitosamente, se realizaron algunas consultas en el Ministerio de Hacienda y otras dependencias para conocer su experiencia. A la fecha las dependencias consultadas, no han logrado implementar la directriz en todos sus extremos, debido según se nos explica, en el mercado nacional los conceptos relacionados con la directriz y otras normas aún no se han consolidado, situación que dificulta contar con proveedores que cumplan estrictamente con la normativa. Ante el escenario descrito hay dos opciones; desistir de la adquisición de los bienes apegados a la norma dejando al descubierto necesidades institucionales, o adquirir los bienes sin las condiciones establecidas.

3. Por lo señalado en el punto anterior, la Asamblea Legislativa no

estaría exenta de las situaciones descritas, por cuanto, se presentarían los mismos problemas o inconvenientes. Por lo tanto la Directriz no debe ir en función de una prohibición sino en términos de recomendación, por cuanto, nos estaríamos obligando a cosas que ni el mismo Poder Ejecutivo ha podido cumplir a cabalidad.

4. En nuestra consideración, la Eco directriz debería ser más amplia

y, abarcar temas relativos al consumo de agua, consumo eléctrico, reciclaje, manejo de desechos sólidos y la concientización de la población institucional.



5. Oportunamente se creó la Unidad de Gestión Ambiental y, próximamente estará adscrita al Departamento de Servicios Generales, inicialmente se pretendió recargarle al personal existente de esa dependencia la atención de las funciones de la referida Unidad; no obstante, la Dirección de Servicios Generales manifestó su disconformidad, por cuanto, el personal responsable debe contar con el conocimiento e idoneidad en la materia. Es importante señalar que en la Eco directriz se debería indicar que la citada Unidad será la responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones, su difusión, la concientización, la definición de controles internos, procedimientos, rendición de cuentas, entre otros aspectos. Claro está, una vez conformada y con posibilidad de iniciar operaciones, otra razón de peso por la cual no se recomienda el rige para el 2015, sino hasta que esa Unidad desarrolle sus labores, que se espera sea para el 2016.

6. Es importante mencionar que en los últimos cuatro años los

Departamentos de Servicios Generales y de Proveeduría, han implementado algunas de las recomendaciones en materia de gestión ambiental, realizando grandes esfuerzos por adquirir por ejemplo, electrodomésticos que garanticen el ahorro energético, se ha solicitado en los carteles la condición de Energy Star; sin embargo, la experiencia ha demostrado que algunos bienes por ejemplo los ventiladores, no se ha logrado que cumplan con esa condición. La administración ha tenido que adquirirlos en virtud de la necesidad y consecuentemente para aprovechar la gestión iniciada; de no haber adoptado la decisión de adquirirse por tiempos de contratación y ejecución, probablemente hubiéramos tenido que postergar el proceso hasta el año siguiente para empezar un nuevo negociado, dejando con ello necesidades sin cubrir.

7. El Departamento de Proveeduría ha tratado en innumerables

oportunidades de invitar a empresas a formar parte del registro institucional de proveedores, cuyos productos en teoría son amigables con el medio ambiente; sin embargo, no se ha logrado mayores resultados por ello la condición de obligatoriedad es difícil de cumplir.

8. Otro problema que enfrentan, es el de estar solicitando

certificaciones de cumplimiento de ciertas normas que, en la mayoría de los casos, por experiencia, las empresas no están en condiciones de suministrarlas por los altos costos, con el agravante de que a veces, ni siquiera hay una norma nacional que se pueda cumplir ni laboratorios que las respalden perjudicando con ello la participación de proveedores.

9. Otra variable que se analizó es el costo de estos bienes por

cuanto algunos casos son considerablemente superiores en precio.

10. La Ley de Contratación Administrativa, establece que el mayor

condicionante para tomar la decisión de adjudicación en cualquier proceso licitatorio es el precio, además del principio de libre participación; por lo tanto, si se establecen condiciones invariables en los carteles donde se limita algún aspecto no



subsanables en las especificaciones técnicas, delimitaría la libre participación, en tal circunstancia, la Institución afrontaría recursos de revocatoria o apelación al acto de adjudicación ante la Contraloría General de la República que interpondrían los diferentes oferentes afectados. Ahora bien, si se contemplaran las empresas que no cumplen con la condición pero si sus bienes son más baratos, legal y administrativamente le correspondería la adjudicación, por cuanto, igualmente el bien satisface la necesidad institucional y consecuentemente el interés público.

La Ley de Contratación Administrativa aún no está alineada al concepto de medio ambiente en una forma estricta y obligatoria.

11. Se recomienda que el Departamento de Desarrollo Estratégico

Institucional realice un primer acercamiento con el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), con el fin de que les suministren los parámetros requeridos para el cumplimiento de la normativa relativa a la adquisición de bienes y demás; de forma tal, que los puedan incorporar en los carteles de contratación, agregándolos como una condición de preferencia y dándoles una mayor puntuación en el esquema de evaluación de las ofertas. De establecerse una reunión con la citada entidad, deberán participar funcionarios de los departamentos de Proveeduría y de Servicios Generales.

Por lo antes expuesto, no hay una negativa para implementación de la Eco directriz; sino que en aras de cumplirla, se informa que se tomarán, de momento, las siguientes acciones para el 2016, sujetas siempre a la dotación de recursos económicos: a) Se incluirán recursos económicos en el presupuesto 2016 para

iniciar con un recambio de luminarias recomendadas en el edificio principal, proyecto que se irá desarrollando por edificios en todos aquellos que conforman el complejo legislativo y en forma anual.

b) En el caso de los equipos de aire acondicionado, se hará un

inventario para determinar aquellos que no cumplen con la normativa, e iniciarían con la sustitución a corto plazo en edificios que son propiedad de la Asamblea Legislativa y que no serán demolidos con el proyecto de la nueva sede legislativa. Se incluirán recursos económicos para el 2016, dando inicio con el edificio principal.

c) En lo relativo a la disminución del consumo institucional de agua potable, a partir del presente año se inicia un proyecto de sustitución de loza sanitaria por una más amigable con el medio ambiente y con un rendimiento mínimo del consumo de agua. De igual forma que los aires acondicionados, se realizará en el corto plazo y en edificios propiedad de la Asamblea Legislativa.

d) En la construcción del nuevo edificio está contemplado en forma integral el concepto ambiental, de tal forma, que todas las recomendaciones indicadas en la Eco directriz han sido consideradas. De hecho una vez finalizada la construcción de la



obra, existe la posibilidad de acreditarnos con la bandera azul, por la contribución al medio ambiente y contemplar la normativa.

De lo anterior se recomienda que el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional valore tomar en consideración los planteamientos aquí descritos, a fin de retroalimentar el tema antes de oficializar la Ecodirectriz. SE ACUERDA: Avalar las acciones tomadas por la Administración, externadas por el señor Pedro Solano García,

mediante oficio AL-DVAD-OFI-0021-2015, en relación con la Ecodirectriz que debe implementar la Asamblea Legislativa a partir de resolución del MINAE 011, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal que ocupe el sector público. En virtud de lo anterior, se instruye al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional para que, en conjunto con los departamentos de Proveeduría y Servicios Generales, realicen un primer acercamiento con el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), con el fin de que suministren todos los parámetros requeridos para el cumplimiento de la normativa relativa a la adquisición de bienes y demás; de forma tal, que se puedan incorporar en los carteles de contratación agregándolos como una condición de preferencia y dándoles una mayor puntuación en el esquema de evaluación de las ofertas. -237-

ARTÍCULO 17.- Se conoce oficio LTS-156-2015, con fecha 24 de febrero del 2015,

suscrito por la diputada Lorelly Trejos Salas, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo mediante artículo 19 de la sesión ordinaria No. 039-2015, celebrada el 18 de diciembre del 2014.

Sobre el particular, solicita ampliar dicho acuerdo, en el sentido de autorizar otro refrigerio para 15 personas, el cual será ofrecido a niños y adolescentes que integran el grupo de baile folclórico que amenizará el almuerzo para los invitados internacionales, el próximo 24 de marzo del año en curso, en uno de los salones del Museo Nacional.

En ese mismo sentido se conoce oficio LTS-190a-2015, con fecha 26 de febrero del 2015, suscrito por la diputada Lorelly Trejos Salas, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 19 de la sesión ordinaria N° 039-2015, celebrada el 18 de diciembre de 2014. Sobre el particular solicita ampliar dicho acuerdo, en el siguiente sentido: 1. Que el refrigerio (coffee break) autorizado, cubra hasta un máximo

de 100 personas.



2. Que el almuerzo protocolario inicialmente aprobado para 30 invitados internacionales, se extienda hasta un máximo de 40 personas.

Los puntos anteriores, los justifica en virtud del enorme interés que ha despertado la actividad dentro de los diputados, exdiputados y en los representantes de instituciones públicas y privadas que han confirmado su asistencia a la actividad principal.

3. Se disponga la contratación, específicamente para el día martes

24 de marzo del año en curso, de un microbús o autobús con capacidad para 35 personas, con el objeto de facilitar la logística de transporte de la delegación internacional. De igual forma, en aras de no afectar, ese mismo día, el servicio habitual que brinda la Unidad de Transportes de la institución, solicita que se asignen dos vehículos para trasladar a los miembros de la mesa directiva de la Red Hemisférica de Parlamentarios y Exparlamentarios por la Primera Infancia.

SE ACUERDA: Con base en las solicitudes planteadas por la diputada Lorelly Trejos Salas, mediante oficios LTS-156-2015 y LTS-190a-2015, modificar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el 19 de la sesión No. 039-2014, para que se lea de la siguiente manera:

“SE ACUERDA: En el marco de la integración de la Red Nacional de Parlamentarios y Exparlamentarios de la Primera Infancia que se llevará a cabo en nuestro país el 24 de marzo del 2015, autorizar lo siguiente:

Traslados internos (cuatro vehículos y dos

microbuses de la Institución).

Almuerzo protocolario para 40 invitados

Un refrigerio (coffee break) 100 personas.

Un refrigerio para 15 niños y adolescentes que integran el grupo de baile folclórico que amenizará el almuerzo para los invitados internacionales.

Uso salón de Expresidentes de la República Apoyo logístico del Departamento de Relaciones

Públicas, Prensa y Protocolo. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. 223-

ARTÍCULO 18.- Se conoce oficio CQS-0092-2015, con fecha 17 de febrero del 2015, suscrito por la diputada Carmen Quesada Santamaría, mediante el cual indica que en los últimos años, los trabajadores, particularmente las mujeres trabajadoras de esta institución, han sido objeto del acoso sexual laboral, anteriormente lo aceptaban como algo inevitable pero actualmente lo combaten, tiene en su conocimiento varios casos.

La Asamblea Legislativa debe adoptar otras medidas para poner fin a esa situación y trabajar con los funcionarios para erradicarlo de la institución.



El acoso sexual constituye una violación de los derechos humanos y sindicales y de la dignidad humana. No deben escatimarse esfuerzos para eliminarlo. El clima organizacional es indispensable para que la administración consolide la Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género (UTIEG), de esta Institución con apoyo económico y de personal para que le dé el verdadero tratamiento a esa problemática. En relación con los diferentes acontecimientos acaecidos en este Congreso ha estado analizando cada uno de los reglamentos que posee la Asamblea Legislativa para atender los casos de acoso sexual y laboral. Su sorpresa ha sido muy grande cuando comprobó que a ninguno de ellos se les ha incorporado la perspectiva de género y cree de suma importancia, que esos protocolos sean analizados desde esta perspectiva. Debido a que sus actuaciones institucionales deben estar acordes con todos los instrumentos internacionales que ha ratificado el país en protección de los derechos humanos de las mujeres y en cumplimiento de los compromisos adquiridos, solicita girar la directriz para que todos los reglamentos de esta Asamblea Legislativa, sean analizados desde una perspectiva de género y se proceda a aprobar las modificaciones requeridas para cumplir con nuestro ordenamiento jurídico. De igual forma solicita que quede instituido que en todos estos protocolos se cuente en forma obligatoria con la asesoría en materia de género de la UTIEG. Asimismo, como Presidenta de la Comisión Especial de la Mujer, está a las órdenes para servir como puente en las investigaciones y apoyo, en este tipo de situaciones. SE ACUERDA: Remitir a la Unidad Técnica Institucional de Equidad y Género (UTIEG), copia del oficio CQS-0092-2015, suscrito por la diputada Carmen Quesada Santamaría, mediante el cual solicita que todos los reglamentos de la institución sean analizados desde una perspectiva de género. Lo anterior a fin de que se fortalezca la normativa institucional en esa materia. -238-

ARTÍCULO 19.- Se conoce oficio JFCL-FFA-048-2015, con fecha 2 de marzo del

2015, suscrito por el diputado José Francisco Camacho Leiva, mediante el cual indica que con motivo del convenio de hermanamiento y colaboración entre la Asamblea Legislativa de Costa Rica y el Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Oaxaca, en el marco del bicentenario de la llegada del padre Florencio del Castillo a Oaxaca, México, y como atención de parte de la Presidencia Legislativa y ese despacho para la delegación mexicana, es que solicita servicio de transporte (microbús) para el traslado hotel-Asamblea para dicha delegación y viceversa para el día de la actividad programada (lunes 23 de marzo a las 10 am.).

Además solicita autorización por parte del Directorio Legislativo para agasajarlos de manera especial, brindándoles un almuerzo a las 12



m.d. para aproximadamente 20 personas y hacer uso de la Sala de Próceres del Castillo Azul, para servirlo. SE ACUERDA: Autorizar el uso del Salón de Próceres con el fin de brindar un almuerzo para 20 personas, con motivo del convenio de hermanamiento y colaboración entre la Asamblea Legislativa de Costa Rica y el Congreso del Estado Libre y Soberano de Oaxaca, el lunes 23 de marzo a las 12 m.d. Asimismo se acuerda autorizar el uso de una microbús para el traslado hotel-asamblea-hotel para dicha delegación a las 10 a.m. esa misma fecha. Se encarga al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo para que brinde todo el apoyo logístico en dicha actividad. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -224-

ARTÍCULO 20.- SE ACUERDA: Destacar temporalmente en la Dirección Ejecutiva

al señor Jorge Castro Estevanovich, cédula Nº 6-202-159, puesto Nº 112272 de Profesional 2B, ubicado presupuestariamente en el Departamento Financiero. Rige a partir del 1 de marzo del 2015. Lo anterior en el entendido de que el señor Castro Estevanovich conservará los derechos inherentes a su puesto en propiedad. -239-

ARTÍCULO 21.- Se conoce oficio AL-AUIN-DSP-0001-2015, con fecha 28 de febrero

del 2015, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual indica que artículo 22 de la Ley general de control interno, relativo a las competencias de la Auditoría Interna, en el inciso d) establece a esta unidad asesora la competencia de “Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende sobre asuntos que sean de su conocimiento; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.”

De conformidad con esa disposición, la Auditoría Interna remite a la Primera Secretaría el presente Documento de servicios preventivos, en modalidad de asesoría, agradeciéndole su colaboración con el propósito de que se someta a conocimiento del Directorio Legislativo, a efecto de que disponga lo que estime pertinente. El trabajo se origina con motivo de la recepción en este órgano auditor de una copia del oficio del Departamento de Recursos Humanos AL-DRHU-OFI-0043-2015 del 20 enero 2015, dirigido a la Dirección Ejecutiva, por medio del cual se refiere al oficio Direc.1254-12-2014 del 18 de diciembre del 2014, que comunica el artículo 11 de la sesión 038-2014 del Directorio Legislativo del 10 de ese mes, relativo a un nombramiento en la Dirección de la División Legislativa; así como a la nota DG-635-2014 del 1º de octubre del 2014, del Director General de Servicio Civil, dirigida a la Segunda Secretaría. En virtud de lo planteado por Recursos Humanos y el contenido de la nota del Servicio Civil, la Auditoría determinó conveniente realizar el presente servicio preventivo, en condición de asesoría, fundamentado en la normativa citada, concretamente en lo que respecta al deber de asesorar al jerarca. Este tipo de servicio está contemplado en el plan de trabajo de la Auditoría para el año 2015



El trabajo fue realizado por el Lic. Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, y tiene como objetivo colaborar con el Directorio Legislativo, brindándole un servicio de asesoría, sobre la conveniencia de considerar la posibilidad de asegurar el sustento legal de lo dispuesto en el artículo de la sesión indicada. El alcance del servicio se circunscribe a la revisión del artículo 11 de la sesión 038-2014, el oficio AL-DRHU-OFI-0043-2015, la nota DG-635-2014 y disposiciones de la Ley de personal de la Asamblea citadas en esas dos misivas. El trabajo se realizó de acuerdo con las citadas normas para el ejercicio de la Auditoría Interna y las Normas generales de auditoría para el Sector Público, en lo pertinente. A continuación se expone sobre el particular.

1. Aspectos del oficio AL-DRHU-OFI-0043-2015 de Recursos Humanos Entre otras cosas, en dicho oficio Recursos Humanos indica que sobre el tema de la promoción, la Ley de Personal de la Asamblea señala en el artículo 13 que “Se considera promoción, el paso de un servidor regular a un puesto de grado superior, en cualquier línea de actividad.” y que el artículo 14 establece que “Las promociones se efectuarán mediante concurso interno de oposición de los servidores regulares, siempre que llenen los requisitos mínimos establecidos en el Manual./...”; expresando que por ello el tema no es omiso en la Ley de Personal y que ésta define el proceso que se debe aplicar en los casos de promoción. Además, señala el citado Departamento que en el oficio DG-635-2014 del 1 de octubre del 2014, el Director General de Servicio Civil “… hace referencia a dos artículos de la Ley de Personal, el 8 y 13, sin embargo no se refiere al 14 donde puntualiza el tema que nos ocupa, la promoción.” y que “Por otro lado continúa refiriendo la situación al Estatuto de Servicio Civil y su reglamento como norma supletoria, no obstante en ese tema nuestra legislación específica no es omisa. Así las cosas, no consideramos procedente lo indicado por aquella instancia en su asesoría.” Por otra parte, la referida unidad hace alusión a que el artículo 56 de la indicada Ley de Personal, señala el proceder en aquellos casos en que la legislación es omisa, disponiendo que “Los casos no previstos en esta ley o en el Reglamento Interior de Trabajo, se resolverán de acuerdo con el Estatuto de Servicio Civil, sus reglamentos o leyes supletorias o conexas, o de acuerdo con el Código de Trabajo y la Ley de Seguro Social.” Finalmente, Recursos Humanos menciona una supuesta improcedencia de lo dispuesto en el referido artículo 11 de la sesión 038-2014, por un aparente no apego a la Ley de Personal, y propone a la Dirección Ejecutiva y al Directorio Legislativo, consultar a la Asesoría Legal de la Asamblea y, en caso de mantenerse la discrepancia sobre la aplicación de la figura de ascenso directo, se consulte a la Procuraduría General de la Republica, para sustentar en forma debida las acciones del Directorio Legislativo y de la Administración.

2. Oficio DG-635-2014 del 1º de octubre de 2014 del Director General de Servicio Civil Mediante el citado oficio, dirigido al Segundo Secretario del órgano colegiado, el Director General de Servicio Civil expresa referirse a la consulta de “…Es posible el ascenso en propiedad de un funcionario de la Asamblea Legislativa, que ostenta su puesto en propiedad, al puesto inmediato superior que se encuentra vacante, por aplicación supletoria del artículo 33 del Estatuto de Servicio Civil y 20 de su Reglamento…?”



Indica la citada Dirección, entre otros elementos, lo siguiente: a) El tema objeto de consulta debe abordarse conforme a lo regulado en los ordinales 8 y 13 de la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, N° 4556 del 29 de abril de 1970 y sus diversas reformas, que en lo pertinente señalan lo siguiente:

“…Artículo 8°.-Corresponderá a la Dirección General1, el reclutamiento y selección de personal de la Asamblea Legislativa, con base en los procedimientos estatutarios y reglamentarios del Régimen de Servicio Civil”/. “Artículo 13.- Se considera promoción, el paso de un servidor regular a un puesto de grado superior, en cualquier línea de actividad…” “1 Entendida como la Dirección General de Servicio Civil, de conformidad con lo estipulado en el numeral 3 inciso c) de la citada Ley N° 4556.”

b) Que sobre el mismo tema el artículo 33 del Estatuto de Servicio Civil y el 20 de su Reglamento, establecen los supuestos y las reglas que deben aplicarse para las promociones de funcionarios cubiertos por el Régimen de Méritos y se indica que estas normas señalan lo siguiente:

“…Artículo 33.-Las promociones de un grado al inmediato superior las podrán hacer los Jefes tomando en cuenta en primer término las calificaciones periódicas de sus empleados; en segundo, la antigüedad y cualesquiera otros factores, siempre que a juicio de la Dirección General de Servicio Civil, los candidatos a la promoción llenen los requisitos de la clase a que van a ser promovidos…” “…Artículo 20.- Los ascensos de una clase a la inmediata superior en la misma u otra serie, los podrán hacer los jefes, según las vías de carrera administrativa que al efecto dicte la Dirección General, tomando en cuenta, en primer término, la eficiencia de sus empleados, evidenciada por las calificaciones periódicas de sus servicios, y en segundo, la antigüedad y cualesquiera otros factores, siempre que, a juicio de la Dirección General, los candidatos a la promoción llenen los requisitos de la clase a que van a ser ascendidos, así como las demás condiciones previstas en el artículo 9° de este Reglamento…”

c) Detalla esa Dirección, cuáles son las condiciones a que se hace referencia, cuando el numeral 20 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, menciona el cumplimiento de las demás condiciones previstas en el artículo 9° de ese cuerpo reglamentario. d) Finalmente, se manifiesta que “Los textos normativos supra transcritos, resultan indicativos de las regulaciones que prevalecen en el tema de las promociones de aquellos servidores amparados al Régimen Estatutario, de manera tal que para no interferir en las competencias propias de ese Poder de la República en materia de nombramientos vía promoción o ascenso, le indicamos al señor Diputado, que si el caso sometido al escrutinio de esta Dirección General se encuentra dentro de las condiciones y supuestos normativos expuestos supra, deberá esa institución proceder de conformidad según sus competenicas (sic) exclusivas.” Según lo consignado, en la nota del Director de Servicio Civil no se evidencia que se haya considerado el artículo 14 de la Ley de Personal de la Asamblea y tampoco se hace alusión a éste, el cual versa sobre las promociones mediante concurso interno, asunto al que se refiere la Dirección del Departamento de Recursos Humanos en el oficio indicado



en el punto 1 del presente Documento. Además, tampoco se hace referencia al artículo 56 de dicha Ley, relacionado con que los casos no previstos en esta Ley o en el Reglamento Interior de Trabajo, se resolverán de acuerdo con el Estatuto de Servicio Civil, sus reglamentos o leyes supletorias o conexas, o de acuerdo con el Código de Trabajo y la Ley de Seguro Social. Por otra parte, se tiene que el artículo 13 de esa Ley de Personal conceptualiza la promoción de manera similar a como lo hace el Estatuto en su numeral 32; el primero señala que “Se considera promoción, el paso de un servidor regular a un puesto de grado superior, en cualquier línea de actividad.”, en tanto que el segundo expresa que “Se considerará promoción solamente el ascenso a un puesto de grado superior, de conformidad con el ‘Manual Descriptivo de Empleos’.”

Dado lo anterior, se estima que sería conveniente considerar que la Dirección de Servicio Civil, complementara el criterio esbozado, considerando dentro en su análisis los citados artículos 14 y 56 de la Ley de la Asamblea.

3. Resolución del Directorio Legislativo del artículo 11 de la sesión Nº 038-2014 En el artículo 11 de la sesión Nº 038-2014 del 10 de diciembre 2014, el órgano colegiado avala una resolución que, entre otros aspectos, señala lo consignado a continuación.

a) En el punto 6:

“Que el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa atribuye al Directorio de la Asamblea la potestad para cuidar del orden interior, económico y administrativo de la Asamblea Legislativa así como nombrar a los funcionarios y empleados que se necesiten para el buen funcionamiento de la Asamblea. Por su parte, los artículo 10 y siguientes de la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, regulan el nombramiento de personal en plazas vacantes, indicando el numeral 14 que las promociones deben efectuarse por concurso interno de oposición de los servidores regulares, pero el artículo 33 del Estatuto de Servicio Civil establece una alternativa al concurso por medio de lo que denomina un ascenso en propiedad. Según este artículo: ‘Las promociones de un grado al inmediato superior las podrán hacer los Jefes tomando en cuenta en primer término las calificaciones periódicas de sus empleados; en segundo la antigüedad y cualesquiera otros factores, siempre que a juicio de la Dirección General de Servicio Civil, los candidatos a la promoción llenen los requisitos de la clase a que van a ser promovidos.” (El resaltado es del original).

Se hace referencia a que el artículo 56 de la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa indica: “Los casos no previstos en esta ley o en el Reglamento Interior de Trabajo, se resolverán de acuerdo con el Estatuto de Servicio Civil, sus reglamentos o leyes supletorias o conexas, o de acuerdo con el Código de Trabajo y la Ley de Seguro Social.” Además, se indica “Que de acuerdo con lo anterior, y dado que la normativa laboral interna de la Asamblea Legislativa es omisa respecto a este asunto, el Directorio Legislativo considera igual que lo hace la Dirección General de Servicio Civil, que debe aplicarse de manera supletoria dicho artículo.”

b) Se expresa que:



“… mediante oficio DG-635-2014 de la Dirección General de Servicio Civil, esa instancia técnica especializada, actuando como órgano asesor del Directorio de la Asamblea Legislativa (así establecido en el artículo 23 de la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, interpretado mediante dictamen C-048-96 de 25 de marzo de 1996 de la Procuraduría General de la República), ante la consulta de si era posible aplicar supletoriamente el artículo 33 del Estatuto de Servicio Civil y el 20 de su Reglamento a los funcionarios de la Asamblea Legislativa, dijo: ‘.../e indicamos al señor Diputado, que si el caso sometido al escrutinio de esta Dirección General se encuentra dentro de las condiciones y supuestos normativos expuestos supra, deberá esa institución proceder de conformidad según sus competencias exclusivas.’, todo lo cual, agrega este Directorio, es armónico con el principio de carrera administrativa que cobija a todos los servidores públicos y que entre otras cosas implica la posibilidad de la excepción a los procedimientos de concurso.”

Finalmente, el Directorio acuerda, entre otras cosas, un ascenso en propiedad, en aplicación de los artículos 192 de la Constitución Política, 56 de la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, 33 del Estatuto de Servicio Civil y 20 de su Reglamento. En lo señalado se observa que, entre otros aspectos, la decisión del Directorio está sustentada en los artículos 33 y 20 del Estatuto y Reglamento mencionados, a los que se hace referencia en el criterio emitido por el Director General del Servicio Civil, así como en ese criterio; sin embargo, como antes se indicó, dicho criterio no evidencia que haya considerado el artículo 14 de la Ley de Personal de la Asamblea, ni el 56 de ésta. Asimismo, se expresa que la normativa laboral interna de la Asamblea Legislativa es omisa sobre el asunto, y que el Directorio Legislativo considera, al igual que la Dirección General de Servicio Civil, que debe aplicarse de manera supletoria el artículo 56 de la Ley de Personal de la Asamblea; no obstante, el criterio mencionado no considera los numerales 14 y 56 de ese cuerpo legal. De acuerdo con ello, se estima que sería conveniente realizar un aseguramiento sobre el sustento legal invocado.

4. Decisión del Directorio sobre el oficio AL-DRHU-OFI-0043-2015 de Recursos Humanos En el citado oficio de Recursos Humanos se expresa, entre otros aspectos: a) que el criterio del Director de Servicio Civil no considera el artículo14 de la Ley de la Asamblea que puntualiza el tema de la promoción y, b) que esa Dirección refiere la situación al Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento como norma supletoria, no obstante que sobre el tema la legislación de la Asamblea no es omisa. Ese oficio fue conocido por el Directorio en el artículo 4 de la sesión Nº 041-2015 del 27 de enero 2015, acordando considerar que el acuerdo tomado en el artículo 11 de la sesión Nº 038-2014, contiene los elementos formales y legales necesarios para su tramitación y que por tanto no es preciso realizar más consultas. De lo expuesto en el presente Documento, se concluye que la Dirección del Servicio Civil en el oficio DG-635-2014 se refiere a los artículos 8 y 13 de la Ley de Personal de la Asamblea, este último relativo a las promociones, así como al 33 del Estatuto de Servicio Civil, relacionado con las promociones de un grado al inmediato superior, y el 20 del Reglamento de este, relativo a los ascensos de una clase a la inmediata superior; pero no se evidencia que se haya contemplado en su análisis el artículo 14 de la referida Ley, también relativo a las promociones; lo cual es señalado por el Departamento de Recursos Humanos; ni el 56 de ésta. Además, ese Departamento manifiesta que el tema de la promoción no es omiso en la Ley de Personal del Parlamento y que ésta define el proceso que se debe aplicar al respecto. Asimismo, el artículo 13 de dicha Ley y el 32 del Estatuto señalado, conceptualizan la promoción de manera similar. Los referidos artículos 20 y 33,



así como el 56 de la Ley de Personal y el criterio emitido por la Dirección indicada, fundamentan la decisión tomada en el artículo 11 de la sesión Nº 038-2014. No obstante que el Directorio Legislativo en el artículo 4 de la sesión Nº 041-2015, consideró que el acuerdo tomado en el artículo 11 de la sesión Nº 038-2014 contiene elementos formales y legales necesarios para su tramitación y que no es preciso realizar más consultas, con el propósito de coadyuvar con ese órgano colegiado en el fortalecimiento del control interno y la administración de eventuales riesgos relativos, la Auditoría brinda un servicio preventivo en condición de asesoría, orientado a que se valore la conveniencia de fortalecer el aseguramiento del sustento legal de la decisión adoptada en el artículo 11 de la sesión Nº 038-2014, pudiéndose considerar, entre otras opciones que se estime razonables, la posibilidad de solicitar a la Dirección de Servicio Civil complementar el análisis relativo al criterio contenido en la nota DG-635-2014, considerando las disposiciones contenidas en los artículos 14 y 56 de la Ley de Personal de la Asamblea, así como lo expresado por el Departamento de Recursos Humanos respecto de que el tema de la promoción no es omiso en dicha Ley y que ésta define el proceso que se debe aplicar en los casos de promoción; plantear la consulta a la Asesoría Legal del Parlamento, o bien, a la Procuraduría General de la República. Para efectos del seguimiento de los resultantes de su gestión, la Auditoría apreciará se le comunique el artículo de la sesión en que el Directorio conozca el presente Documento de Servicios Preventivos.

SE ACUERDA: Trasladar al señor Hernán Rojas Angulo, Director

General de Servicio Civil, copia del oficio AL-AUIN-DSP-0001-2015, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 11 de la sesión 038-2014.

Lo anterior con el propósito de que, atendiendo la solicitud del

señor Auditor, amplíe el criterio vertido mediante oficio DG-635-2014, emitido el 1 de octubre del 2014 e indique si en el análisis del caso tratado se tomaron en consideración los artículos 14 y 56 de la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa. -219-

ARTÍCULO 22.- SE ACUERDA: Prorrogar el nombramiento de la señora Marcela

Villalobos Ramírez, cédula No.1-986-68, como Asesora Fracción Política 1-R, a partir del 28 de febrero y hasta el 30 de abril del 2015. La señora Villalobos Ramírez está destacada en la Presidencia de la Asamblea Legislativa. ACUERDO FIRME, IRREVOCABLE Y DEFINITIVAMENTE APROBADO. -240-

ARTÍCULO 23.- SE ACUERDA: Con el propósito de complementar el trámite del programa de movilidad laboral voluntaria al que se acogieron varias funcionarias del Departamento de Comisiones Legislativas y a fin de ir definiendo las responsabilidades que en adelante se deberán asumir, instruir a la señora Sonia Cruz Jaén, Directora a.i. para que implemente las recomendaciones que definió en su momento, el Departamento de Desarrollo Estratégico mediante oficio D.E.I. 081-03-2012.

De dicho estudio se establece improcedencia de crear más jefaturas de área y por el contrario, se expone la necesidad de



que dicho departamento tienda a trabajar por equipos de trabajo y bajo esta metodología. -241-

ARTÍCULO 24.- Se conoce oficio PSC-LVC-70, con fecha 26 de febrero del 2015,

suscrito por el diputado Luis Alberto Vásquez Castro, Primer Secretario, mediante el cual solicita incluir en el próximo orden del día del Directorio Legislativo el oficio AL-AUIN-OFI-0016-2015, de la Auditoría Interna.

En ese mismo sentido se conoce oficio AL-AUIN-OFI-0016-2015, con fecha 25 de febrero del 2015, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual remitir a la Primera Secretaría, el informe de la evaluación de gestión correspondiente al Plan Anual Operativo del año 2014 (PAO 2014) de la Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa, agradeciendo su colaboración con el propósito de que se someta a conocimiento del Directorio Legislativo.

Esta unidad elabora cada año el Plan anual operativo, en el cual se indica la misión, visión, objetivo general, valores, análisis FODAL de la Auditoría y los requerimientos para su ejecución, así como una matriz contentiva de los objetivos específicos de esta unidad asesora vinculados con los estratégicos institucionales, las metas propuestas, los indicadores de gestión y de manera general las actividades que se realizarán para su concreción, todo ello clasificado conforme cada proceso de la Auditoría1. Aunado a ello, esta unidad debe elaborar anualmente, por requerimiento legal y de normativa técnica de auditoría, un Plan anual de trabajo, en el cual se detallan los estudios y actividades que se realizarán en los diferentes procesos de la Auditoría, de tal manera que los aspectos presentados en el PAO en forma general, son desagregados y especificados en estudios y actividades concretos en el Plan de trabajo. De esa manera la ejecución de ambos instrumentos está mutuamente articulada. En virtud de lo anterior, en el referido informe se presenta una sección denominada Aporte de la gestión de la Auditoría Interna, donde se hace referencia a los estudios y actividades realizadas durante el período en los citados procesos; en otro aparte se expone el análisis del cumplimiento de las metas propuestas en el Plan operativo 2014, acompañado de un cuadro que resume en forma cuantitativa el nivel de cumplimiento de éstas, en términos porcentuales, de acuerdo al formulario institucional de evaluación de gestión. Además, se presenta la matriz de evaluación del plan operativo que contiene información pormenorizada sobre la gestión realizada a nivel del PAO y dos anexos que detallan los informes y documentos de servicios preventivos tramitados en el período. El proceso evaluativo de la gestión de la Auditoría Interna vinculado al PAO y la elaboración del presente informe con los resultados, estuvo a cargo de la Licenciada Anneth Ramirez Ulate, Jefa del Área de Auditoría Especial, con la supervisión del suscrito. La Auditoría está a disposición de la Primera Secretaría y del Directorio Legislativo, para ampliar o aclarar cualquier aspecto del informe que eventualmente se considere necesario y agradecerá se le comunique el artículo de la sesión en que sea conocido por el cuerpo directivo, para efectos del proceso de seguimiento que realiza sobre sus productos.

1 Los procesos de la Auditoría son: servicios de auditoría, servicios preventivos, seguimiento de recomendaciones,

desarrollo de la actividad de la auditoría y gestión gerencial.



Informe de Gestión del Plan Anual Operativo 2014

Del 1º de enero al 31 de diciembre de 2014

En consideración de la participación de la Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa, en el proceso de planificación institucional, así como el cumplimiento de la normativa que regula la rendición de cuentas por el uso de los recursos asignados, el cumplimiento de los objetivos y los resultados obtenidos en su gestión, la Auditoría emite el presente informe que comprende la evaluación de la gestión realizada partiendo del Plan Anual Operativo (PAO) para el año 2014, el cual consigna entre otra información, la misión, visión, objetivos, productos y servicios; indicadores de gestión y resultados, así como las metas de esta unidad asesora, integrados conforme los cinco procesos de la Auditoría (servicios de auditoría, servicios preventivos, seguimiento de recomendaciones, actividades de desarrollo y gestión gerencial); además, contiene la identificación de las fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas y limitaciones (FODAL), con las eventuales acciones correctivas. Adicional a la elaboración del plan anual operativo, la normativa legal y técnica de auditoría establece a este órgano fiscalizador la obligación de formular un plan anual de trabajo (PAT), que comprende de manera detallada los estudios y actividades a realizar durante un año en cada uno de los citados procesos de la Auditoría. Para cada estudio y actividad programados se detalla en el PAT sus objetivos, duración estimada, origen, personal asignado y prioridad, entre otros aspectos; este se prepara un año después del plan operativo, sin embargo ambos cubren el mismo período. En virtud de lo anterior, los servicios de fiscalización, estudios y actividades que de manera específica se programó realizar durante el año 2014, se consignaron en el plan anual de trabajo de la Auditoría y sus modificaciones para ese período, que se elaboró derivado del plan operativo de ese mismo año; su ejecución es la que permite el logro de los objetivos y metas consignados en el PAO. Estos dos instrumentos de planificación permiten a la Auditoría Interna formular sus objetivos, actividades y proyectos, así como establecer las prioridades para su ejecución, control y evaluación, por cuanto lo que se proyecta de manera conceptual y general en el Plan Anual Operativo, se detalla en forma pormenorizada posteriormente en el Plan Anual de Trabajo, dándose un hilo conductor entre esas dos herramientas, lográndose con ello el aprovechamiento de los recursos disponibles, aplicar criterios de importancia relativa en áreas sustantivas según recursos económicos y de capital humano asignados y el juicio profesional, asimismo, considerar eventuales riesgos y aspectos de control interno, lo cual permite orientar la labor anual. La articulación de esos instrumentos se logra mediante los citados cinco procesos de la Auditoría. Ambas programaciones se sometieron en su oportunidad a conocimiento del Directorio Legislativo y de la Contraloría General de la República.

Los dos planes son flexibles, con el fin de posibilitar su modificación de acuerdo a la atención de nuevos requerimientos de fiscalización que se presentan según las circunstancias y los ajustes necesarios como resultado de su ejecución, así como de la retroalimentación obtenida producto de la evaluación de su cumplimiento; en virtud de ello, se procedió a realizar la revisión en primera instancia del PAO-2014 y posteriormente del PAT-2014, de acuerdo a los cambios que se han dado en el entorno, determinándose la necesidad de realizar ajustes en esas herramientas de planificación. Así las cosas, el PAO ajustado del 2014 se presento al Directorio Legislativo mediante oficio A.I.017-2014 del 11 de marzo de 2014 y el plan de trabajo modificado fue presentado a ese órgano mediante oficio A.I. 164 - 2014 del 17 de diciembre de 2014, documentos que ese órgano colegiado conoció en su oportunidad. Sobre esas herramientas de planificación se procedió a realizar el presente informe de ejecución de la actividad de la auditoría interna.



La evaluación del cumplimiento y nivel de logro de las metas consignadas en el PAO-2014, se efectuó con base en la evaluación de la ejecución de los estudios y actividades detallados en el citado plan anual de trabajo de ese año y sus respectivas modificaciones, lo que provee la información que permite incorporar los datos requeridos en la matriz de la evaluación de gestión, suministrada por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, que se presenta en el anexo Nº1 del presente informe, específicamente en las hojas denominadas tablero de control y análisis de resultados; lográndose cumplir con el propósito de rendir cuentas de lo planteado en el plan operativo y obteniéndose los resultados de la evaluación realizada que se exponen seguidamente.

1. Aporte de la gestión de la Auditoría Interna

Los aspectos institucionales de naturaleza contable, financiera, administrativa, operativa, de tecnologías de información y de otra naturaleza que se estimó conveniente, se evaluaron mediante los diferentes tipos de auditoría, sometiéndose los resultados, recomendaciones, sugerencias y advertencias, a las instancias superiores, a efecto de que se adoptaran las acciones correspondientes, coadyuvando con la Administración en el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, así como el fortalecimiento y mejora del control interno, la administración del riesgo y el proceso de dirección. Como resultado de los procesos de servicios de auditoría, servicios preventivos y el seguimiento de recomendaciones, la Auditoría emitió veintiún (21) informes conteniendo treinta y ocho (38) recomendaciones, de las cuales treinta y una fueron acogidas por la Administración y en las siete restantes el Directorio Legislativo manifestó que ya había tomado acciones sobre el tema, por lo que no fueron acogidas, sobre el particular esta Auditoria esta analizando la situación, para proceder conforme con lo que se determine que al respecto corresponda. Mediante la atención de denuncias, se realizó un estudio dirigido a determinar la admisibilidad para su estudio de una denuncia que remitió la Contraloría General de la Republica a la Auditoría Interna para su atención, cuyo resultado se comunicó al Directorio Legislativo y al órgano contralor, mediante el respectivo Documento de admisibilidad. En ese caso se determinó admitirla para estudio, por ende fue acogida, y su ejecución se considero en las modificaciones realizadas al PAT-2014, con el propósito de iniciar su ejecución en el último cuatrimestre de 2014 y primero del 2015. Asimismo, se emitió un informe de relación de hechos, originado en la atención de una denuncia recibida en esta unidad asesora, sobre la participación de una persona de la Asamblea en una aparente actividad proselitista recibiendo el beneficio de prohibición para el ejercicio liberal de la profesión. Se recomendó la apertura de un procedimiento administrativo Además, se tramitó a diferentes instancias institucionales cinco (5) Documentos de Servicios Preventivos, cuatro de ellos en carácter de asesoría y uno en la modalidad de advertencia; en esos documentos se formularon siete (7) sugerencias y una advertencia, las cuales fueron acogidas en su totalidad. Se tiene entonces que se emitió un total de 28 productos relativos a servicios de auditoría y preventivos, conteniendo un total 47 recomendaciones, sugerencias y advertencias, de las cuales el Directorio Legislativo acogió 40 de ellas. Mediante los productos señalados, se contribuyó con la dirección superior en su responsabilidad de alcanzar objetivos estratégicos institucionales y mejorar la efectividad de los procesos de dirección, gestión de riesgos y de control, así como en el cumplimiento de la normativa legal y técnica, coadyuvando a garantizar en forma razonable la actuación



del jerarca y del resto de la administración en la ejecución de las actividades evaluadas en el período 2014, lo cual ha permitido agregar valor para contribuir en la mejora del manejo, control y uso de los recursos institucionales disponibles, la eficiencia en las operaciones y la efectividad de las actividades auditadas. Asimismo, la Auditoría rindió cuentas sobre su gestión y realizó una autoevaluación de la calidad de esta, determinando acciones de mejora para su fortalecimiento. En los anexos 2 y 3 se presenta un detalle de los informes y documentos tramitados y la temática que comprendieron los diferentes servicios de auditoría, sobre lo cual se expone a continuación de manera general.

1.1 Servicios de auditoría

Mediante la emisión de veintitrés (23) productos la Auditoría Interna contribuyó con la dirección superior en su responsabilidad de alcanzar objetivos institucionales y mejorar la efectividad de los procesos de dirección, gestión de riesgos y del control, asimismo, se coadyuvo con la Administración Activa, a garantizar de forma razonable la actuación del jerarca y del resto de la administración. Además contribuyó con estudios que comprendieron, entre otros, temas relativos al análisis comparativo y de la composición de los presupuestos ordinario, modificado y ejecutado de la Asamblea Legislativa de los periodos 2013, 2014 y 2015, así como los años comprendidos del 2011 al 2015; el reglamento de teletrabajo; seguimiento del proceso de implementación de las normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información en la Asamblea, un procedimiento para complementar la reglamentación que regirá la modalidad de teletrabajo, una solicitud formulada por el Directorio Legislativo sobre un informe presentado por la Dirección del Departamento de Servicios de Salud. Asimismo, se trabajo en el consumo de tiempo extraordinario en la Asamblea Legislativa, en lo relativo al comportamiento y tendencia presupuestaria y del consumo en colones y horas de ese rubro; el posible reconocimiento del incentivo de prohibición del ejercicio de la profesión a tres funcionarios de la Asamblea y su relación con la participación en una supuesta actividad proselitista y los saldos de vacaciones por disfrutar de directores Ejecutivo, de División y Departamento. En los diferentes informes emitidos referentes a los trámites de autorización de libros, se determinaron oportunidades de mejora, tanto por parte de la Auditoría como de la Administración, al adoptar las decisiones y efectuar las acciones que ameritan la atención a las recomendaciones y sugerencias planteadas por esta unidad asesora sobre ese tópico. Se efectuó una comunicación efectiva con la Administración respecto a los logros alcanzados por la Auditoria en relación con las metas y objetivos previstos en Plan Anual Operativo institucional correspondiente período del 2013, asimismo, se presentó al Directorio Legislativo el informe del resultado de la ejecución del Plan de Trabajo para revisar el funcionamiento del Sistema de Gestión de Auditoría al 19 de febrero de 2014, con el afán de fortalecer de esa manera los procesos de trabajo y de rendición de cuentas de la Auditoría Interna.

1.2 Servicios preventivos de asesoría y advertencia La Auditoría realizó diferentes acciones relacionadas con la actividad asesora y de advertencia, proceso en el cual este ente tramitó cinco documentos que se detallan en el Anexo Nº 3 de este informe, ello permitió brindar criterios, observaciones y sugerencias a la Administración, orientados a contribuir en el cumplimiento de la normativa técnica y legal, así como en el fortalecimiento del sistema de control interno, la administración del



riesgo y aspectos de dirección en temáticas relativas a la procedencia de reconocer tiempo extraordinario a las jefaturas de área o unidad y la modificación al Manual de puestos administrativos de la institución; asesoría a los diputados y diputadas miembros del Directorio Legislativo, sobre aspectos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI) y las Normas de control interno para el Sector Público (NCISP), que debe tener presentes y ser considerados por ese órgano durante su gestión; la directriz emitida por la Presidencia de la República y el Ministerio de Ambiente y Energía, que establece la prohibición de adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal que ocupe el Sector Público. Asimismo, se emitió un documento de servicios preventivos con carácter de advertencia, relacionado con la aparente improcedencia de un acuerdo tomado para la designación de un funcionario de la Asamblea como Director de departamento.

a. Legalización de libros

La Auditoría desarrolló la gestión de legalización de libros de manera oportuna, para determinar si los libros de actas del Directorio Legislativo cumplen los requisitos para la autorización de apertura y cierre establecidos en los “Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva”; contribuir en el fortalecimiento del sistema de control atinente al proceso de legalización de libros establecido por la Administración Activa, que mediante su suficiencia, adecuidad y aplicación efectiva, proporcione una garantía razonable a los usuarios de la información, que al menos los libros de la institución que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad, y por tanto, la información que contienen; así como para asegurar el debido cumplimiento de la obligación legal de mantener información institucional relativa a las actas de las sesiones del Directorio Legislativo en libros legalizados por la Auditoría Interna. Producto de las recomendaciones formuladas por la Auditoría y la disposición de la Dirección Ejecutiva para implementarlas, se ha experimentado una mejora significativa en el proceso de legalización, lográndose fortalecer el control interno relativo, administrar los riesgos asociados y obtener generalmente resultados satisfactorios en los trabajos de legalización realizados. Se atendieron los requerimientos de legalización mediante la autorización de los libros de actas que se llevan en la Asamblea Legislativa, lo que fortalece el sistema de control interno, de manera que se legalizaron tres (3) libros mediante el proceso de apertura y tres (3) de cierre, algunos de los cuales consignan sugerencias para orientar el actuar del usuario, lográndose una mejora en este proceso por parte de la Administración y un cumplimiento satisfactorio de la normativa técnica vigente; aspectos que redundan en un fortalecimiento del control interno relativo a la integridad, confiabilidad y oportunidad de los libros de actas que deben llevar las instancias y, por ende, en la administración de riesgos que atenten contra esas características.

b. Asesoría a comisiones Institucionales La Auditoría brindó asesoría verbal al Comité Director del proyecto para implementar las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información en la Asamblea Legislativa, mediante información, análisis, criterios, opiniones u observaciones dirigidas a la Secretaria del Comité Director del proyecto, sobre la organización formal del proyecto de implementación de las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, con el fin de contribuir a que la Administración se asegure razonablemente disponer de un marco organizacional más completo, preciso y claro, lo



cual a su vez fortalecería el sistema de control interno. Asimismo, como parte de su labor asesora, la Auditoría Interna participo durante el 2014 en reuniones de la comisión de Planificación Institucional.

1.3. Seguimiento a las recomendaciones Se contribuyo a asegurar la atención oportuna, adecuada y eficaz por parte de la Administración, de las recomendaciones emitidas por la Auditoría en los informes, así como de las sugerencias y advertencias formuladas en los documentos de servicios preventivos, por medio de la ejecución del proceso de seguimiento que tiene establecido la Auditoría, en cumplimiento de disposiciones de normativa legal y técnica2, actividad que demanda un tiempo significativo del disponible por la Auditoría durante el año.

a. Recomendaciones y sugerencias emitidas en informes y documentos emitidos en el 2014

Como resultado de la labor que compete a la Auditoría Interna relativa a dar seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión, mediante el proceso de seguimiento que tiene instaurado esta unidad asesora, se contribuyo a asegurar la atención oportuna, adecuada y eficaz por parte de la Administración, de las recomendaciones emitidas por la Auditoría en los informes tramitados el durante el 2014, así como de las sugerencias y advertencias formuladas en los documentos de servicios preventivos, actividad que demanda un tiempo significativo del disponible por la Auditoría durante el año. Se aplicó ese seguimiento a las 38 recomendaciones, 4 sugerencias y una advertencia, así como a la Relación de Hechos. Lo anteriormente expuesto permitió dar cumplimiento al artículo 12, inciso c), de la Ley general de control interno, en cuanto al deber del jerarca y de los titulares subordinados de implantar las sugerencias, recomendaciones y observaciones formuladas por la Auditoría Interna. También se dio seguimiento a las solicitudes de información y requerimientos planteados por la Auditoría Interna a la Administración mediante oficios, para asegurar una atención oportuna de las consultas realizadas, así como a documentos de servicios preventivos y otros escritos resultantes de la gestión de la auditoría, dedicándose esfuerzos para asegurar la efectividad de la labor de seguimiento.

b. Recomendaciones y sugerencias emitidas en informes de años anteriores

Por otra parte, la Auditoria emitió cinco (5) informes de seguimiento de los veintiuno que se señalan en el Anexo Nº 2, relacionados con la gestión de seguimiento efectuada y las acciones ejecutadas por la Administración sobre recomendaciones y sugerencias formuladas por esta unidad asesora en algunos informes y documentos de servicios preventivos tramitados en años anteriores al 2014. Para algunos de esos productos tramitados, que están relacionados principalmente con la gestión del capital humano institucional, esa labor conllevó una revisión general de las acciones realizadas por la Administración, desde que los informes o documentos de servicios preventivos fueron emitidos y aprobados por la instancia competente con el propósito de determinar la razonabilidad de lo actuado y comunicar a la Administración el

2 Inciso g), artículo 22 de la Ley General de Control Interno, artículo 90 del Reglamento de organización y

funcionamiento de la Auditoría Interna, norma 2.11 de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector

Público y norma 206 del Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público.



cierre de seguimiento de esos productos de auditoría, o bien, el replanteamiento de las recomendaciones de acuerdo a las circunstancias que se determinaron.

c. Seguimiento al plan de mejora de la Autoevaluación de la calidad de la gestión de la auditoría interna

En el período 2014 se efectuó complementariamente el seguimiento a la atención de las oportunidades de mejora contempladas en el Plan de Mejora derivado de la autoevaluación que realiza la Auditoría acerca de la calidad de su gestión. Se están incorporando en el registro de seguimiento los datos relativos a las gestiones que se han venido realizando para atenderlas, con el propósito de evidenciar lo actuado y que la Dirección de la Auditoría Interna disponga de información oportuna y actualizada para acometer en lo que estime pertinente y adoptar las decisiones que se ameriten sobre las propuestas de mejora. Esta labor de seguimiento permite determinar el grado de avance de las propuestas incluidas en el referido Plan, para conocer sobre el estado de su atención.

d. Seguimiento a las Disposiciones de la Contraloría General de la República En lo referente al período 2014, la Auditoría no recibió requerimiento alguno por parte de la Contraloría General de la República, para que se le diera seguimiento a disposiciones emitidas por ese órgano contralor relacionadas con la Asamblea Legislativa. Por otra parte, se colaboró con ese ente en la atención del oficio Nº 06428, del 10 de julio de 2014, mediante el cual la Secretaría Técnica de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría, requirió datos para actualizar información relacionada con el estado y la gestión de las auditorías internas, para un índice de auditorías internas del Sector Público, por lo que se recopiló y se elaboró un cuestionario sobre información relacionada con aspectos generales institucionales y otra específica de la Auditoría.

d. Administración superior y apoyo administrativo El Directorio Legislativo, la Primera Secretaría y la Dirección Ejecutiva, han demostrado interés por conocer los informes emitidos y en forma oportuna los han avalado y formulado instrucciones a los responsables de poner en práctica las recomendaciones, sugerencias y observaciones emitidas, respaldando de ese modo la labor desarrollada por esta Auditoría Interna, acogiendo en su oportunidad las recomendaciones emitidas por este órgano asesor, con la salvedad a que se hace referencia en el párrafo segundo del punto 1. de este informe, respecto de siete recomendaciones. 1.4 Proceso desarrollo de la actividad de la Auditoría Dentro de este proceso se establecieron un total de catorce (14) actividades, de las cuales se ejecutaron o estaban en proceso 8, es decir un 57% y las restantes 6 (43%) fueron consideradas en la programación del plan de trabajo para el 2015. En el proceso de desarrollo se dio prioridad a un manual de organización de la auditoria, a la modificación del procedimiento del sistema de auditoría audinet y un tema relativo a la implementación del sistema de género en la Asamblea; asimismo, se está trabajando en las metodologías de desarrollo de hallazgos, identificación de riesgo, entre otros. Este proceso se ha visto afectado por las limitaciones de personal que se experimenta, por cuanto estas actividades deben atenderse con el mismo recurso humano disponible para la ejecución de los procesos sustantivos y de manera paralela con éstos, y se ha dado prioridad a la ejecución de trabajos relativos a servicios de auditoría y preventivos, así como a la atención de solicitudes que se han recibido o de asuntos que ha determinado la



misma Auditoría relevante acometer, porque constituyen la actividad sustantiva de la Auditoría, a lo que se une el incremento en la demanda de tiempo para la ejecución de las actividades de los procesos de seguimiento y de gestión gerencial durante el 2014.

Las limitaciones de capital humano de la Auditoría, no permiten disponer personal para dedicarlo de manera exclusiva a la atención de estas actividades. Para tratar de solventar esa situación, se determinó la solución de disponer de estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica para que realizaran algunas de esas actividades, como parte de su trabajo de graduación, pero lamentablemente esa opción fue desestimada por el Directorio cuando llegó a su conocimiento en dos ocasiones, dado que se requería girar al estudiante una ayuda económica mensual, no obstante que en la primera de ellas se disponía del presupuesto aprobado para esa finalidad. Asimismo, se intentó una opción similar con otra universidad pública, pero debió abortarse por la altísima dedicación que demandaba de la contraparte de la Auditoría. La Auditoría tiene programado gestionar ante el actual Directorio Legislativo su apoyo para disponer en el año 2015 de estudiantes de dicha entidad académica, con la finalidad de lograr la ejecución de actividades de desarrollo que interesa llevar a cabo; para ello primero se está haciendo una consulta en el Departamento Financiero sobre la factibilidad presupuestaria, para posteriormente realizar la gestión ante ese órgano colegiado. 1.5. Proceso de gestión gerencial En el proceso de gestión gerencial se ejecutaron 18 (82%) de las actividades administrativas consignadas en el Plan Anual de Trabajo, relacionadas con la ejecución de la labor de la Auditoría Interna, quedando pendiente el 18% (4) restante. En este proceso se atendió algunos requerimientos de instancias internas y externas, así como otros asuntos, entre los que se tiene: información sobre el índice de las auditorías internas solicitado por la Contraloría General de la Republica, gestiones relativas a la ubicación de un funcionario de esta unidad asesora en una dependencia administrativa, gestiones de diputados para ubicar un servidor de la Auditoría en fracción política, atención de requerimientos de legisladores, gestiones de un medio de noticias televisivo, concurso público externo de un puesto de Jefatura de la Auditoría. Asimismo, como parte de un requerimiento de la Administración, se atendió la circular DEI-CIUR-058-07-2014 del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, relativa a la actualización de riesgos e implementación de los planes de mejora 2014, remitiéndose la información requerida. Dentro de las actividades de este proceso las relativas a la planificación de la gestión de la Auditoría demandan un esfuerzo y tiempo significativos del capital humano de esta unidad asesora. Entre ellas se tiene la formulación del plan anual de trabajo y del plan operativo, la evaluación de la ejecución de éstos, las modificaciones requeridas a los mismos de acuerdo con las circunstancias, así como la elaboración y ejecución del presupuesto. Se han realizado esfuerzos para mejorar esos procesos de planificación e integrar ambos planes entre sí, así como estos con la planificación estratégica institucional. Con esos instrumentos y acciones se busca promover mejoras en la economía, eficiencia y eficacia de la gestión, con ajuste a los lineamientos institucionales en el caso del PAO y el presupuesto, y a normativa legal y técnica en lo que respecta al Plan de trabajo anual. En el ámbito de actualización continúa, se dio lectura del Diario Oficial La Gaceta, para disponer de las novedades en normativa técnica y jurídica y de las reformas a la existente, aplicables a la Asamblea y la gestión de la Auditoría Interna. Producto de ello se emitió un servicio preventivo de asesoría al Directorio Legislativo, para comunicar y proponer a consideración de ese órgano, una sugerencia sobre la directriz emitida por la Presidencia de la República y el Ministerio de Ambiente y Energía, relativa a la prohibición de adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de



electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal que ocupe el Sector Público, publicada en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014. Como parte del proceso gerencial se promueve el aseguramiento de la calidad de la gestión y el accionar integral de la Auditoría Interna, mediante un proceso de supervisión continuo y oportuno, orientado a añadir valor y contribuir a mejorar la gestión tanto de la Auditoría como la institucional, y a proporcionar una seguridad razonable de que la actividad de auditoría interna cumple con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico y la normativa ética aplicable. Asimismo, dentro del proceso de Gestión Gerencial, se han emitido al 31 de octubre de 2014, 139 oficios, requiriendo información interna y externa a la Asamblea Legislativa, con el propósito de obtener evidencia suficiente, competente y pertinente para realizar los estudios y respaldar los informes y documentos de servicios preventivos tramitados; dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas; en ocasiones brindar algún tipo de asesoría sobre diversos aspectos a los diferentes niveles jerárquicos de la Institución y atender asuntos propios del quehacer cotidiano de la Auditoría Interna. 2. Capacitación recibida por los funcionarios de la Auditoría Los funcionarios participaron en actividades de capacitación para actualizar y enriquecer los conocimientos, en procura de mejorar la pericia y el debido cuidado profesional en el cumplimiento de sus funciones. El equipo de la Auditoria recibió un total de 968.5 horas de capacitación, como medio de mejora continua para actualizar y fortalecer los conocimientos en materias relativas a la función de Auditoría Interna, así como sus habilidades y competencias. En coordinación y con la colaboración del Departamento de Recursos Humanos, así como el apoyo de la Dirección Ejecutiva, los funcionarios de la Auditoria participaron en cursos, seminarios, congresos y charlas, que permiten capacitar al personal acerca de las mejores prácticas de auditoría interna y nuevos enfoques de auditoría, para contar con personal motivado y proporcionar productos con mayor calidad profesional, que agregue valor en las actividades y tareas encomendadas.

Entre los temas que se recibió capacitación se tiene Gestión de cambios, Protegiendo el valor de una marca mediante una adecuada evaluación de riesgo reputacional, Auditoría financiera, Auditoría de tecnologías de información y comunicaciones, Gestión de la Auditoría Interna, Aplicación y seguimiento del SEVRI en las instituciones públicas, Gestión del proceso de supervisión en la Auditoría Interna, Evaluación del diseño e implementación del control interno, Diseño y calidad de los papeles de trabajo en la auditoría, La Auditoría y las tecnologías de información, Enfoque de auditoría basado en riesgos, Ciclo de procedimiento en la Auditoría, Auditorías de la gestión ética institucional, Principios y fundamentos de la auditoría de gestión (Edición I), VI Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública Eficiencia en la gestión pública, Procedimiento parlamentario, Introducción a la administración de riesgo y su efecto en la Auditoría Interna y Uso de indicadores económicos para la planificación de las unidades de auditoría interna (Producción, economía y gasto público). Con estos procesos de capacitación se logra dar cumplimiento a la norma 1.2 relativa a la pericia, de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, la cual establece que los servicios que presta la auditoría interna deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional, y que en caso de limitaciones relacionadas con la pericia, se deben gestionar el asesoramiento y la asistencia pertinentes; así como la norma internacional de auditoría interna “1230 Desarrollo profesional continuo”, la cual demanda que “Los auditores



internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua”. Cumplimiento de metas del Plan operativo 2014 En el Plan Anual Operativo para el 2014 de la Auditoría Interna se plantearon cinco objetivos específicos, que le permiten dar cumplimiento a su objetivo general y se establecieron un total de nueve metas para esos objetivos; adicionalmente se planteo una meta general que comprende las anteriores. En el siguiente cuadro se presenta un resumen de los objetivos operativos, el indicador de gestión que mide el nivel de logro de la meta, la meta propuesta para cada objetivo y el nivel alcanzado de ella, así como la diferencia entre estos dos últimos datos. En esa información se puede apreciar que en el desarrollo de su gestión la Auditoría alcanzó y superó ocho de las diez metas establecidas para los objetivos de este órgano asesor relativos a sus procesos, algunas de manera significativa según se evidencia en la columna relativa a la diferencia. En lo que respecta a la décima, relativa al logro de metas planificadas, se programó un nivel de un 70%, sin embargo, se alcanzó un 89%, resultado que se considera sumamente satisfactorio, pues solo una estuvo por debajo de lo programado.

Nivel de cumplimiento de metas del PAO 2014

(en términos porcentuales)

En el anexo 1 se presenta la “Matriz de la evaluación de gestión”, suministrada por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, en el cual se desagrega la

RESUMEN DEL OBJETIVO OPERATIVO

NOMBRE DEL INDICADOR DE GESTIÓN / RESULTADO

META PROPUESTA (%)

META LOGRADA (%)

DIFERENCIA (%)

Brindar servicios de auditoría sobre diversos aspectos de la gestión institucional para asistir a la Administración (Admcion).

Porcentaje de servicios de auditoría realizados.

50 68 18

Recomendaciones aceptadas por la Admción.

80 82 2

Brindar servicios preventivos para proveer asesoría, sugerencias, advertencias y autorizaciones de libros a la Administración que apoyen la toma de decisiones.

Porcentaje de servicios preventivos realizados.

60 85 25

Porcentaje de sugerencias y advertencias aceptadas por la Administración.

80 100 20

Seguimiento a sugerencias, recomendaciones y disposiciones formuladas por la Auditoría Interna y entes externos de fiscalización.

Porcentaje de sugerencias, y recomendac formuladas a que se dio seguimiento.

90 100 10

Porcentaje de recomendac y disposic implementadas por la Administración.

60 85 15

Mejoramiento continúo de la gestión de la Auditoria.

Porcentaje de actividades de desarrollo programadas y ejecutadas.

40 57 17

Porcentaje de productos de mejora formalizados y puestos en operación.

40 0 -40

Administrar los recursos de la Auditoría para lograr uso adecuado y alcanzar los objetivos.

Porcentaje de actividades de gestión gerencial ejecutadas. 80 82 2

Logro de metas planificadas. 70 89 19



información del cuadro anterior, con la evaluación detallada del nivel de cumplimiento de las metas propuestas en el citado Plan Anual Operativo para el 2014. Desempeño de la Auditoría. El plan de trabajo comprendió un total de 67 estudios y actividades programadas para el período en mención, de ellos se ejecutaron 34, lo que equivale a un 51% de lo programado, 21 se encontraban en proceso, es decir el 31%, y los restantes 12 aspectos (18%) quedaron por ejecutar. Para determinar el desempeño de la Auditoría, se midió el nivel de objetivos propuestos según el plan anual de trabajo del período 2014 modificado, para lo cual se confrontaron esos aspectos consignados versus la labor realizada durante ese mismo lapso. Sumando los estudios y actividades que se finiquitaron y los que se encontraban al 31 de diciembre en proceso de ejecución o revisión del informe, se tiene un total de 55 temas abarcados, lo que equivale a un 82% del total de la programación realizada para ese periodo, nivel que se considera razonable, conforme las limitaciones expuestas en este documento. Requerimiento de capital humano adicional El accionar de la Auditoría Interna y el alcance de la cobertura de su gestión, en el período a que se refiere el presente informe de labores, se ha visto afectada de manera desfavorable por las limitaciones de personal que se experimenta. Tanto en la nota de remisión al Directorio Legislativo, como en la presentación del plan de trabajo del 2014, la Auditoría ha externado que requiere capital humano adicional para una más razonable atención de sus competencias de fiscalización y cobertura de esta, así como de las actividades para el desarrollo y mejora continua de su gestión, y las de naturaleza administrativa. Ante varios directorios legislativos diferentes al actual, se ha gestionado la disposición de este, recibiéndose como respuesta la imposibilidad de ello, por políticas de austeridad. Aunado a lo anterior, durante el primer cuatrimestre de ese año se redujo una plaza, en virtud de que uno de los dos puestos del Área de Tecnologías de Información fue trasladado a otro departamento por acuerdo del Directorio Legislativo, según el artículo 22 de la Sesión 212 del 2 de abril del 2014, aun cuando en esta Área se considero en la programación a dos funcionarios especializados en la materia, situación que afectó la ejecución de lo planificado. Ante esta situación durante el 2015 se estarán realizando gestiones ya sea para recuperar, o bien reemplazar esa plaza. Además, durante este periodo no se contó con el nombramiento de una persona para la jefatura en el Área de Auditoría Financiera Contable, porque el puesto estaba en proceso de llevarse a cabo un concurso público externo, para cuya ejecución se experimentaron una serie de dificultades, que amerito gestionar ante el Directorio Legislativo actual, realizar una instancia ante la Dirección General de Servicio Civil, la cual una vez llevada a cabo permitió que se diera inicio al concurso y a la fecha de este informe está desarrollándose. Ese proceso se realiza de manera conjunta entre el Departamento de Recursos Humanos de la Asamblea y la citada Dirección, ha conllevado tiempo, ya que desde diciembre 2013 se comunicó a la Auditoría que en la coordinación efectuada por ambas instancias, se había definido la forma como se realizaría el concurso, que se publicaría en el mes de febrero 2014 y el reclutamiento se realizaría tres semanas posteriores a ello. No obstante, a la fecha del presente informe el puesto de jefatura del Área de Auditoría Financiera Contable está en proceso de concurso público externo, se publicó en un medio de prensa, se recibieron las propuestas de los concursantes y se han realizado una serie de pruebas;



por lo que no se dispuso de ese recurso durante el 2014, situación que incide desfavorablemente en las labores de la Auditoría Interna.

SE ACUERDA: Dar por recibido el oficio AL-AUIN-OFI-0016-2015, con fecha 25 de febrero del 2015, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, en el cual presenta el informe de la evaluación de gestión correspondiente al Plan Anual Operativo del 2014 (PAO 2014). -242-

Se levanta la sesión a las 11:50 a.m.

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