Organización Basada en Procesos

2009

Yoreli Romero Velázquez

Reseña: “Organización basada en procesos”

por Jorge Macazaga y Alejandra Pascual.

Alfaomega Ra-Ma.

Enero 2007Páginas: 306

Organización Basada en Procesos

CAPÍTULO I

LA ORGANIZACIÓN TRADICIONAL

En el capítulo el autor menciona que acude a la empresa Schnell para realizar un proyecto

que cambie todo los procesos de negocios; se señala los conceptos de reingeniería que

consiste en automatizar los procesos y que busca la reestructuración de la empresa, y la

formación de células que estarán integradas por miembros de departamentos de la

organización y que han sido designados para para que de esta manera este grupo pueda a

tender a los clientes.

Se trata de explicarnos los puntos de interés ante un cliente como lo son el funcionamiento

de la fábrica, así como el área de las finanzas, la administración, y el control de los recursos

humanos.

CAPITULO II

PREPARANDO EL CAMINO

En este capítulo se menciona que se deben establecer los objetivos del cliente y a su vez

establecer las estrategias que permitirán llegar a las metas planteadas logrando el equilibrio

de procesos, tecnología, sistemas y organización.

Y de esa forma se logrará la satisfacción del cliente y la ventaja competitiva que hará la

diferencia con las demás compañía, lográndolo con la implementación de una herramienta

que reduzca los costos al menor costo posible teniendo en cuenta los procesos de la

empresa, la organización y los sistemas obteniendo una mejor calidad de atención al

cliente.

Y que a pesar de que ya existe una reingeniería fomentar la post-reingeniería para corregir

los procesos

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CAPÍTULO III

REDISEÑANDO LA FÁBRICA

El autor menciona en este capítulo que la participación del personal de la empresa es de

suma importancia para que los proyectos vayan por el buen camino, y sobre todo, que

exista una buena comunicación con sus jefes inmediatos y que coexista el amor por su

trabajo; se menciona que la primera fase para el rediseño de la fábrica es la formación de la

célula de la organización con el objetivo de satisfacer a los clientes, se indica que una

célula es como un circulo de calidad permanente en el que las personas pertenecen a un

equipo de trabajo, si tienen la motivación adecuada, van a estar permanentemente pensando

cómo mejorar la calidad y la producción.

Se habla también de la herramienta llamada Kanban el cual es un sistemas de planificación

de la post-reingeniería, así como la programación finita para identificar los cuellos de

botella en la producción con esto no se pretende que dependan de especialistas sino que

aprendan su tarea.

CAPÍTULO IV

REDISEÑANDO EL SECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL

En este capítulo se menciona cómo hallar una forma para comunicar a todo el personal de

la empresa las nuevas estrategias con las que se van a operar en la organización, una de

ellas se mencionaba era que se diera una plática a los gerentes de la empresa y que ellos

posteriormente expongan las ideas a sus subordinados con el fin de hacer una red para que

todos sepan los objetivos y en qué consistirá el proyecto de la empresa.

Y dentro de todo se busca la ventaja competitiva que se busca por medio de la reingeniería

de procesos, es decir hacer los procesos de manera más rápida y automatizada que incluya

algunos sistemas informáticos como son los ERP y los CRM pero estos a su vez no pueden

hacer todo el trabajo, ya que necesitan de personas que puedan hacer ciertas actividades en

el proceso de transacción, y es donde entra el concepto de las células de la organización,

que es un grupo de personas profesionales en su área que fueron designados para formar

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parte de esa célula que ayudará a atender mejor a sus clientes y que sepan en realidad de

cuáles son los problemas o dudas que presentaron cada uno de ellos; y que de acuerdo a los

gastos o materiales que se vayan a solicitar, los integrantes de la célula deberán solventar

ese gasto con el presupuesto del cual les fueron asignados en base a los que es Costes

Basados en Actividad (ABC); también se menciona que las personas que integran las

células pueden aspirar a ser Directores de Negocio en base a la experiencia y la capacidad

de desenvolverse en las diversas actividades que se le presenten en su trabajo, y a su vez se

pueden crear otras células para lanzar nuevos productos y/o servicios ya que es lo más

recomendable debido a que si se desea incorporar un nuevo producto a una célula ya

existente, lo integrantes de ella puede que no le presten la importancia.

CAPÍTULO V

DISEÑANDO EL SECTOR LOGÍSTICO

La organización basada en procesos se dedica a reinventar el trabajo de una empresa y

siempre mantiene al hombre en el centro de la escena.

La forma en cómo se distribuye los productos ha cambiado gracias al diseño de la logística,

se comenta que hay dos clases de logística; la primera es la Logística del PUSH que es la

que se encarga de pasar el producto terminado de la fábrica a los almacenes con el objeto

de satisfacer a los clientes.

El autor recomienda que se elimine los almacenes de distribución si en una empresa se

desea bajar costos y reducir inventarios, esto se hace con la filosofía de cara al cliente, es

decir, que los productos se lleven de la fábrica al cliente en poco tiempo para que queden

satisfechos.

Aunque el autor recomienda que no se elimine los intermediarios ya que pueden ser

utilizados como asesores técnicos pero ya no como distribuidores, obteniendo así la rapidez

de los tiempos de entrega, eliminación de inventarios innecesario, y aumento de

productividad.

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CAPÍTULO VI

IMPLANTANDO CAMBIO EN LA FÁBRICA

El proyecto Fenix ya está en marcha en la empresa, pero John encontró que los supervisores

no ayudan a que el proyecto vaya su camino, debido a que ellos con ese cambio sientan que

va a ser desplazados, ya que necesita que se transmita su conocimiento a los operativos,

pero se rehúsan a hacerlo con el pretexto de que los operarios son más tardados en las

operaciones y tras el análisis de los procesos nos podemos dar cuenta de que existen

procesos similares y se deben eliminar y todo esto ayuda a que las células mejores a través

de las automatizaciones de operaciones y eliminar tareas duplicadas.

La creación de las células es señal de que la empresa y sus procesos están cambiando, nos

ofrece una mejora continua y crea un compromiso con la gente de la empresa para asegurar

mejoras de productividad; a pesar de todos estos cambios en los procesos una tarea difícil

que se encontraron en todos esos cambios, es que el personal de la gente se rehúsan al

cambio y lo que se debe hacer es que los directivos tiene que crear un ambiente de

seguridad ante los trabajadores y hacer que se comprometan con la intención de que en

realidad surjan las células de las fábricas.

CAPITULO VII

COMENZANDO EL CAMBIO EN LOS SECTORES DE OFICINA

En este capítulo se menciona que el proyecto de Schnell es ambicioso de post-reingeniería

y que se distingue por dos características principales que son: la reingeniería es global en

toda la empresa y en convertir a toda la empresa en una organización basada en los

procesos.

Antes de que se aplique el proyecto Fenix, existía una cultura de trabajo individual y ahora

ya se hace en equipo con una comunicación correcta; y se enfoca a un cambio en toda la

organización de la empresa, se busca asignar a un nuevo líder del proyecto para sus

procesos, a personal para que rediseñe la organización, también en tratar de basar la

organización en los procesos esto va a significar que las funciones de la organización pasen

a estar dentro de células.

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CAPITULO VIII

EL FACTOR HUMANO

Se menciona que el factor humano es una pieza clave para que los proyectos fracasen o

tengan éxito, ya que se debe crear un ambiente de seguridad y de confianza a todos los

miembros de la empresa para que colaboren en conjunto en el proceso del proyecto; y que

algunas causas de que los proyectos fracasen son los siguientes: el miedo al cambio que

tienen las personas, la ignorancia produce ansiedad y miedo, la incertidumbre sobre si es

apto o no para el nuevo trabajo.

Y que el resultado más importante de esta transformación no son las ganancias en

productividad sino el ordenamiento físico, que lleva a equipos que trabajan por procesos a

integrar la mente humana con sus compañeros y con la mejora de esos procesos.

CAPITULO IX

EL FUTURO

El autor menciona que los cambios que en cualquier organización son complejos porque

hay que dejar culturas y conocimientos de lado y tomar otros nuevos.

En este capítulo habla sobre la utilización de la célula en otro tipo de organizaciones,

también como utilizar las herramientas para conseguir un objetivo por decir una tecnología

celular puede ser una herramienta sociotécnica y la tecnología informática seguirá

facilitando en el futuro, la precisión de los datos y la rapidez de comunicaciones.

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LISTADO DE TÉRMINOS RELACIONADO SOBRE PROCESO

INTEGRACIÓN

ABC (Activity Based Costing): Cálculo de costes basados en actividades, moderna técnica

de cálculo de costes que valora los costes asociados a las actividades incluidas en cada

proceso, de forma tal que se conocen exactamente los costes asociados a cada producto de

la empresa.

Business to Business (B2B): Son las relaciones comerciales y transaccionales entre

empresas. Se aplica a los contextos de negocios por Internet en los cuales la relación la

establece una compañía con otras.

Business to Consumer (B2B): Son las relaciones comerciales entre una empresa y el

consumidor final. En el léxico de Internet se aplica a las transacciones comerciales entre

una compañía y los consumidores.

Células / de producción / de oficina: Son equipos de personas estructurados sobre un

proceso, a diferencia del organigrama tradicional estructurado por funciones.

Control estadístico del proceso: Técnica de control de la producción – normalmente

industrial – en función de atributos del producto, o por variables que miden la desviación

estadística.

Core Process (Proceso Nuclear): Se denomina de esta forma al o a los procesos que

representan la esencia del negocio, por contraposición con los procesos de apoyo, que dan

soporte a los procesos clave.

CRM: Gestión de la relación con los clientes. Es el nombre usual dado a los nuevos

sistemas de información que permiten a través de facilidades de información una

optimización de la relación comercial entre los clientes y la empresa.

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Downsizing: Es el nombre dado a una técnica de gestión con énfasis en la reducción de

costes. Ha sido criticada por no contemplar el lado de expansión de la ecuación de

productividad de las compañías a través del incremente de los ingresos.

EDI: Intercambio electrónico de datos. Normalmente dado a la técnica de intercambio de

datos entre empresas a través de protocolos específicos, para realizar actividades

transaccionales: compras, ingresos bancarios.

ERP: Planificación de los recursos de la compañía. Es el nombre dado a la última oleada de

sistemas de información, que manejan en forma integrada todos los procesos de la empresa:

Finanzas, Compras, Producción, Comercial y Distribución.

Finite Scheduling: Es un método de programación de la producción que, a diferencia del

MRP, no asume una capacidad infinita de las máquinas de la fábrica. De esta forma, se

secuencia la producción de una forma tal que se minimiza los inventarios en curso y

tiempos de entrega.

Just In Time / Lean Production: Conjunto de técnicas y procedimientos industriales

basados en la formación de células de producción, sistemas de programación tipo Kanban,

control estadístico de la producción y polivalencia del operario.

Kanban: Sistema de programación de la producción, basado en el re-aprovisionamiento de

una célula a otra en la fábrica, a través de lotes de producción y puntos de pedido pre-

establecido, en una secuencia de producción pre-determinada.

Lay Out (Distribución en planta): Forma de disposición de las máquinas o equipos en una

fábrica, o de los puestos de trabajo en una oficina.

Lead Time (Plazo): Tiempo que pasa un producto en la fábrica, desde su primera operación

hasta la última.

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MRP (Manufacturación Resource Planning): Sistema de programación de la producción

que parte de la lógica de un programa maestro de producción que tomando en cuenta las

rutas que deben seguir los productos por cada máquina y los distintos componentes de un

producto final, programa las distintas máquinas o centros de trabajo.

Manufactura Sincrónica: Es una metodología de programación, que combina los

conceptos de programación finita, con los de cédulas de producción.

Organización Basada en Procesos: Es el nuevo organigrama de una empresa, estructurado

en función de sus procesos, y no de las funciones

Outosourcing: Significa la subcontración de producto o un servicio en una empresa.

Proceso / Actividad / Tarea: Un proceso es una concatenación de eventos que dan lugar a

un producto o un servicio en una empresa.

Reingeniería / post – reingeniería: Reingeniería es el nombre de l una técnica de gestión,

que postulaba el replanteo de los procesos de una empresa, con una visión de valor añadido.

Scrap (Rechazos): Rechazos de calidad de un producto industrial.

Set up (Cambio de útil): Es el conjunto de actividades relacionadas con el cambio de

máquina en un entorno de fabricación, al pasar de un producto a otro.

Sistema Integrado: Es una de las características de los modernos ERP, donde todos los

procesos de una empresa se encuentran conectadas electrónicamente, a diferencia de

sistemas más vetustos, que tienen procesos en forma “batch”, no conectados en tiempo real.

Tecnología Celular: Este término describe la metodología de definición y diseño de células

de producción en una industria.

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Teoría de las Restricciones: Técnica desarrollada por el Dr. Glodratt en la década de los 80

en los Estados Unidos, que toma en cuenta distintos aspectos de la programación de los

procesos productivos, no considerados por el MRP, como ejemplo óptimo usos de las

restricciones del proceso industrial.

Workflow (Flujo de trabajo): Software que permite el secuenciamiento automático de un

flujo de trabajo administrativo, a través del direccionamiento automático de las actividades

del flujo a cada persona dentro de un proceso específico.

World Class Manufacturing (Fabricación de clase mundial): Es otro nombre dado al

conjunto de técnica también conocida por JUST IN TIME o justo a tiempo.

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ES: Un cambio donde el último objetivo es lograr la estructura perfecta para el próximo paso: mejora continua.

Organización

Basada en

Procesos

Organización

Basada en

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Automatizar los proceso para hacerlos más rápidos y aumentar la eficiencia y rapidez en los tiempos de entrega.

Crear células que son formadas por integrantes de los departamentos para mejorar el servicio de atención a los clientes, y obtener la satisfacción de los mismos.

Se deben establecer los objetivos y estrategias para conseguir un equilibrio en los procesos, tecnología, sistemas y organización y obtener Ventaja Competitiva.

Debe existir una buena comunicación con los miembros de la organización ya que la primera fase del rediseño de la fábrica es la creación de la célula de la organización

Kanban: Es un sistema de planificación de la post-reingeniería para que los trabajadores sepan que hacer en cada uno de sus actividades.

En la reingeniería de proceso se utilizan sistemas informáticos como son ERP y CRM pero contando con el apoyo de los trabajadores.

Se recomienda utilizar la logística del Push que es descartar los almacenes y entregar el producto de la fábrica al cliente con el fin de eliminar costes.

Se debe crear un ambiente de seguridad en las organizaciones para que los trabajadores acepten el cambio y se comprometan a trabajar en el proyecto.

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