EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. ESP

RFQ

“SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA DISTRIBUCIÓN DE FACTURAS DE ETB, CON

ANEXOS Y DEMÁS DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN, SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y LA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EN GENERAL, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN DE OBJETOS POSTALES Y MERCANCÍA, A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL, INCLUIDO EL EMPAQUE Y EMBALAJE CON GUÍA

DE ENTREGA, DE CONFORMIDAD CON LAS ESTIPULACIONES PREVISTAS EN EL PRESENTE DOCUMENTO.”

ADVERTENCIA: Los presentes requerimientos de cotización no constituyen una cotización mercantil para ninguna de las partes y no genera obligación comercial en la etapa precontractual o contractual en cualquiera de sus instancias; adicionalmente, en desarrollo de la lealtad y ética comercial, solicitamos y nos comprometemos a que la información entregada por nosotros y suministrada por cada uno de los interesados se mantenga en estricta confidencialidad. ACLARACIONES A LAS CONDICIONES PLANTEADAS El interesado podrá solicitar aclaraciones respecto del contenido de este documento, mediante solicitud escrita dirigida a la cuenta de correo electrónico adriana.perezr@etb.com.co, dentro de los dos días hábiles siguientes al envío de esta solicitud de información.

ETB dará respuesta escrita a las solicitudes recibidas, mediante el mismo medio dentro de los dos días siguientes hábiles, al vencimiento del plazo previsto en el

párrafo anterior. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN La fecha límite para la entrega de la información solicitada en el presente RFQ, es el 19 de agosto de 2020, por medio digital vía correo electrónico a la dirección adriana.perezr@etb.com.co. La cotización económica se desea en formato Excel y que permita copiar la información. Por favor adjuntar el certificado de cámara y comercio de la empresa. CALENDARIO DE EVENTOS A continuación, se establecen las fechas de los eventos más relevantes en relación con el presente RFQ:

• Solicitud Fecha 14/08/2020 • Recepción y respuestas de inquietudes Fecha 14/08/2020 al 18/08/2020

• Última fecha de recepción de cotización Fecha 19/08/2020

HOMOLOGACIÒN Agradecemos su participación en el presente estudio de mercado. Igualmente lo invitamos a surtir y/o actualizar el proceso de homologación como Interesado de ETB, el cual le permitirá ingresar a nuestras bases de datos de Interesados. Para tal efecto, deberán contactar a RISKS INTERNATIONAL SAS, a través de los teléfonos: 571-3819458. Extensión 150, Celular 57-3177348650. Correos electrónicos gestionInteresadoes@risksint.com; contactos@risksint.com. También pueden iniciar su registro de forma directa en la página https://www.interesadohomologado.co/web/ siguiendo las instrucciones indicadas en este portal. ETB aclara que adelantar un estudio de mercado, análisis de precios o la participación en los mismos no obliga a ETB a contratar con los participantes.

POR FAVOR NO MODIFICAR LAS DESCRIPCIONES DE LOS ÌTEMS A COTIZAR NI ADICIONAR OTROS ÌTEMS.

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INFORMACIÓN PRELIMINAR

Se entiende por estudio de mercado el procedimiento y/o trámite que permite a ETB revisar la estructura, las características y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios, así como identificar los segmentos que representan la mejor opción y/o menor riesgo, conocer nuevos productos y/o servicios, y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con el abastecimiento de bienes y/o servicios, incluido el análisis de precios y/o tendencias de los mismos en el mercado y la evaluación de condiciones de capacidad de los posibles Interesados. De conformidad con el Manual de Contratación de ETB, la realización del presente Estudio de Mercado no obliga a ETB a iniciar una o varias contrataciones, igualmente, ETB podrá a su entera discreción, terminar el presente trámite de estudio de mercado en cualquier momento, sin que por ello se entienda que deba reconocer a los interesados o Participantes en el mismo, cualquier indemnización o algún tipo reconocimiento. El interesado debe tener en cuenta que el presente estudio de mercado puede servir de base para una posterior contratación de los servicios objeto del presente estudio y que en esta fase no se constituye compromiso precontractual ni contractual entre el Participante o Interesado y ETB. Así las cosas, el Estudio de Mercado no genera compromiso u obligación para ETB con los participantes, pues no corresponde a un proceso de selección; y en desarrollo del mismo se tendrán en cuenta los principios que orientan la contratación ETB. ETB podrá solicitar a los participantes del Estudio de Mercado las aclaraciones o informaciones que estime pertinente, a fin de despejar cualquier punto o aspecto dudoso o equivoco de la información suministrada. Si el participante no envía las aclaraciones o información adicional requerida y no es posible aclarar lo solicitado, la misma no se tendrá en cuenta dentro del estudio. Con los resultados que se originen con ocasión de este Estudio de Mercado, eventualmente se podrán desprender uno o varios procesos de selección. Adicionalmente, dichos resultados constituyen una verificación de la información entregada por el participante a fin de establecer posibles invitados para participar en eventuales procesos de contratación con el objeto mencionado en el primer párrafo del presente documento.

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CONDICIONES TECNICAS ESTUDIO DE MERCADO - “SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA DISTRIBUCIÓN DE FACTURAS DE ETB, SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y LA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EN GENERAL, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN DE OBJETOS POSTALES Y MERCANCÍA, A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL,

INCLUIDO EL EMPAQUE Y EMBALAJE CON GUÍA DE ENTREGA”

1. OBJETO

La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en adelante ETB, está interesada en recibir Cotizaciones para la Servicio de “servicio de mensajería expresa para distribución de facturas de ETB, con anexos y demás documentos que la integran, servicio de mensajería expresa para recepción, radicación y la distribución de correspondencia en general, recolección, distribución de objetos postales y mercancía a nivel nacional e internacional incluido el empaque y embalaje con guía de entrega de conformidad con las estipulaciones previstas en el presente documento y en el Manual de Servicio de ETB, el cual debe ser consultado en la página www.etb.com.co”. El servicio deseado se ejecutará con base en órdenes de servicio cursadas por ETB de acuerdo con las necesidades que surjan de cada uno de los servicios que integran el Servicio y alcance; por tanto, ETB no se obliga a solicitar un número determinado de órdenes de servicio ni se compromete con una cantidad mínima o máxima de servicios en cada orden, pues ello depende de las necesidades puntuales de ETB. Por consiguiente, las cantidades informadas son estimadas, así como el precio del Servicio que llegare a celebrarse tendrá un cupo de recursos estimado que podrá o no agotarse. 1.1. CUBRIMIENTO DE LA COTIZACIÓN El valor de las cotizaciones presentadas por los INTERESADOS incluirá todos los servicios deseados para cumplir a cabalidad con el Servicio y alcance de la presente solicitud. Cualquier elemento o servicio que se requiera por su dimensionamiento de la cotización será suministrado en su totalidad por el INTERESADO, sin costo adicional para ETB. Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del INTERESADO serán incluidos en la cotización, previo análisis que efectúe el INTERESADO por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la propuesta no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.

2. EXPERIENCIA

ETB desea que el INTERESADO informe su experiencia en contratos similares al Servicio de la presente solicitud, para lo cual se desea que en su cotización indique los servicios que ha prestado a empresas públicas o privadas celebrados a partir de 2018, cuya sumatoria sea igual o superior a DOS MIL MILLONES ($ 2000.000.000), antes de IVA.

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2.1. HABILITACIÓN ETB desea que EL INTERESADO aporte junto con la presentación de la cotización copia vigente de la habilitación por parte del Ministerio de la Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para prestar el servicio y estar inscrito en el registro de operadores postales; de acuerdo con la Ley 1369 de 2009 Titulo II Art. 4. 2.2. CERTIFICACIONES ETB desea que el INTERESADO informe en su cotización si cuenta con las siguientes certificaciones:

2.2.1. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008.

2.2.2. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD ISO 28000: Hace referencia a los sistemas de gestión de seguridad de la cadena de suministro.

2.2.3. CERTIFICACIÓN ISO 27001: Es una norma internacional que permite el aseguramiento, la confidencialidad e integridad de los datos y de la información, así como de los sistemas que la procesan. La Gestión de la Seguridad de la Información se complementa con las buenas prácticas o controles establecidos en la norma ISO 27002.

2.2.4. CERTIFICACIÓN ISO 26000:2010, Es una norma de responsabilidad social o certificados equivalentes a nivel nacional e internacional sobre la aplicabilidad de norma de Responsabilidad

2.3. CUBRIMIENTO ETB desea que EL INTERESADO indique en su cotización si cuenta con cobertura para prestar los servicios de distribución a domicilio de las facturas en Bogotá y a nivel nacional, y si tiene capacidad administrativa y operativa para los días sábado, domingo y festivos. Tener en cuenta que estos días se tienen en cuenta dentro de los SLAs requeridos en el Servicio. ETB desea que EL INTERESADO en su cotización anexe el listado de sus centros de atención a nivel local y nacional, los horarios de servicio de cada una de ellas y disponga de una línea de atención prioritaria. 2.4. RESPONSABILIDAD El INTERESADO deberá asumir el costo total de las sanciones que los entes de control impongan a ETB por silencios administrativos positivos derivados de la indebida notificación o no entrega de las de facturas o documentos, en el evento en que se demuestre que el incumplimiento es de su exclusiva responsabilidad, para lo cual ETB queda autorizado a deducir de las sumas a su favor. Así mismo, a responder por daños y perjuicios

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causados a ETB, al cliente o a terceros con ocasión del incumplimiento de las obligaciones a su cargo, obligándose a exonerarla de cualquier reclamación judicial, extrajudicial o administrativa que se presente en su contra. 2.5. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA - EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA ETB desea que EL INTERESADO en su cotización, suministre organigrama de toda la compañía, listado del personal, equipos e infraestructura que posee y que estarán disponibles para la ejecución del Servicio así:

2.5.1. Personal: cantidad de personas, cargo, vínculo laboral, indicar si es empleado del INTERESADO o personal temporal.

2.5.2. Equipo Automotor (Cantidad, descripción, capacidad, marca, modelo), ETB requiere que la antigüedad de los mismos no sea inferior al año 2014. Todo el equipo automotor debe contar con documentación exigida por el ministerio de transporte y órganos de control derivados.

El INTERESADO debe garantizar en el evento de un daño a cualquiera de sus vehículos, efectuará el cambio en un máximo de dos (2) horas para asegurar la continuidad del servicio. • Vehículos • Motos • Otros • Por lo menos (2) lectores de códigos de barras y una impresora de sticker. 2.6. COMUNICACIONES ETB desea que el Interesado cuente con un Canal dedicado mínimo de 20 megas de capacidad para trasmisión de información con ETB, este medio de comunicación debe estar instalado y funcionando máximo un mes después de la orden de inicio del Servicio, las adecuaciones necesarias para establecer comunicación entre ETB y el INTERESADO están a cargo del INTERESADO. Tener en cuenta que INTERESADO debe tener redundancia del canal dedicado en caso de que el primero falle. 2.7. SOFTWARE (CANTIDAD, DESCRIPCIÓN, LICENCIAS) Todo software residente y sistemas operativos que permitan la interacción, comunicación y traspaso de información con ETB, las estaciones de trabajo deben estar licenciados legalmente y estar vigentes con la reglamentación o las leyes de propiedad intelectual y derechos de autor. 2.8. SOFTWARE GEOREFERENCIADOR Sistema de información geográfica o ambientes de información geográfica, esta herramienta debe contar con módulos de diseño, consulta y estadísticas. Debe tener como mínimo capitales de departamento y ciudades intermedias a nivel nacional.

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Toda información relevante a la georeferenciación del proceso debe ser trasmitida y actualizada mensualmente con base en el cronograma proyectado por ETB y disponible en el FTP del proceso de facturación de ETB. El sistema debe estar en capacidad de hacer ordenamientos, cambios de localidad, barrios u otros archivos inherentes al dinamismo de todos los productos del proceso de facturación de ETB. 2.9. SOFTWARE DE TRAZABILIDAD DE DOCUMENTOS Sistema de información encargado de las operaciones del negocio y de administrar los portafolios de productos, bases de datos de clientes, provisión de guías, solicitudes de recolección, registros digitales de entregas en tiempo real, procesamiento de envíos, rastreo y digitalización de documentos, servicio al cliente, generación de bases para tele mercadeo a las devoluciones 2.10. SOFTWARE Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN PARA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ACUSE DE RECIBO EN LÍNEA Sistema y equipos de comunicación (PDA) deseable que soporten entregas con acuse de recibo en línea o digital, pruebas de firma digital, fotográfica y novedades que se presenten durante el proceso de distribución para seguimiento, trazabilidad y reportes en tiempo real. El sistema debe alimentar las bases de datos de ETB para generar los reportes de cada transacciones o interacción. Este sistema debe estar operativo y disponible desde el momento de la presentación de la cotización. 2.11. SOFTWARE DE PERSONALIZACIÓN PRUEBAS DE ENTREGAS O GUÍAS DE ENTREGA Contemplando los mínimos requerimientos establecidos en la Ley postal vigente, el INTERESADO debe estar en capacidad de diseñar, ajustar, implementar y personalizar prueba de entrega o guía con base en las necesidades que solicite ETB para en todos los productos de ETB, este diseño es propuesto por el supervisor del Servicio delegado por ETB, su implementación productiva no debe ser mayor a un mes contados a partir del envió de del prototipo y aprobado entre ETB y el interesado de distribución. 2.12. SOFTWARE DE RADICACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES

Solución tecnológica a través de la cual se recepciona, radica, indexa y digitalizan las comunicaciones externas e internas de la compañía. El INTERESADO debe estar en capacidad de ajustar su solución tecnológica a las necesidades de ETB. Esta solución debe estar en capacidad de generar impresión a través de impresora digital para generación de rótulos. En caso de que requiera de impresión a través de Sticker, esta deberá ser suministrada por el INTERESADO, así como pistolas lectoras de códigos de barras.

2.13. CENTRO DE ACOPIOS DE DISTRIBUCIÓN Y ALISTAMIENTO

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Los centros de acopio cumplen la función de reunir la producción de las facturas de forma ordenada con el fin de lograr una distribución más eficiente, flexible, dinámica, controlada, asegurando una capacidad de entrega rápida al cliente, garantizando una distribución con la cantidad y calidad requerida en las diferentes zonas geográficas a nivel local y nacional. El inicio de distribución y horario de producción de los centros de acopio y/o alistamiento debe ser máximo 2 horas después de entrega de las facturas y /o documentos, por parte del interesado de impresión que ETB designe, sin que lo anterior tenga en cuenta horas o días hábiles, es decir, el inicio de distribución debe ejecutarse una vez su cumpla este tiempo límite. El INTERESADO debe garantizar centros de Acopios y alistamiento en las siguientes ciudades: Bogotá Tres (3) centros de acopio o de distribución y (1) un centro de Alistamiento Medellín Un (1) centro de acopio o de distribución Cali Un (1) centro de acopio o de distribución Villavicencio Un (1) centro de acopio o de distribución y (1) un centro de alistamiento Cúcuta Un (1) centro de acopio o de distribución y (1) un centro de alistamiento Barranquilla Un (1) centro de acopio o de distribución Estos centros de acopio deben estar habilitados y en funcionamiento al momento de la presentación de la cotización. Durante el estudio de Cotizaciones es probable que ETB realizase una visita técnica a los INTERESADOS para verificar el cumplimiento de lo solicitado en los términos técnicos. Cada centro de acopio debe tener un programa de acciones preventivas, correctivas y mejora continua. Los centros de acopio deben cumplir con las siguientes características:

Infraestructura • Subsistemas de seguridad como detección y extinción de incendios, circuito cerrado de televisión y/o vigilancia. • Áreas de trabajo con canastillas de distribución con enrutamiento diario y áreas de alistamiento adecuadas. • Certificaciones de seguridad industrial y salubridad vigentes • Su ubicación debe realizarse estratégicamente para la distribución • Accesibilidad para las zonas de cargue y descargue • Entre 4 y 5 puestos de trabajo con equipo de cómputo y equipos de digitalización • Mínimo 4 líneas de telefónicas, fijas (2) y móviles (2). de ETB • Intercomunicación y acceso a la red corporativa con acceso a los sistemas de georeferenciación solicitados • Para el centro de alistamiento se requiere un mínimo de cinco (5) mesas con un número de 10 puestos de trabajo por cada mesa para

realizar el proceso manipulación de las facturas y pegado de la guía. • Plan de calidad implementado.

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El INTERESADO para la prestación del servicio deberá disponer del recurso humano necesario en centros de acopio-distribución o alistamiento, que como mínimo debe ser: • Coordinador o líder • Mínimo 1 persona de trabajo administrativo. • Mínimo 2 personas de tele-verificación • El personal de operación está sujeto al interesado y a la demanda sobre cantidad de facturas entregadas desde que se cumplan los tiempos

y la cantidad deseados se debe asegurar un statf de mínimo tres (3) personas tiempo completo. • El personal de operación requerido para el alistamiento está sujeto a la demanda, pero como mínimo requerido se solicita un número de 30

personas equivalentes a tres (3) mesas. • 2 mensajeros motorizados, disponibles para suplir complementar entregas personalizadas en Bogotá, área metropolitana y municipios

aledaños. El INTERESADO debe disponer para la prestación del servicio de recursos administrativos y mensajería, junto con el equipo necesario (equipo de cómputo) para el proceso de ETB. EL INTERESADO debe atender devoluciones, duplicados, auditorias y otras actividades por medio de motorizados disponibles. Durante las contingencias de mayor afluencia de público en los Centros de Servicio y CADES, es decir, cuando existan una cantidad anómala de clientes solicitando duplicados por no entrega de factura, EL INTERESADO deberá designar una persona en cada uno de los CADES, centros de atención con el equipo necesario y según lo requiera el supervisor designado por ETB , con el fin de verificar, confrontar y analizar la información de los clientes que se acercan a solicitar duplicado y con base en la misma procedan a realizar las auditorias correspondientes o acciones de mejora. La disponibilidad del trabajador será acorde al horario de la Jornada laboral establecido para los CADES y Centros de Servicio y la duración o permanencia del plan contingente será decidido por el supervisor del Servicio designado por ETB. 2.14. DISPOSICIÓN RECURSOS ADMINISTRATIVOS EN INSTALACIONES ETB El INTERESADO debe disponer para la prestación del servicio de recursos administrativos y de mensajería para cumplir con actividades en desarrollo del Servicio del Servicio en instalaciones de ETB. Prestar los servicios contratados en un horario de 7:00 a.m. a 5:30 p.m. de lunes a viernes o en un horario diferente si así las necesidades lo exijan, previa solicitud del supervisor del Servicio. El INTERESADO debe enviar al supervisor del Servicio designado por ETB, la programación de cualquier novedad u otras eventualidades del recurso humano con un (1) mes de anticipación. Enviar el respectivo remplazo del recurso al día siguiente de presentada la novedad, a fin garantizando la continuidad del servicio. Dicho reemplazo deberá cumplir el mismo o mayor perfil del actual.

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Los recursos que deben tener disponibles son: • tres (3) recursos administrativos en instalaciones ETB,2 de estos recursos mínimo seis semestres de carrera profesional o técnica

certificada, quienes podrán hacer ejecutaran entregas personalizadas, tele verificación de documentos, 1 recurso con perfil profesional que con conocimiento de Excel avanzado, capacidad de análisis, critica de información, manejo y seguimiento de indicadores, adicionalmente cada recurso debe disponer de los equipos que soportan las actividades a realizar, por ejemplo: equipos de cómputo compatibles con los sistemas operativos ETB, teléfonos celulares con minutos y accesorios que garanticen ergonomía y cumpla con las normas de ARL de acuerdo a su función.

• 2 mensajeros: 1 Mensajero con moto de tiempo completo, 1 mensajero con moto disponible cuando el supervisor del Servicio lo requiera;

los costos de parqueadero, gasolina, peajes o los necesarios para cumplimiento del Servicio, deben ser asumidos por el INTERESADO. Este personal no tendrá un costo adicional dentro de la facturación que se genere a ETB.

2.15. Los requisitos técnicos mínimos obligatorios aplican de forma general y no específica en cada proceso. 3. DISTRIBUCIÓN FACTURAS CON SUS ANEXOS 3.1. ALCANCE

• Recolección, alistamiento y entrega de las facturas expedidas por ETB, el proceso de alistamiento debe terminar 4 horas después de recibidas las facturas o documentos a distribuir; el INTERESADO debe está en capacidad de ampliar o disminuir el número de personas que realizaran este proceso de acuerdo a los volúmenes que se tengan por ciclo; tener en cuenta que las fechas de los procesos serán compartidas de manera mensual 15 días antes que inicie el primer proceso; con el fin que el INTERESADO planee de manera anticipada la capacidad de su proceso en cuanto a recursos, herramientas e infraestructura.

• El inicio de distribución debe darse 6 horas después de recibidas las facturas o documentos por parte del impresor designado por ETB ejemplo si el interesado de impresión realiza la entrega de las facturas y/o documentos a las 7:00 am el inicio de distribución debe darse ese mismo día a las 1:00 pm tener en cuenta que entregas posteriores a las 2:00 pm aplican para inicio de distribución al siguiente día.

• Implementar procesos de calidad transversales (acciones preventivas y correctivas) en alistamiento y distribución en todos los formatos y ciclos.

• Garantizar y cerciorarse que las entregas sean efectivas a cada usuario, el INTERESADO debe buscar el método o métodos que mitiguen reclamaciones por no entrega de facturas, apoyarse en elementos tecnológicos que den certeza de las entregas, como: pruebas fotográficas, captura de firma digital, coordenadas geográficas, descripción del predio en la guía, tele mercadeo, auditorias entre otras, para Bogotá y Poblaciones de Cundinamarca son (3) días calendario incluye domingo y festivos; contados a partir de la entrega por parte del interesado de impresión que designe ETB y (4) días calendario a nivel nacional.

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• Garantizar de acuerdo con los ciclos y/o formatos, las condiciones actuales de la base de clientes un mínimo de distribución diaria de 50.000 envíos o facturas con anexos.

• Gestionar procesos paralelos de distribución de cualquier etapa, formato o ciclo de facturación en Bogotá, poblaciones de Cundinamarca o a nivel nacional que ETB requiera.

• Entrega de informes y publicación de guías digitalizadas de entrega de distribución con el estado de las entregas por cliente en cada etapa, formato o ciclo de facturación doce (12) horas después de iniciar el proceso de distribución.

3.1.1. Requerimientos mínimos en Distribución de Facturas con sus anexos El INTERESADO debe garantizar de acuerdo a los ciclos y/o formatos en las condiciones actuales de la base de clientes un mínimo de distribución diaria de 50.000 envíos ó facturas con anexos, sin que esto afecte lo solicitado en el numeral anterior (entregas en tres días calendario incluye domingos y festivos) , en la Ciudad de Bogotá como la periferia y municipios cercanos a la misma o región Cundinamarca (Sibaté, Silvania, Fusagasugá, Chía, Sopo, Funza, Cota, Girardot, Ricaurte, Mosquera, Facatativá, Madrid entre otros) , para clientes de otros municipios (Cúcuta, Villavicencio, Medellín, Cali, Barranquilla y otras ciudades intermedias y alejadas de Colombia) la distribución debe ser de 10.000 envíos o facturas con sus anexos por día. EL INTERESADO debe iniciar el proceso de distribución en municipios (Villavicencio, Cúcuta, Medellín, Cali, Barranquilla y otras ciudades intermedias y alejadas de Colombia) máximo veinticuatro (24) horas después de haber recibido las facturas por parte del impresor designado por ETB. EL INTERESADO debe estar en capacidad de tener disponibilidad de alistamiento y traslado para las facturas a las ciudades destino. 3.1.2. Procesos Paralelos EL INTERESADO, debe estar en capacidad de ejecutar o gestionar procesos paralelos de distribución, de cualquier producto o ciclo de facturación en Bogotá o municipios que ETB requiera, cumpliendo con los mismos tiempos y necesidades del Servicio. 3.1.3. Software o base de datos de actualización dirección, localidad, código postal. El interesado debe estar en capacidad de capturar, validar y enviar a ETB los registros como dirección, localidad, código postal y otras variables que se justifiquen actualizar y ser ajustadas en la base de datos de ETB mensualmente o según lo requiera la necesidad del servicio y el desarrollo del Servicio, como insumo y mejoras del proceso de distribución.

3.1.4. EL INTERESADO debe disponer del personal, equipos e infraestructura ofrecidos para la ejecución del Servicio, así como las canastillas plásticas requeridas para el empaque de las facturas impresas las cuales deberán estar en óptimas condiciones. Así mismo mantener la proporcionalidad

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del personal o incremento del mismo, dispuesto en la operación con las cantidades de usuarios y/o suscriptores que posea ETB durante cualquier momento de la ejecución del Servicio. Adicionalmente en caso de que ETB requiera recurso humano para el desarrollo del Servicio en casos de contingencias, el INTERESADO debe estar en capacidad suministrar el personal con el equipo necesario, sin que esto genere costo adicional para ETB.

3.1.5. ETB podrá solicitar el reemplazo de cualquier recurso humano a cargo del INTERESADO para desarrollo del Servicio que no cumpla con el rol, perfil solicitado para la cumplir con la prestación del servicio o no reúna las calificaciones para el desempeño del servicio o que considere perjudicial para los intereses del Servicio.

3.1.6. EL INTERESADO debe tener disponibilidad de un vehículo para transportar en horas laborales a dos personas mínimo, donde y cuando lo requiriera el supervisor del Servicio designado por ETB para cumplir con visitas de auditorías o cualquier otra necesidad del servicio para desarrollo de los procesos conexos de ETB. 3.2. PROCESO PARA LA ENTREGA DE LAS FACTURAS EMITIDAS POR ETB ETB desea que el INTERESADO adjunte a su cotización la descripción del proceso que emplearía para la distribución de la facturación entregada por ETB, mediante un diagrama de flujo así mismo adjuntar un cronograma mensual de actividades para el proceso de distribución (actualización de la base de datos, recolección, tele verificación, alistamiento, distribución e informes periódicos, devoluciones, reportes, uso de página web para consulta de guías de envíos etc.). 3.3. INFORMACIÓN TÉCNICA POR ETAPA DE FACTURACIÓN PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE LAS FACTURAS DE ETB La cantidad estimada de facturas que ETB emite a sus suscriptores o usuarios están estimadas en 260.000 envíos mensuales a nivel nacional; los cuales serán asignados a dos empresas de mensajería. NOTA: Las Fechas y cantidades de facturas que ETB entregará a los INTERESADOS para su distribución por cada etapa de facturación son estimadas, podrán variar, por lo anterior el INTERESADO debe adaptarse al dinamismo del negocio.

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3.3.1. EL INTERESADO no podrá en la ejecución del Servicio, subcontratar más del 10% del personal para el desarrollo del Servicio en la distribución de

facturas de ETB, es decir, el 90% de del recurso humano que entregue las facturas debe estar contratado directamente.

3.3.2. El INTERESADO debe tener un proceso de calidad en alistamiento y distribución transversal que asegure la correcta entrega de las facturas y o documentos para el desarrollo del Servicio. La gestión y resultados de los controles de calidad preventivos y correctivos deben ser entregados al supervisor del Servicio designado por ETB, el informe debe cubrir todos los productos, ciclos o documentos que requiera ETB por cada proceso de facturación y debe ser entregado mensualmente.

3.3.3. EL INTERESADO recibirá de ETB las facturas para distribución en los lugares y horarios previamente establecidos por ETB inclusive sábados, domingos y festivos e iniciar su alistamiento en pegado de guías a las facturas de ETB, este proceso debe terminar en 4 horas después de recibidas las facturas por parte del interesado de impresión designado por ETB, EL INTERESADO debe organizarlas de acuerdo con las zonas postales, localidades, barrios y enrutamiento de distribución acordados. Actualmente los puntos de recepción corresponden a las instalaciones de los contratistas de impresión en la ciudad de Bogotá o donde requiera ETB. El INTERESADO debe estar preparado en contingencias en la recolección de facturas impresas y alistamientos en pegado de guías a las facturas de ETB, que se puedan presentar durante cualquier proceso sin restricción de horario.

3.3.4. EL INTERESADO debe estar en capacidad de poner a disposición recurso humano, que diseñe, desarrolle e implemente con el impresor de facturas que designe ETB, el método que garantice desde la impresión anexar las guías de entrega a la factura, lo anterior sin costo adicional para ETB

3.3.5. EL INTERESADO debe poseer un protocolo de transmisión de archivos (FTP) o medio de comunicación digital y/o página Web lo suficientemente robusto para efectuar las consultas y asignación de usuarios tanto para ETB como los contratistas de impresión, para la transferencia e intercambio de archivos, listas maestras, ordenamiento de oficinas, informes y demás archivos necesarios para la adecuada operación.

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3.3.6. EL INTERESADO debe informar a ETB mediante correo electrónico las cantidades de las facturas recibidas del interesado de impresión, número de archivos y oficinas o localidades de distribución, como máximo dos horas después de recibidas las cantidades por cada ciclo de facturación, etapa o formato durante la ejecución del proceso de distribución mensual.

3.3.7. EL INTERESADO debe informar o notificar a ETB por medio de correo electrónico y comunicación telefónica de cualquier inconsistencia entre lo entregado por el interesado de impresión y los archivos dejados en la red máximo a las siguientes dos (2) horas de presentada la inconsistencia, por cada ciclo de facturación, etapa o formato durante la ejecución del proceso de distribución mensual.

3.3.8. EL INTERESADO debe realizar el proceso de alistamiento y generación de guías de los envíos que se realice para ETB con los mínimos regulatorios que exige la ley postal vigente y la personalización según los requerimientos de ETB por cada ciclo de facturación, etapa o formato para la ejecución del proceso de distribución mensual.

3.3.9. EL INTERESADO debe contar con un sistema georeferenciador que permita el ordenamiento y enrutamiento para la distribución de la facturación de ETB en todos los formatos y municipios, este archivo se debe adaptar a las necesidades y/o requerimientos de ETB.

3.3.10. Solicitud a requerimientos, EL INTERESADO debe estar en capacidad de atender los requerimientos de tipo: informático, técnico, auditorias o cualquier otro tipo requerimiento para el control de la correcta entrega o distribución en desarrollo del Servicio según las necesidades de este, la solicitud desde ETB se hará por medio de correo electrónico, la escala es para atención de requerimientos es:

1. PRIORIDAD ALTA: 1dia(calendario) 2. PRORIDAD MEDIA: 3 días(calendario) 3. PRORIDAD BAJA: 10 días(calendario)

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3.3.11. EL INTERESADO debe contar con una herramienta informática en la cual pueda realizar el seguimiento y la verificación por cuenta revchain, nit, nombre, dirección, zona, guía y etapa, el avance informativo sobre el proceso de distribución, anexando por cada registro el medio magnético de la prueba de entrega, posteriormente debe contener un módulo de informes de las devoluciones con la causal y gestión realizada de las mismas. La actualización de esta herramienta debe ser máximo un día vencido a la distribución real física y de preferencia on line. Dicha herramienta deberá estar disponible como mínimo en los nueve (9) centros de servicios, cinco (5) supercades y seis (6) cades y el área de facturación de ETB, con un mínimo de tres (3) usuarios en cada uno; tener en cuenta que esta cantidad de usuarios puede ser mayor dependiendo de la sede, no se aceptará usuario genérico para poder realizar análisis de utilización y gestión por cada sitio.

3.3.12. EL INTERESADO debe tener un software que permita hacer tele mercadeo para las inconsistencias, este aplicativo debe ser portable, generar trazabilidad, estadísticas por asesor, este aplicativo deberá estar a disposición de los recursos de tele mercadeo asignados a ETB.

3.3.13. EL INTERESADO debe dar prioridad y exclusividad a la distribución de las facturas de ETB, cuidar y custodiar la totalidad de las facturas y demás documentación que ETB le entregue en virtud de la ejecución del Servicio

3.3.14. EL INTERESADO debe garantizar, prever y proveer los recursos necesarios a los mensajeros, personal de alistamiento o cualquier otro que intervenga en el proceso de distribución, para garantizar custodia, evitar deterioro, evitar el daño, pérdida y cuidado de todas las facturas en la cadena productiva de distribución, es decir, desde la entrega por parte del impresor de ETB hasta la entrega al cliente final.

3.3.15. EL INTERESADO debe garantizar que, pasados 24 horas calendario, máximo después de terminado el proceso de distribución de las facturas y/o documentos de cada etapa, ciclo o formato; la disponibilidad de las guías y un reporte en un formato especificado por ETB, en la página web o FTP dispuesta para tal fin, archivos de imágenes y texto las guías de entrega en su totalidad para consulta de los centros de Servicios de ETB o web service.

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3.3.16. EL INTERESADO debe garantizar que para aquellas entregas que así lo requieran, firma de los usuarios, registro digital de la entrega en línea por medio de dispositivos móviles que permitan la trazabilidad en línea y huella, registro digital de la entrega. (PDA)

3.3.17. EL INTERESADO garantizará que, si la persona que recibe la factura no está en condiciones de llenar los datos de la guía de entrega, los datos deben ser registrados por el funcionario responsable de efectuar la entrega y firmado por la persona que recibe, en tinta negra en letra legible descripción breve del predio, o prueba fotográfica, número de contador del agua y/o gas, cuando ETB lo requiera. EL INTERESADO debe realizar la distribución de otro tipo de Servicios conservando las mismas características para distribución de documentos.

3.3.18. EL INTERESADO se compromete a conocer y cumplir las políticas de seguridad de información que se encuentran vigentes en ETB, las cuales establecen los criterios y comportamiento que deben seguir todos los miembros de la comunidad empresarial de ETB (empleados, INTERESADOS, pasantes y terceros entre otros) con el fin de preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información; para este fin el INTERESADO debe firmar un acuerdo de confidencialidad establecido en ETB.

3.3.19. ETB podrá realizar agrupación de varios documentos, comunicaciones y/o revistas bajo el concepto de factura sin que sobrepase el límite de peso del Servicio postal correspondiente al servicio que se está prestando sin que represente un valor adicional

3.3.20. EL INTERESADO debe informar oportunamente a ETB cualquier hecho que afecte o pueda afectar la prestación de los servicios.

3.3.21.

EL INTERESADO debe carnetizar, uniformar e identificar de manera segura, clara y permanente las personas designadas para la ejecución del Servicio, en la identificación personal debe detallar el Servicio al cual pertenece y su vigencia, esta identificación debe estar aprobada por el supervisor del Servicio que designe ETB.

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3.3.22. EL INTERESADO debe contar con personal capacitado para la atención de inquietudes, quejas o reclamos del proceso de distribución por parte de cualquier cliente durante la ejecución del servicio por parte del INTERESADO a ETB.

3.3.23. EL INTERESADO debe Mantener vigentes las licencias de funcionamiento y demás requisitos requeridos por la Ley colombiana, durante la prestación de los servicios.

3.3.24. EL INTERESADO debe trasmitir por medio de protocolo FTP todas las guías de entrega en formato de imagen y archivos de texto diariamente, así como los informes por escrito y en medio magnético, sobre la cantidad de facturas entregadas efectivamente y un informe de la cantidad de facturas devueltas, clasificadas por causal de devolución por cada etapa en ejecución, producto o ciclo de facturación de todos los formatos, doce (12) horas después de entrega de la facturas y/o documentos al cliente.

3.3.25. EL INTERESADO debe garantizar el almacenamiento seguro de las devoluciones físicas durante un periodo de tres meses; al completarse este tiempo el INTERESADO debe estar en capacidad de destruir de manera física las devoluciones dejando un acta de destrucción donde relacione el proceso, mes, año, cantidad de facturas a destruir; con la respectiva evidencia fotográfica.

3.3.26. Cuando se presenten devoluciones por dirección incorrecta o incompleta, no reside, no existe dirección o sus causales equivalentes, el INTERESADO debe hacer tele verificación, informar la dirección correcta, zona y código postales correspondiente, con el fin de actualizar la base de datos de ETB. Este reporte debe realizarse al finalizar todo el proceso de distribución consolidado mensual, cumpliendo los requisitos del formato establecido para tal fin, direcciones estandarizadas según catastro distrital; para que los ajustes de dirección se vean reflejados en la siguiente factura generada al cliente. Presentado un informe con el porcentaje de contactabilidad y efectividad (de lo que se logró contactar que fue entrega efectiva al realizar el reenvío). El porcentaje de contactabilidad bebe ser del 70% y el de efectividad del 85% Se aplicará los ANS según corresponda el caso. Cuando las devoluciones presentadas hayan sido entregadas en periodos anteriores por parte del INTERESADO.

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Cuando las devoluciones no estén debidamente soportadas o las casuísticas no sean consistentes, es decir, que las causales de devoluciones no se ajusten a la realidad, exista variación injustificada mes a mes. Cuando el informe de devoluciones generado por EL INTERESADO, presente inconsistencias o diferencias de los conceptos básicos como son: cuenta, nombre, dirección o ciudad respecto a los datos entregados por ETB para el proceso de distribución. Una vez recolectados y realizado todas las actividades (tele mercadeo, cruce bases de datos, auditorias, búsqueda internet) una vez agotadas las opciones necesarias para hacer el intento de entregar las devoluciones, EL INTERESADO debe destruirlos y remitir la pertinente acta al supervisor del Servicio designado por ETB.

3.3.27. Indicadores devoluciones EL INTERESADO deberá prever, controlar, gestionar, cerciorarse y garantizar la gestión de cada una de las devoluciones, para así mejorar los indicadores actuales.

Producto %

Masivo 0,20%

Fibra 0,20%

LTE 7%

Empresas 0,40%

Indicadores sobre cantidad de facturas distribuidas El INTERESADO debe transmitir el 100% de las imágenes correspondientes a las devoluciones al FTP dispuesto para tal fin. En el formato que indique ETB.

3.4. Entrega de facturas documentos e informes Para la entrega de facturas por parte del interesado de impresión los horarios establecidos son: de lunes a domingo y festivos; a partir de las 6:00 am hasta las 22:00 pm estos horarios pueden ser ajustados por ETB, según sus necesidades, una vez entregadas al INTERESADO este debe generar informe de las cantidades recibidas y el estado de estas, vía correo y telefónica a ETB por cada proceso, etapa o ciclo de facturación.

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3.5. EL INTERESADO debe generar un informe diario antes de las 10:00 horas a partir del primer día de inicio del proceso de distribución con base en el cronograma mensual, donde se indique la cantidad de facturas que van a ser entregadas por localidad, zona o código postal y el centro de acopio de cada proceso, etapa o ciclo de facturación.

3.6. EL INTERESADO debe gestionar el informe de duplicados, reclamos o cualquier otro reporte inherente al mejoramiento del proceso de distribución escritos que se generan en los centros de servicios, cades y supercades cuando el cliente argumenta “no haber recibido la factura”, este informe se genera mensual, posterior a la entrega del informe remitido por ETB, EL INTERESADO dispondrá de quince (15) días calendario para gestionar los registros y presentarlo al supervisor de ETB designe, EL INTERESADO debe determinar la causa raíz de cada reclamo y presentar plan de acción preventivo y correctivo.

3.7. EL INTERESADO deberá elaborar y presentar al supervisor designado por ETB, los informes técnicos y/o administrativos e indicadores de gestión y reportes por etapa como mensuales y en todo caso cuando sean deseados por ETB. Se efectuará una vez al mes una vez finalizada la distribución una reunión de seguimiento.

3.8. EL INTERESADO debe presentar informe por cada etapa de la gestión realizada de las devoluciones presentadas indicando la reiteratividad de las mismas y aquellas que presenten más de dos (2) devoluciones serán objeto de seguimiento exhaustivo por parte del INTERESADO y presentará al SUPERVISOR designado por ETB, informe de auditoría de estos casos; estas acciones se deberán realizar en todos los productos de ETB. Las causales de devolución deben ser específicas con las siguientes abreviaturas: • AP: Apartado clausurado • C1: Cerrado primera vez • C2: Cerrado segunda vez • CT: Cierre temporal de la empresa • DE: Desconocido • NED: No existe Dirección • FA: Fallecido • N1: No contactado por primera vez

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• N2: No contactado por segunda vez • RE: Rehusado (Se niega a Recibir) • NR: No Reside • DIN: Dirección Incorrecta • DIM: Dirección Incompleta • TR: Traslado

EL INTERESADO debe determinar la causa raíz de cada reclamo y presentar plan de acción preventivo y correctivo. 3.9. INDICADOR DE OPORTUNIDAD DE ENTREGA EL INTERESADO deberá diseñar, planear y ejecutar su operación de acuerdo con los volúmenes asignados teniendo en cuenta el cronograma de facturación compartido cada mes de cara a garantizar la gestión de distribución en 3 días calendario para Bogotá y poblaciones de Cundinamarca y 4 días a nivel nacional de cara a garantizar una entrega oportuna del 98% sobre el total de facturas asignadas mes.

El INTERESADO debe transmitir el 100% de las imágenes correspondientes a las entregas y devoluciones al FTP dispuesto para tal fin en el formato que se indique por parte de ETB. 3.10. SERVICIOS DE VALOR AGRAGADO En caso de que EL INTERESADO este en la capacidad de ofrecer los servicios de impresión de facturas de ETB, como valor agregado debe tener en cuenta lo siguiente: La impresión de ETB es una Impresión digital y de alto volumen de facturas de ETB con sus anexos, logos, líneas sombreados datos variables, textos fijos, gráficos, firmas digitales, código de barras, colillas, transpromo, cupones, troquelados dinámicos o variables según base de datos, a full color 4x4, sin restricciones de color o intensidades de tinta para cualquiera de las gráficas de las facturas en cualquiera de sus partes. (Sujeto a dinamismo de imágenes). EL INTERESADO debe tener en cuenta que los documentos resultado del proceso de impresión deben ser doblados, grapados o ensobrados con sus anexos y/o insertos. 3.11. INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS ETB espera que el INTERESADO contemple una infraestructura redundante para el servicio de impresión que pueda resolver cualquier solicitud en las mismas condiciones sin que lo anterior afecte la eficiencia o disponibilidad del servicio. ETB espera que esta contingencia pueda operar de forma automática en caso de cualquier falla o indisponibilidad del proceso productivo y que la transición del proceso no supere los 15 minutos.

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ETB espera que el INTERESADO contemple una disponibilidad de dos canales dedicados mínimo uno de 10 megas y otro de 20 de uso exclusivo para el proceso de ETB. 3.12. FUNCIONES COMPLEMENTARIAS A LA IMPRESIÓN ETB espera que EL INTERESADO pueda generar de estadísticas de seguimiento y control de los archivos generados. ETB espera que EL INTERESADO pueda mantener el ordenamiento con base en el archivo de georeferenciación, lo anterior permite mantener una secuencia ordenada de las facturas y optimizar las entregas, actualmente el ordenamiento esta referenciado por el número de cuenta. Estos archivos se actualizan de forma mensual y no varía la estructura. ETB espera que EL INTERESADO contemple dentro del servicio cotizado realizar el análisis y diseño de la factura, como parte del proceso. Esta labor de levantamiento de información será liderada por EL INTERESADO previa guía del supervisor del contrato designado por ETB y no tendrá costo adicional. ETB espera que EL INTERESADO pueda formalizar y entregar un documento bajo el lenguaje de usuario final, el documento entregable cumpla y contemple las condiciones de las reglas de negocio definidas en ETB. ETB espera que EL INTERESADO pueda presentar al término de cada solicitud, estadísticas y archivos de resumen, como también archivos de registros que permitan realizar seguimiento de la actividad que se está realizando e indicar si el procedimiento se encuentra correcto. ETB espera que EL INTERESADO pueda tener un ambiente de pruebas donde se puedan procesar todos los formatos y salida PDF con sus reportes, el servicio debe ser un reflejo del ambiente productivo, debe estar en capacidad de procesar desde 1 hasta 1.000 mil facturas. ETB espera que, en caso de implementación de un nuevo diseño de factura, EL INTERESADO lo pueda realizar en un tiempo que no supere cuatro (4) semanas calendario. ETB espera que INTERESADO pueda implementar controles sobre los documentos generados en PDF de tal forma que no se pueda copiar o extraer la información contenida, rellenar campos de formulario o hacer cualquier modificación sobre su estructura o información.

3.13. VOLÚMENES DE LOS ARCHIVOS TXT Los archivos generadores por los sistemas de facturación son por etapa según cronograma, se clasifican por productos (FDGYE, DATOS, LTE, FIBRA, RESIDENCIAL, PYMES, CUCUTA, LLANOS) ocupan cerca de 15 Gb en promedio con cerca de 80 lotes de facturación por mes. 3.14. FUNCIONALIDADES ESPECÍFICAS IMPRESIÓN DIGITAL

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ETB espera que EL INTERESADO pueda estar en capacidad de imprimir 60.000 facturas por hora, se estima que en promedio cada factura corresponde tres (3) impresiones equivalentes a uno punto cinco (1.5) hojas. ETB espera que EL INTERESADO pueda tener capacidad mínima de producción de 150.000 facturas impresas diarias, que equivalen a 450.000 impresiones. La unidad de medida “IMPRESIÓN” presentadas en las certificaciones equivale a una página, dos páginas son una hoja. Las facturas impresas de clientes Mercado Masivo, Fibra, deberán ser intercaladas, dobladas y grapadas o ensobradas en su totalidad, junto con sus correspondientes anexos y en el orden y forma establecida para inicio del proceso de distribución. En el evento que se requiera las facturas para el cobro jurídico o procesos especiales de impresión de clientes, deberán ser impresas, intercaladas, dobladas y grapadas o ensobradas en forma separada para su entrega al interesado de distribución o mensajería. Para las facturas de clientes Mercado Corporativo (Cuentas Especiales, de Gobierno, y Facturación Directa), el contratista debe imprimir, intercalar, ensobradas (1 a 50 hojas) o empacadas en termosellado (más de 50 hojas) junto con sus anexos. ETB espera que EL INTERESADO pueda poseer el servicio de quemado de CD de aquellas facturas que superen el rango de 30 impresiones ó 15 hojas, realizando la impresión de la caratula y ensobrando como parte del servicio. ETB espera que EL INTERESADO pueda contar mínimo con una persona (coordinador) exclusivamente para el proceso de impresión de facturas de ETB. 3.15. EQUIPOS PRINCIPALES ETB espera que EL INTERESADO cuente con equipos de impresión digital, máquinas de impresión de alto volumen. Las hojas de las facturas de ETB tienen troquelados dinámicos, traspromos y cupones a full 4x4 color sin restricciones de color o intensidades de tinta para cualquiera de las gráficas de las facturas en cualquiera de sus partes, ya que lo anterior depende de las necesidades mensuales de ETB y al dinamismo del negocio, con diseños diferentes dependiendo del contenido (caratula principal, anexo ETB, otros operadores, cartas) con su diferente altura de mora por cliente, la aplicación de trasnpromo o cupones se puede hacer por base de datos o reglas de negocio. ETB espera que las máquinas de impresión puedan hacer llamado o impresión simultanea de diferentes tipos de papel (alturas de mora), colillas o cupones y guarden una secuencia de impresión según la zona postal o de geo-referenciación para su distribución. ETB espera que EL INTERESADO posea también equipos de intercalado automático, auto ensobrado, ensobrado y doblado que soporten la cantidad de impresiones propuestas y asignadas, los cuales deben estar instalados y ubicados en un solo lugar para el proceso de impresión y alistamiento de la facturación. 3.16. EQUIPOS DE RESPALDO

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ETB espera que EL INTERESADO pueda demostrar que posee instalados y en funcionamiento otros equipos de impresión, intercalado y doblado de respaldo, de condiciones iguales o similares a los ofrecidos como equipos principales y equivalentes al 50% de la capacidad mínima esperada. Estos equipos deben tener la capacidad disponible para que, en caso de falla de los equipos principales, puede elaborar las facturas, en caso de que no los posea; ETB espera que el interesado informe si tienen convenios de respaldo en la ciudad de Bogotá. Los equipos del contratista deben permitir la impresión de todos los elementos de la factura tales como logos, líneas, cupones, trasnpromos sombreados, datos variables, textos fijos, gráficos, firmas digitales, código de barras, líneas de OCR, utilizando los dos lados de la hoja. ETB espera que los equipos puedan tener capacidad para trabajar con papel mínimo de 70 Gramos/m2 y manejo de microperforado, trasnpromo, cupones, colillas dinámico para uno o varios desprendibles, dicho microperforado debe ser preciso para evitar problemas en el doblado de las facturas y evitar posteriores fallas en el proceso de reconocimiento de la banda de OCR o del código de barras. ETB espera que los equipos puedan permitir impresión a una resolución mínima de 600x600 puntos por pulgada cuadrada y trabajar todas las impresiones como originales. 3.17. EQUIPO DE IMPRESIÓN PRINCIPAL ETB espera que los equipos puedan permitir, realizar o definir la cantidad, descripción, capacidad de catálogo máxima de impresión por día de 24 horas, expresada en hojas; indicar si es propio o en arriendo (vigencia del contrato) Adjuntar copia de los catálogos (debe incluir un anexo técnico de las maquinas principales y la capacidad de producción). Características equipos de terminado para alistamiento ETB espera que EL INTERESADO pueda estar en capacidad de realizar, autoensobrado, doblado y empaque en termosellado (para facturas de mercado corporativo) en forma automática. ETB espera que los equipos de intercalado automático, así como los de doblado o plegado tengan una capacidad mínima de trabajo para intercalar y doblar como mínimo doscientas mil (200.000) facturas con sus anexos por día de veinticuatro (24) horas o su equivalente en 42.000 facturas cada 6 horas. 3.18. PAPEL PRE-IMPRESO, TROQUELADOS E INSUMOS

ETB espera que el INTERESADO contemple el suministro de todos los materiales deseados para la impresión de las facturas, es decir, el suministro y control del papel pre-impreso, las tintas, tonners, reveladores, fijadores, insumos, repuestos de los equipos y todo el material que se requiera para la normal producción de la factura y sus correspondientes anexos. El papel pre-impreso será mínimo de 70 Gramos/m2 y máximo de 90 Gramos/m2, según muestras suministradas, pero su diseño y tamaño podrán variar según las necesidades de ETB. 3.19. MODELO DE FACTURAS MASIVO

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EMPRESAS Y GOBIERNO

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DATOS

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LTE

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3.20. EXPERIENCIA ETB desea que EL INTERESADO informe su experiencia en procesos de impresión de facturas y documentos para servicios similares 3.21. ACUERDOS DE NIVELES-DISTRIBUCIÓN FACTURAS (ANS) ANEXO TECNICO #1 EL INTERESADO seleccionado deberá prestar todos los servicios contemplados en los términos de y se acogerá a los Acuerdos de Niveles de Servicio de Cada uno de los Servicios deseados. 3.22. CRONOGRAMA ANEXO TÉCNICO #2

Verde: Formateo Azul: Disponibilidad duplicados- impresión Morado: Distribución 3.23. DEFINICIONES

Para todos los efectos de esta Solicitud, los siguientes términos tendrán los significados que aquí se anotan: AREA METROPOLITANA DE BOGOTA: Incluye al Distrito Capital, así como Soacha, Sibaté, Mosquera, Funza, Madrid, El Rosal, Chía, Cajicá, Cota, Tocancipá, Sopó, la Calera y Tenjo. CAMBIO DE CUSTODIA: Momento en el que el correo pasa de ser responsabilidad de una persona, proceso o sección a otra. PDA: Personal digital assintant COBERTURA GEOGRAFIA: Lugares o sitios geográficos donde la empresa presta los servicios Servicio del presente documento. DOCUMENTOS: Todos aquellos escritos o medios que contengan información, sean representativos, declarativos o de contenido crediticio, los cuales van a ser Servicio de administración y transporte por parte DEL INTERESADO. FUNCIONARIO/TRABAJADOR: La(s) persona(s) designada(s) por ETB o por EL INTERESADO para recibir y/o entregar el (los) Servicios postales, títulos valores o mercancía en general en los lugares convenidos. HORARIO HÁBIL PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO: Horario acordado para la recolección de Servicios postales, títulos valores o mercancía en general. SERVICIOS POSTALES: Servicios con destinatario, presentados en la forma definitiva en que deban ser transportados por el Operador de Servicios Postales. Se consideran Servicios postales entre otros las cartas, tarjetas postales, telegramas, extractos de cuentas, recibos de toda clase, impresos, periódicos, envíos publicitarios, muestras de mercaderías y pequeños paquetes. SERVICIO POSTAL MASIVO: Número plural de Servicios postales que se entregan a un operador postal para repartidos entre un plural de destinatarios. Para que el Servicio postal sea considerado masivo este debe ser igual o superior a 100 Servicios postales. Los Servicios postales masivos corresponden a correo publicitario, volantes, campañas de mercadeo masivo, boletines, invitaciones, entre otros.

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SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA: Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de Servicios postales hasta de 5 kilogramos. Este servicio incluye el sobre porte. El servicio de mensajería expresa debe contar al menos con las siguientes características: a) Registro individual. Todo servicio de mensajería expresa debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía. b) Recolección a domicilio. A solicitud del cliente. c) Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío. d) Tiempo de entrega. El servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega. e) Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe. f) Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega. SERVICIO DE MENSAJERÍA PERSONALIZADA: Entrega de documentos y/o paquetes con acuse de entrega de la persona destino única y exclusivamente. TRAYECTO ESPECIAL: Hace referencia a lugares de difícil acceso por su lejanía o por presentar problemas de orden público. CICLO: Agrupación de cuentas de facturación de ETB ETAPA: Agrupación de ciclos Regional: clientes de Cúcuta y llanos LTE: Long-Term Evolution, clientes de servicio móvil Tele verificación: Recurso que debe estar a disposición para hacer llamadas a clientes con el objetivo de verificar la dirección y actualizar la base de información de ETB 4. PRECISIONES A LAS CONDICIONES TECNICAS SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y LA

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EN GENERAL, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN DE OBJETOS POSTALES Y MERCANCÍA, A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL, INCLUIDO EL EMPAQUE Y EMBALAJE CON GUÍA DE ENTREGA

4.1. REQUISITOS GENERALES Estos requisitos deben ser generales dentro del contrato en el ítem relacionado con software y hardware: a. Suministro de software para radicación de correspondencia en los diferentes puntos de atención mencionados en el numeral 2 ítem 7,

mediante la asignación de un número único, consecutivo e irrepetible de radicación, el cual deberá ser registrado en cada documento mediante sticker.

b. Suministro de cuatro (04) impresoras de sticker y su respectivo mantenimiento. c. Suministro de sticker de impresión para los puntos descritos en el numeral 2 item 1 del presente documento. d. Suministro de cuatro (04) pistolas lectoras de códigos de barras y su respectivo mantenimiento. e. Suministro de una (01) impresora para la Of. de Correspondencia. f. Suministro de un (01) escáner para digitalización de documentos para la Of. de Correspondencia.

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g. Suministro de cuatro (04) equipos de cómputo para la ejecución del proceso en la oficina de correspondencia. Estos equipos deben disponer de Office 365.

4.2. ALCANCE 4.2.1. Servicio de recepción, radicación y distribución de correspondencia. Dichas actividades se deben prestar en:

a. Oficina de Correspondencia de ETB en su sede principal en la ciudad de Bogotá. b. Gerencia de Abastecimiento c. Punto de Atención al Trabajador d. Gerencia de Servicios Financieros e. Oficinas regionales de ETB. 4.2.2. Recolección, transporte con custodia, clasificación y entrega de documentos, paquetes comerciales (cheques en canje, otros títulos valores

y otros documentos contables de tales características), o correspondencia en general puerta a puerta a cualquiera de los puntos de la red de cubrimiento de ETB a nivel nacional, transportándolos vía aérea o terrestre según el destino. Esto incluye además la entrega de elementos publicitarios.

4.2.3. Recolección, transporte y entrega de paquetes, carga y/o documentos con custodia, entre las oficinas ETB a nivel nacional, las cuales se

relacionan en el Anexo No. 1 de la presente solicitud de información. 4.2.4. Transporte de documentos y mercancías (liviana y pesada) de diferentes dimensiones desde las oficinas de ETB y lugares diferentes de

éstas, a nivel nacional e internacional dentro de los tiempos establecidos en el presente documento. 4.2.5. Servicio de empaque y embalaje (técnico, liviano y pesado), de acuerdo con los requerimientos ETB. 4.2.6. Servicio de mensajería con la asignación en forma exclusiva de mínimo tres (3) mensajeros motorizados. Servicio de recepción, radicación

y distribución con la asignación de tres analistas para la Of. de Correspondencia y un (1) coordinador quien atenderá, gestionará y coordinará las actividades generales del proceso a nivel nacional.

4.2.7. Instalación de software de gestión de correspondencia el cual permita el apoyo del proceso de automatización de las actividades de envío

y recepción de documentos a través de la Implementación de una solución tecnológica (gestor documental) que permita la administración y envío de información digital o electrónica, así como en soporte papel, y digitalización electrónica, adicionalmente que permita la administración del récord o registro que ingrese a la compañía a través del área de Correspondencia y demás áreas de la compañía, generando sistemas de alerta, optimizando los tiempos de respuesta actuales a requerimiento de información, descripción documental de

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cada documento, mediante la indexación del mismo de por lo menos cinco (5) campos de indexación. Este software deberá estar instalado en las siguientes áreas:

I. Of. Correspondencia: 3 ventanillas, con una (01) impresoras de sticker y los sticker. Así mismo, una impresora multifuncional. II. Gerencia de Abastecimiento: 1 ventanilla, con una impresora de sticker y los sticker.

III. Punto de Atención al Trabajador: 2 ventanillas, con una impresora de sticker y los sticker. IV. Gerencia de Servicios Financieros: 1 ventanilla, con una impresora de sticker y los sticker.

4.2.8. Los servicios ofrecidos serán prestados en los horarios de lunes a viernes de 07:00 a.m a 5:30 p.m. y frecuencia establecidos por ETB con

el cumplimiento de las condiciones de prevención y seguridad que se hicieran necesarias en razón de la naturaleza y calidades de este transporte.

4.3. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS ETB desea que el Interesado cumpla con: a. Prestación los servicios descritos con cubrimiento de la totalidad del territorio nacional e internacional. b. Recibir, revisar, radicar y distribuir de manera controlada, la correspondencia y mercancía en general que ingresa y sale de la sede principal

de ETB en la ciudad de Bogotá. c. Preparar los objetos postales y mercancía en general: objetos postales, títulos valores y mercancía en general de cualquiera de las unidades

técnicas y administrativas de la ciudad de Bogotá. d. Encargarse de la preparación y diligenciamiento del correspondiente comprobante de servicio indicando en cada uno de éstos los respectivos

números de identificación (sello y comprobante), nombre y dirección completa y demás datos del remitente como del destinatario, mediante la asignación de una persona de tiempo completo. ETB por su parte será el encargado de desarrollar esta función en el caso de objetos postales, títulos valores y mercancía en general de las sucursales, regionales y/o agencias.

e. En todo evento en que EL INTERESADO asuma la preparación de los objetos postales o de la mercancía en general, asumirá plena

responsabilidad porque el contenido corresponda integralmente a los documentos objeto de preparación y transporte. f. Entrega y recibo objetos postales, títulos valores y mercancía en general: La entrega y recibo de los objetos postales y mercancía en general

se efectuará en los lugares, conforme a las instrucciones señaladas por ETB. g. La entrega de los objetos postales, títulos valores y mercancía en general por parte de los trabajadores ETB en las sucursales y agencias

deberá efectuarse únicamente a los empleados del INTERESADO, por lo cual previa a su entrega, es necesario verificar la identificación del

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funcionario que recibirá. Para los efectos aquí previstos, el trabajador ETB deberá exigir a la persona designada por el INTERESADO, el carnet de identificación suministrado por ésta última y verificar que los datos contenidos en dicho documento coinciden en su totalidad con la información de la planilla de identificación del personal suministrado por EL INTERESADO a ETB. Una vez surtido el anterior procedimiento de identificación, ETB podrá proceder a la entrega de los objetos postales, títulos valores y mercancía a transportar.

h. Una vez entregados los objetos postales, títulos valores y mercancía en general, el funcionario el INTERESADO deberá firmar el

“Comprobante de Servicio”, cuya firma es plena prueba de la entrega y recibo de las mismas. Una vez sean recibidos por EL INTERESADO, este responderá por incumplimiento en las condiciones de prestación del servicio postal o por pérdida, expoliación o avería del objeto postal mientras no sea entregado al destinatario o devuelto al remitente.

i. EL INTERESADO deberá verificar en el momento de la recolección que los objetos postales, título valor y mercancía en general que ETB le

entrega, se encuentra completa y ordenada de acuerdo con la planilla establecida para este procedimiento. j. Notificar de manera inmediata al funcionario de ETB, las inconsistencias o faltantes en los objetos postales, título valor o mercancía en general

que le están entregando. k. Verificar que los objetos postales, título valor y mercancía en general se encuentre en perfecto estado. Si llegase a detectar algún daño o

deterioro, debe informarlo al personal de ETB que hizo la entrega y registrar la novedad. Si el deterioro o daño es muy evidente, se negará a recibirlo.

l. Para efectos de la administración de los objetos postales, y mercancía general, EL INTERESADO deberá llevar planillas o formatos de

documentos entregados y recibidos, las cuales deberán ser debidamente diligenciadas y firmadas con letra legible por los funcionarios que intervienen en dichas operaciones, los cuales servirán de constancia para la entrega y recepción de cada uno de los objetos postales, títulos valores o mercancía entregados o recibidos. El INTERESADO debe entregar un reporte semanal y mensual consolidado de las entregas y recepciones de objetos postales, y mercancía que haya tramitado, registrando claramente las novedades del servicio.

m. Si en cualquier objeto postal, o mercancía entregada por ETB al INTERESADO para su envío no fuese recibido por el destinatario en la forma

descrita en esta solicitud, la queja deberá formularse en el acto de entrega y recibo del bien transportado. n. En caso de que EL INTERESADO no pueda entregar el objeto postal, títulos valores o mercancía que ETB le haya encomendado, deberá

avisar a ETB dentro de las seis (6) horas hábiles siguientes como máximo al momento en el cual tuviere conocimiento del hecho. o. Los empleados del INTERESADO designados para prestar el servicio de transporte, bajo ningún pretexto y en ninguna circunstancia podrán

abrir los “Envases Clara y Firmemente Sellados”, alterar los sellos u omitir uno o cualquiera de los requisitos o demás controles establecidos para el transporte de los objetos postales, títulos valores o mercancía.

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p. Características de los envases: el objeto postal o mercancía objeto de transporte que así lo requieran deberán ir empacados en envases clara y firmemente sellados, los cuales podrán ser de plástico, sobres de papel manila, cajas de cartón o material transparente. No obstante, las partes podrán acordar características especiales para algunos objetos postales, títulos valores o mercancía objeto de la presente solicitud. En ningún evento los objetos postales, títulos valores o mercancía objeto de transporte podrán ir empacados en material de vidrio o cualquiera otro que pueda romperse o averiarse en su contacto con otros envases o materiales. Cualquier medio utilizado para el embalaje de los objetos postales, títulos valores o mercancía deberá estar previamente aprobado por las partes. Las personas al servicio del INTERESADO deberán abstenerse de transportar los envases cuando al momento de su recepción, éstos no se encuentren sellados en la forma exigida en la presente cláusula o muestren señales de haber sido violentados.

q. Medios de transporte: El transporte del objeto postal o mercancía se efectuará en motocicletas o en vehículos automotores, los cuales deberán

estar y mantenerse en perfectas condiciones de funcionamiento y de seguridad. El INTERESADO se obliga a reemplazar en un tiempo no mayor de una (1) hora los vehículos que llegaren a sufrir fallas de cualquier naturaleza.

r. Si las circunstancias del servicio no permiten esperar el plazo indicado, el INTERESADO deberá suplir este evento en taxi o en otro medio

de transporte que ofrezca suficientes medidas de seguridad, los gastos que se ocasionen por este transporte serán asumidos en su totalidad por EL INTERESADO.

s. Recoger el objeto postal o mercancía en el horario, frecuencias y sitios establecidos por ETB. La Oficina de Correspondencia de ETB está

ubicada en la Cra. 8 No. 20 – 70 piso 1. ETB podrá establecer un punto diferente de recolección, el cual será informado previamente al INTERESADO.

t. Para los objetos postales o mercancías que sean enviadas entre Bogotá y regionales, regionales y regionales, regionales y distrito capital, y

demás sitios que determine ETB, la recolección se deberá hacer todos los días hábiles del año, de lunes a viernes, como minino una vez en la mañana y una en la tarde en las instalaciones de la respectiva regional. En el evento que se cree un distrito u oficina entrará a formar parte del respectivo contrato lo cual será comunicado previamente al INTERESADO sin que ello genere costos adicionales para ETB.

u. Custodiar y hacerse responsable por el objeto postal, título valor o mercancía en general desde el momento de su recibo hasta aquel en que

realice la entrega a su destinatario final. v. Suministrar las respectivas hojas de guías tanto en Bogotá, regionales y demás sitios que determine ETB para efectuar él envió del objeto

postal o mercancía. w. La guía de transporte o prueba de entrega debe contener de manera clara como mínimo los siguientes datos: código de barras, número,

ciudad de origen, contenido del envío, país, ciudad o municipio que tiene de destino, fecha y hora de entrega del envío, espacio para la firma de la persona que recibe, número de comprobante de envío, causal de devolución y número de teléfono de contacto.

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x. Entregar oportunamente los objetos postales, títulos valores o mercancía a los destinatarios asignados a nivel metropolitano, nacional (ciudades, municipios, corregimientos, veredas, resguardos), internacional e interno. El INTERESADO deberá permitir a los funcionarios designados por ETB el acceso a su página WEB para consulta de las guías, rastreos o seguimiento de los envíos; este acceso debe hacerse en tiempo real.

y. Tiempos de entrega:

I. El tiempo máximo de entrega de cada uno de los objetos postales, títulos valores o mercancía en general en la ciudad de Bogotá y el área metropolitana es de máximo un (1) día hábil siguiente a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO.

II. Para el envío de los objetos postales masivo será de máximo tres (03) días hábiles. III. Para la entrega de los objetos postales en ETB en la ciudad de Bogotá será el mismo día. IV. El tiempo máximo de entrega de cada uno de los objetos postales, títulos valores o mercancía en general a nivel nacional, la cual

incluye ciudades principales e intermedias es de máximo tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO.

V. Para el envío de los objetos postales masivo será de máximo cinco (5) días hábiles. VI. El tiempo máximo de entrega de cada uno de los objetos postales, títulos valores o mercancía en general a trayectos especiales,

la cual incluye ciudades principales e intermedias es de máximo cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO.

VII. Para el envío de los objetos postales masivo será de máximo siete (7) días hábiles.

z. El tiempo máximo de entrega de cada uno de los objetos postales, títulos valores o mercancía en general a nivel internacional, es:

I. Comunidad Andina: Máximo cuatro hábiles (4) días siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. II. Resto de América: Máximo seis días hábiles (6) días, siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO.

III. Europa: Máximo seis días hábiles (6) días, siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. IV. Asia: Máximo ocho días hábiles (8), siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. Resto del

mundo: Máximo ocho días hábiles (8), siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. aa. Verificar y actualizar la dirección en los casos de cambio de nomenclatura antigua o nueva. Si la persona que recibe el objeto postal o

mercancía no está en condiciones de llenar los datos del acuso de recibo, estos deberán ser registrados por el INTERESADO que efectúa la visita.

bb. En el caso de los envíos que no se puedan entregar por encontrarse cerrado el domicilio, se intentará una segunda entrega al día siguiente,

caso en el cual los tiempos máximos totales indicados en anteriormente, se incrementarán en un (1) día sin costo adicional para ETB. cc. Devoluciones: Devolver oportunamente los objetos postales, títulos valores o mercancía general que por causa debidamente comprobada no

puedan entregarse. Para estos efectos el INTERESADO presentará a ETB una relación detallada oportunamente de los objetos postales,

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títulos valores o mercancía no entregados y las causas individuales que la motivan, así como fechas, horas, códigos de barras o número que identifique el número del envió y funcionarios responsables de las visitas en el respectivo stiker puesto en un lugar visible y legible.

dd. En caso de presentar devoluciones los objetos postales, títulos valores o mercancía en la ciudad de Bogotá y el área metropolitana, estas

deberán ser entregadas a ETB dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de las mismas por parte el INTERESADO para su correspondiente recirculación. Esto incluye los objetos postales masivos.

ee. En caso de presentar devoluciones de los objetos postales, títulos valores o mercancía de las principales ciudades, así como ciudades

intermedias, su devolución deberá ser dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las mismas por parte DEL INTERESADO. Esto incluye los objetos postales masivos.

ff. En el caso de presentar devoluciones de los objetos postales, título valores o mercancía en general en trayectos especiales, su devolución

deberá ser dentro de los seis (6) días hábiles siguientes al recibo de las mismas. Esto incluye los objetos postales masivos. gg. Devolver a cada una de las unidades/regionales/sedes de origen, las pruebas de entrega y/o envíos en devolución, a más tardar a primera

hora del último día de los tiempos máximos totales establecidos, así como una relación de los documentos que se entregan. hh. En el caso de presentar devoluciones de los objetos postales, títulos valores o mercancía en general internacionales, su devolución deberá

ser:

I. Comunidad Andina: Máximo (6) días hábiles días siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. II. Resto de América: Máximo (8) días hábiles días, siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO.

III. Europa: Máximo (8) días hábiles días, siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. IV. Asia: Máximo (10) días hábiles, siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. V. Resto del mundo: Máximo diez días hábiles (10), siguientes a la fecha de entrega del mismo por parte de ETB al INTERESADO. VI. Esto incluye los objetos postales masivos. VII. En todo caso, los objetos postales, títulos valores o mercancía que sea devuelta por la empresa de mensajería deberá estar en

buen estado. ii. Entregas el mismo día: el INTERESADO debe estar en la capacidad de hacer entregas de objetos postales, paquetes comerciales (cheques

en canje, otros títulos valores y otros documentos contables de tales características) o mercancía en general, en el mismo día, en el destino señalado en el documento, previa entrega de los mismos por parte de ETB hasta las 9:00 a.m. Para este servicio aplica los tiempos de

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devolución según su destino. Este servicio se debe prestar para ciudades principales a nivel nacional, excepto aquellas de difícil acceso o considerados trayectos especiales.

jj. Suministrar y utilizar elementos de protección necesarios para salvaguardar los objetos postales, títulos valores o mercancía que

transportarán. kk. Todos los servicios de empaque y embalaje deben facturarse de manera independiente ll. Mantener las pruebas de entrega y devolución en el sistema de información como mínimo seis (6) meses y entregar esta información

digitalizada mensualmente. En todo caso, las guías y demás soportes de entrega deben ser conservados por el INTERESADO de acuerdo a lo establecido en la Ley 1369 de 2009.

mm. En los casos en los cuales intervenga el usuario de ETB directamente con el o los aplicativos suministrados por el INTERESADO o haga uso

de estos, el INTERESADO se compromete a realizar labores de capacitación y soporte a usuario, promoviendo la óptima utilización de los recursos y en todo caso cuando ETB lo requiera.

nn. Dar respuestas oportunas referentes al estado de los envíos dentro de las dos (2) horas siguientes a la notificación de un problema. oo. Avisar por escrito a ETB la pérdida de cualesquiera de los documentos, títulos valores y correspondencia en general, entregados para su

administración y/o transporte dentro de las seis (6) horas hábiles siguientes al acaecimiento del hecho. pp. Presentar la denuncia correspondiente cuando los envíos postales estén en poder del INTERESADO y estos hayan sido perdidos, expoliados,

averiados o destruidos estando en su poder. qq. Reconocerle a ETB los costos que incurra para obtener la reposición de los objetos postales, títulos valores o mercancía en general. rr. Mantener en perfectas condiciones de mantenimiento, funcionamiento y seguridad las motocicletas, vehículos y demás medios de transporte

que utilice para el transporte de objetos postales o mercancía en general de tal manera que se garantice la no interrupción del servicio, cuyo modelo no podrá ser inferior al año 2015.

ss. Dotar al personal descrito en el ítem anterior, de equipos celulares que permitan tener contacto directo con ellos, durante toda la jornada

laboral. Dichos equipos celulares deben tener acceso a voz y datos de la tal manera que se pueda tener comunicación permanente con dicho personal.

tt. Así mismo debe dotar al personal de elementos de protección de seguridad industrial deseados para llevar a cabo las actividades descritas

en el presente documento, de conformidad con lo previsto en la legislación vigente. Dichos elementos podrán ser evaluados por ETB, para

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determinar si cumplen o no con las normas y/o directrices de seguridad industrial y salud ocupacional. En caso de no cumplir, el INTERESADO deberá reemplazar dichos elementos.

uu. Los elementos de oficina y papelería deben ser asumidos por el INTERESADO y deben suministrarse con antelación para no afectar la

gestión vv. El INTERESADO debe contar con los recursos adicionales que se requieran para la cabal ejecución de los servicios sin costo adicional para

ETB. ww. El INTERESADO se compromete a acatar las medidas de seguridad adoptadas por ETB, obligándose a presentar al inicio del contrato una

lista de los trabajadores que designó para el cumplimiento del mismo, con su respectivo número de identificación, debiendo informar por escrito e inmediatamente a ETB, los retiros o reemplazos que se produzcan en desarrollo de la ejecución del mismo.

xx. Cuando se requiera el ingreso de personal el INTERESADO en las instalaciones de ETB, éste debe asegurarse de que el mismo porte en un

lugar visible el carné que lo acredita como su trabajador, el cual deberá contener como mínimo el nombre, foto, número de identificación y la referencia al nombre del INTERESADO.

yy. Dar instrucciones a las personas encargadas de la prestación del servicio aquí convenido sobre el cumplimiento de las medidas de seguridad

previstas por ETB y las medidas de identificación para la entrega y recibo de objetos postales, títulos valores o mercancía en general. zz. Suministrarle a ETB y mantener debidamente actualizadas las “Planillas de Identificación del Personal” contratado y asignado para la

prestación de los servicios ETB, a efectos de que ETB pueda contar con los datos necesarios para la identificación de los mismos. Todo empleado del CONTRATSITA debe portar uniforme debidamente identificado.

aaa. El INTERESADO podrá hacer cambios de su recurso humano, siempre y cuando sean sustituidos por otros de igual o superior perfi l y que

reúna los requisitos establecidos anteriormente, cumpliendo con las mismas ocupaciones y horario del funcionario al que haga el remplazo. bbb. Cuando haya cambios de personal, se debe asignar un tiempo mínimo de empalme de funciones de mínimo tres (3) días hábiles. ccc. Informar oportunamente a ETB cualquier hecho que afecte o pueda afectar la prestación de los servicios objeto de la presente solicitud. ddd. Mantener vigentes las licencias de funcionamiento y demás requisitos requeridos por la Ley Colombiana, para la prestación de los servicios

objeto de la presente solicitud. eee. Mantener vigente las garantías que se soliciten con ocasión de la suscripción del contrato.

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fff. Asistir a las reuniones a las cuales ETB cite con motivo de la presente solicitud. ggg. Elaboración y presentación de informes técnicos y/o administrativos, indicadores de gestión y reportes mensuales, los cuales deben ser

presentados al supervisor designado por ETB, cuando estos sean deseados. En un tiempo de respuesta de 24 horas hhh. Llevar un control mensual de los servicios prestados, teniendo en cuenta los centros de costos de cada una de las áreas. iii. Monitorear y supervisar los diferentes elementos para lograr el cumplimiento del contrato y de las políticas del manejo de los objetos postales,

títulos valores o mercancía establecidas por ETB.

ITEM SUCURSAL CIUDAD DIRECCION

1 CADE CANDELARIA BOGOTA CLL 59 SUR TRV 37 - 33

2 CADE FONTIBON BOGOTA DIAGONAL 16 N. 104- 51 C.C PORTAL DE LA SABANA (ZONA FRANCA)

3 CADE MUZU BOGOTA CRA 49 SUR No 43 - 50

4 CADE PLAZA DE LAS AMERICAS BOGOTA CRA 71D No. 6 - 94 SUR LOCAL D1132-1134

5 CADE SANTA HELENITA BOGOTA CRA 84 BIS No. 71B - 53

6 CADE SERVITA BOGOTA CALLE 165 No.7 – 52

7 CADE USAQUEN BOGOTA Av. 7 No. 117 - 54

8 CADE YOMASA BOGOTA CALLE 78 SUR No. 1 - 71 ESTE

9 CORFERIAS BOGOTA CRA 40 No. 22 C - 67

10 COVINOC BOGOTA AV 19 6 68 MEZANINE

11 CS CENTRO BOGOTA CRA 7 20 -39

12 CS CHAPINERO BOGOTA CLL 57 13 - 60

13 CS CHIA BOGOTA AV PRADILLA 1 D - 56

14 CS CHICO BOGOTA CRA 15 No. 90 - 13

15 CS CHILE BOGOTA CRA 7 72 - 65

16 CS KENNEDY BOGOTA CRA 78 H 36 - 65 SUR

17 CS NIZA BOGOTA AV SUBA 128 - 88

18 CS OLAYA BOGOTA AV CARACAS 24 - 60

19 CS TIBABUYES BOGOTA CLL 145 115 - 91

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20 CS VILLAVICENCIO VILLAVICENCIO Cll 15 # 24 - 27 B. Nuevo Ricaurte

21 DIRECCION REGIONAL CENTRO BOGOTA Av 19 # 114- 65

22 EMCALI CALI CLL 70 # 1-00 LOCAL 213 C.C. LA 14

23 OFC CORRESPODENCIA BOGOTA Cra 8 # 20-70

24 REGIONAL B/QUILLA BARRANQUILLA 53 #75-105 Loc 105/106/107 CC Galería 53

25 REGIONAL BUCARAMANGA BUCARAMANGA CRA. 26 No. 36 -14 OFICNA 302 - 303

26 REGIONAL CALI CALI CLL 29 NORTE # 6BIs - 29 Sta Monica

27 REGIONAL MEDELLIN MEDELLIN Cra 25 # 9A sur - 290 El Poblado

28 SEDE ACACIAS ACACIAS Cra 17 No 12 - 33

29 SEDE CARTAGENA CARTAGENA Cra 3 # 8 - 36 Bocagrande

30 SEDE CENTRO VILLAVICENCIO Cra 31 # 40 - 38 Centro

31 SEDE CUCUTA CUCUTA CALLE 6 No. 9 E 28 BARRIO COLSAG

32 SEDE CUMARAL CUMARAL CRA 20 # 11 - 86

33 SEDE FUSAGASUGA FUSAGASUGA Cra 10 # 16 BIS - 61 Balmoral

34 SEDE GIRARDOT GIRARDOT Cra 5 # 20B - 127 Altos del Rosario

35 CENTRAL CHAPINERO BOGOTA CALLE 57 13-60

36 CENTRAL NIZA BOGOTA AV SUBA 128 - 88

37 CENTRAL SAN JOSE BOGOTA AV BOYACA CALLE 11 Y

38 CENTRAL RICAURTE BOGOTA CRA 24 11-88

39 CENTRAL OLAYA BOGOTA AV CARACAS 24-60 SUR

40 CENTRAL CUNI BOGOTA CRA 36 25-43

41 CENTRAL SALITRE BOGOTA CRA 52 44C-56

42 DIGITEX BOGOTA CRA 106 15A-25

43 CENTRAL YOMASA BOGOTA CALLE 78 SUR No. 1 - 71 ESTE

44 CENTRAL SAN FERNANDO BOGOTA CRA 59 67B-14

45 COSTA CARTAGENA CARRERA 3 No. 6A - 100 OF.702 Edificio Protección, Bocagrande Cartagena

46 NORTE CÚCUTA CALLE 6 No. 9 E 28 BARRIO COLSAG

47 SUR MANIZALES Avenida. 12 DE OCTUBRE Nº 9C-71

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48 LLANOS GRANADA Calle 16 No. 13-72 Centro

49 LLANOS SAN MARTIN Carrera 6 No. 7-50 Centro

50 LLANOS ACACIAS Carrera 17 No, 12 - 33 Centro

51 CENTRO FUSAGASUGA TV 12 No. 17ª – 22

52 SUROCCIDENTE ARMENIA CRA 18 44 68 URBANIZACION EL MIRADOR

53 SUROCCIDENTE MANIZALES AV 12 DE OCTUBRE # 9C 71

54 SUROCCIDENTE PEREIRA AV SUR # 30 300

55 SUROCCIDENTE POPAYAN CALLE 67C 16 11 VEREDA EL PLACER, B HORIZONTE

56 CENTRORIENTE IBAGUE CRA 48 SUR # 110 230 AVFA MIROLINDO IBAGUE

57 CENTRORIENTE NEIVA CRA 2 # 8 05 L 3364 CENTRO COMERCIAL POPULAR LOS COMUNEROS

58 NOROOCCIDENTE VALLEDEPUPAR CALLE 16B 10 30

59 SEDE IBAGUE IBAGUE Cra 5 # 39 - 76 Ofc 202 Edf. Torre Real

60 SEDE MANIZALES MANIZALES CL 7 # 9C - 71 Av 12 de Octubre Chipre

61 SEDE SANTA MARTA SANTA MARTA Cra 6 # 23 - 52 Edf Temis L 108

62 SERLEFIN BOGOTA CRA 10 27 -51 OF 201

63 SOTANO BOGOTA CRA 8 20 -56

64 SUC ARMENIA ARMENIA Cl 19 No 14 - 36 Apto 401

65 SUPER CADE SUBA BOGOTA CALL 146 No. 105 -95

66 SUPERCADE CALLE 13 BOGOTA CALLE 13 N. 37 -35.

67 SUPERCADE 20 DE JULIO BOGOTA CRA 5 A N. 30 D-20 SUR

68 SUPERCADE BOSA BOGOTA CLL 58 Q SUR No. 72 D - 94 INT 1

69 SUPERCADE CAD BOGOTA CRA 30 No. 24 - 90

70 SUPERCADE DE LAS AMERICAS BOGOTA CRA 86 No. 43 - 55 SUR PORTAL TRANSMILENIO

71 SYSTEMCOBRO BOGOTA AV. LAS AMERICAS N. 58-51

72 CENTRO VACACIONAL ETB RICAURTE KILOMETRO 3 VIA GIRARDOT RICAURTE