Seminario

El Proceso de Contratación Administrativa

Herramientas para su Transparentación

Lic. Eric Rojo-Stevens

San José, Costa Rica 8 a 10 de Febrero 2005.

“... debemos enfrentar el cáncer que es la corrupción… En cada vez más países, es el pueblo el que exige que se tomen medidas en este tema… La corrupción es un importante obstáculo al desarrollo sólido y equitativo... “

James D. Wolfensohn, Discurso ante la Junta de Gobernadores en la Reunión Anual del Banco Mundial y el

Fondo Monetario Internacional, octubre de 1996.

Elementos de Gobernancia Perspectiva Sobre Contratación

Administrativa Herramientas Preventivas E-Gobierno Estudio de Casos

TEMÁTICA

Objetivo

Discutir Herramientas que Transparentan al Proceso de Contratación Administrativa que:

prevengan el fraude, abuso y desperdicio de recursos, y

generan ahorros y mejoran la calidad de los bienes y servicios del sector público.

Un buen proceso de contratación Costo verdadero Valor y Ahorros

Problemas de Gobernancia

Diferencia entre sector Público y Privado

Leyes y Reglamentos Gobierno por anécdota Corrupción La Contratación Administrativa

LA LEY

Todo gasto de gobierno es una Acción Legal

El uso de los fondos públicos esta sujeto a dictámenes de la LEY

La LEY fundamenta la reglamentación

LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Es el proceso de comprar o adquirir un bien o servicio de adecuada utilidad, que cumple con los requisitos de la jurisdicción, con el mejor valor, proveniente del mejor y mas responsable vendedor(es).

El proceso requiere de todas las actividades para la obtención de bienes y servicios que incluyen: planeación, preparación y procesamiento de una requisición, fuentes de selección, licitación, evaluación, otorga y preparación de contrato, recibo y aceptación, pago y disposición final.

La Contratación Administrativa es un trabajo de equipo, donde mucha gente se une a cumplir con un fin común para servir las necesidades públicas.

CORRUPCION

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CORRUPCION

Banco Mundial

Es el uso del poder o un puesto público para beneficio propio

El uso de los recursos públicos para beneficio propio

CORRUPCIÓN

Chiquita Personal

Grande Gobierno Política Cultural

=Tolerancia

CORRUPCIÓN DEBILIDADES INSTITUCIONALES NEGLIGENCIA INCOMPETENCIA IGNORANCIA COMPADRÍSIMO ARROGANCIA NEPOTISMO APATÍA …….. ACTIVIDADES ILEGALES

La capacidad institucional es condición técnica para el desarrollo.

Históricamente los sistemas de adquisiciones públicos reflejaban sus patologías: corrupción, ineficiencia, formalismo exagerado, poca adaptación al mercado y falta de transparencia.

IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA

El desarrollo sostenible y equitativo requiere un Estado democrático, moderno y eficiente para:

1. Tener una relación eficiente entre Estado y mercado.

2. Formular y ejecutar políticas públicas y programas eficaces.

3. Tener transparencia en las acciones.

4. Tener un ambiente de confianza y estabilidad jurídica.

IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA

Preparación Ejecución Garantía

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PERSPECTIVAS SOBRE

CONTRATACIÓN

ADMINISTRATIVA

FUNDAMENTOS

ENFOQUE El Cliente Siempre Tiene la Razón El Dueño del Dinero HACE las Reglas El Comprador en control de las

compras OBJETIVO

Obtener el Mejor Valor sobre Inversion/Dinero

Elementos Fundamentales de las Adquisiciones

La Ley Especificaciones Técnicas Documentos de Licitación Evaluación de Propuestas Contratos y Entregas Uso y Disposición

Retos a la Contratación Administrativa

1. Convertir el Proceso de Contratación

de ser un “costo” y “peso” al

comprador a una fase de Valor

Agregado en el ciclo de vida del

proyecto

Retos a la Contratación Administrativa

2. Equilibrar las expectativas del

gobierno con la capacidad de

la industria en presentar

soluciones efectivas hoy

Retos a la Contratación Administrativa

3. Desarrollar un proceso de contratación administrativa que sea: Justo, abierto, transparente y defendible

4. Que cumpla con los calendarios de

necesidades y contabilización responsable.

La Contratación Administrativa a nivel Empresa

Riesgos administrados desde la planeación

Responsabilidad y Cuentas definidas Relación Cliente Vendedor definida Disciplina y participación de terceros Compensación atada a desempeño Basado en un plan y caso de

negocios

El Costo Total de Adquisiciones

Centra la responsabilidad en el usuario /

solicitante

Enfoque en el Ciclo de Vida de bienes y

servicios.

Maximiza ahorros, responsabilidad, controles

internos, así como la eficiencia en la ejecución.

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA PREVENTIVA PREVENTIVA

El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa

Cubre el ciclo total de adquisiciones

Desarrollo, Publicación y Evaluación de licitaciones

Contratos, Entrega e Inspección de bienes y servicios

Un Servicio Ejecutado por una Entidad Independiente

Entrega Resultados al Gobierno y la Sociedad Civil

Los Resultados que ofrece el Monitoreo y Verificación son múltiples:

Combatir el fraude y la corrupción.

Aumentar la competencia entre empresas ofertantes

Mejorar la eficiencia y la transparencia de la gestión.

Genera ahorros, hace más productivo el gasto público.

Fortalecer la responsabilidad entre los ciudadanos y sus representantes

Generar confianza

Brinda transparencia al Proceso

Incrementa la eficiencia y productividad

Aprovecha las fuerzas de mercado

Incrementa la calidad de los bienes y servicios adquiridos.

DEFINEN:

1. Productos y Servicios Requeridos

2. Especificaciones definidas y correctas

3. Precios competitivos

4. Lugar requerido

5. Tiempo y Fechas de Entregas

6. Cantidades Verificadas

7. Calidad Especifica

8. Etc......

El Monitoreo y Verificación de la

Contratación Administrativa

CUBREN:•Documentos de Licitación

•Licitación y condiciones

•Guía para la preparación de ofertas

•Términos de referencia o Especificaciones técnicas

•Contratos

•Condiciones técnicas y financieras

•Legalidad

•Que la información incluida es correcta y completa

•Informes de Evaluación •Informe de Evaluación Técnica y Financiera

•Cumplimiento de Requisitos Legales

•Criterio de calificación final

•Informe de Inspección de Bienes

Verificar la inspección y aceptación

confirma términos de calidad y cantidad

El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa

ESPECIFICACIONES TECNICAS

La LLAVE al Exito en Adquisiciones

Siete Derechos de Adquisiciones

Productos y Servicios AdecuadosCondiciónPrecioLugarTiempoCantidad Calidad

IDENTIFICACION DE: NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS

QueQuienPorqueCuandoDonde

Comprar Valor AdministradoAnálisis de Valor

…es un proceso sistemático multi-disciplinario basado en un equipo. Empezando en la ’fase de información' los costos y funciones de los productos o servicios son explorados en detalle.

Análisis de Valor

Una Estrategia un compromiso de la gerencia y del personal trabajo en equipo efectivo entrenamientos en métodos de valor un programa continuo de proyectos contabilidad de costos exacta auditoria financiera para monitorear resultados

Los Beneficios del Monitoreo de Adquisiciones

Monitoreo Ex ante (evita que se cometan errores, del concepto hasta la entrega )

Asegura cumplimiento con la Ley y las Reglas de Adquisición

Añade valor agregado (real)a los bienes y servicios contratados

Dificulta la corrupción

Efecto preventivo Eficiencia Puntualidad Transparencia Libera Recursos

Financieros Capacitación

Perspectiva

La Ejecución Adecuada de Cada Fase, Asegura:

““Que lo que se recibe Que lo que se recibe es exactamente lo es exactamente lo que se contrató”que se contrató”

Se establece un circulo de revisión legal/administrativo de cumplimientos contra obligaciones

Se analizan las Especificaciones con los bienes y servicios entregados a la fecha por el contratista.

Se examina el historial y cambios o tropiezos del contrato en progreso

Se examinan todas las facturas y pagos realizados; con el fin de detectar sobrepago

Revisión y Análisis de Contratos Activos

El Gobierno electrónico aumenta la eficiencia, eficacia y transparencia de la acción gubernamental.

Sin embargo, sin cambio en las instituciones y los procesos hay el riesgo de que la tecnología de la información ayude a hacer más eficientemente lo que se hace mal.

Esta tecnología no aporta fórmulas mágicas.

GOBIERNO ELECTRONICO

La estrategia de gobierno electrónico debe ser parte de una estrategia de fortalecimiento de la gobernabilidad democrática:

•es un reto de rediseño de instituciones, políticas y procesos,

• no solamente de introducción de tecnología.

• El Síndrome G.I.G.O.

Preparación Ejecución Garantía

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Estudios de Casos

Nº 1 MedicamentosNº 2 Helicópteros

VERIFICACIÓN DE ADQUISICIONES

EL MINISTERIO DE SALUD PUBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL (MSPyAS)

¿QUÉ ES UN CONTRATO ABIERTO?

Un tipo de licitación que permite la compra directa por ciertas unidades gubernamentales

Permite el control centralizado y la compra descentralizada

Identifica a los proveedores legítimos

Garantiza precios bajos

Garantiza la calidad de los productos

Impide las prácticas ineficientes y corruptas

EL SISTEMA NO FUNCIONA

Por Que?: MSPyAS carece de la capacidad técnica

- administrativa para operar el sistema Necesita optimizar su Sistema de

Contratos Abiertos

Solución:

Contrata una empresa privada experimentada para que ayude

ESTUDIA EL SISTEMA(y halla deficiencias)

MSPyAS tiene poca participación en el proceso de licitación

Las normas y los reglamentos de adquisición son imprecisos

El volumen de consumo de los productos se desconoce

No existen especificaciones técnicas de los productos Los proveedores no son calificados Los precios no se controlan Hace falta control de calidad (no hay verificación) No existen sanciones para los proveedores malos

SOLUCIONES

MSPyAS crea una unidad que participará activamente en el proceso de adquisición

: prepara un pronóstico del consumo de

productos genera especificaciones técnicas para todos

los productos desarrolla herramientas y documentación

para la adquisición sugiere regulamentos y decretos

administrativos de adquisición Emisión de MPSyAS

PRONÓSTICO DE CONSUMO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

Ayuda al MSPyAS a llevar a cabo una encuesta nacional del consumo de fármacos

Efectúa un análisis de redundancia de los productos farmacéuticos

Resultado : Reducción de la lista de los productos requeridos de 1,600 a 800

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

Genera una lista de productos farmacéuticos según los nombres genéricos

Requiere especificaciones en la rotulación

Establecen requisitos de empaque e indicaciones de almacenaje

Resultados: - Elimina la adquisición comercial, incrementando la competencia

- Mejor calidad del producto- Dificulta la corrupción

Reglamentos

Establecer banda de precios de un máximo de un 3 %

PENICILINA CRISTALINA 1996 1997PRECIO MENOR Q 2.40 Q 1.80PRECIO MAYOR Q 16.60 Q 1.86

Pautas para seleccionar proveedores legítimos y económicamente sólidos:

Comprobación de su estatus legal (estatutos, registro comercial, etc..)

Emisión de garantía de licitación, garantía de cumplimiento

Sanciones a proveedores en incumplimiento Resultados: 1996 > 160 proveedores

1887 > 45 proveedores

PROCEDIMIENTOS GUBERNAMENTALES

El gobierno garantiza la emisión del pago dentro de 30 días, incluye índice inflacionario

Los procedimientos y documentación entre oficinas gubernamentales se hacen estándar

Capacitación del personal de adquisición

Pautas y metodología de control de calidad

PROCESO DE ADQUISICIÓN

Desarrollo e implementación del llamado a licitación estándar

Cumplimiento estricto de pautas y reglamentos Implementación de herramientas automatizadas:

Entregado de diskette previamente formateado a los licitantes para cotización de precios

Evaluación automatizada de ofertas; ingreso de cotizaciones para comparación directa automática

Evaluación de la oferta controlada por organizaciones profesionales no - gubernamentales

PARTICIPACIÓN DE EN MSPyAS Y IGSS

Precios de Contratos Abiertos

Precios Después de la Intervención

AHORROS %

DESCRIPCIÓN IGGS MSPAS IGGS MSPAS IGSS MSPAS Estetoscopio Adultos Q 575.00 Q 592.00 Q 128.57 Q 128.57 347 % 360 %

Lámpara quirúrgica Q 555.00 Q 2800.00 Q 525.00 Q 525.00 5 % 433 %

Penicilina Sódica G. Q 1.63 Q 16.71 Q 1.31 Q 1.31 24 % 1175 %

Mebendazol - Pastillas Q 0.08 Q 0.22 Q 0.06 Q 0.06 33 % 266 %

Clorhidrato de ranitidina Q 0.39 Q 1.380 Q 0.21 Q 0.21 85 % 557 %

Levotiroxina Q 0.170 Q 0.90 Q 0.13 Q 0.13 30 % 592 %

Guantes quirúrgicos 7 1/2 Q 3.48 Q 3.87 Q 1.45 Q 1.45 140 % Q 166 %

Venda de yeso 2 x 3 “ Q 10.66 Q 11.85 Q 2.51 Q 2.51 324 % 372 %

Aguja desechable 26 g Q 0.23 Q 0.26 Q 0.11 Q 0.11 109 % 136 %

Jeringa desechable 3 cm3 Q 0.61 Q 0.68 Q 0.33 Q 0.33 84 % 106 %

Pulseras de identificación Q 1.48 1.65 0.73 Q 0.73 102 % 126 %

Tubo endotraqueo Q 10.57 Q 11.75 Q 5.72 5.72 4 % 105 %

RESULTADOS FINANCIEROS 1997

MSPyAS Presupuesto: US $ 25 millones

Ahorro: US $ 10 millones o 40%

IGSS: Presupuesto: US $ 25 millones

Ahorro: US $ 3.7 millones o14.8%

ESTUDIO

HELICÓPTEROS PARA UTOPIA

HELICÓPTEROS PARA UTOPIA *

* ESTUDIO SOBRE CÓMO NO LLEVAR A CABO LAS ADQUISICIONES

(de los archivos)

INTRODUCCIÓN

¿Qué pasó?

¿Por qué? ¿Se podría haber evitado? ¿Se puede corregir?

¿Qué importa?

Especificaciones Técnicas Claras

“…helicópteros medianos o pesados para transportar a 12 soldados equipados

para el combate…”

HISTORIA

UTOPIA Se emite llamada a

licitación Se hacen ofertas Se revisan ofertas Revisión no decisiva Se procesa

erróneamente Se pierde el proceso

de 4 meses

CONSULTOR Da aviso del error Prepara licitación

modelo Audita revisiones de

ofertas Revisión propia Emite certificados Resultados objetivos Demuestra ahorro

(dinero y recursos)

PROBLEMAS

Desarrollo de Documentos de Licitación

Objetivo equivocado Especificaciones Técnicas Requisitos legales Criterio técnico Criterio económico Criterio de puntaje Criterio de evaluación Ningún control del proceso

EFECTOS A CORTO PLAZO

Número equivocado de unidades

No es el mejor valor ni la mejor inversión

No es lo necesario según las necesidades

EFECTOS A LARGO PLAZO

Flota no es eficaz en términos de costos

El Mantenimiento es demasiado caro

Se abandonao

Se mantiene por encima de otras prioridades

CONCLUSIÓN

LICITACIÓN DE UTOPIA 9 helicópteros por $ 11,079,208

@ Costo operativo de $ 7,650,000

MODELO 16 helicópteros por $ 5,736,966

@ Costo operativo de $ 2,490,000

La Ejecución Correcta de Cada Fase, Asegura esa Fase, pero....

Nunca corrige,

....solo perpetua y magnifica los errores de las anteriores.

EL CAMINO AL EXITO SIEMPRE ESTA EN CONSTRUCCION

Anonimo

PREGUNTAS

COMENTARIOSCONCLUSIONES