SISTEMA CONTABLE PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE VENTAS
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SISTEMA CONTABLE PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE VENTAS
SEBASTIÁN GAMBOA BAUTISTA
FABIÁN LEONARDO BLANCO GAMBA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
BOGOTÁ D.C.
2017
2
SISTEMA CONTABLE PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE VENTAS
SEBASTIÁN GAMBOA BAUTISTA
FABIÁN LEONARDO BLANCO GAMBA
Trabajo de grado
Director:
Ing. Luis Felipe Wanumen
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
BOGOTÁ D.C.
2017
3
CONTENIDO
Página
I. RESUMEN........................................................................................................7
II. ABSTRACT......................................................................................................8
III. INTRODUCCIÓN............................................................................................9
1. FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN........................10
1.1 Titulo del trabajo .................................................................................... 10
1.2 Tema ....................................................................................................... 10
1.3 Planteamiento del problema ................................................................. 10
1.3.1 Descripción del problema .................................................................. 10
1.3.2 Formulación del Problema ................................................................. 11
1.4 Alcances Delimitaciones ....................................................................... 11
1.4.1 Alcances .............................................................................................. 11
1.4.2 Delimitaciones .................................................................................... 11
1.5 Objetivos ................................................................................................ 12
1.5.1 Objetivo general .................................................................................. 12
1.5.2 Objetivos específicos ......................................................................... 12
1.6 Justificación ........................................................................................... 13
1.7 Marco de Referencia .............................................................................. 14
1.7.1 Estado del arte .................................................................................... 14
1.7.1.1 Fuentes Primarias ............................................................................ 14
1.7.1.2 Fuentes Secundarias ....................................................................... 14
1.7.1.3 Proyectos relacionados .................................................................. 14
1.7.2 Marco Teórico ..................................................................................... 17
1.7.2.1 Desarrollo de aplicaciones web ..................................................... 17
1.7.2.2 Sistema de inventarios permanente .............................................. 17
1.7.2.3 Sistema contable ............................................................................. 18
1.7.3 Marco conceptual ............................................................................... 18
1.8 Marco Metodológico .............................................................................. 19
1.8.1 Metodología Scrum ............................................................................ 19
1.9 Factibilidad ............................................................................................. 21
4
1.9.1 Factibilidad Técnica ............................................................................ 22
1.9.2 Factibilidad Operativa ........................................................................ 23
1.9.3 Factibilidad Económica ...................................................................... 24
1.9.4 Factibilidad Legal ............................................................................... 25
1.10 Cronograma de actividades ................................................................ 26
2. PLANEACIÓN .................................................................................................... 27
2.1 Modelo de procesos .............................................................................. 27
2.1.1 Registro de usuarios .......................................................................... 27
2.1.2 Registro de clientes ............................................................................ 28
2.1.3 Registro de nuevo producto .............................................................. 29
2.1.1 Registro de nueva venta .................................................................... 30
2.2 Visión ...................................................................................................... 31
3. PRESUPESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN ............................................. 31
3.1 Se identifican requerimientos y se priorizan....................................... 33
4. PRUEBAS .......................................................................................................... 33
4.1 Pruebas del sistema .............................................................................. 33
4.2 Pruebas de integración ......................................................................... 35
4.3 Pruebas de validación ........................................................................... 36
IV. CONCLUSIONES ............................................................................................. 37
V. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 38
5
ÍNDICE DE LAS TABLAS
Página
Tabla 1: Hardware (requerimientos del sistema) .............................................. 22
Tabla 2: Equipos disponibles en el supermercado ........................................... 22
Tabla 3: Programas requeridos para el desarrollo e implantación del sistema
contable ............................................................................................................ 23
Tabla 4: Análisis DOFA .................................................................................... 25
Tabla 5: Factibilidad Económica Recursos Humanos ...................................... 31
Tabla 6: Factibilidad Económica Recursos Técnicos ....................................... 32
Tabla 7: Factibilidad Económica Costo Total .................................................... 32
Tabla 8: Pruebas del sistema ........................................................................... 33
Tabla 9: Pruebas de integración ....................................................................... 35
6
INDICÉ DE FIGURAS
Página
Figura 1: Cronograma de actividades .............................................................. 26
Figura 2: Modelo de procesos registro de usuarios ......................................... 27
Figura 3: Modelo de procesos registro de clientes........................................... 28
Figura 4: Modelo de procesos registro de producto ......................................... 29
Figura 5: Modelo de procesos registro de venta .............................................. 30
7
I. RESUMEN
El supermercado Mercaplus es un establecimiento de comercio de víveres,
productos de aseo personal y del hogar conformado por tres personas,
encargadas de desarrollar tareas como la de cajero, organizar la mercancía y
administrar el negocio.
Al realizar el manejo de la información del registro de ventas y control de
existencias de productos, se presentan deficiencias, ya que, este proceso se
realiza de forma manual en papel, y no existe una herramienta que permita
llevar un mejor control y gestión de esta información.
Se propone para solución del problema planteado, realizar un sistema de
ventas que permita gestionar el registro de ventas y control de existencias de
productos.
Para la realización de esta aplicación se tuvo en cuenta la creación de los
respectivos módulos, para el acceso por parte de los encargados y así
mantener un control permanente. Por otro lado, se creó la base de datos
respectiva para el almacenamiento de la información de cada módulo, tales
como ventas, proveedor, informes y control de bienes.
8
II. ABSTRACT
The Mercaplus supermarket is an establishment that sells victuals, personal
hygiene products and the home formed by three people, responsible for
developing tasks such as cashier, organize the merchandise and manage the
business.
When handling the information in the sales register and stock control of
products, there are deficiencies, since this process is done manually on paper,
and there is no tool that allows better control and management of this
information.
It proposes to solve the problem posed, to make a sales system that allows to
manage the registration of sales and control of stocks of products.
For the realization of this application was taken into account the creation of the
respective modules, for the access by the managers and thus maintain a
permanent control. On the other hand, the respective database was created for
the storage of the information of each module, such as sales, supplier, reports
and control of goods.
9
III. INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como objetivo dar a conocer la problemática que
se presenta actualmente en el supermercado Mercaplus, donde se lleva a cabo
el registro de ventas y control de existencia de productos manualmente en
papel. Actualmente este proceso de compras y ventas presenta una demora
considerable debido a la falta de una herramienta que permita gestionar la
información correctamente. Teniendo en cuenta la problemática, la pregunta es
sí utilizando una solución informática se puede facilitar la gestión del proceso
de ventas. Para tal fin, se plantea el desarrollo de un sistema web fácil de usar
que permita gestionar con mayor solidez el proceso de ventas, para hacerlo
más consistente e integral acorde a las necesidades del Supermercado
MercaPlus. Para todo negocio es muy importante saber con qué herramientas
cuenta para enfrentarse a la competencia, que cada día alcanza un nivel más
exigente y requiere mayor productividad en el proceso de comercialización de
sus productos.
El documento se encuentra estructurado de tal manera que en primera medida
se plantea la problemática que dio origen a la creación del aplicativo, se
establecen los objetivo generales y específicos del proyecto, después se
realiza un recorrido por conceptos como desarrollo web, sistema P.O.S (Point
of Sale - Punto de Venta) y base de datos que se manejan durante el desarrollo
del proyecto y un estado del arte de los proyectos similares que se han
desarrollado, luego se describe la metodología, detallando los procesos para
alcanzar los objetivos para observan los resultados. Por último, se plantea las
conclusiones y recomendaciones para futuras investigaciones.
10
1. FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
1.1 Titulo del trabajo
Sistema contable para el manejo y control de ventas.
1.2 Tema
El sistema contable se enfoca en facilitar el manejo de inventario y ventas de
productos del supermercado Mercaplus.
1.3 Planteamiento del problema
1.3.1 Descripción del problema
En la actualidad, existen supermercados que siguen manejando la contabilidad
de forma manual; una tarea bastante tediosa ya que es muy probable
transcribir información errónea, algo muy perjudicial para el negocio ya que la
parte contable se debe llevar con rigurosidad y ser lo más exacta1.
Para sacar un informe de los productos más vendidos, o de determinadas
ventas realizadas en un mes, tendrían que verse en la tarea de buscar en el
libro de ventas para así lograr su objetivo, algo que en el Diseño de Información
Contable se manejaría en un instante agilizando los procesos, decisiones y en
seguida sus resultados.
En el supermercado Mercaplus su principal fuente de ingreso depende
exclusivamente de las necesidades de sus clientes, ya que, su objeto social es
la comercialización de productos (víveres, productos de aseo, licores, entre
otros); es una compañía que se ve afectada por la carencia de un Diseño de
Información Contable, al tener una información fidedigna y oportuna que le
_____________________
1 Los Sistemas de Información Contable
augusta.uao.edu.com, Delgadillo, Diego; El Sistema de Información Contable. (s.f.).
Obtenido de http://augusta.uao.edu.co/moodle/file.php/3766/EL_SISTEMA_DE_INFORM ACION_CONTABLE.pdf
Accedido el día 14 Noviembre de 2016
11
permita tomar decisiones que sean claves, la llevaran a obtener resultados que
satisfagan plenamente las necesidades de la organización2.
1.3.2 Formulación del Problema
¿Cómo mejorar la forma en que se gestionan y controlan las ventas e
inventarios en el supermercado Mercaplus?
1.4 Alcances Delimitaciones
1.4.1 Alcances
El presente proyecto permitirá acceder a un módulo de registro donde el
administrador (Dueño del supermercado), podrá realizar el registro de usuarios
para que puedan iniciar sesión y así usar los distintos módulos del sistema
contable dependiendo los permisos que se otorguen a cada uno.
El sistema contable contará con un módulo de control de bienes en el cual se
hará el registro de los productos y existencias. Otro módulo será el de
proveedores; un módulo de informes donde se mostrará los saldos del dia de
unidades y precios de productos que se comercializan en el supermercado; un
módulo de ventas. El sistema contable se desarrollará en el lenguaje de
programación PHP y motor de base de datos MySQL.
1.4.2 Delimitaciones
El sistema contable se enfoca únicamente en el registro y gestión de usuarios,
proveedores, productos y ventas.
El administrador (El Dueño del supermercado) podrá acceder a todos los
módulos del sistema para realizar acciones como registrar, modificar, eliminar o
consultar.
___________________________
2 Contabilidad Básica y sistemas de finanzas; fowloner Newton, Enrique. (s.f.).
Obtenido en http://jalfaroman.wordpress.com/descargar-libros-de-contabilidad-economia-y-finanzas
Accedido el día 14 de Noviembre de 2016
12
El usuario empleado tendrá acceso al módulo control de bienes sólo para
consultar los productos y existencias, también accederá al módulo de ventas
realizar dichas ventas.
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo general
Desarrollar un sistema contable para el manejo y control de inventarios y
ventas en el supermercado Mercaplus.
- Módulo ventas
- Módulo proveedores
- Módulo informes
- Módulo control de bienes
- Módulo registro de usuario
1.5.2 Objetivos específicos
Diseñar un módulo de informes que permita consultar los saldos al día y
precios de productos y bienes que se comercializan personalizada de los
módulos de ventas, registros y productos.
Desarrollar un módulo de registro de usuario para limitar el acceso en
cuanto agregar, modificar y eliminar información.
Diseñar una Base de Datos que permita almacenar información de
productos, proveedores, usuarios y ventas.
13
1.6 Justificación
El objetivo de todo establecimiento comercial de venta al por menor de bienes
de consumo con el supermercado Mercaplus es brindar la mejor atención y
buenos precios para obtener un alto volumen de ventas. Facilitando a todos
sus clientes y controlando de manera eficiente las ventas.3
Por este motivo, el hecho de no contar con un sistema eficiente que permita la
gestión y control de las ventas, hace que la compra de productos por parte de
los clientes sea demorada y para los dueños del establecimiento tediosa por la
cantidad de información.4
En los conceptos número 065053 de 1999 y 045948 de 2000, la DIAN
manifestó que: "La emisión de facturas de venta por computador y la emisión
de tiquetes de ventas por P.O.S, constituyen documentos que soportan los
hechos económicos de los contribuyentes". Por lo anterior, usar un sistema de
facturación va a permitir gestionar y organizar las ventas almacenadas en una
base de datos evitando la perdida de información y así mismo, tener los
documentos en regla, dando cumplimiento a las normas propuestas por la
DIAN y Cámara de Comercio.5
Según un informe de la Superintendencia de Sociedades el 99,8% de las
empresas han avanzado hacia una transición digital que ha elevado la
______________________
3 Rubio Aravena, Caren Dina;. “Propuesta de mejora a los procesos de contabilidad y finanzas: evaluación y
modelamiento estratégico - operacional”.
Obtenido de http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/114827.
Accedido el día 21 de Noviembre de 2016
4 Usuarios de la información contable; virtual.unal.edu.co
.(s.f.). Obtenido de http://www.virtual.unal.edu.co/
Accedido el día 21 de Noviembre de 2016
5 Resolución 000055 DIAN”. Dian
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resolucion_000055_14_Julio_2016.pdf.
Accedido el día 29 de Marzo de 2017
14
demanda de software y servicios TI en el país, debido a ello para el año 2014
las empresas de tamaño pequeño presentaron un incremento de 9% en sus
ingresos respecto al año 2013.6 Por lo tanto, el diseño de un sistema para
gestionar y controlar ventas, invita a Mercaplus a desarrollar todo el potencial
informativo que se encuentra en él mismo para obtener un crecimiento
sostenible a corto, mediano y largo plazo.
1.7 Marco de Referencia
1.7.1 Estado del arte
1.7.1.1 Fuentes Primarias
PUC. Enrique Romero Romero.
Contabilidad básica. Joan Pallerola Comamala
Sistema contable SIIGO
Normas internacionales de contabilidad. Oriol Amat y Jordi Perramon
1.7.1.2 Fuentes Secundarias
PHP práctico, Matt Doyle
Desarrollo de sitios web con PHP y MySQL, José M. Gonzáles
Fundamentos de JQuery, Rebecca Murphey
MaterialDoc, Saúl Molinero.
1.7.1.3 Proyectos relacionados
SISTEMA CONTABLE SIIGO
Es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado
de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos
relacionados con la administración de negocios; su mercado objetivo son las
medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de
servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS,
Windows, Linux o Redes.
________________________________
6 Informe desempeño del sector Software”. Supersociedades
Obtenido de http://www.supersociedades.gov.co/noticias/Documents/2015/EE1-%20Estudio%20Sectorial%20Software-
%202015%20VII%2030.pdf.
Accedido el día 29 de Marzo de 2017
15
Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos
fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la
elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y
tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera,
Cuentas por Pagar, Inventarios, Costos de Producción, Activos Fijos, Pedidos,
Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nómina y Ventas, por lo cual no se
requiere de expertos para que se empiece a utilizar7.
CONTAB
Es parte de una serie de software orientado al registro, producción,
diseminación y análisis de información gerencial para cualquier institución.
Contab permite mantener al día, con facilidad, los libros contables de cualquier
institución y para ello trabaja con un catálogo de cuentas de hasta 6 niveles,
que permite administrar un ilimitado número de cuentas y de movimientos,
sobre las cuales se efectúan asientos de partida doble.8
HELISA
El software Helisa, es un sistema ampliamente reconocido para el manejo de la
información Administrativa y Operativa de cualquier tipo de empresa, La
sencillez, confiabilidad y rapidez en su funcionamiento, son características que
permiten al sistema, a través de todos sus módulos, brindarle eficiencia al
usuario final en la realización de sus labores diarias.9
________________________________
7 Sistema contable administrativo para micro empresas. SIIGO
Obtenido de http://www.siigo.com/
Accedido el día 30 de Marzo de 2017
8 Sistema contable. CONTAB
Obtenido de http://www.actaf.co.cu/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=388&cf_id=24
Accedido el día 30 de Marzo de 2017
9 Sistema de información con valor global. HELISA
Obtenido de http://helisa.com/software.php
Accedido el día 30 de Marzo de 2017
16
El administrador es la base estructural de la serie de productos Helisa y es
totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable.
Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la cuenta contable y del
centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la forma y
distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las
cuentas que afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un
programa hecho a la medida.
Se complementa con una barra de herramientas en línea con iconos para
ayudas, guías visuales, calendario tributario y actualizaciones.
SISTEMA CONTABLE AURIGA
Es el software contable que maneja el IDT para registrar ingresos, egresos,
causaciones, inventarios, nomina para presentar los Estados Financieros.
Podrá mejorar el control de costos, examinar rápidamente la ejecución
presupuestal de ingresos y gastos, conocer los resultados contables de las
operaciones financieras sin procesos adicionales e interpretar fácilmente las
operaciones financieras para tomar decisiones rápidas y efectivas.
Módulo de facturación del mercado a través del cual en pocos pasos se
finalizan proceso de ventas, devoluciones, abonos, cotizaciones, remisiones,
abonos a separado, entre otros; además de brindar una serie de informes u
consultas sobre los movimientos de dinero y del inventario con un completísimo
banco de datos sobre los clientes y el estado de la cartera.10
________________________________
10 Sistema contable administrativo para micro empresas. AURIGA
Obtenido de https://aurigasuite.com/category/contabilidad/
Accedido el día 30 de Marzo de 2017
17
1.7.2 Marco Teórico
1.7.2.1 Desarrollo de aplicaciones web
Las aplicaciones web reciben este nombre porque se ejecutan en la internet.
Es decir que los datos o los archivos en los que trabajas son procesados y
almacenados dentro de la web. Estas aplicaciones, por lo general, no necesitan
ser instaladas en tu computador.
El concepto de aplicaciones web está relacionado con el almacenamiento en la
nube. Toda la información se guarda de forma permanente en grandes
servidores de internet y nos envían a nuestros dispositivos o equipos los datos
que requerimos en ese momento, quedando una copia temporal dentro de
nuestro equipo. Estos grandes servidores de internet que prestan el servicio de
alojamiento están ubicados alrededor de todo el mundo, así hacen que el
servicio prestado no sea tan costoso o gratuito en la mayoría de los casos y
extremadamente seguro.11 Para el desarrollo de aplicaciones web se usan
lenguajes de programación del lado del servidor como PHP, Python, Java,
Ruby, Go, entre otros.
1.7.2.2 Sistema de inventarios permanente
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de
inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un
control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que
ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada
Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la
fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se
retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el
saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
_________________________________________
11 Wikipedia. Desarrollo web. http://es.wikipedia.org/wiki/Desarrollo_web
Accedido el día 21 de Noviembre de 2016
18
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que, en cada
salida de un producto, es registra su cantidad y costo.12
1.7.2.3 Sistema contable
El sistema contable establecido tiene que estar diseñado para el negocio que
se elabora de acuerdo con sus necesidades de control y de información, cada
negocio tiene que desarrollar en función de su actividad y a la información que
desea obtener. El sistema contable en cualquier empresa se debe ejecutar en
tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras: Registrar,
clasificar y resumir.
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y
que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones
financieras.13
1.7.3 Marco conceptual
Sublime Text:
Es un editor de texto y editor de código fuente está escrito en C++ y Python
para los plugins. Desarrollado originalmente como una extensión de Vim, con el
tiempo fue creando una identidad propia, por esto aún conserva un modo de
edición tipo vi llamado Vintage mode.
________________
12 Sistema de inventarios permanente - Gerencie - 2010 Obtenido de: https://www.gerencie.com/sistema-de-
inventarios-permanente.html
13 Wikipedia. Sistema contable. Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_contable
Accedido el día 22 de Noviembre de 2016
19
PHP:
(acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un lenguaje de código
abierto muy popular especialmente adecuado para el desarrollo web y que
puede ser incrustado en HTML.
JQuery:
Es una biblioteca multiplataforma de JavaScript, creada inicialmente por John
Resig, que permite simplificar la manera de interactuar con los documentos
HTML, manipular el árbol DOM, manejar eventos, desarrollar animaciones y
agregar interacción con la técnica AJAX a páginas web.
MySQL:
Es un sistema gestor de bases de datos muy conocido y ampliamente usado
por su simplicidad y notable rendimiento, es una opción atractiva tanto para
aplicaciones comerciales, como de entretenimiento precisamente por su
facilidad de uso y tiempo reducido de puesta en marcha.
P.O.S:
Por sus siglas en inglés Point of Sale. Significa Punto de Venta o terminal de
punto de venta, es un programa para tiendas, micromercados, droguerías,
restaurantes, almacenes de ropa, calzado entre otros, desarrollado para
sistematizar el control de sus ventas, e inventario.
1.8 Marco Metodológico
1.8.1 Metodología Scrum
Para desarrollar este proyecto se utilizará la metodología ágil para el desarrollo
de software conocida con el nombre de Scrum. Se seleccionó la metodología
Scrum por ser una metodología ágil que adopta estrategias de desarrollo
incremental en lugar de planificar y ejecutar completamente el resultado.
Siendo así se puede decir que esta metodología muestra la calidad de sus
20
resultados y el conocimiento implícito de las personas en los equipos de trabajo
de una manera real y explicita ya que se muestran todos los contenidos a
desarrollar.
SCRUM es un modelo que puntualiza un conjunto de prácticas y roles, y se
puede tomar como punto de partida para definir el proceso de desarrollo que
se ejecutará durante un proyecto. Los roles principales en Scrum son el Scrum
Master, que procura facilitar la aplicación de Scrum y gestionar cambios, el
ProductOwner, que representa a los stakeholders (interesados externos o
internos), y el Team (equipo) que ejecuta el desarrollo y demás elementos
relacionados con él. Durante cada sprint, un periodo entre una y cuatro
semanas el equipo crea un incremento de software potencialmente entregable
(utilizable). El conjunto de características que forma parte de cada sprint viene
del ProductBacklog, que es un conjunto de requisitos de alto nivel priorizados
que definen el trabajo a realizar.
Los elementos del ProductBacklog que forman parte del sprint se determinan
durante la reunión de Sprint Planning. Durante esta reunión, el ProductOwner
identifica los elementos del ProductBacklog que quiere ver completados y los
hace del conocimiento del equipo. Entonces, el equipo conversa con el
ProductOwner buscando la claridad y magnitud adecuadas para luego
determinar la cantidad de ese trabajo que puede comprometerse a completar
durante el siguiente sprint. Durante el sprint, nadie puede cambiar el Sprint
Backlog, lo que significa que los requisitos están congelados durante el sprint.
Scrum utiliza un enfoque incremental que tiene como fundamento la teoría de
control empírico de procesos. Esta teoría se fundamenta en transparencia,
inspección y adaptación; la transparencia, que garantiza la visibilidad en el
proceso de las cosas que pueden afectar el resultado; la inspección, que ayuda
a detectar variaciones indeseables en el proceso; y la adaptación, que realiza
los ajustes pertinentes para minimizar el impacto de las mismas.
Scrum define tres roles: el Scrum master, el dueño del producto y el equipo de
desarrollo. El Scrum master tiene como función asegurar que el equipo está
21
adoptando la metodología, sus prácticas, valores y normas.14 El dueño del
producto es una sola persona y representa a los interesados, es el responsable
de maximizar el valor del producto y el trabajo del equipo de desarrollo. El
equipo de desarrollo, por su parte, tiene como responsabilidad convertir lo que
el cliente quiere, el ProductBacklog, en iteraciones funcionales del producto.
Scrum define un evento principal o Sprint que corresponde a una ventana de
tiempo donde se crea una versión utilizable del producto (incremento). Cada
Sprint, es considerado como un proyecto independiente. Su duración máxima
es de un mes. Un Sprint se compone de los siguientes elementos: reunión de
planeación del Sprint, DailyScrum, trabajo de desarrollo, revisión del Sprint y
retrospectiva del Sprint.
El ciclo de vida de este marco de trabajo está compuesto de cuatro fases:
planeación, puesta en escena, desarrollo y entrega. En la planeación se
establece la visión, se fijan las expectativas y se asegura el financiamiento.
En la puesta en escena se identifican más requerimientos y se priorizan para la
primera iteración.
En la implementación se desarrolla el sistema, y en la entrega se hace el
despliegue operativo.
1.9 Factibilidad
Definiendo la problemática y las causas que ameritan la implementación del
software educativo, es pertinente determinar la infraestructura tecnológica y la
capacidad técnica que implica la implementación del software en cuestión, así
como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la propuesta genera
en la institución.
________________
14 Scrum Alliance. Scrum: the basics [En Línea], http://www.scrumalliance.org/pages/what_is_scrum. Estados Unidos.
Año 2012.
22
Con el análisis es posible determinar las responsabilidades de diseñar el
sistema propuesto para su posterior desarrollo e implementación, considerando
tres áreas:
1.9.1 Factibilidad Técnica
Se evalúa la tecnología existente en el supermercado Mercaplus bajo dos
enfoques: Hardware y Software.
En la tabla 1 están explícitos los requerimientos mínimos del sistema para su
funcionamiento.
Tabla 1: Hardware. (Requerimientos del sistema)
HARDWARE
REQUERIMIENTO DEL SISTEMA
Cantidad Descripción
1 - Computadora.
- Procesador Intel Core i3 o
AMD de 32 bits.
- 4 GB de memoria RAM
- 250 GB en disco duro
Tabla 2: Equipos disponibles en el supermercado
EQUIPO DISPONIBLE EN EL SUPERMERCADO
Mercaplus
Cantidad Descripción
1 - Computador de escritorio.
- Procesador Intel Core i3 de 64
bits.
- Cuenta con 4 GB de memoria
RAM.
- Tiene 500 GB en disco duro.
23
SOFTWARE
Para el uso general de los equipos en actividades diversas se deben poseer las
herramientas necesarias para la implementación y posterior utilización del
sistema contable.
En la tabla 3 se pueden ver los programas necesarios para la implementación
del sistema contable.
Tabla 3: Programas requeridos para el desarrollo e implantación del sistema contable.
PROGRAMAS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN
DEL SISTEMA CONTABLE
Mercaplus
Nombre Descripción
Windows 7 o superior
GNU/Linux
- Sistema operativo
PHP - Herramienta para el desarrollo
del aplicativo web
XAMPP - Servidor local para alojar el
aplicativo web
MySQL - Gestor de base de datos
Chrome, Firefox, Opera o Safari - Navegador web para acceder
al aplicativo
1.9.2 Factibilidad Operativa
Se desea desarrollar un sistema contable lo más eficiente posible, que permita
a los dueños del supermercado optimizar la gestión de información relacionada
con ventas e inventarios, permitiendo almacenar la información en una base de
datos donde esté organizada, accesible fácilmente y segura.
24
1.9.3 Factibilidad Económica
Análisis Costo – Beneficio
El supermercado cuenta con las herramientas necesarias para la puesta en
marcha del aplicativo web, por lo cual el desarrollo de la propuesta no requiere
una inversión inicial.
Beneficios tangibles
El beneficio tangible aportado por el sistema propuesto está dado por el
siguiente aspecto:
- Ahorro de recursos de papelería y artículos de oficina.
Beneficios intangibles
Mejorar el proceso de facturación
Mayor control y gestión del inventario
Agilizar y hacer interactivo el manejo del aplicativo
Aprovechamiento de los recursos tecnológicos avanzados,
(interactividad del usuario con la computadora por medio del aplicativo).
De este modo nos permitimos predecir, si se pondrá en marcha el software
educativo propuesto, aprovechando los beneficios que ofrece a todos los
usuarios (estudiantes) involucrados con el mismo, ya sean los que interactúan
de forma directa con este, como también aquellos que reciben información
producida por el software.
Por otra parte, el correcto funcionamiento del software estará definido por la
capacidad del usuario encargado de realizar las tareas a través de dicho
sistema, (se requieren conocimientos básicos en computación).
25
ANÁLISIS DOFA
Tabla 1: Análisis DOFA
“Desarrollo de un aplicativo web para gestionar los inventarios y las ventas en
el supermercado Mercaplus.”
Objetivo que se debe evaluar: Diseñar un sistema contable para manejar y
controlar el inventario y las ventas en el supermercado Mercaplus
Debilidades: Falta de conocimientos
en el tema de contabilidad.
Fortalezas: Se tiene conocimiento de
tecnologías web para desarrollar el
sistema contable.
Amenazas: Que ya exista un software
contable que cumpla con los
requerimientos del supermercado.
Oportunidades: Realizar visitas
constantes al supermercado y brindar
soporte sobre el funcionamiento del
sistema web.
Acción a ejecutar: Mantenimiento (Objetivo Final)
Objetivo Final o definitivo: Desarrollar el sistema contable
1.9.4 Factibilidad Legal
Solución tecnológica
La aplicación se desarrollará en ambiente web y estará bajo la licencia GNU
GPL. Esto quiere decir que, el software podrá usarse con libertad, estudiar,
compartir y modificar por parte de los usuarios finales.GPL es una licencia con
la cual cualquier persona está facultada para hacer copias de un programa de
computador, distribuirlo, explotarlo económicamente y modificarlo. Aunque
pareciera que en este tipo licencias los autores se desprenden de sus derechos
sobre él no es posible hacer tal afirmación, ya que si bien, las restricciones a su
utilización son pocas, no se puede desconocer la titularidad sobre el mismo. De
tal forma que este tipo de obras están protegidas por el Derecho de Autor, y las
condiciones para su uso son definidas por el titular del derecho. Por lo general
estas condiciones son completamente opuestas a las restricciones establecidas
26
para el común de los demás tipos de programas. En lo que se refiere al GNU
GPL, el usuario no tiene ninguna obligación legal de pagar.
1.10 Cronograma de
actividades
Figura 1. Cronograma de actividades
27
2. PLANEACIÓN
2.1 Modelo de Procesos
2.1.1 Registro de Usuarios
Permite al administrador crear un nuevo usuario.
Figura 2: Modelo de procesos registro de usuarios
28
2.1.2 Registro de Clientes
Permite al administrador crear clientes.
Figura 3: Modelo de procesos registro de clientes
29
2.1.3 Registro de nuevo Producto
Permite al usuario crear un producto.
Figura 4: Modelo de procesos registro de producto
30
2.1.4 Registro de nueva Venta
Permite al usuario registrar nuevas ventas.
Figura 5: Modelo de procesos registro de venta
31
2.2 Visión
El presente proyecto implementará una correcta gestión del registro de ventas y
control de existencias de productos, facilitando al máximo y sistematizando el
proceso de venta de productos.
Ajustando el sistema a los avances tecnológicos, respetando y contribuyendo con
el medio ambiente prescindiendo así de la papelería.
3. PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN
Es factible económicamente el proyecto, lo que se necesita financieramente es un
equipo de trabajo mínimo, asesorías de los tutores del proyecto, acceso a Internet,
hardware a emplear (lector de barras, sensor biométrico) y papelería para realizar
el modelado del proyecto.
En las tablas que se presentaran a continuación se describe la factibilidad
económica, identificando los costos de papelería, hardware, software y recursos
humanos necesarios para la realización de Sistema gestor del Apoyo Alimentario
que se propone.
Se dividió en tres aspectos, recursos humanos, recursos técnicos y otros recursos,
la distinción de los recursos humanos se presenta en la Tabla 5 Factibilidad de
Recursos Humanos.
Tabla 5: Factibilidad Económica Recursos Humanos
Tipo
Descripción Valor-Hora Cantidad Total
Tutor 1 Asesorías para
la realización
del proyecto,
referente a la
metodología y
avances.
$ 40.000 1 hora
semanal
20 horas
total
$ 1.100.000
Desarrollador Un
programador
$ 25.000 20 horas
semanales
$ 11.000.000
32
que realice la
implementación
de la solución.
22 semanas
total
Total
Recursos
Humanos
$ 12.100.000
Aquí se presenta las asesorías que se tendrán y los gastos de los desarrolladores.
A continuación, en la Tabla 6 se presentarán los gastos de los recursos que se
ostentan en el desarrollo del proyecto.
Tabla 6: Factibilidad Económica Recursos Técnicos
Recurso Descripción Valor
Unitario
Cantidad Total
Computador
(Servidor)
Equipos de
escritorio para
el desarrollo,
pruebas e
implementación
del sistema.
$ 2.000.000 1 $ 2.000.000
Total
Recursos
Técnicos
$ 2.000.000
Adicionalmente se muestran los gastos adicionales en la Tabla 7 que serán
solventados por desarrolladores del proyecto.
Tabla 7: Factibilidad Económica Costo Total
Recurso Valor
Total Recursos Humanos $12.100.000
Total Recursos Técnicos $ 2.000.000
Total Otros recursos $ 100.000
Costos imprevistos (10%) $ 1.050.000
TOTAL COSTO $15.250.000
33
3.1 Se identifican requerimientos y se priorizan
Permitir el registro de nuevas ventas.
Diseñar una interfaz de inicio de sesión para identifica el usuario y
determinar el rol que tiene dentro del sistema.
Permitir el registro, actualización y eliminación de productos en el aplicativo
Generar informe de las ventas realizadas en el mes y utilidades obtenidas
Generar informe de las existencias de productos
Generar informe de cuentas por pagar
Permitir el registro, actualización y eliminación de proveedores.
4. PRUEBAS
4.1. Pruebas del sistema
Tabla 8: Pruebas del sistema
# Usuario Prueba Descripción Si No
1 Administrador Creación de
empresa
Permitir la creación de
la empresa dentro del
sistema de información
X
2 Administrador Edición de
empresa
Permitir la edición de la
empresa dentro del
sistema de información
X
3 Administrador Visualización
de empresa
Permitir la visualización
de la empresa dentro
del sistema de
información
X
4 Administrador Creación de
proveedores
Permitir la creación de
proveedores dentro del
sistema de información
X
5 Administrador Edición de
proveedores
Permitir la edición de
proveedores dentro del
sistema de información
X
6 Administrador Visualización
de
proveedores
Permitir la visualización
de proveedores dentro
del sistema de
información
X
34
7 Administrador Eliminación
de
proveedores
Permitir la eliminación
de proveedores dentro
del sistema de
información
X
8 Administrador Creación de
usuarios
Permitir la creación de
usuarios dentro del
sistema de información
X
9 Administrador Edición de
usuarios
Permitir la creación de
usuarios dentro del
sistema de información
X
10 Administrador Visualización
de usuarios
Permitir la visualización
de usuarios dentro del
sistema de información
X
11 Administrador Eliminación
de usuarios
Permitir la eliminación
de usuarios dentro del
sistema de información
X
12 Administrador Creación de
clientes
Permitir la creación de
clientes dentro del
sistema de información
X
13 Administrador Edición de
clientes
Permitir la edición de
clientes dentro del
sistema de información
X
14 Administrador Visualización
de clientes
Permitir la visualización
de clientes dentro del
sistema de información
X
15 Administrador Eliminación
de clientes
Permitir la eliminación
de clientes dentro del
sistema de información
X
16 Administrador Creación de
productos
Permitir la creación de
productos dentro del
sistema de información
X
17 Administrador Edición de
productos
Permitir la edición de
productos dentro del
sistema de información
X
18 Administrador Visualización
de productos
Permitir la visualización
de productos dentro del
sistema de información
X
19 Administrador Eliminación
de productos
Permitir la eliminación
de productos dentro del
sistema de información
X
20 Administrador Creación de Permitir la creación de X
35
ventas ventas dentro del
sistema de información
21 Administrador Edición de
ventas
Permitir la edición de
ventas dentro del
sistema de información
X
22 Administrador Visualización
de ventas
Permitir la visualización
de ventas dentro del
sistema de información
X
23 Administrador Eliminación
de ventas
Permitir la eliminación
de ventas dentro del
sistema de información
X
4.2. Pruebas de integración
Tabla 9: Pruebas de integración
# Usuario Prueba Descripción Si No
1 Empleado Creación de
ventas
Permitir la creación de
ventas dentro del
sistema de
información
X
2 Empleado Visualización de
ventas
Permitir la
visualización de
ventas dentro del
sistema de
información
X
3 Empleado Visualización de
productos
Permitir la
visualización de
productos dentro del
sistema de
información
X
4 Administrador Creación de
informes
Permitir la creación de
informes dentro del
sistema de
información
X
5 Administrador Visualización de
informes
Permitir la
visualización de
informes dentro del
sistema de
información
X
36
4.3. Pruebas de validación
Al sistema realizado en este proyecto se le realizaron las respectivas pruebas para
que las validaciones se cumplieran a medida que se ejecutaba cada función que
contienen los módulos de ventas, proveedores, control de existencias e informes.
También se realizaron con el dueño del supermercado para recibir una supervisión
completa de la plataforma requerida por aquel. Este documento contiene un
ANEXO I el cual contiene el manual de usuario donde se especifica las funciones
y se pueden realizar las respetivas pruebas.
Las primeras pruebas realizadas fueron a través de un computador en local. Para
la implementación final se estableció en un servidor web y así realizar las
respectivas pruebas en los diferentes escenarios.
37
IV. CONCLUSIONES
Con el desarrollo de este proyecto se logra que negocios comerciales de
productos víveres, de aseo o para el hogar optimicen la gestión de inventario y
ventas de sus productos a través de una plataforma personalizada.
El sistema está realizado para que tenga una expansión más en el ámbito que lo
abarca ya que se debe complementar con un módulo para el control mediante
gráficos y/o estadísticas.
Las funciones básicas de este proyecto que lo hacen importante son la generación
de facturas de venta, creación, modificación, eliminación y vista de los usuarios y
productos así como la visualización de los informes que genera dependiendo del
caso.
Se construyeron los módulos para los clientes, usuarios, productos, ventas y para
el administrador de tal modo que facilite la gestión del negocio así como la
creación de una base de datos para llevar un mejor control en la persistencia de
los datos.
A pesar de la un gran número de campos que tiene cada formato para llenar, se
pudo realizar las pruebas necesarias para que las validaciones fueran ejecutadas
en su momento.
Este proyecto nos enseñó a conocer nuevas tecnologías de la información que
nos hace más competitivos a la hora de conseguir un empleo, nos permitió
desarrollar habilidades para la comunicación asertiva con un cliente que requiere
determinado software así como la adquisición de modelos de desarrollo y
estándares para poder desarrollar muchos más proyectos a futuro.
38
V. BIBLIOGRAFÍA
Los Sistemas de Información Contable augusta.uao.edu.com, Delgadillo,
Diego; El Sistema de Información Contable. (s.f.). Obtenido de
http://augusta.uao.edu.co/moodle/file.php/3766/EL_SISTEMA_DE_INFORM
ACION_CONTABLE.pdf
Accedido el día 14 Noviembre de 2016.
Contabilidad Básica y sistemas de finanzas; fowloner Newton, Enrique.
(s.f.). Obtenido en http://jalfaroman.wordpress.com/descargar-libros-de-
contabilidad-economia-y-finanzas
Accedido el día 14 de Noviembre de 2016
Rubio Aravena, Caren Dina;. “Propuesta de mejora a los procesos de
contabilidad y finanzas: evaluación y modelamiento estratégico -
operacional”. Obtenido de http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/114827.
Accedido el día 21 de Noviembre de 2016
Usuarios de la información contable; virtual.unal.edu.co .(s.f.).
Obtenido de http://www.virtual.unal.edu.co/
Accedido el día 21 de Noviembre de 2016
Fernández, Vicenç. Desarrollo de Sistemas de Información: Una
Metodología Basada en el Modelado. UPC Editions – 2010. Obtenido de
http://upcommons.upc.edu/handle/2099.3/36751
Accedido el día 21 de Noviembre de 2016
M. T. Valdez, C. M. Ferreira and F. P. Maciel Barbosa, "Distance education
using a desktop virtual reality (VR) system," EAEEIE Annual Conference
(EAEEIE), 2013 Proceedings of the 24th, Chania, 2013, pp. 145-150.
Scrum Alliance. Scrum: the basics [En Línea],
http://www.scrumalliance.org/pages/what_is_scrum. Estados Unidos. Año
2012.
Luján, Sergio. Programación de Aplicaciones Web: Historia, Principios
Básicos y Clientes Web. Editorial Club Universitario - 2002. Obtenido de
39
http://gplsi.dlsi.ua.es/~slujan/programacion-aplicaciones-web-historia-
principios-basicos-clientes-web
Accedido el día 27 de Noviembre de 2016
Enrique Romero Romero. Plan Único de Cuentas (P.U.C) Obtenido de
http://puc.com.co
Accedido el día 04 de Abril de 2017
Pallerola, Joan. Contabilidad Basica. Editorial Starbook - 2011
Software contable administrativo SIIGO; Obtenido de: http://www.siigo.com.
Accedido el 4 de Abril de 2017.
Amat Oriol, Perramon, Normas Internacionales de Contabilidad; Obtenido
de: http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/nic.htm ;
Accedido el 4 de Abril de 2017.
http://www.supersociedades.gov.co/noticias/Documents/2015/EE1-
%20Estudio%20Sectorial%20Software-%202015%20VII%2030.pdf
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resoluci
on_000055_14_Julio_2016.pdf
https://www.gerencie.com/software-de-contabilidad.html
http://www.accounter.co/normatividad/conceptos/28093-procedimiento-
concepto-dian-14505-software-aplicativo-de-facturacion-deben-estar-
autorizados-por-la-dian-mediante-resolucion.html
40
Sistema contable para la gestión y control de ventas
SEBASTIÁN GAMBOA BAUTISTA
FABIÁN LEONARDO BLANCO GAMBA
ANEXO I
Director:
Ing. Luis Felipe Wanumen
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
BOGOTÁ D.C.
2017
41
CONTENIDO
Página
RESUMEN ............................................................................................................ 42
ROLES DEL SISTEMA ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
INGRESAR A LA APLICACION ............................... ¡Error! Marcador no definido.
CREAR EMPRESA Y PROVEEDORES .................. ¡Error! Marcador no definido.
CREAR USUARIOS Y CLIENTES ........................... ¡Error! Marcador no definido.
CREAR PRODUCTOS ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
REALIZAR VENTAS ................................................ ¡Error! Marcador no definido.
42
RESUMEN
La función del presente documento consta en explicar el uso de la aplicación web
para el proceso de ventas y control de existencias del supermercado Mercaplus. El
sistema se ha desarrollado con base a los requerimientos por parte del dueño del
supermercado, por ende tiene un enfoque que apunta a atender las necesidades
del mismo.
43
ROLES DEL SISTEMA
Los roles para el sistema están definidos de la siguiente forma.
Administrador
Empleado
Cada rol de los usuarios del sistema tienen un papel definido
Administrador
- Crear nuevos productos, actualizar y eliminar estos mismos.
- Crear nuevos usuarios, actualizar y eliminar estos mismos.
- Crear nuevos proveedores, actualizar y eliminar estos mismos.
- Crear la empresa y actualizar sus datos.
- Hacer ventas de productos, actualizar y eliminar estas mismas.
Empleado
- Consultar productos agregados por el administrador.
- Hacer ventas de productos.
44
INGRESAR A LA APLICACIÓN
Nos ubicamos en el navegador e ingresamos la dirección URL
http://ventasweb.comeze.com/ esto nos llevará al inicio de sesión del sistema de
ventas donde podremos ingresar como usuario administrador o usuario empleado.
1. Una vez en la página de inicio de sesión, ingresamos usuario y contraseña
asignados.
45
2. Una vez se inicia sesión, en este caso como usuario administrador se mostrará
la página principal de la aplicación con los menús de cada módulo de
administrador.
3. La otra forma de iniciar sesión es como empleado, en ese caso se mostrará el
módulo de productos y ventas a los tiene acceso.
46
CREAR EMPRESA Y PROVEEDORES
1. Una vez iniciada sesión como administrador, se podrá crear una empresa en el
menú de la izquierda en la sección de administración y luego empresa.
2. En la parte derecha de la ventana empresa, suministra la respectiva información
de la empresa luego damos clic en el botón "AGREGAR EMPRESA" para guardar
la información correctamente en la base de datos.
47
3. En la misma sección luego de haber ingresado los datos de la empresa,
podremos actualizar la información. Una vez modificados los datos, damos clic en
"ACTUALIZAR EMPRESA" y la información se guardará correctamente.
4. En la misma sección de administración encontramos la opción de proveedores.
En esta el administrador podrá agregar proveedores ingresando los datos y
haciendo clic en "AGREGAR" para guardar la información.
48
5. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA", podrá consultar,
buscar, actualizar y eliminar los proveedores rápidamente.
CREAR USUARIOS Y CLIENTES
1. Una vez iniciada sesión como administrador podremos agregar usuarios en el
menú de la izquierda en la sección usuarios y finalmente en administradores.
2. En la parte derecha de la ventana administradores, suministra la respectiva
información del usuario luego damos clic en el botón "AGREGAR" para guardar la
información correctamente en la base de datos.
49
3. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA" podrá consultar,
buscar, actualizar y eliminar los usuarios rápidamente.
4. En la misma sección de usuarios, se encuentra la opción de clientes donde el
administrador podrá agregar clientes.
5. En la parte derecha de la ventana clientes, suministra la respectiva información
del cliente luego damos clic en el botón "AGREGAR" para guardar la información
correctamente en la base de datos.
50
6. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA" podrá consultar,
buscar, actualizar y eliminar los clientes rápidamente.
CREAR PRODUCTOS
1. Una vez iniciada sesión como administrador podremos agregar productos en el
menú de la izquierda en la sección productos.
2. En la parte derecha de la ventana productos, suministra la respectiva
información del producto luego damos clic en el botón "AGREGAR" para guardar
la información correctamente en la base de datos.
51
3. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA" podrá consultar,
buscar, actualizar y eliminar los productos rápidamente.
REALIZAR VENTAS
1. Una vez iniciada sesión como administrador podremos realizar ventas en el
menú de la izquierda en la sección ventas.
2. En la parte derecha de la ventana ventas, suministra la respectiva información
del cliente al cual se le va a realizar la venta, luego buscamos el productos dando
clic en el botón de la lupa, posteriormente ingresamos la cantidad y lo agregamos
a la venta dando clic en el botón "AGREGAR". Cuando se tengan todos los
52
productos agregados se prodigue a realizar la venta dando clic en el botón
"FACTURAR" para guardar la información correctamente en la base de datos.
3. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA" podrá consultar,
buscar, actualizar y eliminar las ventas rápidamente.