SimpleDashMX Nivel 3 VBA Dashboard Comercial...permiten ordenar la información por otro campo...

Visual Basic for Applications SimpleDashMX

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SimpleDashMX Nivel 3 – VBA – Dashboard Comercial El objetivo de este Dashboard es visualizar de una manera sencilla, clara y confiable la información

de ventas y mejorar el desempeño de desplazamiento de cada uno de los productos que se

comercializan.

Esta aplicación se ha desarrollado completamente con Macros en Excel (VBA), lo que permite una

automatización potente, de tal manera que solo debes ingresar tus datos en una Tabla Ventas y

comenzarás a visualizar información realmente importante en pocos minutos.

A continuación, se describe este Producto de Gran Valor para Mejorar la Productividad en esta

apasionante actividad que son las Ventas.

Primero, quiero hacer hincapié que uno de los objetivos de un Dashboard es visualizar la

información en una sola vista, es decir, sin necesidad de desplazarse hacia la derecha o hacia abajo,

en este caso una hoja de Excel. Así que para mejorar la vista se tienen las siguientes opciones:

PC. Activa o Desactiva la Pantalla Completa: ocultará la Barra de Menús, de Herramientas, de

Formulas y/o Funciones, así como los Encabezados (A, B, C…|1, 2, 3…).

OH. Oculta o Muestra Hojas: ocultará las Hojas.

Ahora bien, serán 3 SENCILLOS PASOS a seguir para visualizar de forma ejecutiva el avance de

ventas.

PASO 1. Ingresar Ventas. Este link permitirá visualizar la hoja Tabla Ventas y es donde se

deben ingresar los datos solicitados. Solo te llevará unos minutos hacer esta actividad, lo demás lo

hacen las potentes macros desarrolladas.


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• ID. Enumeración consecutiva o un identificador para cada registro.

Los siguientes campos están relacionados con respecto al Cliente.

• Región. Actualmente se tienen las siguientes Regiones Geográficas del País: Bajío, Centro,

Oeste, Este, Noreste, Suroeste, Sureste.

• Estado. Se indican los Estados del País. Debe haber una relación entre Región y Estado.

• Nombre Vendedor. Nombre del vendedor asignado al Estado.

• Cliente. Nombre del Cliente.

Los siguientes campos están relacionados con respecto a la Referencia o Producto.

• Departamento. Es el nivel más alto y actualmente tiene los siguientes valores: Adultos,

Infantil y Juvenil.

• Categoría. Una o más Categorías se relacionan con un Departamento, por ejemplo, las

Categorías Salud y Supreme se asocian al Departamento Adultos.

• Marca. Una o más Marcas se relacionan con una Categoría, por ejemplo, las Marcas Activia,

Benegastro y Vitalinea se asocian a la Categoría Salud.

• Referencia. Es el nivel más bajo, que describe a la Referencia o Producto, por ejemplo,

Activia Fresa Plátano. Una o más Referencias se relacionan con una Marca.

Los siguientes campos están relacionados con respecto al momento en que se realizó la venta.

• Cantidad. Se refiere al número vendido, pueden ser representado en valor, cajas, unidades,

kilos, entre otras; lo importante es que debe ser la misma unidad para todos los registros.

• Año. Año en el que se realizó la venta.

• Mes. Mes en el que se realizó la venta.


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Son solamente 11 campos que se requieren para dar seguimiento al comportamiento de venta de

cada uno de los productos que se comercializan e identificar las oportunidades de mejora.

“Supongamos que va a hacer una presentación con un análisis de esta tabla cada semana, quizás lo

haría de manera muy manual, sumando lo de un producto, después lo de otro, luego por marca, etc,

etc, etc… y le llevaría tiempo que le quita atención a lo bueno, puede ser familia, deporte o lo que

desee hacer. ¡¡¡Con los siguientes dos pasos el trabajo esta hecho!!!”

PASO2. Obtener Filtros. Se debe dar clic a esta opción para obtener los valores únicos de los

filtros del Dashboard, por ejemplo, en el filtro Año se desplegarán los años en lo que se han

registrado ventas.

De la misma manera sucederá con el filtro Mes y Estado. El filtro Ordenar tiene solo dos opciones:

Ascendente o Descendente.

Una vez que finaliza el proceso de Obtener Filtros envía el siguiente mensaje de confirmación:

PASO 3. Visualizar Dashboard. Hoy en día el análisis de los datos para presentar

información confiable y oportuna que permita evaluar si las ventas van por buen camino, es un

proceso que conlleva un tiempo considerable, de tal manera que cuando se finaliza, posiblemente

ejecutar o reaccionar con una estrategia para mejorar el desempeño sea un poco tarde.

La finalidad de este Dashboard Comercial es visualizar los Indicadores de Crecimiento y

Participación, así como el Ranking de Referencias con tan solo ingresar los datos en la Tabla Ventas.

Esta aplicación sencilla pero poderosa tiene 7 secciones, los filtros que permiten seleccionar el Año,

Mes y Estado (Sec. 1) para desplegar la información con respecto a los Departamentos (Sec. 2),

Categorías (Sec. 3), Marcas (Sec. 2) y Referencias (Sec. 1).


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Además, dos elementos esenciales, una gráfica de barras para visualizar las Ventas por Trimestre

(Sec. 6) y una gráfica de barras que muestra las Ventas por Mes (Sec. 7).

¿Cómo funciona? Debes seleccionar un año y de manera inmediata se visualiza la

información como se muestra en la siguiente imagen:

En las secciones de Departamento, Categoría, Marca y Producto se muestra de izquierda a derecha:

a) Las Ventas del Año que se seleccionó en el filtro (2015), esta columna esta coloreada de

verde porque por este campo se ordeno la información de manera Descendente.

b) En la siguiente columna las Ventas del Año Anterior (en este caso 2014).

c) Total, es la suma de las Ventas de los dos años (2015 + 2014).

d) % de Crecimiento, indica con un semáforo si crecieron las ventas con respecto al año

anterior (2014).


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e) % de Participación, es el porcentaje que representa sobre la suma Total.

En estas mismas secciones, se tienen unos botones de opción en los títulos de encabezado, que

permiten ordenar la información por otro campo diferente al inicial (en este caso 2015).

Además, en la esquina inferior derecha se visualizan dos flechas para avanzar o retroceder en la

sección, es decir, si hay más productos podemos desplazarnos vara poder visualizarlos.

Finalmente, en la parte inferior se muestran dos gráficas con el Avance de Ventas por Trimestre y

por Mes; estos gráficos también se actualizan con respecto a los filtros que se realizan.

Es muy sencillo navegar en el Dashboard, con tan solo unos clics podemos filtrar

la información por Año, Mes y/o Estado y ordenarla por el campo que deseemos para

identificar las oportunidades de mejora o premiar los esfuerzos

realizados.

¿Cómo se hizo? Toda esta aplicación se desarrolló con Macros en VBA, que es el

entorno de programación de la suite de Office. Las macros pueden ser grabadas o escritas desde

cero. En este caso, se escribió cada línea de código, las cuales están agrupadas en Procedimientos

que ejecutan las tareas, por ejemplo, la de avanzar o retroceder en las secciones.


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Se programaron 27 procedimientos que permiten manipular el Dashboard; en las imágenes

siguientes se identifica donde se aplica el uso de cada procedimiento.

1. Ingresar Ventas:

IrTablaVentas

2. Obtener Filtros:

U00_PreparaFiltros

U01_PreparaFiltros

U02_PreparaProductos

DashA_CargaFiltros

3. Visualizar Dashboard:

IrDashVentas


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1. Año:

DashA_06_LimOpt

DashA_00_Producto

DashA_01_FilRef

DashA_02_FilMar

DashA_03_FilCat

DashA_04_FilDep

DashA_05_PriCar

2. Mes:

DashA_06_LimOpt

DashA_00_Producto

DashA_01_FilRef

DashA_02_FilMar

DashA_03_FilCat

DashA_04_FilDep

DashA_05_PriCar

3. Estado:

DashA_06_LimOpt

DashA_00_Producto

DashA_01_FilRef

DashA_02_FilMar

DashA_03_FilCat

DashA_04_FilDep

DashA_05_PriCar

4. Ordenar:

DashA_06_LimOpt

1. Año 1 (2015):

DashA_Ordenar ColIni, ColFin, UltFil

2. Año 2 (2014):


3. Total:



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4. %Cre:


5. %Part:


CATEGORIA

1. Avanzar:

DashA_Fle01SigCat

DashA_Fle00BusBlo LimRan, BusRan, ResRan, ValRan, Blo

DashA_FleSegCar LinEnc, ValRes, BusBlo, 1

DashA_SigSuma

2. Retroceder:

DashA_Fle01AntCat

DashA_Fle00BusBloAnt LimRan, BusRan, ResRan, ValRan, Blo


MARCA

1. Avanzar:

DashA_Fle02SigMar



2. Retroceder:

DashA_Fle02AntMar



REFERENCIA

1. Avanzar:

DashA_Fle03SigPro



2. Retroceder:

DashA_Fle03AntPro



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