UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas

Escuela Académico Profesional de

Ingeniería Informática

Curso : Metodología e Ingeniería de Software

Tema : Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos

Integrantes : Sáenz Durán Jorge Luis

Valdivieso Castillo Claudia María

Zárate Florián Carlos Manuel

Profesor : Christian Araujo González

Trujillo, 25 de Enero del 2011

INDICE

Introducción

1. Metodología y caso de estudio

1.1. ¿Por qué hace falta el Seguimiento y Control en un proyecto

Informático?

1.2. Flujo de trabajo en el Seguimiento y Control de proyectos Informáticos

1.3. Ciclos de vida de un proyecto Informático

1.3.1. Iniciación, identificación o concepción

1.3.2. Planificación

1.3.3. Ejecución

1.3.4. Control

1.3.5. Cierre

2. Seguimiento de proyectos

2.1. Tipos de seguimiento de un proyecto Informático

2.2. Características del proceso de seguimiento

2.3. Aspectos fundamentales detectados a través del seguimiento

2.4. Procedimientos para realizar seguimiento

2.4.1. Definir los objetivos del seguimiento

2.4.2. Identificar agentes del seguimiento

2.4.3. Seguimiento de las tareas

2.4.4. Gestionar las incidencias

2.4.5. Planificar el presupuesto para el seguimiento

2.4.6. Confeccionar los productos del seguimiento

3. Control de proyectos

3.1. Puntos que abarca el control de proyectos

3.2. Funciones de la etapa de control

3.3. Proceso para realizar control de proyectos

3.3.1. Definir los puntos de control

3.3.2. Controlar las tareas

3.3.3. Proponer acciones correctivas

3.3.4. Controlar los cambios

4. Conclusiones

5. Referencias bibliográficas

INDICE DE FIGURAS

1. Flujo de trabajo de Seguimiento y control.

2. Representación gráfica de cada una de las fases durante el ciclo de vida del

proyecto.

3. Procedimiento para ejecutar el seguimiento a proyectos Informáticos.

4. Actividad Definir los objetivos del seguimiento

5. Actividad Identificar agentes de seguimiento

6. Actividad Seguimiento de las tareas

7. Actividad Gestionar las Incidencias

8. Actividad Planificar el presupuesto para el seguimiento

9. Actividad Confeccionar los productos del seguimiento

10. Procedimiento para realizar control

11. Actividad Definir los puntos de control

12. Actividad Controlar las tareas

13. Actividad Proponer acciones correctivas

14. Actividad Controlar los cambios

Introducción

Uno de los objetivos principales del control y seguimiento de los proyectos de desarrollo de software, es precisamente realizar el seguimiento de lo planificado, tomando medidas oportunas cuando se produzcan retrasos o costes por encima de lo planificado. Este proceso se puede dividir en dos grandes objetivos, uno lo constituye el “seguimiento”, que sería el encargado de determinar si el proyecto está o no bajo control; ¿cómo se determina si el proyecto está bajo control? Verificando si se están alcanzando los objetivos del proyecto a tiempo, con los recursos estimados, con un nivel de calidad y si continúa siendo aceptable económicamente. Tan pronto se observen desviaciones se debe replanificar y renegociar el plan del proyecto con los clientes. El otro se refiere al “control” del proyecto, que se define como toda actividad que asegura de que el trabajo real va de acuerdo al plan, compara lo realizado con las metas y planes, revela cuando y donde existen desviaciones, y pone en marcha acciones correctoras; ayudando a la realización de los planes. Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el Jefe de

Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas

que se están desarrollando, prestando especial interés a aquellas que están sufriendo algún

retraso. En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar las causas

para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.

1. Metodología y Caso de Estudio

Una vez iniciado el proyecto informático, la tarea de gestión consiste en conseguir que

las previsiones se cumplan y, en caso de que no sea así, poder detectar lo antes

posible las desviaciones que se deben producir para poder encontrarles una solución.

El objetivo del seguimiento y el control del proyecto informático es conseguir que no

falle y, además, que se desarrolle según la planificación fijada previamente.

Para conseguir todo esto, es imprescindible comparar periódicamente la realidad del

desarrollo del proyecto con la previsión disponible, ya sea la inicial o cualquiera de las

nuevas previsiones que se hayan debido realizar al detectar errores en la estimación o

la planificación inicial. [fig. 1].

Las actividades de seguimiento y control están presentes en todo el ciclo de vida de

un proyecto de software, dado que su principal objetivo son las acciones orientadas

a recopilar y contrastar información sobre los avances del proyecto, con el objetivo de:

Proveer visibilidad adecuada a todas las personas involucradas en el

proyecto acerca del resto de actividades que se estén desarrollando.

Retroalimentar la planificación original.

1.1. ¿Por qué hace falta el seguimiento y control en un proyecto Informático?

1.1.1. Porque al realizar la planificación, hacemos estimaciones de:

Tamaño de la aplicación.

Tareas necesarias.

Recursos para cada tarea.

Productividad esperada.

1.1.2. Además suele cambiar el objetivo a alcanzar.

1.1.3. Es normal que no coincida exactamente lo planificado con la realidad.

1.1.4. Los proyectos informáticos no son repeticiones de un conjunto de tareas

realizadas previamente.

1.2. Flujo de trabajo en el Seguimiento y Control de proyectos Informáticos

Figura 1: Flujo de trabajo de Seguimiento y control.

1.3. Ciclos de Vida de Proyectos Informáticos

Existen diversas representaciones de ciclos de vida de proyectos, en este

caso se utilizará la representada por “A guide to the Project Management

Book of Knowledge” que plantea el ciclo de vida de un proyecto en 5 fases:

1.3.1. Iniciación: Este es el nacimiento de la idea, aquí definimos los objetivos

del proyecto y los recursos necesarios para su ejecución. Las

características implícitas o explicitas de cada proyecto hacen necesaria

una etapa previa destinada a obtener el objetivo por el cual se escribirán

miles o cientos de miles de líneas de código.

1.3.2. Planificación: Idearemos un planeamiento detallado que guíe la gestión

del proyecto, temporal y económicamente.

1.3.3. Ejecución: En esta fase acordaremos el conjunto de actividades que

compondrán la realización del producto.

1.3.4. Control: En esta fase nos referimos al control del producto, analizando

como el proceso difiere o no de los requerimientos originales de modo que

se dará inicio a las acciones correctivas si fuesen necesarias. Cuando

decimos que hay que corregir el producto, nos referimos a pequeñas

desviaciones de los requerimientos originales que puedan llegar a surgir

en el ambiente productivo. Incluimos también en esta fase el liderazgo,

documentación y capacitación, como parte fundamental para poder

realizar el trabajo de forma correcta y efectiva.

1.3.5. Cierre: En esta fase nuestro proyecto entra en la parte de definición, aquí

es donde presentamos al cliente o usuario el proyecto, sabiendo que

funciona correctamente y responde a los requerimientos solicitados en su

momento. Esta fase es muy importante no solo por representar la

aceptación o no del proyecto por parte del cliente o usuario final sino por

las múltiples dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose

excesivamente y provocando costos no previstos.

Estas fases se superponen unas a otras por todo el ciclo de vida, como se muestra en la

figura 2.

Figura 2: Representación gráfica de cada una de las fases durante el ciclo de vida del proyecto.

2. Seguimiento de Proyectos

Seguimiento de proyectos puede definirse como el conjunto de actividades incluidas

en el proceso de medir, recopilar, registrar, procesar y analizar datos para generar y

comunicar la información requerida por la administración del proyecto y facilitar la

adopción de decisiones que contribuyan a mantener o reorientar la conducción de

éste hacia objetivos considerados en su diseño.

El seguimiento pretende una anticipación, no una constatación. Con el seguimiento

de un proyecto informático no se trata de constatar si en un momento determinado

del proyecto se llevan dos meses de retraso, porque entonces ya sería demasiado

tarde. Lo que importa es poder decir, por ejemplo, que “aunque actualmente vamos

suficientemente bien, si continuamos así de aquí a tres meses se podrá constatar un

mes de retraso en el desarrollo del proyecto”. Sólo con una previsión anticipada de

este tipo se pueden tomar las decisiones adecuadas para tratar de salvar las

previsiones del proyecto. [Fig. 3].

2.1. Tipos de Seguimiento de un proyecto Informático

Estático: basado en el esfuerzo dedicado a una tarea.

Dinámico: basado en el avance de los productos obtenidos

Predictivo: anticipa problemas futuros en función de variables actuales

del proyecto, como la productividad.

Los tipos de seguimiento no son excluyentes, sino complementarios. En función de la información obtenida, se debe proceder a la replanificación del proyecto y a la toma

de las acciones correctoras que se consideren necesarias.

Por último, una vez finalizado el proyecto se debe realizar cierre del mismo. Se liberan los recursos asignados, se guarda la información obtenida en un histórico de proyectos que ayude a la planificación de proyectos futuros, y se realiza un proceso de revisión para identificar las áreas de mejora y actualizar los estándares de la

organización para futuros desarrollos.

2.2. Características del Proceso de Seguimiento

Ser continuo, no se interrumpe, dura todo el proceso y se efectúa

durante la ejecución de un proyecto.

Está dirigido a múltiples aspectos del proyecto como son: objetivos,

insumos, actividades, participación de los interesados, beneficiarios,

productos, resultados, etc.

Debe ser preciso y eficaz.

Debe precisar el método utilizado para recoger los datos e información

correspondiente.

Se efectúa por todos los que mantienen un interés en la ejecución del

proyectos o sus resultados, el equipo u oficinas de gestión de

proyectos, por los clientes, la gerencia de la organización, etc.

En el proceso de seguimiento es muy importante la actualización constante de los

valores reales, que no son más que los detalles del proyecto. Los valores reales son

un elemento importante en el seguimiento de los proyectos, pues nos permiten

comparar las diferencias existentes entre lo planificado y la realidad de los

indicadores, apoyando la toma de decisiones y las acciones correctivas cuando sea

necesario.

2.3. Aspectos Fundamentales Detectados a Través del Seguimiento de un

Proyecto

Avance de los proyectos según las fechas planificadas.

Identificación significativa de tiempo, costos y calidad.

Resultados comparativos una vez aplicadas las medidas o acciones

correctivas.

2.4. Procedimiento para Realizar el Seguimiento de un Proyecto

Figura 3: Procedimiento para ejecutar el seguimiento a proyectos Informáticos.

2.4.1. Definir los Objetivos del Seguimiento

En este primer paso se determinan que aspectos son los que interesan

registrar específicamente.

Figura 4: Actividad Definir los objetivos del seguimiento

2.4.2. Identificar Agentes de Seguimiento

En esta actividad se identifican, describen, priorizan los responsables del

seguimiento, dentro y fuera del proyecto.

Figura 5: Actividad Identificar agentes de seguimiento

2.4.3. Seguimiento de las Tareas

El seguimiento se lleva a cabo revisando el estado de cada tarea con el

miembro del equipo asignado par su realización y verificando su estado

con los responsables de dichas unidades de trabajo.

Figura 6: Actividad Seguimiento de las tareas

2.4.4. Gestionar las Incidencias

Esta actividad consiste en registrar la incidencia, valorar su impacto y

proponer una solución.

Figura 7: Actividad Gestionar las Incidencias

2.4.5. Planificar el Presupuesto Para el Seguimiento

Se planifica y distribuye el presupuesto entre los distintos niveles de

seguimiento, en algunos casos este presupuesto resulta elevado por

las características críticas de algunos proyectos.

Figura 8: Actividad Planificar el presupuesto para el seguimiento

2.4.6. Confeccionar los Productos del Seguimiento

Se elaboran los documentos de salida del proceso, dígase informes de

seguimiento con el avance del proyecto, planes de trabajo,

recomendaciones, acciones correctivas, etc.

Figura 9: Actividad Confeccionar los productos del seguimiento

3. Control de Proyectos

La necesidad de hacer una revisión permanente de la ejecución de las actividades

programadas del proyecto lleva a definir un sistema de control que posibilite medir el

avance físico y el uso de recursos humanos, materiales y financieros, así como la

relación entre el tiempo y el costo.

Se define como control, al proceso de comparar la realización real del proyecto

con la planificada, analizando las variaciones existentes entre ambas, evaluando

las posibles alternativas, y tomando las acciones o medidas correctoras apropiadas

según se necesiten. [fig.10].

3.1. Puntos que Abarca el Control de un Proyecto

Cambios al alcance.

Los cambios al presupuesto.

El cumplimiento de las normas de calidad.

Los cambios al programa.

Los recursos consumidos.

El desempeño laboral.

3.2. Funciones de la Etapa de Control

Vigilar las desviaciones del plan.

Emprender acciones correctivas.

Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados.

Cambiar los calendarios del proyecto.

Adaptar los niveles de recursos.

Cambiar el alcance del proyecto.

Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.

3.3. Procedimientos para realizar Control de Proyectos

Figura 10: Procedimiento para realizar control

3.3.1. Definir lo Puntos de Control

Son los momentos donde se decide realizar el control (al finalizar una

fase relevante del proyecto, al final de una actividad clave, etc.).

Figura 11: Actividad Definir los puntos de control

3.3.2. Controlar las Tareas

En esta actividad se establece la comparación entre los resultados

obtenidos del seguimiento y los previstos con el plan, se calculan las

diferencias y se realiza el análisis de las posibles causas de esas

diferencias, especialmente si son significativas.

Figura 12: Actividad Controlar las tareas

3.3.3. Proponer Acciones Correctivas

Se proponen acciones correctivas para corregir o compensar los

problemas detectados, se revisan los planes originales de ser necesario.

Figura 13: Actividad Proponer acciones correctivas

3.3.4. Controlar los Cambios

Se realizarán las solicitudes y registro de los cambios, evaluados por el

equipo del proyecto y se informa a todos de los cambios efectuados.

Figura 14: Actividad Controlar los cambios

4. Conclusiones

El proceso de seguimiento tiene como objetivo principal hacerle un rastreo a

las actividades que se han planificado e ir registrando el comportamiento de

los costos, el tiempo y la calidad.

El proceso de control tiene como entrada los registros del comportamiento de

los indicadores definidos en el seguimiento y compara los resultados

detectando desviaciones y tomando acciones correctivas.

Existen actividades y tiempo que se pueden recuperar pero otras no.

En muchos casos las incidencias impactan contra los planes originales y hay

que actualizar.

El seguimiento de los indicadores debe ser un proceso eficiente, eficaz y

continuo.

5. Bibliografía

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Ince, D. (1994). ISO 9001 and Software Quality Assurance. Londres: McGraw-

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Ortiz Cuauhtémoc, Osnaya Medrano Pedro Ingeniería de software, Hernández

Facultad De Ingeniería Universidad Nacional Autónoma De México, año 2003.