S-ODIN ® [email protected] SALIR 2010 .

S-ODIN®

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SALIR

2010

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2º - BONDADES DEL PROGRAMA

3º - TUTORÍA DE LA EJECUCIÓN

4º - COMO INSTALAR SU DEMO

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1º - LO QUE PROPORCIONA

Para una mejor comprensión, consulte en el orden sugerido esta Presentación ! . . .

S-ODIN – SOLUCIONES DE INFORMACION PARA LAS PYMES y LA PROPIEDAD HORIZONTAL

INTRODUCCIÓN

BIENVENIDO !. Esta es una oportunidad muy especial para las personas y empresarios que tienen la necesidad de procesar información de su pyme de una forma ágil y confiable, como USTED.

S-ODINS-ODIN es un novedoso SOFTWARE CONTABLE AUTOMATIZADO. Significa que cuenta con procesos y procedimientos lógicos y auto-controlados 100%, con los que el usuario podrá resolver con sentido común y sencillez las situaciones causadas por el error humano. Completo dentro de lo básico de todo software contable, y ante todo muy práctico y fácil de entender al momento de trabajar con él. Cumple 20 años de experiencia, y su creación se inspiró, irónicamente hablando, en la complejidad, redundancia de procesos y hasta confusión que ofrecen los otros programas contables conocidos.

Su autor, un Analista Programador de Sistemas, laboró inicialmente varios años como auxiliar contable, teniendo que lidiar con los engorrosos procedimientos de dichos programas. Entonces, me propuse desarrollar un software que recogiera las necesidades básicas NO SATISFECHAS, cuando de sistematizar contabilidad se trata, añadiéndole un ingrediente muy pocas veces tenido en cuenta por los programadores, y fue el de lograr UN SOFTWARE 100% CONFIABLE EN MANEJO Y RESULTADOS, para lo cual conté con la colaboración de entendidos en el tema contable, claro está, y la experiencia laboral y profesional de éste, su servidor. Gracias a dicho esfuerzo mancomunado, es que me permito orgullosamente presentar a USTED y hacerle partícipe de este EXCELENTE PRODUCTO, con el propósito de lograr un más ágil y mejor desenvolvimiento de su labor profesional, con PLENA CONFIANZA Y SATISFACCIÓN.

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S-ODIN – SOFTWARE CONTABLE BÁSICO AUTOMATIZADO

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8- PRESUPUESTOS (VARIAS RELACIONES)9- RELACIONES DE PUC, TERCEROS Y MOVIMIENTOS

11- CAJAS DIARIO

LE PROPORCIONA, adicional ment e, UN PROGRAMA AUXILIAR COMPLEMENTARIO PARA:CAMBIAR DE CONTABILIDAD (cuando se l l eva más de una cont abil idad en una mismapc), RECORDAR CLAVE DE ACCESO Y SALVAR DATOS, ENTRE OTRAS OPCIONES

10- MAYORES Y BALANCES

LE PROPORCIONA AL USUARIO MAS DE 35 INFORMES, A NIVELES DIFERENTES DEL PUC, ENTRE OTROS:

1- BALANCES GENERALES2- ESTADOS DE RESULTADO3- BALANCES DE PRUEBA4- AUXILIARES CON SALDOS O CON TERCEROS, QUE PODRÁ PRODUCIR LASVECES NECESARIAS, FILTRANDO CUENTAS Y MESES, PERMITIÉNDOLE, POREJEMPLO, EXTRACTAR CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR5- INFORMACION DIGITADA (VARIAS RELACIONES)6- IVA, RETEFUENTE Y CERTIFICADO ANUAL DE RETEFUENTE7- ADMINISTRACIÓN DE TERCEROS (VARIAS RELACIONES)


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CARACTERISTICAS Y BONDADES:

1- EL MÁS ECONÓMICO SOFTWARE CONTABLE BÁSICO DEL MERCADO.

2- SU MANEJO ES NATURAL Y FÁCIL DE ENTENDER Y DE USAR.

3- INTRODUCCIÓN LÓGICA Y SENCILLA DE COMPROBANTES.

4- CONTROL LÓGICO E INTERACTIVO DE TODOS LO PROCEDIMIENTOS.

5- LOS PROCESOS SON REVERSIBLES, SIN IMPORTAR MES Y PERIODO.

6- LOS PROCESOS AUTOMÁTICOS LE TOMAN POCOS SEGUNDOS, AUN CON ALTO VOLUMEN DE TRABAJO.

7- LA BASE DE DATOS ES SALVADA AUTOMÁTICA Y PERMANENTEMENTE, IMPIDIENDO QUE SE PIERDA INFORMACIÓN POR FALTA DE ENERGÍA ELÉCTRICA REPENTINA.

8- PUEDE ESCOGER ENTRE DOS FORMATOS DIFERENTES LA IMPRESIÓN DE SUS INFORMES.

9- PUEDE LLEVAR HASTA 99 CONTABILIDADES EN UNA MISMA PC (PARA CONTADORES O ADMINISTRADORES)

INSTALACIÓN DE CADA LICENCIA CON GARANTÍA:

UNA INSTALACIÓN ESPECIALMENTE DISEÑADA, IMPIDE TOTALMENTE QUE UNA LICENCIA DE S-ODIN,

LEGALMENTE INSTALADA EN UNA PC, SEA ALTERADA Y/O COPIADA EN LA MISMA O EN OTRA PC, CON FINES

FRAUDULENTOS. LO ANTERIOR GARANTIZA SUS INGRESOS COMO DISTRIBUIDOR LIBRE.

DISTRIBUIDOR LIBRE:

ADQUIERE EL DERECHO DE DISTRIBUIDOR LIBRE DEL SOFTWARE CONTABLE BASICO S-ODIN A, TODA

AQUELLA PERSONA NATURAL O JURIDICA QUE ASÍ LO DESEE, Y SEA AUTORIZADO POR SU AUTOR.


COMO PREPARAR E INSTALAR EL DEMO

Si usted cuenta con el comprimido del instalador, haga lo siguiente:a- Descomprima el archivo usando el programa WinRAR. Se debe producir un directorio llamado

ct.setup.demo04.b- Copie este directorio, con todo su contenido, en un CD virgen o memoria USB.c- Desde este CD o memoria, ejecute el programa ct.demo.itleje1.exe, que encontrará en dicho

directorio, para iniciar la instalación del DEMO.

Si cuenta con el Instalador, haga lo siguiente:1- Al iniciarse, la instalación del DEMO solicita una clave (1278071).2- Dé Enter a cada mensaje que salga hasta finalizar la instalación.3- Se produce un directorio en la raíz del disco duro llamado ct.demo. Ingrese a este directorio y ejecute ct.demo.exe; así comenzará el Demostrativo de S-ODINS-ODIN4- Inicialmente el programa proporciona la clave mensual, cuatro números que usted deberá anotar porque el programa la solicita cada vez que lo corra o ejecute.5- En la primera ejecución, el programa le pedirá un contrapase, una clave personal para ser usada

en opciones internas del programa.6- Acto seguido aparecerá el MENÚ PRINCIPAL del DEMO, y podrá utilizar las distintas opciones

del programa. El Demo viene con una base de datos completa, de ejemplo, para que no demore en probar los procesos automáticos y los informes que produce este

ESTUPENDO SOFTWARE ORIGINALESTUPENDO SOFTWARE ORIGINAL.

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OPORTUNIDAD DE NEGOCIO

Conviértase en PROPIETARIO, por siempre, de los DERECHOS TOTALES de S-ODINS-ODIN, para lo cual puede contar con el apoyo y soporte técnicos necesarios por parte del autor, con miras a la próxima versión.

O si lo prefiere, en DISTRIBUIDOR LIBRE. Significa que podrá vender licencias del software y/o derechos a nuevos distribuidores, a lo largo y ancho del territorio Nacional, sin limites de cantidad, tiempo y espacio. Recibirá, además de los programas, la debida CAPACITACIÓN para manejarlos. El software cuenta con un novedoso y confiable INSTALADOR ANTICOPIAS, que evita totalmente la copia NO AUTORIZADA, y, por lo tanto, GARANTIZA SUS INGRESOS.

INVERSIÓN:DISTRIBUIDOR LIBRE (a perpetuidad) … $180.000,oo (PAGO ÚNICO)DERECHOS TOTALES (a una sola persona) … Valor a Negociar

Para aprovechar la OPORTUNIDAD que le brinda este Software o Programa Contable para ordenador o computadora, y esta Oferta de Negocio, ÚNICAÚNICA e IRREPETIBLEIRREPETIBLE, puede comunicarse al móvil:

320 – 344 4490o al correo electrónico:

[email protected]

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mailto:[email protected]


TUTORÍA

El siguiente es un EXPLICATIVO de cómo funcionan los MENÚS y las diferentes OPCIONES que brinda el SOFTWARE CONTABLE BÁSICO AUTOMATIZADO S-ODIN.S-ODIN.

Con solo dar clip en cada una de ellas, obtiene información completa de los pasos que debe dar en cada procedimiento. La presentación y forma de acceder al presente explicativo o TUTORÍA, son similares a las que encontrará al momento de ejecutar el DEMO.

Todas las diapositivas presentan un botón rojo en la parte inferior derecha, con el que podrá regresar por el camino recorrido.

Anexo a esta Presentación usted recibe el Instalador del Demostrativo (DEMO) de S-ODINS-ODIN, comprimido, con todas sus opciones y funciones plenamente habilitadas, y explicadas al detalle a continuación. Para cualquier duda o sugerencia de su parte, gustosos estaremos de atenderle. Nuestro móvil es:

320 344 4490Nuestro correo electrónico:

[email protected]

Por favor, dé ENTER o CLIP e ingrese al explicativo …

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– SOFTWARE CONTABLE BÁSICO AUTOMATIZADO

1. Básicos 2. Comprobantes 3. Procesos 4. Informes 6. Utilidades5. El Autor

S-ODIN

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Fecha de Hoy : 18-04-2010 Hora Actual : 12:00:00

<- Línea destinada para mensajes de guía y de advertencia ->

DESPLEGAR TODOS LOS MENÚS

S-ODIN

Haga clip en uno de estos Menús resaltados . . .

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1. Plan de Cuentas

2. Nit de Terceros

3. Cuentas por impresora

4. Nits por impresora

5. Saldo de Terceros




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1. Captura información

2. Listar comprobantes



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1. Llevar a Libros

2. Calcular totales

3. Calcular auxiliar

4. Descruzar Cpbte

5. Descruzar 1 mes

6. Descruzar TODO

7. Cierre mensual



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a. Libro Mayor y Balance

b. Libro Caja Diario

c. Balances de Prueba

d. Libros Auxiliares

e. Verifica Digitación

f. Impuesto del IVA

g. Retención en la fuente

h. Informes de Terceros

i. Balance General

j. Estado de Resultados

k. Ejecución Presupuestal



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1. Básicos 2. Comprobantes 3. Procesos 4. Informes 6. Utilidades

1. Cambio Período

2. Especiales

5. El Autor


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1. Plan de Cuentas

2. Nit de Terceros

3. Cuentas por impresora

4. Nits por impresora

5. Saldo de Terceros

1. Captura información

2. Listar comprobantes

1. Llevar a Libros

2. Calcular totales

3. Calcular auxiliar

4. Descruzar Cpbte

5. Descruzar 1 mes

6. Descruzar TODO

7. Ajustes por Inf.

8. Cierre mensual

a. Libro Mayor y Balance

b. Libro Caja Diario

c. Balances de Prueba

d. Libros Auxiliares

e. Verifica Digitación

f. Impuesto del IVA

g. Retención en la fuente

h. Informes de Terceros

i. Balance General

j. Estado de Resultados

k. Ejecución Presupuestal


1. Cambio Período

2. Especiales

5. El Autor


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PLAN DE CUENTAS: Aquí se lleva a cabo la Administración del Plan de Cuentas. Los datos a entrar por cada NUEVA Cuenta son:

Cuenta : Se debe ingresar un conjunto de 1,2,4,6,8 ó 10 dígitos, que conforman el código de la cuenta a crear ó modificar. Ver tabla 1 sobre nivel y función de las cuentas. En este punto puede tener acceso al Plan de Cuentas existente, dando <Enter> con el campo vacío. Titular ó Auxiliar : Con las direccionales (<>, <>, <>, <>), define si la cuenta será TITULAR ó AUXILIAR (T/A). Las cuentas de nivel 1,2 y 3 no serán Auxiliares (ver tabla 1). Para crear una Auxiliar deben estar creadas sus Titulares.Nombre : Como será llamada la cuenta.Debe ó Haber : Con las direccionales (<>, <>, <>, <>), define la naturaleza de la cuenta (D para cuentas débito y H para cuentas crédito).Pago a Terceros : Con las direccionales (<>, <>, <>, <>), si lo desea, determina si ó no (S/N) la cuanta pedirá nit, cada que tenga movimiento. Esto con el fin de que los valores contabilizados vayan con cargo al Tercero respectivo.Saldo Inicial de la Cuenta : Monto positivo o negativo en pesos ($). El programa preguntará primero si desea modificar éste saldo.

NOTA : Las cuentas Titulares solicitarán únicamente la “T”, su nombre y “D” ó “H”.

Cuenta : __________ Nombre : ________________________________________

Titular o Auxiliar (T/A) : _ Debe o Haber (D/H) : _ Pago Terceros : _

Nivel de la Cuenta : _ Saldo Inicial de la Cuenta : $ _________________

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Nivel de la Cuenta

# de dígitos del código

de la cuenta

Función

1 1 Titular

2 2 Titular

3 4 Titular

4 6 Titular ó Auxiliar

5 8 Titular ó Auxiliar

6 10 Auxiliar

Tabla 1

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NIT DE TERCEROS: Aquí se administran los datos confidenciales de las Terceras Personas, trátese de personas naturales o jurídicas. En adelante los llamaremos Terceros.

Indique desde donde : Oprime <Esc> para ingresar NUEVO Tercero, o Digita las primeras letras del nombre para aproximarse alfabéticamente al Tercero que necesita consultar y/o modificar.

No son obligatorios ninguno de los datos, pero se recomienda ingresar al menos el nit y el nombre como mínima identificación y ordenamiento dentro del Archivo de Nits. Los datos a ingresar por cada Tercero son:

El Nit ó cédulaDígito de verificaciónNombre o Razón SocialDirecciónTeléfono(s)Municipio

Al consultar los datos de un Tercero, se puede: borrarlo, modificar sus datos y/o modificar su nit o cédula, si opta por la última, el Sistema actualizará automáticamente los archivos donde el Tercero interviene, evitando lógicos inconvenientes.

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CUENTAS POR IMPRESORA: Mediante ésta opción puede imprimir el Plan de Cuentas, parcial o totalmente, simple o detallado, según formato escogido. Inicialmente sale el siguiente mensaje:

“Oprima <Enter> dos (2) veces para publicar todas las Cuentas del Plan, o digite los cuatro primeros dígitos, para relación parcial.” Intervalo solicitado -> Desde : ____ - Hasta : ____

Ejemplo: Para mandar imprimir las cuentas del Pasivo y del Patrimonio, en Desde coloca 2, y en Hasta coloca 3z

A continuación escoge como desea la impresión:1. Simple Informal2. Simple Ejecutivo3. Detallado Informal4. Detallado Ejecutivo

El programa despliega una Vista Previa del informe y la elección de imprimirlo o no.

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NITS POR IMPRESORA: Mediante ésta opción puede imprimir o publicar el listado de Terceros, parcial o totalmente, simple, detallado u ordenado por nits, según formato escogido. Inicialmente aparece el siguiente mensaje:

“Oprima <Enter> dos (2) veces para publicar todos los Nits, o digite las cuatro primeras letras del nombre para

relación parcial.”

Intervalo solicitado -> Desde : ____ - Hasta : ____

Ejemplo: Para mandar imprimir los Terceros alfabéticamente desde la C hasta la H, inclusive, en Desde coloca C, y en Hasta coloca Hz

A continuación escoge como desea la impresión:1. Simple Informal2. Simple Ejecutivo3. Detallado Informal4. Detallado Ejecutivo5. Por orden de Nits


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SALDO DE TERCEROS: Esta opción es para introducir el saldo con el que inicia el período contable cada Tercero, por cada concepto que éste maneja o administra. El procedimiento es el siguiente:

Indique desde dónde busca el Tercero : El Usuario proporciona las primeras letras del nombre del Tercero que esté buscando. En la parte superior aparece una ventana con los datos del primer Tercero que cumplió la condición. Con las direccionales (<>, <>, <>, <>) termina de localizarlo y lo escoge con <Enter>. Concepto : Equivale a decir la Cuenta cuyo movimiento involucra al respectivo Tercero. Puede digitar su número, o buscarla proporcionando sus primeros dígitos.Saldo : Saldo inicial del Tercero, por el concepto señalado. Si el saldo es negativo le antepone el menos (-).

El programa pide confirmar la salvación de los datos.

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CAPTURA INFORMACIÓN (NUEVO COMPROBANTE): Esta es la opción por medio de la cual el Usuario ingresa al sistema los Comprobantes de Contabilidad.

Mes de los Comprobantes : El Usuario escoge uno de los doce meses, al cual corresponde(n) el(los) Comprobante(s) que se dispone ha ingresar al Sistema S-ODIN. Si su propósito es consultar y/o modificar Comprobantes ya ingresados, este paso es indiferente (ver MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES).Tipo de Comprobantes : El Sistema le brinda la posibilidad de escoger de entre doce (12) TIPOS de Comprobantes, identificando cada uno con una letra diferente, siendo estos:

N – Nota de ContabilidadG – Recibo de Caja MenorP – Pago o EgresoR – Recibo de CajaB – Recibo BancarioH – Cuenta de AhorrosT – Título ValorV – VentasC – ComprasE – EntradaS – SalidaA – Ajuste

FORMATO DE CAPTURA DE NUEVO COMPROBANTE(1) : <- Haga clip aquí, y familiarícese con el sencillo Formato, debidamente explicado, que le ofrece el Sistema S-ODIN para ingresar los Comprobantes de Contabilidad,.

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Comprobante # N número Nota de Contabilidad Fecha(dd-mm-aaaa) : __-10-2008

Detalle : _________________________________________________________________

CAPTURA DE NUEVO COMPROBANTE(1) : El Sistema S-ODIN captura la información general del Comprobante. En primer lugar, muestra la letra y el nombre del Tipo de Comprobante, previamente escogido por el Usuario en el paso último anterior. Los demás datos a introducir, son:

Número de Comprobante : Aparece un NUMERO de una a seis cifras, cuyo CONSECUTIVO es predefinido por el usuario en UTILIDADES, por eso el Sistema lo propone automáticamente. Si pretende usar un número diferente, deberá ser uno menor al propuesto y NO empleado ya por el Sistema con el mismo Tipo de Comprobante.Día de la fecha : Debe ser un número de uno o dos dígitos, dentro del rango establecido por el mes escogido. Ejemplos: para abril de 1 a 30, para julio de 1 a 31, para febrero de 1 a 28 o de 1 a 29 si el año es bisiesto. El mes y el año han sido predefinidos por el usuario con anterioridad.Detalle : Descripción general del Comprobante, que recopile en forma global la razón por la cual se produce el evento contable.

FORMATO DE CAPTURA DE NUEVO COMPROBANTE(2) : <- Haga clip aquí para continuar

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Concepto del Movimiento : __________________________________________________

Cuenta : __________ Nombre : ________________________________________

Debe o Haber del Movimiento : _ Valor del Movimiento: $ _________________

Documento : ____________ Nombre : ________________________________________

CAPTURA DE NUEVO COMPROBANTE(2) : El Sistema S-ODIN captura, uno por uno, todos los movimientos del Comprobante de Contabilidad. Los datos que el Sistema solicita por cada movimiento, son:

Concepto del Movimiento : Descripción breve del motivo por el cual la Cuenta a continuación, interviene contablemente.Cuenta : Conjunto de 6,8 ó 10 dígitos perteneciente a una Cuenta Auxiliar, existente en el Plan. El usuario tiene aquí acceso al Plan de Cuentas, dando <Enter> con éste campo vacío, en caso de no recordar el número exacto de la Cuenta, evitando abandonar la elaboración del comprobante (ver Plan de Cuentas).Debe o Haber del Movimiento : Con las direccionales (<>, <>, <>, <>), determina si el valor será cargado al debe (D) o al Haber (H).Valor del Movimiento : Monto del movimiento en pesos ($). Debe ser un número positivo.Documento : Si el Pago a Terceros de la Cuenta fue habilitado (SI), el movimiento solicita los datos del Tercero. El Sistema permite en este punto buscarlo y tomarlo del Archivo Alfabético de Nits. Si el nit es nuevo aquí puede crearlo, entrando su número de identificación, nit o cédula, y su nombre o razón social.

El Sistema S-ODIN pide a continuación confirmación (S o N) de los datos, Si es negativa el control retorna a Concepto del Movimiento, si es positiva, salva o graba los datos y se abre una ventana donde puede ir verificando los Movimientos ingresados al Comprobante, uno a la vez, usando las direccionales.

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CAPTURA INFORMACIÓN (COMPROBANTE EXISTENTE): El Usuario puede consultar y/o modificar los Movimientos de los Comprobantes de Contabilidad ya existentes en su Sistema S-ODIN, sin importar el mes y período contable al que pertenecen, haciendo lo siguiente:

Tipo y Número de Comprobante : Para consultar, se escoge el Tipo de Comprobante y se digita su Número. (Si el Sistema le pide REVERSAR* el Comprobante para permitirle consultarlo, puede valerse del menú PROCESOS). A continuación se abre una ventana donde puede verificar los Movimientos pertenecientes al Comprobante, uno a la vez, usando las direccionales. Un <Enter> más le permite acceder al menú de Modificaciones, que le ofrece las siguientes opciones:

A – Incluir movimiento(s) … (el mismo procedimiento de CAPTURA DE NUEVO COMPROBANTE(2))B – Modificar movimiento … (el mismo procedimiento de CAPTURA DE NUEVO COMPROBANTE(2),

en esta opción NO se puede modificar la Cuenta, en tal caso, deberá borrar el movimiento)C – Fecha y detalle … (Aquí puede modificar el día y/o el mes del Comprobante)D – Borrar movimiento … (Con direccionales toma el Movimiento y con <Enter> confirma su

borrado)E – Borrar comprobante … (Borra todo el Comprobante invocado. con <Enter> confirma su borrado)

NOTA 1: La línea destinada a mensajes (parte inferior de la pantalla) le sirve de guía constante, en la ejecución de los distintos pasos y procedimientos.

NOTA 2: Cada que abandona la Captura de Información, el Sistema S-ODIN le ofrece la posibilidad de realizar una Copia Interna de Seguridad, de toda su Base de Datos.

*REVERSAR : Entiéndase por reversar, volver atrás el proceso de sentar o de llevar a libros virtuales.

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LISTAR COMPROBANTES: Con ésta opción el Usuario puede consultar y/o IMPRIMIR los Comprobantes de Contabilidad ya existentes en su Sistema S-ODIN, haciendo lo siguiente:

Mes de los Comprobantes a imprimir : El Usuario elige el mes, al cual pertenece(n) el(los) Comprobante(s) que necesita imprimir.Movimientos por Orden de : A continuación, puede decidir en qué orden desea los Movimientos: si por orden de digitación, de Cuentas, o de Débitos y Créditos.Rango de los Comprobantes : Paso seguido, indica DESDE y HASTA qué Comprobantes necesita imprimir.

Ejemplos: del P-50 al P-150, o del N al P-999999 (imprime todas las Notas y Pagos del mes).

Si se trata de un Pago, tiene la opción de dejar espacio en el papel para el cheque, si es el caso.

Por último el Sistema pregunta si desea el Informe en formato Informal o Ejecutivo.


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LLEVAR A LIBROS: Este es el Primer Proceso AUTOMÁTICO que realiza el Sistema S-ODIN. En él son Trasladados los valores de los movimientos de todos los Comprobantes del período contable, a cada Cuenta involucrada, del Plan de Cuentas, donde son sumados, respectivamente, en sus saldos debitos y créditos.

Si algún Comprobante no se encuentra balanceado, el sistema no lo procesa y advierte del suceso en la línea de mensajes; así mismo, el mes al que corresponde dicho Comprobante, no es Totalizado hasta ser corregido el descuadre.

El Sistema pide confirmación del Proceso (S/N), y tras recibir el SI, muestra el desarrollo del mismo en la línea de mensajes (parte inferior de la pantalla).

El Proceso es rápido. En pocos segundos el Sistema S-ODIN lo lleva a cabo, aún con un volumen alto de trabajo.

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CALCULAR TOTALES: Este es el Segundo Proceso AUTOMÁTICO que realiza el S-ODIN. En él son Totalizados el saldo inicial y los saldos débitos y créditos de todas y cada una de las Cuentas, del Plan de Cuentas, teniendo presente sus niveles de Titulares y Auxiliares.

El Sistema Totaliza los saldos de los meses que hayan cumplido satisfactoriamente el Primer Proceso. Tan pronto aparece un mes NO SENTADO, el Sistema se detiene y exige la corrección contable por parte del Usuario, tras la cual se ordena ejecutar una vez más el Primer Proceso y la presente opción.

El Sistema pide confirmación del Proceso (S/N), y tras recibir el SI, muestra el desarrollo del mismo en la línea de mensajes (parte inferior de la pantalla).


Cumplido satisfactoriamente este Proceso, el Usuario puede consultar y/o mandar IMPRIMIR los INFORMES correspondientes a las opciones a, b, c, e, f, g, h y j de dicho menú.

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CALCULAR AUXILIAR: Este es el Tercer Proceso AUTOMÁTICO que realiza el Sistema S-ODIN. Mediante esta herramienta el Usuario puede fabricar los Auxiliares de Contabilidad, procediendo así:

El Sistema solicita al Usuario seleccionar un rango de meses: desde qué mes y hasta qué mes desea los Auxiliares.

Seguidamente le pide un rango de Cuentas: desde y hasta cuales Cuentas precisa en el informe.

Intervalo solicitado -> Desde : __________ - Hasta : __________

Ejemplos: Para fabricar los Auxiliares de las Cuentas de Deudores (Cuentas por Cobrar), en Desde coloca 13, y en Hasta coloca 14; Cuentas por Pagar, en Desde coloca 23, y en Hasta coloca 24; Cuentas de Gastos, en Desde coloca 5, y en Hasta coloca 6; Pasivo y Patrimonio, en Desde coloca 2, y en Hasta coloca 3z; de todas las Cuentas, en Desde no pone nada, y en Hasta coloca z.

El Sistema muestra el desarrollo del Proceso en la línea de mensajes (parte inferior de la pantalla).


Cumplido satisfactoriamente este Proceso, el Usuario puede consultar y/o mandar IMPRIMIR los Auxiliares fabricados (ver menú de INFORMES).

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DESCRUZAR COMPROBANTE: Mediante ésta opción el Usuario puede REVERSAR un Comprobante por vez, esto con el fin de poderlo consultar, modificar o borrar, para lo cual dispone del procedimiento: CAPTURA INFORMACIÓN (COMPROBANTE EXISTENTE).

El Sistema solicita al Usuario la Letra (Tipo) y el Número, del Comprobante a reversar.

El Proceso se cumple de manera casi instantánea.

NOTA :Cualquier reversión, simplemente implica volver a ejecutar, posteriormente, las opciones: LLEVAR A LIBROS, CALCULAR TOTALES, CALCULAR AUXILIAR y CIERRE MENSUAL, permitiendo la actualización de los informes.

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DESCRUZAR 1 MES: Mediante ésta opción el Usuario puede REVERSAR los Comprobantes correspondientes al mes que seleccione.

El Proceso se cumple de manera casi instantánea.


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DESCRUZAR TODO: Mediante ésta opción el Usuario puede REVERSAR TODOS los Comprobantes del período contable actual, o sea, de todos sus meses.

El Proceso se cumple de manera rápida.


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CIERRE MENSUAL: Mediante ésta opción el Usuario puede realizar el CIERRE, un mes por vez, de las Cuentas de Resultado, posibilitando así la consulta y/o impresión del Balance General (opción i del menú INFORMES).

El Sistema solicita al Usuario:1º. Seleccionar el mes a cerrar.2º. Seleccionar la Cuenta de Inventarios a Cerrar, empleando una Ventana de Posibilidades que se

abre para tal caso.3º. Asignar o señalar las Cuentas de Utilidad y Pérdida del Ejercicio, de forma similar.

NOTA : Para la realización de este cierre, es indispensable el cumplimiento satisfactorio de las dos primerasopciones del menú PROCESOS, es decir, LLEVAR A LIBROS y CALCULAR TOTALES.

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INFORMES(1): Mediante ésta opción el Usuario puede Consultar y/o mandar IMPRIMIR los principales Informes Contables que el Sistema S-ODIN le proporciona, señalados a continuación:

a. Libro Mayor y Balance.b. Libro Caja Diario :

Resumen mensual o ConsolidadoCompleto

c. Balances de Prueba : CompletoParcialSaldos Finales

d. Libros Auxiliares : Con SaldosCon NitsNOTA: Los Auxiliares son publicables, previa ejecución de la opción 3, del menú 3 (CALCULAR AUXILIAR)

e. Verifica Digitación : Comprobantes DetalladosRelación de MovimientosRelación de Comprobantes

f. Impuesto del IVA : Informe bimestral

g. Retención en la fuente : Informe mensual CONTINÚA …

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INFORMES(2): Mediante ésta opción el Usuario puede Consultar y/o mandar IMPRIMIR los principales Informes Contables que el Sistema S-ODIN le proporciona, señalados a continuación:

h. Informes de Terceros : Pagado a Terceros por ConceptosDetallado de TercerosConsolidado de Terceros

i. Balance General : A nivel de GrupoA nivel de CuentasA nivel de Subcuentas y AuxiliaresNOTA: Estos Balances son publicables, previa ejecución de la opción 7, del menú 3 (CIERRE MENSUAL)

k. Ejecución Presupuestal : CompletoMensualAcumuladoAnualFaltanteNOTA: Estos informes son publicables, previa ejecución de la opción 4, del submenú 1, del menú 6 (PRESUPUESTO)

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1. Cambio Período

5. El Autor


1. Cierre Período

2. Otro Período

3. Traer saldos

4. Presupuesto

5. Inventarios y B.

6. Certificado Rfte

7. Saldo Terceros

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1. Básicos 2. Comprobantes 3. Procesos 4. Informes 5. El Autor


6. Utilidades

2. Especiales

a. Salvar datos

b. Bajar datos

c. Numerar Libros

d. Totalizar PUC

e. Consecutivos

f. Clave privada

g. Copia Cpbte

h. Backup General

i. % Rete-Fuente

j. Firmas Balance

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CIERRE PERÍODO: Mediante ésta opción el Usuario puede llevar a cabo el CIERRE PARCIAL del Período Contable.

Se requiere que se hayan cumplido satisfactoriamente las dos primeras opciones del menú PROCESOS, para los doce meses del Período , es decir, LLEVAR A LIBROS y CALCULAR TOTALES.

El Sistema mismo le adjudica un Número al Comprobante de Cierre y LO PRODUCE DE FORMA AUTOMÁTICA.

El Sistema S-ODIN le brinda la oportunidad de eliminar este comprobante, si es necesario.

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OTRO PERÍODO: Mediante ésta opción el Usuario puede CREAR un NUEVO Período Contable, o trasladarse a otro Período diferente al actual.

Se abre una Ventana de Posibilidades, donde el Usuario escoge el Período al cual desea trasladarse.

Oprimiendo <Esc> (tecla Escape), tiene la posibilidad de CREAR el Período inmediatamente siguiente al último procesado por el Sistema, por ejemplo, si el último Período fue 2007, el Nuevo, CREADO AUTOMÁTICAMENTE por S-ODIN corresponderá al 2008. Se requiere que el último Diciembre haya sido procesado satisfactoriamente.

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TRAER SALDOS: Mediante ésta opción el Usuario puede TRASLADAR los Saldos de las Cuentas, del Período anterior al Nuevo Período.

Debe estar ubicado en el Último Período (El Nuevo).

El Sistema pide confirmación del proceso.

NOTA: Se requiere haber efectuado la opción 1, del submenú 1, del menú 6 (CIERRE PERÍODO), es decir, haber cerrado y totalizado el Período inmediatamente anterior al Nuevo.

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PRESUPUESTO: Mediante ésta opción el Usuario puede PRESUPUESTAR las Cuentas del Nuevo Período.

La primer vez que se ejecuta la opción, el Sistema S-ODIN CREA AUTOMÁTICAMENTE el archivo de Presupuesto del Período; las siguientes veces realiza una verificación de Cuentas de Presupuesto con Cuentas del PUC y viceversa, evitando posteriores inconsistencias.

A continuación solicita el Número de la Cuenta que desea PRESUPUESTAR, o aproximarse a ella por medio de sus primeros dígitos, para tomarla del Plan.

Acto seguido, el Sistema ofrece escoger, entre Variable y Fijo, el tipo de presupuesto de la Cuenta. Si escoge FIJO, introduce un solo valor, y éste es distribuido entre los doce meses. Si escoge VARIABLE, debe introducir un valor por cada mes, o al menos que su sumatoria sea mayor a cero (0).

El Sistema pide por último, confirmar el salvamento de los datos.

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INVENTARIOS Y BALANCE: Mediante ésta opción el Usuario puede imprimir el informe de Inventarios y Balance, del mes que seleccione.

NOTA: Para posibilitar su publicación, se requiere previamente la ejecución satisfactoria de la opción 7, del menú 3 (CIERRE MENSUAL)

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CERTIFICADO RFTE: Mediante ésta opción el Usuario puede producir e imprimir el CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE, del Tercero que seleccione.

Indique las primeras letras del nombre : Del Tercero cuyo Certificado desea producir, para buscarlo y tomarlo directamente de su Archivo.

Si el Tercero seleccionado generó Retención, el Sistema S-ODIN despliega la información de los valores retenidos y la opción de consultar e imprimir el Certificado.

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SALDO TERCEROS: Mediante ésta opción el Usuario puede consultar y/o imprimir, al final del Período (procesados los doce meses), los Saldos de todos los Terceros, por todos los Conceptos (Cuentas del Plan) donde éstos intervinieron.

El Sistema S-ODIN le ofrece dos posibilidades: un informe GENERAL y uno con solo las Cuentas de GASTOS.

NOTA: La generación de dicho informe, requiere la previa ejecución de la opción 3, del menú 3 (CALCULAR AUXILIAR), para los doce meses.

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SALVAR DATOS: Mediante ésta opción el Usuario puede ASEGURAR, aún más, la información correspondiente a su Base de Datos, o sea, los Archivos de su Contabilidad.

El Sistema S-ODIN elabora en orden y clasificadamente, una COPIA INTERNA de todos sus Archivos.

Esta opción es muy útil cuando se necesita salvaguardar una situación determinada del proceso contable, con la posibilidad posterior de regresar a ésta, valiéndose de la opción BAJAR DATOS.

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BAJAR DATOS: Mediante ésta opción el Usuario puede RECUPERAR la Base de Datos, salvada previamente mediante la opción SALVAR DATOS.

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NUMERAR LIBROS: Mediante ésta opción el Usuario puede Numerar los Libros con destino a la Cámara de Comercio.

Por cada impresión el Usuario debe ingresar:1. El Nombre del Libro a numerar2. La cantidad de páginas a numerar3. El número de la primera página

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TOTALIZAR PUC: Mediante ésta opción el Usuario puede Totalizar los Saldos Iniciales del Plan de Cuentas.

Esta opción tiene efecto práctico, al iniciarse el Sistema por primera vez.

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CONSECUTIVOS: Mediante ésta opción el Usuario puede INICIALIZAR la Auto-numeración de todos los Tipos de Comprobantes, que el Sistema S-ODIN le ofrece.

Por cada Tipo de Comprobante, el Usuario ingresa un número de hasta seis dígitos, a partir del cual el Sistema numera secuencialmente los Comprobantes que se ingresan.

El Sistema solicita previamente el Contrapase (Clave Privada) del Usuario.

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CLAVE PRIVADA: Mediante ésta opción el Usuario puede modificar su Contrapase (Clave Privada) y habilitar o deshabilitar el acceso a los distintos Menús del Sistema S-ODIN.

Para cambiar el Contrapase, se suministra dos veces un número de cuatro (4) dígitos. Recordamos que el Contrapase original es ingresado cuando se ejecuta por PRIMERA VEZ el Sistema S-ODIN.

Si más de una persona interviene en el proceso contable, S-ODIN permite restringir el acceso a los Menús: Básicos, Comprobantes, Procesos, Informes y Utilidades, a conveniencia del Usuario, con solo suprimir el asterisco que habilita a cada uno de ellos.

El Sistema solicita previamente el Contrapase (Clave Privada) actual del Usuario, para permitir éstas dos opciones.

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COPIA COMPROBANTE: Mediante ésta opción el Usuario puede COPIAR un Comprobante de Contabilidad existente.

Los pasos a seguir son:

1. Se suministra el Tipo y Numero del Comprobante a copiar.2. El Comprobante es desplegado con tres posibilidades:

Con Direccionales revisa sus movimientos.Con Escape (Esc) aborta la copia.Con Enter continúa.

3. Selecciona el mes en el que desea ubicar la copia. El programa sugiere el mes siguiente al que pertenece el Comprobante original.

4. Se solicita confirmación de la acción, SI o NO (S/N).5. Si se desea modificar la Descripción General del Comprobante Copia, éste es el momento. Lo anterior posibilita diferenciarlo del original.6. El Sistema realiza la copia, solo que el Número del Comprobante Copia, es diferente al del original, y será el que le asigne el Sistema por orden secuencial.

Esta opción es muy útil cuando Comprobantes muy extensos, se producen repetidamente en todos o la mayoría de los meses del Período Contable.

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BACKUP GENERAL: Mediante ésta opción el Usuario puede ordenar una COPIA GENERAL de toda la información contable, contenida en su Sistema.

Al ejecutarse esta opción, el Sistema ASEGURA una COPIA INTERNA de todos los Archivos Básicos y de todos lo Períodos almacenados a la fecha.

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% RETE - FUENTE: Mediante ésta opción el Usuario puede asignar o modificar el Porcentaje de Retención en la Fuente, correspondiente a cada una de las Cuentas del Pasivo, que manejan dicho Impuesto.

1. El Sistema despliega las Cuentas de la Retención en la Fuente, mediante una Ventana de Posibilidades.2. Mediante las direccionales se elige la Cuenta deseada.3. El Usuario modifica el Porcentaje, y confirma el cambio.

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FIRMAS / BALANCES: Mediante ésta opción el Usuario puede modificar, habilitar y deshabilitar los Cargos y Nombres de Encargados, correspondientes a los Firmantes de Balances y Estados de Pérdidas y Ganancias.

El Sistema solicita previamente el Contrapase (Clave Privada) del Usuario.

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EL AUTOR

HERNANDO ALBERTO LIZCANO PÁEZ

Técnico Profesional en Análisis de Sistemas1989, Centrosistemas, Bucaramanga, Colombia

EL PROPIETARIO

EDGAR ALFREDO MORALES APARICIO

Contador Público Titulado de la UNAB

El software S-ODIN, esta registrado en el MINISTERIO DEL INTERIOR oficina de DERECHOS DE AUTOR

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El Software Contable Básico Automatizado S-ODIN, es un programa interactivo, práctico, fácil de entender y fácil de usar, diseñado con el propósito de facilitar y agilizar la sistematización contable de

cualquier establecimiento comercial e industrial.


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EDGAR ALFREDO MORALES APARICIO

CEL 320 344 4490

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Dirección : Carrera 8 Nro. 61 – 132 Parque San Remo I

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