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FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS,

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS Y SISTEMAS

COMPUTACIONALES ADMINISTRATIVOS

CATEDRATICO:

Carlos A. Torres Gastelu

EXPERIENCIA EDUCATIVA:

Soluciones Integrales en la Organización

TEMA:

Reseña: Organización Basada en Procesos

INTEGRANTE:

Julieta Farina Rivera Ochoa

Veracruz, VER. A 23 de Marzo del 2009.

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CAPITULO 1: LA ORGANIZACIÓN TRADICIONAL

En este capítulo se habla que en los últimos años se ha mencionado el término de reingeniería con distintos enfoques los cuales son la implantación de sistemas de información integrados y la reestructuración de un sector de la empresa. Se menciona que una organización que se basa en procesos quiere decir que forma mini organizaciones o mini-empresas que son formados por personas que estaban en algún departamento y fueron cedidos para dar lugar a estas o también llamadas células estas tiene como ventaja competitiva la visibilidad y los cuellos de botellas y cada una de estas atenderá exclusivamente a un grupo de clientes.

También se habla del área de la fabricación ante los clientes que afecta al posicionamiento de ventas el cual impide llegar a sus objetivos, las finanzas ante los clientes dentro de esta área cualquier aumento del plazo de financiamiento tiene un costo, la administración y los recursos humanos ante los clientes tiene muchos canales de influencia hacia una posición de mayor competitividad.

CAPITULO 2: PREPARANDO EL CAMINO

Nos menciona la diferencia que hay de una célula con otro tipo de organizaciones empresariales, otra ventaja es que los seres humanos se necesitan unos a otros.

Este capítulo nos da a conocer la estrategia de desarrollar las prioridades dentro de la empresa para crear un plan de acción en el cual no se imponga, ni se obligue, ni se permita que cualquiera haga lo que le dé la gana solo porque asuma que él es responsable de su sector, un director es responsable de una función y esta función afecta a toda la empresa. Nos habla también que en el diseño de las estrategias alguien debe tener el conocimiento de las herramientas tácticas para que puedan alcanzar las metas en un tiempo determinado, teniendo en cuenta que hay que comprobar si los factores humanos y culturales de la organización permitirán aplicarlas.

También se toca el tema de las restricciones de la calidad total sin llegar a los resultados esperados y dejando al personal con la sensación de haber realizado un gran esfuerzo sin alcanzar los resultados que todos hubieran deseado.

Nos indica en que pudiera ser superior la competencia en cuanto a los plazos de entrega, los precios y la rapidez, debido a esto los clientes impacientes optan por productos convencionales que se los entregan más rápido, una estrategia seria entregas rápidas, una línea de productos más amplia y con esto tendríamos una ventaja concreta sobre la competencia.

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Otro punto es que hoy en día a pesar de las difíciles condiciones de competencia que existe, se está liderando el mercado y se tiene la mayor cuota. En este apartado también nos dan a conocer el nombre que le pondrán al proyecto para consolidar la visión.

Todo se resumen en un solo factor estratégico el tiempo de entrega o tiempo de ciclo esto puede considerase con un ventaja.

Se habla de los conceptos de post-reingeniería y herramientas ambas se pueden utilizar en varios sectores como son las empresas de servicios y en el gobierno.

CAPITULO 3: REDISEÑANDO LA FÁBRICA

Uno de los puntos que se tratan en este capítulo es que pasa en la mente de las personas, los bloques o barreras que afectan la actividad como son la mala relación con el jefe, los compañeros, la falta de autoestima, el no reconocimiento al trabajo realizado, todo esto produce falta de pasión en el trabajo lo cual no es un ambiente sano de trabajo pero existe un forma de derribar esta barreras mentales la cual es volver a tratar al empleado como persona y que de alguna manera se sienta útil dentro de la organización.

En este apartado se presenta a la dirección el plan de cambio de la fábrica pero ya ha pasado que la impulsar a la gente hacia un camino específico y a mitad de camino se puede quedar sin autorización de presupuesto para seguir adelante y la gente que participo se queda con la sensación de haber realizado un esfuerzo inútil.

Nos menciona a la tecnología celular o producción modular que es una herramienta conocida de clase mundial que tiene que ver con el rediseño de la fábrica basándola en los procesos.

Cuando se habla del cambio de máquina se refiere al tiempo invertido en cambiar el producto en la máquina, para lograr ver realmente la magnitud hay que verlo bajo el concepto japonés que es globalmente y dice que había un oportunidad de introducirse en un mercado fabricando productos más personalizados, pero esto significa ser más improductivos y los costes estarían igual que la comienzo.

Nos explica que si se quisiera reducir el tiempo de cambio en algunas maquinas tendría que hacer cambios tecnológicos fuertes los cuales son onerosos, además que es posible reducir hasta en un cincuenta por ciento el tiempo de cambio, mejorando la gestión del mismo.

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Te menciona algunos criterios para disminuir el inventario de productos terminados para recuperar el capital por lo menos un inventario equivale a un gran lote de fabricación, a través de pedidos de clientes vas entregando el inventario y cuando lo acabas repones el lote completo produciéndolo. La mayoría de las de las fábricas orientales trabajan al revés que los supermercados y existe una diferencia sustancial en términos filosóficos, es que en la fábrica convencional se empuja, en cambio en el nuevo concepto el que tira es el cliente final.

El autor nos hacia una diferencia entre el kanban y MRP que estos últimos son sistemas que independientemente del software comercial que adopten su filosofía sigue siempre una misma lógica y el Kanban es verdaderamente estantería de supermercado, trabaja con la teoría sobre los cuellos de botella en un sistema productivo.

Para finalizar menciona que una vez que se ha cambiado la organización de la producción en la fábrica basando todo en procesos, vamos a tener células a lo largo de la fábrica, de alguna la forma la fábrica que trabaja a oscuras es prácticamente sin intervención del hombre. La ventaja de utilizar un sistema de información integrado es la realización en tiempo real de todas las transacciones, otra ventaja es la gestión.

CAPITULO 4: REDISEÑANDO EL SECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL

Uno de los temas que se tratan en este capítulo es la forma de comunicar a la organización y que no existe una única forma de comunicación ya que se pueden usar distintos canales simultáneamente y forma que se puede utilizar es hacer una reunión con los gerentes y se exponen los objetivos a alcanzar y estos a su vez le transmitan la información a sus subordinados para crear un buen d ambiente donde se desarrolle la comunicación de forma ordenada y no se altere.

Otro tema que se trata es la creación de una ventaja competitiva en el mercado que los hace diferentes en cuanto al precio, y encontrar una solución que ayude a que el personal siga trabajando bien, no estresada y que al mismo tiempo siga procesando más transacciones y que el plazo administrativo sea corto, además de la organizaciones basadas en procesos que potencia a los sistemas ERP que asigna tareas a los usuarios específicamente relacionadas con las funciones del sistema.

También habla de la reducción de tiempo a la hora de la entrega en una empresa ya que es una ventaja competitiva ante las importaciones y esto permite rediseñar las políticas de distribución, nos explica también que las que

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las células están integradas por personal profesional en su área que ayudan a atender mejor a sus clientes y así identificar cuáles son los problemas o dudas de cada cliente, y estos profesionales encargados de las células pueden a ser directores de negocios en base a su experiencia, a la vez se pueden crear más células para lanzar nuevos productos o servicios.

CAPITULO 5: DISEÑANDO EL SECTOR LOGÍSTICA

En este capítulo se habla del tema de logístico que se aplica a los negocios y se pueden distinguir dos tipos de logísticas la del “push” que se encarga de distribuir el producto terminado desde la fábrica a distintas ubicaciones geográficas y la logística de clase mundial.

Menciona que se eliminen los centros de distribución y así reducir los costos, implementando vendedores que recorrían la zona de venta y vendían multiproductos esto quiere decir que el producto llega directo al cliente, en pocas palabras de la fábrica al cliente, el objetivo no solo es crecer, sino bajar costos y tener un excelente servicio para ofrecer al cliente.

También se habla de la formación de célula administrativo-comercial que ayudan a dar una suficiente rapidez al proceso del pedido en línea con el objetivo planteado, esto hará reducir los inventarios de la cadena logística para dar un servicio óptimo a los clientes.

El objetivo era eliminar las restricciones para evitar los errores en los sistemas de inventarios por eso se decidió implantar el sistema Kanban.

CAPITULO 6: IMPLANTANDO EL CAMBIO EN LA FÁBRICA

Este capítulo hace referencia al cambio, del porqué todos teníamos que cambiar, es decir fabricar, administrar y vender de una forma distinta pero también se puede cometer errores al implementar los cambios.

Es importante la actitud de liderazgo ya que ayuda a convencer a los más retraídos, ya que en cualquier fábrica hay grupos de personas que están siempre dispuestos a colaborar a dar ideas para innovar pero otras no lo ven así y solo hacen lo mínimo para estar adentro.

Un punto que se trata es la metodología para hacer el cambio ya que consigue una reducción importante en el tiempo de cambio organizando un equipo de trabajo, la ventaja que podemos observar es que, aun sin formar células, ni haber implantado el Kanban, estamos reduciendo el inventario en curso y el inventario de productos terminados.

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Cuando la empresa y sus procesos sufren algún cambioque lo podemos notar, porque al cambiar se crean las células, al implementar los cambios también se puede cometer errores y como estos errores se pueden ver también se pueden corregir.

El autor nos explica que la estructura es la célula en la fábrica y que continuamente va mejorando sus procesos buscando ventaja de la competencia y se basa en la energía del cerebro de las personas de la organización.

CAPITULO 7: COMENZANDO EL CAMBIO EN LOS SECTORES DE OFICINA

Este capítulo se enfoca a un cambio en toda la organización de la empresa, se busca asignar a un nuevo líder del proyecto para sus procesos, a personal para que rediseñe la organización, también en tratar de basar la organización en los procesos esto va a significar que las funciones de la organización pasen a estar dentro de células, además nos explica el funcionamiento de las células que debe saber cada director de negocios así como los costes, la organización celular y la implementación del ABC.

Se menciona que Schnell como proyecto ambicioso de post-reingenieria y lo distinguen dos características básicas: la reingeniería es global en toda la empresa y en convertir a toda la empresa en una organización basada en los procesos. Se habla que en Schnell existía una cultura de trabajo individual y ahora están tratando de estimular el trabajo en equipo.

También nos habla de la logística de distribución mediante almacenes Kanban y de la manufactura sincrónica que su objetivo es reducir inventario en curso y acortar plazos.

CAPITULO 8: EL FACTOR HUMANO

En este capítulo veremos que el factor humano es la razón por la cual puede fracasar un proyecto en una empresa, el factor menos analítico y el que menos se conoce.

Nos indica algunos factores del porqué el fracaso como son: el miedo al cambio que tienen las personas, la ignorancia produce ansiedad y miedo, la incertidumbre sobre si es apto o no para el nuevo trabajo.

También nos habla sobre la comunicación el cual es un componente vital del proyecto, sobre la pérdida de poder que hace que las personas se bloquen, la falta de seguridad de algunas personas dentro de la organización.

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En resumen el resultado más importante de esta transformación no son las ganancias en productividad sino el ordenamiento físico, que lleva a equipos que trabajan por procesos a integrar la mente humana con sus compañeros y con la mejora de esos procesos.

CAPITULO 9: EL FUTURO

El porcentaje de energía mental que traducido significa creatividad, innovación y atención, podría llegar a ser mucho más importante sobre la competencia que disponer de la última tecnología.

Esta sección nos habla sobre la utilización de la célula en otro tipo de organizaciones, también como utilizar las herramientas para conseguir un objetivo por decir una tecnología celular puede ser una herramienta sociotécnica y la tecnología informática seguirá facilitando en el futuro, la precisión de los datos y la rapidez de comunicaciones, pero aun falta para que eso suceda, por eso todavía las decisiones cruciales las seguirán tomando las personas.

También el autor nos habla sobre los cambios que en cualquier organización son complejos porque hay que dejar culturas y conocimientos de lado y tomar otros nuevos.

Nos explica que con la futura utilización de las células en las organizaciones las transacciones serán mucho más fáciles, rápidas y directas.

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LISTADO DE TERMINOS RELACIONADO SOBRE EL PROCESO DE INTEGRACIÓN

ABC (Activity Based Costing): Cálculo de costes basado en actividades, valora los costes asociados a las actividades incluidas en cada proceso.

BUSINESS TO BUSINESS (B2B): Son las relaciones comerciales y tradicionales entre empresas (Negocio a Negocio).

BUSINESS TO CONSUMER (B2C): Son las relaciones comerciales entre una empresa y el consumidor final (Negocio a Consumidor).

CELULAS / DE PRDUCCION / DE OFICINA: Son equipos de personas estructurados sobre un proceso, a diferencia del organigrama tradicional estructurados por funciones.

CONTROL ESTADISTICO DEL PROCESO: Técnica de control de la producción, en función del producto, o por variables que miden la desviación estadística.

CORE PROCESS (Proceso nuclear): Se denomina de esta forma al o a los procesos que representan la esencia del negocio.

CRM (Customer Relationship Management): Gestión de la relación con los clientes. Nombre usual dado a los sistemas de información que permiten a través de facilidades de información una optimización de la relación comercial entre los clientes y la empresa.

DOWNSIZING: Técnica de gestión con énfasis en la reducción de costes.

EDI: Intercambio electrónico de datos. Técnica de intercambio de datos entre empresas a través de protocolos específicos.

ERP(Enterprise Resource Planning): Planificación de los recursos de la compañía

FINITE SCHEDULING(Programación finita): Método de programación de la producción que, a diferencia del MRP, no asume una capacidad infinita de las máquinas de la fábrica.

JUST IN TIME /Lean Production (Justo a tiempo/producción ajustada): Conjunto de técnicas y procedimientos industriales basados en la formación de células de producción.

KANBAN: Sistema de programación de la producción, basado en el re-aprovechamiento de una célula a otra en la fábrica, a través de lotes de producción.

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LAY OUT (Distribución en plano): Forma de disposición de las máquinas o equipos en una fábrica, o en una oficina.

LEAD TIME (Plazo): Tiempo que pasa un producto en la fábrica, desde la primera operación hasta la última.

MRP (Manufacturing Resource Planning): Sistema de programación de la producción que parte de la lógica de un programa maestro de producción.

MANUFACTURA SINCRONICA: Metodología de programación que combina los conceptos de programación finita, con los de células de producción.

ORGANIZACIÓN BASADA EN PROCESOS (Process Based Organization): Nuevo organigrama de una empresa, estructurado en función de sus procesos, y no de las funciones.

OUTSOURCING (Subcontratación): Significa la subcontratación de productos o servicios de la empresa, dejándolos en manos de terceros, y reteniendo la compañía el control de sus procesos clave.

POLIVALENCIA: Capacidad de Ejecución de un rango de tareas mayor al básico o habitual. De esa forma una persona puede cubrir, en caso de necesidad, mayor cantidad de tareas dentro de un mismo proceso.

PROCESO/ Actividad / Tarea: Es una concatenación de eventos que dan lugar a un producto o un servicio en una empresa.

REINGENIERIA / Post-reingeniería: es el nombre de una técnica de gestión, que postulaba el replanteo de los procesos de una empresa, con una visión de valor añadido.

SCRAP (Rechazados): Conjunto de actividades relacionadas con el cambio de máquina en un entorno de fabricación, al pasar de un producto a otro.

SISTEMAS INTEGRADOS: Es una de las características de los modelos ERP, donde todos los procesos de una empresa se encuentran conectados electrónicamente, a diferencia de sistemas más vetustos, que tienen procesos en forma “batch”, no conectados en tiempo real.

TECNOLOGIA CELULAR: Este término describe la metodología de definición y diseño de células de producción en una industria.

TEORIA DE LAS RESTRICCIONES: Técnica de desarrollo por el Dr. Goldratt, que toma en cuenta distintos aspectos de la programación de los procesos productivos, no considerados por el MRP.

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WORKFLOW (Flujo de trabajo): Software que permite el secuenciamiento automático de un flujo de trabajo administrativo, a través del direccionamiento automático de las actividades del flujo a cada persona dentro de un proceso específico.

WORLD CLASS MANUFACTURING (Fabricación de Clase Mundial): Otro nombre dado al conjunto de técnicas también conocidas por JUST IN TIME o justo a tiempo.

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ORGANIZACIÓN BASADA EN PROCESOS

Una organización que se basa en procesos forma mini organizaciones o mini-empresas que son formados por personas o también llamadas células

Si utilización las células en las organizaciones las transacciones serán mucho más fáciles, rápidas y directas.

En el diseño de las estrategias alguien debe tener el conocimiento de las herramientas tácticas para que puedan alcanzar las metas en un tiempo determinado.

Factor humano razón por la cual puede fracasar un proyecto en una empresa (Miedo, Inseguridad, Incertidumbre).

La empresa y sus procesos sufren cambios que lo podemos notar, porque al cambiar se crean células, al implementar los cambios se cometen errores y como estos errores se pueden ver se pueden corregir.

Se busca asignar a un nuevo líder del proyecto, a personal para que rediseñe la organización

El término logístico se aplica a los negocios y se pueden distinguir dos tipos de logísticas la del “push” y la logística de clase mundial.

Las células están integradas por personal profesional en su área que ayudan a atender a sus clientes y a identificar cuáles son los problemas, estos encargados de las células pueden a ser directores de negocios.

La tecnología celular o producción modular es una herramienta que tiene que ver con el rediseño de la fábrica basándola en los procesos.