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Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]

CALARCÁ QUINDÍO

SEGUNDO INFORME

PLAN OPERATIVO ANUAL

2014

SEGUIMIENTO ENERO –JUNIO

PLANEACIÓN

mailto:[email protected]


CALARCÁ QUINDÍO

INTRODUCCIÓN

El presente informe evidencia el estado de cada una de las áreas para realizar el

seguimiento a indicadores del Plan de Desarrollo de la Institución, este plan recoge

las áreas Clínicas- Asistenciales, Gerenciales y Administrabas – financieras de la

E.S.E Hospital La Misericordia.

Se miden un grupo de 65 indicadores que agrupan las necesidades de crecimiento

de la institución en cada una de sus áreas y programas permitiendo evidenciar las

oportunidades de mejora y las fortalezas de la E.S.E. este seguimiento se realiza

en los meses de enero a junio de la vigencia 2014.

El seguimiento es realizado por cada uno de los coordinadores de área y líderes de

proceso, y en cada una de las áreas queda el soporte del avance y las

oportunidades de mejora para la vigencia 2014. Con este diagnóstico trimestral se

establecen las áreas que requieren mayor ayuda para alcanzar la meta anual.

Este diagnóstico va para cada una de las sugerencias -Científica y Administrativa-

y para la gerencia como reporte del seguimiento al POA; este reporte también es

analizado por el área de control interno para verificar el autocontrol de cada una

de las áreas.

Se agradece a cada una de las áreas que realizo los seguimientos en los tiempos

esperados y esperamos que cada una de las áreas este en un proceso de mejora

continua.



CALARCÁ QUINDÍO

GESTIÓN DIRECTIVA Y

ESRATEGICA



CALARCÁ QUINDÍO

PLAN OPERATIVO ANUAL 2014

SISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

FORTELECIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

FORMATO: 001 FECHA: ENERO DE 2014 PERIODO: ENERO DE 2014- DICIMEBRE 2014

RESPONSABLE DEL DISEÑO: PROCESO DE PLANEACION ENCARGADO: GERENCIA

ESTRATEGIA ACTIVIDAD META no. INDICADOR RESPONSABLE

1 trimestre

2 TRIMESTRE

META AÑO

2

GES

TIÓ

N D

IREC

TIV

A Y

EST

RA

TEG

ICA

Aprobacion de politicas insitucionales siempre y cuando sean requeridas por las areas.

Aprobar, socializar y operativizar el 100 % de las politicas que sean requeridas por las areas administrativas y asistenciales.

1

No. de Politicas Institucionales Aprobadas, socializadas y en operación/ No. De politicas requeridas

Gerencia y Cada una de las areas de la entidad

100% 100% 100%

Operativizar el sistema de costos de la E.S.E Hospital La Misericordia de Calarca.

Establcer el sistema de costos para el 100% de los procesos y procedimientos que se ralizan en la Institucion.

2

NO. de Procesos con implementación del sistema de costos / No. de Procesos de la institucion.

Gerencia y Coordinador de Costos de la Insitucion.

22% 22% 60%

Establecer las autoevaluaciones de los procesos.

Realizar dos (2) auto evaluaciones anuales 3

No. de procesos con autoevaluaciones realizada/ No de procesos con aut evaluacion programada

Gerencia y coordinador de Calidad

50% 50% 100%

Gestionar recursos a traves de la suscripcion de proyectos-

Suscribir los proyectos en el plan bienal de inversion del departamento

4

No. de proyectos suscritos

Gerencia y Planeacion.

0% 80% 100%

suscribir proyectos ante los entes departamentales, municipales y nacionales para la consecucion de recursos.

5

no. de proyectos suscritos.


0% 80% 100%

Establecer y operativizar la audotria para el mejoramiento de la calidad en la E.S.E Hospital La Misericordia.

100% de las auditorias programadas por el area de Calidad realizadas.

6

No. de audotorias realizadas / No. de auditorias programadas en la entidad.

Gerencia y Coordinacion de Calidad

20% 50% 100%



CALARCÁ QUINDÍO

Consolidar, analizar indicadores de calidad

Consolidacion y analisis del 100% de los indicadores de manera mensual

7

No. de Indicadores de calidad analizados, consolidados y enviuados/ No. de reportes anuales.

Gerencia y Coordinacion de Calidad

100% 100% 100%

Brindar asesoría en la elaboración de listas de chequeo, guías, y demás formatos requeridos, fomentando la estandarización, el trabajo en equipo y brindando confianza y seguridad técnica

Aserorar y brindar capacitacion en torno a los formatos requeridos por los distintos

8

No. de Asesorias requeridas en la oficina de planeacion de la entidad/ No. de asesorias

Planeacion 100% 100% 100%

Creación e implementación del plan de marketing de la entidad.

Creacion de un plan de marketing para la institucion acorde con la creacion de la Red Hospitalaria de Quindío y con el portafolio de servicios modificado.

9

Creacion del Un (1) Plan de Marketign.


50% 50% 60%

Durante el primer semestre de la vigencia 2014 cada una de las áreas que

interviene en los indicadores de este componente realizaron el segundo

seguimiento, todas las áreas administrativas que fueron involucradas en el proceso

realizaron un seguimiento comprometido y fidedigno de los indicadores

propuestos.

Para el segundo seguimiento hay un crecimiento significativo del indicador de

proyectos institucionales; esto por cuanto su crecimiento se da a través de la

suscripción de nuevos proyectos institucionales que para el mes de junio hay 14

proyectos inscritos en el plan bienal y en instancias departamentales y nacionales,

en brusquedad de la cofinanciación de los mismos.



CALARCÁ QUINDÍO

De esta manera se evidencia que para este trimestre hay un crecimiento de 0.51

de los indicadores de cada una de las áreas que hacen parte de este grupo de

indicadores.

Asimismo, se debe motivar los indicadores en cuanto a al sistema de costos que de

acuerdo a la evolución del indicador que no permite evidenciar el crecimiento de

por área en la entidad.



CALARCÁ QUINDÍO

GESTIÓN CLÍNICA O

ASISTENCIAL.



CALARCÁ QUINDÍO




FORMATO: 003 FECHA: ENERO DE

2014 PERIODO: ENERO DE 2014-MARZO 2014

RESPONSABLE DEL DISEÑO: PROCESO DE PLANEACION ENCARGADO: SUBGERENCIA CIENTIFICA

ESTRATEGIA

ACTIVIDAD META no.

INDICADOR RESPONSABLE

META

AÑO 2

1er Trimestre 2014

2do trimestre

GES

TIÓ

N C

LIN

ICA

O A

SIST

ENC

IAL

FORTALECIMEITO DE PROGRAMAS

Lograr la implementacion del programa IAMI en el 50% de las areas de la entidad.

36

No. de areas con actividades IAMI implementadas / No. de areas de la entidad

Coordinador de IAMI

60% 60% 60%

Reactivacion e implementacion del programa enlace en el primer tirmestre del año 2013

37

implementacion del 100% en el primer trimestre del año 2013..

Coordinador programa enlace

60% 75% 75%

Implementacion y operativizacion del programa RCV en el 100%

38

implementacion del 100% del programa.

Coordinador Programa de Riesgo Cardiovascualar

90% 70% 70%



CALARCÁ QUINDÍO

Fortalecimiento del plan de intervenciones colectivas para el municipio

cumplimiento del 100% de las metas en las prioridades contratadas con el muncipio de calaraca

39

No. de actividades realizadas/ No. de actividades programadas para la vigencia 2013

Coordinador PIC

100% 0% 19%

fortalecimiento del plan de intervenciones colectivas para el departamento.

cumplimiento del 100% de las metas en las prioridades contratadas con el departamento

40

No. de actividades realizadas/ No. de actividades programadas para la vigencia 2013

Coordinador PIC

100% 0% 0%

Medicion de adherencia a guias protocolos.

estandarizar proceso de medicion de adherencia a guias y protocolos institucionales

41

No de evaluaciones aplicadas de guias y protocolos/total de guias y protocolos implementados

Calidad, Auditoria Medica,Auditoria de

Enfermeria 60% 20% 20%

Cumplimiento del plan de mejoramiento del servicio farmaceutico para cada una de las vigencias

80% de cumplimiento para el 2013

42

No de actividades cumplidas/ No de actividades programadas para el periodo.

Coordiancion de Farmacia.

100% 100% 100%

medicion y analisis de

oportunidad institucional

cumplir con los

estandares establecidos por la norma. 43

Sumatoria individual total de minutos transcurridos desde la consulta del Triage II hasta el llamado por el médico/ Total de consultas medicas de urgencias realizadas en el mes.

Calidad

100% 100% 100%

44

Sumatoria individual total dias transcurridos desde la solicitud del servicio hasta la realizacion / Total de procedimientos realizados en imagenologia

100% 100% 100%

45

sumatoria de dias desde la solilcitud hasta la asignacion de la cita /totla de citas asignadas

100% 100% 100%



CALARCÁ QUINDÍO

operativizacion del sistema de referencia y contrareferencia institucional.

100% de formatos referencia y contrareferencias diligenciadas adecuadamente por parte del personal medico en el servicio de la institucion

46

No de referencias y contrreferencias diligenciadas correctamente por area / No de referencias y contrareferencias solicitadas por area.

Coordinadores de area.

100% 100% 100%

Reporte analisis y establecimiento de planes de mejora de manera oportuna de eventos adversos

cumplimiento del 10% Reporte analisis y establecimiento de planes de mejora de manera oportuna de eventos adversos

47

Número Total de Eventos adversos detectados en el servicio y gestionados/Número Total de Eventos Adversos reportados en la entidad.

Calidad 100% 100% 100%

Evaluar la calidad de la historia clinica

Realizar revision mensual de las historias Clinicas dilienciadas.

48

No. de Historias clinicas con un correcto diligenciamiento/ No. de Historias revisadas segun estandar del proceso .

Auditoria Medica 100% 30% 30%

Hacer seguimiento al plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomedicos por areas.

Realizar un analisis mensual de los reportes de equipos daños y problemas con los mismos.

49

No. de actividades de mantenimineto preventivo y correctivo realizados/ No de actividades de mantenimineto preventivo y correctivo programadas

todos los coordinadores de

area. 100% 100% 100%

Participar activamente en la actualización del mapa de riesgos institucional

Realizar un seguimiento semestral al mapa de riesgos institucional.

50

No. de chequeos realizados/ No. de chequeos programados para la vigencia 2013

Controln Interno 100% 100% 100%

autoevaluacion de cumplimiento de requesitos de habnilitacion

Realizar un cronograma de vigilancia para cada vigencia

51

No. de visitas realizadas/ No. de visitas programadas.

Calidad. 100% 100% 100%

Actualizacion y

opertaivizacion de los

procesos inherentes a

SIAU

Actualizar y operativizar el 100% de los procesos 52

No total de procesos actualizados y oipertaivizados / total de procesos del area. SIAU 90% 100% 100%



CALARCÁ QUINDÍO

Participación comunitaria en Salud

Apoyo logístico, técnico y de información al 100% de las organizaciones que lo requieran.

53

total de de organizaciones asesoradas/ total de organizaciones que requieren el servicio

SIAU 100% 80% 80%

Recepción de Peticiones,

Quejas y Reclamos -

PQR-

Realizar el 100% del apoyo técnico y de información requerido en la oficina de atencion al usuario.

54

No. De PQR tramitadas/ no. De PQR

SIAU

100% 100% 100%

55

No. De encuestas de satisfacción realizadas/ % de satisfacción.

SIAU 100% 100% 100%

medicion de adherencia al programa de Maternidad Segura:Binomio Madre-Hijo

Adherencia del 100% de las gestantes al programa.

56

pacientes ingresadas al programa/total gestantes del municipio

Centro de atencion Materno Infantil

60% 0% 40%

Maternidad Segura: Estrategia para la eliminación y erradicación de la de la sífilis congénita y VIH

Diagnosticar y atender de manera la sífilis gestacional de manera oportuna.

57

No. De sífilis congénita/ No. De sífilis gestacional.


100% 0% 100%

Diagnosticar y atender de manera oportuna las gestantes diagnosticada con VIH.

58

No. De transmisión vertical del VIH/ No. De gestantes diagnosticadas con VIH


100% 0% 100%

Maternidad Segura: Morbilidad materna extrema.

Llevar a un 0% la morbilidad materna.

59 No. De casos de morbimortalidad materna extrema/ muertes perinatales


0% 0% 100%

Medicion de adherencia al manual de bioseguridad institucional

Socializar el 100% de los protocolos en las áreas y evaluar su aplicación.

60

No de protocolos socializadas /Total de protocolos de bioseguridad implementados

salud ocupacional 90% 0% 100%



CALARCÁ QUINDÍO

Reporte de SIVIGILA de enfermedades de Salud Publica

Reporte Mensual de las fichas para el SIVIGILA 61

No. De fichas epidemiológicas reportadas/No. De fichas epidemiológicas realizadas

Coordinadores de area.

100% 100% 100%

Atención médica y consejería en temáticas de salud sexual y reproductiva. Como planificación familiar, realización de citologías esquema 1-1-3, asesoría de VIH pre y post y demás ITS.

Atención médica y consejería al 100% de usuarios que requieran el servicio.

62

No. De jóvenes atendidos / NO. De jóvenes que requieren el servicio.

Servicios Amigables 80% 90% 90%

Analisis de la Mortalidad Hospitalaria

Analisis de mortalidad mayor a 48 horas en la entidad.

63

No. de casos de mortalidad intrahospitalaria menor a 48 horas analizadas/ No. total de defunciones mayores de 48 horas

Calidad 100% 100% 100%

Neumonias brocoaspirativas en pacientes pediatricos presentadas en la entidad

Analisis de Neumonias brocoaspirativas en pacientaes pediatricos presentadas en la vigencia 2013

64

No. de neumoniasbrocoaspirativas presentadas en la entidad para el periodo

Calidad, Auditoria Medica

100% 100% 100%

Medir la Demanda inducida de PyD en el hsopital y centros de Salud

Cumplir al 100% la demanda de PyD 65

No total de remisiones efectivas/ No total de remisiones realizadas coordinador PYD 100% 59% 67%

Los indicadores correspondientes a el área clínica asistencial evidencian que tanto

las estrategias, los programas y las áreas están encaminadas al cumplimiento de

metas institucionales.



CALARCÁ QUINDÍO

Se han realizado actividades internas de control y seguimiento a cada uno de los

indicadores, por ello se ha evidenciado la necesidad de apoyar el PIC, además de

los diferentes programas para alcanzar las metas esperadas. Asimismo, las

evaluaciones a las guías y protocolos institucionales deben responder a la

actualidad clínica y a las demandas de la habilitación modificada por la Resolución

2003.

El 90% de las actividades propuestas a la fecha se están ejecutando y su resultado

supera al esperado para la vigencia 2014 para el primer semestre de esta vigencia

la calificación de los indicadores clínicos- asistenciales es de 0.81.



CALARCÁ QUINDÍO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA



CALARCÁ QUINDÍO




FORMATO: 002 FECHA: ENERO DE 2013 PERIODO: ENERO DE 2014-DICIEMBRE 2014

RESPONSABLE DEL DISEÑO: PROCESO DE PLANEACION ENCARGADO: SUBEGERENCIA ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD.

ESTRATEGIA

ACTIVIDAD META no. INDICADOR RESPONSABLE META AÑO 2

TRIMESTRE 1

TRIMESTRE 2

FOR

TALE

CIM

IEN

TO A

DM

INIS

TRA

TIV

O Y

FIN

AN

CIE

RO

Ajustar y operativizar la totalidad de los comites del area administrativa.

Operativizar el 100% de los comites del area administrativa y finaciera de la ese hospital la Misericordia de Calarca

10

NO. de comites administrativos operando/ No. de comites administrativos.

Subegerente Administrativo

70% 0% 60%

Elaborar, suministrar y publicar la informacion presupuestal y financiera en la página web y en la cartelera institucional.

Publicacion de manera trimestral de la informacion presupuestal y financiera de la entidad.

11

No. de publicaciones / total de publicaciones programadas.

Presupuesto Contabilidad

100%

25% 50%

Generar informes a los diferentes entes de control y vigilancia registrando la información en los formatos y páginas de dichos entes

Realizar el 100% de los informes solicitados por los entes de control y vigilancia. 12

No. de informes presentados/ No. de informes solicitados.

Control Interno

100%

35% 100%

Depuracion de las cuentas por cobrar de dificil recaudo

Depuracion del 100% de las cuentas por cobrar de dificil cobro

13 valor depurado/ valor total a depurar

Cartera 60% 0% 20%

Recuperacion de las cuentas por cobrar

Recuperacion de las cuentas por cobrar

14 valor recuperado de cartera/ total de la cartera cobrada

Cartera 60% 0% 25%

Porcentaje de Glosa

Disminucion gradual de porcetaje de glosa

15 valor total glosado/total de cartera cobrada

Cartera 60% 0% 10%

Implementacion del sistema de costos

Implemetacion y operativizacion del sistema de costos

16

Porcentaje de Implementacion del sistema de costos/ 100% de la Implementacion de Costos

Costos 100%

22% 43%



CALARCÁ QUINDÍO

Apoyar la implementacion del manual de auditoria

Creacion y socializacion del manual de auditoria en la entidad.

17 Un manual de

audiotoria Calidad, Control Interno

70% 25% 50%

Actualizacion de los procesos y procedimientos del area administrativa

100% de la actualizacion e implementacion de los procedimientos

18

Porcentaje de actializacion e implemetacion de los procesos y procedimientos/ 100% de la implementacion

Calidad, Planeacion y Control Interno subgerente administrativo

70% 25% 50%

Creacion, documentacion e implementacion de las politicas del area administrativa

100% de la implementacion de las politicas administrativas

19

porcentaje de implementacion de las politicas/ 100% de la implementacion

Planeacion, Control Interno y Calidad

50% 25% 100%

Implementar y operativizar el sistema de control Interno

Implemenetacion del 100% del sistema de control Interno

20

Porcentaje de implementacion del sistema de control interno/ 100% de la Implementacion del sistema del control interno

Control Interno 60% 25% 100%

100% de la operativizacion del sistema de control interno 21

porcentaje de operativizacion del sistema de control interno/ 100% de la operativizacion del sistema de control interno

Control Interno 60% 25% 100%

Desarrollar un cronograma de socialización de la plataforma estratégica, Códigos de etica, buen gobierno y Plan Operativo anual de la entidad

Realiazar y dar cumplimiento al 100% del cronograma propuesto para la socializacion de la plataforma estrategica, el codigo de etica y el plan operativo anual.

22

No. de socializaciones realizadas/No. de socializaciones programadas

Planeacion, Talento Humano

100%

100% 100%

Inventario físico de los bienes inmuebles.

Realizar la actualizacion del 100% del inventario fisico de bienes de la entidad.

23 Un (1) inventario fisico de bienes de la entidad actualizado a la vigencia 2013

Activos Fijos 100%

20% 30%

Actualizacion de hoja de vida y ficha técnica para cada uno de los equipos.

Realizar la actualizacion y la ficha tecnica del 100% de lo equipos de la entidad.

24

No. de equipos con ficha tecnica actualizada / No. de equipos de la entidad.

Activos Fijos 100%

35% 35%

Dar cumplimiento a

la ley general

100% de la Socializacion de la ley de archivo

25 porcentaje de la socializacion de la ley de archivo/100%

Archivo Central 80% 0% 100%



CALARCÁ QUINDÍO

de archivo (ley594 de

2000)

de la socializacion

100% de la Adherencia de la ley de archivo

26

porcenaje de adherencia a la ley de archivo x area/100% de las areas adheridas a la ley de archivo

80% 0% 50%

Mantener actualizado el archivo del personal de Planta, contratación y tercerización Revisando y confrontando los requisitos de Ley y los de habilitación con los soportes de la misma

Actualizacion semestral a las historias laborales del personal.

27

No. de historias laborales acrualizadas/ No. de historias laborales

Talento Humano 100%

0% 65%

Rediseñar, actualizar,

implementar y hacer

seguimiento a los procesos de

inducción y reinduccion al

personal.

Realizar los planes de induccion del personal en la entidad.

28

No. de inducciones realizadas en la entidad/ No. de inducciones programadas.

Talento Humano 100%

0% 40%

Realizar semestralmente reinducciones del personal.

29

No. de reinducciones realizadas en la entidad/ No. de reinducciones programadas.

Talento Humano 100%

0% 20%

Programar y coordinar con los subgerentes el proceso de Certificación en competencias laborales a través de las entidades certificadoras

Realizar un proceso de certificacion en competencias laborales

30

Un (1) proceso de certificacion del personal.

Talento Humano 60% 0% 30%

Elaborar, implementar y hacer seguimiento al plan de capacitación, socializándolo con la comisión de personal

Realizar un (1) plan de capacitacion anual

31

Un (1) plan de capacitacion anual.

Talento Humano 100%

0% 0%



CALARCÁ QUINDÍO

Avanzar en la estrategia gobierno en línea de la mano de la gerencia y las demás áreas de la E.S.E

Pasar del nivel II de la estrategia Gobierno en Linea a la Fase IV.

32

Fase IV de Gobierno en Linea

Sisitemas 40% 40% 40%

Implemetacion del comité de RIPS

Implementacion o perativizacion del 100% del comité de RIPS

33

porcentaje de implementacion del comité de rips/ 100% del comité implementado

sistemas, Facturacion y planeacion

100%

100% 100%

Implementación de la herramienta de la comunicación interna

100% de la implemetacion de la herramienta de comunicación interna y externa

34

porcentaje de implementacion de la herramienta de comunicación interna/100% de laimplementacion

Sistemas 60% 0% 40%

Porcentaje de cumplimiento del plan anual de mantenimiento

100% de cumplimiento de plan anual de mantenimiento

35

porcentaje de cumplimiento del plan anual de mantenimiento/100% de cumplimiento del plan de mantenimiento

jefe de mantenimiento

80% 25% 25%

Las áreas administrativas de la E.S.E evidencian una puesta en marcha de cada

uno de los indicadores, todos ellos respondiendo a las actividades y metas

institucionales, tanto con el cliente interno como externo.

Durante este segundo trimestre se evidencia un crecimiento constante,

fundamentalmente en el área de Talento Humano que durante el primer trimestre

de la vigencia no realizo reporte de información de seguimiento. Demuestra que el

plan de acción del área se está ejecutando de manera comprometida.

El Seguimiento también evidencia un crecimiento constante en áreas como calidad,

control interno, activos fijos, mantenimiento, presupuesto y contabilidad, en donde

los indicadores reflejan un crecimiento sostenido.



CALARCÁ QUINDÍO

El seguimiento de cada uno de estos indicadores permite realizar un análisis del

área desde el área de planeación, generando información verídica y constante de

cada uno de los mismos, facilitando analizar las áreas que requieren intervención

inmediata.

Dadas estas características los indicadores del área administrativa arrojan un

resultado del 0.53 de crecimiento, reconociendo que cada uno de los

coordinadores de proceso ha facilitado la información requerida y ha mostrado su

compromiso con el reporte de información solicitada por el área de planeación.



CALARCÁ QUINDÍO

RESULTADO GENERAL

El seguimiento y calificación del poa responde al indicador Número 3 del Plan de

Gestión del Gerente, por esta razón se debe hacer un seguimiento constante a

cada uno de los indicadores.

El POA está compuesto por un grupo de 65 indicadores en los que interviene las

áreas administrativas, financieras, clínicas, asistenciales y Gerenciales para evaluar

la institución de una manera general que permita analizar los aciertos y

debilidades de cada uno de los procesos internos.

Actualmente los resultados de cada una de las áreas son:

1. Gerencial: 0.51

2. Clínica-Asistencial: 0.81

3. Administrativa-financiera: 0.53

Con este análisis se evidencia que el área que ha avanzado de manera más

significativa en torno al seguimiento de indicadores del POA es la Clínica-

Asistencial, donde e mayor número de áreas realizaron seguimiento constante de

los indicadores.

Este análisis del POA sirve de línea base para el año plantear acciones de mejora

por servicio y área que estén encaminadas al cumplimiento de cada uno de los

indicadores con el objetivo de superar la calificación del POA del año 2013.

De esta manera la calificación de POA para el primer semestre e la vigencia 2014

es: 0.62 de cumplimiento en los indicadores.


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