REGIONAL SANTANDER

CURSO VIRTUAL

MODULO DE FORMACIONAuditoria de La Calidad ISO 9000

REUNION DE APERTURA- COMUNICACION

Fecha: noviembre del 2005

Código: AC 3 -01

Versión 1

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REUNION DE APERTURA

La reunión de apertura de la auditoría debe ser programada por el auditor líder

con los responsables de la sección a auditar que vayan a estar involucradas de

una u otra forma con la auditoría y el equipo auditor.

a. Objeto de la Reunión de Apertura

- Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.- Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la

auditoria.- Confirmar la logística.

b. Actividades de la Reunión de apertura

- Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado: La ejecución de la auditoría comienza con una reunión inicial de presentación del equipo auditor y las características de la auditoría. En esta reunión debe establecerse un clima de confianza entre auditor y auditado, clarificando cualquier duda que pudiera plantearse.

- Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria: Toda auditoría debe comenzar con una etapa de planificación, en la que se establezcan sus objetivos y alcance (áreas a las que afectará), los criterios,

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las personas implicadas, el equipo auditor, el calendario, los requisitos de confidencialidad y la documentación aplicable.

- Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditoría. El auditor jefe realiza el reparto de las tareas entre los miembros del equipo auditor, asignando los elementos, funciones o actividades específicas del Sistema de Gestión de Calidad a auditar, y les instruye sobre el procedimiento de auditoría a seguir.

- Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén disponibles. El auditor deberá prestar sus servicios de acuerdo a las posibilidades de la ciencia y a los medios a su alcance con absoluta libertad, respecto a la utilización de dichos medios y en unas condiciones técnicas adecuadas para el idóneo cumplimiento de su labor. En los casos en que precariedad de los medios puestos a su disposición, impidan o dificulten seriamente la realización de la auditoria deberá negarse realizar hasta que se le garantice un mínimo de condiciones técnicas que no comprometan la calidad de sus servicios o dictámenes.

- Promover la participación activa del auditado. El auditor deberá facilitar e incrementar la confianza de auditado en base a una actuación de transparencia, en su actividad profesional sin alardes científico- técnico, que, por su incomprensión, pueden restar credibilidad a los resultados obtenidos y a las directrices aconsejadas.

- Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor.

c. Objeto de la Reunión de Apertura

- Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.- Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la

auditoria.- Confirmar la logística.

d. Contenido

Presentación de los equipos auditor y auditorio.Reconfirmación del plan de la auditoria.Confirmación del cronograma de la auditoria.Confirmación de enlaces de comunicación formal.Solución de enlaces de comunicación formal.Solución de inquietudes.

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Confirmación idioma auditoria.Forma de informar al auditorio durante el proceso.Confirmación disponibilidad de recursos e infraestructura.Requisitos de confidencialidad.Funciones de los auditores acompañantes, en entrenamientos o expertos.

e. Forma General de Preguntar

SEGÚN LA LOGICA DE LA NORMA

Cómo se planifica el proceso de..? Permítame donde esta escrito.

Cómo se implementan las directrices gerenciales en el proceso de? Permítame los documentos xx

Cómo se ejecuta el proceso de..? Qué métodos utiliza para verificar el proceso de..? Cómo evidencia el análisis de datos del monitoreo del

proceso de..?

PREGUNTAS NO DIRIGIDASINDAGATORIAS Donde establece la metodología para..?

Por qué emplea este indicador para medir el proceso..? Que otros indicadores podría tener? Cómo puede asegurar que el proceso es estable..?

DE SUPOSICION Cómo es el desarrollo de..? Cómo se procede cuando..? Cómo definiría..? Cómo podría mostrar..? Cómo lograría..? Cómo expresaría..? Cómo describiría…? Cómo entendería..?

DE INTRODUCCION

Por favor describa el proceso de..? Recuerda alguna ocasión en que el proceso..? Es tan gentil y describe esa parte del proceso con más

detalle….?DE SEGUIMIENTO … Y entonces qué pasó..?

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Por favor muéstreme los registros del proceso de…? Qué pasa con el registro del dia ….?

INDAGATORIAS Por favor detalle mas..? Muéstreme algo más sobre esa actividad del proceso Supongamos que yo soy un cliente, cómo procedería si?

DE ESPECIFICACION

Cuáles son los límites de ese proceso..? Que haría Usted si el proceso..? Cómo reaccionaría si..?

INMEDIATAS Alguna vez le ha tocado…? Cuándo usted dice que maneja la técnica de…, esta

usted calificado cómo..?DE

ESTRUCTURACION Ahora me gustaría ver..? Que haría Usted si..? Cómo reaccionaría si…?

INDIRECTAS Cómo cree usted que se evidencia la toma de conciencia en su proceso

DE INTERPRETACION

Entonces lo que usted quiere decir es…? O sea que Usted piensa que la razón de la falta de

coherencia en el proceso es..?SILENCIOSAS Bueno aprovechemos para mirar el registro de…

ALTERNATIVAS Bueno tiene o no tiene el registro de…ATONTAS Para qué asegura ese proceso…?

COMUNICACIÓN

El Auditor Líder debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisorios significativos, a la alta dirección para la adecuada revisión y aprobación.  El Auditor Líder de auditoría también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos.

Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo oportunamente.

1. Criterios para la Comunicación 

Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.

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La comunicación final de resultados debe incluir, si corresponde, la opinión general del auditor interno.

En las comunicaciones del trabajo se debe reconocer cuando se observa un desempeño satisfactorio. 

Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultoría variarán en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente.

2. Calidad de la Comunicación

Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. 

3. Errores y Omisiones

Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos, el director ejecutivo de auditoría debe comunicar la información corregida a todas las personas que recibieron la comunicación original.

4. Declaración de Incumplimiento con las Normas

Cuando el incumplimiento con las Normas afecta a una tarea específica, la comunicación de los resultados debe exponer:

•Las Normas con las cuales no se cumplió totalmente•Las razones del incumplimiento, y•El impacto del incumplimiento en la tarea.

5. Difusión de Resultados

El Auditor Líder de auditoría debe difundir los resultados a las personas apropiadas.

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- El Auditor Líder de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales a las personas que puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración.

- El Auditor Líder de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajos de consultoría a los clientes.

- Durante los trabajos de consultoría pueden ser identificadas cuestiones referidas a gestión de riesgo, control y gobierno.  En el caso de que estas cuestiones sean significativas, deberán ser comunicadas a la dirección superior y al Consejo.

6. Supervisión del Progreso

El Auditor Líder de auditoría debe establecer y mantener un sistema para supervisar la disposición de los resultados comunicados a la dirección.

- El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento, para supervisar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido efectivamente implantadas o que la dirección superior ha aceptado el riesgo de no tomar acción. 

- La actividad de auditoría interna debe supervisar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría, hasta el grado de alcance acordado con el cliente.