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Universidad de Quintana Roo Programa Operativo Anual 2005

Secretaria General 1Documento Impreso: Copia No Controlada

Secretaría General

I. Autoevaluación

La Secretaría General de la Universidad de Quintana Roo funciona con áreas pertinentes de acuerdo a la

legislación institucional, desarrollando procesos transparentes y precisos para el desarrollo de las actividades

académicas, administrativas, de representación institucional y de apoyo en general. Lo anterior significa que

la Secretaría General, y toda la administración universitaria, funcionan bajo los principios de la calidad, la

excelencia y la innovación administrativa; lo anterior se realiza en todas las acciones para la comunidad

universitaria y la sociedad en general. El certificado de calidad al conjunto de la administración se recibió en

diciembre del año pasado.

En la presente administración, la Secretaría General se integra con la Oficina del Secretario y tres

departamentos que son pieza clave del quehacer universitario: Departamento de Bibliotecas, Departamento de

Cómputo y Telemática y Departamento de Vinculación así como las contrapartes en la Unidad Académica

Cozumel, vinculadas a los anteriores departamentos que son los responsables operativos en forma

institucional.

En la Oficina de la Secretaría General se coordinan las actividades de apoyo académico y la comunicación

universitaria; se mantiene la memoria de importantes órganos colegiados como el H. Consejo Universitario, la

Comisión Académica Permanente y el Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente; y, se

representa y apoya a la Rectoría en los términos de la legislación universitaria. En la coordinación de las

actividades de apoyo académico y comunicación universitaria, se mantiene una comunicación estrecha con

los responsables de sus departamentos y en la medida de las posibilidades con una relación directa con el

personal de cada departamento. En cuanto a la memoria de las instancias colegiadas, se registra, comunica y

da seguimiento a la información y los acuerdos que se generan. En cuanto a la representación y apoyo a la

Rectoría se participa, se asiste y colabora en las tareas que se le delegan y en las actividades explicitas que

marca la normatividad.

Para todo lo anterior la Oficina de la Secretaría General desarrolla procedimientos certificados que

continuamente se revisan y mejoran por lo que se desarrollan reuniones de trabajo y revisan agendas entre el

personal: el Secretario General, una Secretaria y dos Asistentes. Los procesos certificados de esta área son

Organización y control de documentos de órganos colegiados, Contratación de profesores por concurso de

oposición y Estímulos al desempeño del personal. Dichos procedimientos aglutinan el 100% de las acciones

cotidianas y periódicas del personal.

De manera general las acciones que se realizan, en lo que corresponde a las actividades de apoyo académico y

comunicación universitaria, son coordinar las funciones de los departamentos de Bibliotecas, de Cómputo y

Telemática y de Vinculación así como contribuir a la gestión que les permita operar a la altura de las

exigencias institucionales. En lo que corresponde a la responsabilidad en los órganos colegiados citados, se



genera y reúne la información necesaria para desarrollar el programa de reuniones anuales, se generan y

llevan a validación las actas y minutas, se comunican y da seguimiento a los acuerdos, se generan bases de

datos con los resultados institucionales y se sistematiza y guarda la información. En cuanto a la representación

y apoyo a la Rectoría se participa dentro y fuera de la institución en las actividades y eventos de diversa

índole de los organismos, personas e instancias relacionadas con la universidad.

Durante el año 2004 la Oficina de la Secretaría General funcionó sin la presencia de la secretaria debido a que

se le asignaron responsabilidades en uno de los departamentos que requería en forma urgente apoyo para

cumplir con todas sus metas. En dicho año se generó en la Universidad el documento normativo para regular

el ingreso, promoción y permanencia del personal administrativo y por estar este tema en etapa de

definiciones no se contrató a la secretaria de esta oficina hasta tener claridad de las formas y los

procedimientos. Por lo anterior y debido a que algunas actividades secretariales quedaron pendientes de

realizarse, a pesar de que los asistentes trabajaron en horario adicional para cubrir el trabajo de este personal,

en este año se contratará a la secretaria, siguiendo los procedimientos establecidos, dado que con dicha

persona se funciona con una carga de trabajo completa.

Departamento de Bibliotecas

El Sistema bibliotecario de la institución se conforma por las bibliotecas “Santiago Pacheco Cruz”, ubicada en

la unidad Chetumal y “Sara María Rivero Novelo” en la Unidad Cozumel; ambas están orientadas a brindar

apoyo eficaz a las funciones de docencia, investigación, aprendizaje y difusión de la cultura para lo cual están

diseñadas bajo la concepción de un entorno para el aprendizaje y generación de nuevo conocimiento, es decir,

ambas disponen, de espacios apropiados para el estudio y lectura tanto individual como en grupo, cubículos

para trabajo académico en equipo, aulas informáticas para la realización de trabajos académicos o acceso y

recuperación de información en línea, sistema de estantería abierta, sistema integral de automatización de sus

procesos y servicios y un amplio horario de servicio a los usuarios que traducido en tiempo, de lunes a

sábado, hacen un total de 76 horas de servicio y todo ello en el marco de los principios del sistema de gestión

de la calidad.

Para el desempeño eficaz de las funciones de ambas bibliotecas, el Departamento de Bibliotecas tiene

identificado los procesos clave de realización y gestión bibliotecaria y aplica el modelo de sistema de gestión

de la calidad ISO 9001:2000, a partir del año 2001, en la biblioteca “Santiago Pacheco Cruz”, obteniendo la

certificación de calidad con número de registro ER-1090/2002 de parte del organismo de certificación,

Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) el 9 de agosto de 2002, siendo una de las

primeras bibliotecas en la República Mexicana que implementó el modelo de gestión de la calidad cuyo

objetivo primordial es brindar la máxima satisfacción a las demandas de información científico, técnica y

humanística de los usuarios.



El modelo de gestión de la calidad implementado en la biblioteca “Santiago Pacheco Cruz” fue extendido a la

biblioteca “Sara María Rivero Novelo” durante el año 2003, de esta forma el modelo de gestión de la calidad

se implementa en el sistema bibliotecario y se hace evidente el 22 de diciembre del mismo año al obtener la

certificación de calidad por parte de AENOR, lo cual lo convierte en el primer y único sistema bibliotecario

que certifica los proceso clave concernientes a una biblioteca académica, a saber: Desarrollo de colecciones,

organización bibliográfica, servicios al usuario, formación de usuarios y gestión bibliotecaria, ésta experiencia

se ha difundido en foros nacionales e internacionales con la convicción de reflejar la viabilidad del modelo

aplicable a la Biblioteca Académica y compartir y enriquecer la experiencia.

El acervo bibliográfico de la biblioteca “Santiago Pacheco Cruz”, uno de los rubros principales de toda

biblioteca académica, creció en un 64.1% entre el año 2000 al 2003. El número de volúmenes en el año 2000

era de 30,749, al finalizar el año 2003 su acervo ascendió a 50,459 volúmenes para esta fecha la relación

volumen – alumno se situó en 28.10; en lo que se refiere a mobiliario, la misma biblioteca se equipo con 40

mesas y 160 sillas con lo cual se llegó a la disposición de 430 lugares de uso simultaneo.

A su vez el acervo de la biblioteca “Sara Maria Rivero Novelo”, en el mismo periodo, el incremento es de

567.89%, esto es, en el año 2000 disponía de 1,492 volúmenes y al cerrar el año 2003 contaba de un total de

9,965 volúmenes, de los cuales el 46.54% corresponde al periodo 2002-2003.

El uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicación implementadas en las bibliotecas, se

reflejan en tres granes líneas: automatización de procesos y servicios, acceso a bases de datos en línea y

puesta en marcha de redes locales en las bibliotecas. Estas tecnologías no sólo facilitan la labor cotidiana del

personal de las bibliotecas sino que optimizan el tiempo de los usuarios en el acceso y uso de la información,

en el tramite de préstamo de libros a domicilio y en la elaboración de trabajos académicos mediante un

modelo de servicio integrado que se ofrece en las aulas informáticas de las bibliotecas. Estos resultados

forman parte también de los apoyos otorgados mediante los proyectos PIFI presentados en estos años.

Disponer de un catálogo integrado y de consulta en línea es otro beneficio derivado de la implementación de

las nuevas tecnologías de la comunicación e información en lo que concierne a la automatización de sus

procesos y servicios, éste medio y los talleres impartidos a los estudiantes de nuevo ingreso orientados al

desarrollo de habilidades informativas ha propiciado por una parte el desarrollo de una cultura de gestión de la

información y por otra el uso racional de las colecciones de las bibliotecas. En los años 2002 y 2003 se han

otorgado 96,430 préstamos a domicilio, de los cuales 83,684 corresponden a la biblioteca “Santiago Pacheco

Cruz” y 12,746 a la biblioteca “Sara Maria Rivero Novelo”, la relevancia de estos datos se observa al

establecer la relación con el número de estudiantes matriculados en el ciclo 2002-2003 que para la unidad

Chetumal fue de 2,080 estudiantes en tanto que para la unidad Cozumel fue de 553.

La capacitación y desarrollo del personal aunado a la gestión bibliotecaria es fundamental para los resultados

de desempeño de las funciones y servicios del Departamento de bibliotecas, en este sentido los apoyos

otorgados, por parte de la institución y mediante los proyectos PIFI, a este renglón han permitido mantener un

programa sostenido de capacitación en tres áreas fundamentalmente: bibliotecología y ciencias de la



información, calidad y desarrollo humano, gracias e este programa se ha implantado y mantenido con éxito el

sistema de gestión de la calidad.

En síntesis, el sistema bibliotecario a la fecha dispone de un sólido sistema integral de automatización de sus

procesos y servicios, ofrece un amplio horario de servicios al usuario, posee bases de datos a texto completo

en línea como apoyo a la docencia e investigación, mantiene un programa de fomento a la cultura de gestión

de la información para estudiantes de nuevo ingreso y usuarios en general, posee un programa de capacitación

y actualización de su personal en las áreas de calidad, bibliotecología, ciencias de la información y desarrollo

humano.

Departamento de Cómputo y Telemática

La Red Informática Universitaria (RIU) cuenta con 2 enlaces de servicios de Internet, ambos de 512 kbps con

la compañías UNINET y AVANTEL; la conexión con la Unidad Regional Cozumel y el Centro para

investigación de la lengua y la cultura maya ubicado en la comunidad de Tulum se realizan a través de enlaces

privados de 512 kbps y 128 kbps respectivamente permitiendo que tengan acceso a todos los servicios que se

encuentran disponibles en la RIU, logrando así que el 98 % de los equipos de cómputo de la Universidad de

Quintana Roo estén conectados a la RIU.

De igual forma se provee de servicios de la RIU a proyectos de la Universidad que se en encuentran en el

centro de la ciudad, este tipo de conexiones a estos centros de atención a la comunidad se encuentras

enlazados a través de soluciones inalámbricas y provee de servicios de Internet a escuelas de nivel medio

superior.

Actualmente se encuentra en fase prueba el servicio de Internet inalámbrico en el 80% del campus de la

unidad Chetumal, el cual favorecerá a la comunidad universitaria a tener acceso a los servicios de la RIU

desde cualquier punto de esta unidad.

En lo que se refiere a servidores y equipo de comunicaciones, el principal soporte de procesamiento de datos

de la RIU se encuentra bajo un esquema de tecnología SUN Microsystems, integrado por 11 servidores, con

modelos de equipos de mas de 6 años como un Sparc Server hasta equipos Ultra1, 10 Enterprise 420 y 450 y

SUNFIRE 880. Todos bajo el sistema operativo Solaris, Cisco System 2400, 3800 y 2600 series con los

equipos de ruteo que habilitan los enlaces WAN para la red universitaria.

En cada una de las unidades regionales se tiene instalado un backbone de fibra óptica que funciona con la

tecnología Giga Ethernet a través de Switches Enterasys, permitiendo de esta forma agilizar las transacciones

de cada uno de los puntos de acceso. De igual forma, soluciones inalámbricas Indoor y Outdoor enlazan

proyectos e instalaciones que se localizan dentro y fuera de las unidades regionales.

Cerca de 1700 usuarios son los que integran el servicio de directorio de la RIU, los cuales bajo la plataforma

de Netscape tienen el acceso a servicios de Internet como WEB, News y correo electrónico, videoconferencia,



digitalización de documentos, bibliotecas virtuales, credencialización, sistemas institucionales integrales de

administración y académicos, fase de prueba de las radio Universidad vía Internet, Telefonía IP que ha

incrementado el un 100% las líneas telefónicas manteniendo el mismos gasto en este tipo de servicio.

Se cuenta con el sistema Optistor de digitalización de documentos implantado en servicios escolares y en fase

de implementación en el Departamento de Recursos Humanos

Actualmente, se encuentra en pláticas con el banco Santander para que la UQROO se integre al programa

Universia con una serie de beneficios de una credencial inteligente y favorezca a mejorar los servicios de

atención a los estudiantes y profesores.

En cuanto a la seguridad y disponibilidad de los servicios se tiene implementado un esquema de Proxys con

Firewalls reforzando la administración de la red con herramientas Espectrum de Enterasys y un gateway de

Symantec.

Departamento de Vinculación

El presente diagnóstico se elabora a petición de la Secretaría General de la Universidad y para establecer

puntos de partida hacia la planeación prospectiva de esta área dentro de la Universidad para el Programa

Anual de Labores 2005.

El Departamento de Vinculación de la Universidad de Quintana Roo, se encuentra integrado a la Secretaría

General y sus funciones tienen por objetivo apoyar la actividad de las divisiones académicas en cuanto a los

proyectos institucionales de producción editorial, comunicación social y vinculación con el sector social. El

departamento de Vinculación se inscribe en la Secretaría General junto a los departamentos de Bibliotecas y

de Cómputo, vitales para la labor de apoyo a la docencia, la administración y la investigación en esta casa de

estudios. El Secretario General se asume como coordinador de estas cuatro áreas institucionales en lo que

corresponde a las tareas de planeación, control y evaluación de los proyectos enunciados al inicio del

periodo.

De acuerdo a la estructura administrativa actual, el Departamento de Vinculación tiene alguna injerencia

normativa en la Unidad Cozumel y corresponde al área de Difusión y Vinculación de la Unidad Cozumel,

trabajar de manera coordinada con este departamento.

En los tres últimos años, el Departamento de Vinculación ha estado orientando sus actividades, por necesidad

de la actividad, a la función de prensa y relaciones públicas en tanto que las actividades de Vinculación con el

Sector Productivo se ubican en los Centros de Extensión de cada una de las divisiones universitarias. En el

2004 este departamento de Vinculación operó los proyectos de Producción Editorial; Proyecto de

Comunicación Social, Proyecto de Educación Continua, Proyecto de Difusión Cultural y uno de Vinculación

con el sector Productivo.



El pasado mes de septiembre la Rectoría en sesión de directores, ordenó la elaboración de un plan de

comunicación social, que apoye a las áreas de la Institución un avance en materia de comunicación social.

En este momento ya se tiene un documento en proceso que se puede conceptualizar como un Sistema

Integral de Comunicación e Información que se propone para toda la Universidad. El interés institucional

sobre el tema de la Comunicación Institucional ha llevado a delinear un anteproyecto para readecuar la

estructura orgánica para crear, incluso, un área responsable de los proyectos sobre el tema de la

comunicación. Eso significa que, de contar con los recursos necesarios, la reforma estructural plantea en el

Programa Anual de Labores, la creación de nuevas áreas entre las que se encuentra un área responsable de la

comunicación, por ello la idea de un sistema integral.

El Sistema Institucional de Comunicación e Información de la Universidad de Quintana Roo, se prepara como

parte del cambio conceptual y estructural que atraviesa la institución y como apoyo fundamental al Sistema

Institucional de Gestión para la Calidad. Se elabora como parte del Plan Anual de Labores 2005 en lo

concerniente a la comunicación institucional.

Para efectos del Programa Anual de Labores 2005 en cuanto a proyectos de este Departamento de

Vinculación se plantean ya algunos proyectos de lo que pudiera ser en un futuro un sistema de mayor orden.

La dinámica de la institución urge acelerar estos cambios conceptuales y hemos iniciado.

La certificación de los procesos institucionales en atención a los estándares internacionales del ISO 9001-

2000 da la pauta para trabajar también muy especialmente sobre la comunicación para la Calidad Total. El

proyecto de este año tiene una especial preocupación para atender este renglón de la difusión de los alcances

de la certificación como parte de una estrategia institucional que incluye la acreditación de programa

académicos y, más adelante, la certificación de competencias laborales de los trabajadores docentes y

administrativos. Los proyectos de este Departamento son congruentes con los procedimientos DEV-001 y

DEV-002 del Sistema Integral de Gestión de la Calidad.

Un proyecto surgido de la Secretaría General, que cuenta con el aval de todos los departamentos es Radio

Internet, se trata de una propuesta bastante sencilla para producir radio y transmitir dicha señal a través de la

red interna. En diciembre de 2004 debe concluir la etapa de prueba para comenzar en 2005 una etapa de

incorporación paulatina a la página de la Universidad.

Tenemos clara certidumbre de que nuestra mayor fortaleza institucional en materia de comunicación es la

experiencia del equipo humano y que, la mayor debilidad es carecer hasta ahora de herramientas

metodológicas que permitan abordar el problema de la comunicación de manera integral. Se requiere

personal especializado para cubrir áreas de trabajo importantes y por supuesto recursos financieros

suficientes.

Con base en lo anterior y fruto de un minucioso análisis se presentan las fortalezas y debilidades de cada uno

de las áreas que integran la Secretaría General.



Cuadro 1. Problemas y fortalezas de la Secretaría General

FORTALEZAS DEBILIDADES

Oficina de la Secretaría General

1. Personal comprometido y eficiente. 2. Conocimiento y aplicación de un modelo de

administración eficiente de la información. 3. Departamentos de apoyo consolidados que ofrecen

servicios a toda la institución y a la sociedad. 4. Arranque de un proceso de coordinación institucional de

actividades que se desarrollan en ambas unidades académicas.

1. Personal insuficiente para mantener la sistematicidad en la administración de la información.

2. Proceso de firma de actas muy lento. 3. Coordinación institucional de actividades que se

desarrollan en ambas unidades académicas con atraso en algunos departamentos.

Departamento de Bibliotecas

1. Liderazgo en la institución en la aplicación del modelo de gestión de calidad ISO 9001:2000 en el sistema bibliotecario

2. Participación total del personal en el sistema de gestión de la calidad

3. Experiencia técnica del personal 4. Trabajo en equipo 5. Personal capacitado en auditorias de calidad 6. Equipo de instructores capacitados en formación de

usuarios 7. Programa de fomento de gestión de la cultura de la

información bien estructurado 8. Amplio horario de servicio 9. Sólido sistema integral de automatización de sus

procesos y servicios 10. Catalogo bibliográfico integrado en línea 11. Bases de datos en línea como apoyo a la docencia e

investigación 12. Espacios apropiados para el desempeño eficaz de sus

funciones 13. Infraestructura tecnológica de vanguardia. 14. Portal Web del sistema bibliotecario 15. Orden y limpieza en las instalaciones de las bibliotecas.

1. Personal insuficiente con relación al número de usuarios, servicios y horario de atención

2. Carencia de personal especializado para atender las demandas de información de usuarios de posgrado.

3. Insuficiente estantería para material bibliográfico 4. Insuficientes recursos documentales para nivel de

posgrado 5. Equipo de cómputo obsoleto 6. Carencia de espacios para usuarios de posgrado 7. Inoperancia del Comité de biblioteca 8. Material sin catalogar 9. Insuficientes instructores para el programa PIU 10. Transportación difícil de material bibliográfico 11. Deficiente mantenimiento topográfico del acervo 12. Sistema de clima ineficiente


1. Cuenta con equipo en redes y telecomunicaciones acordes a los avances tecnológicos

2. Infraestructura básica para incrementar transacciones en la red,

3. La Infraestructura informática esta integrada por estándares de mercado y empresas líderes del ramo a nivel internacional,

4. Las relaciones entre fabricante-proveedor y la universidad son adecuadas,

5. El 90% del software de uso académico se encuentra debidamente registrado, existe integrado grupo técnico operativo con mas de ocho años de experiencia,

6. El personal en el área de sistemas tiene un manejo adecuado de metodologías en el diseño, programación y elaboración de sistemas de información.

7. Nichos de mercado para la obtención de otros ingresos que beneficien a la institución

8. Amplio portafolio de servicios disponibles en la Red Informática Universitaria (RIU)

1. Área física en la cual reside los servidores y los equipos de comunicaciones es improvisada y mejorada en lo que ha sido posible, por lo que es necesario invertir en un nuevo edificio.

2. No existen políticas, procedimientos y reglamentos definidos que permitan un mejor aprovechamiento de los recursos y servicios de la red que incrementen su productividad.

3. La permanencia laboral de más del 70% de los integrantes del departamento es inestable,

4. Falta un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la RIU.

5. Tecnología de videoconferencias y tele conferencias obsoletas.

6. Un alto grado de dependencia en las personas por la inevitable centralización y acumulación de responsabilidades y actividades




1. Amplia experiencia en la producción editorial y en publicaciones.

2. Acciones y programas en operación para apoyo a la difusión y extensión universitaria.

3. Existe un programa de producción editorial, reglas para su desarrollo y un comité editorial institucional.

4. Se cuenta con experiencia y capacidad humana para los programas y proyectos de comunicación social institucional.

5. Se cuenta con publicaciones de tradición como “La Gaceta Universitaria.”

6. Se cuenta con un alto potencial humano para la producción radiofónica.

1. Existencia de una indefinición administrativa; la carencia de personal adscrito al área, con perfiles profesionales definidos; la ausencia total de capacitación del personal que desarrolla la actividad, pone en riesgo lo alcanzado.

2. Escasez de recursos humanos y económicos para la difusión institucional.

3. Carencia de un proyecto de difusión cultural integral en la universidad que integre los diferentes ángulos del quehacer universitario.

Fuente: PIFI 3.1 del Departamento de Cómputo y Telemática y del Departamento de Bibliotecas.

II. Objetivos

Objetivo general

Contribuir eficientemente a la administración central para el desarrollo de las actividades académicas,

administrativas, de representación y de coordinación de acciones entre las unidades académicas, con procesos

transparentes y precisos, así como una vinculación entre todos los sectores de la comunidad universitaria y la

sociedad.

Objetivos específicos

Oficina de la Secretaría General

• Coadyuvar al desarrollo óptimo de las funciones de las instancias colegiadas que competen al área: Consejo Universitario, Comisión Académica Permanente, Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente, Unidad Interna de Protección Civil y Comité Institucional de Gestión de la Calidad.

• Representar activa y productivamente a la institución en los casos que sea designado y en los casos que le corresponda directamente.

• Operar con eficiencia y eficacia la oficina de la Secretaría General. Departamento de Bibliotecas

• Apoyar de manera eficaz y oportuna las demandas de información requeridas en los programas educativos, líneas de investigación institucionales y difusión de la cultura.

• Asegurar el acceso a los procesos de automatización de los servicios bibliotecarios y mejorar el portal de acceso a la información del Sistema bibliotecario y de Consulta y seguimiento en línea del sistema de gestión de la Calidad del Departamento de bibliotecas.

• Asegurar a los usuarios del sistema bibliotecario la disponibilidad de las herramientas necesarias que les permita la consulta ágil y recuperación precisa de información y documentos por medios automatizados.

• Asegurar el mantenimiento y la mejora de la calidad de los servicios bibliotecarios mediante la mejora continua de sus procesos clave y capacitación del personal.



• Asegurar el desarrollo de aptitudes, destrezas y competencias de los usuarios del sistema bibliotecario mediante el curso de gestión de la información con el propósito de aprovechar con eficiencia los recursos documentales en sus diferentes soportes.

• Asegurar la eficacia de gestión de la calidad de los servicios del departamento de bibliotecas mediante la planificación de las actividades de los procesos clave, el mantenimiento y mejora de la calidad y atender la representación del mismo ante organismos internos y externos.

• Asegurar el desarrollo de una cultura de la calidad del personal bibliotecarios mediante la asistencia a cursos, talleres seminarios con el propósito de elevar la calidad de los servicios bibliotecarios del sistema Bibliotecario.


• Implantar en el 2005 un plan institucional de desarrollo estratégico de tecnologías de información y comunicación en la Universidad de Quintana Roo para contribuir al alcance de elevados niveles de competencia académica y de investigación a nivel estatal, nacional e internacional.


• Mejorar la relación institucional con medios de comunicación en la entidad. • Modernizar la edición de los medios institucionales para difusión de las actividades. • Incorporar a la página Web de la Universidad, la Radio Internet. • Apoyar las tareas de comunicación del Sistema Institucional de Calidad. • Establecer nexos con las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales en apoyo a la

formación de estudiantes. • Conocer la percepción de la Universidad, sus autoridades y programas institucionales en la comunidad

universitaria y la opinión pública

III. Metas

A continuación se derivan las siguientes metas para el 2005 y hacia las cuales se enfocarán los esfuerzos de la

Secretaría General para su cumplimiento.

Cuadro 2. Metas de la Secretaría General para el 2005. CONCEPTO VALOR

Oficina de la Secretaria General Para el objetivo específico 1: 1. Promover el cumplimiento oportuno del 100% de los acuerdos de los órganos colegiados. 100% 2. Mantener actualizado al 100% las bases de datos de órganos de gobierno y comisiones

reglamentarias. 100%

3. Mantener ordenados y actualizados al 100% los archivos de las instancias que se atienden. 100% 4. Mantener actualizada al 100% la información del H. Consejo Universitario en la página

web y en las mamparas asignadas. 100%

5. Atender el 100% de los asuntos que competen a los órganos colegiados. 100% Para el objetivo específico 2: 1. Apoyar el 100% de los eventos que la universidad tiene como resultado de sus

compromisos externos. 100%

2. Representar al Rector y a la institución en todas las acciones internas que le sean delegadas 100%



CONCEPTO VALOR y en las que le corresponda.

3. Cumplir con todos los compromisos asumidos con los distintos sectores de la sociedad, el gobierno y la comunidad universitaria.

100%

Para el objetivo específico 3: 1. Atender con oportunidad el 100% de los asuntos de la Secretaría General. 100% 2. Fortalecer todos los sistemas de información y comunicación internos y externos. 100% 3. Actualizar todos los archivos de la Secretaría General. 100% 4. Operar un esquema de información y toma de decisiones de la alta dirección. 1

Departamento de Bibliotecas Para el objetivo específico 1: 1. Mantener el 100% de las suscripciones de bases de datos de texto completo en línea. 6 2. Renovar la suscripción de 360 títulos de publicaciones periódicas. 360 Para el objetivo específico 2: 1. Renovar 9 licencias y pagar el mantenimiento anual del sistema de automatización

ALEPH 500. 9

2. Mantener en un 70% actualizado el portal Web del sistema bibliotecario. 1 3. Mantener en un 100% la actualización de HECOSEL-SGC. 100% 4. Sustituir el 50% del equipo de cómputo de las bibliotecas. 50% Para el objetivo específico 3:

1. Catalogar y clasificar 3,600 títulos y procesamiento físico de 6,000 volúmenes. 3,600 y 7,200

2. Encuadernar 1,000 volúmenes de libros y 800 volúmenes de publicaciones periódicas. 1000 y 800Para el objetivo específico 4:

1. Realizar dos auditorias de calidad y una de seguimiento. 2 y 1 2. Elaborar plan de acciones correctivas y preventivas para la consolidación del Sistema de Gestión de la Calidad. 1

Para el objetivo específico 5: 1. Capacitar en habilidades y destrezas informativas al 100% de los alumnos de nuevo ingreso a la institución. 100%

Para el objetivo específico 6: 1. Atender la representación del Departamento de bibliotecas ante la Red de bibliotecas de la región Sur sureste de la ANUIES, el Consejo Nacional de Asuntos Bibliotecarios de las instituciones de educación superior y otras derivadas de la naturaleza del puesto.

1

2. Gestionar ante el departamento respectivo el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo e infraestructura.

1

3. Efectuar nueve visitas al año de supervisión y capacitación del personal de la biblioteca “Sara María Rivero Novelo”.

9

4. Coordinar la realización del primer Foro Regional de la Calidad. 1 5. Elaborar y presentar dos ponencias relativas al sistema de gestión de la calidad, implementado en el sistema bibliotecario.

2

6. Gestionar la colocación de un elevador en la biblioteca “Santiago Pacheco Cruz”. 1 7. Realizar un encuentro con proveedores de la UQROO para establecer compromisos de proveedores de calidad

1

8. Adquirir dos receptores automatizados de recursos múltiples. 2

Para el objetivo específico 7:



CONCEPTO VALOR 1. Asegurar el 100% la capacitación y actualización del personal en materia de ciencias de la información y gestión de la calidad.

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Para el objetivo específico único: 1. Un Plan de desarrollo tecnológico institucional. 1 2. Alianzas con los principales proveedores de TI así como instituciones públicas y privadas 3 3. Mantener el 95% de equipos conectados la RIU con disponibilidad de los servicios mayor

al 90%. 95% y 90%

4. Inventario actualizado al 100% de TIC’s instaladas en la RIU. 100% 5. Estandarizar 70% de páginas Web institucionales. 70% 6. Implantación al 90% de los sistemas institucionales. 90% 7. Mantenimiento preventivo y correctivo al 100% de los equipos conectados a la RIU. 100% 8. Liberación del servicio del campus inalámbrico. 1 9. Incrementar en 50% los anchos de banda de la RIU. 100% 10. Un Plan de seguridad en cómputo de la RIU. 1 11. 50% del desarrollo del sistema de ubicación geográfica de las TICS de la UQROO. 50% 12. Plan de capacitación del personal del departamento. 1 13. Plan de Auditorias del uso de los servicios de la RIU 1 14. Portal de servicios de Cómputo, (servicios integrados en un sólo portal, Correo, Chat,

Calendario institucional ) 1

15. Liberación del servicios de acceso a la RIU vía telefónica 1 16. Elaborar y liberar el reglamento de Servicios de cómputo 1 17. Propuesta de Integración del área de cómputo al Programa de Introducción a la

Universidad 1

18. Elaborar un plan contingencias 1 19. Implementar estrategias que promuevan una buena cultura del uso de los recursos

informáticos en la Universidad de Quintana Roo 3

20. Certificación del personal en Oracle, Cisco y conectividad. 3 21. Desarrollo y participación en proyectos de tecnología con fines académicos 1

Departamento de Vinculación Para el objetivo específico 1: 1. Publicar, al menos, cada tercer día un boletín en medios impresos y electrónicos sin costo

para la Universidad. 50

2. Manejo de agenda especial y actividades con editores y directores de medios en la entidad.

1

3. Desarrollar un cronograma para entrevistas en radio y televisión para funcionarios de alta dirección. 1

4. Organizar, al menos, una conferencia de prensa semestral por división académica. 8 5. Organizar padrón de articulistas, editorialitas y comentaristas de radio y televisión. 1 6. Organizar un taller de prensa para funcionarios universitarios. 1 7. Organizar y actualizar el banco de información para medios de comunicación 100% Para el objetivo específico 2: 1. Editar, imprimir y apoyar en la circulación de la Gaceta en los periodos que autorice el

Honorable Consejo Universitario. 100%

2. Organizar el trabajo del Consejo editorial para órganos impresos. 1



CONCEPTO VALOR 3. Editar, imprimir y apoyar la circulación mensual de la revista Comunidad. 12 4. Adecuar y modernizar instalaciones para edición y publicaciones. 100% Para el objetivo específico 3: 1. Organizar una programación acorde a un sondeo de necesidades. 1 2. Elaborar un sondeo sobre opinión de la radio Internet en la comunidad universitaria. 1 3. Incorporar las barras de programación musical, programas informativos y entrevistas. 100% Para el objetivo específico 4: 1. Difundir los avances y condiciones del SIGC. 1 2. Posicionar en el público el producto de calidad total. 1 3. Organizar e impartir un taller permanente de comunicación organizacional. 1 4. Desarrollar una campaña en medios impresos y electrónicos en apoyo a la Transparencia

y Rendición de Cuentas. 1

Para el objetivo específico 5: 1. Desarrollar y evaluar un censo de organizaciones sociales en la entidad. 1 2. Organizar un programa de educación continua para sectores sociales urbanos. 1 3. Organizar, desarrollar y evaluar un programa de extensión para grupos profesionales. 1 Para el objetivo específico 6: 1. Realizar, evaluar y darle seguimiento a una encuesta sobre la imagen pública de la

Universidad de Quintana Roo en los sectores productivo, comercial y de servicios, los gobiernos federal, estatal y municipal.

1

2. Realizar, evaluar y darle seguimiento a una encuesta sobre los servicios, las autoridades y los trabajadores universitarios entre el alumnado y los padres de familia. 1

3. Realizar una encuesta sobre los resultados de cada uno de los medios internos de la Universidad. 1

4. Generar un reglamento del uso de los símbolos institucionales. 1



IV. Estrategias

Con miras a cumplir los objetivos y las metas antes planteadas, la Secretaria General considera que se deben realizar un conjunto de estrategias bien integrada y

que a continuación se mencionan en forma alineada también a los proyectos registrados en el SIIA y a los procedimientos certificados registrados en el SIGC:

Cuadro 3. Estrategias por área alineadas a sus proyectos, metas, objetivos y procedimientos correspondientes. Oficina del Secretario General

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

METAS ESTRATEGIAS PROYECTOS DEL SIIA

PROCEDIMIENTOS DEL SIGC

Objetivo 1. Metas de la 1 a la 5.

1. Elaborar, comunicar y dar seguimiento a un calendario de digitalización de actas del HCU y la CAP.

2. Desarrollar, consensuar y dar seguimiento a un plan de acciones para la mejora continua del macroproceso “Elaboración de estudios y proyectos.”

3. Calendarizar e impulsar el cumplimiento de las acciones del Programa de estímulos al desempeño del personal docente.

4. Programar y cumplir las acciones aprobadas para el ingreso de PIC de tiempo completo.

5. Establecer colectivamente y cumplir los procedimientos para iniciar y concluir la atención de contingencias para la protección civil.

6. Mantener actualizadas las bitácoras para el seguimiento de acuerdos de los órganos colegiados.

7. Elaborar y aprobar calendario de sesiones de los órganos colegiados. 8. Mantener y mejorar la comunicación entre el personal universitario integrado

en áreas e instancias colegiadas.

Funcionamiento de los órganos de gobierno, los órganos directivos y las comisiones reglamentarias.

1. Contratación de profesores por concurso de oposición.

2. Estímulos al desempeño del personal.

3. Organización y control de documentos de órganos colegiados.


1. Establecer enlaces permanentes con los sectores gubernamentales, el sector social y el sector privado para coadyuvar en acciones que apoyen el desarrollo de los propios sectores, la universidad y el entorno.

2. Establecer enlaces y convenios con IES en el país y a nivel internacional para apoyar el desarrollo de la educación, la investigación y la cultura.

3. Fortalecer el ambiente de puertas abiertas para la atención de los asuntos de la comunidad universitaria y la sociedad.

4. Calendarizar y participar en los eventos universitarios y del exterior.

Representación institucional

1. Contratación de profesores por concurso de oposición.


3. Organización y control de doctos. de órganos colegiados.


1. Realizar reuniones de información, acuerdos y reportes entre las áreas que integran la Secretaría General.

Funcionamiento de la oficina de la

1. Contratación de profesores por



2. Utilizar agendas alineadas entre todo el personal de la Secretaría General. 3. Utilizar los medios electrónicos en los sistemas de información y

mecanismos de comunicación. 4. Mantener el orden, la organización y la administración universitarios.

Secretaría General.

concurso de oposición.


3. Org. y control de doc. de órganos colegiados.

Departamento de Biblioteca


METAS

ESTRATEGIAS

PROYECTOS DEL SIIA

PROCEDIMIENTOS

DEL SIGC Objetivo 1. Metas de

la 1 a la 2. 1. Instrumentación del Comité de biblioteca como apoyo al quehacer

de selección de recursos bibliográficos. 2. Detección de bibliografía básica y complementaria de cada

programa educativo de mayor demanda en cada biblioteca del sistema.

3. Identificación de las asignaturas de cada programa educativo que carezcan de bibliografía básica insuficiente.

4. Identificación de las líneas temáticas de elaboración de tesis de nivel licenciatura y posgrado. Disponer al 100% el acceso a bases de datos en línea adquiridas por suscripción.

Fortalecimiento de recursos documentales impresos, electrónicos y multimediales.

Desarrollo de colecciones


1. Disposición del portal del sistema bibliotecario para el acceso a bases de datos en línea contratadas por suscripción y del seguimiento de la implantación del sistema de gestión de la calidad.

Automatización y mantenimiento del portal web del departamento y de la Herramienta de Consulta y Seguimiento en línea del Sistema de Gestión de la Calidad.

Desarrollo de colecciones


1. Incremento del acervo documental catalogado y clasificado. 2. Aseguramiento de la capacidad de acceso y recuperación de

información mediante el catálogo en línea.

Procesamiento técnico y preservación de recursos documentales.

Organización bibliográfica


1. Capacitación y certificación del desempeño laboral del personal adscrito a las bibliotecas de la institución.

Mantenimiento y mejora de la calidad de los servicios bibliotecarios.

Gestión bibliotecaria

Objetivo 5. Meta 1. 1. Impartición de cursos y talleres sobre manejo de bases de datos de texto completo y refenciales, y gestión de la información.

Desarrollo de una cultura de gestión de la información.

Formación de usuarios

Objetivo 6. Metas de 1. Elaboración de plan estratégico del departamento, programas de Gestión, operación y Gestión bibliotecaria



la 1 a la 8.

preventivos de mantenimiento de infraestructura y cómputo. 2. Asistencia a reuniones de los organismos bibliotecarios regionales,

nacionales e internacionales.

representación bibliotecaria.

Objetivo 7. Meta 1. 1. Capacitación y certificación del desempeño laboral del personal adscrito a las bibliotecas de la institución.

Formación, desarrollo y capacitación de personal.

Gestión bibliotecaria

Operación del Departamento de Cómputo y Telemática OBJETIVOS

ESPECÍFICOS METAS ESTRATEGIAS PROYECTOS DEL SIIA PROCEDIMIENTOS

DEL SIGC Objetivo 1. Metas de

la 1 a la 21.

1. Participación activa en el desarrollo de proyectos institucionales. 2. Trabajo en conjunto de la actualización constante de la base de datos

de equipo de cómputo y comunicaciones con el área de inventarios y recursos humanos

3. Elaboración y liberación de políticas de uso de los servicios de la RIU 4. Definición de estándares tecnológicos institucionales 5. Estrategia de participación de las TI en las metas institucionales

académicas y de investigación 6. Propuesta de reestructura organizacional del departamento de

cómputo y telemática 7. Plan de alianzas y convenios de colaboración tecnológica con

proveedores de TI 8. Definición de políticas, procedimientos y manuales de contingencia

de los servicios de la Red informática 9. Reuniones de trabajo periódicas con áreas académicas y

administrativas 10. Evaluación de soluciones de seguridad 11. Definición de estándares de desarrollo de páginas Web 12. Evaluación de implementación de frame relay 13. Outsourcing de Mantenimiento preventivo y correctivo 14. Integración de personal al área de redes y telecomunicaciones 15. Crear un centro de operaciones telemáticas que lleve el control,

monitoreo y evaluación del desempeño de todos y cada uno de los servicios de red.

16. Evaluación periódica de servicios de la RIU. 17. Adquisición de solución Sun ONE. 18. Certificación en redes y telecomunicaciones del personal del

departamento. 19. Intercambio de esquemas de trabajo con instituciones educativas de la

región. 20. Mantenimiento a la UPS 21. Adquisiciones de equipo de respaldo de enlaces y telecomunicaciones

1. Mantenimiento de la red informática universitaria.

2. Administración de los servicios de la red informática universitaria.

3. Administración del departamento de cómputo.

4. Programa de mantenimiento preventivo de los equipos y dispositivos conectados a la RIU

5. Diseño, estandarización y administración de las páginas Web institucionales

6. Software institucional y académico, (pólizas, licencias, nuevas aplicaciones)

7. Radio Universidad 8. Mejoramiento de los

servicios y la sala de Teleconferencias

9. Desarrollo e integración de las tecnologías de información en relación al crecimiento de la Universidad y sus necesidades académicas e investigación.

Soporte Técnico a usuarios ( DCT-0001) Servicio de Redes y telecomunicaciones (DCT-002) Mantenimiento Preventivo y correctivo de equipo de cómputo (DCT-003) Observación: Los tres procedimientos que forman parte del SIGC son las funciones y servicios principales que brinda el departamento de cómputo por lo que su aplicación y seguimiento están vinculados con cada unos de los proyectos del departamento y contribuyen a la mejora continua de los servicios de la RIU




METAS ESTRATEGIAS PROYECTOS DEL SIIA PROCEDIMIENTOS DEL SIGC

Operación del Departamento de Vinculación OBJETIVOS ESPECÍFICOS

METAS ESTRATEGIAS PROYECTOS DEL SIIA

PROCEDIMIENTOS DEL SIGC


1. Incrementar el trabajo de acopio de información, por división, unidad académica o centro de trabajo para fortalecer la producción de mensajes para medios impresos o de transmisión electrónica.

2. Eficientar los procedimientos para las relaciones públicas desde la alta dirección y los funcionarios académicos para con editores, directores y reporteros de los medios de comunicación.

3. Incidir en la capacitación como estrategia para mejorar los resultados en la comunicación social, especialmente en materia de prensa y difusión.

Comunicación y Relaciones Públicas con Medios Masivos

Comunicación social y relaciones con medios (DEV-001)


1. Innovar en formato, edición e impresión en los órganos impresos internos para llegar a todos los públicos internos.

2. Fortalecer la circulación de los medios impresos en la parte interna, local y nacional.

3. Mejorar contenidos adecuando éstos a las necesidades de los programas institucionales.

Edición, Impresión y Circulación de la Gaceta y la revista Comunidad

Editorial y Publicaciones (DEV-002)


1. Definir un proyecto de radio internet en cuanto a barras programáticas, productores, y políticas de uso del medio.

2. Socializar el uso de la red para transmisión de señal en vivo.

Radio Internet de la Universidad



1. Proyecto para apoyo de la proyección del Sistema de Calidad; la estrategia reside en utilizar medios alternativos y tradicionales para crear una cultura de la calidad.

Comunicación para la Calidad Total



1. Favorecer a la Vinculación con el Sector Social, especialmente la de organizaciones políticas, cívicas, de beneficencia pública, etc. como estrategia para la proyección en un área no explorada por la Universidad

Vinculación con el Sector Social



1. Posicionar a la Universidad en un mejor nivel de confianza por parte de los usuarios, basado en criterios de calidad y mejora continua.

Proyecto de imagen institucional




V. Proyectos

El siguiente cuadro muestra los proyectos y el techo financiero disponible para cumplir con la objetivos y las

metas establecidas en la Secretaria General; el monto requerido es de $ 9, 480,852.65 para el 2005.

Cuadro 4. Proyectos y presupuesto autorizado de la Secretaría General para el 2005.

PRESUPUESTO ORDINARIOPRESUPUESTO

EXTRAORDINARIO

Gasto de Operación

Ingresos Propios

Fondo de Desarrollo

Institucional Remanente

2003

Nombre de Proyecto

1101 1103 4301 4303

Total irreductible

2005

Operación de la oficina del Secretario General

151,547.70 46,878.76 198,426.46

Funcionamiento de los órganos de gobierno, los órganos directivos y las comisiones reglamentarias.

53,466.00 16,534.00 70,000.00

Representación institucional. 43,115.00 13,335.00 56,450.00 Funcionamiento de la oficina de la Secretaría General. 54,966.70 17,009.77 71,976.47

Operación del Departamento de Biblioteca

259,214.45 387,613.51 255,856.18 1,777,000.00 2,679,684.14

Automatización y desarrollo de biblioteca digital.

90,000.00 90,000.00

Biblos 2010. Un entorno para el aprendizje 1,378,500.00 1,378,500.00

Desarrollo de una cultura de gestión de la información.

58,614.45 6,185.55 64,800.00

Formación, desarrollo y capacitación de personal. 123,200.00 123,200.00

Fortalecimiento de recursos documentales impresos, electrónicos y multimediales.

25,727.96 255,856.18 398,500.00 680,084.14

Gestión y operación del departamento de bibliotecas con servicios de alta calidad.

110,600.00 110,600.00

Mantenimiento y mejora de la calidad de los servicios. 80,000.00 80,000.00

Procesamiento técnico y preservación de recursos documentales. 152,500.00 152,500.00

Operación del Departamento de Cómputo y Telemática

1,751,602.72 1,066,442.55 3,300,000.00 6,118,045.27

Administración de los servicios de la red informática universitaria.

1,158,557.72 1,066,442.55 2,225,000.27

Administración del departamento de cómputo.

268,045.00 268,045.00

Fortalecimiento de la Red Informatica Universitaria. 3,300,000.00 3,300,000.00

Mantenimiento de la red informática universitaria.

215,000.00 215,000.00

Programa de mantenimiento preventivo de los equipos y dispositivos conectados a la RIU

110,000.00 110,000.00



PRESUPUESTO ORDINARIOPRESUPUESTO

EXTRAORDINARIO

Gasto de Operación

Ingresos Propios

Fondo de Desarrollo

Institucional Remanente

2003

Nombre de Proyecto

1101 1103 4301 4303

Total irreductible

2005

Operación del Departamento de Vinculación

370,185.93 114,510.85 $484,696.78

Comunicación y Relaciones Públicas con Medios Masivos

50,000.00 50,000.00

Edición, impresión y circulación de la Gaceta y la revista Comunidad.

162,848.00

162,848.00

Radio internet de la Universidad 65,678.20 20,321.80 86,000.00 Comunicación para la calidad total 76,370.00 23,630.00 100,000.00 Vinculación con el sector social 27,998.75 8,663.22 36,661.97 Proyecto de imagen institucional 37,290.98 11,895.83 49,186.81

TOTAL PRESUPUESTO 2005 SG 2,532,550.80 1,615,445.67 255,856.18 5,077,000.00 9,480,852.65

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