SEMINARIO ALMACEN 2013

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOSBIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONFERENCISTA

Dr. FERNEY PRIETO MARTINEZCONTADOR PUBLICO ESPECIALIZADO EN CONTRATACIÓN PUBLICA.

Bogotá, D.C. Septiembre de 2012

COMPARTIR EL CONOCIMIENTO ES UNA ACCION DE SERES INTELIGENTES QUE HAN COMPROBADO QUE EL CONOCIMIENTO ES UN BIEN QUE CRECE A MEDIDA QUE SE LO COMPARTE

OBJETIVOSOBJETIVOS

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIONESTRUCTURA DE LA PRESENTACION

-La Gerencia de los Recursos Públicos( POA – POAI- PLAN COMPRAS- PTO.)-Manejo del Almacén, Técnicas de Almacenamiento-Funciones y Responsabilidades del Gerente de Almacén-Normatividad en el manejo de bienes públicos.-Clasificación de los bines (Consumo, Devolutivo, Consumo controlado, Comodato, Custodias, Traslados, Traspaso, Transferencia, Alta, Baja, Ingreso Egreso, Bines Muebles, Inmuebles, Servibles, Inservibles, obsoletos, Etc.)-Procesos de adquisición - Proceso de Enajenación -Movimientos originados por ingresos y egresos de bienes-Reclasificación de bienes de devolutivos a consumo-Interrelación de las áreas de almacenes e inventarios con el área contable-Baja de Activos Fijos – Toma física de Inventarios-Responsabilidades Administrativas, Fiscales y Disciplinarias-Mapa re Riesgos - Cancelación de saldos contable por Baja de Bienes.

Dar a conocer a los participantes, lineamientos, herramientas y procedimientos de orden Legal, administrativo y contable que se aplican para la clasificación, registro y control de los bienes públicos

Identificar compromisos de las áreas de almacenes e inventarios y contabilidad.

TEMAS PRINCIPALES A TRATARTEMAS PRINCIPALES A TRATAR

EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IMPERATIVA DE:EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IMPERATIVA DE:


GERENCIA DEL RECURSO FISICO EN GERENCIA DEL RECURSO FISICO EN

ADMINISTRACION DE BIENESADMINISTRACION DE BIENES

ES UN PROCESO DE LA FUNCION PUBLICA PARA EL BUEN MANEJO DE LOS RECURSOS PUBLICOS, QUE PERMITE MANTENER UN ADECUADO MANEJO, USO, REGISTRO, CONTROL Y CONSERVACION DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DEL ESTADO.

CUMPLIR MANDATOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES DESARROLLAR MECANISMOS CLAROS, PRECISOS Y METODICOS DE GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS CONOCER QUE SE TIENE LOGRAR QUE EL MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES SE ENMARQUE DENTRO DE LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, EFICACIA Y EQUIDAD, CONSAGRADOS EN LA CONSTITUCION Y LA LEY. APOYAR LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS TRAZAR Y CUMPLIR METAS Y OBJETIVOS MEJORAR LA CALIDAD DEL TRABAJO Y NUESTROS RESULTADOS


GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

Ausencia de una cultura de gestión Pública

Procedimientos que no están claramente establecidos

Desconocimiento e Inaplicación adecuadas de las normas para el manejo de bienes públicos

Limitaciones en los actuales sistemas de información

Ausencia de inventarios consolidados y conciliados con los saldos contable de las entidades

Acumulación y tenencia de activos ociosos

Subutilización de los activos

Gastos operativos y administrativos innecesarios

PUNTOS CRITICOS EN EL MANEJO DE LOS BIENESPUNTOS CRITICOS EN EL MANEJO DE LOS BIENES

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

ALMACEN• Es el lugar donde reciben y se guardan o

almacenan ordenada y técnicamente las mercancías, materias primas, materiales, productos terminados, bienes, etc. Para luego ser suministrados a las dependencias que conforman una entidad para el desarrollo normal de sus operaciones y obtener el logro de los objetivos propuestos.

Clasificación de materiales según el sitio de almacenamiento

• El primer paso es conocer los inventarios y clasificar los materiales, bajo dos aspectos importantes:

• Almacenamiento en patios o áreas descubiertas: • Se ubican materiales que no sufran deterioro en

su naturaleza misma y en su embalaje.

• Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera



RECIBO DE LOS BIENES DE LOS PROVEEDORES, EN LA CUAL SE DEBE CONSTATAR CALIDAD, CANTIDAD, PRESENTACION Y PRECIOS CONTRA LOS ELEMENTOS SOPORTES QUE ORIGINAN EL INGRESO

ELABORACION DE NOTAS DE DEVOLUCIÓN

APLICACIÓN DE TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE QUE ASEGURE EL BUEN ESTADO DE LOS BIENES

REGISTRAR EN TARJETAS DE KARDEX LAS CANTIDADES EN EXISTENCIA

CONTROL FISICO DE LA MERCANCIA CON EL FIN DE VERIFICAR QUE LAS CANTIDADES EN EXISTENCIAS COINCIDAN CON LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD POR AGRUPACION Y SUBCUENTA.

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y SEGURIDAD Y ASEGURAMIENTO.

CONFORMACIÓN DE LOTES Y UBICACIÓN EN EL AREA DE DESPACHO

ORIENTAR TODAS LAS ACTIVIDADES HACIA LA EFICIENTE CUSTODIA Y MANEJO DE LOS BIENES EN DEPOSITO

ACTIVIDADES DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO

Técnicas de almacenamiento• 1. En estantería: Calcular la capacidad y resistencia

de la estantería para soportar y sostener los materiales, teniendo en cuenta que la capacidad la determina la resistencia del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulación y la altura media de la carga en los entrepaños. Los materiales más pesados, voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la parte baja.

• 2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulación del embalaje

ORGANIZACIÓN INTERNA • 1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser

rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el menor número de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminación y visibilidad.

• Pasillos entre los materiales almacenados y los muros del almacén. Dejar un pasillo peatonal periférico de 70 cm. a 100 cm.,, lo que facilita realizar inspecciones, prevención de incendios y defensa del muro contra los derrumbes.

• Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al tipo de manipulación y al equipo a utilizar en esta maniobra.

• Los pasillos de circulación de marcados deben estar constantemente libres de obstáculos

ORGANIZACIÓN INTERNA 2. Demarcación: Pintar una franja de 10 cm., con pintura

amarilla en los pasillos, en las zonas de almacenamiento y en las áreas de ubicación de los equipos de control de incendios y primeros auxilios.

3. Señalización: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los equipos de control de incendios y de primeros auxilios, en salidas de emergencia, en sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, áreas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fácil acceso a los extintores y demás equipos de lucha contra incendio, válvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, señalizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiquín, etc.

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN • Los siguientes principios son básicos para todo tipo de

almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. • Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacén (entradas y salidas) • Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el

nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

• La identificación puede estar codificada.

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación

e identificación en estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén debidamente autorizados y con experiencia.

• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar. • La disposición del almacén deberá facilitar el control de los

materiales.

Almacenamiento de Materiales• 1. Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin.• 2. Identificar cada Ítem dentro de las Bodegas con una tarjeta de Registro

de Inventario, donde consten el código, nombre, identificación por proveedor y contratos, y datos pormenorizados del bien

• 3. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado.

• 4. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanterías, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe señalizar convenientemente.

• 5. Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera.• 6. Respetar la capacidad de carga de las estanterías, entrepisos y equipos

de transporte• 7. Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanterías. Utilizar

las escaleras adecuadas.• 8. Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos• 9. Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse

con cuñas, tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento.

Almacenamiento de Materiales• 10. Evitar pilas demasiado altas• 11. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un

costado.• 12. Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se

apile un cierto número de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro ángulos de una caja con los de la inferior.

• 13. Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el espacio previsto para el su depósito para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila.

• 14. Utilizar, siempre que se pueda, medios mecánicos para el movimiento de materiales

• 15. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para evitar vuelcos.

• 16. Si los materiales son tóxicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto.

GERENTE RECUROS FISICOS

GERENTE RECUROS FISICOS

Gerente del recurso físico (Almacenista)

• Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, conservación y suministro de los bienes, quien trabajará en coordinación permanente con el grupo de compras, contratos, oficina jurídica, presupuesto, inventarios, sistemas y contabilidad.

• Beberá rendir informes a todos los entes internos y externos que los soliciten.

NORMATIVA ADMINISTRATIVA CONATABLE

Resolución 04/60 C. G. P Anteproyecto Presupuesto Elaboración Las Codificaciones y armonizaciones contables y Doctrina contable publica

Constitución Nacional de del 91 Art. Plan de Desarrollo Prosperidad para todos Ley 1450/2011 Elementos nuevos en Bodega

209-269-122-267-268-278-354

Presupuesto y su tramite de planeación, preparación, elaboración, presentación, discusión, modificación aprobación y expedición (Ley 111/96) Elementos Devolutivos en Servicio

Ley 87/93 Control Interno Plan Operativo Anual ( POA ) Elementos No explotados

Ley 42/93 Control Fiscal Financiero Plan Operativo Anual Inversiones (P O A I) Elementos retirados

Ley 80/93 Ley de Contratación Pública Plan de Compras (P C) Elementos Depreciados

Decreto 663/93 Estatuto Orgánico Sistema Financiero Selección de Proveedores Semovientes

Plan General de Cont. Pública y la Proceso de Adquisición de Bienes Públicos Inmuebles

Doctrina Contable Pública Ingresos de Bienes Muebles

Concepto 8269/98 Elementos de consumo inmediato, no registro en Cargos diferidos Suministros Bienes beneficio y uso publico

Resolución 4536/98 Procedimientos aseguir con ocasión de perdida de bienes o fondos de la nación. Altas Construcciones en curso

Sent. C840 Corte Const. Quienes son Gestores Fiscales Bajas Bienes en transito

Concepto 2741/99 No hay responsabilidad en baja de bienes por catástrofes. Traslados Bienes Pendientes de legalización

Resolución 546/99 Elementos retirados del servicio que están totalmente Depreciados Transferencias Comodatos

Documento Compes 3063/99 Donación bienes el programa computadores para educar Traspasos Custodias

Ley 610/2000 Trámite de Responsabilidades Fiscales Comodatos Responsabilidades administrativas

Ley 1474/2011 art. 97 procedimiento Verbal de Responsabilidad Fiscal. Custodias Responsabilidades fiscales

Decreto 4715/05 Art. 655 Sanciones por irregularidades en la contabilidad

Clasificación de Bines P- Pta y Eq. Bienes por adhesión y bienes por destinación Depreciaciones

Concepto 2602 de C.G.P. “Autonomía” de las Ent. Publicas en el manejo de los Bines, Pero cumpliendo las normas.. Bines Devolutivos Amortizaciones

Circular 067/006 Elementos Consumo Controlado Bines de consumo Ajustes por inflación

Ley 1150/2007 Reglamenta la Contratación Publica Consumo controlado Activo

N. T. C. G. P 1000-2004 y 2009 Enajenación de Bienes Públicos Pasivos

Decreto 4170/2011 Crea la ( A. N. C. P.) Responsabilidades Patrimonio

Decreto 0734/2012 Reglamenta la ley 80 Funcionarios Gestores y no Gestores Costos

Ley 1450/2011 Plan Nal Dllo. Art. 274 Contratación de . Minima Cuantía Riesgos en manejo de bines Gastos

Ley 1474/2011 Art. 94 Transparencia en contratación de Minima Cuantía Aseguramiento Cuentas de Orden

FUNCIONES ALMACENISTA• Recibir, almacenar y entregar los bienes, materiales,

materias primas y productos terminados, previa autorización de funcionario competente.

• Elaborar oportuna y correctamente los comprobantes de ingreso y egreso, con base en documento soporte debidamente autorizado.

• Suministrar los elementos a las dependencias.• Proteger los elementos contra daños, deterioros robo,

mermas, etc.• Confrontar que los elementos que recibe o entrega

concuerden con las características y especificaciones técnicas que figuran en los documentos soportes.

FUNCIONES ALMACENISTA• Controlar las existencias a través de tarjetas de kárdex, registros

sistematizados o listados debidamente elaborados y verificados por los grupos de apoyo.

• Realizar los trámites para la baja de bienes inservibles.• Elaborar los boletines diarios de entradas y salidas.• Conformar y rendir la cuenta mensual de movimientos del almacén, con

destino a Contabilidad, Contaduría y Contraloría.• Reportar la lista de todos los bienes a la compañía aseguradora y

verificar que queden debidamente amparados.• Mantener vigente la póliza que lo ampara como funcionario de manejo.• Las demás que le asigne la ley, los reglamentos y procedimientos

internos establecidos.

FUNCIIONES DEL ALMACENISTA

• Custodia, almacenamiento, control y suministro de los bienes.

• Responde por los bienes de consumo, devolutivos, recibidos en comodato, custodia o depósito.

• Responsable de los bienes que ha recibido para su función .

• Suministrar toda la información contable y todos los documentos soportes.


NORMATIVA EN GERENCIA DEL NORMATIVA EN GERENCIA DEL RECURSO FISICORECURSO FISICO


Artículos 209 y 269 de la Constitución Política, señalan los principios orientadores de la función pública. Establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar métodos procesos y procedimientos de control interno de conformidad con la ley

Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Artículo 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas

Articulo 354: Creó la figura del Contador General de la Nación, otorgándole entre otras, las funciones de: “(…) uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

• DELEGAR. Reasignar funciones en un subordinado. Se delegan funciones pero la Responsabilidad.

• DESCONCENTRAR. Traslado de titularidad o ejercicio de competencias propias hacia otro órgano jerárquicamente dependiente en sentido descendente.

• DESCENTRALIZAR. Se transfiere: Poder, Recursos, Conocimiento y Competencia. De un

gobierno central hacia autoridades que No son Jerárquicamente subordinadas.


Art. 267 C.P. y Ley 42/93 estipula que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública y conforme a la misión, funciones y objetivos definidos para la entidad.”

Lo anterior creó un cambio de paradigma:

SE DEROGÓ LA RESOLUCIÓN ORGANICA 004/1960 DE LA CGR

IMPLICITAMENTE DESAPARECEN LAS EXPRESIONES ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

APARECEN EXPRESIONES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - ACTIVOS FIJOS. OTROS ACTIVOS - SUMINISTROS, SOFTWARE, CARGOS DIFERIDOS

En concordancia con lo anterior, la Ley 87 de 1993, sobre el ejercicio de la función del control interno estableció que a los organismos oficiales les corresponde:-Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones.-Simplificar y actualizar las normas y procedimientos-Proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riegos.

En desarrollo y cumplimiento de los anteriores postulados, las entidades deben implementar los Procedimientos y adoptar el Manual para la Administración y control de bienes, entrando así a suplir el vacío normativo y procedimental surgido con la pérdida de vigencias de las normas sobre el manejo y control de bienes y la eliminación del control previo y perceptivo que ejercía la Contraloría General de la República y derogatoria de la resolución orgánica 004/60 C.G.R.

La ley 42/93 estipula que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública y conforme a la misión, funciones y objetivos definidos para la entidad.”

La Ley 734 de 2002, (numeral 22, artículo 34). Establece que dentro de los deberes de los servidores públicos se encuentra la de “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.



CONTABILIDAD

Control Contable Efectivo

Control deActivos Fijos

Egreso de Bienes

Ingreso de Bines

Baja de Bienes

SISTEMA DEGESTION DE CALIDAD

MODELO ESTANDARCONTRO INTERNO

GESTION DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTION DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

PRESUPUESTO TESORERIA

ADMINISTRACION DE BIENES

INVENTARIOS

INFORMACION DE LA

ENTIDAD

CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS

COMPRAS Y CONTRATACION

EJECUCION PROYECTOS

ENTORNO DE LA GESTION FINANCIERA ACTUAL

1. Gestión

Financiera

2. Administración

de propiedad

planta y equipo

1.1

Presupuestal1.1

Presupuestal

1.2

De Tesorería1.2

De Tesorería

1.3

Contable1.3

Contable

1.1.1

Planeación del

presupuesto

1.1.1

Planeación del

presupuesto

1.1.2

Ejecución

presupuesto

ingresos

1.1.2

Ejecución

presupuesto

ingresos 1.1.3

Gestión del

PAC

1.1.3

Gestión del

PAC

2.1

Compras2.1

Compras

2.2

Almacenamiento2.2

Almacenamiento

2.3

Gestión de

Inventarios

2.3

Gestión de

Inventarios

1.2.1

Registro de

Ingresos

1.2.1

Registro de

Ingresos

1.2.2

Registro de

Egresos

1.2.2

Registro de

Egresos

1.2.3

Administración

de recursos

financieros

1.2.3

Administración

de recursos

financieros

1.3.1Analizar, asesorar,

mantener plande cuentas

1.3.1Analizar, asesorar,

mantener plande cuentas

1.3.2 Elaborar registros

contables

1.3.2 Elaborar registros

contables

1.3.3

Validar y cerrar información

contable

1.3.3

Validar y cerrar información

contable

2.1.1

Búsqueda de

proveedores

2.1.1

Búsqueda de

proveedores

2.1.2

Definición de

Necesidades

2.1.2

Definición de

Necesidades

2.1.3

Evaluación y

selección de

Proveedores

2.1.3

Evaluación y

selección de

Proveedores

2.2.1Recepción y

revisión técnica de los bienes

2.2.1Recepción y

revisión técnica de los bienes

2.2.2

Entrega de

bienes a los

solicitantes

2.2.2

Entrega de

bienes a los

solicitantes

2.2.3

Subproceso 32.2.3

Subproceso 3

2.3.1

Actualización

de Inventarios

2.3.1

Actualización

de Inventarios

2.3.2

Control y

Seguimiento

de Inventarios

2.3.2

Control y

Seguimiento

de Inventarios

2.3.3

Realización de

ajustes

contables

2.3.3

Realización de

ajustes

contables

Identificación MacroprocesosIdentificación Macroprocesos



CRITERIOS PARA LA CLASIFICACION DE BIENES PUBLICOS

Administrativo Contable

Identificación IndividualDescripciónUbicación FísicaResponsable Uso CustodiaEstado de conservaciónPropiedad.

Plan General de la ContabilidadBuscar que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública

Bienes de ConsumoBienes DevolutivosBienes totalmente depreciadosCosto < a 2 salarios mínimosBienes costo < 0.5 SMMVBines de consumo inmediato

Cargos DiferidosActivos FijosCuentas de ordenDeprecian en el periodoConsumo controladoRegistrar directamente en Gasto



CLASIFICACION CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Los cargos diferidos.- MATERIALES Y LOS SUMINISTROS (ELEMENTOS DE CONSUMO) Y CONSUMOS CONTROLADOS 1.- SON AQUELLOS BIENES FUNGIBLES QUE SE EXTINGUEN O FENECEN CON EL

PRIMER USO QUE SE HACE DE ELLOS. 2.- TIENEN POCA DURABILIDAD TANSOLO DIAS O MESES. 3.- CUANDO AL AGREGARLOS, O APLICARLOS A OTROS DESAPARECEN COMO

UNIDAD INDEPENDIENTE O COMO MATERIA AUTONOMA Y ENTRAN A CONSTITUIR O INTEGRAR OTROS BIENES BUEBLES O INMUEBLES.

4.-SU COSTO ES INFERIOR A ½ SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. (CONSUMO CONTROLADO, CIRCULAR 067 DE 2006)

5.- SU VIDA UTIL PROBABLE ES INFERIOR A UN AÑO. (CONSUMO CONTROLADO, CIRCULAR 067 DE 2006)

.- BIENES DE ARTE Y CULTURA (BIENES ARTE Y BIBLIOTECAS)

.- BIENES EN PODER DE TERCEROS (COMODATOS O CUSTODIA)

.- BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS (COMODATOS O CUSTODIA RECIBIDOS)

.- RESPONSABILIDADES EN PROCESO ADMINISTRATIVAS O FISCALES

.- INTAGIBLES – SOFTWARE EN DEPOSITO Y EN SERVICIO



PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGÚN PGCP19: OTROS ACTIVOS1910: CARGOS DIFERIDOS191001: MATERIALES Y SUMINISTROS19100101: ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION19100102: UTILES DE ESCRITORIO OFICINA Y PAPELERIA19100103: REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO19100104: OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS191004: DOTACION A TRABAJADORES191021: ELEMENTOS DE ASEO, LAVANDERIA Y CAFETERIA19102101: SUMINISTROS PARA CAFETERIA19102102: UTENSILIOS DE USO DOMESTICO O PERSONAL1920: BIENES EN PODER DE TERCEROS192005: BIENES ENTREGADOS EN COMODATO1950: RESPONSABILIDADES EN PROCESO1960: BIENES DE ARTE Y CULTURA196001: BIENES DE ARTE196002: BIBLIOTECAS1970: INTAGIBLES197008: SOFTWARE19700801: SOFTWARE EN BODEGA19700802: SOFTWARE EN SERVICIO


ELEMENTOS DE CONSUMO QUE REQUIEREN CONTROL ADMINISTRATIVO CIRCULAR 067 DE 2006

SON LOS BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN QUE POR SU VALOR DE ADQUISICION CONTABLEMENTE SALEN AL GASTO PERO QUE ADMINISTRATIVAMENTE DEBEN TENER UN CONTROL POR PARTE DEL AREA DE ALMACEN E INVENTARIOS.

NO REQUIEREN DE UNA FICHA INDIVIDUAL DE ACTIVO.SE PUEDEN CONTROLAR CON REGISTROS EN CUENTAS DE ORDEN

EJEMPLO: BIENES CUYO COSTO DE ADQUISICION SEA INFERIOR A MEDIO SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. HOY ($257.500.oo). LLAMADOS CONSUMOS CONTROLADOS

ACTIVIDADES DE CLASIFICACION

De acuerdo con procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP relacionado con el registro de los activos adquiridos por un valor inferior o igual medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, se podrán registrar en la contabilidad afectando directamente el gasto los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a la suma de doscientos cincuenta y siete mil quinientos pesos ($257.500.oo).

Así mismo, de acuerdo con el numeral 2.2.4.3.9 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, desde el año 2008 se podrá registrar en la contabilidad del mismo año el valor de la depreciación de los activos adquiridos por un valor inferior o igual a un millón cincuenta y seis mil pesos ($1.056.000.oo) sin considerar la vida útil, de conformidad con lo previsto en el Decreto 4715 de 2005.

REGISTRO DE ELEMENTOS DE MENOR CUENTIA CARTA CIRCULAR No.067

(23 de enero de 2006)

REGISTRO ELEMENTOS CONSUMO INMEDIATO.

No es obligatorio el registro en Cargos diferidos elementos de consumo que son suministrados para un consumo inmediato, cuando su aplicación y beneficio son simultáneos.

A discreción de lo que determine los procedimientos internos de cada entidad.

Concepto 08269 de agosto de 1998, Contaduría General de la Nación.

REGISTRO DE ELEMENTOS PARA ESTUDIOS E INVESTIGACIONES

• El almacén no es una instancia de control para la verificación de ejecución de convenios y proyectos.

El almacén es centro administrativo para el manejo de los bienes de la entidad.

• La administración debe establecer procedimientos para el registro de este tipo de bienes.

• Se puede registrar en la cuentas cargos diferidos y amortizarse, en función de las salidas de dichos elementos. Concepto 14769 28 De Febrero De 2000



ELEMENTOS DEVOLUTIVOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

LOS BIENES PUBLICOSLOS BIENES PUBLICOSCLASIFICACION

PROPIOS DE TERCEROS

INMUEBLES MUEBLES

EDIFICACIONES Y CONST. EN CURSO, LAS

OFICINAS

B. BENEF. Y USO PUBLICO, HISTORICOS Y CULTURALES

ELEMENTOS CONSUMO O CARGOS DIF.

PROP PLAN Y EQUIPO

DEVOLUTIVOS

RECURSOS NARURALES Y

DEL MEDIO AMBIENTE

TERRENOS. MINAS,

YACIMIENTOS

RENOVABLES NO RENOVABLES

USADOS

NUEVOS

OBSOLETOS

RECUPERABLES INSERVIBLESSERVIBLES

CUSTODIA

COMODATO

SON AGOTABLESSON AGOTABLES

LOCOMOCION PROPIA

LOCOMOCION PROPIA

VIAS DE COMUNICAION, RIOS, LAGUNAS MARES, REPRESAS, PLAZAS PUBLICAS

PARQUES, MONUMENTOS, BIBLIOTECAS, ETC….

VIAS DE COMUNICAION, RIOS, LAGUNAS MARES, REPRESAS, PLAZAS PUBLICAS

PARQUES, MONUMENTOS, BIBLIOTECAS, ETC….



BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

COMPRENDE LOS BIENES TANGIBLES ADQUIRIDOS, CONSTRUIDOS O QUE SE ENCUENTRAN EN TRANSITO, CONSTRUCCION, EN MANTENIMIENTO, O EN MONTAJE Y Y QUE SE UTILIZAN PARA ATENDER NECESIDADES SOCIALES, MEDIANTE LA PRODUCCIÓN DE BIENES, LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, O PARA LA UTILIZACION EN LA ADMINISTRACIÓN O USUFRUCTO DEL ENTE PÚBLICO, Y POR TANTO, NO ESTAN DESTINADOS PARA LA VENTA EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES COMERCIALES, SIEMPRE QUE SU VIDA UTIL PROBLABLE, EN CONDICIONES NORMALES, EXCEDA DE UN AÑO, ENTENDIENDOSE ESTA COMO, EL TIEMPO O LOS FACTORES NECESARIOS PARA ESTIMAR LA OPERATIVIDAD DEL BIEN.

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGÚN PGCP

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOPROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

MUEBLESMUEBLES INMUEBLESINMUEBLES PLANTACIONESPLANTACIONES LOCOMOCION PROPIALOCOMOCION PROPIA


DEBEN IDENTIFICARSEN Y CLASIFICARSEN DE ACUERDO CON SU NATURALEZA EN BIENES DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES, REGISTRARSEN POR EL COSTO HISTORICO O DE ADQUISICION MAS LAS INVERSIONES NECESARIAS PARA PONERLOS EN FUNCIONAMIENTO

LOS BIENES RECIBIDOS EN CAMBIO, DACION EN PAGO, PERMUTA, DONACION O TRASPASO SE DEBEN INGRESAR CON EL COSTO DADO POR UN AVALUO TECNICO

EL COSTO DE ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES QUE AUMENTEN SU VIDA UTIL, AMPLIEN LA CAPACIDAD, MEJOREN LA CALIDAD CONSTITUYE UN MAYOR VALOR AL ACTIVO

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS – ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

ACTIVIDADES DE CLASIFICACION

INMUEBLES• Código civil colombiano Art.. 686 los define como aquellos

bienes que no se pueden transportar de un lugar a otro, como las tierras, las minas, fincas, posos, yacimientos, etc.

• Inmuebles por adhesión los que se adhieren permanentemente al suelo de un inmueble como las edificaciones, los puentes, túneles, tuberías, etc. Siempre y cuando pertenezcan al mismo dueño del inmueble.

• Inmuebles por destinación. El Art.. 658 del C.C. los define como las cosas que están permanentemente destinadas al uso, cultivo y beneficio de un inmueble y que pueden además separarse sin detrimento. Ejemplo: lozas de un pavimento, tubos de las cañerías, prensas, las calderas, etc.

BIENES SUCEPTIBLES DE INVENTARIO

1. BIENES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO1. Bienes Inmuebles2. Bienes muebles en Bodega3. Muebles y Enseres4. Equipo de Oficina5. Equipo de Computo6. Equipo de Comunicación7. Vehículos8. Equipo de Comedor Cocina, Despensa y Hoteleria9. Bibliotecas10. Software

2. BIENES DISPONIBLES PARA COMERCIALIZACION O VENTA3. BIENES EN PODER DE TERCEROS4. BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS5. ELEMENTOS DE CONSUMO, ENGTRE OTROS





BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO - (Devolutivos) GRUPO 16

1605: TERRENOS1610: SEMOVIENTES O DE LOCOMOCION PROPIA1612: PLANTACIONES AGRICOLAS PERENNES1615: CONSTRUCCIONES EN CURSO1620: MAQUINARIA PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE1635: BINES MUEBLES EN BODEGA (NUEVOS)1636: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS1640: EDIFICACIONES1643: VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS1645: PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES1650: REDES, LINEAS Y CABLES1655: MAQUINARIA Y EQUIPO1660: EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO1665: MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA1670: EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION1675: EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION1680: EQUIPO DE COMEDOR, DESPENSA Y HOTELERIA



BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO , HISTORICOS Y CULTURALES

BIENES DESTINADOS PARA EL BENEFICIO Y USO PUBLICO DE TODOS LOS HABITANTES DEL TERRITORIO NACIONAL, QUE SON DOMINIO Y ADMINISTRACION DEL ENTE PUBLICO..

SON ACTIVOS QUE NO SE ESPERA OBTENER UNA UTILIDAD FINANCIERA ECONOMICA PERO SI UN BENEFICIO SOCIAL.

RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTECOMPRENDE EL COSTO DE ADQUISICION, PRESERVACION, MEJORAS Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS PROPIEDDADES, ESPECIE, GENERO O CLASE SE ENCUENTRAN EN LA NATURALEZA Y EL AMBIENTE

OTROS ACTIVOS

COMPRENDE LOS BIENES Y DERECHOS TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS CARACTERISTICAS Y NATURALEZA NO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS EN LAS DEMAS CUENTAS DEL ACTIVO TALES COMO BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, RESPONSABILIDADES EN PROCESO E INTANGIBLES



PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGÚN PGCP BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

BIENES MUEBLES EN ALMACEN O BODEGA: ( 8 BODEGITAS)

1620: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE: Registra bienes que requieren de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización1625: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO: Registra los bienes que se encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los proveedores1630: EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO: Registra los bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados para desarrollar proyectos específicos.1635: BIENES MUEBLES EN BODEGA NUEVOS: Registra los valores de los bienes muebles, NUEVOS, adquiridos a cualquier título, que tiene la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. LOS BIENES REGISTRADOS EN LA CUENTA 1635, HAN DE CORRESPONDER A ELEMENTOS NUEVOS, NO UTILIZADOS POR EL ENTE PUBLICO

1636: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: Registra los bienes que requieren mantenimiento preventivo y correctivo1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Registra los bienes muebles devueltos al almacén y los inmuebles que no están en uso o explotación.



8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS83: DEUDORAS DE CONTROL8315: ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS

8330: BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR8345 BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS

9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS93: ACREEDORAS DE CONTROL93XXXX

PARAMETROS DE CONTROL SEGÚN PGCP

Resolución 546 de febrero de 1999 Contaduría General Nación

Los elementos que se encuentren totalmente depreciados, agotados o amortizados deben registrarse en cuentas de orden específicamente en la cuenta 8315 activos totalmente depreciados;

una vez se encuentren fuera de servicio, de lo contrario se siguen registrando en las cuentas de activo




ELEMENTOS DEVOLUTIVOS – ACTIVOS FIJOS

REQUISITOS FICHA TEGNICA U HOJA DE VIDA DE CADA ACTIVO

LOS BIENES CLASIFICADOS EN ESTA CATEGORIA REQUIEREN UN CONTROL INDIVIDUAL EN UNA FICHA HOJA DE VIDA DE ACTIVO

INFORMACION

FICHA ACTIVO

NOMBRE ELEMENTODESCRIPCIONPLACA DE INVENTARIO O IDENTIFICACIONTIPO DE ACTIVOVALOR DE ADQUISICIONFECHA DE COMPRA Y/O PUESTO AL SERVICIOCENTRO DE COSTORESPONSABLE Y UBICACIÓN DEL ACTIVOCEDULA O NIT DEL RESPONSABLEDEPENDENCIAMEJORASDEPRECIACION ACUMULADAAJUSTES POR INFLACIONVALOR BIEN AJUSTADO Y DEPRECIADO

LOS MOVIMIENTOS DE LOS BIENES PUBLICOS



INGRESOS POR COMPRA

INGRESOS POR COMPRA

INGRESOS AL ALMACEN

INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS

INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS

INGRESOS POR ALTA BIENES

DonaciónSobrantes de inv.

NacimientosDesmantelamiento

INGRESOS POR ALTA BIENES

DonaciónSobrantes de inv.

NacimientosDesmantelamiento

INGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS ENTIDADES

INGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS ENTIDADES

INGRESOS POR CUSTODIASINGRESOS POR CUSTODIAS

INGRESOS POR REPOSICION

INGRESOS POR REPOSICION

INGRESOS POR BIENES

RECIBIDOS EN COMODATO

INGRESOS POR BIENES

RECIBIDOS EN COMODATO

INGRESOS POR COMPENSACIONINGRESOS POR COMPENSACION

EGRESOS DE BIENESORIGEN DE LOS EGRESOS

CUSTODIA

COMODATO

PRODUCCION

MUERTE

DEVOLUCION

SUMINISTRO

TRASPASO ENTRE ALMACENES

MISNA ENTIDA PUBLICA.

TRANSLADO

BAJA

CONSUMO

DEVOLUTIVO

FUNCIONARIOS

DEPENDENCIAS

MERMA O ROTURA

PERDIDA

SUBASTA DONACION

DESMANTELAMIENTO.

DESTRUCCIONDESTRUCCION

CATASTROFECATASTROFESINIESTROSINIESTRO

TRANSFEFENCIA ENTREENTIDADES PUBLICAS

TRANSFEFENCIA ENTREENTIDADES PUBLICAS

DACION EN PAGO

DACION EN PAGO

ALTA: Documento con la cual se efectúa una Incorporación de bienes al patrimonio de la entidad. 16 (D) -312525 Pat. Pub. Incop. (C)

INGRESO. Documento con el cual se da ingreso a unos bienes adquiridos por la Entidad. (Reclasif. De $ a Bienes) 1635 (D) 1110 (C)

TRASLADO. Documento con el cual se traslada la responsabilidad de la custodia de los bienes entre los servidores de una misma entidad Pública. No Genera Asientos Contables. Firma documento de traslado.

TRASPASO. Documento con el cual se traslada la responsabilidad de la custodia de los bienes que se traspasan entre los Almacenistas de una misma Unidad Contable Pública. (310501014 Capital fiscal traslados entre unid de una misma unidad contable publica ( D) - 16xx (C) Para quien los envía, lo contrario para quien los recibe.

TRANFERENCIA. Documento con el cual se transfiere el dominio, la tenencia y la propiedad de bines entre entidades Públicas.(310501010 Capital fiscal traslado a otra Ent. Publica (D) -- 16xx (C)

EGRESO. Documento con el cual se da salida del almacén por suministro de bienes a las diferentes dependencias de la Entidad.

BAJA. Documento con el cual se da salida definitiva de los bienes del patrimonio de la Entidad. (Cancelación de cuentas evaluativas)

ALTA: Documento con la cual se efectúa una Incorporación de bienes al patrimonio de la entidad. 16 (D) -312525 Pat. Pub. Incop. (C)

INGRESO. Documento con el cual se da ingreso a unos bienes adquiridos por la Entidad. (Reclasif. De $ a Bienes) 1635 (D) 1110 (C)

TRASLADO. Documento con el cual se traslada la responsabilidad de la custodia de los bienes entre los servidores de una misma entidad Pública. No Genera Asientos Contables. Firma documento de traslado.

TRASPASO. Documento con el cual se traslada la responsabilidad de la custodia de los bienes que se traspasan entre los Almacenistas de una misma Unidad Contable Pública. (310501014 Capital fiscal traslados entre unid de una misma unidad contable publica ( D) - 16xx (C) Para quien los envía, lo contrario para quien los recibe.

TRANFERENCIA. Documento con el cual se transfiere el dominio, la tenencia y la propiedad de bines entre entidades Públicas.(310501010 Capital fiscal traslado a otra Ent. Publica (D) -- 16xx (C)

EGRESO. Documento con el cual se da salida del almacén por suministro de bienes a las diferentes dependencias de la Entidad.

BAJA. Documento con el cual se da salida definitiva de los bienes del patrimonio de la Entidad. (Cancelación de cuentas evaluativas)

AUTONOMIA EN EL MANEJO DE LOS BIENES PUBLICOS

• Concepto 002602 – Contraloría General de la República• De conformidad con las normas y principios de la función

administrativa y de control interno a que se refiere los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998. Cada Entidad es Autónoma en el manejo de sus bienes y debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que lo afectan. Dentro de este contexto, cada entidad está facultada por la Constitución y la Ley para desarrollar sus propios procedimientos que le permitan asumir con responsabilidad el manejo de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos.

PROCESO PARA LA ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO. CARGOS DIFERIDOS O BIENES DE CACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN

PROCESO PARA LA ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO. CARGOS DIFERIDOS O BIENES DE CACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN

Proceso de Adquisición de B. y S. de características técnicas uniformes y de común

utilización

• Características técnicas uniformes. 3.2.1.1 Decreto 734/2012 AQUELLOS QUE POSEEN LAS MISMAS ESPECIFICACIONES TECNICAS, CON INDEPENDENCIA DE SU DISEÑO O DE SUS CARACTERISTICAS DESCRIPTIVAS Y COMPORTAN PATRONES DE CALIDAD Y DESEMPEÑO OBJETIVAMENTE DEFINIDOS.

• COMUN UTILIZACION. AQUELLOS GENERALMENTE REQUERIDOS POR LAS ENTIDADES Y OFRECIDOS MASIVAMENTE EN EL MERCADO EN CONDICIONES EQUIVALENTES PARA QUIENES LOS SOLICITAN EN TERMINOS DE PRESTACIONES MINIMAS SUFICIENTES PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE QUIENES LOS REQUIERAN.

Proceso de Adquisición de B. y S. de características técnicas uniformes y de común utilización

• Proceso adquisición. Art. 3.2.1.2 Decreto 734/2012. SIN CONSIDERAR LA CUANTIA DEL CONTRATO, SIEMPRE DEBE HACERSE POR EL PROCEDIMIEANTO DE SUBASTA INVERSA, COMPRA POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS O AQUISICION A TRAVES DE BOLSA DE PRODUCTOS EN FORMA Electrónica o Presencial Con asignación de las Responsabilidades y un vez expedida la reglamentación correspondiente


• LAS SUBASTA INVERSA. Art. 3.2.1.1.1 Decreto 734/2012

• ES UNA PUJA DINAMICA REALIZADA PRESENCIAL O ELECTRONICAMENTE MEDIANTE LA REDUCCION SUCESIVA DE PRECIOS DURANTE UN TIEMPO DETRMINADO. SE TENDRA COMO CRITERIO DE EVALUACION EL MENOR PRECIO. 3.2.1.1.2 Ley 734/2012

• LAS SUBASTAS PODRAN TENER LUGAR POR ITEMS, POR LOTES O CONJUNTO DE BIENES AGRUPADOS, CON EL FIN DE SER ADQUIRIDOS COMO UN TODO.

• SI EL PROPONENTE SIN JUSTA CAUSA NO SUSCRIBE EL CONTRATO ADJUDICADO QUEDARA INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO POR 5 AÑOS. Parágrafo 3.2.1.1.2

• LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL SE HARA CON LA PRESENCIA DE TODOS LOS PROPONENTES Y POR ESCRITO


• Art. 3.2.1.1.4 CONTENIDO DE LA PROPUESTA INICIAL.Los proponentes presentaran una propuesta completa,

incluyendo la información sobre: La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia,

capacidad financiera y organización de los proponentes.

Una propuesta inicial de precio, la cual sólo será abierta el momento del inicio de la puja.

Si los proponentes no hacen nuevas posturas, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.


• VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES.

Deberán resultar habilitados por lo menos dos proponentes, esto se publicará en el SECOP.

Se señalarán los proponentes que no resulten habilitados, se les señalará un plazo para que los subsane, a falta de ellos, se rechazará la propuesta.

Una vez surtido lo anterior la entidad procederá a realizar ala subasta inversa según los plazos fijados en los pliegos de condiciones.

Si solo resultare habilitado un solo oferente, la Entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta no exceda el presupuesto oficial y ajuste su propuesta a un descuento mínimo, cuyo rango de mejora no puede ser inferior al descuento mínimo indicado en los pliegos.

Si no se presentare ningún proponente, la Entidad declarará desierto el proceso de selección.

La entidad podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condicione.

De se necesario se cambiaran los elementos que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación , sin perjuicio de ajustes en cantidades y presupuesto.


• MODALIDAD DE SELECION SUBASTA INVERSA. Electrónica o presencial. Art. 3.2.1.1.6 Decreto 734/2012

• SUBASTA ELECTRÓNICA. Tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos siempre que se cuente con la infraestructura tecnológica para ello o utilizando la estructura del SECOP o contratando con terceros su realización.

• PROCEDIMIENTO EN LA PRESENCIAL. Los las ofertas se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.

Art. 3.2.1.1.8 Decreto 734/2012 Se abrirá los sobres y se comunicará cual es el mas favorable. Se harán lances que mejoren la menor de las ofertas. Los lances se harán en sobres y formularios suministrados. Se recogen los sobres con las nuevas propuestas. Se verifica y se da a conocer el menor precio. Se repetirá el proceso anterior hasta que no hayan mas propuestas. Una vez adjudicado el contrato la entidad hará publico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes-


• SUBASTA ELECTRONICA Art. 3.2.1.1.10Se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en pliegos para intercambio de mensaje de

datos y la oportunidad en que los proponentes podrán conocer la herramienta electrónica que será utilizada para tal efecto.

El precio de arranque será el menor de las propuestas iniciales de precio.Los proponentes que resulten habilitados presentarán sus lances de precio electrónicamente.

Si en el curso dos o mas proponentes presentan una postura del mismo valor se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar.

Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y el resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes.

Para la suscripción del contrato el representante legal o el apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y se enviaran al SECOP.

Art. 3.21.1.11 Si se presentaren fallas técnicas imputables al SECOP, a la entidad o de la empresa encargada de la operación tecnológica, que impida la recepción de las ofertas, la subasta será cancelada y deberá luego reiniciarse el proceso. Si la única que pierde la conexión es la Entidad, y los proponentes pueden enviar las propuestas al SECOP se continuará con el proceso.

Si por causas del proponente o de su proveedor de servicios de Internet, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado desistió de participar en la misma

Adquisición bienes Devolutivos cuyo Costo es inferior al 10% de la Menor

Cuantía

CONTRATACION MINIMA CUANTIA LA LEY 1450/2011 ART. 274 Plan de Desarrollo 2012 – 2016

Y LEY 1474/2011 ART. 94 Estatuto Anticorrupción

EXIGIAN SOLO LOS SIGUIENTES REQUISITOS:1.- Publicación de una invitación por un término no

inferior a 1 día que señalaría el objeto a contratar, el presupuesto, las condiciones técnicas exigidas

2.- Término para presentar oferta no inferior a un día.3.- Aceptación de la oferta a la que ofertara el menor

precio y cumpliera con las condiciones exigidas.4.- La comunicación de la aceptación junto con la

oferta constituyen el contrato celebrado

CAPITULO V del Decreto 734/2012 De la Mínima Cuantía

• Artículo 3.5.1 Ámbito de aplicación. El presente Capítulo reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente Capítulo salvo las menciones expresamente efectuadas en el presente decreto a esta modalidad, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado.

Artículo 3.5.2 Decreto 734/2012 Estudios Previos.

La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:

• 1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

• 2. La descripción del objeto a contratar.

• 3. Las condiciones técnicas exigidas.

• 4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

• 5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Artículo 3.5.3° Invitación Pública • La entidad formulará una invitación pública a participar a cualquier

interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -Secop, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberá incluir la siguiente información:

• 1. El objeto 2. Plazo de ejecución 3. Forma de pago

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

• 5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

• 6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999.

• 7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica.

• Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

• Parágrafo. En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7° del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del presente decreto. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

• Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el artículo 2.2.10 del presente decreto, con relación a la propuesta de menor precio cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar desierto el proceso.

Artículo 3.5.4 Procedimiento de Selección y Publicidad en el Secop • Todos los actos y documentos se publicarán en el Secop incluidos la invitación

pública, el acta de cierre y recibo de las ofertas presentadas, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados en el numeral 6° del artículo 2.2.5 del presente decreto y la comunicación de aceptación de la oferta.

• Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

• La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

• La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal, para lo cual, las entidades adoptarán las medidas pertinentes para ajustar sus procedimientos financieros. Parágrafo 1°. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

• Parágrafo 2°. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

• Artículo 3.5.6 Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de selección. En virtud de lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de selección de mínima cuantía las entidades estatales se abstendrán de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el presente reglamento

• Artículo 3.5.7 No obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente capítulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007.

• Artículo 3.5.8 No exigibílidad del RUP. Para la contratación de que trata el presente Capítulo, no se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012. En consecuencia, las entidades no podrán exigir el Registro Único de Proponentes

A que Entidades se les aplica?

• ARTÍCULO 95. Ley 1474/2011 APLICACIÓN DEL ESTATUTO CONTRACTUAL.

• Modifíquese el inciso 2o del literal c) del numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así:

• En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2007/ley_1150_2007.html#Slide%202

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1993/ley_0080_1993.html#Slide%201



BAJA DE BIENES


Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros. Por ejemplo

Baja de Bienes por Venta Martillo Baja de Bienes por Venta Directa Baja de bienes inservibles - Destrucción Baja de Bienes por Traspaso a otras entidades públicas. Baja de Bienes por Traslado de recursos informáticos al programa “Computadores para Educar” Baja por Permuta Baja por Sacrificio o Muerte de Semovientes Baja por desmantelamiento para aprovechamiento de partes.Baja por Catástrofes

BAJA DE BIENES

Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734/02 – Código Disciplinario Único Artículo 48, Son faltas gravísimas:

Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”.

BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades.En la categoría de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles únicamente de traspaso a otra entidad pública, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dación en pago.

BAJA DE BIENES

BAJA DE BIENES INSERVIBLESEn esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que una inversión de reparación resultaría antieconómica para la entidad.

Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta.Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidadInservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.

Procedimiento AdministrativoActa y Resolución de Baja

El acta de baja: Es el documento soporte necesario que será suscrito por el comité de inventarios o peritos para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante un Acto administrativo, resolución de baja, el destino final que debe dársele a los bienes tipificados como inservibles. El acta de baja estará motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el responsable de Inventarios, el del Almacén y el comité de peritos y en ella quedará sugerido el posible destino final de los bienes.

La resolución de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén y del Patrimonio de la Entidad; y donde se define el destino final que debe dárseles.

Basado en la resolución que define el destino final, acta y demás documentos soportes que reglamentan el proceso, el responsable del Almacén y/o Bodega procede a ejecutar el proceso para lograr el destino final autorizado.

Una vez desarrollado el proceso – venta, permuta, dación en pago, traspaso a otra entidad Pública , aprovechamiento o destrucción, ruina inminente, catástrofe o siniestro, etc.. Se procede a efectuar los registros contables para cancelar los saldos contables.Hay que Registrarlos en cuentas de Orden mientras se da la salida del almacén

Procedimientos para dar de baja elementos obsoletos o Inservibles a) La dependencia solicita al Representante Legal odelegado una inspección para determinar el estado de

los elementos que sugiere dar de baja.

b) El Representante Legal designa un COMITE DE PERITOS idóneo para que realice la función de verificar si los bienes son inservibles, obsoletos y que no pueden seguir en servicio y efectúen la valoración de los bienes.

Dicho COMITE, debe justificar en caso de encontrar razones infundadas, para dar de baja alguno de ellos y presentar por escrito su concepto al Representante Legal.

c) El Representante Legal de la entidad con base en dicho informe y valoración, autoriza con su firma el listado de bienes que puede darse de baja.

d) La dependencia del almacén procederá a elaborar la relación pormenorizada los bienes, indicando su

placa, costo histórico, saldos de las cuentas valuativas, vida útil restante y saldo en libros. e) El representante Legal de la Entidad, con los documentos y la información anterior procede a expedir

un acto administrativo (Resolución) ordenando darlos de baja del patrimonio de la Entidad indicando el destino final que debe darse a esos bienes. Que puede ser: Enajenación por subasta, Destrucción, Desmantelamiento, Donación al Programa Computadores para Educar, Traspaso a otra entidad pública.

f) El Coordinador del grupo de inventarios procede a retirarlos de los registros de inventarios

g) El Jefe de Contabilidad procede a efectuar los correspondientes registros contables y a registrarlos en cuentas de orden, mientras se retiran definitivamente de la Entidad.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES O INNECESARIOS PORBAJA DE BIENES INSERVIBLES O INNECESARIOS POR DESTRUCCIONDESTRUCCION

AreaAdministrativa

1. El almacenista envía a la parte administrativa la relación de los bienes inservibles para destrucción, detallando su descripción, cantidad, valor unitario, valor en libros. Totalizado por grupos de inventarios

2. Designa a un comité de peritos para efectuar Inspección ocular ( No deben ser funcionarios del área de almacén e inventarios)

COMITÉ DE PERITOS

3. Efectúa la Inspección ocular de los bienes considerados como inservibles

4. Elabora el Acta de inspección ocular relacionando los bienes e incluyendo recomendación sobre la forma en que se deben destruir

RepresentanteLegal

5. Con base el acta de inspección ocular el ordenador del gasto autoriza la baja definitiva de bienes inservibles para la destrucción y elaboran La Resolución de Baja de los bienes.

AreaAdministrativa

6. Efectúa la destrucción de los elementos, elaborando Acta de destrucción. Los bienes destruidos deben ser retirados de los depósitos y arrojados a la basura o destruirlos aplicando los protocolos y las normas de salubridad.

7. Elabora comprobante de baja y procede a descargarlos de los inventarios

8. Efectúa los asientos contables para cancelar los saldos y retirarlos del patrimonio de la Entidad

9. Informa a la Compañía Aseguradora la relación de los bienes dados de baja.

Baja de bienes por catástrofe o Siniestro

Es procedente dar de baja los bines que se han destruido por catástrofes o siniestros, desde el punto de vista contable, sin responsabilidad en proceso contra el funcionario encargado de la custodia de esos elementos que han sido objeto de este tipo de in sucesos siempre y cuando esto sea certificado por una autoridad competente.

Concepto 02741 de mayo de 1999

BAJA DE BIENES MUEBLES A TITULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES PUBLICAS

• Realizar inventario DE LOS BIENES QUE YA NO ESTEN UTILIZANDO O NECESITANDO LOS QUE PODRAN SER OFRECIDOS INICIALMENTE A TITULO GRATUITO A TODAS LAS ENTIDADES PUBLICAS DE CUALQUIER ORDEN, MEDIANTE PUBLICACION EN SU PAGINA WEB DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE CONTENGA EL INVENTARIO.

• Solicitud del Ente Interesado. LA ENTIDAD PUBLICA INTERESADA EN LA ADQUSICIÓN POR ENAJENACION A TITULO O TRANSFERENCIA, DEBERA MANIFESTARLO POR ESCRITO DENTRO DE LOS 30 DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE PUBLICACION DEL INVENTARIO, SEÑALANDO QUE ESOS BINES LOS NECESITA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES Y LAS RAZONES QUE JUSTIFICAN SU SOLICITUD. SI EXISTE DOS O MAS MANIFESTACIONES DE INTERES, SE ENTREGARÁ A QUIEN PRESENTO PRIMERO SU INTERES.

• Acta de Entrega. DETERMINADA LA ENTIDAD, SE REALIZARA UNA ACTA DE ENTREGA QUE SUSCRIBIRAN LOS REPRESENTANTES LEGALES DE AMBAS ENTIDADES Y LOS BIENES SE ENTREGARAN LOS BIENES EN UN TERMINO NO MAYOR A 30 DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA SUSCRIPCIAON DEL ACTA DE ENTREGA..

• Registro Contable. COMO BIENES TRANSFERIDOS PARA QUIEN ENTREGA (DB Y PARA LA ENTIDAD QUE RECIBE EN BIENES RECIBIDOS (CR)

BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICOBAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICO

Entidad solicitante

1. Dirige una solicitud al Ordenador del Gasto solicitando traspaso o transferencia a título gratuito los bienes que no esta utilizando

3. Estudia la solicitud y de acuerdo a la disponibilidad y al concepto de la parte administrativa; la aprueba o la rechaza, respondiendo por escrito a la entidad solicitante.

4. Envía la solicitud y copia de la respuesta del Ordenador del Gasto al área de almacén e inventarios

RepresentanteLegal

ParteAdministrativa

2. Verifica la existencia y el estado en que se encuentran los bienes y genera relación pormenorizada detallando los bienes por agrupaciones de inventarios, con las indicaciones de: descripción, cantidad, costo Histórico, saldos en las cuentas valuativas, vida útil restante, saldo en libros, proveedor, placa, serial, entidad aseguradora, etc.

El traspaso de bienes muebles entre entidades públicas es posible cuando dichos bienes no sean de aquellos respecto de los cuales se ha producido la desafectación en razón de que la entidad pública titular del dominio ya no los requiere para su servicio, por cuanto éstos por mandato legal deben ser enajenados mediante contrato de venta.

BAJA POR TRASPASO DE BIENES AL PROGRAMABAJA POR TRASPASO DE BIENES AL PROGRAMACOMPUTADORES PARA EDUCARCOMPUTADORES PARA EDUCAR

Dentro de la "agenda nacional de conectividad, el salto a Internet" se enmarca el programa nacional, computadores para educar aprobado por documento COMPES 3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y reacondicionar equipos de cómputo dados de baja por entidades públicas y empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas de todo el País, especialmente las áreas mas apartadas de la geografía nacional.

Quedando incluido en el Decreto 2324 de noviembre del 2000 y en la Directiva Presidencial 02 de 2001.


PROCEDIMIENTO POR LA PERDIDA DE BIENES PUBLICOS

Responsabledel Bien

1. Da aviso a la parte Administrativa de la perdida, hurto o robo del bien.

2. Presenta denuncia ante autoridad competente del hurto o robo.

ParteAdministrativa

3. Informar al Representante Legal sobre el hecho

4. Designa a un funcionario para efectuar Inspección Ocular (En los casos que amerite)

5. Informar a la Aseguradora y solicitar reposición del bien

FuncionarioDesignado

6. Efectúa Inspección en el lugar de los hechos y levanta un acta y presenta un informe sobre los hechos relevantes

RepresentanteLegal

7. Evalúa la situación y determina que tipo de investigación debe adelantarse según el grado de la falta.

8. Autoriza la baja de bienes por perdida y el registro en la cuenta de responsabilidades en proceso.

9. Proyecta acto administrativo designando a un funcionario Investigador

FuncionarioInvestigador

10. Efectúa una investigación concluyendo en sanción o cierre de archivo

11. Presenta un informe de inspección relatando los hechos o

Responsabledel Bien

12. En caso de que se le declararse responsabilidad administrativa por la perdida del bien deberá:- Reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características ó - Cancelar el valor del bien a precio comercial previo avalúo

13. Si se determina que la falta es grave, la Entidad dará traslado del proceso a quién corresponda (Disciplinaria o Penal)

Parte Administrativa

14. En caso de pago, reintegro o exoneración, descarga el saldo de la cuenta de Responsabilidades en Proceso

15. En caso de que el proceso se envié a la Contraloría, trasladar a la cuenta de Responsabilidades Fiscales.

PROCEDIMIENTO POR LA PERDIDA DE BIENES PUBLICOS PROCEDIMIENTO POR LA PERDIDA DE BIENES PUBLICOS

PROCESOS DE ENAJENACION DE BIENES PUBLICOS

• DECRETO 4444 DE 2008

ENAJENACION BIENES DEL ESTADO CAP VII SECCION 3.7.1.1 DECRETO 734/2012

REGLA GENERAL CONVOCATORIA PUBLICA

Ámbito de aplicación Art. 3.7.1.1 Decreto 734/2012Modalidades de selección Art. 3.1.1Principios que se deben aplicarFormas de enajenación: Directa sobre cerrado o subasta publica o por

medio de Intermediarios Art. 3.7.1.2.Estudios previos y convocatoria Art.3.7.1.3Aviso de convocatoria publica de enajenación de los B. MueblesContenido del Pliego de condiciones Art. 3.7.1.4Publicidad del proceso SECOOP, Art.3.7.1.5 mas los del Art. 2.2.5 que

son 19 Actos y la Publicación en la Pagina Web Lista de los Bines a ser enajenados El Precio Mínimo de venta.

MODALIDADES DE ENAJENACION• DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO.• 1. PUBLICACION EN EL SECOP DE LA CONVOCATORIA PARA LA ENEJENACION DE

BIENES QUE PRETENDE NEGOCIAR EN FORMA DIRECTA.• CON EL AVISO DE CONVOCATORIA SE PUBLICARA EL PROYECTO DE PLIEGO DE

CONDICIONES, INDICANDO EL LUGAR EN DONDE SE PUEDEN CONSUTAR LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Y SE PUBLICARA EL LISTADO DE LOS BINES A ENEJENAR.

• 2. RECIBIDAS Y RESPONDIDAS LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, LA ENTIDAD EXPEDIRA EL ACTO ADMINITRATIVO DE APÉRTUTA Y LO PIBLICARÁ EN EL SECOP JUNTO CON EL PLIEGO DEFINITIVO.

• 3. RECIBIDAS LAS OFERTAS LA ENTIDAD HARA LA VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES DE LOS OFERENTES, RESULTADO SE PUBLICARA EN EL SECOP JUNTO CON EL LISTADO DE LOS BIENES SOBRE LOS CUALES SE RECIBIERON PROPUESTAS.

• 4. APERTURA DE LAS OFERTAS ECONMICAS DE LOS PROPONETES HABILITADOS EL DIA, FECHA, HORA Y LUGAR SEÑALADOS EN EL PLIEGO DE CONDICIONES, SE INFORMARA LA MEJOR OFERTA RECIBIDA EN SOBRE CERRADO, CON EL FIN DE PERMITIR POR UNA SOLA VEZ QUE LOS ASISTENTES LA MEJOREN.

• 5. SURTIDO LO ANTERIOR, LA ENTIDAD ADJUDICARÁ EL BIEN O BIENES AL PROPONENTE QUE HAYA OFERTADO EL MEJOR PRECIO.

MECANISMOS DE ENEJENACION

• ENAJENACION DIRECTA A TRAVES DE SUBASTA PUBLICA.• 1. CON LOS OFERENTES HABILITADOS DE MANERA PRESENCIAL O

ELECTRONICA EN EL DIA, HORA Y LUGAR SEÑALADOS EN EL PLIEGO.

• 2. EL MAYOR PRECIO OFRECIDO POR LOS PARTICIPANTES HABILITADOS EN SUS OFERTAS SERA EL VALOR INICIAL CON QUE SE COMENZARA LA SUBASTA.

• 3. EL BIEN SERA ADJUDICADO AL PARTICIPANTE QUE HAYA OFERTADO EL MAYOR VALOR A PAGAR, SI TRANSCURRIDO EL TIEMPO SEÑALADO EN EL PLIEGO, NO SE LOGRA UNA POSTURA MEJOR.

• EL PLIEGO DE CONDICIONES PODRA SEÑALAR EL NRO MAXIMO DE POSTURAS QUE PUEDE REALIZAR CADA PARTICIPANTE, ASI COMO UN VALOR MINIMO DE MEJORA DE LAS MISMAS Y DEMAS ASUSNTOS PROPIOS DEL PROCEDIMIENTO.

MECANISMOS DE ENAJENACION

• A TRAVES DE PROMOTORES = BANCA DE INVERSION, MARTILLO, BOLSA DE BIENES Y PRODUCTOS AGROPECUARIOS, COMMODITES U PROFESIONALES IDONEOS.

• 1. LA VENTA SERA SIEMPRE A TRAVES DE SUBASTA PUBLICA O MEDIANTE EL MECANISMO DE DERECHO PRIVADO QUE SE CONVENGA CON EL INTERMEDIARIO. SE ESEPTUA LA ENAJENACION A TRAVES DE LA SOCIEDAD CENTRAL DE INVERSIONES CISA.

• 2. A LOS INTERMEDIARIOS LES SERAN APLICABLES LAS INHABILIDADES E INCOPATIBILIDADES Y EL REGIMEN DE CONFLICTO DE INTERESES.

• 3. PARA EL AVALUO DE LOS BIENES, LOS INTERMEDIARIOS SE SERVIRAN DE LOS EVALUADORES DEBIDAMENTE INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE EVALUDADORES QUIENES RESPONDERAN SOLIDARIAMENTE CON AQUELLOS.

• 4. REQUISITOS DE LA OFERTA O POSTUA. EL OFERENTE DEABERA CONSIGNAR EL 20% DEL PRECIO MINIMO DE VENTA COMO REQUISITO HABILITANTE PARA PARTICIPAR EN LA PUJA Y QUE SE IMPUTARÁ AL PRECIO. LOS OFERENTES NO SELECCIONADOS SE LES DEVOLVERA EL VALOR CONSIGNADO SIN INTERESES. UNA VEZ RECIBIDA LA OFERTA NO PODRAN RETRACTARSE, DE HACERLO O INCUMPLIR LAS CONDICIONES DE PAGO O FORMA DE DOCUMENTOS U OTRO REQUISITO DEL NEGOCIO JURIDICO, PERDERA EL VALOR DE LO CONSIGNADO QUE SE ENTIENDE COMO GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.

ENAJENACION ONEROSA DE BIENES A LA CENTRAL DE INVERSIONES S.A. CISA.

• Contrato Inter administrativo. LA ENTIDAD PUBLICA PODRA ENAJENAR SUS BIENES A TITULO ONEROSO CON LA CENTARAL DE INVERSIONES S.A. CISA. MEDIANTE UN CONTRATO INTERADMINISTRATIVO EN EL CUAL SE ESPITULARAN LAS CONDIONES DE VENTA.

• Valor de Transferencia a CISA. SE ACORDARA ENTRE LAS PARTES APLIANDO LOS MEDIOS DE VALORACION ADOPTADOS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE ESTA, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL BIEN. PARA BIENES INMUEBLES Y MUEBLES EL MODELO DE VALORACION DE CISA, PARTIRA DEL AVALUO COMERCIAL Y EL PECIO MINIMO DE VENTA.

DETERMINACION AVALUO Y PRECIO MINIMO VENTA BIENES MUEBLES.

• AVALUO COMERCIAL. El precio mínimo de venta de aeronaves, motonaves y vehículos de mas de 2 ejes será practicado por persona natural o Jérica registrada en el Registro Nacional de Evaluadores.

• Para otro tipo de bienes muebles se tendrá como precio mínimo de venta el estudio del mercado que para el efecto realice la propia entidad teniendo en cuenta el valor registrado en LIBROS CONTABLES. En Inmuebles el avalúo del Agustín Codazzi, Bancas de inversión o P. Naturales O jurídicas registradas en el Registro Nacional de Avalaos. RNA.

• PRECIO MINIMO DE VENTA. Una vez obtenido el avalúo comercial la entidad lo ajustará para obtener el precio mínimo de venta con las siguientes variables: Valor del avalúo, Ingresos, Valor de la Depreciación Esperada, Gastos (Vigilancia, impuestos y gravámenes, Registro de propiedad, Seguros, avalaos, Promoción y venta, bodegaje, transporte, reparaciones administración) Tasa de redescuento, Tiempo de Comercialización y Calculo del Precio Mínimo de venta. El objetivo es la de establecer el precio de referencia para la enajenación teniendo en cuenta el tiempo de comercialización y los costos en que incurre la entidad por se la propietaria del activo.

TOMA FISICA DE INVENTARIOS


INVENTARIOS DE BIENES

Es la verificación física de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depósitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al año.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.


Sistemas independientes sin interfase a Contabilidad

Procedimientos que no están claramente establecidos

Los movimientos de ingresos, egresos y baja de bienes no se reportan

Clasificación

Codificación

Registros y soportes contables Tardíos

Ausencia de inventarios consolidados y no conciliación con el balance de la entidad

CAUSAS QUE GENERAN DIFERENTES INVENTARIOS CON LOS QUE REPORTA CONTABILIDAD

(PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)


ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA

REALIZAR UNA COMPARACION CON REGISTROS DE ALMACEN, CONTABILIDAD Y LOS SALDOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE ENCUENTREN EN PODER Y EN RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.

SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE ENCUENTREN EN PODER DE TERCEROS, EN CUALQUIER CONDICION Y QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO PUBLICO O PUEDEN AFECTAR SUS RESULTADOS, VERIFICAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y LA GESTION DE LA ADMINISTRACION.

SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN RECIBIDOS DE TERCEROS EN CUALQUIER CONDICION.


ESTRATEGIAS PREVIAS A LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS ESTRATEGIAS PREVIAS A LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

• Visitas de diagnóstico para determinar las fortalezas o Visitas de diagnóstico para determinar las fortalezas o

deficiencias de registros contables deficiencias de registros contables

•Análisis a los estados contables e informes y/o Análisis a los estados contables e informes y/o recomendaciones de los entes de control y fiscalizaciónrecomendaciones de los entes de control y fiscalización

•Programas de capacitación y compromisos de Programas de capacitación y compromisos de mejoramientomejoramiento

•Procesos y procedimientos para corregir deficiencias.Procesos y procedimientos para corregir deficiencias.

•Manual adoptado para el manejo, control y clasificación los Manual adoptado para el manejo, control y clasificación los inventarios.inventarios.

PLANEACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS

LOS INVENTARIOS SE INICIAN CON UN SANEAMIENTO Y DEPURACION DE SALDOS ANTIGUOS Y DE LOS BIENES QUE ESTEN REGISTRADOS POR DEBAJO DE MEDIO SALARIO MINIMOLEGAL VIGENTE.

• OPORTUNIDAD – FECHAS DE INICIACION Y TERMINACION• RESPONSABLES DE CADA DEPENDENCIA• PROYECCION DEL PERSONAL REQUERIDO• CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL PARTICIPANTE• APOYO TOTAL ADMINISTRATIVO• DETERMINACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR• RECONOCIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y LAS, BODEGAS• INFORMES A EMITIR Y CONTENIDOS• DOCUMENTOS DE TRABAJO Y PLANILLAS DE REGISTROS• EVALUACIONES DE RESULTADOS• INFORMES Y RECOMENDACIONES• AJUSTES CONTABLES, COMPENSACIONES PERMITIDAS • RESPONSABILIDADES POR FALTANTES• REGISTRO DE INGRESOS POR SOBRANTES

OBTENCION INFORMACION PARA LA PLANEACIONDE UNA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

1. ANALIZAR ESTADO GENERAL DE LA CONTABILIDAD Y LA INFORMACION DE ALMACENES, INVENTARIOS Y ARCHIVOS

2. OBTENER LA INFORMACIÓN SOBRE ORDENAMIENTO, CLASIFICACIÓN, CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS NECESARIOS PARA MANIPULACIÓN Y RECONOCIMIENTO.

3. UBICAR E IDENTIFICAR GEOGRAFICAMENTE LOS SITIOS Y LAS DEPENDENCIAS QUE PUEDEN TENER BIENES DE LA ENTIDAD

4. DIFERENCIAS ENTRE REGISTROS DE CONTABILIDAD E INVENTARIOS5. EVALUAR GRADO DE COMPLEJIDAD DE TOMA FÍSICA EXISTENTE.6. PERSONAL REQUERIDO PARA LA TOMA FÍSICA, DURACIÓN Y

PLANEACIÓN.7. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO EXISTENTES, EL RESPALDO

ADMINISTRATIVO, SEGUIMIENTO, CONTROL, REGISTRO E INFORMES DE INVENTARIOS

8. SEGUIMIENTO CONTROL Y RESPONSABILIDAD DE LOS ENCARGADOS9. INFORME DE RESULTADOS

ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

1. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES SERVIBLES EN USO.2. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES INSERVIBLES,

OBSOLETOS E INNECESARIOS Y SI HAY CLARIDAD EN EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR EL PROCESO DE BAJAS

3. IDENTIFICAR LOS BIENES QUE NO APARECEN EN EL FISICO PERO FIGURAN EN LOS REGISTROS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRATIVO QUE PERMITA IDENTIFICAR LOS FALTANTES Y LOS RESPONSABLES DE ESTOS

4. IDENTIFICACION DE BIENES NO REGISTRADOS EN INVENTARIOS Y QUE SE DEBEN INCORPORAR COMO SOBRANTES DE INVENTARIOS O QAUE SE PUEDEN COMPENSAR POR SEMEJANZA O IGUALES CARACTERISTICAS.

5. IDENTIFICAR BIENES QUE FIGURAN EN INVENTARIO –COMO ACTIVOS PERO POR SUS CARACTERISTICAS PUEDEN SER CONSIDERADOS DE CONSUMO - DEPURAR BIENES.

6. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES RECIBIDOS Y ENTREGADOS EN COMODATO

7. CONCILIACION DE LOS SALDOS OBTENIDOS EN LA TOMA FISICA Y LOS REFLEJADOS CONTABLEMENTE

LA TOMA FÍSICA DEBE SER ORDENADA Y LA INFORMACION QUE SE LEVANTE DEBE SER COMPLETA Y VERAZ


CONTENIDO DEL ACTA DE INVENTARIOS

Acta o Informe Final de la Toma Física

En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación.

CONTENIDO MINIMO DEL ACTA.Lugar y fecha; Nombre de la entidad; Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes; datos del funcionario o responsable de su uso o custodia;datos de la fianza: número, cuantía, compañía aseguradora y vigencia (si a ello hubiere lugar); Información de los funcionarios que acompañan el proceso, de Control Interno o el delegado por la administración, descripción o nombre de los bienes; codificación o número de placa; unidad de medida; saldos según registros en kárdex o en el sistema de control de bienes;

Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.

CONTENIDO DEL ACTA DE LA TOMA DE INVETARIOS

Se debe dejar constancia en el acta sobre las diligencias que permitieron recoger transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física. Traslados realizados entre dependencias y funcionarios, listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos que requieren reparación; Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que se inicie la investigación administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar.

Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:1.- Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando2.- Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las respectivas observaciones y se elaborará el correspondiente registro en el sistema, tarjeta de kárdex o listados de control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario físico en que se estableció. Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo, mediante autorización del Representante Legal se hará la contratación correspondiente.


INVENTARIOS FISICOS DEPOSITO Y SERVICIO

3.- Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos que no sea procedente o viable su compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el Responsable del Almacén traslade oficialmente al comité de inventarios el resultado de las averiguaciones y la información o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del bien, documentación ésta, que será tenida en cuenta por el comité para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de responsabilidad y se fuere del caso, de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al interior de la entidad para lo de su competencia.4.- Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizarán previa autorización del Representante Legal o del funcionario que él delegue para tal fin o del comité de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultánea6.- Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes.


SALDOS DE LA CUENTA DE CONTABILIDADCON ALMACEN – INVENTARIOS

77. . Revisar los saldos reportados por Contabilidad en Balance contra Revisar los saldos reportados por Contabilidad en Balance contra los saldos y soportes de Almacén e Inventarios. los saldos y soportes de Almacén e Inventarios.

8.-8.- Identificar las inconsistencias, que afectan los saldos. Identificar las inconsistencias, que afectan los saldos.

9.- 9.- Revelar el origen y magnitud de la inconsistencia de estos saldos.Revelar el origen y magnitud de la inconsistencia de estos saldos.

10.-10.- Generar plan de acción y mejoramiento para la conciliación de Generar plan de acción y mejoramiento para la conciliación de los saldoslos saldos

11.-11.- Realizar los ajustes necesarios para reflejar la realidad financiera Realizar los ajustes necesarios para reflejar la realidad financiera de la Entidadde la Entidad

12.-12.-Definir procedimientos que permitan mejorar y solucionar las Definir procedimientos que permitan mejorar y solucionar las inconsistencias detectadas.inconsistencias detectadas.


CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO

EL CONTROL DE ESTOS ELEMENTOS SE EJERCERÁ A TRAVÉS DEL GRUPO DE INVENTARIOS EL CUAL TENDRÁ EN CUENTA LOS SIGUIENTES MECANISMOS:

• INVENTARIO SISTEMATIZADO DE BIENES

• CARPETAS POR DEPENDENCIAS

• SISTEMA INTERNO DE IDENTIFICACION DE LOS BIENES INDIVIDUAL Y POR DEPENDENCIA

• PRUEBAS SELECTIVAS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

• PROGRAMAS GENERALES DE INVENTARIOS FISICOS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.


REPONSABILIDAD EN MANEJO DE BIENES PUBLICOS

RESPONSABILIDADES POR PERDIDA DE BIENES

A partir de la Resolución 4536 de 1.998 y las circulares de 1.999 - CGR sobre Procedimientos y acciones a seguir con ocasión de pérdida de bienes o fondos de la Nación; las entidades públicas asumieron las investigaciones disciplinarias correspondientes por la pérdida o extravío de sus bienes.

De otra parte la Ley 610 de 2000 reglamentó la perdida de bienes cuando : Art. 7 En los casos de pérdida, daño o deterioro de bienes por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, los bienes inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión por parte de los presuntos responsables. (Gestor Fiscal es el Representante de la entidad, el tesorero, el jefe de presupuesto, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de planeación, el almacenista entre otros. Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional).

“En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario, procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales, establece el Código Disciplinario Único o los delitos tipificados en la legislación penal.”

RESPONSABILIDADES

• RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS EN PROCESO INTERNAS

Para los Funcionarios que no son gestores

• RESPONSABILIDADES EN PROCESO FISCALES Para los Funcionarios que son gestores

RESPONSABILIDADES DE LOS GESTORES FISCALES

(Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional). Representante de la entidad, Tesorero Jefe de presupuesto, Jefe de la oficina jurídica, Jefe de planeación, Almacenista entre otros.

SERVIDORES PUBLICOS QUE SON GESTORES FISCALES Son todos aquellos funcionarios de manejen o administren bienes o fondos de la Nación. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ES A QUIEN LE CORRESPONDE ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD QUE SE DERIVE DE LA GESTIÓN FISCAL; IMPONER SANCIONES PECUNIARIAS; RECAUDAR SU MONTO EJERCER LA JURISDICCIÓN COACTIVA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9. PUDIENDOLO EFECTUAR POR EL PROCEDIMIENTO VERBAL DE RESPONSBILIDAD FISCAL ART. 97 LEY 1474/2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION

SERVIDORES PUBLICOS QUE NO SON GESTORES FISCALES VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15

LAS ENTIDADES ASUMEN LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. (VER CONCEPTO 80112 EE 31877) PAG.15 EL RESARCIMIENTO DE LOS PERJUICIOS CAUSADOS AL ERARIO POR LA PÉRDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES, POR VÍA DISCIPLINARIA, SOLO PROCEDE MEDIANTE LA DEVOLUCIÓN, REPARACIÓN O RESTITUCIÓN VOLUNTARIA DEL BIEN, QUE REALICE EL SERVIDOR PÚBLICO, (NO A TITULO DE SANCIÓN), LO CUAL PRODUCE EFECTOS EN LA GRADUACIÓN DE LA SANCIÓN

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD

Concepto 1686 / Julio 2003 Contraloría General de la República

“el numeral 22 del artículo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro de los Deberes de los servidores públicos entre otros; “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.

Entonces es importante puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor público, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados a éste para su guarda, custodia y administración.

En caso de pérdida, hurto o extravío de los bienes, le corresponde a la administración la recuperación de los mismos, y al servidor público la responsabilidad personal pertinente. Por ende, la administración pública está obligada a recuperar los bienes perdido o extraviados, en forma ágil y oportuna.


EL PROCESOS DE RESPONSABILIDAD

El proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer las responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.

Proceso Administrativo de Gestión Fiscal : El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta planeación, adquisición, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Marco legal: ley 610 de 2000 y Resolución 4536 de 1998

Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios

Artículo 34, Deberes de los funcionarios públicos, en sus numerales 4, 5,21 y 22:

Numeral 4….“Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargoo función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de sus función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.”

Numeral 5….“Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”

Numeral 21…”Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”

Numeral 22…”Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”

Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios Artículo 48, Son faltas gravísimas, numerales 3, 43, 51, 52 y 63.Numeral 3…”Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del

Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga”.

Numeral 43…”Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas”.

Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”.

Numeral 52…”No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.

Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuéstales pertinentes”.presupuéstales pertinentes”.


Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios

Artículo 55, Son faltas gravísimas, numeral 4:

Numeral 4…” Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.”

Otra normatividad asociada a inventarios:

Circular número 25 de 2000, por la cual se fijan Pautas mínimas para la implementación del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º de enero del 2001.


RESPONSABILIDADES

SEMINARIO ALMACEN 2013

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