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Elaboró: Sandra Ximena Barrera Casallas Profesional el Gestión Documental. Aprobado Acta N° 173. 26 -11 -2015.

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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A

MN-0022-2015

ADICIÓN DEL CONTRATO N° 116 DE 2015 PARA CONTRATAR LA

PRESTACION DE SERVICIOS DE CONSULTA DE ARCHIVO, ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS DE EXTRANJEROS DE ACUERDO A LA METODOLOGIA

ESTABLECIDA Y ACTUALIZACION DE APLICATIVO PLATINUM A MIGRACION COLOMBIA.

26 DE NOVIEMBRE DE 2015


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SPN- VC-00111-2015

1. RESUMEN EJECUTIVO

Servicios Postales Nacionales S.A empresa oficial de correos del país, que opera

bajo la marca 4-72, es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones, creada bajo la forma de sociedad anónima,

empresa a la cual le ha sido asignada la responsabilidad de garantizar y permitir a

todos los ciudadanos un servicio postal de calidad, competitivo y de alcance

universal.

2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

Migración Colombia está interesado en contratar el servicio normatividad

archivística establecida.

3. MARCO LEGAL

Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 042 (octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que

cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se

desarrollan los artículos 21,22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000.


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Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos

para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 037 de 2002 por la cual se establecen las técnicas y los requisitos para la

contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y

conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

4. ALCANCE DEL PROYECTO

4.1. Objeto del contrato

Adicionar al contrato n° 116 de 2015 para contratar la prestación de servicios de

consulta de archivo, organización de historias de extranjeros de acuerdo a la

metodología establecida y actualización de aplicativo platinum a Migración

Colombia.

4.2. Qué incluye (Servicios)

4.2.1 Consulta de Archivo

SERVICIO UNID MEDIDA CANTIDADA MESUAL

TOTAL MESES

CONSULTA DOCE HORAS

CAJAS X-200 700 4

4.2.2 Servicio alquiler de depósito

Área de trabajo de 35 Metros Cuadrados


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Condiciones del servicio

Arrendamiento de un espacio en bodega para desarrollar actividades de

almacenamiento, custodia y consulta de la información perteneciente a

documentación de Migración Colombia.

1) El arrendamiento de un espacio en bodega con áreas de trabajo para la custodia

de documentos y el desarrollo de actividades de organización, almacenamiento,

custodia y consulta del archivo de Migración Colombia consta de:

La bodega cuenta con el espacio físico para la custodia de 25.703 cajas ref. X-200

pertenecientes a Migración Colombia en estantería diseñada para custodia de

archivos.

La bodega cuenta con la estantería suficiente para el almacenamiento de las 25.703

cajas ref. X-200 y crecimiento del mismo en caso de ser requerido. 4-72 suministrara

el espacio físico, la red eléctrica monofásica y la conectividad de datos e internet en

la bodega.

La bodega cumple con lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en el cual se

establecen las especificaciones técnicas y los requisitos de contratación de servicios

de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de

archivo y se reglamentan los requisitos mínimos y condiciones ambientales que

deben cumplir estas edificaciones.

Edificación

Terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

La bodega está situada lejos de industrias contaminantes o posibles atentados u

objetivos bélicos. La bodega está


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dimensionada teniendo en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de la

documentación, y la regulación de las condiciones ambientales y ventilación.

La bodega cumple con los aspectos estructurales establecidos en el Acuerdo 008

de 2014 y demás normas complementarias y concordantes. La bodega posee la

condición climática establecida para conservación del material documental.

Capacidad De Almacenamiento

4-72 garantiza el desplazamiento, seguridad y adecuada manipulación de la

información.

El diseño de los depósitos de almacenamiento están acordes con la dimensión de

las unidades que contendrá evitando bordes que produzcan daños a los

documentos. Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas,

resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo.

El espacio de circulación entre los módulos de estantes será de 70 centímetros y

tendrá un corredor central de un metro con veinte centímetros (1,20).

Condiciones ambientales para la conservación del material en distintos

soportes.

Las condiciones ambientales en las cuales se almacenen los diferentes documentos

soportes, cumplen con los requisitos establecidos en el Acuerdo 008 del 2014 y

0020normas concordantes.

Seguridad

Extintores: Se dispone de equipos para atención de desastres como extintores de

Solkaflan (agente limpio) o Multipropósito, acordes al material a conservar, vigentes

y en perfecto estado de funcionamiento.


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Alarmas: En las instalaciones donde se almacena la documentación contará con

alarmas contra incendio y robo, en perfecto estado de funcionamiento a ser

colocadas de manera estratégica en el inmueble.

Señalización: La señalización disponible en el lugar de almacenamiento, permitirá

ubicar con rapidez los equipos para la atención de desastres, las rutas de

evacuación y rescate de las unidades documentales.

En atención al Acuerdo 008 de 2014 adjuntamos la ficha técnica de la bodega a

acondicionar en arriendo para la Superintendencia de Industria y Comercio.

Central de alarma monitoreada

Área y servicio de cafetería

Conectividad de la bodega a través de un canal dedicado de datos, con

acceso a internet con un ancho de banda de 6 megas bytes por segundo,

siempre y cuando se posea de disponibilidad técnica y cobertura para la

prestación de este servicio.

Baños para hombres y para mujeres

Monitoreo satelital las 24 horas del día.

Circuito cerrado de TV

4.2.3 Incorporación de folios (906 Inserción de folios por el tiempo de

ejecución del contrato)

Esta actividad es a demanda y depende de dos situaciones:

1. La primera corresponde a la incorporación de los documentos resultantes de

los trámites adelantados por los extranjeros ante la Regional Andina. Esta

actividad es permanente durante la ejecución del contrato.

2. Incorporación de documentos específicos que fueron entregados por el DAS

correspondientes a tarjetas decadactilares, tarjetas alfabéticas y cédulas de

extranjería. Estos documentos irán al final del expediente, de acuerdo con la


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metodología para la organización de los expedientes de historias de

extranjeros.

4.2.4. Organización de las historia de extranjeros

Organización física de 96 metros lineales de archivo correspondiente a la serie

documental, Historias de Extranjeros de la Unidad Especial Migración Colombia

aplicando la Metodología para la organización de las historias de extranjeros.

Para cumplir con dicha proyección se tendrá en cuenta la siguiente conversión:

Metro Lineal = 6200 folios

6200 folios = 78 expedientes (promedio de folios por expediente 80)

Ordenación de los expedientes

Como se ha hecho referencia, inicialmente se encontraban los expedientes de R.G.

(Registro General), que se abría con los documentos resultantes de cualquier

trámite surtido por el extranjero y los T.D. (Tarjeta Decadactilar) que era la hoja de

vida que se abría en el caso de que al extranjero se le otorgara una visa; en

consecuencia, la ordenación de los expedientes se hará independiente para R. G.

y T. D, numéricamente en orden ascendente.

Con la entrada en operación del aplicativo misional PLATINUM en marzo de 2011,

se dio origen a la serie documental Historias de Extranjeros (H.E.), adoptada en la

actualización de las Tablas de Retención Documental efectuada por el

Departamento Administrativo de Seguridad DAS en octubre de 2011 y asumida por

Migración Colombia, dejándose de producir los R.G. o T.D.

Los Registros Generales R.G. pueden dar apertura a un H.E. en el momento en que

un extranjero es titular de una visa. En este caso la documentación que repose en

el R.G. pasará al nuevo expediente al que se le dio apertura, es decir, al H. E

Ordenación al interior de los expedientes


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Al interior de los expedientes la documentación debe ordenarse cronológicamente,

de tal manera que muestre la secuencia lógica de los trámites, teniendo en cuenta

la fecha de radicación de los documentos en la entidad. Al abrirse la carpeta el

primer documento debe reflejar la fecha más antigua y el último documento la fecha

más reciente.

Para la ordenación se deben atender los siguientes lineamientos:

1. El primer documento al abrir la carpeta de la Historia del Extranjero corresponderá

al documento con el que se inicia el primer trámite, bien sea de nivel central o de

seccional.

2. Si el cuadernillo no tiene fecha o tiene la misma fecha de otros documentos con

los que se inicia el trámite, se dejará de primeras, si la fecha del cuadernillo es

posterior, se dejará en la ubicación que corresponda por cronología. Hay que tener

en cuenta que la fecha del cuadernillo no se tomará de la carátula, debido a que en

ocasiones la fecha de la carátula fue diligenciada por los funcionarios después de

haberse iniciado el trámite; por lo tanto la fecha que se tiene en cuenta es la de

inscripción o la del domicilio.

3. Los documentos se ordenarán cronológicamente, sin importar en que ubicación

queden los documentos de nivel central (expediente principal), identificando

unidades documentales completas (trámite completo), sin desligar del documento

principal sus anexos; como por ejemplo cuando el extranjero realiza trámites en

diferentes épocas, en ese caso, por cada trámite que realiza el extranjero, éste

anexa fotocopia del pasaporte, la cual debe ser conservada para que dé cuenta del

cumplimiento de los requisitos exigidos para el trámite que se realizó.

4. Debe tenerse en cuenta que para la ordenación cronológica, la fecha se tomará

del documento principal y no la de los anexos, como por ejemplo:

Fecha del cuadernillo como documento principal

Fecha del Formato Único de Trámietes como documento principal y no la de

los anexos como copias de pasaporte, visa, sellos, pasajes, R.H. etc.


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Oficio remisorio como documento principal y no la de los documentos que se

aportan con el, como por ejemplo informes, copias de resoluciones, formatos

de pagos, etc., ya que constituye en anexos.

Fecha de la exposición libre como documento principal y no la de los

documentos que se pueden aportan al momento de rendir la declaración,

como por ejemplo, registros civiles, pasaportes, visas, recibos de pago,

certificaciones médicas etc., que se tendrán como anexos.

En consecuencia, cada paquete que conforma un trámite debe contener los anexos

que lo soportan, y se respetará el orden en el que aparecen dentro del grupo

documental, teniendo especial cuidado de no mezclar los anexos de diferentes

trámites dentro del expediente.

5. De existir más de un cuadernillo del mismo extranjero, se respetará y se dejará

al respaldo de éste, siempre y cuando corresponda al trámite realizado en la misma

fecha. Si existen más cuadernillos de fechas posteriores, se colocará

cronológicamente. El cuadernillo corresponde a un folio folio, sin embargo, en la

columna de notas del inventario se hará referencia al folio en el que quedó ubicados

y de cuantas hojas está compuesto.

6. El tipo documental denominado “Solicitud”, de tamaño media carta de papel

periódico y que no contenga fecha, se dejará detrás del cuadernillo principal, sino

hay cuadernillo se deja de primeras.

7. Las carpetas amarillas de papel denominadas “Hoja de Vida” o “Prontuario” se

retiran del expediente, teniendo especial cuidado de dejar en el campo de notas la

información adicional que pueda contener, como el número de la seccional.

8. La carpeta amarilla de papel denominada “Hoja de Vida” o “Prontuario” se tiene

como un solo folio y se conserva en los siguientes casos:

Cuando tiene documentos pegados, por lo tanto se deja en el trámite al cual

pertenece en el lugar que por cronología corresponda y se deja la


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observación en el campo de notas sobre cuantos documentos están

pegados.

Cuando tiene fotos pegadas se conserva y se deja en el trámite al cual

pertenece y se folia; pero si dentro del expediente ya se encuentran las

mismas fotos, se saca.

Cuando tiene fechas de control de préstamo al respaldo; en ese caso se

deja al final del expediente sin foliar.

9. Los soportes no deben separarse del documento principal y deberán colocarse

de acuerdo al orden relacionado, sin embargo, si el documento solamente hace

referencia a ellos sin relacionar su orden, se dejarán tal como fueron anexados.

10. Los documentos que están unidos con gancho de grapadora, se ubican en el

lugar que les corresponda cronológicamente dentro del expediente y luego se

desprenden los ganchos que los sujetan.

11. Para facilitar la ordenación del expediente, se puede separar provisionalmente

con un clip los trámites de diferentes épocas, se ubican cronológicamente y luego

se organiza uno por uno, ordenándolos de tal manera que se evidencie cada trámite

y se retira la duplicidad que presente cada uno de ellos. Una vez ordenados los

diferentes trámites, se retiran los clips.

12. Los documentos aportados con el FUT se colocan detrás.

13. El documento impreso como hoja de vida se ubica en el expediente

cronológicamente. Si tiene la misma fecha de un trámite, se coloca después de los

anexos del FUT. Si la hoja de vida no tiene fecha y no hay formulario o documento

con el que se hayan aportado los anexos, se colocará la hoja de vida como primer

documento y luego los anexos.

14. Las tarjetas decadactilares se colocarán respetando la cronología, pero de no

tener fecha se colocará como último documento en el expediente. No obstante lo

anterior, al momento de integrar la documentación proveniente de las seccionales,

se respetará la ubicación que tenga la tarjeta


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decadactilar en el expediente principal, a menos que el expediente deba ser

reorganizado completamente, lo que permitiría colocarla al final del expediente. La

tarjeta decadactilar se debe foliar.

15. Para la ubicación de las Tarjetas Alfabéticas dentro del expediente, se debe

tener en cuenta los mismos lineamientos respecto a las Tarjetas Decadactilares. 16.

Para la ordenación cronológica de los demás documentos, se tomará la fecha de

radicación registrada por las unidades de correspondencia, ya sea de enviado o

recibido. Si hay más de un sello de radicación se tomará el que contenga la fecha

más reciente. Al no existir las dos opciones anteriores, se tomará la fecha de

producción del documento.

17. Las fechas en que se surtieron los procesos administrativos se respetarán,

llevando la secuencia lógica del mismo. Constantemente se encontrarán

Resoluciones a las cuales le colocaron un sello de control con fecha posterior, que

no da origine a ningún trámite, ésta fecha no se tendrá en cuenta y prevalecerá la

fecha de la Resolución, manteniendo por lo tanto el trámite completo.

18. En el caso que dentro del expediente figure una comunicación solicitando

información, la respuesta se colocará en el lugar que por cronología le

corresponda.

19. Hay que tener especial cuidado con las copias, porque una copia puede

convertirse en documento principal con el que se anexan otros documentos.

Ejemplo:

No diligencian un nuevo FUT, sino que al FUT utilizado en un tramite anterior

para solicitar una prorroga, le sacan una copia y lo utilizan para anexar otro

recibo de pago para solicitar ampliación de la prórroga inicial. Igualmente, en

ocasiones no diligencian un nuevo FUT sino que, a las copias de los sellos

del pasaporte que fueron aportados en un trámite anterior, le sacan otra copia

para dejar constancia que la visa se les va a vencer y le anexan el recibo de

pago para solicitar una nueva prórroga. En consecuencia, esas copias se


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dejan porque se constituyen en el documento principal al cual le están

anexando otros documentos para realizar un trámite.

20. Cuando al FUT con el que se solicita una primea prórroga es utilizado para

anotar al respaldo las diferentes prorrogas que a través del tiempo le han

concedido al extranjero, se ubica en la fecha de la última prórroga concedida y

se le anexan los recibos de pago de las diferentes prorrogas que aparecen

relacionadas.

21. De existir FUT y Hoja de Vida en la primera prórroga solicitada, se deja uno

de ellos en la fecha que corresponde y al que le relacionaron las diferentes

prórrogas concedidas, se ubica en la fecha de la última prórroga registrada al

respaldo del documento, junto con todos los soportes de pago.

22. Cuando se encuentren hojas de pasaporte con sellos, las hojas del pasaporte

se ordenarán teniendo en cuenta la secuencia de las páginas sin importar la

fecha de los sellos de migración e inmigración.

23. Los expedientes de Historias de Extranjeros, además de otros trámites que

inician con el FUT, pueden contener documentos de Misiones de Trabajo (DAS)

y procesos administrativos, que se colocarán respetando la cronología. Puede

darse el caso que el expediente de la Historia del Extranjero corresponda

únicamente a un proceso administrativo.

24. De encontrarse dentro del expediente de Historia de Extranjero procesos

administrativos y, en la medida que se encuentren los documentos, se ordenarán

de la siguiente manera

Auto de apertura de la actuación administrativa

Notificación del Auto

Auto de apertura de pruebas o formulación de cargos

Notificación del Auto

Explosión libre


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Anexos (si son aportados cuando se rinde la exposición)

Resolución

Notificación de resoluciones

Pago Multa

Constancia de ejecutoria de la Resolución o cronológicamente ya que el

desprendible de pago puede tener una fecha anterior a la constancia de ejecutoria)

En ocasiones, a continuación de los documentos relacionados anteriormente,

aparece el FUT con el que se solicita el salvoconducto que fue concedido en el

proceso administrativo, luego el recibo de pago y por último el Salvoconducto.

NOTA: La secuencia lógica del proceso administrativo es la que se acaba de

señalar, sin embargo, puede suceder que no se encuentren todos los documentos,

o hayan recibos de pago con fechas anteriores a las actuaciones administrativas

debido a que algunos extranjeros conocen el monto de la multa o salvoconducto y

pagan antes de hacer la solicitud respectiva, en ese caso, el recibo se dejará como

anexo al FUT, pero de no existir FUT o documento con el que se allegue, se colocará

detrás de la Resolución.

25. Hay que tener en cuenta que en procesos administrativos o procesos

específicos como deportaciones, expulsiones, órdenes de trabajo; los recursos,

independientemente de la instancia, hacen parte del mismo, por lo tanto el

expediente del proceso administrativo es indivisible. En consecuencia, el expediente

del proceso administrativo se incorpora integro al expediente del extranjero, sin

desmembrarse, teniendo en cuenta para su incorporación la fecha de la apertura

del proceso o del primer documento del proceso. Es decir, dentro de la

documentación del proceso no se debe ni puede intercalar documentación de otros

trámites.

26. Si el extranjero no pudo ser notificado personalmente de la Resolución y se hace

a través de edicto, éste se debe colocar dentro del expediente del proceso


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administrativo teniendo en cuenta la fecha de fijación y no la de desfijación.

27. Si es evidente que la fecha de una actuación administrativa está mal por error

de digitación, se colocará en el lugar lógico dentro del trámite.

28. Por tema de conservación documental, los documentos pequeños no se

pegarán por tratarse de documentación histórica, además, porque deben ser

escaneados para responder consultas y al despegarse los documentos se dañan.

29. Si se encuentran documentos a los que le pegaron otros documentos, se dejan

en ese estado y se hace la observación, señalando a cual folio corresponde y

cuantos documentos están pegados en él.

30. El papel electroquímico deberá ser reemplazado por una fotocopia. Se eliminará

el papel fax siempre y cuando la fotocopia presente la misma legibilidad, de lo

contrario, se dejará también hasta que pueda ser útil para obtener información, pero

no se foliará, para que una desaparezca la información del papel electroquímico,

pueda ser retirado del expediente sin alterar la foliación.

31. Si se encuentran sobres con fotos o cédulas, etc., se dejarán en el sobre, se

toma como un folio y se hace la observación en el campo de notas señalando la

cantidad de documentos que contiene el sobre.

32. Si se inicia un trámite en el que se involucran otras personas que cuentan con

expediente individual de R.G. o T. D., se saca copia del mismo y se incluye en los

respectivos expedientes. Esta situación se puede presentar en grupos familiares,

grupos deportivos, grupos musicales etc.

33. Si se encuentra algún documento con biodeterioro, no se organiza, se aísla el

expediente completo en una caja X-200 destinada para tal fin y en el inventario se

hace la observación.

34. De encontrarse documentos rasgados se dejan en el estado en que se

encuentran, pero se hará la observación respectiva en el inventario, indicando el

folio que debe ser objeto de restauración.


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Fechas extremas (Fecha Inicial – Fecha Final)

1. Se deberá actualizar la fecha inicial cuando la fecha de la carátula del cuadernillo

no sea la del inicio del trámite, o cuando por efectos de la ordenación del

expediente la fecha inicial corresponda a documentación proveniente de las

seccionales.

2. Si el cuadernillo que debe ir como primer documento dentro del trámite no tiene

fecha, se buscará al interior del cuadernillo la fecha de inscripción o la del domicilio,

en su defecto, se tomará la fecha del documento siguiente al cuadernillo.

3. La fecha final corresponderá a la consignada en el último documento principal;

en el evento de que el documento tenga varias fechas, deberá tenerse en cuenta

la del sello de radicación de la entidad; si el documento cuenta con varios sellos

de radicación, se dejará como fecha final aquella que tenga la fecha más reciente.

4. En el caso que el último documento del expediente sea un edicto, y por contener

dos fechas, la fecha de fijación se tendrá en cuenta para la ubicación del

documento dentro del expediente y la fecha de desfijación se tendrá en cuenta

como fecha final.

5. Por ser archivo de gestión, no se anotará en el rótulo de la carpeta la fecha final,

toda vez que la misma estará cambiando constantemente. Este campo se

diligenciará al momento de efectuar la transferencia secundaria.

Selección Natural – Duplicidad

1. El proceso de selección natural se entiende como la acción de retirar del

expediente aquellos documentos copia o fotocopia, asegurando la permanencia

de originales o duplicados iguales dentro del expediente.

2. Cada trámite debe contar con los soportes completos, así aparezca un anexo

igual en un trámite de otra fecha. Por ejemplo, para solicitar una prórroga hay que

anexar copia del pasaporte; si ese mismo trámite lo hace en diferentes

oportunidades, debe volver a anexar la copia del pasaporte ya que es requisito


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indispensable, por lo tanto, se debe conservar la copia del pasaporte en cada una

de las solicitudes, así sean iguales.

3. Solo se sacará duplicidad de manera independiente, por cada uno de los

trámites que hacen parte de un expediente. Siguiendo con el ejemplo del punto

anterior, cuando dentro del expediente aparecen varias solicitudes de prórrogas y

en una de ellas se encuentran varias copias del mismo pasaporte, se retira la

duplicidad de ese trámite.

4. Si en un trámite de una fecha determinada se encuentra duplicidad de un mismo

documento, se dejará aquel que este más completo, sin que le falte ningún dato.

5. Si existen copias de un mismo documento, pero contienen información diferente

en firmas, sellos y/o anotaciones, se conservarán ambas copias.

6. Se deben retirar las hojas en blanco que no registren información, ningún tipo

de huellas, firmas, anotaciones y demás.

7. No se deben retirar del cuadernillo las hojas que no están diligenciadas, ya que

se debe conservar en su estado natural sin eliminar ningún folio.

8. No se debe tener como duplicidad las Tarjetas Decadactilares, todas se deben

conservar.

9. La duplicidad retirada de cada expediente se grapa y se anota en la primera

hoja el número de R.G. o H.E. nacional a la que pertenece.

10. En una caja X-200, cada auxiliar almacenará en estricto orden la duplicidad

que vaya retirando de los expedientes, de acuerdo a la lista de expedientes que

se le entregó para ser organizados.

11. Se levantará el inventario sintético de la duplicidad retirada de los expedientes,

en el que se incluirá el número del R.G. o H.E. nacional, el total de copias retiradas

del expediente y la caja en la que finalmente será almacenada.

12. A medida que se vaya levantando el inventario, se debe ir colocando la

duplicidad en una caja X200 hasta llenarla, la cual debe ser rotulada, indicando

que se trata de duplicidad y dándole el número respectivo, el cual se anotará en el


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inventario, de tal manera que la duplicidad pueda ser encontrada en el orden y caja

relacionada en el inventario.

Retiro de material metálico

Una vez verificada la ordenación del expediente, se retira el material metálico

como ganchos de cosedora y clips.

Foliación.

Para la foliación se deberán seguir los lineamientos establecidos por el AGN.

1. La foliación se hará en lápiz de mina negra en la parte superior derecha de cada

hoja del expediente, en el sentido de la lectura.

2. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

3. Si es necesario foliar nuevamente, por efecto de integrar la documentación de las

seccionales en el expediente principal, se trazará una línea diagonal sobre el

número de folio que debe ser corregido y el nuevo número se anotará debajo de

éste en el borde derecho.

4. Si el expediente ya tiene foliación se respetará si se encuentra correcta, siempre

y cuando esté hecha con lápiz de mina negra o esfero de tinta negra; en caso

contrario, se anulará con una línea diagonal y se re foliará con lápiz de mina negra.

5. El cuadernillo se tendrá como un solo folio y en el campo de notas se indicará

cuantas páginas contiene.

6. Si se encuentra dentro del expediente cartillas, folletos, etc., se tendrán como un

solo folio y en el espacio de observaciones se anotará el número de hojas que

contiene.

7. Al incorporarse un expediente dentro de otro, la foliación del que se incorpora

desaparece y se toma la del expediente principal de la Historia del Extranjero


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Rotulación de carpetas

1. Se diligenciará en esfero de tinta negra el número del R. G. o T. D. nacional. Los

demás campos serán diligenciados en lápiz de mina negra tipo HB ó B.

2. Si llegara a estar diligenciado en un solo renglón el nombre y apellido del

extranjero por el AGN en virtud del contrato 143 de 2010, se respetará tal como

aparezca.

3. Si con los documentos se dificulta establecer cuál es el nombre y el apellido del

extranjero, se dejará en un solo renglón. El nombre y apellido del extranjero (debe

escribirse completo, de ser posible tal como aparece en el Pasaporte o Visa).

4. Se diligencia en lápiz la dependencia, serie, subserie, con sus respectivos

códigos; para facilitar la corrección si hay mal diligenciamiento o si a futuro se

reestructura la entidad, o cambio de código de dependencia, serie o subserie, etc.

ASUNTO NOMBRE CÓDIGO

Dependencia Subdirección de Extranjería

7032520

Serie Historias 34

Subserie Historias de Extranjeros

06

5. Se diligenciará la fecha inicial que corresponderá al primer documento que da

inicio al trámite más antiguo.

6. Se colocará una X en el espacio que indica que la disposición final es de

conservación total.

7. No se diligencia los campos de caja, número de carpeta en caja, cantidad de

folios y fecha final. Lo anterior teniendo en cuenta que es archivo de gestión, por lo

que constantemente se están realmacenando las carpetas cambiando la caja y la

posición de la carpeta en la caja y permanentemente se aumenta el número de


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folios. Estos campos se llenarán al momento de realizar la transferencia secundaria.

Inventarios documentales

Se tendrá como inventario base, el entregado por el Archivo General de la Nación,

levantado en desarrollo del contrato 143 de 2010, que se administra en formato

Excel. El inventario de gestión se encuentra en dos libros, cada uno de ellos con

una hoja de cálculo. El primer libro corresponde a los RG y el segundo libro a los

TD.

NHENAL Número consecutivo nacional que se asigna a un extranjero cuando se hace titular de una visa independientemente de la clase y categoría de la visa

NRGSEC Consecutivo Seccional que se asigna a un extranjero cuando realiza una inscripción en el registros de extranjeros ante la autoridad migratoria

NHESEC Número consecutivo Seccional que se asigna a un extranjero cuando se hace titular de una visa independientemente de la clase y categoría de la visa

APELLIDOS Apellidos del extranjero

NOMBRES Nombres del extranjero

NACIONALIDAD Nacionalidad o nacionalidades que posee el extranjero

NFALLE Consecutivo que se le asigna a los extranjeros que la registradora nacional del estado civil ha notificado con el registro de defunción

NNACIO Consecutivo que se le asigna a aquellos extranjeros que adquirieron la nacionalidad colombiana a través de la carta de naturaleza o resolución de inscripción como colombiano por adopción expedida por el ministerio de relaciones exteriores

NCONF Consecutivo que se le asigna a un extranjero que ha sido vinculado a una investigación penal

FECDEFUN Fecha de defunción del extranjero capturada del registro civil de defunción

FECNATU Fecha de carta de naturaleza capturada de la carta de naturaleza o Resolución

FECINICIAL Fecha del cuadernillo correspondiente a la inscripción en Bogotá o del primer documento que se encuentra en el expediente

FECFINAL Fecha del último documento que se encuentra en el expediente

CAJA Numero asignado de la unidad de instalación donde se ubicará la carpeta

CARPETA Correlativo entre dos o más carpetas que son el mismo expediente

FOLIOS Registra la cantidad de folios que contiene la unidad de conservación

SOP0RTE N/A

NOTAS N/A

TRANSSEC Expediente que fue objeto de transferencia secundaria

UNIF116 Expedientes unificados en ejecución del contrato 116 de 2013.

ORGANIZADO Se coloca el número del contrato que realizó la organización del expediente unificado.

OBSERVACIONES Espacio para anotar las situaciones particulares que se presentan dentro del expediente.


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Respecto a la organización de los expedientes unificados, solamente se actualizan

datos de las siguientes columnas:

1. Apellidos

2. Nombres

3. Fechas Inicial.

4. Fecha Final

5. No. de folios.

6. Observaciones

Las convenciones utilizadas fueron las definidas en el contrato 143 de 2010, siendo estas: R

Rasgado (a nivel de expediente no de folios)

F Faltante (a nivel de expediente no de folios)

D Deterioro físico (a nivel de expediente no de folios)

B Biodeterioro

RF Registro Fotográfico

FT Fecha trámite

PGxx Páginas del cuadernillo

PGxx; PGxx Ejemplo: PG12; PG10: En el expediente se encuentran dos cuadernillos

Pg XX Número de páginas del cuadernillo

FLx (x) Ejemplo: FL5 (2) El folio 5 tiene 2 documentos pegados

FLx sobre Ejemplo: FL3 sobre. En el folio 3 se encuentra un sobre cerrado.

SF Sin fecha

4.2.5. Actualización de datos en el aplicativo PLATINUM (3.064 registros)

Los siguientes son los campos a verificar y actualizar

CAMPO

TIPO FUENTE DOCUMENTAL ALCANCE

DATOS BÁSICOS

14

TIPO DE DOCUMENTO DESPLEGABLE Pasaporte Todos los TD tienen pasaporte, el cual es requisito para la apertura del TD.


Página 21 de 38

NÚMERO DIGITAR Pasaporte Se registra el número del pasaporte.

NACIONALIDAD DESPLEGABLE Cuadernillo/Visa/Formato solicitud trámites/Formato único de trámite/Certificado de Nacionalidad (Consulado)

Registrar todas las nacionalidades que se encuentren del extranjero. Se toma el formato más reciente.

FECHA DE EXPEDICIÓN SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de expedición que aparece en el documento seleccionado.

FECHA DE VENCIMIENTO

SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de vencimiento que aparece en el documento seleccionado.

GÉNERO SELECCIONAR Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI

DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

FECHA DE VENCIMIENTO

SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de vencimiento que aparece en el documento seleccionado.

GÉNERO SELECCIONAR Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI


FECHA DE NACIMIENTO SELECCIONAR Cédula de Extranjería / Pasaporte /Visa/DNI/Comprobante de renovación de cédula de extranjería/Tarjeta de extranjería.


EXPEDIENTE INTERPOL NA

PRIMER APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI

DNI para los expedientes generados a partir del 2004

SEGUNDO APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI


NOMBRES DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI


LUGAR DE NACIMIENTO: PAÍS

DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI


CAMPO


LUGAR DE NACIMIENTO: DEPARTAMENTO



LUGAR DE NACIMIENTO: CIUDAD



DATOS GENERALES

10


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IDIOMA DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Único de Trámite

Registrar los idiomas que habla el extranjero. El idioma va asociado al País de origen y los idiomas adicionales que se registren en los documentos.

ESTADO CIVIL DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Solicitud de Trámite/Formato Único de Trámite /Cédula de Extranjería

Para el formato de trámite, se toma el más reciente.

GRUPO SANGUÍNEO DESPLEGABLE Certificado de RH / DNI/Inmunohematología


OBSERVACIONES

NA

NACIONALIDAD DESPLEGABLE Cuadernillo /Cédula de Extranjería/Pasaporte /Certificado Laboral/Tarjeta de Extranjería

Registrar todas las nacionalidades del extranjero.

OCUPACIÓN DESPLEGABLE Cuadernillo / Pasaporte /Certificado Laboral/Formato Solicitud de Trámites/Formato Único de Trámite

Registrar La ocupación más reciente.

ESTATURA DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Formato Solicitud de Trámites/ Formato Único de Trámite

Se registra utilizando la opción en cms.

NOMBRE DE MADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato solicitud trámites/Formato Único de Trámite

Para el formato de trámite, se toma el más reciente.

NOMBRE DE PADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato Único de Trámite

NOMBRE OTRO CONTACTO

DIGITAR Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato Único de Trámite

NACIONALIZADO

7

NUMERO NACIONALIZADO

NA NA No. Generado Automáticamente por el sistema a nivel nacional, al guardar lo registrado en los campos de Nacionalizado.

DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que autoriza la actualización.

Subdirección de Extranjería

FECHA NACIONALIZACIÓN

DESPLEGABLE Carta de Naturaleza/Cédula de extranjería

CARTA NATURALEZA DIGITAR Carta de Naturaleza Corresponde al No. del documento que certifica la nacionalización.

FECHA CARTA SELECCIONAR Carta de Naturaleza Se selecciona en el calendario el No. de la carta de naturaleza.

CAMPO


DATO MINISTERIO DIGITAR NA


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NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Carta de Naturaleza No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.

RESOLUCIÓN DIGITAR Carta de Naturaleza No. de Resolución, si se tiene.

MOTIVO MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)

FALLECIDO

5

NÚMERO FALLECIDO DIGITAR Registro Civil de Defunción, notificación de la embajada (cuando fallece fuera del país)

Se digita el No. de certificado de defunción. En caso de que se encuentre una carta de la embajada, se tomará los datos que aparezcan en la misma.

DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que autoriza la actualización.

Subdirección de Extranjería

FECHA DE FALLECIMIENTO

0 Registro Civil de Defunción/ notificación de la embajada)

Se selecciona en el calendario la fecha de fallecimiento, únicamente la que aparezca en el certificado de defunción.

REGISTRO DEFUNCIÓN DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de la embajada)

Digitar el número que aparece en el registro como indicativo serial.

NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de la embajada)

No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.

INGRESE EL MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN

DIGITAR Resolución Interna/ notificación de la embajada)

Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)

TOTAL DESPLEGABLE

13

TOTAL SELECCIONAR

6

TOTAL DIGITAR

17

TOTAL CAMPOS

36

SPN 4-72 no se hará responsable de la actualización de los registros que no

se encuentre en el expediente físico.


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El número de actualizaciones en el aplicativo será 3.064 de registros (cada

registro es igual a un expediente

4.3. Qué no incluye

No incluye todos aquellos servicios, procesos, actividades, equipos, personal y/o

insumos no detallados explícitamente en la presente oferta comercial.

Incorporación de folios, tarjetas decadactilares, tarjetas alfabéticas y cedulas de

extranjerías que no estén incluidas en los 96 ML entregados por parte del cliente

al inicio del contrato.

La presente propuesta no incluye el traslado ni viáticos del personal a nivel

nacional.

SPN no estará sujeto a la aprobación por parte del AGN de las herramientas

archivísticas estipuladas para el desarrollo del contrato (FUID).

SPN no llevará a cabo procesos de integración del software de administración

de archivos ni aplicativos propios de Migración.

No se proporcionará software para los procesos de radicación, distribución,

digitalización y administración de la correspondencia ni de bodega externa.

No se proporcionará personal ni insumos para el proceso de radicación de

entrada o salida de correspondencia o actualización de las historias de

extranjeros.

Instalación, licencias, soporte, mantenimiento y puesta en funcionamiento del

aplicativo PLATINUM en los equipos de cómputo de 4-72.

En caso de no poder realizar la instalación del aplicativo en el hardware de 4-72

el costo adicional será asumido por el cliente.

4.4. Responsabilidades a cargo de 4-72


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Aplicar los procesos archivísticos de identificación, selección, clasificación,

ordenación y descripción de los expedientes, como mínimo los previstos en el

artículo 22 del Título V de la Ley 594 del 2000. “Procesos archivísticos. La gestión

de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales

como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la

recuperación y la disposición final de los documentos”. Aplicar la metodología para

organización de las historias de extranjeros.

Garantizar la confidencialidad de los documentos tanto virtuales,

electrónicos, y físicos entregados para su administración, según normatividad

vigente.

SPN se compromete a que todas las plantillas que se utilizan actualmente

durante la ejecución del contrato se ciñan a los diseños establecidos por el

Ministerio.

Remitir mensualmente al supervisor del contrato un informe donde se

evidencie el estado del inventario del archivo de gestión, unidades de

conservación y metros lineales intervenidos.

4.5. Obligaciones generales

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. se compromete y obliga a

guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga

acceso en virtud del presente contrato. Igualmente, custodiará e impedirá el

acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona

ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier

fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún

después de terminados los mismos. SERVICIOS POSTALES NACIONALES,

S.A. únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba


Página 26 de 38

expresamente del CLIENTE, y no los destinará, aplicará o utilizará con fin

distinto al que figure en el presente contrato. Asimismo, se compromete a no

revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos

contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos,

papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras

personas; salvo que previa indicación expresa del CLIENTE, comunique los

datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la

prestación de un servicio.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. manifiesta estar al corriente en

lo que concierne a las obligaciones derivadas de la normativa de protección

de datos. Asimismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de seguridad,

así como cualesquiera otras que le fueren impuestas, de índole técnica y

organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter

personal. El CLIENTE, previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las

medidas de seguridad que SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. debe

acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula.

Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán

destruidos o devueltos al CLIENTE, al igual que cualquier soporte o

documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del

tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una

previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a

la devolución de los mismos garantizando al CLIENTE dicha conservación.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. podrá conservar, debidamente

bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su

relación con el CLIENTE En cualquier caso, SERVICIOS POSTALES

NACIONALES, S.A. comunicará al CLIENTE cualquier incidencia que se

produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar a la


Página 27 de 38

confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro

del plazo de dos días a contar desde la fecha en que se hubiese producido la

incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten

las medidas correctoras oportunas. Del mismo modo, el contratista pondrá en

conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la

presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas

pertinentes, que se acata su contenido. Por otra parte, de conformidad con lo

dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de Protección de datos personales el

CLIENTE autoriza que sus datos, facilitados voluntariamente formalizan la

presente relación contractual, que formen parte de una base de datos

responsabilidad de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. y tratados

con la finalidad de gestionar el servicio contratado, así como remitirle

información sobre las novedades relativas a productos y servicios de la

empresa. Por otra parte, se informa que los datos serán tratados bajo los

criterios de seguridad definidos en la política de tratamiento desarrollada por

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cuya consulta puede llevarse a

cabo en la siguiente página web: www.4-72.com.co. Así mismo, le

informarnos que puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus

datos mediante escrito dirigido a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A.

en la siguiente dirección: [email protected].

Para el trámite de nuevos contratos, prórroga, adición y/u otro sí de los

contratos vigentes, se deberá entregar o enviar al Profesional Comercial los

documentos de dicha solicitud con al menos quince (15) días hábiles de

antelación con los respectivos soportes (CDP, minuta, entre otros).

http://www.4-72.com.co/


Página 28 de 38

Las solicitudes de prórrogas y adiciones a los contratos suscritos con nuestros

clientes, crea una ampliación del tiempo estimado, generando un incremento

de recursos no proyectados al contrato inicial, por tal razón 4-72 realizará una

nueva oferta donde se evaluará financieramente la rentabilidad inicial del

proyecto y se condicionará a las estipulaciones técnicas y económicas del

portafolio actual, por lo tanto al cliente se le presenta nuevamente el portafolio

donde el contrato estará sujeto a modificaciones. La propuesta comercial

deberá estar en línea con el objeto del contrato.

El perfeccionamiento de los contratos se debe entender con la firma del acta

de inicio, lo que dá el aval para la ejecución de los mismos.

Las negociaciones que requieran personal, los tiempos para el suministro

después de firmado el contrato y su acta de inicio son los siguientes:

CANTIDAD

CANDIDATOS

DÍAS HÁBILES

REQUERIDOS UBICACIÓN

DE 1 A 30 5 - 8 días BOGOTÁ

DE 1 A 30 8 – 15 días NIVEL NACIONAL

Más de 30 A Convenir NIVEL NACIONAL

Tiempos contados a partir del recibo de la solicitud del formato presentado por

el Profesional de Mercado Corporativo, a la Jefatura de Contratos Externos

especifica salarios, cargos, fechas de ingreso, horarios de trabajo y perfiles

solicitados.

En las ciudades de Medellín, Tunja, Barranquilla, Ibagué, Cali, Bucaramanga,

Manizales y Palmira, se cuenta con Supernumerarios de Contratos Externos

quienes de acuerdo a disponibilidad pueden suplir novedades.

“Los objetos postales entregados mediante motorizados o mensajeros

contratados por los clientes para el


Página 29 de 38

manejo de un centro de administración de correspondencia – CAD, no cursan

por el servicio de correo ni de mensajería expresa, en consecuencia, no va

acompañado de acuse de recibo o guía, así como tampoco genera la

indemnización del Articulo 25 de la Ley 1369 de 2009.”

Los insumos de papelería, impresoras, equipos de cómputo o cualquier otro

que se requiera por parte del cliente para la debida ejecución del contrato se

deben relacionar de forma específica su cantidad y características técnicas.

De igual manera, el tiempo de instalación o entrega se contara a partir de la

firma del acta de inicio y el tiempo requerido para su entrega será de acuerdo

con la cantidad y características de los mismos.

De igual forma para el suministro del personal, es importante establecer que

este puede ser requerido por el cliente según las necesidades del servicio, sin

embargo es importante el contar con el previo aviso a Servicios Postales

Nacionales, con el ánimo de evaluar su impacto en el modelo económico del

proyecto.

Para la generación de informes sobre la ejecución del contrato, deberá

concertarse primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello

implica establecer la naturaleza de los mismos, su viabilidad y cronograma de

elaboración.

Para la generación de horas extras por parte del personal deberá concertarse

primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica establecer

la naturaleza de las mismas, su viabilidad y cronograma de elaboración ya que

estas generaran un costo adicional al estipulado en la tarifa.


Página 30 de 38

Para el reemplazo del personal concerniente al proyecto o proceso se deberá

concertarse primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello

implica establecer la naturaleza de los mismos, su viabilidad y cronograma de

elaboración teniendo en cuenta que estos generan unos tiempos, posibles

costos adicionales al estipulado en la tarifa.

En caso de suscitarse un reemplazo debe incluirse la justa causa de acuerdo

a los siguientes parámetros: el reemplazo no implica la reducción del personal

del equipo de trabajo inicialmente contratado. El tiempo de contratación a nivel

nacional es de mínimo de 8 a 15 días. No es viable realizar un retiro del

personal sin que medie justa causa. La entidad por conducto del interventor

deberá enviar informe donde se describa los hechos, (novedades) en modo,

tiempo y lugar y remitir a contratos externos los soportes suficientes para

motivar la carta de terminación del contrato laboral.

Servicios Postales Nacionales no suministrara insumos ni papelería adicional

para el proceso y contemplados dentro del contrato inicial, de ser requeridos

estos entraran a ser costeados adicionalmente al contrato.

El tiempo de ausencia del personal por ausencias justificadas es de 48 horas

a partir de la comunicación de la novedad; igualmente el área de contratos

externos habilito el correo [email protected] para remitir

información relacionada con los colaboradores asignados a la entidad.

4.6. Responsabilidades a cargo del CLIENTE

1. Migración Colombia se compromete a pagar oportunamente el valor del contrato

de conformidad con lo estipulado en este mismo documento.

mailto:[email protected]


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2. Designar al funcionario que ejercerá la supervisión y el control de ejecución del

contrato, quien estará en permanente contacto del contratista para la coordinación

de cualquier asunto que así se requiera.

3. Suscribir a través del supervisor del control de ejecución del contrato los

documentos y actas que sean necesarias durante el desarrollo del contrato.

4. Informar de manera inmediata acerca de cualquier circunstancia que amenace

vulnerar los derechos de SPN, al igual que cualquier perturbación que afecte el

desarrollo normal del contrato.

5. Guardar por la confidencialidad y velar por la protección de los documentos a

entregar en custodia.

6. Entregar al inicio del contrato las políticas, manuales, procedimientos, T.R.D,

T.V.D, inventarios, C.C.D y demás herramientas archivísticas que se requieran para

la correcta ejecución del contrato.

7. Migración Colombia entregará con la firma del acta de inicio del contrato la

totalidad de la documentación objeto de intervención (tarjetas decadactilares,

historias de extranjeros y documentación a insertar.

8. Migración Colombia realizará la entrega de la documentación a intervenir a

cuerpo cierto, sin que ello comprometa a SPN 4-72 a responder por documentación

determinada.

9. Instalación, licencias, soporte, mantenimiento y puesta en funcionamiento del

aplicativo PLATINUM en los equipos de cómputo de 4-72 a partir de la fecha de

perfeccionamiento del contrato y/o firma del acta de inicio.

10. En caso de no poder realizar la instalación del aplicativo en el hardware de 4-72

el costo adicional será asumido por el cliente.


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11. Avalar u objetar los informes periódicos presentados por el coordinador del

proyecto por medio de actas, detallando el estado actual o las observaciones a que

haya lugar según el cronograma establecido, esto con el fin de realizar los ajustes

pertinentes en el momento adecuado, de no existir aceptación o rechazo formal por

escrito por parte del supervisor durante los cinco (5) días hábiles posteriores de la

entrega del informe, se dará por entendido el cumplimiento parcial del objeto del

contrato y facultara a SPN a presentar la respectiva factura por el servicio prestado

por el periodo ejecutado. De no cumplirse por parte del supervisor del cliente las

condiciones pactadas en el presente numeral para la respectiva aceptación,

rechazo y/o pago SPN detendrá la ejecución del contrato hasta tanto sean

subsanadas las diferencias entre las partes, los costos adicionales que se generen

por causa de la demora del cliente aceptación, rechazo y/o pago de la factura

correspondiente serán imputables al cliente.

12. Instalar y configurar el aplicativo PLATINUM en los equipos destinados por SPN

4-72 para tal fin, de tal manera que nuestro equipo de trabajo pueda actualizar los

registros en dicha herramienta sin ningún contratiempo a partir de la fecha de

perfeccionamiento del contrato y/o firma del acta de inicio.

4.7. Entregables

SPN 4-72 presentará al supervisor del contrato un informe parcial mensual de

ejecución y hallazgos los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente mes.

SPN 4-72 entregará al finalizar el contrato un informe consolidado con los

inventarios en el respectivo FUID de la Serie Documental intervenida en formato

Excel y el inventario de eliminación.

NOTA: el índice máximo de error aceptable por lote, es del 3% sobre una muestra

del 5%.


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Horarios

Lunes a viernes entre las 7:30 a.m. a 5:30 p.m. y el sábado de 09:00 a.m. a 12:00m.

4.7. Tiempo de ejecución

El plazo de ejecución de la presente adición y prorroga será de cuatro (4) meses

adicional al plazo inicial del contrato 116 de 2015.

4.8. Personal Requerido

CARGO FORMACIÓN ACADEMICA EXPERIENCIA

GERENTE DE PROYECTO

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y

Archivista.

(3) años de experiencia relacionada en coordinación de

proyectos de gestión documental. Experiencia de tres

(3) años en administración de personal y orientación en

servicio al cliente, en administración de proyectos

archivísticos y de correspondencia,

preferiblemente en entidades del sector público. Experiencia en

consultoría de soluciones corporativas de gestión de

documentos; diagnósticos de gestión integral de documentos, elaboración e implementación de

TRD y TVD.

COORDINADOR Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y

Archivista, Cargo homologable con:

Administración, Ingeniería Industrial, o carreras administrativas, con

postgrado en Sistemas de Información y Gerencia de

Documentos y/ o Gerencia de Proyectos.

(2) años de experiencia relacionada en coordinación de

proyectos de gestión documental

Experiencia de dos (2) años en administración de personal y

orientación en servicio al cliente, en administración de proyectos

archivísticos y de correspondencia,

preferiblemente en entidades del sector público.

TÉCNICO DE ARCHIVO Y TÉCNICO

ADMINISTRATIVO

Técnico de archivo o estudiante últimos semestres

Experiencia relacionada de dos (2) años certificados como

técnico de archivo, experiencia


Página 34 de 38

Sistemas de Información, Archivística y Bibliotecología

en coordinación de personal y digitación.

AUXILIAR DE ARCHIVO

Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año certificado como auxiliar en archivo, correspondencia, digitación y radicación de documentos.

DIGITADORES Inventario Inv. Eliminación Control calidad

Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión documental.

DIGITADORES Actualización PLATINUM

Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión documental.

Funciones del Gerente de Proyecto: Tiempo de Dedicación exigida para el contrato: tiempo completo.

Las siguientes son las actividades que deberán desarrollar el Gerente del proyecto:

a. Diseñar e implementar la metodología para la realización de la organización de

96 metros lineales definidos y entregados por el cliente al inicio del contrato de

archivo de la serie de Historias de extranjeros, controlar y seguimiento del aliado

que realice la custodia de 25.703 cajas de archivo referencia X200 y seguimiento a

la actualización del sistema PLATINUM.

b. Realizar el seguimiento, control y verificación del cumplimiento de las metas,

realizando los ajustes requeridos.

c. Realización y presentación de los Informes o entregables mensuales y finales

durante la ejecución del contrato.

d. Recibir y gestionar la información productos de la supervisión del proyecto;

informando y corrigiendo las situaciones que puedan generar desviaciones al plan

de trabajo propuesto.


Página 35 de 38

e. Elaborar y presentar a la supervisión del contrato, los informes establecidos en el

contrato como seguimiento a la ejecución del mismo.

f. Analizar e interpretar, la información recolectada, elaborando los respectivos

informes a la entidad.

g. Convocar y asistir a las reuniones que se requieran para el cumplimiento del

contrato.

h. Mantener comunicación directa con la supervisión del contrato, de igual manera

con las dependencias del Cliente, con el objeto de facilitar la realización del objeto

del mismo.

i. Presentar por escrito, las acciones de mejoramiento al proceso planeado en el

momento que se requiera para asegurar el cumplimiento del contrato.

j. Implementar con el equipo de trabajo las acciones de mejoramiento que sean

aprobadas por el supervisor del contrato, en el proceso de gestión documental.

k. Hacer seguimiento a los procedimientos establecidos para garantizar el

cumplimiento del objeto contractual del contrato. Realizando las acciones

pertinentes, las comunicaciones y las recomendaciones necesarias para el mismo.

(Las comunicaciones pueden estar en formato memorando, circular, resolución,

oficio de salida, correos electrónicos).

l. Cumplir y hacer cumplir por parte del personal contratado las normas,

instrucciones y reglamentos internos del cliente que sean aplicables.

m. Rendir los informes, asegurar la comunicación permanente, evidenciar las

solicitudes de consulta sobre temas que el supervisor del contrato demande y

solicitar las aprobaciones a que haya lugar.

n. Gestionar los procesos logísticos de traslados y viáticos para los colaboradores

del proyecto.


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o. Administrar los recursos asignados al proyecto.

p. Coordinar y presentar la facturación al cliente con los soportes y realizar

seguimiento al pago de la misma.

q. Realizar las actas e informes de las reuniones de seguimiento, comunicar a la

Vicepresidencia de Servicio al Cliente las anomalías que se presenten de acuerdo

a las obligaciones contractuales adquiridas en el contrato con el cliente.

r. Realizar los planes de contingencia o cronogramas de acuerdo con la situación

que se encuentre el estado de los servicios contratados por el cliente.

Las demás necesarias para la correcta ejecución del contrato.

NOTA: El personal suministrado será el netamente cotizado para el proceso y solicitado de acuerdo a las

cantidades descritas, de requerirse otro adicional deberá ser cotizado por el SPN 4-72 el suministro de personal

se realizará dentro de los tiempos establecidos en la propuesta.

4.9. Insumos y equipos que suministrara 4-72

ITEM DESCRIPCIÓN

1 Impresora 9 Equipo de

cómputo de escritorio

1 Equipo de comunicación

Especificaciones técnicas de los equipos


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5. PROPUESTA ECONÓMICA:

Nota: Los precios dados en la presente oferta se encuentran sujetos a las cantidades detalladas y las

características del servicio ofrecido en su integridad, considerando el total de los ítems cotizados. En caso de

modificarse las cantidades o los servicios, se debe realizar una nueva liquidación de dichos precios por parte de

SPN 4-72. Si MIGRACIÓN COLOMBIA desea un solo servicio de los ofrecidos, se debe presentar una nueva

oferta por parte de SPN 4-72.

6. FORMA DE PAGO

Actividad Unid Medida Cant.Vr. Unitario

sin IVATotal mes IVA Total con IVA Meses Total

Consulta. Archivo y

DesarchivoConsultas doce Horas 700 $ 7.294 $ 5.105.800,00 $ 816.928,00 $ 5.922.728,00 4 $ 23.690.912,00

Incorporación de folios Folios 303 $ 343 $ 103.929,00 $ 16.628,64 $ 120.557,64 4 $ 482.230,56

Area trabajo Metro Cuadrado 35 $ 71.170 $ 2.490.950,00 $ 398.552,00 $ 2.889.502,00 4 $ 11.558.008,00

Actualización Aplicativo

PLATINUMRegistros 766 $ 2.154 $ 1.649.964,00 $ 263.994,24 $ 1.913.958,24 4 $ 7.655.832,96

Organización de

archivosMetros líneales 24 $ 1.646.568 $ 39.517.632,00 $ 6.322.821,12 $ 45.840.453,12 4 $ 183.361.812,48

226.748.796,00$ VALOR TOTAL CON IVA


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Pagos mensuales de acuerdo a los servicios prestados por SPN cada mes

ejecutado durante la vigencia del contrato y / o hasta agotar los recursos lo primero

que ocurra.

7. VALIDEZ DE LA OFERTA

Esta oferta tiene validez de 30 días calendario a partir de la fecha de entrega.

8. CONFIDENCIALIDAD

El presente documento desarrollado por 4-72 S.A., presenta información de carácter

CONFIDENCIAL, con el único propósito de acercar posturas comerciales con

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4 -72 prohibiendo expresamente la

publicación, divulgación y utilización de su contenido para fines propios o de

terceros no autorizados sin el previo consentimiento expreso y por escrito de 4-72.

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