SESION 11 Gestion Logistica Integral Luis Anibal Mora Garcia

7/23/2019 SESION 11 Gestion Logistica Integral Luis Anibal Mora Garcia

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3.3 Indicadores de la gestin logstica, KPIUn indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeo de

un proceso, que al compararse con algn nivel de referencia permite detectar

desviaciones positivas o negativas. Tambin es la conexin de dos medidas re-

lacionadas entre s, que muestran la proporcin de la una con la otra. Todo se

puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier

operacin, no podemos olvidar: lo que no se mide, no se puede administrar.

3.3.1 Importancia de los Indicadores de Gestin

El adecuado uso y aplicacin de los indicadores y los programas de producti-

vidad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las empresas, son

una base de generacin de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su

posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.

Los indicadores de gestin se convierten en los signos vitales de la organiza-

cin, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identicarlos diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.

Los indicadores logsticos son relaciones de datos numricos y cuantitativos

aplicados a la gestin logstica que permiten evaluar el desempeo y el resul-

tado en cada proceso; Incluyen los procesos de recepcin, almacenamiento,

inventarios, despachos, distribucin, entregas, facturacin y los ujos de infor-

macin entre los socios de negocios. Es indispensable que toda empresa desa-

rrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestin logstica,

con el n de poder utilizar la informacin resultante de manera oportuna (tomar

decisiones).

Para medir el desempeo de una organizacin en cuanto a calidad y productivi-

dad, se debe disponer de indicadores que permitan interpretar en un momento

dado las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas; por lo

tanto es importante claricar y precisar las condiciones necesarias para cons-

truir aquellos realmente tiles para el mejoramiento de las organizaciones.

El trabajar con indicadores, exige el disponer de todo un sistema que abarque

desde la toma de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentacin delas decisiones que permiten mejorar los procesos.


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Caractersticas de los indicadores de gestin

Cuantifcables. Debe ser expresado en nmeros o porcentajes y su resul-

tado obedece a la utilizacin de cifras concretas.

Consistentes. Un indicador siempre debe generarse utilizando la misma

frmula y la misma informacin para que pueda ser comparable en el

tiempo.

Agregables.Un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en

el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados.

Comparables. Deben estar diseados tomando datos iguales con el nimo de

poder compararse con similares indicadores de similares industrias.

Niveles de referencia. El acto de medir se realiza con base en la compa-

racin y para ello se necesita una referencia contra la cual contrarrestar

el resultado del indicador. Existen varios niveles: el histrico, el estndar,

el terico, el que requieren los usuarios, los de la competencia, los por

poltica, los de consenso y los planifcados.

Responsabilidad. Quin debe actuar de acuerdo con el comportamiento

del indicador con respecto a las referencias escogidas.

Puntos de lectura e instrumentos. Se debe defnir quin hace, organiza

las observaciones y defne las muestras y con qu instrumentos.

Periodicidad. Es fundamental saber con qu frecuencia se deben hacer las

lecturas: diaria, semanal o mensualmente.

Sistema de informacin. Debe garantizar que los datos obtenidos en las

mediciones se presenten adecuadamente (agilidad y oportunidad) al mo-

mento de la toma de decisiones, para lograr realizar la realimentacin

rpida en las actividades.

Pueden medir cambios en condiciones o situaciones a travs del

tiempo.

Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.

Son instrumentos importantes para evaluar y dar surgimiento al pro-ceso de desarrollo.

Instrumento gerencial por excelencia.


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Constituye un ecaz apoyo para la toma de decisiones.

Se centra en el cmo, a ms de la produccin de resultados.

Emplea normas y patrones operativos.

Proyecta el futuro de la organizacin.

Es integrador, alinea y articula todas las reas de la organizacin en

pos de los objetivos planteados desde la funcin de planeacin.

Grfca

Esquema del sistema logstico

Objetivos de los indicadores de gestin

Identicar y tomar acciones sobre los problemas operativos.

Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competido-res nacionales e internacionales.

Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reduccin del tiempo

de entrega y la optimizacin del servicio prestado.

Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la pro-

ductividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente -

nal.

Reducir gastos y aumentar la eciencia operativa.

Compararse con las empresas del sector en el mbito local y mundial

(Benchmarking).

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Utilidad de los indicadores de gestin

Parametrizador de la planeacin de actividades logsticas.

Medicin de resultados.

Proyeccin de logros.

Identicacin de mejoras internas.

Dinamizador de los procesos logsticos de mercancas mediante la inte-

rrelacin de todas sus actividades internas (Armona).

Potencializador de la actividad comercial.

Multiplicador de la realidad empresarial.

Capacidad real.

Capacidad instalada.

Principales funciones de los indicadores de gestin

Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones.

Controla la evolucin en el tiempo de los principales procesos y varia-

bles.

Racionaliza el uso de la informacin.

Sirve de base para la adopcin de normas y patrones efectivos y tiles

para la organizacin.

Sirve de base para la planicacin y la prospeccin de la organizacin.

Sirve de base para el desarrollo de sistemas de remuneracin e incenti-

vos.

Sirve de base para la comprensin de la evolucin, situacin actual y fu-

turo de la organizacin.

Propicia la participacin de las personas en la gestin de la organiza-

cin.

Atributos a tener en cuenta para la informacin.

1. Exactitud.La informacin debe presentar la situacin o el estado comorealmente es.

2. Forma.La informacin puede ser: cuantitativa, cualitativa, numrica o

grca, impresa o visualizada, resumida y detallada. Realmente la forma

debe ser elegida segn la situacin, necesidades, habilidades de quien la

recibe y la procesa.

3. Frecuencia.Medida de cun a menudo se requiere, se produce o se ana-

liza.

4. Extensin.Es el alcance en trminos de cobertura del rea de inters.

5. Origen.Puede originarse dentro o fuera de la organizacin. Lo funda-mental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta.


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6. Temporalidad. La informacin puede hablarnos del pasado, de los suce-

sos actuales o de las actividades o sucesos futuros.

7. Relevancia.La informacin es relevante si es necesaria para una situa-

cin particular.

8. Integridad.Una informacin completa proporciona al usuario el panora-

ma integral de lo que necesita saber acerca de una situacin determina-

da.

9. Oportunidad.La informacin debe estar disponible y actualizada cuan-

do se necesita.

3.3.2 Matriz logstica de los indicadores de gestin(Tabla de control)

A continuacin detallaremos los indicadores idneos para lograr absoluto con-

trol y mejoramiento de los procesos logsticos de una compaa:

Se construye una tabla de procesos logsticos claves de desempeo y se les

asignan los indicadores de gestin ms enfocados y relevantes de su operacin

logstica y clasifcados por el tipo de indicador que se desea medir para tomar no

slo correctivos a nivel interno sino como compararse con las mejores prcticasde cada sector para conocer la brecha logstica que existe en su mercado com-

petitivo y as tomar medidas correctivas de mejoramiento continuo.

Grfca

Costos logsticos en los estados contables

Ingresos

Costos productos vendidos

- Compras- Produccin

Gastos de ventas y administracin

- Procesamiento de pedidos

- Transporte

- Bodegaje

- Inventarios

- Embalajes

- Otros

Margen operacional

Gastos financieros

= Utilidad neta

Ingresos - costos logsticos = utilidad atribuible a la logstica

Costoslogsticos

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Tabla 21

Cmo medir el desempeo logstico?

3.3.3 Clasificacin de los indicadores de gestin

Una organizacin debe contar con un nmero mnimo posible de indicadores

que garanticen contar con informacin constante, real y precisa, sobre aspectos

tales como: efectividad, eciencia, ecacia, productividad, calidad, ejecucin

presupuestal, incidencia de la gestin; todos los cuales constituyen el conjunto

de signos vitales de la organizacin.

Indicadores fnancieros y operativos

Miden el costo total de la operacin logstica, es decir el valor monetario de

servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el

inventario con destino a los clientes.

Es importante para la empresa poder controlar las actividades asociadas a su

operacin logstica teniendo claro conocimiento y visibilidad del comporta-

miento de los costos de ejecucin de stas, relacionados a los niveles de e-ciencia generados por los procesos logsticos, a n de poder encontrar puntos

clave que permitan optimizar los costos a travs de la cadena de abastecimiento

incrementado la competitividad de la empresa en funcin de ser ms rentable en

su operacin sin perder mercado.

Estos indicadores se clasican en costos operacionales y costos de capital.

1. Costos de Capital. Miden el costo de oportunidad de la empresa de tener

recursos nancieros atados a activos de logstica, los cuales se entienden

por: infraestructura fsica, ota de transporte, equipos de comunicaciones,

Procesos Vs Indicadores Costo Productividad Calidad Tiempo

Servicio al cliente y procesamiento

de pedidos

Planeacin y gerencia de inventarios

Suministros (compras y manufacturas)

Transporte y distribucin

Almacenamiento

Logstica total


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y manejo de materiales (Estibadores, terminales de radio frecuencia, etc.),

este indicador se calcula como:

Costos de Capital = valor total de los activos de logstica * tasa de capi-

talizacin de los activos

1. Costos Operativos. Miden los costos asociados a la ejecucin y desempeo

de las actividades inherentes a los procesos logsticos y productivos, estos

pueden ser:

Costo de la bodega por metro cuadrado.

Costo de despacho por unidad. Costo operativo de bodega por empleado.

Costo de transporte por camin.

Costo de transporte por conductor.

Costo de transporte por unidad transportada.

Indicadores de tiempo

A travs de estos indicadores se conoce y controla la duracin de la ejecucin de

los procesos logsticos de la empresa, es decir, el tiempo que toma llevar a cabo

una determinada actividad o proceso, como por ejemplo, el tiempo que toma

descargar o cargar un camin, el tiempo que toma la recepcin de mercanca en

el centro de distribucin, etc.

Los indicadores de tiempo muestran a la empresa las uctuaciones que se gene-

ran de un perodo a otro durante la ejecucin de sus procesos, lo cual brinda he-

rramientas de respuesta inmediata a cambios drsticos o paulatinos en su nivel

de servicio, a travs del control de su evolucin y el impacto que causa en este

los cambios o mejoras hechas a los procesos de abastecimiento y distribucin.

Algunos de esto indicadores son:

1. Ciclo total de un pedido. Tiempo transcurrido desde el momento que un

cliente pone el pedido hasta que el producto est entregado y facturado y en

algunos casos, cobrado.

2. Ciclo de la orden de compra. Indicador para los controlar los tiempos de

respuesta y entrega de los proveedores.

3. Ciclo de un pedido en bodega o almacn. Tiempo que transcurre durante

la gestin del pedido desde que es hecho el requerimiento en el almacn

hasta que ste es despachado al cliente fnal.


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4. Tiempo de trnsito. Lapso de tiempo que transcurre durante el transporte

de mercancas.

5. Horizonte del pronstico de inventarios. Perodo de tiempo y frecuencia

de los estimados de demanda.

Indicadores de calidad

Muestran la eciencia con la cual se realizan las actividades inherentes al pro-

ceso logstico, es decir, el nivel de perfeccin del proceso en lo que tiene que

ver a la gestin de los pedidos, la manutencin de las mercancas, los procesos

de picking y packing, el transporte, etc.

Estos reejan las deciencias en los procedimientos de ejecucin del proceso

logstico, por lo cual es importante para la empresa pues la eciencia en sus pro-

cesos determina la eciencia en costos y nivel de servicio, dos factores vitales

para la competitividad en mercados altamente cambiantes y competidos en un

mbito internacional.

Dentro de estos indicadores se destacan dos grandes grupos:

1. Porcentaje de pedidos perfectos:

10. % de pedidos entrados correctamente.

11. % de pedidos completos con cantidades exactas.

12. % de pedidos recogidos con cantidades exactas.

13. % de pedidos empacados de acuerdo con cliente.

14. % de pedidos enviados sin daos o averas.

15. % de pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado.

16. % de pedidos documentados perfectamente.

2. Porcentaje de Averas:

17. % de mermas de la mercanca.18. % de averas en el empaque.

19. % de averas ocasionadas en el transporte.

Indicadores de productividad

Reejan la capacidad de la funcin logstica de utilizar ecientemente los re -

cursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones

de inventarios, vehculos, sistemas de informacin y comunicaciones, espaciosde almacenamiento, etc.


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El objetivo general de los recursos de logstica es generar ventas, es decir, llegar

a los mercados ecientemente optimizando los costos y mejorando mrgenes

de rentabilidad.

Como ejemplo de estos indicadores se presentan los siguientes:

Nmero de cajas movidas por hombre.

Nmero de pedidos despachados.

Nmero de rdenes recepcionadas.

Nmero de unidades almacenadas por metro cuadrado.

Capacidad de almacenamiento en estibas.

3.3.4 Distribucin de indicadores de gestin por ingeniera*

Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llmese logstico o de

produccin, se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema adecuado de

indicadores para medir la gestin de los mismos, con el n de que se puedan

implementar indicadores en posiciones estratgicas que reejen un resultado

ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin

que permita medir las diferentes etapas del proceso logstico.

Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacos en la medicin del des-

empeo de las actividades logsticas de abastecimiento y distribucin a nivel

interno (procesos) y externo (satisfaccin del cliente nal). Sin duda, lo anterior

constituye una barrera para la alta gerencia, en la identicacin de los principa-

les problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logstica, y que

perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados

y la prdida paulatina de sus clientes.

Grfca

Clases de Indicadores de gestin

1. Utilizacin

2. Rendimiento

3. Productividad

INDICADORES

* Vese completo en MORA, Luis Anbal.Indicadores de la gestin logstica. 1 ed. EcoeEdiciones, 2008

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3.3.5 Benchmarking en la gestin logstica

Generalidades

En el marco actual de competitividad, las empresas ya no compiten con otras

de la misma regin o del mismo pas, ahora se deben preocupar por competi-

dores internacionales que emplean las mejores prcticas en logstica y se dife-

rencian de otros del medio por los altos estndares de calidad y cumplimiento

en los procesos de aprovisionamiento y distribucin de mercancas soportados

en sistemas de informacin complejos y dinmicos que les permiten estar a la

vanguardia de su mercado.

Busca principalmente la comparacin de la efciencia y productividad de los

procesos logsticos de las organizaciones, como una manera clara de encontrar

eslabones dbiles en la cadena de valor las mismas.

El Benchmarking es un mtodo de la continua evaluacin del proceso del nego-

cio de las empresas que sobresalen en la industria con el objetivo de aplicar ese

conocimiento a la organizacin de uno.

Marco conceptual

El xito de la rpida respuesta en el comercio detallista ha cobrado gran inters

en la logstica de las empresas de distribucin de mercanca, como una forma

de obtener los mismos niveles de servicio y efciencia que gozan los canales

de distribucin de las grandes empresas (detallistas); basndose en esta visin,

surge la comprensin del nivel de servicio de hoy convirtindose en una parte

importante de lo que es el Benchmarking en las prcticas logsticas.*

Objetivos buscados con el benchmarking

Sin duda alguna las empresas modernas deben basarse en las Mejores Prcticas

en Logstica que se llevan a cabo en el mundo, lo cual lleva a la organizacin a

pensar alcanzar los siguientes objetivos como resultado de una implementacin

de Benchmarking:

* Puede consultar en detalle del mismo autor en:Indicadores de la gestin logstica, 1.ed.Ecoe Ediciones, 2008


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- Controlar las condiciones para ofrecer y mantener la calidad del servicio

como punto clave en la generacin de valor a travs de la cadena de su-

ministro.

- Reorganizar sus procesos de manera tal que le permita disear estrate-

gias de competitividad global capaces de responder a la uctuacin de la

demanda.

- Identicar los ms altos estndares de excelencia para productos, servi-

cios y procesos logsticos y realizar las mejoras pertinentes a los procesos

propios y alinearse as con las Mejores Prcticas en Logstica de su

sector.

- Disear e implementar planes de mejoramiento que lleven la logstica de

la organizacin a un plano de ejecucin de Clase Mundial.

Categoras del benchmarking

Dentro del benchmarking podemos destacar cuatro niveles de implementa-

cin:

1. Benchmarking interno

2. Benchmarking competitivo

3. Benchmarking funcional

4. Benchmarking genrico

Puntos claves del benchmarking

Para una correcta y exitosa implementacin de benchmarking es necesario

cumplir con los siguientes parmetros:

- Identicar los puntos fuertes y dbiles de la cadena de suministro me-

diante el estudio detallado y preciso del nivel de desempeo actual de la

empresa.

- Denir los objetivos de mejoramiento del desempeo.

- Elaboracin de los planes de accin a partir de los objetivos planteados.

- Seguimiento y evaluacin de la ejecucin de los planes de accin imple-

mentados.

- Determinar las Mejores Prcticas asociadas a los planes de accin, se

deben buscar empresas destacadas en este aspecto (publicaciones, insti-tuciones, bases de datos, Internet, etc.) y al contactarlas se deben consi-


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derar factores como: acceso a la informacin de los socios; facilidad para

realizar visitas constantes; contar con un contacto jo en la organizacin

y el potencial de mejoramiento que ofrecen estas empresas.

- Asegurar la participacin de los directivos y de los miembros involucra-

dos con el proceso logstico con el n de facilitar la aplicacin de estrate-

gias resultantes del estudio.

- La denicin de factores crticos de xito para las empresas debe partir

de un anlisis profundo de la importancia estratgica de diferentes va-

riables en la organizacin; tambin fundamentarse en un alto grado de

entendimiento de las prcticas, procesos polticas etc. que requieren un

mejoramiento.

- Con respecto a los mecanismos de recoleccin de datos, es primordialevaluar todas las posibilidades hasta seleccionar las que mejor se aco-

moden al tipo de estudio y al tipo de organizacin en la que se aplicarn.

Uno de los ms enriquecedores es la entrevista personalizada con los di-

rectivos y con los miembros involucrados directamente con los procesos

a evaluar.

- Los datos deben ser recopilados; representados grcamente, analizados

e interpretados. A los empresarios se debe presentar un resumen ejecuti-

vo que incluya:

- Identicacin del problema.

- Descripcin de la metodologa.

- Presentacin de datos.

- Resumen e interpretacin de datos.

- Presentacin de los hallazgos ms importantes (incluye identica-

cin de Fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoramiento).

- Recomendaciones: acciones especcas.

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