Revisión por la Direcciónweb.uaemex.mx/SGCUAEMex/pdf/DocOfc/Revision...Procedimiento de Revisión...

Versión Vigente No. 01

Fecha: 30/10/09

Revisión por la Dirección PROCEDIMIENTO

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Procedimiento de Revisión por la Dirección

Oficina de Rectoría Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo


Fecha: 18/08/09

Versión vigente No. 01 Fecha: 30/10/09

C O N T E N I D O

1. Propósito.

2. Alcance.

3. Responsabilidad y autoridad.

4. Normatividad aplicable.

5. Políticas.

6. Diagrama de bloque del procedimiento.

7. Glosario.

8. Anexos.

Formato 1 “Calendario de Revisión por la Dirección.”

Formato 2 “Revisión por la Dirección”

Formato 3 “Guía para Integrar la Carpeta de Revisión por la Dirección”

9. Revisión Histórica.

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Fecha: 18/08/09

1. Propósito

Llevar a cabo cada cuatro meses la Revisión por la Dirección verificando lo declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) asegurando su conveniencia, eficacia, adecuación y mejora continua.

2. Alcance

El presente documento aplica a los Directivos de Áreas que intervienen en el SGC de la UAEM.

3. Responsabilidad y autoridad

Documento Elabora/Actualiza Revisa Aprueba

Calendario anual de Revisión por la Dirección

Responsable del Procedimiento de Revisión por la Dirección

Jefe del Departamento del

SGC

Director de la DODA

Formato de Revisión por la Dirección



SGC

Director de la DODA

Guía para la conformación de información necesaria para la Alta Dirección



SGC

Director de la DODA

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN DIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Responsabilidad

Agendar reuniones con la Alta Dirección de acuerdo al calendario anual de Revisión por la Dirección.

Presentar al Colegio de Directores la Revisión por la Dirección de manera cuatrimestral.

Autoridad

Aprobar el Calendario Anual de Revisión por la Dirección.

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Fecha: 18/08/09

JEFE DEL DEPARTAMENTO DEL SGC

Responsabilidad

Revisar el Calendario Anual de Revisión por la Dirección.

Supervisar la generación y análisis de los indicadores del SGC por parte de los administradores de procesos.

Coordinar las asesorías solicitadas por los Directores, Coordinadores o RD de las Áreas que intervienen en el SGC de la UAEM.

Difundir cualquier cambio o mejora que se realice a la Política de la Calidad.

Autoridad

Solicitar ampliación en la información canalizada por los Directores, Coordinadores o RD de las Áreas que intervienen en el SGC de la UAEM.

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Responsabilidad

Elaborar el Calendario Anual de Revisión por la Dirección en el mes de enero.

Publicar en el Portal del SGC el calendario anual con las fechas de recepción de la información cuatrimestral correspondientes a la Revisión por la Dirección

Dar seguimiento al cumplimiento del Calendario de Revisión por la Dirección

Resolver aquellos casos en que no se identifique con precisión algún requisito del formato de Revisión por la Dirección.

Agendar asesorías para el llenado del formato de Revisión por la Dirección.

Solicitar vía telefónica a los RD turnen el documento de Revisión por la Dirección toda vez que el periodo de recepción se haya rebasado.

Recopilar y analizar los indicadores del SGC de la Revisión por la Dirección que integraron los administradores de procesos.

Transmitir la información relevante para el desarrollo de la Revisión por la Dirección.

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Fecha: 18/08/09

Dar seguimiento a las acciones de mejora contenidas dentro del plan de trabajo derivado de la Revisión por la Dirección.

Conservar y resguardar los registros relacionados con la Revisión por la Dirección.

ALTA DIRECCIÓN

Responsabilidad

Dar cumplimiento a la Revisión por la Dirección de acuerdo a las fechas establecidas en el Calendario.

Llevar a cabo la Revisión por la Dirección retroalimentando al Comité de Calidad sus resultados.

Asistir a la reunión convocada por el Representante de la Alta Dirección para la Revisión por la Dirección en alguna de las Secretarías de la DAC.

Proponer las acciones dirigidas a las áreas de oportunidad definidas como resultado de la Revisión por la Dirección por Secretaría, integrarlas en un plan de trabajo y encargarse de su implantación efectiva.

Autoridad

Nombrar al Representante de la Dirección (RD) para que de seguimiento a la Revisión por la Dirección en su Área interviene en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN (RD) DE CADA ÁREA INTERVIENE EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA UAEM

Responsabilidad

Solicitar a los AD y/o AP la información de Entrada para la Revisión (5.6.2)

a) Los resultados de auditorías

b) La retroalimentación del cliente

c) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto

d) El estado de las acciones correctivas y preventivas

e) Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

f) Los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y

g) Las recomendaciones para la mejora

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Fecha: 18/08/09

Convocar al Comité de Calidad para verificar los resultados de la Revisión por la Dirección

Conservar los registros generados de la Revisión por la Dirección cuatrimestral

Informar de los resultados de manera oportuna a la DODA y al personal del proceso.

COMITÉ DE CALIDAD

Responsabilidad

Evaluar los Resultados de la revisión (5.6.3)

Los resultados de la Revisión por la Dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos.

b) La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del usuario, mencionando los mecanismos para su difusión, y

c) Las necesidades de recursos (humanos, económicos o infraestructuras).

Llevar a cabo la generación y análisis de los indicadores establecidos del SGC y participar en la Revisión por la Dirección presentando la información relevante para la misma y en la definición e implantación de las acciones de mejora.

Proponer las acciones dirigidas a las áreas de oportunidad definidas como resultado de la Revisión por la Dirección, integrarlas en un plan de trabajo y encargarse de su implantación efectiva.

ADMINISTRADORES DE PROCESO (AP) y RESPONSABLES DE PROCESOS (RP)

Responsabilidad

Proporcionar la información de entrada para la Revisión.

Implementar las correcciones, acciones correctivas y/o acciones preventivas, que permitan alcanzar los resultados planeados, asignando las responsabilidades y recursos necesarios.

4. Normatividad aplicable

Norma ISO 9001:2008

Norma ISO 9000:2000

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Fecha: 18/08/09

5. Políticas

Para la Alta Dirección

Entregar la información correspondiente de Revisión por la Dirección a la DODA, de manera cuatrimestral dando observancia a las fechas límite emitidas para tal efecto.

Evaluar y difundir internamente las mejoras o cambios de la Política de la Calidad.

Dar seguimiento a las acciones de Revisiones previas por la Dirección que establezcan en las minutas emitidas por el Comité de Calidad.

Canalizar los recursos necesarios para cubrir las necesidades operativas del SGC.

El Representante de la Alta Dirección

Convocar a los Directores dueños de procesos a reuniones para dar seguimiento a la Revisión por la Dirección.

Informar a los Secretarios de los Resultados de Revisión por la Dirección.

Comunicar con oportunidad a la Alta Dirección cualquier cambio o mejora que se realice a la Política de la Calidad.

Informar cuatrimestralmente, en el pleno del Colegio de Directores, los resultados de la Revisión por la Dirección.

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Fecha: 18/08/09

6. Diagrama de bloque del procedimiento

Elaboración y Difusión del Calendario Anual de Revisión por la Dirección

Director DODA Jefe del Departamento del

SGC

Responsable del

Procedimiento de Revisión

por la Dirección

DTIC Jefe del Departamento de

Desarrollo de Sistemas

Se enteran del requerimiento

de difusión de las fechas

establecidas en el calendario

de entrega de revisión por la

dirección, realiza su

publicación en la página

Web del SGC para que sea

consultado por la Alta

Dirección y RD’s. Conecta

con procedimiento Soporte y

Mantenimiento en Sistemas

de Información, Portales y

Sitios Web. Archivan para

su control el oficio (O-1)

junto con el calendario anual

de revisiones por la

dirección.

INICIO

En el mes de Enero

elabora calendario anual

para la revisión por la

Dirección y canaliza al Jefe

del SGC para su revisión.

2

3

¿Existen

correcciones?

No Si

Aprueba el Calendario

Anual de Revisión por la

Dirección y decide:

Si no existen adecuaciones,

elabora oficio (O-2) y

procede: turna a la DTIC

oficio (O) para la Dirección,

oficio (1) junto con el

calendario anual al

Departamento de Desarrollo

de Sistemas para su

publicación, solicita

verbalmente al

Responsable del


dé a conocer a los RD

sobre la publicación del

calendario y archiva para su

control el oficio (2) con la

firma de recibido.

Si existen adecuaciones,

canaliza al Responsable del


por la Dirección conecta

con paso 1.

4

1

5

Recibe calendario, revisa

y procede: si realiza

correcciones regresa al

responsable del

procedimiento de Revisión

por la Dirección, si no

realiza correcciones, turna

al Director de DODA.

No

Si

Conecta con paso 1

Envía correos a los RD para

que se enteren de la

publicación del Calendario

de Revisión por la Dirección

y avisen a su Director o

Coordinador.

Conecta con procedimiento

Soporte y Mantenimiento en

Sistemas de Información,

Portales y Sitios Web

A

¿Existen

correcciones?

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Fecha: 18/08/09

Integración del Documento de Revisión por la Dirección por parte del OA o DAC

DODA Responsable del Procedimiento

de Revisión por la Dirección RD

Administrador y/o Responsable de Proceso

Recibe y revisa la documentación,

consulta el procedimiento de revisión

por la dirección, identifica formato

correspondiente y determina:

Si requiere asesoría solicita vía

telefónica una cita con el responsable

del procedimiento.

Si no requiere asesoría realiza el

llenado del formato y convoca

verbalmente a reunión de Comité de

Calidad para la Revisión por la

Dirección.

Cuatrimestralmente, solicita de manera

verbal a los Administradores (AD) o

Responsables de Procesos (RP) la

información de entrada para requisitar el

formato de Revisión por la Dirección.

6

7

8

Se entera del requerimiento, agenda y

ofrece asesoría, elabora minuta de

trabajo (O-1), firma, recaba firma del

asesorado y canaliza (1) al RD;

archiva minuta (O) para su control.

B

9

A

Reúnen la información de entrada para

la Revisión por la Dirección, adjuntan

evidencia y envían al RD.

¿Requiere Asesoría?

No Si

Recibe asesoría y revisa la

documentación. Conecta con paso 8.

10

Conecta con

paso 8

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Fecha: 18/08/09

DODA

Responsable del


por la Dirección

RD Integrantes del Comité de

Calidad


SGC

B

Acuden a reunión, se

enteran de la información

que contiene el formato de

revisión por la Dirección,

otorgan Visto Bueno para

que el RD lo canalice a

DODA, asimismo elaboran

minuta de trabajo y la

archivan para su control.

Elabora oficio de entrega

(O-1) o, en su caso, correo

electrónico con copia para el

interesado y procede, turna

a la DODA el oficio (O) junto

con el formato de revisión

por la dirección

debidamente requisitado.

Archiva para su control, en

su caso, oficio de entrega

(1) con la firma de recibido o

copia del correo electrónico.

11

12

13

Si

No

Recibe, analiza información,

concentra las Revisiones por

la Dirección por Secretaría e

informa al Director de la

DODA y de manera

concertada como

representante de la Alta

Dirección, agendan

reuniones con Secretarios y

sus Directores para la

Revisión por la Dirección.

Recibe, analiza y determina:

Si la información requiere

ser complementada, solicita

vía telefónica los datos

necesarios al RD.

Si no requiere ser

complementada, turna al


Sistema de Gestión de la

Calidad y archiva oficio de

entrega (O) o, en su caso,

correo electrónico junto con

el formato de revisión por la

dirección debidamente

requisitado.

15

Requiere mayor información?

Se entera y complementa

vía telefónica los datos.

Conecta con paso 13.

14

Conecta con

paso 13

C

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Fecha: 18/08/09

Revisión por la Dirección con Secretarios, Directores de DAC y

representación de Directores de EA

Representante de la Alta Dirección

Alta Dirección Secretarios, Directores de DAC y

EA Colegio de Directores

Convoca a Reunión vía oficio (O) a los

Secretario, Directores de DAC y EA

para presentar los resultados de

Revisión por la Dirección y generar un

Plan de trabajo. Archiva para su control

oficio (1) con firma de recibido.

16

18

Genera Revisión por la Dirección.

Elabora presentación para el Colegio de

Directores.

Canaliza vía electrónica archivo de

Revisión por la Dirección a los RD’s a

través del Responsable del

Procedimiento de Revisión por la

Dirección. 19

Reciben los resultados de Revisión por la Dirección correspondiente al cuatrimestre respectivo, verificando lo declarado en el SGC asegurando su conveniencia, eficacia, adecuación y mejora continua y lo archivan en carpeta.

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Analizar los resultados de la Revisión por la Dirección los cuales deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) La mejora de la eficacia del SGC y

sus procesos b) La mejora del producto y/o servicio

en relación con los requisitos del usuario, mencionando los mecanismos para su difusión, y

c) Las necesidades de recursos. (humanos, económicos o infraestructuras)

Generar plan de Trabajo.

Firmar minuta de acuerdos y archivar para su control.

C

FIN

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Fecha: 18/08/09

7. Glosario

Alta Dirección

Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel la UAEM, los cuales son el Rector, Secretarios, Directores Generales, Abogado General, Contralor Universitario, así como, Directores de Espacios Académicos y Dependencias de la Administración Central.

Áreas que forman parte del alcance del SGC

Son los Espacios Académicos y Dependencias de la Administración Central que se encuentran inmersos en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Comité de Calidad. Equipo formado por personal de cada área certificada del SGC, liderado e impulsado por el Representante de la Dirección de la Dirección, para apoyar en el diseño, implantación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.

DAC Dependencias de la Administración Central

DODA Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

EA Espacio Académico. Conjunta a las figuras institucionales que desarrollan los tres fines institucionales Planteles de la Escuela Preparatoria (PEP), Organismos Académicos (OA), Centro Universitario (CU) y Unidades Académicas Profesionales (UAP)

Indicador Variable o grupo de variables que sirven para medir el grado de cumplimiento con los objetivos de calidad.

Objetivo de Calidad Es algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.

RD Representante de la Dirección

Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar objetivos establecidos

SGC Sistema de Gestión de la Calidad

Verificación Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

8. Anexos (formatos y registros)

Formato 1 “Calendario de Revisión por la Dirección.”

Formato 2 “Revisión por la Dirección”

Formato 3 “Guía para Integrar la Carpeta de Revisión por la Dirección”

9. Revisión Histórica

Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto)

Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

00 03/06/07 Jefe del Departamento

del SGC Director DODA Primera edición

01 30/10/09 Jefe del Departamento

del SGC Director DODA

Propósito, Alcance, Políticas, Glosario y Anexos

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