San José, dd/mmm/aaaa · Web viewLa aplicación de la Directriz 004-2007 emitida por el Despacho...

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 15 de febrero, 2010INF-DGAI-005-2010

LicenciadaJenny Phillips AguilarMinistra de Hacienda

Asunto: Servicios de Auditoría: Informe de control interno

Estimada señora Ministra:

Nos permitimos presentar el INF-DGAI-005-2010 sobre la revisión del proceso de Autoevaluación de control interno y el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, en el Ministerio de Hacienda.

De acuerdo con los resultados del estudio, se tiene aspectos que son susceptibles de mejora y requieren la implementación de acciones por parte de ese Despacho en el fortalecimiento de la gestión de los procesos de Autoevaluación del control Interno y Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), así como en la integración de acciones en materia de control interno. Al respecto, nos permitimos presentar en el apartado cuatro de este informe las recomendaciones relacionadas.

Las recomendaciones contenidas en este informe están reguladas por el artículo 37 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y por el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, según Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.

Por lo anterior, le solicitamos en forma atenta que en el plazo estipulado, sea 30 días hábiles, se comunique a esta Dirección General la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que se defina para la efectiva implementación de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

c. Estudio 337-2009

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INFORME SOBRE EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL

EN EL MINISTERIO DE HACIENDA

INF-DGAI-005-2010

Febrero, 2010

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INF-DGAI-005-2010- 15 de febrero de 2010



TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO I

1. INTRODUCCIÓN 1

1.1. Origen 1

1.2. Objetivo del Estudio 1

1.3. Alcance 1

1.4. Comunicación de resultados 1

1.5. Normativa relacionada con el trámite de informes 2

1.6. Aspectos generales 2

2. RESULTADOS 3

2.1. NECESIDAD DE MEJORAR LA AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 3

2.1.1. Sobre la directriz 004-2007 de autoevaluación de control interno 4

2.1.2. Sobre el proceso de autoevaluación de control interno 7

2.2. NECESIDAD DE MEJORAR EL SEVRI 10

2.2.1. Sobre la directriz DMD-002-2006 del SEVRI 11

2.2.2. Sobre el funcionamiento del SEVRI 13

2.3. NECESIDAD DE INTEGRAR LAS ACCIONES DE MEJORA. 18

3. CONCLUSIONES 19

4 RECOMENDACIONES 20






RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio sobre control interno: Autoevaluación y Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría 2009.

Los objetivos de este estudio consistieron en evaluar el proceso de autoevaluación de control interno y el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional, realizado por las distintas dependencias del Ministerio de Hacienda, con el propósito de determinar el nivel de cumplimiento, conforme con la normativa que regula esa materia, las directrices emitidas por la Contraloría General de la República, y las directrices y orientaciones dadas por el señor Ministro.

Este informe contiene cuatro apartados, el primero de ellos relacionado con las generalidades del estudio, el segundo se refiere a los resultados de la evaluación de los procesos de Autoevaluación, el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional y sobre la integración de esos procesos, el tercero contiene las conclusiones y el cuarto las recomendaciones del estudio de cita, orientadas a fortalecer los aspectos detectados y lograr un avance en la madurez del sistema de control interno.

Se concluye de este estudio que:

En el Ministerio de Hacienda se han venido realizando esfuerzos importantes en actividades para desarrollar la Autoevaluación de Control Interno, las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, han cumplido con lo establecido en la directriz institucional sobre autoevaluación anual de control interno. La aplicación de la Directriz 004-2007 emitida por el Despacho del señor Ministro sobre la autoevaluación de control interno, ha hecho posible que este sea un proceso arraigado en la institución y presente aspectos positivas que coadyuvan en la mejora de la cultura del control, entre ellos se tiene: la capacitación que se ha venido efectuando en materia de control interno, la divulgación a nivel institucional, el desarrollo de instrumentos para la autoevaluación, la sensibilización hacia el control interno, la transferencia de conocimientos, y el establecimiento de planes de acción para mejorar los controles.

No obstante, la autoevaluación de control interno por el mecanismo de encuestas o cuestionarios de percepción que se ha venido empleando, presenta debilidades en su aplicación que requieren ser fortalecidas, dado que el mecanismo no ha variado sustancialmente desde su promulgación, no ha sido ajustado en el tiempo, no se han implementado mejoras significativas en la ejecución, la herramienta desarrollada no facilita su aplicación de una manera estandarizada para todas las dependencias, así también el proceso que se sigue es limitado respecto a lo que se desea controlar, informar, retroalimentar al Ministro (a) y retroalimentar a las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, la información no se ha integrado institucionalmente, no se dispone tampoco de una unidad especializada en la materia y con los recursos necesarios para su ejecución y control, no se considera índices de crecimiento anual que permitan conocer con facilidad el crecimiento y fortalecimiento del sistema de control interno en el Ministerio de Hacienda.




Por lo anterior, la autoevaluación ejecutada aún no puede ser considerada como un proceso efectivo y continuado para el mejoramiento del sistema de control, pues a las directrices institucionales le faltan algunas especificaciones o requisitos que deben ser cumplidos a nivel institucional, como lo es: emplear otros mecanismos de autoevaluación que complementen los esfuerzos en mejorar los controles a nivel de dirección, departamento, proceso o actividad, establecer un sistema de información y comunicación, un sistema de seguimiento de las acciones de mejora para el logro de los objetivos, y un índice de crecimiento que en forma periódica permita determinar el grado de avance en cuanto al fortalecimiento del sistema de control interno y los aspectos pendientes.

Por otra parte, el Ministerio de Hacienda ha venido realizado esfuerzos importantes para ejecutar el componente funcional sobre la Valoración del Riesgo contenido en la normativa vigente, el que se ha desarrollado en cumplimiento de las directrices del señor Ministro en DMD-002-2006. Esta directriz requiere mejoras en su aplicación entre las que podemos citar: disponer de un instrumento que permita conocer cuando se completará la valoración de riesgos de todos los procesos, actividades y tareas de las Direcciones, Tribunales y Órgano adscrito, implementar el seguimiento a los planes de acción o de mitigación de riesgos, establecer índices de crecimiento en el nivel institucional del riesgo, incorporar la práctica de procedimientos para estandarizar las actividades.

Sin embargo, la aplicación de la Directriz 002-2006 en las diferentes dependencias no permite concluir que el Ministerio de Hacienda, dispone de un Sistema Específico de Valoración del Riesgo pues aún carece de aplicaciones como lo son: una unidad responsable y especializada en el tema de valoración de riesgos, asignación de recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros para cumplir con el cometido del sistema, un sistema de información que facilite la toma de decisiones, la estandarización de la estructura de riesgos, la integración de los riesgos por procesos y orientados al cumplimento de los objetivos estratégicos y operativos del Ministerio, la administración y revisión de los riesgos, la definición de criterios técnicos de valoración, un mapa de riesgo institucional y el nivel de riesgo institucional.

Las prácticas y acciones de control obtenidas de los instrumentos de autoevaluación de control interno por el mecanismo de percepción (encuesta o cuestionario) y la valoración del riesgo mediante el desarrollo del SEVRI, han venido produciendo como resultado prácticas y acciones en pro del fortalecimiento del sistema de control interno institucional y la mitigación de los riesgos que afectan el logro de los objetivos, no obstante, estos instrumentos se vienen utilizando y se controlan en forma separada, sin considerar que ambos forman parte integral de la implementación del sistema de control interno en la institución, por lo que se requieren esfuerzos para integrar ambos procesos conforme lo que se establece en las Normas de Control para el Sector Público vigentes a partir de este año, en aras de que los costos no excedan los beneficios, y los controles se consideren según tipos de control (previos, concomitantes o posterior), así como en los procesos, actividades o tareas que se realizan en la institución. Ver punto 2.3. del presente informe.

Por lo anterior, esta Dirección se permite presentar a la Señora Ministra las recomendaciones respectivas contenidas en el apartado cuatro de este informe, las cuales están sujetas a lo establecido en el artículo 37 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno.




INFORME SOBRE EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNOY EL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL


1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realizó de conformidad con lo establecido en el Plan de Auditoría 2009. Corresponde a una auditoría de cumplimiento.

1.2. Objetivo del Estudio

Evaluar el proceso de autoevaluación de control interno y el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, realizado en el Ministerio de Hacienda, con el propósito de determinar el nivel de cumplimiento, conforme con la normativa que regula esa materia, las directrices emitidas por la Contraloría General de la República, y las directrices y orientaciones institucionales.

1.3. Alcance

El período evaluado correspondió a las actividades realizadas por parte de las Direcciones, Tribunales y Órgano adscrito en las autoevaluaciones de control interno y en el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, durante los años 2008 y 2009.

Comprende la revisión de información suministrada por la Directora de la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda, y la información obtenida por medio de encuestas y entrevistas a funcionarios de las siguientes direcciones y unidades:

Despacho del Ministerio de Hacienda Dirección General de Tributación Unidad Ejecutora Programa 1284 OC/CR-Regularización de Catastro y Registro Dirección de Crédito Público Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Dirección General de Aduanas Tribunal Fiscal Administrativo Dirección General de Presupuesto Nacional Policía de Control Fiscal Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria Dirección Administrativa y Financiera Dirección General de Informática Contabilidad Nacional Dirección General de Hacienda Tesorería Nacional Dirección General Auditoría Interna Dirección Jurídica Tribunal Aduanero Nacional

1.4. Comunicación de resultados

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados a la Licda. Jenny Phillips Aguilar, Ministra de Hacienda y a la Licda. Loretta

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Rodríguez Muñoz, Viceministra de Ingresos, en reunión celebrada el 5 de febrero del 2010. A esta reunión asistió también el señor Gerardo Cruz Zuchini, quien ha participado en actividades relacionadas con el tema.

1.5. Normativa relacionada con el trámite de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes en el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6. Aspectos generales

El proceso de Autoevaluación de Control Interno y el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, se rigen por la siguiente normativa:

Ley 8292, Ley General de Control Interno, según lo señalado en los artículos 2, 7,10, 14, 17, 18 y 19, publicada en la Gaceta No. 169 del 4 de setiembre del 2002.

Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en su artículo 18.

Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización M-1-2002-CO-DDI, publicada en la Gaceta No. 107 del 5 de junio 2002.

Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, publicados en la Gaceta No. 26 del 9 de febrero del 2009. Sustituye el Manual de Normas Generales de control Interno indicadas en el punto anterior. Vigentes a partir de febrero 2010, específicamente interesan los Capítulo III y IV referente a la Valoración de Riesgos y Normas sobre Seguimiento del Sistema de Control Interno, respectivamente.

Directriz No. 004-2007 del Ministro de Hacienda, con rige a partir del 1 de diciembre del 2007 y publicada en La Gaceta No. 40 del 26 de febrero del 2008 “Directrices sobre los Lineamientos para aplicación de la Ley de Control Interno y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la

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Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, y normativa conexa”

Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) emitidas por la Contraloría General de la República con resolución R-CO-64-2005, publicado en la Gaceta No. 134 del 12 de julio del 2005, con vigencia a partir del 1 de marzo del 2006.

Oficio DFOE-68 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, emitido el 8 de febrero del 2006, en el que se indica la lista de entidades a las que se les exigió el cumplimiento obligatorio de directriz R-CO-64-2005 a partir del 1° de julio de 2006. En estas entidades se citó al Ministerio de Hacienda.

Directriz DMD-002-2006, del Ministro de Hacienda, con rige a partir del 1 de mayo del 2006, publicada en La Gaceta 158 del 17 de agosto del 2006 “Directriz sobre orientaciones para la operación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional en el Ministerio de Hacienda”.

2. RESULTADOS

Los resultados del estudio se presentan en tres secciones, la primera de ellas la sección 2.1., referente a la Autoevaluación de Control Interno, la sección 2.2., relacionada con el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional y la sección 2.3 referida a la necesidad de integración de los procesos anteriores.

2.1. NECESIDAD DE MEJORAR LA AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Los resultados sobre la Autoevaluación de control interno, se clasificaron en dos temas, el primero está relacionado con aspectos a fortalecer en la directriz DM-004-2007 sobre la autoevaluación de control interno para que enmarque y oriente el accionar de las diferentes dependencias de la institución y se brinde el seguimiento respectivo al mejoramiento del sistema de control interno, el segundo orientado a fortalecer aspectos del proceso de autoevaluación de control Interno mediante la herramienta de percepción.

Respecto al Sistema de Control Interno el artículo 7 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno, establece la obligatoriedad del jerarca y titulares subordinados de disponer de un sistema de control interno, aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con sus competencias y atribuciones institucionales, que proporcione seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias.

El artículo 8 de la ley y la norma 1.1.del Manual de Normas de Control Interno, define como sistema de control interno “…la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”.

El jerarca y el titular subordinado, según el artículo 10 de la ley de cita, son los responsables de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, siendo la Administración activa responsable de realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.




En el artículo 17 de la Ley 8292, “Seguimiento del Sistema de Control Interno”, se establece, entre otros, la obligatoriedad de que las administraciones desarrollen el seguimiento del sistema, y que la administración se autoevalúe al menos una vez al año y que busque el perfeccionamiento del sistema de control interno y detecte los desvíos que aleje a la organización del cumplimiento de los objetivos.

La declaración interpretativa de la norma 1.1 sobre la “Definición de control interno” en Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, establece que “El control interno constituye una faceta fundamental de la gestión administrativa. Se trata de la serie de sistemas, decisiones, acciones e instrumentos de aplicación consistente, articulados en los procesos y proyectos de la organización, que se desarrollan en puntos previos, coincidentes o posteriores a determinados actos administrativos como un medio para el logro de los objetivos previstos. Así, el control interno está presente en todos los procesos institucionales desde antes que éstos den inicio y, mediante procesos de verificación y otros similares, hasta después de que han concluido. En efecto, los cinco componentes del marco integrado de control interno que se identifican en este manual—a saber, (1) el ambiente de control, (2) la valoración del riesgo, (3) las actividades de control, (4) los sistemas de información, y (5) el seguimiento, sobre los cuales se diseñará la normativa general de control interno aplicable al Sector Público Costarricense—están interrelacionados y se integran al proceso de gestión institucional.”

De acuerdo con la normativa citada, la Autoevaluación de control interno es un proceso dirigido por la Administración con el propósito de valorar el sistema de control interno, conocer la calidad del sistema, siendo que las acciones derivadas de la autoevaluación pretenden corregir cualquier desviación que afecte el logro de los objetivos institucionales.

Sobre el particular, el Ministro de Hacienda, la Unidad de Planificación y las diferentes Direcciones, Tribunales y Órgano Técnico han realizado esfuerzos significativos desde el año 2002 cuando se promulgó la directriz DM-143-H del 27 de agosto del 2002, publicada en la Gaceta No. 176 del 13 de setiembre del 2002, dirigido a difundir, preparar, coadyuvar, fortalecer y promover lo relacionado con el Control Interno, esto por cuando en ese año 2002, se divulgaron dos nuevas normativas: el Manual de Normas Generales de control Interno para la Contraloría General de la República y los entidades y órganos sujetos a su fiscalización, así como la Ley 8292, Ley General de Control Interno.

Posteriormente, mediante Directriz 001-2003, publicada en Gaceta No. 245 del 19 de diciembre del 2003, se conforma la Comisión Institucional de Control Interno del Ministerio de Hacienda a fin de promover la implementación del Sistema de Control Interno. También se promulgaron varias directrices, la DMD-143-2004, DMD-001-2004 y DMD-002-2004, que fueron derogadas con la Directriz 004-2007 “Directrices sobre los Lineamientos para aplicación de la Ley de Control Interno y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las instituciones y órganos sujetos a su fiscalización y normativa conexa” publicada en La Gaceta Nº 40 del 26 de febrero del 2008.

No obstante lo anterior, se requiere valorar lo actuado conforme los resultados que se presentan enseguida y realizar las mejoras correspondientes para lograr que los procesos que se realizan en la institución en materia de control interno propicien una mejora continua de este sistema.

2.1.1. Sobre la directriz 004-2007 de autoevaluación de control interno

En el periodo 2008-2009 la aplicación de la autoevaluación de control interno en la institución se materializa apegada a lo establecido en la Directriz 004-2007 citada, y en esa medida se ha venido cumpliendo con esa actividad. De esta aplicación, se evidencia que la directriz está




orientada a la autoevaluación, empleando el mecanismo de percepción por medio de encuesta o cuestionario, como mecanismo único o más usual para evaluar la calidad del control interno.

De las autoevaluaciones realizadas para el periodo 2007-2008 y 2008-2009, se tiene que se han derivado aspectos positivos en la aplicación de la directriz citada, que es importante resaltar:

La autoevaluación por percepción se ha convertido en una actividad arraigada y con muy pocas limitaciones en su desarrollo dentro del Ministerio.

Se han desarrollado equipos de trabajo en cada Dirección, Tribunales y Órgano Adscrito que conocen y entienden el significado de una autoevaluación por percepción.

Se han empleado recursos humanos y tiempo en capacitación, transferencia de conocimientos y desarrollo de metodologías que han facilitado el desarrollo de esta actividad.

En 17 Direcciones consultadas se determinó que para el periodo 2008-2009 participó el 100% de las unidades pertenecientes a cada dirección, y en relación con el Ministerio han participado en los procesos de autoevaluación al menos el 70.5% del personal.

En casos particulares conocimos de diferentes acciones que renuevan la aplicación de la Directriz 004-2007 ejemplos de ellos son: en el Despacho se realizaron actividades de concientización previo a la aplicación de la encuesta por parte de la Unidad de Planificación, que trajo beneficios mayores con respecto a los resultados obtenidos del período 2007-2008. El Tribunal Aduanero Nacional emplea un seguimiento continuado en las reuniones e informes periódicos, y la Dirección General de Informática desarrollo una metodología de implementación de acciones de mejora, lo que consideramos que son instrumentos valiosos que pueden ser compartidos a nivel del Ministerio para lograr una mejora en los procesos.

No obstante, de los resultados obtenidos con la aplicación práctica del modelo de percepción por medio de encuesta o cuestionario se determinó que la directriz no contempla una serie de requisitos indispensables que permitan orientar en forma precisa el accionar de las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito hacia un mejoramiento continuado del sistema de control interno, entre las que se citan:

La Directriz permite que los cuestionarios sean desarrollados según las circunstancias, perspectivas e intereses de cada Dirección u órgano, por lo que el resultado global presentado al Ministro (a) no identifica las debilidades comunes de las dependencias del Ministerio en materia de control interno, sino que señala únicamente datos cuantitativos de la percepción por componentes, sin que estos sean comparables entre las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito y que exijan un nivel de crecimiento en su desarrollo.

La directriz es omisa en cuanto a la importancia de desarrollar un procedimiento que identifique todas las actividades y tareas que se deben realizar en la autoevaluación y que sirvan de guía en el desarrollo y la aplicación de este mecanismo de evaluación a nivel institucional en forma estandariza y que permita consolidar e integrar los resultados. Se encontró que doce de las dieciocho unidades encuestadas desarrollaron procedimientos para implementar la autoevaluación por medio de encuesta o cuestionario, no obstante se observa que este proceso no es generalizado y obedezca a una instrucción institucional.

La directriz señala en el artículo 5 que el informe ejecutivo que se presenta al Ministro (a) debe estar estructurado por los componentes del control interno, mas no indica expresamente que la evaluación deba ser total, pueda ser parcial respecto a sus componentes o respecto a las unidades a evaluar. Por tal motivo, algunas Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito realizaron en el período 2008-2009 una evaluación parcial de los componentes o bien seleccionaron sólo una actividad para aplicar la directriz 004-2007. Posteriormente, por solicitud expresa de la Unidad de Planificación se completó la evaluación a todos los componentes con excepción de una Dirección.




La directriz adolece de una orientación respecto a los niveles de la estructura, los niveles funcionales (directores, coordinadores, profesionales u operativos) y al porcentaje de funcionarios de cada Dirección, Tribunal y Órgano Adscrito, que deben aplicar el cuestionario, para que la percepción sea representativa. El cuestionario es aplicado en diferentes niveles de la estructura, a diferentes niveles funcionales y a diferentes cantidades de funcionarios. Se observó, que hubo unidades que aplicaron el cuestionario entre un 70% y 100% del personal de cada unidad que pertenece a esa Dirección, otros fueron aplicados en forma grupal por los coordinadores de una Dirección, otros fueron contestados por una sola persona. Por otra parte, los resultados de las encuestas, según lo comentado por algunos Directores de dependencias, Tribunales y Órgano Adscrito, se pueden ver afectadas por el conocimiento que tenga el funcionario de la entidad o la unidad administrativa, la intención, la rotación del personal, el criterio propio del funcionario.

El informe ejecutivo presentado al Ministro(a) refleja los resultados generales y porcentuales de cada componente funcional del control interno, asimismo concluye y recomienda sobre esos componentes funcionales de manera generalizada. Al analizar la directriz se observó que no es específica en cuanto a la estructura y contenido del informe ejecutivo, que permita dar a conocer al Ministro (a) en una forma clara y sencilla las debilidades concretas en el punto de control evaluado, la consolidación de debilidades que se presentan en diferentes direcciones, aspectos relacionados con la divulgación, retroalimentación y causas de mejora o deterioro en el sistema de control Interno que se presentan en cada Dirección, Tribunal y Órgano Adscrito, de manera que el Ministro (a) o los titulares subordinados puedan adoptar las medidas necesarias y congruentes en el mejoramiento del sistema de control interno institucional como un todo, y en concordancia con los controles previos, concomitantes o posterior que se deben aplicar según los procesos que se ejecutan.

La directriz no establece acción alguna que le corresponde a cada Dirección, Tribunal y Órgano sobre el deber de informar sobre el estado de avance de las acciones de mejora del periodo anterior en cuanto a control interno se refiere. Se determinó que cada Dirección, Tribunal y Órgano Adscrito presenta en el informe ejecutivo anual las acciones de mejora derivadas de la autoevaluación de ese periodo, y en algunos casos esas acciones de mejora se llevan al plan operativo de cada Dirección, Tribunal y Órgano adscrito y se reportan como parte de los informes periódicos, no obstante, no se observó un detalle de seguimiento de cada una de esas acciones de mejora que se revele en el informe ejecutivo que se presenta al Ministro (a). A la fecha de este estudio y de acuerdo con las preguntas realizadas a las diferentes dependencias no se observa un avance simultáneo, según el siguiente porcentaje de avance: 5 unidades reportan un avance de un 100%, 5 unidades reportan un avance entre un 50% a un 75%, 1 unidad reportó entre un 25% a un 50% de avance, 1 unidad reportó un avance de un 25% y 6 unidades no saben cuánto han avanzado en materia de control interno.

El artículo 5 de la Directriz 004-2007 establece en el párrafo tercero que “…el despacho del Ministro a través de la Unidad de Planificación dará seguimiento al cumplimiento de los procesos de autoevaluación que se contemplan en el artículo 3 así como las medidas que se tomen año con año para mejorarlo y emitirá los lineamientos que sean necesarios para tales efectos”, no obstante, no se evidencia la disposición a nivel institucional de los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para liderar este proceso, orientar a las direcciones y funcionarios, dar seguimiento, integrar y mostrar resultados, pedir cuentas.

Según lo establecido en la Directriz 21-Plan del año 2007, emitida por el Ministerio de Planificación, referente al “Acatamiento Obligatorio de los Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas”, punto f que establece que “Toda institución pública dispondrá de una unidad u oficina de planificación, que dependerá de las autoridades superiores de cada entidad (esta es la nomenclatura establecida por ley). Ella forma parte del Sistema Nacional de Planificación, funcionará de conformidad con las normas que establezca el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica para que opere efectivamente como parte integrante del Sistema, y trabajará según los lineamientos de política general del Plan Nacional de Desarrollo.




Esta unidad deberá ser totalmente independiente de cualquier otra dentro de la institución, desde el punto de vista de estructura como de puestos.”

Estos mismos lineamientos en el punto t definen que:“Cuando en una institución exista o se justifique la creación de una unidad de control interno, ésta dependerá de la autoridad superior administrativa”.

Con el Decreto 32913 H publicado en La Gaceta 47 del martes 7 de marzo del 2006 y modificado por el Decreto 32913 H publicado en La Gaceta 159 del 17 de agosto del 2009, se emitió el Reglamento de Funcionamiento de la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda, en el artículo 1 y 2 de dicho reglamento se definió la creación y el objetivo respectivamente de esta Unidad, mientras tanto en el artículo 4 se define las funciones que serán desempeñadas por la Unidad de Planificación, sin que estas sean específicas en el tema de Coordinación de la Autoevaluación de Control Interno y demás aspectos requeridos para el mejoramiento del sistema de control interno institucional.

Es importante citar que la labor relacionada con la aplicación de la Directriz 004-2007, fue asignada a una de las funcionarias de la unidad como una labor más dentro de sus labores, a la fecha de inicio del estudio, esta labor iba a ser complementada con un recurso adicional, asimismo esta unidad no dispone de herramientas automatizadas que agilicen la tabulación de resultados globales para conocer la situación institucional, así como que permitan controlar las acciones y reportes que deben entregar cada una de las Direcciones u órganos.

Lo descrito evidencia la necesidad de que las autoridades del Ministerio de Hacienda conceptualicen de una manera organizada e integral el proceso de autoevaluación de control interno, definan los lineamientos, políticas y procedimientos que se deben aplicar para lograr un mejoramiento de dicho sistema, para lo cual se deberá contar con una unidad especializada y los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para la ejecución, seguimiento y mejora del proceso de autoevaluación del control interno, y por tanto del sistema de control interno institucional.

2.1.2. Sobre el proceso de autoevaluación de control interno

Las acciones realizadas por el Ministro (a), la Unidad de Planificación, las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito en el Ministerio de Hacienda, evidencian que se han venido realizando la autoevaluación de control interno anuales conforme lo establece la normativa, y que estas acciones han sido tangibles, no obstante, lo actuado por las dependencias no contempla algunos requerimientos que se citan a continuación, y que son indispensables para lograr que el Ministerio de Hacienda cuente con un proceso de autoevaluación de control interno efectivo que propicie el mejoramiento continuo del sistema y que el mismo se considere aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con las competencias y atribuciones que le corresponde al Ministerio de Hacienda:

El mecanismo empleado por el Ministerio de Hacienda es el cuestionario o encuesta de percepción, orientado por la Directriz 004-2007. Pocas Direcciones revisan sus procesos, procedimientos, actividades o tareas con el propósito de conocer si se ajustan al cumplimiento del objetivo para el cual fue creado y la respectiva interacción con la misión, visión, el objetivo de la unidad, División o Dirección y en general del Ministerio. Existen otras formas de autoevaluación entre las que se pueden citar gestión de calidad, entrevistas, rastreo de operaciones, revisión de la documentación, análisis de datos, mapeo de procesos, pruebas de cálculo y validación, que no han sido consideradas como complementarias al proceso de autoevaluación de control interno.

La información obtenida producto de la aplicación de la Directriz fluye únicamente de las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito hacia la Unidad de Planificación y el resumen global por medio de informe ejecutivo hacia el Ministro (a), este informe a su vez no está integrado en un




documento formal que retroalimente a las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, con comentarios o exposiciones que permitan conocer el estado del sistema de control Interno a nivel institucional, las debilidades de las unidades y el empleo de recursos de una manera económica considerando las acciones comunes que pueden tener esas unidades en los procesos institucionales y la aplicación de los diferentes tipos de control (previo, concomitante y posterior).

De las 18 unidades encuestadas al menos 13 de ellas presentan los resultados a todos los funcionarios de la institución, siendo que 5 de ellas no informan sobre el estado actual de su sistema de control y los planes de acción que permitirán la mejora del sistema.

En consecuencia, no se dispone de un adecuado sistema de Información y comunicación que permita conocer: a) los insumos, el proceso y los productos obtenidos, b) los recursos requeridos para que el sistema de control interno opere adecuadamente, c) el trasiego de la información horizontal, vertical y transversal, d) las actividades de retroalimentación, e) la clasificación de Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, conforme las funciones que le corresponde cumplir f) la transferencia de conocimiento en la aplicación de mejores prácticas administrativas.

El artículo 16 de la Ley 8292 establece la importancia de activar en los procesos desarrollados por la administración un sistema de información y comunicación, y que “…serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos…”

Por otra parte, la declaración interpretativa de la norma 5.3., del manual de normas de control internos indica que “Los sistemas de información—sean computadorizados, manuales o una mezcla de ambos—constituyen un instrumento para la implantación exitosa de las estrategias organizacionales y, por ende, para la consecución de los objetivos y las metas…”

También la norma 5.5. y su declaración interpretativa refiere la necesidad de establecer canales de comunicación abiertos.

Algunas de las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, realizan el seguimiento de las acciones de mejora producto de la aplicación de la Directriz 004-2007, no obstante, este seguimiento no se lleva a un informe periódico que muestre a nivel institucional el avance logrado en control interno de las acciones de mejora, que a su vez permitan documentar el progreso del sistema de control interno.

El artículo 17 de la ley 8292 cuando se refiere al seguimiento, establece entre otros la obligatoriedad de que las administraciones desarrollen el seguimiento del sistema de control interno para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud, que se realice continuamente las actividades de control y que busque el perfeccionamiento del sistema de control interno y detecte los desvíos que aleje a la organización del cumplimento de los objetivos.

Por su parte la norma 6.1, respecto al seguimiento del control interno en operación indica que “El control interno es un proceso permanente que debe llegar a convertirse en una actitud de todos los funcionarios, quienes deben percibirlo como un medio para procurar el cumplimiento los objetivos de la institución. Se habla, entonces, del “autocontrol”, como una obligación inherente a todo funcionario.

Mientras tanto la interpretación declarativa de esta norma nos dice que: “Puesto que el control, en su naturaleza previa, concomitante y posterior, forma parte de todas las actividades organizacionales,




es preciso analizar cuál es su efecto sobre las diversas fases de los procesos respectivos, tomando en consideración los criterios de viabilidad y conveniencia de tales controles, así como la posibilidad de mejorar y perfeccionar el sistema de control interno. Con ese propósito, es preciso aplicar una evaluación sobre la marcha, mediante la puesta en práctica de actividades administrativas y de supervisión durante las actividades, así como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores los funcionarios encargados de tareas específicas. Igualmente, el jerarca debe poner en práctica los mecanismos más apropiados para que, periódicamente y cuando se estime conveniente, se conduzcan evaluaciones del sistema de control interno y de las diferentes medidas de control que se encuentran en operación.

Las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, no disponen de un índice de crecimiento deseado anual que permita determinar el crecimiento de un año con respecto al otro, y que han provocado las acciones de mejora, con incidencia directa en la mejora del sistema de control interno y que a la vez sirva de insumo para clasificar la madurez del sistema de control interno tanto a nivel institucional como de dependencia.

La norma 3.3. del manual citado, sobre los indicadores del desempeño establece que “Los planes de la institución deberán establecer los mecanismos, criterios e indicadores que la administración usará para dar seguimiento al avance en el cumplimiento de esos planes y la medida en que han contribuido a satisfacer las metas, los objetivos y la misión institucionales.” Por su parte, la interpretación declarativa de la norma nos dice que “Los planes no se considerarán completos si no establecen de manera explícita los criterios que se emplearán para evaluar su ejecución. Por ello, la Administración deberá asegurar que incluyan los indicadores pertinentes, los cuales deberían haber sido adoptados en consenso con los funcionarios responsables de la ejecución de dichos planes y por ende del cumplimiento de dichos indicadores.”

La Dirección General de Auditoría Interna presentó al Ministro Guillermo Zúñiga, en oficio DGAI-012-2009 de fecha 8 de junio, un Servicio preventivo sobre la incorporación de las Normas de control interno para el Sector Público en la gestión institucional, y muestra la necesidad de que el Ministerio de Hacienda tome las medidas que correspondan para cumplir en forma oportuna con lo dispuesto en esta normativa; en especial se evalúe los avances logrados en materia de control interno a la fecha o el grado de madurez alcanzado, se determine insuficiencias o aspectos pendientes, y a la luz del documento denominado “Normas de Control Interno para el Sector Público” se establezca un plan, con acciones claramente definidas, plazos de cumplimiento, y responsables de ejecutar las actividades.

También, se retomó la recomendación 4.1 de nuestro informe INF-DGAI-017-2006 sobre la Implementación de la normativa de control interno, que establece la necesidad de “Tomar las medidas correspondientes para dar cumplimiento a lo dispuesto por la Contraloría General de la República (…) en el sentido de que se realice una evaluación de lo actuado en materia de control interno, a fin de establecer el grado de avance y los aspectos pendientes; asimismo, para que se establezca un plan de acción para continuar con los esfuerzos en la implantación de la normativa de control interno, con acciones organizadas, integradas, documentadas, permanentes, y un programa de seguimiento que permita la efectiva implantación de la normativa de control interno…”

Lo anterior, por cuanto en el informe de estado de recomendaciones emitido por esta Dirección al Despacho del señor Ministro en el oficio DGAI-189-2009 de 30 de marzo del 2009, en el anexo DGAI-155-2009 de la Unidad Auditoría Área de Servicios Corporativos, se reporta no cumplida esta recomendación.

Sin embargo, de acuerdo con el análisis realizado en este estudio, esta recomendación se mantiene aún pendiente y por tanto, a la fecha se desconoce el estado de avance en materia de control interno en la institución y los aspectos que quedan por atender, así como el plazo en que




se pretende lograr las mejoras. La autoevaluación de control interno y los procesos que se definan cobran gran importancia para lograr este propósito.

2.2. NECESIDAD DE MEJORAR EL SEVRI

Los resultados sobre el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, se clasificaron en dos temas, el primero relacionado con fortalecer la directriz DM-002-2006 y las orientaciones “para la operación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional en el Ministerio de Hacienda”, el segundo orientado a fortalecer el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional.

Previo a presentar los resultados, presentamos el marco regulatorio referente al SEVRI y a la Valoración del Riesgo.

El artículo 2, inciso f., de la Ley 8292 define la valoración del riesgo como “la identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.”

El artículo 14., detalla sobre los deberes fundamentales del jerarca y los titulares subordinados en materia de valoración del riesgo, respecto a la identificación y análisis de los riesgos asociados al logro de los objetivos, analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos, adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable y establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.

El artículo 18 de la Ley 8292, establece la obligación de disponer de un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, por áreas, sectores, actividades o tarea, que permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar las medidas de administración de esos riesgos, empleando como base los criterios que defina la Contraloría General de la República, considerando importante las acciones que dirija el jerarca y los titulares subordinados.

Por su parte el artículo 19, es explícito en cuanto a que la responsabilidad por el funcionamiento del sistema le corresponde al jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, a quienes les corresponde además adoptar las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento, para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.

Por su parte, el Órgano Contralor emitió las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) con resolución R-CO-64-2005. Estas directrices indican la importancia de establecer las siguientes componentes: a) Marco orientador, b) Ambiente de apoyo, c) Recursos, d) Sujetos interesados, e) Herramienta para la administración de información. Estas directrices son de aplicación obligatoria para el Ministerio de Hacienda a partir del 1 de julio del 2006.

A nivel institucional, en el 2006 mediante Directriz DMD-002-2006, publicada en Gaceta N° 158 del jueves 17 de agosto del 2006, el entonces Ministro de Hacienda, David Fuentes Montero emitió la “Directriz sobre orientaciones para la operación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional en el Ministerio de Hacienda”, cuyo objetivo es “…proporcionar el adecuado funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional de manera que el mismo produzca información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos institucionales”. Según lo definido en el artículo 4, el modelo se ajustará a lo




establecido en las Orientaciones Generales para el funcionamiento del sistema de Valoración de Riesgo Institucional en el Ministerio de Hacienda.

En acuerdo No. 089-2006 del 10 de julio del 2006 se estableció por un período de dos años, la Comisión de Riesgo Institucional, comisión que se reglamentó con la directriz DMD-007-2006, Directriz para reglamentar la organización de la Comisión de Coordinación del SEVRI del Ministerio de Hacienda.

De acuerdo con lo anterior, el Ministro de Hacienda giró las directrices para el cumplimiento de la normativa referida al Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, y las diferentes Direcciones y Órgano Adscrito, han venido realizando acciones tendentes a la implementación de dicho sistema.

En el proceso de aplicación de la Directriz y las orientaciones, se han realizado diferentes actividades que se consideran positivas, entre ellas las siguientes.

El personal ha buscado información técnica y se ha capacitado en esta materia. Se ha fortalecido la capacitación brindada por el Ing. Gerardo Cruz colaborador de la Dirección

Administrativa y Financiera, la Licda. Cinthya Díaz funcionaria de la Tesorería Nacional y el equipo de trabajo guiado por la Licda. Maribel Zúñiga funcionarios de la Dirección General de Tributación.

Se han realizado esfuerzos de investigación y desarrollo de metodologías por parte de la Dirección Informática para clasificar sus riesgos y elaborar sus cronogramas de trabajo.

Se han conformado equipos de trabajo en las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito. Se ha divulgado ampliamente aspectos sobre la identificación y valoración de los riesgos.

Si bien es cierto la directriz y las orientación institucional citadas incorporan algunos elementos de las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) emitidas por el órgano contralor, estas instrucciones en su aplicación práctica no han tenido los resultados deseados en cuanto el establecimiento de este sistema y la disposición de la información para identificar y administrar los riesgos, tanto a nivel institucional como de dependencias del Ministerio de Hacienda.

2.2.1. Sobre la directriz DMD-002-2006 del SEVRI

Como se citó previo, con la Directriz DMD-002-2006 se inicia la valoración del riesgo institucional, no obstante, de su aplicación se tiene que aún faltan algunas especificaciones que se detallan enseguida para que el Ministerio de Hacienda cumpla con lo establecido en la normativa vigente y disponga de herramientas efectivas para administrar los riesgos.

Las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, han aplicado las directrices y las orientaciones de la valoración de riesgo, mas no todas se encuentran en el mismo nivel de ejecución, ni aplican los criterios de una forma estandarizada, dado que las directrices y orientaciones institucionales no establecen en forma precisa estándares y requisitos conforme se debe ir avanzando en este proceso.

A la fecha de este estudio algunas unidades ya habían concluido las actividades de la valoración del riesgo a todos los procesos, actividades y tareas. Otras unidades habían concluido las actividades de valoración del riesgo al proceso seleccionado, pero aún les hace falta valorar los demás procesos, actividades y tareas, otras unidades aún en el proceso seleccionado no habían completado las actividades de valoración de riesgo definidas en la directriz y las orientaciones.

Las unidades que aún no han completado la valoración, con excepción de la Dirección General de Informática y la Dirección Administrativa y Financiera, no emplean un instrumento que les permita estimar una fecha en la que puedan disponer de la valoración de riesgos de todos los procesos, actividades o tareas.




Según lo consultado, respecto a los avances en la valoración de los riesgos y de acuerdo al proceso, actividad o tarea seleccionado por cada Dirección, Tribunal y Órgano se obtuvo que un 94% habían desarrollado la actividad de identificación de riesgo, un 89% habían concluido el análisis de los riesgos, el 78% habían desarrollado las actividades de administración, revisión y documentación de los riesgos, y el 72% había presentado el informe de comunicación de riesgos al Ministro (a).

Las Directrices sobre el establecimiento y funcionamiento del SEVRI emitidas por el órgano contralor y las orientaciones institucionales, establecen que cada Dirección, Tribunal y Órgano deben ejecutar en sus direcciones, proceso, actividades o tareas las siguientes actividades de riesgos: IDENTIFICACIÓN, ANALISIS, EVALUACIÓN, ADMINISTRACIÓN, REVISIÓN, DOCUMENTACIÓN Y COMUNICACIÓN. Lo anterior, según definición conceptual de cada elemento contenido en la citada normativa.

Algunas Direcciones desarrollaron sus propios procedimientos y metodologías en cumplimiento de las orientaciones institucionales. La Dirección General de Informática desarrollo su propia metodología basada en investigaciones que hizo en otras entidades del estado.

Las Directrices y las orientaciones carecen de un lineamiento que permita definir, desarrollar un procedimiento que identifique todas las actividades y tareas que se deben realizar y que sirvan de guía en el desarrollo y la aplicación de este mecanismo de evaluación de la valoración de riesgos.

El manual de Normas de Control interno establece la importancia de establecer prácticas y medidas de control, así como que las instrucciones sean diseñadas por escrito.

“4.1. Prácticas y medidas de controlLa administración debe diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para el enfrentamiento de los riesgos relevantes y a las características, en general, de la institución y sus funcionarios, y que coadyuven de mejor manera al logro de los objetivos y misión institucionales.

4.5. Instrucciones por escritoLas instrucciones de alcance general deben darse por escrito y mantenerse en un compendio ordenado, actualizado y de fácil acceso que sea de conocimiento de todos y cada uno de los funcionarios de la institución. De igual manera, las órdenes e instrucciones más específicas y relacionadas con asuntos particulares de especial relevancia deben emitirse mediante nota o memorando a los funcionarios responsables de su cumplimiento.”

Las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito aún no han establecido el índice de crecimiento deseado de un período con respecto al siguiente y relacionado con el nivel de riesgo, por cuanto las directrices institucionales no establecen en forma precisa tal requerimiento. La norma 3.3 del manual citado establece la importancia de establecer indicadores con el propósito de dar cumplimiento al avance de los planes y la medida conforme contribuyen al logro de los objetivos institucionales.

En las directrices institucionales no se precisa sobre el seguimiento a los resultados de las evaluaciones, los planes de mejora y su relación con los procesos. Algunas direcciones dieron seguimiento a los planes de acción como una de las actividades que se realiza en el plan anual operativo y que se informa en los seguimientos periódicos que se practica sobre ese plan, sin embargo, este seguimiento no se integra en documento específico que permita a las Unidades y al Ministro (a) conocer la implementación, la mitigación del riesgo, el avance y seguimiento a los planes de acción establecidos por cada Dirección, Tribunales y Órgano Adscrito.




El Tribunal Aduanero Nacional y la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria han desarrollado acciones clave de su plan de acción, relacionados con la seguridad del edificio y el impacto que pudieran tener un desastre en los recursos materiales y humanos. Del mismo modo el Tribunal Aduanero Nacional se encuentra muy pendiente en la cantidad de casos que deben atender para cumplir con las metas.

Destaca dentro de los procedimiento de seguimiento de acciones el empleado por el Tribunal Aduanero Nacional que dispone en todos sus informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales sean al Presidente del Tribunal al Viceministro (a) de Ingresos o al Ministro (a) en el que incluyen un punto en la gestión que informa sobre el avance en los procesos de autoevaluación y valoración del riesgo. Sobre este particular nos permitimos referir la interpretación declarativa de la norma 6.2., del Manual de Normas de Control Interno y citadas en punto 2.2., de este informe.

En las directrices y orientaciones institucionales no se establece en forma clara y precisa la organización y los recursos humanos, materiales y tecnológicos para liderar, ejecutar, y controlar el proceso de implementación del SEVRI, así como los controles respectivos para consolidar y comunicar la información derivada de dicho sistema, lo que hace que la dependencias funcionen en forma independiente en esta materia.

En las directrices y orientaciones institucionales no se enfatiza en la necesidad de integrar la información de riesgo institucional, condición que incide en una desintegración de la información y su relación con los procesos y controles que se ejecutan bien sean estos previos, concomitantes o posteriores.

2.2.2. Sobre el funcionamiento del SEVRI

Considerando lo citado en el punto 2.2.1 de este informe, las actividades realizadas por el Ministro (a), las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito en el Ministerio de Hacienda, evidencian que se han venido realizando acciones de valoración del riesgo, no obstante, lo implementado no permite concluir que el Ministerio de Hacienda dispone aún de los mecanismos para la identificación y análisis de los riesgos asociados al logro de los objetivos, a nivel de dependencia e institucionalmente, en razón de lo siguiente.

a) Sobre la necesidad asignar recursos para la implementación del SEVRI:

La coordinación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional desde su inicio ha estado a cargo de tres áreas diferentes, la primera de ellas la Comisión de Riesgo Institucional en el periodo 2006-2008. Esta Comisión principalmente realizó actividades de capacitación y al cumplir su periodo no fue renovada con la designación de nuevos funcionarios.

Posteriormente y derivado de las recomendaciones emitidas por la Dirección General de Auditoría Interna en el informe INF-DGAI-001-2008 de fecha 5 de febrero del 2008, se designó mediante acuerdo DM-026-2008 del 25 de marzo del 2008 al señor Guillermo Barquero, Oficial Mayor y Director de Despacho, para que implementara las recomendaciones emitidas en el informe mencionado.

Durante esta gestión se fortalecieron las acciones tendentes a coordinar la ejecución de la valoración de riesgos de las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, mediante reuniones periódicas que se llamaron de enlace, dando seguimiento a las acciones que cada Dirección ejecutaba. Esta coordinación no disponía de recursos formales asignados.

El 1 de setiembre del 2009, renuncia al puesto de Director de Despacho y Oficial Mayor el señor Barquero y el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, quedó estacionado en el proceso que se venía realizando.




El 22 de octubre del 2009 mediante oficio DM-1849-2009 se nombra a la Licenciada Celia White Ward, Directora de la Unidad de Planificación, para la implementación de las recomendaciones emitidas en el informe de la Dirección de Auditoría citado, en sustitución del señor Barquero. No obstante, según se comentó en el punto 2.1 esta unidad no dispone de los recursos necesarios para apoyar, orientar, controlar e integrar este sistema.

Si bien, las instrucciones del Ministro (a) se han dirigido al seguimiento efectivo al cumplimiento de las directrices definidas para la implantación del SEVRI e implementación de las recomendaciones emitidas por la Dirección General de Auditoría, no se definen en la estructura funcional del Ministerio de Hacienda una unidad encargada responsable de desarrollar y ejecutar el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional, tomando como base los componentes funcionales del sistema de control Interno.

La Norma 2.5 del Manual de normas citado, establece que “El jerarca debe crear una estructura organizativa que apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, y por ende, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes".

Las Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional D-3-2005-CO-DFOE respecto a la asignación de recursos para el establecimiento del sistema establece que “El SEVRI deberá contar con los recursos financieros, humanos, técnicos, materiales y demás necesarios para su establecimiento, operación, perfeccionamiento y evaluación, según lo dispuesto en esta normativa./ Los recursos que se asignen al SEVRI deberán obtenerse, de forma prioritaria, de los existentes en la institución en el momento de determinar su requerimiento. En caso de no contar con algún recurso particular, deberá adquirirse en tanto sus beneficios excedan los costos cumpliendo los procesos presupuestarios y contractuales respectivos./ En el diseño, operación, evaluación y seguimiento del SEVRI se deberán seleccionar y capacitar los recursos humanos que garanticen el cumplimiento del objetivo del Sistema./ El presupuesto institucional deberá contemplar los recursos financieros necesarios para la implementación de la estrategia del SEVRI y las provisiones y reservas para la ejecución de las medidas para la administración de riesgos”.

En nuestra opinión el no disponer de una unidad especializada encargada del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional que haya venido dándole continuidad a este proceso, ha limitado la implementación del modelo de desarrollo de SEVRI, generando esfuerzos aislados por cada una de las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, sin que haya un producto final que le permita al Ministro (a) disponer de un Sistema Especifico de Valoración del Riesgo Institucional, de un mapa de riesgo, y adoptar las medidas necesarias para administrar esos riesgos.

b) Sobre la necesidad de un sistema de Información

El 19 de marzo del 2009, se inauguró por invitación DOM-011-2009 suscrita por señor Guillermo Barquero Oficial Mayor y Director de Despacho, con instrucciones del señor Ministro el sitio Intranet SEVRI con el propósito de comunicar la normativa e intercambiar experiencias en materia del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional.

Mediante comunicado DOM-031-2009, del 03 de abril del 2009, el señor Barquero en su calidad de Oficial Mayor y Director de Despacho, convocó a un Taller de Inducción de la INTRANET SEVRI del 21 al 23 de abril del 2009, en el Laboratorio de la Dirección General de Informática, entre los temas tratados se pueden citar: Concepto de la información, qué es una INTRANET.

No obstante, de acuerdo con las entrevistas realizadas, así como la información localizada en esta Intranet, este sitio a la fecha no había sido utilizado en su totalidad como un instrumento de información y comunicación en esa materia.




Las normas 5.1, 5.3 y 5.5 del Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización y reiteradas por las normas que entran a regir a partir febrero del 2010, establecen que los sistemas de información deben contener mecanismos y sistemas adecuados para obtener, procesar, generar y comunicar de manera eficaz, eficiente y económica, la información, ajustarse a las características y ser apropiado para satisfacer las necesidades de ésta y deberán establecerse canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportunamente a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución. No se evidencia que en cuanto a SEVRI este requerimiento se haya cumplido satisfactoriamente.

Como parte de este Sistema de información, no se dispone aún de instrumentos técnicos que permita identificar el nivel de riesgo institucional de cada Dirección, proceso, actividad o tarea, con el que se facilite una asignación técnica de recursos para atención de los riesgos prioritarios y a su vez retroalimentar a cada uno de las Direcciones respecto a su estado de avance en esta materia.

No se dispone de un sistema de información manual o automatizada que permita al Ministro (a), Viceministros, Directores y funcionarios en general obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y por medio de los canales adecuados la información de la gestión de riesgos.

c) Sobre la estandarización de los ámbitos de riesgo y factores de riesgo

Con relación al proceso de valoración, algunas direcciones aplicaron las orientaciones y otros diseñaron su propio método de valoración. La Directriz y las Orientaciones no establecieron una estructura de riesgos que permitiera identificar los riesgos de una forma determinada, sino que presentaron una propuesta de un portafolio de riesgos en la que luego cada Dirección ajustó de acuerdo con su criterio.

Sobre este tema la directriz institucional señala que “Como referencia no exhaustiva, a continuación se presenta una tabla que contiene algunos factores de riesgo, sin que se excluya la posibilidad de que en el proceso se identifiquen otros factores de riesgo. Es decir, se pueden utilizar como guía para identificar algunos de los factores de riesgo. No obstante, la identificación de los factores de riesgos son propios de cada Dirección General objeto de estudio y que en su conjunto, formarían oportunamente parte de los riesgos institucionales. El experto utilizará estos elementos como una ayuda para evaluar la actividad que va a ser analizada, aunque la información no es total y las situaciones pueden requerir la consideración de una información adicional. Los factores de riesgo no están enumerados en orden de prioridad y dependiendo de las condiciones, la importancia de cada uno puede variar”

Esta manera de identificar los riesgos permite la dispersión de los factores de riesgo y luego es difícil conjuntar los ámbitos, factores y acciones de mejora.

d) Sobre la integración en la valoración y administración de los riesgos

Se determinó que en las dependencias de la institución se han identificado factores de riesgo en un proceso, actividad o tarea cuya administración y mitigación no corresponde al área que lo detecta, esto por cuanto hay riesgos que pueden afectar una Dirección, pero que el control de ese riesgo no pertenece o ejecuta esa Dirección. Entre los ejemplos se puede citar: el software y hardware de los sistemas, la contratación administrativa, las reparaciones y mejoras de edificios, la capacitación, entre otras.




La directriz y las orientaciones institucionales consideran el desarrollo de la valoración de riesgos y su administración siguiendo la estructura funcional del Ministerio, no obstante, hay dentro del Ministerio, Direcciones, Tribunales y Órganos Técnicos que interactúan con la gestión sustantiva o de soporte de otras Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, o lo que comúnmente se conoce como cadenas de valor, aspecto que no fue considerado en la directriz cuya administración de factores de riesgo no depende de la entidad que detecta el riesgo, sino de un proceso en que se ubican varias direcciones.

La directriz emitida por el órgano contralor establece que el riesgo se deberá identificar por áreas, sectores, actividades o tareas, de conformidad con las particularidades de la institución, considerando lo siguiente:

a) Los eventos que podrían afectar de forma significativa el cumplimiento de los objetivos institucionales. Estos deberán organizarse de acuerdo con la estructura de riesgos institucional previamente establecida.b) Las posibles causas, internas y externas, de los eventos identificados y las posibles consecuencias de la ocurrencia de dichos eventos sobre el cumplimiento de los objetivos.c) Las formas de ocurrencia de dichos eventos y el momento y lugar en el que podrían incurrir.d) Las medidas para la administración de riesgos existentes que se asocian con los riesgos identificados.e) La identificación de riesgos debe vincularse con las actividades institucionales de planificación-presupuestación, estrategia, evaluación y monitoreo del entorno”.

Conforme con lo anterior, es necesario integrar la información de riesgos a nivel institucional para lograr una valoración y administración adecuada, conforme los procesos sustantivos que se desarrollan en las direcciones y la existencia de diferentes controles, bien sean estos previos, concomitantes o posteriores.

e) Sobre la administración y revisión de los riesgos:

A nivel institucional no se han establecido las formas y los tiempos en que los factores de riesgo tengan probabilidad de materializarse, por lo que el monitoreo periódico y constante de estos se dificulta, afectado además de que no se hayan identificado y valorado todos los riesgos de las Direcciones y Tribunales, en cada uno de los procesos, actividades y tareas. Es importante mencionar que el Órgano Adscrito ya había identificado todos sus riesgos.

A la fecha de este estudio no se disponía de instrumentos de monitoreo de los factores de riesgo orientados por proceso, así como de planes de continuidad de negocio, que permitan conocer la actuación y coordinación de cada dirección en un momento determinado en forma proactiva. Según las entrevistas aplicadas, en la mayoría de las Direcciones esta gestión de la administración de los riesgos se realiza por conocimiento experto, sea en forma concurrente y en ocasiones en forma posterior.

La identificación de riesgos es el primer paso en el proceso de la administración proactiva de riesgos. Los riesgos deben identificarse antes de que puedan administrarse. La identificación de riesgos proporciona las oportunidades, indicios e información que le permiten ubicar los riesgos principales antes de que afecten adversamente un proceso, actividad o tarea para lo cual no se tiene una previsión determinada.

La administración en su mayoría no emplea la documentación de la gestión, asimismo a la fecha del estudio no se había revisado si el nivel de riesgo de los factores de riesgo que ya habían sido identificados en el proceso, actividad o tarea se mantenían o había mejorado.




La Directriz SEVRI emitida por el órgano contralor establece con respecto a la administración y la revisión de los riesgos:

“Administración de riesgos. A partir de la priorización de riesgos establecida, se debe evaluar y seleccionar la o las medidas para la administración de cada riesgo, de acuerdo con criterios institucionales que deberán contener al menos los siguientes:a) la relación costo-beneficio de llevar a cabo cada opción;b) la capacidad e idoneidad de los entes participantes internos y externos a la institución en cada opción;c) el cumplimiento del interés público y el resguardo de la hacienda pública; yd) la viabilidad jurídica, técnica y operacional de las opciones.Se deberá valorar medidas dirigidas a la atención, modificación, transferencia y prevención de riesgos. En los casos en que sea imposible utilizar este tipo de medidas o las disponibles impliquen un costo mayor a su beneficio, la administración podrá retener dichos riesgos.Las medidas para la administración de riesgos seleccionadas deberán:a) Servir de base para el establecimiento de las actividades de control del sistema de control interno institucional.b) Integrarse a los planes institucionales operativos y planes de mediano y largo plazos, según corresponda.c) Ejecutarse y evaluarse de forma continua en toda la institución

Revisión de riesgos. En relación con los riesgos identificados, se deberá dar seguimiento, al menos, a:a) el nivel de riesgo;b) los factores de riesgo;c) el grado de ejecución de las medidas para la administración de riesgos;d) la eficacia y la eficiencia de las medidas para la administración de riesgos ejecutadas.La revisión de riesgos deberá ejecutarse de forma continua y la información que se genere en esta actividad deberá servir de insumo para:a) elaborar los reportes del SEVRI;b) ajustar de forma continua las medidas para la administración de riesgos; c) evaluar y ajustar los objetivos y metas institucionales.”

f) Sobre los criterios técnicos de valoración:

En la valoración de los riesgos se emplean criterios técnicos que facilitan la calificación del factor de riesgo, no obstante, estos criterios no están parametrizados a nivel institucional y no se documentan en el momento en que se hacen las valoraciones.

Esta subjetividad conforme se maneja este aspecto, limita que se puedan comparar los factores de riesgo de cada una de las Direcciones entre sí y se puedan orientar los recursos a lo que requiere mayor atención. El Manual de Normas de Control Interno establece dentro del componente de valoración de riesgos, los indicadores de desempeño como un mecanismo para establecer, criterios e indicadores que la administración usará para dar seguimiento al avance en el cumplimiento de esos planes y la medida en que han contribuido a satisfacer las metas, los objetivos y la misión institucionales. Estos criterios que sirven de análisis sean cuantitativos o cualitativos facilitan la comprensión y la comparación de niveles de riesgo dentro de mismos factores de riesgo a nivel institucional.

g) Sobre el nivel de riesgo institucional y mapas de riesgo




A la fecha del estudio, no se disponía de un informe de riesgos institucional ni de un mapa de riesgos que fuera elaborado con la información presentado al Ministro (a), que identifique el nivel de riesgo institucional y los planes de acción de cada Dirección para mitigar los riesgos.

Las Directrices sobre el establecimiento y funcionamiento del SEVRI emitidas por el órgano contralor establecen en el punto 4.4., que los riesgos analizados deberán ser priorizados de acuerdo con criterios institucionales, dentro de los cuales se deberán considerar, a) el nivel de riesgo, b) grado en que la institución puede afectar los factores de riesgo; c) la importancia de la política, proyecto, función o actividad afectado; d) la eficacia y eficiencia de las medidas para la administración de riesgo existentes.

H) Sobre las limitaciones de las Direcciones en el componente de valoración de riesgos

Las limitaciones que se han presentado en las Direcciones, Tribunales y Órganos al valorar los riegos se encuentran en la falta de asesoría específica en la materia, falta de disposición de tiempo del personal encargado de la valoración, la aplicación de metodología y procedimientos, falta de cultura y conocimiento general sobre valoración de riesgo.

Este es un proceso menos arraigado que el proceso de autoevaluación y que requiere de conocimiento técnico y dominio, como se puede observar la asesoría, el tiempo empleado, y la metodología ocupan un lugar importante dentro del proceso.

En las consultas efectuadas, sólo una de las Direcciones manifestó no presentar ninguna limitación en la realización de este proceso.

En INF-DGAI-001-2008 del 5 de febrero del 2008, se presentó ante el Ministro de Hacienda, Guillermo Zúñiga Chaves un servicio de auditoría sobre la evaluación de la gestión institucional en la implantación del SEVRI, en ese informe se presentaron tres recomendaciones orientadas a definir formalmente la unidad o funcionario (os) responsable (s) a nivel del Despacho de dar seguimiento al efectivo cumplimiento de las directrices definidas para la implantación de este sistema, y establecer los controles gerenciales correspondientes para lograr en el menor plazo posible la disposición de este instrumento de gestión, revisar y actualizar la normativa interna emitida para la operación del SEVRI teniendo en cuenta los resultados obtenidos a la fecha, así como definir un plan de acción y calendarización de las actividades a realizar para la efectiva implantación y funcionamiento del SEVRI en el Ministerio de Hacienda.

Sin embargo, a la fecha de este estudio se puede concluir que las tres recomendaciones se encuentran sin ejecutar y no han tenido un cumplimiento efectivo.

2.3. NECESIDAD DE INTEGRAR LAS ACCIONES DE MEJORA.

Como resultado de la aplicación de la Directriz 004-2007 referente a la Autoevaluación de Control Interno y la Directriz DMD-002-2006 sobre SEVRI, se obtienen actividades que se desarrollan en una plantilla a la que llamamos Planes de Acción o Planes de Mejora o Acciones para mitigar el riesgo.

Estas actividades son prácticas y medidas de control que permiten el enfrentamiento de los riesgos relevantes de la institución y coadyuvan de mejor manera al logro de los objetivos y misión institucional, tal y como lo establece la norma 3.1. Identificación y evaluación de riesgos, que establece en otros, que por ser la administración la responsable de conducir la gestión hacia los resultados esperados, a ella le corresponde identificar y evaluar los riesgos a nivel de organización, direcciones, departamentos, actividades, y la norma 4.1.sobre Prácticas y medidas de control que establece la necesidad de diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control




interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para el enfrentamiento de los riesgos relevantes, y a las características en general de la institución.

No obstante, se determinó que en el Ministerio de Hacienda no se dispone de un instrumento que permita la integración y control de los instrumentos para identificar y valorar los riesgos y establecer los controles asociados, así como el enlace con la planificación anual y operativa por cada una de las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, que permita la canalización de acciones, el uso eficiente de los recursos y el seguimiento constante y oportuno de las acciones de mejora en materia de control, con miras a evidenciar que las acciones de mejora contribuyen al logro de los objetivos institucionales sean operativos o estratégicos.

Este enfoque no se ha logrado dado que tanto la Contraloría General de la República como el Ministerio de Hacienda en un inicio emitieron directrices en forma individual y han venido manejando en forma independiente lo que se refiere a implementación de la normativa de control interno e identificación y valoración del riesgo.

Es hasta con la emisión de las Normas de Control para el Sector Público que entran a regir a partir de febrero del 2010 que se evidencia en forma real la necesidad de conjuntar ambos procesos, dado que la norma 4.1 Actividades de control y 4.2 Requisitos de las actividades de control, establecen específicamente en el punto b y c lo siguiente: “b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos./ c. Contribución al logro de los objetivos con un costo razonable. Las actividades de control deben presentar una relación satisfactoria de costo-beneficio, de manera que su contribución esperada al logro de los objetivos, sea mayor que los costos requeridos para su operación.”

Por lo anterior, con base en la implementación de esta nueva normativa y los descritos en los apartados anteriores, resulta conveniente establecer a nivel institucional las relaciones que deben existir entre los procesos que se vienen ejecutando en cuanto a autoevaluación y riesgos, así como sobre la implementación de controles, para lograr una mayor eficacia en la aplicación de estos mecanismos, en consideración de los costos asociados a los controles, la vigencia de controles previos, concomitantes y posteriores, así como la relación o interdependencia de algunos procesos y controles a nivel institucional.

3. CONCLUSIONES

3.1. En el Ministerio de Hacienda se han venido realizando esfuerzos importantes en actividades para desarrollar la Autoevaluación de Control Interno, las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, han cumplido con lo establecido en la directriz institucional sobre autoevaluación anual de control interno.

La aplicación de la Directriz 004-2007 emitida por el Despacho del señor Ministro sobre la autoevaluación de control interno, ha hecho posible que este sea un proceso arraigado en la institución y presente aspectos positivas que coadyuvan en la mejora de la cultura del control, entre ellos se tiene: la capacitación que se ha venido efectuando en materia de control interno, la divulgación a nivel institucional, el desarrollo de instrumentos para la autoevaluación, la sensibilización hacia el control interno, la transferencia de conocimientos, y el establecimiento de planes de acción para mejorar los controles.

No obstante, la autoevaluación de control interno por el mecanismo de encuestas o cuestionarios de percepción que se ha venido empleando, presenta debilidades en su aplicación que requieren ser fortalecidas, dado que el mecanismo no ha variado sustancialmente desde su promulgación, no ha sido ajustado en el tiempo, no se han implementado mejoras significativas en la ejecución,




la herramienta desarrollada no facilita su aplicación de una manera estandarizada para todas las dependencias, así también el proceso que se sigue es limitado respecto a lo que se desea controlar, informar, retroalimentar al Ministro (a) y retroalimentar a las Direcciones, Tribunales y Órgano Adscrito, la información no se ha integrado institucionalmente, no se dispone tampoco de una unidad especializada en la materia y con los recursos necesarios para su ejecución y control, no se considera índices de crecimiento anual que permitan conocer con facilidad el crecimiento y fortalecimiento del sistema de control interno en el Ministerio de Hacienda.

Por lo anterior, la autoevaluación ejecutada aún no puede ser considerada como un proceso efectivo y continuado para el mejoramiento del sistema de control, pues a las directrices institucionales le faltan algunas especificaciones o requisitos que deben ser cumplidos a nivel institucional, como lo es: emplear otros mecanismos de autoevaluación que complementen los esfuerzos en mejorar los controles a nivel de dirección, departamento, proceso o actividad, establecer un sistema de información y comunicación, un sistema de seguimiento de las acciones de mejora para el logro de los objetivos, y un índice de crecimiento que permita en forma periódica determinar el grado de avance en cuanto al fortalecimiento del sistema de control interno y los aspectos pendientes.

Ver punto 2.1. del presente informe.

3.2. El Ministerio de Hacienda ha venido realizado esfuerzos importantes para ejecutar el componente funcional sobre la Valoración del Riesgo contenido en la normativa vigente, el que se ha desarrollado en cumplimiento de las directrices del señor Ministro en DMD-002-2006. Esta directriz requiere mejoras en su aplicación entre las que podemos citar: disponer de un instrumento que permita conocer cuando se completará la valoración de riesgos de todos los procesos, actividades y tareas de las Direcciones, Tribunales y Órgano adscrito, implementar el seguimiento a los planes de acción o de mitigación de riesgos, establecer índices de crecimiento en el nivel institucional del riesgo, incorporar la práctica de procedimientos para estandarizar las actividades.

La aplicación de la Directriz 002-2006 en las diferentes dependencias no permite concluir que el Ministerio de Hacienda, dispone de un Sistema Específico de Valoración del Riesgo pues aún carece de aplicaciones como lo son: una unidad responsable y especializada en el tema de valoración de riesgos, asignación de recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros para cumplir con el cometido del sistema, un sistema de información que facilite la toma de decisiones, la estandarización de la estructura de riesgos, la integración de los riesgos por procesos y orientados al cumplimento de los objetivos estratégicos y operativos del Ministerio, la administración y revisión de los riesgos, la definición de criterios técnicos de valoración, un mapa de riesgo institucional y el nivel de riesgo institucional.

Ver punto 2.2. del presente informe.

3.3. Las prácticas y acciones de control obtenidas de los instrumentos de autoevaluación de control interno por el mecanismo de percepción (encuesta o cuestionario) y la valoración del riesgo mediante el desarrollo del SEVRI, han venido produciendo como resultado prácticas y acciones en pro del fortalecimiento del sistema de control interno institucional y la mitigación de los riesgos que afectan el logro de los objetivos, no obstante, estos instrumentos se vienen utilizando y se controlan en forma separada, sin considerar que ambos forman parte integral de la implementación del sistema de control interno en la institución, por lo que se requieren esfuerzos para integrar ambos procesos conforme lo que se establece en las Normas de Control para el Sector Público vigentes a partir de este año, en aras de que los costos no excedan los beneficios, y los controles se consideren según tipos de control (previos, concomitantes o posterior), así como en los procesos, actividades o tareas que se realizan en la institución. Ver punto 2.3. del presente informe.




4 RECOMENDACIONES

A la señora Ministra:

4.1. Revisar y ajustar los lineamientos contenidos en la Directriz 004-2007 emitida por el Despacho del señor Ministro sobre la autoevaluación de control interno, para que a partir de su próxima aplicación se fortalezcan los aspectos descritos en el punto 2.1. de este informe en cuanto a la carencia de los siguientes elementos: estandarización de las herramientas que se apliquen a nivel institucional, disposición de procedimientos para su aplicación por parte de las direcciones, disposición de otros mecanismos complementarios a la autoevaluación que brinden mejora a los controles en los procesos, actividades y tareas de las diferentes direcciones, indicación de los componentes a evaluar, procesos, actividades o tareas, los niveles funcionales o de estructura que deben aplicar en autoevaluación, los requerimientos de los informes ejecutivos que se presentan al Despacho del señor Ministro, los indicadores y niveles de avance en materia de control, la disposición de una unidad especializada responsable de este proceso con los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para liderar el proceso, orientar, controlar, integrar, realimentar el proceso, exigir cuentas y mostrar resultados, entre otros.

Lo anterior, a efecto de que el proceso de autoevaluación que apliquen las dependencias de la institución y los productos obtenidos mediante la autoevaluación y otras herramientas, conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno en una forma continuada, organizada, integrada, y que permita controlar el avance hacia un sistema de control interno aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con las competencias y atribuciones del Ministerio de Hacienda, así como que permita detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos.

Ver punto 3.1. del presente informe

4.2. Revisar y ajustar los lineamientos establecidos en materia de valoración de riesgos por parte del Ministerio de Hacienda, de conformidad con la normativa vigente, a fin de subsanar las debilidades citadas en el apartado 2.2. de este informe, en cuanto a: falta de estandarización de los procesos y métodos que se aplican para la identificación y valoración de riesgos, falta de procedimientos para la ejecución del proceso, indicadores y niveles de crecimiento, relaciones con los procesos, actividades, o tareas de las direcciones, requisitos y contenidos de los informes que se presentan al Despacho del señor Ministro, seguimiento de los resultados y planes de mejora, unidad especializada que lidere el proceso, brinde el acompañamiento, exija cuentas, integre la información, y muestre resultados, entre otros.

Lo anterior, a fin de garantizar el cumplimiento efectivo de su aplicación por parte de las dependencias de la institución, y que a un plazo razonable se disponga de un sistema específico de valoración del riesgo institucional SEVRI por áreas, sectores, actividades o tareas, que identifique el nivel de riesgo institucional en forma sistemática, y que provea información actualizada al señor Ministro (a) y los Directores sobre los riesgos institucionales relevantes asociados al logro de los objetivos y metas definidos, tanto en los planes operativos, como de mediano y de largo plazo, y que permitan ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable.

Ver punto 3.2. de este informe.

3.3. Promover a nivel institucional la integración del proceso de Autoevaluación del control interno y el sistema específico de valoración de riesgos SEVRI, considerando que ambos procesos forman parte integral de la implementación del sistema de control interno en la institución, y se requiere de su integración conforme lo que se establece en las Normas de Control para el Sector Público vigentes




a partir de este año, en aras de que los costos no excedan los beneficios, y los controles se consideren según tipos de control (previos, concomitantes o posterior), así como en los procesos, actividades o tareas que se realizan en la institución.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme el artículo 37 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 30 días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina para la efectiva implantación de lo recomendado.

____________________________Licda. Mayra Lorena Zuñiga ArceProfesional de Auditoría Interna 3 Este estudio fue supervisado por:Auditora Encargada del Estudio Licda. Clairé Chacón Rodríguez

c. Estudio 337-2009


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