DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO DE FINANZAS DEL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.

GESTION DE DOCUMENTOS Y TECNOLOGIA PARA ARCHIVOS

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

INFORMANTE: LITTMAN AMILCAR CONDORI MACHACA.

PROFESOR: ELEODORO BALBOA

LIMA 28 DE ABRIL 2015.

1. INTRODUCCION:Hacer un diagnstico es vital y necesario en toda actividad humana ya que nos permite hacer una evaluacin sea total o parcial (lo ideal es que sea total) sobre una realidad definida ya de antemano.La idea es ya desde un primer momento identificar los problemas que un archivo pueda tener, definiendo los indicadores y lo ms importante es darle cauce y soluciones a la problemtica (si es que tuviese) lo ms pronto y actuando con celeridad y raciocinio debido.Por tanto efectuar una correcta administracin y un correcto manejo de documentos es un deber y obligacin de toda institucin sea pblica o privada de un pas ello le permitir una adecuada gestin para la toma de decisiones.Un problema clsico dentro de nuestras instituciones es el acumulamiento de documentos cada vez mayor, teniendo en cuenta lo complejo que pueda ser la organizacin y los nuevas tecnologas ser la labor del personal encargado en labores archivsticas definir y afrontar tales situaciones, pero dentro de ello es clave contar con el personal idneo para cumplir a cabalidad tal labor, depender mucho del personal de turno el futuro de un archivo si se hace un buen diagnstico, identificando los problemas centrales y haciendo una buena labor dentro de los procesos archivsticos; la buena gestin no ser muy complicado de llevar.

2. OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO. Demostrar la importancia de realizar un diagnstico archivstico como primera etapa dentro una organizacin o reorganizacin. Determinar y definir la situacin de los problemas archivsticos del archivo de finanzas del mef. Dar y recomendar soluciones en corto y largo plazo.

3. ANTECEDENTES HISTORICOS DEL ENTE PRODUCTOR.El3 de agostode1821 donJos de San Martn,protector del Per, cre la Secretara General de Hacienda junto con las de CancillerayGuerra y Marina El primer ministro de Hacienda fue el precursorHiplito Unanue.Con el decreto ley N 17521 del2 de marzode1969se aprob la Ley Orgnica del Ministerio de Hacienda, la misma que determina la estructura y funciones del Ministerio de Hacienda. Con decreto ley N22196 del30 de mayode1978se modific la estructura orgnica.Mediante Decreto Ley N 17703 del13 de juniode1969se modific la denominacin de Ministerio de Hacienda por la de Ministerio de Economa y Finanzas.Por Decreto Ley N 23123 del9 de juliode1980se estableci la denominacin de Ministerio de Economa, Finanzas y Comercio al incorporarse la Secretara de Estado de Comercio que perteneca al Ministerio de Industria, Comercio, Turismo e Integracin.Por Decreto Legislativo N 325 del30 de enerode1985se modific nuevamente la denominacin del Ministerio de Economa, Finanzas y Comercio por la de Ministerio de Economa y Finanzas.Como resultado de la aplicacin del Decreto Supremo N004-91-PCM que declar en reorganizacin todas las Entidades Pblicas, se aprob una nueva estructura orgnica del Ministerio de Economa y Finanzas aprobada mediante Resolucin Ministerial N 455-91-EF/43 del28 de noviembrede1991.Un nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones fue aprobado por Resolucin Ministerial N 092-EF/43 del6 de marzode1992.En concordancia con las modificaciones dispuestas por las respectivas normas se aprob el actual Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Economa y Finanzas mediante Resolucin Vice Ministerial N148-99-EF/13.03 del15 de noviembrede1999y su modificatoria Resolucin Vice Ministerial N 108-2000-EF/13.

4. CONTENIDO4.1 DATOS GENERALES:INSTITUCION: Ministerio de Economa y Finanzas. Alonso Segura Vassi: Ministro Jr. Lampa N 319 cercado de lima.

ARCHIVO PERIFERICO DE FINANZAS: Littman Amilcar Condori Machaca: encargado Historiador: contratado En el cargo: un ao. Capacitacin: superior universitaria. Si conoce la legislacin archivstica. Anexo: 2011 email: lcondori@mef.gob.pe

4.2 REALIDAD ARCHIVISTICA: Archivo Perifrico de la Oficina de Finanzas. Oficina General De Administracin (OGA) Nivel: Oficina Objetivos, valores definidos. No hay archivo histrico en general. Cuenta con 4 archivos de gestin y 2 perifricos. No cuenta con comit evaluador de documentos (CED) SI hay normas tcnicas internas. Plan de Trabajo del Archivo Central: aprobado

4.3 DEL PERSONAL: Director: nombrado, sin capacitacin Tcnico: contratado con capacitacin Auxiliar con capacitacin Personal suficiente.

4.4 DEL LOCAL: 50 m2 aprox. cuenta con un solo local ubicado en el stano de la sede central ambiente de trabajo. Local propio Estado de conservacin: regular. Material de cemento Iluminacin: artificial. Ventilacin: artificial. Instalaciones elctricas en buen estado. Sanitarios en regular estado. Fumigacin anual.

4.5 DEL EQUIPO Y MOBILIARIO: Estanteras metlicas en nmero de 12.EQUIPOCANTIDADMOBILIARIOCANTIDAD

computadora4mesa de trabajo1

impresora:(silla 5

fotocopiadora:(escritorio3

extintor:(escalera1

aspiradora:(coche:(

cmara de seguridad:(archivador de gaveta:(

deshumecedor1planoteca:(

ventilador5cmaras de seguridad:(

microfilm:(

escner:(

detector de humo:(

4.6 DEL FONDO DOCUMENTAL: Entre 350 a 400 ml. 1984-2015 son las fechas extremas. La unida de archivamiento que prima son las cajas, archivadores, tomos y paquetes. Las series documentales ms importantes son. Comprobantes de pago, cartera pesada, estados financieros, notas contables.

4.7 PROCESOS ARCHIVISTICOS: Organizacin: orgnico funcional Descripcin: base de datos. Conservacin de documentos: limpieza mensual. Proteccin personal: mandil, guantes, mascarillas y jabon Agentes de deterioro documental: hongos e insectos. Seleccin: se realiza transferencia al archivo central y se hace valoracin y seleccin. No se ha hecho hasta ahora ni eliminacin ni digitalizacin de los documentos. Servicios: Acceso a la informacin: restringido Base de datos Modalidades de servicio: prstamo, consulta y fotocopias por montones. Si hay reglamento de servicio. No est en el TUPA.

5. CONCLUSIONES:Se puede resumir las conclusiones mencionando que dentro del archivo perifrico hay varias deficiencias algunas notables y que deben ser remediadas en corto plazo para realizar una mejor labor y gestin dentro de la misma que asegurara de hecho un mejor control del flujo documental aadiendo a ello que el personal tambin requiere de una constante capacitacin y reconocimento por las labores realizadas.

6. RECOMENDACIONES. Capacitacin para el personal de archivo en materia de seguridad. un ambiente de uso exclusivo para conservacin. Contar con otra mesa de trabajo. Refaccin casi total del archivo perifrico. Implementar aire acondicionado y 1 deshumecedor. Puerta metlica, cmara de seguridad dentro del archivo para mayor seguridad. Buscar otro ambiente para el archivo perifrico de finanzas.

7. ANEXOS.ENTRADA PRINCIPAL AL ARCHIVO

VISTA PANORAMICA DEL SOTANO