Sesión 3Gestión de integración del proyectos y gestión

de alcance

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Agenda

• Caso: Sistemas Automáticos BAE (A)

• Gestión de integración de proyectos– Acta

– Plan de dirección

– Gestión de la ejecución

– Monitoreo y control

– Cierre

– Gestión integrada de cambios

– Cierre

• Gestión de alcance

Sistemas Automáticos BAE

Gestión de integración de proyectos

Gestión de integración de proyectos

• Implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección del proyecto.

Gestión de integración de proyectos

• Los gerentes de proyectos deben coordinar todas las áreas durante todas las etapas del proyecto

• Los procesos:– Desarrollar el acta de constitución del proyecto– Desarrollar el plan para la dirección del proyecto– Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto– Monitorear y controlar el trabajo del proyecto– Realizar el control integrado de cambios– Cerrar el proyecto

Gestión de integración de proyectos

Gestión de integración de proyectos

Desarrollo de el acta de constitución del proyecto

• Se desarrolla un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

Entradas

1. Enunciado del trabajo del proyecto (SOW): descripción de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

• Una necesidad comercial

• Descripción del alcance del producto

• Plan estratégico

2. Caso de negocio: Se determina si el proyecto vale o no la inversión requerida.

3. Contrato

Entradas

4. Factores ambientales de la empresa: normas gubernamentales, la infraestructura de la organización y las condiciones del mercado.

5. Activos de los procesos de la organización.

Herramientas y técnicas

• Juicio de expertos

Salidas

• Acta de constitución

Desarrollo de el plan para la dirección del proyecto

• Se trata de documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

• Se define la manera en que el proyecto se ejecuta, monitorea, controla y cierra.

Entradas

1. Acta de constitución del proyecto

2. Salidas de los procesos de planificación

3. Factores ambientales para la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas

• Juicio de expertos

Salidas

• Plan para la dirección del proyecto: Integra y consolida todos los planes de gestión subsidiarios y las líneas base de los proyectos de planificación.

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

• Consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

Entradas

1. Plan de dirección del proyecto

2. Solicitudes de cambios aprobadas

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas1. Juicio de expertos

2. Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS)

Salidas

1. Entregables

2. Información sobre el desempeño del trabajo

3. Solicitudes cambios

4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

5. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

• Monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

Entradas

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Informes de desempeño

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas• Juicio de expertos

Salidas

1. Solicitudes de cambio

2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Control integrado de cambios

• Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismo y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección de proyectos.

Entradas

• Juicio de expertos

• Reuniones de control de cambios

Herramientas

1. Plan de dirección del proyecto

2. Información sobre el desempeño del trabajo

3. Solicitudes de cambio

4. Factores ambientales de la empresa

5. Activos de los procesos de la organización

Salidas

1. Actualizaciones al estado de las solicitudes de cambio

2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Cierre del proyecto

• Consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Entradas

1. Plan de dirección del proyecto

2. Entregables aceptados

3. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas

• Juicio de expertos

Salidas

1. Transferencias del producto: Servicio o resultado final

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión del alcance del proyecto

Gestión del alcance del proyecto

• Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para complementarlo con éxito.

• Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.

Gestión del alcance del proyecto

Recopilar requisitos

• Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

• Dentro del los requisitos se incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, cliente y de los otros interesados.

Recopilar requisitos

1. Acta de constitución del proyecto

2. Registro de interesados

Entradas

1. Entrevistas2. Grupos de

opinión3. Talleres

facilitados4. Técnicas

grupales de creatividad

5. Técnicas grupales de toma de decisiones

6. Cuestionarios y encuestas

7. Observaciones8. Prototipos

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Documentación de requisitos

2. Plan de gestión de requisitos

3. Matriz de rastreabilidad de requisitos

Definir el alcance

• Es el proceso donde se desarrolla una descripción detallada del proyecto y del producto.

• La elaboración de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que de documentan durante el inicio del proyecto.

Definir el alcance

1. Acta de constitución del proyecto

2. Documentación de requisitos

3. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Juicio de expertos

2. Análisis del producto

3. Identificación de alternativas

4. Talleres facilitados

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Declaración del alcance del proyecto

2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Crear la EDT

• Consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

• La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto parar lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Crear el EDT

1. Declaración del alcance del proyecto

2. Documentación de requisitos

3. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Descomposición

Herramientas y técnicas

Salidas

1. EDT2. Diccionario del

EDT3. Línea de base

del alcance4. Actualizaciones

a los documentos del proyecto

Verificar el alcance

• Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.

Verificar el alcance

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Documentación de requisitos

3. Matriz de rastreabilidad de requisitos

4. Entregables validados

Entradas

1. Inspección

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Entregables aceptados

2. Solicitudes de cambio

3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Control del alcance

• Es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance..

Verificar el alcance

1. Plan de dirección de proyectos

2. Información sobre el desempeño del proyecto

3. Documentación de requisitos

4. Matriz de rastreabilidad de requisitos

5. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Análisis de variación

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Mediciones del desempeño del trabajo

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

3. Solicitudes de cambio

4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto