Secretariado diaposivas
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“Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y Seguridad Alimentaria”
Institución Educativa : I.E ”Argentina” Área Curricular : Educación para el Trabajo Asignatura: Proyecto de Información Secretarial Profesora: Olga Ipince Martínez Apellidos y Nombres de la Alumna :Lopez Cabrera DianaGrado y Secciòn : 1º “E”
Lima – Perú 2013
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LA SECRETARIA
PERSONA
ESCRIBE EXTIENDE RESUELVE
ACTASCORRESPONDENCIA
CUSTODIA
ASUNTOS DOCUMENTOS
REUNIONES TRÀMITE OFICINA
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FUNCIONES BASICAS DE LA
SECRETARIA
Representatividad de la Secretaria.
Organización del Trabajo del Jefe.
Coordinar las Comunicaciones que se Producen en la Empresa de Orden Interno y Externo.
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CONCEPTOS DE LA SECRETARIAEl significado de la palabra secretaria
, del latín “secretum” es secreto . Actualmente las secretarias ayudan a sus jefes, atienden consultas y llamados telefónicos , etc. Las secretarias deben ser de confianza ya que tendrán que guardar documentos de confidencialidad.
Una secretaria , también denominada como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina.
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REPRESENTATIVIDAD DE LA SECRETARIA
La secretaria tiene como una de sus primeras funciones la de representar personalmente a sujete y a la empresa. El jefe confía totalmente en su secretaria y de ahí que delegue en ella una serie de competencias.La secretaria es además , la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior.
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ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DEL JEFEUna secretaria eficiente es la que facilita el trabajo a su jefe.
-La secretaria será la verdadera memoria de su jefe tanto de los compromisos dentro y fuera de la empresa.- Para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente , la secretaria debe planificar y ordenar su agenda con las tareas que deban realizarse .- Los sistemas recordatorios a utilizar la secretaria son : La agenda , block de notas , calendario de escritorio , directorio telefónico , directorio de correo electrónico.
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COORDINAR LAS COMUNICACIONES QUE SE PRODUCEN EN LA EMPRESA DE ORDEN
INTERNO Y EXTERNOLa secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación de la empresa. La secretaria es la que facilita las comunicaciones de la oficina y empresa de manera interna y externa. Como conducto de comunicación interna , la secretaria actúa de enlace entre su superior y cualquier otra persona dentro de la empresa .En el terreno de las comunicaciones con el exterior ,la secretaria actúa y establece relaciones con clientes, proveedores , empresas privadas y publicas , etc.
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-MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORAL Se transmite a viva voz en el curso de una conversación con aparatos.
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA
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- MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITAEn primer lugar es toda la correspondencia que llega o sale de la empresa .
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FUNCION ACTUAL DE LA SECRETARIALa secretaria actual se ha convertido en la imagen
de la empresa.La presencia cada vez mas frecuente de la ofimática ( informática aplicada a la oficina) , atraves de programas informáticos y herramientas tecnológicas como : computadoras , laptop , telefax , etc. Esto evita que la secretaria actual tenga que dedicar un tiempo excesivo en la realización de tareas diarias , la cual permite que su campo de actuación y responsabilidades sean mayores.
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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARIA
- La redacción y gestión de la correspondencia .
- Los trabajos de mecanografía y taquigrafía .
- Extender las actas de reuniones .
- Custodiar los documentos de la oficina- Llevar con agilidad y exactitud la clasificación, el registro y archivo de documentos.- Preparar y organizar las juntas, reuniones , seminarios y convenciones de trabajo.
- Planifica viajes de trabajo, lo cual conlleva la organización de transportes, a la solicitud de boletos, etc.
- Gestiona las llamadas telefónicas de entrada y salida de orden laboral .
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PERFILES DE LA
SECRETARIA
Poseer Conocimientos
PERFIL ACADÈMICO
Tener Iniciativa PropiaPERFIL
PSICOLOGICO
Control de las Emociones
PERFIL EMOCIONAL
Aspecto Personal
PERFIL DE PRESENTACIO
N
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GRACIAS