SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA MODELO DEL...

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y AUTOCONTROL

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

DOCUMENTO DE TRABAJO CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 1 de 23

MODELO: GESTION DE CONTRATACION Y CONVENIOS

DOCUMENTO DE TRABAJO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Objetivo del Documento de Trabajo: Garantizar la adquisición de bienes, obras o prestación de servicios de forma transparente y en cumplimiento de la normatividad legal vigente, para los Centros de Gestión Administrativa de conformidad con el Proceso GCCON-C-003 Gestión Contractual del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol Dirección General

Responsables:

Subdirector de Centro

Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo

Funcionarios Asignados.

Alcance: El Documento de Trabajo inicia con la identificación de la necesidad y elaboración de los estudios previos y termina con liquidación del contrato en los casos señalados por la ley.

Generalidades :

MODALIDAD – SELECCIÓN MÍNIMA CUANTÍA

PREPARATORIA PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL

1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS Y/O SERVICIOS:

Solicitud de la contratación debidamente justificada por el área que requiera la necesidad.

Certificado plan de compras. Estudio de mercado. Comité de licitaciones y compras

PARA LA CONTRATACIÓN DE ELEMENTOS DE

CONSUMO Y DEVOLUTIVOS.

Certificación de existencias en el almacén.

PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS:

Certificación sobre inexistencia de personal

5. INVITACIÓN PÚBLICA:

La Entidad formulará Invitación

Publica a los interesados a través

del SECOP, que contendrá además

de lo establecido en el literal a) Art

94 Ley 1474 de 2011, lo siguiente:

- Objeto - Plazo Ejecución - Forma de Pago -Causales rechazo de las

propuestas o declaratoria de

desierto del proceso.

-Cronograma del proceso.

-Lugar físico o electrónico-recibo

de las ofertas.

-Requisitos habilitantes.

6. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ

11. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS:

Verificación de requisitos habilitantes.

Evaluación técnica y económica.

12. REPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN.

13. ACTA DE COMITÉ DE LICITACION Y COMPRAS:

Recomendación de

adjudicación o declaratoria de

desierta.






de planta para la actividad que se pretende contratar.

2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD(Decreto 2516/2011)

La sucinta descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con la contratación.

La descripción del objeto a contratar. Las condiciones técnicas exigidas. El valor estimado del contrato justificado

sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar

4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR:

De acuerdo con lo establecido en la Resolución

159 / 2008.

EVALUADOR POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO.

7. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y ELABORACIÓN ACTA DE APERTURA Y/O RECIBODE PROPUESTAS.


Verificación de requisitos habilitantes.

Evaluación técnica y económica.

9. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN.

10. ACTA DE COMITÉ DE LICITACIÓN Y COMPRAS:

Recomendación de adjudicación o

declaratoria de desierta.

MODALIDAD- SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA


1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

8. RESOLUCIÓN DE APERTURA DEL PROCESO.

9. PUBLICACIÓN DE PLIEGOS DE

23. ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO:






Y/O SERVICIOS: Solicitud de la contratación debidamente

justificada por el área que requiera la necesidad.

Certificado plan de compras. Estudio de mercado (se tienen en cuenta

precios de referencia SICE) Comité de licitaciones y compras





Certificación sobre inexistencia de personal de planta para la actividad que se pretende contratar.


3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

(Decreto 2474 / 2008).

Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar.


Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el valor de los costos para la entidad asociados a la

CONDICIONES DEFINITIVOS. Página web del SENA y en el

SECOP.

10. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ EVALUADOR POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO.

11. RESPUESTA A OBSERVACIONES A PLIEGOS DEFINITIVOS (ADENDAS).

12. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DEFINITIVOS.

13. AUDIENCIA DE FIJACIÓN DE RIESGOS.

14. MANIFESTACION DE INTERES EN PARTICIPAR.

15. CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE OFERENTES POSIBLES A PARTICIPAR LA CUAL NO DEBE EXCEDER A DIEZ (SORTEO Art. 44 N 3 y 4 Decreto 2474/2008).

16. CONSTANCIA DE LA PUBLICACIÓN SECOP LISTA DE OFERENTES.

17. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y ELABORACIÓN ACTA DE APERTURA Y/O RECIBO DE PROPUESTAS.

Firma del contrato,

24. REGISTRO PRESUPUESTAL.

25. APROBACIÓN DE GARANTÍAS.

26. PAGO PUBLICACIÓN DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN – IMPRENTA NACIONAL.

27. NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA.

28. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO.

29. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.






realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato.

Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos predecibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar.

Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto a contratar.

4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR:


159 / 2008.

5. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA.

6. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE

CONDICIONES:

Debe contener:

Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio, según sea el caso.

Fundamentos de proceso de selección, su modalidad, términos, planes y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato.

Razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o declaratoria de desierta del proceso.

18. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: a) Revisión jurídica. b) Evaluación económica. c) Evaluación técnica.

19. SUBSANABILIDAD REQUISITOS HABILITANTES

20. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN.

21. ACTA DE COMITÉ DE LICITACIÓN Y COMPRAS:



22. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTO.

Notificación a los proponentes.






Las condiciones de celebración del contrato; Presupuesto, garantías, forma de pago y demás asuntos relativos al mismo.

Criterios de desempate. Requisitos y documentos necesarios para la

comparación. Fecha y hora límite de presentación de las

ofertas.

7. RESPUESTA A OBSERVACIONES Y

SUGERENCIAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE

CONDICIONES.

MODALIDAD- SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA


1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS Y/O SERVICIOS:


Certificado plan de compras.

Estudio de mercado (se tienen en cuenta precios de referencia SICE).

Comité de licitaciones y compras

8. RESOLUCIÓN DE APERTURA DEL PROCESO.

9. PUBLICACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS.

Página web del SENA y en el

SECOP.

10. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ EVALUADOR POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO.

11. RESPUESTA A OBSERVACIONES A PLIEGOS

25. ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO:

Firma del contrato

26. REGISTRO PRESUPUESTAL.

27. APROBACIÓN DE GARANTÍAS.

28. PAGO PUBLICACIÓN DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN – IMPRENTA NACIONAL.












3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Decreto 2474 / 2008).

Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación



Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el valor de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato.

Fichas técnicas de cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, en términos de

DEFINITIVOS (ADENDAS).

12. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DEFINITIVOS.

13. AUDIENCIA DE FIJACIÓN DE RIESGOS.

14. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y ELABORACIÓN ACTA DE APERTURA Y/O RECIBO DE PROPUESTAS.


Revisión jurídica. Evaluación técnica.

16. SUBSANABILIDAD REQUISITOS HABILITANTES

17. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN PROPUESTAS INICIALES.

18. AVISO DE LA REALIZACIÓN O NO DE LA SUBASTA (LISTA DE HABILITADOS).

19. PUBLICACIÓN DE AMPLIACIÓN DEL PLAZO PARA PRESENTAR

29. NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA.

30. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO.

31. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.






desempeño y calidad. Justificación de los factores de selección que

permitan identificar la oferta más favorable. Soporte que permita la estimación,

tipificación y asignación de los riesgos predecibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.



4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR.


159 / 2008

5. AVISO DE CONVICATORIA PÚBLICA.

6. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES:

Debe contener:

Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

Fundamentos de proceso de selección, su modalidad, términos, planes y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato

DOCUMENTOSHABILITANTES Y OFERTA INICIAL DE PRECIO (sólo aplicable incisos 3 y 4 y parágrafo del art 22 del decreto 2474).

20. AVISO DE LA REALIZACIÓN O NO DE LA SUBASTA (LISTA DE HABILITADOS).

21. REALIZACIÓN DE LA SUBASTA.

22. ACTA DE COMITÉ DE LICITACION Y COMPRAS:



23. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTO.

24. NOTIFICACIÓN A LOS PROPONENTES.






Razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o declaratoria de desierta del proceso.

Las condiciones de celebración del contrato. Presupuesto, garantías, forma de pago y demás asuntos relativos al mismo.

Criterios de desempate. Requisitos y documentos necesarios para la

comparación. Fecha y hora límite de presentación de las

ofertas. Planes, términos y mecanismos de la

realización de la subasta.

7. RESPUESTA A OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES.

ETAPAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA


1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE

CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS

AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE

ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS Y/O

SERVICIOS:


Certificado plan de compras. Estudio de mercado (se tienen en cuenta

precios de referencia SICE) Comité de licitaciones y compras.

11.RESOLUCIÓNAPERTURA

LICITACIÓN PÚBLICA O

CONCURSO.

12. PUBLICACIÓN DE LOS PLIEGOS

DE CONDICIONES EN LA PAG. WEB

DEL SENA.

13. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN

19. ELABORACIÓN Y

PERFECCIONAMIENTO DEL

CONTRATO:

Firma del contrato

20. REGISTRO

PRESUPUESTAL.











2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.


(Decreto 2474 / 2008).





Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos

DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES.

14. PRESENTACIÓN DE OFERTAS.

15. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.

16.ETAPA DE OBSERVACIONES Y

DE PERMANENCIA EN LA

SECRETARÍA DE LA ENTIDAD, EN

LA PÁG. WEB DEL SENA INFORMES

DE EVALUACIÓN (5 DÍAS HÁBILES.

NUMERAL.8° ART.30 LEY 80/93).

17. ACTA DE ADJUDICACIÓN

(RESOLUCIÓN-AUDIENCIA

PÚBLICA).

18. NOTIFICACIÓN.

21.APROBACIÓN DE

GARANTÍAS.

22. PAGO PUBLICACIÓN

DIARIO UNICO DE

CONTRATACIÓN – IMPRENTA

NACIONAL.

23. NOTIFICACIÓN DE

SUPERVISIÓN O

INTERVENTORÍA.

24. ACTA DE INICIACIÓN DEL

CONTRATO.

25. LIQUIDACIÓN DEL

CONTRATO.






predecibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.



4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE

LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR.


159 / 2008

5. REPORTE DE APERTURA DE LICITACIÓN

PÚBLICA.

6. APERTURA DE LA LICITACIÓN MEDIANTE

ACTO ADMINISTRATIVO MOTIVADO POR EL

SUBDIRECTOR.

7. PUBLICACIÓN DE AVISO EN DIARIO DE

AMPLIA CIRCULACIÓN EN EL TERRITORIO (20 ó

10 días calendario antes de la apertura).

8. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO

DE PLIEGO DE CONDICIONES.

9. RECEPCIÓN DE OBSERVACIONESY

SUGERENCIAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE






CONDICIONES.

10. AJUSTE Y ELABORACIÓN DE PLIEGOS DE

CONDICIONES.

MODALIDAD – CONTRATACIÓN DIRECTA


1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE

CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS

AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE

ELEMENTOS DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS Y/O

SERVICIOS:


Certificado plan de compras.

Comité de licitaciones y compras.




5. RESOLUCIÓN DE JUSTIFICACIÓN

DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA.

Que contendrá:

Señalamiento de la casual que se invoca.

Determinación del Objeto a Contratar.

Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

La indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por Urgencia manifiesta.

6. RECEPCIÓN Y EVALUACIÓN DE

9.ELABORACIÓN Y

PERFECCIONAMIENTO

DEL CONTRATO:

Firma del contrato

10. REGISTRO

PRESUPUESTAL.

11.APROBACIÓN DE

GARANTÍAS.

12. PAGO PUBLICACIÓN

DIARIO ÚNICO DE

CONTRATACIÓN –

IMPRENTA NACIONAL.








2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.


(Decreto 2474/2011).







LA PROPUESTA.

7. ACTA DE COMITÉ DE

LICITACIÓN Y COMPRAS:



8. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN

DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA.

13. NOTIFICACIÓN DE

SUPERVISIÓN O

INTERVENTORÍA.

14. ACTA DE

INICIACIÓN DEL

CONTRATO.

15. LIQUIDACIÓN DEL

CONTRATO.






4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE

LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 159

/ 2008.

Definiciones y Términos:

Acta de iniciación: Documento en el cual consta el inicio de la ejecución del objeto del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista o conveniente y el interventor o supervisor.

Acta de suspensión: Documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma deberá incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo.

Acta de Liquidación: Documento suscrito entre el SENA y el contratista, con el visto bueno del Supervisor o Interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato o corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de los pagos efectuados por el SENA, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones para que puedan declararse a paz y salvo.

Acta de Reinicio: Documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda el reinicio del mismo, de acuerdo con lo pactado en el acta de suspensión.

Análisis de Mercado o Estudio de Mercado: Consulta de los precios indicativos registrados; En el evento de no encontrarse estos registros se realiza el análisis de precios mediante solicitud de cotizaciones a proveedores potenciales, con el fin de estimar el valor del objeto a contratar.

Bienes de Consumo: Bienes que se agotan o consumen con su uso.

Bienes Devolutivos: Bienes que no se agotan o consumen con su uso y que requieren de un cuentadante responsable para su uso y custodia.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP: Documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente.






Certificado de existencia y representación legal: Documento por medio del cual las personas jurídicas demuestran su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica.

Certificado de Registro Presupuestal: Documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.

Comité de Licitaciones y Compras: Órgano encargado de asesorar al ordenador del gasto en los procesos contractuales.

Comité Evaluador: Órgano encargado de realizar la evaluación jurídica, técnica y económica de las propuestas presentadas dentro de los procesos contractuales.

Comunicación de aceptación de la oferta: Mecanismo mediante el cual la entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de una oferta.

Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

Licitación pública: Modalidad de contratación, cuya cuantía es superior a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 SMLMV).

Mínima Cuantía. Modalidad de contratación para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011

Selección Abreviada: Modalidad de contratación prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Selección Abreviada por Subasta Inversa. La subasta inversa, se llama así, porque es una compra que se hace a aquel que ofrezca el producto al menor valor, o como lo define el artículo 18 del decreto 2474 de 2008. “Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los respectivos pliegos de condiciones.”

Selección Abreviada por Menor Cuantía: La contratación de menor cuantía. Se entiende por menor cuantía los valores relacionados en el artículo 2, numeral 2, literal b de la Ley 1150 de 2007, los cuales han sido determinados en función de los presupuestos de las entidades públicas y expresados en salarios mínimos legales mensuales (contrato cuya cuantía oscila entre 100 SMLMV y hasta 1000 SMLMV).

Contratación Directa: Modalidad de selección de contratación que procede para los casos establecidos en el Numeral 4






Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Concurso de méritos: Modalidad de contratación prevista para la selección de consultores o proyectos.

Interventor / Supervisor: Es la persona natural o jurídica que representa al SENA en el contrato o convenio para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual o convenio.

Invitación pública: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado. Utilizado en la modalidad de contratación de Mínima Cuantía.

Ordenador del Gasto: Es el funcionario del SENA que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación del SENA, y en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El ordenador del gasto responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité de Licitaciones y Compras.

Perfeccionamiento del contrato: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se formalice por escrito, se suscriba por las partes, se obtenga el registro presupuestal correspondiente y se obtenga la aprobación de la póliza respectiva por parte del ordenador.

Plazo de ejecución: Período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato.

Plazo de vigencia del contrato: Período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del contrato.

Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado, utilizado en las modalidades de Selección Abreviada y en Licitación Pública.

SICE: Sistema de información para la contratación estatal.






Documentos Asociados

- DTCA-F001-M-09 Formato Solicitud y Justificación. - DTCA-F002-M-09 Formato Certificación Plan de Compras - DTCA-F003-M-09 Formato Certificación de Existencias en el Almacén - DTCA-F004-M-09 Formato Certificación Sobre Inexistencia de Personal para la Actividad que se Pretende Contratar. - DTCA-F005-M-09 Formato Estudio de Mercado - DTCA-F006-M-09 Formato Acta Comité de Licitaciones y Compras y/o servicios –Aprobación Contratación - DTCA-F007-M-09 Formato Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad“(anexo 2 y/o anexo 6). - DTCA-F008-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6A) - DTCA-F009-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6B) - DTCA-F010-M-09 Formato Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo - DTCA-F011-M-09 Formato Aviso de Convocatoria Pública - DTCA-F012-M-09 Formato Resolución de apertura de licitación pública - DTCA-F013-M-09 Formato Respuesta a observaciones proyecto de pliego de condiciones - DTCA-F014-M-09 Formato de Invitación Pública - DTCA-F015-M-09 Formato Resolución de apertura - DTCA-F016-M-09 Formato Acta designación comité evaluador - DTCA-F017-M-09 Formato Resolución de justificación de Contratación Directa - DTCA-F018-M-09 Formato Control de recepción de ofertas - DTCA-F019-M-09 Formato Acta Apertura de Urna y Propuestas - DTCA-F020-M-09 Formato Evaluación Jurídica - DTCA-F021-M-09 Formato Evaluación Técnica y Económica - DTCA-F022-M-09 Formato Acta de Recomendaciones de Adjudicación - DTCA-F023-M-09 Formato Resolución de Adjudicación o declaratoria de desierto - DTCA-F024-M-09 Formato Contrato (Según la modalidad de la Contratación) - DTCA-F025-M-09 Formato Aceptación de Oferta - DTCA-F026-M-09 Formato Acta Designación de supervisión y/o interventor del Contrato o Aceptación de Oferta. - DTCA-F027-M-09 Formato Acta de Inicio de la Ejecución del contrato o Aceptación de Oferta. - DTCA-F028-M-09 Formato Acta de Liquidación del Contrato o Aceptación de Oferta.

Nota:

- DTMC-F011-M-07 Formato Evaluación de proveedores de compras y/o servicios (publicado en el Documento de Trabajo Medición y Control)

Normatividad

- Constitución Política de Colombia de 1991 - Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - Ley 1150 de 2007 - Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y

se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. - Ley 1474 de 2011 - Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y

sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. - Resolución 2039 de 2004 - Por la cual se delega competencia para ordenar el gasto que se requiera en las funciones

administrativas y misionales independiente de la naturaleza y cuantía, según decreto 249 de 2004.






- Resolución 000159 de 2008 - Por la cual se efectúan unas delegaciones especiales. - Resolución 00844 de 2012 - Manual de Contratación SENA. - Ley 1450 de 2011 - Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014. (Mipymes) - Decreto 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites

innecesarios existentes en la Administración Pública. - Decreto 734 de 2012: Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se

dictan otras disposiciones. - Norma NTCGP 1000:2009 - Norma NTC-ISO 9001:2008 - Norma NTC-ISO 9000:2005 - Norma NTC-ISO 10013 - OHSAS 18001:2007 - ISO 14001:2004 - ISO 27001:2005






ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

INICIO

1. Justificar y Solicitar Bienes,

Obras y/o Prestación de

Servicios.

2. Verificar el Certificación Plan

de Compras.

3. Solicitar la Certificación de

Existencias en el Almacén o

Certificación Inexistencia

personal para la labor que se

pretende Contratar

4. Realizar Estudio de

Mercado (No aplica para

Contratación F

5.Analizar solicitudes.

7. Generar Certificado de

Disponibilidad Presupuestal-

CDP

8. Realizar estudio previo de

conveniencia y oportunidad.

6. Aprobación del

Comité de compras

y/o servicios?FINNO

SI

A

INICIO

1. El responsable del área solicitante determinará la necesidad que pretende satisfacer con la contratación y establecerá las especificaciones técnicas de los bienes, obras y/o prestación de servicios. Diligenciar el formato “Justificación y Solicitud” de los Bienes, Obras y/o Prestación de Servicios” del área que lo requiere.

Funcionario Solicitante. Vo. Bo. Subdirector del Centro

- DTCA-F001-M-09 Formato Solicitud y Justificación.

2. Se verifica en el Plan de compras, y expedir Certificación en constancia que los bienes, obras y/o prestación de servicios se encuentran incluidos o fueron ajustados. Formato “Certificación plan de compras”.

Funcionario Área de Contratación

- DTCA-F002-M-09 Formato Certificación Plan de Compras

3. Se solicitar constancia de la Existencia de bienes en el almacén. Formato “Certificación Almacén Compras”. El funcionario encargado del Almacén realizará la Certificación de Existencia del bien. (Aplica para contratación de compra y suministro de bienes). El subdirector del Centro certificará la inexistencia de personal mediante el Formato “Certificación sobre inexistencia de personal para la actividad que se pretende contratar (anexo 1)”(aplica para contratación de servicios y obras).

Funcionario Almacén Subdirector de Centro

- DTCA-F003-M-09 Formato Certificación de Existencias en el Almacén

-DTCA-F004-M-09 Formato Certificación Sobre Inexistencia de Personal para la Actividad que se Pretende Contratar

4. Se analizan precios mediante solicitud de pre-cotizaciones de proveedores, precios históricos y/o precios SICE, con el fin de estimar el precio objeto a contratar, mediante el Formato Estudio de Mercado” “

Funcionario Área de Contratación

- DTCA-F005-M-09 Formato Estudio de Mercado

5. El comité de compras y servicios Evalúa la conveniencia y oportunidad de cada una de las solicitudes de bienes, obras y/o Servicios y autorizar el inicio de la contratación mediante acta, Formato “Acta de Comité de Licitaciones de compras y/o servicios – Aprobación Contratación.”

Comité licitaciones de compras y/o servicios

- DTCA-F006-M-09 Formato Acta Comité de Licitaciones y Compras y/o servicios –Aprobación Contratación

6. Si: Ejecutar actividad 7 No: Fin del Documento de Trabajo

7. El subdirector autoriza el respectivo CDP mediante correo electrónico al Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo. El funcionario encargado del área de presupuesto genera el CDP.

-Subdirector de Centro - Funcionario Área Presupuesto

-Correo Electrónico y/o Comunicación Interna -CDP

8. Se consideran para este estudio los aspectos contenidos en el Formato “Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad“, (anexo 2 y/o anexo 6). Anexo 6, cuando se trate de Contratación de suministro, mantenimiento, reposición o mantenimiento del parque automotor.

Ordenador del gasto

- DTCA-F007-M-09 Formato Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad“(anexo







9. Solicitar autorización a la

Dirección Regional

10. Publicar Estudio previo de

Conveniencia y oportunidad

11. Elaborar y publicar proyecto

pliegos de condiciones

12. Recepcionar y responder

observaciones al proyecto de

términos

A

B

2 y/o anexo 6). anexo 6).

9. La solicitud de la autorización a la Dirección Regional se genera en el -Formato “Autorización Dirección Regional (Anexo 6 A) “Para contrataciones de suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor”. En caso que el Director Regional ejerza las funciones de Subdirector la autorización se genera en el Formato “Autorización Dirección Regional (Anexo 6 B) “para contrataciones de suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor”.

Subdirector de Centro Director Regional

DTCA-F008-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6A) DTCA-F009-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6B)

10. Se publicará El estudio el Previo de Conveniencia y Oportunidad; a través de la página Web del SENA www.sena.edu.coy en http://www.contratos.gov.co/ y se envía mediante correo electrónico la solicitud de Publicación a la Dirección General para que se efectúen los trámites administrativos pertinentes, por un término de tres (03) días hábiles.

Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo

Correo Electrónico

11. Cuando se trate de contratación por la modalidad de licitación pública, se requiere realizar el reporte de apertura de licitación a la cámara de comercio, publicación de aviso en diario de amplia circulación en el territorio (20 ó 10 días calendario antes de la apertura), acto de apertura motivado de la licitación y la elaboración del proyecto de pliego de condiciones Formato “Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo”. El Formato “Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo”, también es utilizado en los procesos de selección abreviada, los cuales se deben publicar en la página Web del SENA y SECOP por un término hasta de 5 días. El Formato ”Aviso de Convocatoria Pública” se utiliza para los procesos de selección abreviada y Licitación Pública por un término mínimo de 5 días. Cuando la cuantía supera los 1000 SMMLV el ordenador del gasto genera una “Resolución de apertura de convocatoria pública” mediante el Formato Resolución de apertura de

Funcionario encargado de compras

Comunicación a la cámara de comercio. Aviso de prensa DTCA-F010-M-09 Formato Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo DTCA-F011-M-09 Formato Aviso de Convocatoria Pública DTCA-F012-M-09 Formato Resolución de apertura de licitación pública

12. El proyecto de pliego de condiciones está sujeto a ajustes y modificaciones solicitadas por los potenciales proponentes, para la elaboración de los pliegos de condiciones definitivos, se debe registrar en el “Respuesta a observaciones Pliego de Condiciones”.

Funcionario asignado y Coordinador administrativo.

DTCA-F013-M-09 Formato: “Respuesta a observaciones Pliego de Condiciones Respuesta a







B

13. Elaborar y publicar pliego

de condiciones definitivas o

Invitación Publica

14. Realizar resolución de

Apertura del proceso/

Resolución de justificación de

Contratación Directa/ Acta

Designación Comité

Evaluador

15. Recepcionar Propuestas

16. Realizar apertura de urna.

17. Evaluar propuestas

C

observaciones Pliego de Condiciones

13. El funcionario encargado de Compras del Grupo de apoyo administrativo Elabora: La invitación a publicar en el Formato” invitación pública”. (Aplica para mínima cuantía). Publicación en la página Web y SECOP, por el termino mínimo de un (1) día. El Pliego de condiciones generado en el Formato Proyecto de Pliegos y/o Pliego de Condiciones Definitivo aplica para Licitación pública, selección abreviada. Publicación en la página Web y SECOP, por el termino mínimo de cinco (5) días.

Funcionario encargado de Compras. Coordinador del Grupo de apoyo

DTCA-F014-M-09 Formato: Invitación

Pública DTCA-F010-M-09

Formato: Proyecto y/o Pliego de Condiciones

Definitivo

14. Resolución de apertura de proceso (aplica para modalidad de licitación pública y selección abreviada). Formato “Resolución de apertura”. Designar comité evaluador de las propuestas Formato “Acta designación comité evaluador”. Resolución de justificación de contratación directa Formato “Resolución de justificación de Contratación Directa”.

Ordenador del gasto. Coordinador del grupo de apoyo.

DTCA-F015-M-09 Formato:

“Resolución de apertura”.


Acta designación comité evaluador DTCA-F017-M-09

Formato Resolución de justificación de

contratación Directa

15. Para los procesos de selección de Mínima Cuantía los proponentes deberán inscribirse en el formato “Control de recepción de ofertas". Depositar las propuestas en la respectiva urna por parte de los proponentes.

Funcionario encargado de Compras.

DTCA-F018-M-09 Formato: “Control de recepción de

ofertas.

Propuestas recibidas.

16. Se procederá la apertura de la urna y retiro de las ofertas depositadas, en el día y hora señalado, las cuales deben ser enumeradas y foliadas. Se elabora el acta respectiva según Formato “Acta Apertura de Urna y Propuestas”.

Funcionario encargado de Compras. Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo.

DTCA-F019-M-09 Formato: Acta

Apertura de Urna y Propuestas

17. Se realiza la evaluación de las propuestas en el siguiente orden : Evaluación jurídica: Consiste en la verificación de los documentos habilitantes exigidos para lo cual se diligencia el Formato “Evaluación Jurídica”. Evaluación técnica: Se verifican los requisitos mínimos exigidos en las condiciones de contratación para lo cual se diligencia el Formato “Evaluación Económica y Técnica de Propuestas”. Evaluación económica: Hace referencia al análisis de precios frente al

Funcionario encargado de Compras. Comité evaluador.


“Evaluación Jurídica”.

DTCA-F021-M-09

Formato: Evaluación

Económica y Técnica de Propuestas







C

18. Realizar la Recomendación

en el Comité de Compras y/o

Servicios

19. Adjudicar o Declaratoria de

Desierta

20. Elaborar Contrato

21. Radicar Contratos

22. Registrar

presupuestalmente el Contrato

23. Constituir Garantía única y

aprobación de la misma.

D

presupuesto estimado en las condiciones de negociación, para el cual se diligencia el formato “Evaluación Económica y Técnica de Propuestas”.

18. El comité de licitación y compras verifica la evaluación presentada por el comité evaluador y recomienda al ordenador del gasto la adjudicación del contrato en el Formato “Acta de Comité de licitaciones de compras y/o servicios – recomendación adjudicación”.

Comité licitaciones de compras y/o servicios

DTCA-F022-M-09 Formato: Acta de

Comité de recomendación

adjudicación.

19. Se Adjudica la compra o la declaratoria desierta del proceso, para lo cual se elabora el Formato “Resolución de Adjudicación y/o Declaratoria de Desierto”, por el ordenador del gasto.

Ordenador del gasto. Funcionario encargado de Compras.


Resolución de Adjudicación o declaratoria de

desierto

20. Elaborar contrato en el Formato “Contrato (según la modalidad de la Contratación)” Para el caso de Contratación de Mínima Cuantía, mediante Aceptación de Oferta Formato “Aceptación de Oferta”. Se perfecciona el contrato y/o aceptación de oferta, mediante la firma del ordenador del gasto y del proveedor, para su posterior Radicación.

Funcionario encargado de compras Coordinación Grupo de Apoyo Administrativo Ordenador del gasto

DTCA-F024-M-09 Formato Contrato

(Según la modalidad de la Contratación)

DTCA-F025-M-09

Formato: “Aceptación de

Oferta

21. El funcionario encargado del manejo de la gestión documental del grupo de apoyo, radica el contrato mediante la asignación de un número consecutivo y la fecha correspondiente según el “Control Consecutivo de Contratos”.

Funcionario de Gestión Documental.

Control Consecutivo

de Contratos

22. Realizar los registros correspondientes para la expedición del certificado de registro presupuestal, en el aplicativo “Finanzas 2000” en el módulo de presupuesto.

Funcionario encargado de Presupuesto. Coordinador del grupo de Apoyo.

Certificado de Registro Presupuestal.

23. Entregar al contratista copia del Contrato, para que constituya la garantía única de acuerdo con lo estipulado en las condiciones de contratación. Aprobar la garantía única, de acuerdo a lo estipulado en las condiciones de contratación, por el ordenador del gasto con su firma, indicando la fecha de aprobación. Se informa al proveedor la fecha de aprobación de la garantía única, para que proceda a la entrega de elementos en el sitio y plazo acordado.

Funcionario y Contratista Ordenador del gasto. Funcionario encargado de Compras.

Garantía aprobada mediante sello y firma del ordenador.







D

24. Recepcionar recibo de pago

de publicación del contrato y

reporte a la Imprenta Nacional

25. Realizar Acta Designación de

supervisión y/o interventor del

Contrato

26. Realizar Acta de Inicio de la

Ejecución del Contrato o

Aceptación de Oferta

27. Aplicar evaluación y

reevaluación de Proveedores

28. Realizar Acta de liquidación

del Contrato o Aceptación de

Oferta

FIN

24. Con la copia del contrato entregada al contratista deberá pagar a la Imprenta Nacional los derechos de publicación del contrato en el diario único de contratación conforme a las tarifas vigentes para tal fin. Registrar Contrato y pago en la Página de la Imprenta Nacional y enviar a las Oficinas de la Imprenta con la copia del respectivo pago. Aplica para Contratación superior al 10% de la menor Cuantía.

Contratista Funcionario encargado de Compras.

Recibo de pago De publicación. Comunicación

25. Mediante Acta de Designación Formato Acta Designación de supervisión y/o interventor del Contrato se asignará al funcionario como supervisor del contrato: Entregándosele copia del contrato o de la Aceptación de Oferta adjudicada y copia de la Garantía Única.

Ordenador del gasto.

DTCA-F026-M-09 Formato

Acta Designación de supervisión y/o interventor del

Contrato o Aceptación de

Oferta.

26. Mediante Formato “Acta de Inicio de la Ejecución del contrato o Aceptación de Oferta”, se establece le fecha de inicio del contrato, fecha de terminación, su ejecución, los nombres de las partes intervinientes y el valor. Aplica para el caso de Contratos de tracto sucesivo, obra.

Ordenador del Gasto. Contratista. Supervisor.


Inicio de la Ejecución del

contrato o Aceptación de

Oferta.

27. Evaluar aspectos técnicos y administrativos de los proveedores, considerando que sólo podrán continuar como proveedores quienes obtuvieren resultado satisfactorio, reevaluar a aquellos proveedores que reiteradamente efectúen suministros de compras y elementos de consumo en el Centro, según Formato “Evaluación de proveedores de compras y/o servicios” comunicando a los proveedores el resultado de su evaluación. Remitirlos resultados de la evaluación de proveedores al Documento de Trabajo para la Medición y control.

Funcionario encargado de Compras

DTMC-F011-M-07 Formato:

Evaluación de proveedores de

compras y/o servicios

28. Mediante formato “Acta de Liquidación del Contrato o Aceptación de Oferta”, se realiza el acta de liquidación del contrato o aceptación de oferta, previo informe de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

Ordenador del Gasto. Contratista. Supervisor.


Liquidación del Contrato o

Aceptación de Oferta.

FIN

Control de los cambios

Versión Fecha de

aprobación Descripción del cambio Solicitado por

1 Mayo 31 de 2007 Documento original






2 Abril 16 de 2008 Actualización con base en modificación de Documentación legal

Claudia Gómez L. Coordinadora Grupo Apoyo Administrativo

3 Agosto 31 de 2009

Integración de los Procedimientos P01-10 (Procedimiento para la Compra de Elementos de Consumo y Devolutivos). Y P02-10 (Procedimiento para la Contratación de Servicios) del Proceso.

Coordinadora Grupo de Apoyo Intercentros y Funcionarios Asignados.

4 Octubre 2 de 2009

Por el decreto 3676 de 2009 y la circular N° 3-2009-000237 del 25 de septiembre de 2009 y cambio de versión del Formato F7-10 y F12-10


01

Enero 10 de 2012 Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); ésta disposición es para todos los Documentos del Sistema.

Comité Del SIMCI

02 Marzo 22 de 2013.

Se generan cambios en el Alcance, Actualización de Normas y Documentos de Referencia


03 Enero 25 de 2014 Se realiza el cambio de acuerdo a los Ajustes del Sistema Integrado de Gestión.

Comité SIG

04

Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa

SIG

05 Noviembre 11 de 2014

Se realiza por la Implementación del MSIG con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa

MSIG

06 Agosto 6 de 2015 Se realiza la Implementación del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol MSIGA con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa

MSIGA

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