Metodologías de Dirección de Proyectos ¿Predictivas vs. Agiles? ¿PMI® vs. Scrum?

Alejandro Gabay, PMP, PMI-ACP, CSM

Junio 2014

Qué es el PMBoK®

• Una guia al… PMBoK®

• Project Management Body of Knowledge

• Proporciona pautas y define conceptos

• Describe el ciclo de vida de la dirección de

proyectos y de los proyectos.

• Es un standard y una guia reconocida mundialmente

• 5 Grupos de Procesos

• 10 Areas de conocimiento

Cierre

Planificacion

Ejecución

Seguimiento y Control

Iniciación

PMBoK®: Grupos de Procesos

PMBoK: Areas de Conocimiento

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PMBoK®: Sobre Metodología • Pag.35. Entre esas restricciones(*), así como las limitaciones

adicionales de tiempo y presupuesto, es función del PM y del equipo

del proyecto determinar el método adecuado para llevar a cabo el

proyecto.

El equipo elige la metodología (*) Según modelo de Governance

• Pag.48. Para un proyecto determinado, el PM, en colaboración con el

equipo de proyecto, tiene siempre la responsabilidad de determinar

cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor

adecuado para cada proceso.

El equipo determina los procesos

PMBoK®: Tipos de Ciclo de Vida

• Ciclos de Vida Predictivos

– Son aquellos en los cuales el alcance del proyecto, el tiempo y costo

requeridos para lograr dicho alcance, se determinan lo antes posible en el

ciclo de vida del proyecto.

• Ciclos de Vida Iterativos e Incrementales

– Son aquellos en los cuales, dentro de las fases (o iteraciones), se repiten

de manera intencionada una o más actividades el proyecto a medida que

aumenta el entendimiento del producto por parte del equipo de proyecto.

• Ciclo de Vida Adaptativos

– Conocidos como métodos orientados al cambio o métodos ágiles.

– Son iterativos e incrementales.

– …

¿Qué es Agilidad?

Según Jim Highsmith, uno de los

creadores del manifiesto agil:

“Agilidad es la capacidad de

crear y responder al cambio

con el fin de obtener ganancias

en un entorno empresarial

turbulento”

“Agilidad es la capacidad de

equilibrar flexibilidad y

estabilidad”

“El software funcionando es la

medida principal de progreso”

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Manifiesto Agil (Agile Manifesto) (a.k.a. Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software)

Estamos descubriendo formas mejores de desarrollar software tanto por nuestra propia experiencia como ayudando a terceros. A través de este

trabajo hemos aprendido a valorar:

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

Software funcionando sobre documentación extensiva

Colaboración con el cliente sobre negociación contractual

Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Esto es, aunque valoramos los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda.

Web: http://agilemanifesto.org/ …en español: http://agilemanifesto.org/iso/es/

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Scrum - Actores Product Owner

o Responsable de maximizar el valor del trabajo del trabajo que realiza el scrum team. Es el representante del usuario/dueño del producto.

o Administra y prioriza los requerimientos (Product Backlog).

Scrum Master o Responsable de asegurarse que el proceso es comprendido

y utilizado adecuadamente.

o Prepara/entrena al equipo de trabajo, elimina impedimentos y trabaja constantemente para asegurarse que el equipo pueda conseguir los objetivos del Sprint

Scrum Team o El equipo que realiza el trabajo. Tamaño óptimo 7 personas

o El equipo se auto-organiza y es responsable en forma conjunta de los resultados del trabajo.

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Scrum - Proceso

Product Backlog

Sprint Backlog

24 hs

Producto Instalable

Iteracion /Sprint

2 a 4 semanas

Planificación Release

Planificación sprint

Qué?

Cómo?

Retrospectiva Sprint

Daily Standup

1. Qué hizo?

2. Qué hará?

3. Impedimentos?

Revisión del sprint

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PMBoK®: Ciclo de Vida Adaptativo

• Son iterativos e incrementales.

• Pretenden responder a niveles altos de cambio y la participación

continua de los interesados.

• Difieren en que las iteraciones son muy rápidas y de duración y

costos fijos (normalmente con una duración de 2 a 4 semanas)

• Generalmente ejecutan varios procesos en cada iteración

– Aunque las iteraciones iniciales pueden concentrarse en planificación.

• Al final de cada iteración el producto debe estar listo para su revisión

por el cliente.

• Los representantes del patrocinador deben estar continuamente

involucrados en el proyecto para proporcionar retroalimentación sobre

los entregables.

PMBoK®: Ciclo de Vida Adaptativo

Generalmente se opta por métodos adaptativos

en entornos que cambian rápidamente, cuando

los requisitos y el alcance son difíciles de definir

con antelación y cuando es posible definir

pequeñas mejoras graduales que aportarán valor

a los interesados.

(PMBoK pag. 46)

Notas sobre Gestión de la Integración

• Plan de Proyecto

“Los planes son inútiles. La planificación es esencial”.

- Dwight D. Eisenhower, General y Presidente (1890-1961)

– Plan para el release y planes iterativos a medida que

se avanza.

– El team es dueño y se compromete con el plan.

– Estilo de planificación gradual (“Rolling wave”)

• Gestión Integrada de Cambios

– Este proceso se simplifica e integra a la rutina diaria del team.

– Los cambios al producto se trabajan a través del Product Backlog.

– Sprint Review y Sprint Retrospective sirven también como parte de

control de cambios, de producto y de proceso.

• Cierre de Proyecto

– Retrospectivas cumplen la función de lessons learned.

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Notas sobre Gestión del Alcance

• Recolección de Requerimientos

– User Stories, Sprints Reviews.

• Definicion del Alcance y WBS

– Partiendo del Product Backlog se definen en el Sprint Planning.

– Cada User Story se puede asimilar a un work package.

– Epics y Themes para hablar de descomposición.

• Verificación del Alcance

– Se realiza con cada iteracion durante el Sprint Review con el Product

Owner e Interesados

14

Notas sobre Gestión del Alcance • Corrupción del Alcance (Scope Creep)

– La plaga en los proyectos tradicionales de desarrollo,

– En SCRUM se convierte en algo esperado y bienvenido.

– Manifiesto:

“Valoramos más respuesta ante el cambio sobre seguir un plan”

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Restricciones Funcionalidad Costo Cronograma

Estimaciones Costo Cronograma Funcionalidad

Guiado

por

Plan

Guiado por

Visión / Valor

Enfoque Tradicional SCRUM

Notas sobre Gestión de Tiempos y Costos

• Estimación

– La estimación básica de Tiempos será cantidad de Sprints:

– Cantidad de Story Points / Velocidad del Team

– La estimación básica de costos será simplemente:

– Costo del Team x Duración del Release

• Velocidad del Equipo (Velocity)

– Se mide en Story Points x Sprint.

• Focalización en impedimentos

– No se requiere identificar el camino critico del proyecto.

– Se registran y atacan los impedimentos para avanzar.

• Control de Avance

– Se utilizan los Burn Down charts.

• Una buena medida para proyeccciones

– Uso de Valor Ganado (Earned Value)

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Notas sobre Gestión de la

• Planificar la Calidad

– Terminado (done). Debe haber un criterio

único para todos los actores e interesados.

– Establecer claramente qué es la “definición de done” (DoD).

– Definir los tipos de pruebas a realizar.

• Aseguramiento de la Calidad (QA)

– Sprint Review y Sprint Retrospective incluyen QA.

– Mejora Contínua está embebida en el concepto de iteraciones.

• Control de la Calidad (QC)

– Se pone el énfasis en trabajar con los desarrolladores durante cada

iteración para encontrar y eliminar los defectos.

– Automatización de pruebas

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Notas sobre Gestión de RRHH

• Los equipos son multi-funcionales

– Gran desafío:

• Cómo trabajar con especialistas que no se requieren 100% del tiempo.

• La gente cumple con más de un rol.

• Equipos auto-gestionados y motivados – Los miembros están involucrados y comunicados.

• Capacidades del equipo – Aumenta gracias a la colaboración

y el trabajo en equipo.

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Notas sobre Gestión de las Comunicaciones

• Plan y Distribución de Información

– Formalización de reuniones y documentos

establecida.

– Simplificación utilizando Pizarras y post-it.

“Simpleza es el arte de maximizar la cantidad de

trabajo no hecho”

– Burn Down charts y EVM para reportar

rendimiento.

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Notas sobre Gestión de Riesgos

• Planificación de Riesgos

– No hay necesidad de un plan formal.

– El método para abordar los riesgos está incluído

en los procesos de Scrum.

• Análisis – En general el análisis es solo cualitativo.

– Las cortas iteraciones y revisiones hacen que esto sea efectivo.

• Monitoreo y Control

– La re-evaluación de los riesgos se hace durante las retrospectivas.

– El monitoreo se hace hasta en los daily standups donde se exponen los

riesgos potenciales, los disparadores y los nuevos obstáculos.

– La tercera pregunta del daily standup: ¿Qué impedimentos tiene?

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Notas sobre Gestión de Interesados

• Identificar y Gestionar Interesados

– Nada está oculto, los problemas se discuten

– El contacto constante es clave para el éxito del

proyecto

– Manejo de expectativas a través de los Sprint

Review

– Product Owner es parte del equipo

– Contratistas y proveedores se integran con el

equipo

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Mitos sobre Agile y PMI (1) • Los procesos agiles eliminan la necesidad de tener Aseguramiento

de la Calidad y Gestión del Proyecto

– Muchas de las actividades tradicionales de QA y PM fueron distribuidas a lo largo de los procesos y en el team.

• Los equipos agiles no planifican ni documentan su trabajo

– Los planes se revisan y reconstruyen en forma regular y con el nivel de detalle necesario en cada etapa, con un estilo “rolling wave”.

• Quienes practican agile ven la definición de requerimientos y diseño como ceremonias a evitar y que no aportan valor para el cliente.

– La definición de requerimientos es fundamental para el éxito de las iteraciones.

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Falso

Falso

Falso

Mitos sobre Agile y PMI (2) • Los métodos ágiles entran en conflicto con los procesos del

PMBoK®.

– Las áreas del PMBoK se aplicar en cada iteración y

deben ser planificadas y gestionadas para cumplir con

los requerimientos en tiempo y según el presupuesto.

• Los proyectos ágiles se pueden hacer más rápido, con menos

recursos y sin un PM.

– El PM debe ser un facilitador, dedicándose más a

liderar y menos a gerenciar.

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Falso

Falso

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Alejandro Gabay, PMP, PMI-ACP, CSM

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