Revisión: 12 Enero 2014

Reuniones Efectivas

El Proceso para Manejar Reuniones Efectivas es Simple y Fácil de Seguir

PlanearPlanear Hacer Hacer RevisarRevisar

Preparación de laReunión

Ejecución dela Reunión Seguimiento

Establezca los Objetivos y la Agenda.

Determine los Asistentes Apropiados.

Defina quiénes deben participar y las respectivas responsabilidades.

Preparación de los Participantes Claves.

Organización de la Logística.

Asegúrese que las reglas de la reunión estén claras

Hacer seguimiento de las tareas asignadas.

Asegure la participación de todos los asistentes

Termine con los Pasos a Seguir, los ítems de acción, asignando responsables y las fechas de cumplimiento.

Evalúe la reunión

Publicación del Acta Los asistentes

comunican los resultados de la reunión a sus grupos de interés.

Ejecutar los Pasos a Seguir.

Cada uno trabaja en las tareas asignadas que le corresponden.

Las buenas reuniones son eventos bien planeados y manejados.... No se dan “porque sí.”

Planeación Pida a los asistentes los ítems que deben discutirse en la próxima reunión y envíe con anticipación la agenda a todos los asistentes.... De esta manera todos sabrán qué se va a hacer... Envíe a todos los asistentes el acta de la reunión anterior con suficiente antelación. Las actas deben incluir los ítems de acción de tal manera que los responsables sepan para cuándo deben tenerlos listos. Pida a los asistentes confirmar su asistencia o enviar su reemplazo/excusa en caso de que no puedan asistir.

Logística: Reserve un salón que sea cómodo y de tamaño adecuado. Incluya refrescos / bebidas para reuniones largas / talleres Organice recursos (proyector, papelógrafo, marcadores, tablero,etc).

To Do

Reglas de Juego para una Reunión Efectiva

Llegue puntual, cumpla con el horario.

Sea abierto, honesto y dé apoyo

Teléfonos apagados No chat y email

Sea breve (resuma todo lo que pueda)

Seaconstructivo,no destructivo

No distraiga la atención. Evite entrar y salir del salón

Deje su ego en casa.

No use jerga / tecnicismos. Evite confundir.

Solo habla uno a la vez

Cuando se requiera más información. Cuando se requiera información de personas que no están presentes. Cuando se requiere más “tiempo para analizar” el tema. Cuando no queda suficiente tiempo para cubrir todos los ítems

programados en la agenda Cuando un grupo más pequeño puede resolver el tema por fuera de la

reunión.

Aquí es donde el proceso “Pasos a Seguir” puede garantizar que se dé tanto la discusión posterior como la solución de un problema.

Aquí es donde el proceso “Pasos a Seguir” puede garantizar que se dé tanto la discusión posterior como la solución de un problema.

Pasos a

Seguir

El facilitador toma la decisión de posponer una discusión sólo si los asistentes a la reunión están de acuerdo.

Durante la reunión quizás sea necesario poner fin o aplazar una discusión....

Sabes que realizaste una reunión efectiva cuando. . .

Asistieron las personas correctas, estaban preparadas y participaron todas en la reunión. Se compartió y procesó la información de manera apropiada. Se cumplieron los objetivos y las expectativas. Se establecieron planes y se asignaron responsables. Se contó con suficiente tiempo para discutir todos los ítems de la agendaLa reunión comenzó y terminó a tiempo

Se sale con la sensación de que se alcanzaron logros!!!

. . . Y hay una manera simple de medir el desempeño de tu reunión y darle seguimiento

1. ¿La reunión comenzó y finalizó a tiempo (con todos)? Sí = 1 No = 02. ¿Todos los invitados asistieron o se excusaron con anticipación? 3. ¿El Acta y la agenda anterior fueron entregadas con anticipación?4. ¿Todos los asistentes presentaron su informe de avance? 5. ¿Los ítems de acción fueron cumplidos en el tiempo asignado? 6. ¿Todos los asistentes participaron en la reunión?7. ¿Realizamos “una sola reunión” sin interrupciones?8. ¿Tuvimos un Líder Facilitador bueno y fuerte?9. ¿Se agotaron todos los ítems de la agenda? 10. ¿Se asignaron nuevos ítems de acción? Para calcular...

Sólo sume los puntajes ... Y

grafique

Finalmente, recordemos queLo más importante es la

IMPLEMENTACIÓN

Las reuniones … Charlas ambientales … El Cineforo … Descripción de un proyecto … Plan de trabajo … etc ..... todos son pasos hacia la IMPLEMENTACIÓN de un cambio ambiental positivo.

La verdadera IMPLEMENTACIÓN

Es PLANTAR el Arbol

Para de Hablar y Empieza a Actuar !!!

Creando un MejorAmbiente en Cartagena!!!

GRACIAS