SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO

Plan Operativo

HERRAMIENTAS

VISIÓN FUNCIONAL DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

Reformulación

•Objetivos

•Metas

Racionalización

•Recursos Humanos y Materiales

Reestructuración

•Recursos Financieros

NIVEL DE EQUILIBRIO

Plan Estratégico Plan Operativo PAC

ROF MOF MP

Costos Presupuestos y Estados Financieros

Sistemas

Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública.

Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.

PRINCIPALES SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO

SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

SISTEMA NACIONAL DE

ABASTECIMIENTO

SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD

SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA

SISTEMA NACIONAL DE

PLANIFICACIÓN

LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE

PRESUPUESTO LEY Nº 28411

LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

LEY Nº 28693


ABASTECIMIENTO D.LEY Nº 22056


CONTABILIDAD LEY Nº 28708

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA

LEY Nº 27293

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

D. LEG. Nº 1088

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL LEY Nº 27785

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN NACIONAL DE

PRESUPUESTO PÚBLICO

DIRECCIÓN NACIONAL DE TESORERÍA


ABASTECIMIENTO


CONTABILIDAD

DIRECCIÓN NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA

CENTRO NACIONAL DE

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

D.Ley. 22056

(01.01.1978)

Procesos Técnicos:

- Catalogación.

- Registro de Proveedores.

- Programación.

- Distribución.

- Registro y Control.

- Mantenimiento.

- Recuperación de bienes.

- Disposición final.

Sist. de Abastecimiento

Asegurar la unidad,

racionalidad, eficiencia y

eficacia de los bienes y

servicios no personales en

la Administración Pública,

a través de los procesos

técnicos

CREACIÓN DEL SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO

ÓRGANOS DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA

DE ABASTECIMIENTO

• Oficinas de Abastecimientos de los Ministerios.

• Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro.

• Organismos Públicos Descentralizados

• Concejos Municipales.

Criterios, reglas y condiciones previamente establecida, orientados al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia) así como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.

PROCESOS TÉCNICOS DEL

ABASTECIMIENTO

LA CATALOGACIÓN

Poseer información simple, completa, homogénea y ordenada referida a los bienes y servicios materia de abastecimiento, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos técnicos.

Directiva Nº 01-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA

REGISTRO DE PROVEEDORES

Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios.

10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento

Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de

Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del

Estado)

LA PROGRAMACIÓN

Preveer en forma racional y sistemática la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios no personales para el cumplimiento de las metas asignadas a sus dependencias.


LA ADQUISICIÓN

Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las contrataciones del Estado, a través del cual las entidades publicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma mas conveniente y oportuna la contratación de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras.

Reglamento Único de Adquisiciones 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento

PROCESOS DE SELECCIÓN

Co

mp

ras

s/p

roc

eso

s

Adjudicación de Menor

Cuantía

Adjudicación Directa

Concurso Publico

Licitación Publica

MODALIDADES

Compras Corporativas

Subasta Inversa

Convenio Marco

LA ADQUISICIÓN

REGISTRO Y CONTROL

Aplicación de métodos estadísticos para compilar, procesar, analizar, interpretar y aprovechar la información generada en el desarrollo de procesos técnicos, es función complementaria de la unidades orgánicas responsable de abastecimiento.


ALMACENAMIENTO Y

DISTRIBUCIÓN (I)

Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.

Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA

ALMACENAMIENTO Y

DISTRIBUCIÓN (II)

El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados; destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de bienes y servicios o de bienes económicos. Stock de seguridad del disponible para consumo

Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA

MANTENIMIENTO

Es el eficiente estado de conservación de los bienes de la Entidad, a través de los servicios preventivo y correctivo requeridos.


RECUPERACIÓN DE BIENES

Es una actividad técnica administrativa y jurídica orientada ha recuperar el dominio o disposición sobre los bienes.


DISPOSICIÓN FINAL

Esta relacionado con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja.


FUNCIONES DEL ÓRGANO DE

ABASTECIMIENTO

• Actividades de Programación

• Ejecución de procesos de selección

• Administración de contratos

• Control de Almacenes

• Registro y control de bienes patrimoniales

• Seguridad integral

• Servicios Generales

•Actividades de

Programación

•Ejecución de procesos de

selección

•Administración de contratos

•Registro y Control de

Almacenes

•Registro y control de bienes

patrimoniales

•Seguridad integral

•Servicios Generales

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE

ABASTECIMIENTO

ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE

ABASTECIMIENTO

JEFATURA

Área de Programación Área de Control Patrimonial

Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales

Área de Adquisiciones Área de Seguridad

Área de Almacén

ÁREA DE PROGRAMACIÓN

Implicancias Función- Dependencias involucradas

Funciones Generales

Proyección PAC seguimiento y modificaciones

Evaluación de Requerimientos generación de expedientes

Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos

Elaboración del POA

En base a los cuadros de necesidades, se

realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación.

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación.

Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario.

En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación.

Normas relacionadas

•Directiva PAC OSCE •Ley de presupuesto para el Año Fiscal

•Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

•Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal.

•Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal

PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA

• Retraso en la elaboración del PAC.

• Continuas inclusiones y exclusiones modificaciones al PAC.

Las oficinas usuarias no cumplen con los plazos para presentar sus cuadros de Necesidades. Los TDR/EETT no se elaboran adecuadamente.

PROBLEMA CAUSA PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Los usuarios deben tener un especialista responsable para elaboración de los TDR /EETT

Capacitación a los usuarios.

Falta de previsión por parte de las oficinas usuarias e improvisación de sus necesidades.

Equipo que coordine con los usuarios en la programación de necesidades y el requerimiento.

• La presentación de los requerimientos por parte de las oficinas usuarios no se ajustan a los plazos determinados.

• Las especificaciones técnicas no son preparadas de acuerdo a la necesidad real.

PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA

PROBLEMA CAUSA

• Demora en la programación de metas.

• Reprogramaciones y modificaciones en la elaboración del Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento.

Las áreas usuarias no cumplen con los plazos establecidos.

Desfinanciamiento de los servicios básicos para la Sede Central.

Que cada área usuaria designe responsables para la aprobación de los formatos y elaboración de metas.

Oficina de Presupuesto o Planificación a través de sus Unidades correspondientes debe cumplir con priorizar dentro del Marco Presupuestal los servicios básicos para la Entidad así como para la adquisición de insumos y materiales en general

PROPUESTA DE SOLUCIÓN

ÁREA DE PROCESOS DE

SELECCIÓN

Implicancias de la función – Dependencias involucradas

Función General

Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones

Norma relacionada

Proyección de Contratos

La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales.

La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección.

Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores.

Ley de contrataciones del Estado y su

Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento

Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato

Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.

PROCESOS DE SELECCIÓN

PROBLEMÁTICA

• Incumplimiento de los plazos para presentar requerimientos, no permite convocar el proceso en el plazo previsto, permitiendo retraso en su ejecución. Falta de previsión de impugnaciones o declaratoria de desierto.

• Presiones a los Comités Especiales, lo cual no les permite cumplir su función; no se tiene margen de tiempo prudencial para evaluar y calificar propuestas.

• El ingreso de similares requerimientos en distintos períodos, trae como consecuencia la convocatoria de varios procesos de selección, incluso del mismo tipo, por las mismas fechas, lo cual genera carga de trabajo.

• Falta de planificación de

las dependencias usuarias

de la programación de sus

necesidades

• Usuarios señalan que su

presión se debe a la

pérdida del calendario de

compromisos.

• Desconocimiento y falta

de planificación de las

necesidades por parte de

los usuarios

PROBLEMA CAUSA PROPUESTA DE SOLUCION

Adecuada planificación de las

necesidades por parte de las

dependencias usuarias.

Coordinación efectiva entre los

usuarios y la Unidad de

Programación para los

calendarios de compromisos.

Capacitación, poniendo énfasis

a la autonomía de los Comités

Especiales.

Disciplinar a las Oficinas

usuarias

PROCESO DE SELECCIÓN

PROBLEMÁTICA

• La formulación de

características técnicas

incompletos, imprecisos,

ambiguos, genera retrasos en

la elaboración de Bases,

cuando al analizar el

expediente se tiene que

solicitar precisiones para

proceder con la convocatoria

del proceso.

• Exceso de tiempo en la

formalización de Resoluciones

de inclusión de procesos en el

PAC, aprobación de

expedientes y designación de

Comités Especiales,

generando retraso en la

convocatoria.

• Expedientes que ingresan al

área con el tiempo límite al

vencimiento del valor

referencial, que no permite

analizar adecuadamente el

contenido de los

requerimientos.

• Falta de conocimiento técnico por parte del equipo que trabaja o formula las características técnicas.

• Carga de trabajo excesiva en las Oficinas por donde fluye la documentación (OAJ y áreas involucradas).

• Demora en la expedición de la disponibilidad presupuestal.

PROBLEMAS CAUSAS

Las personas elegidas por las oficinas usuarias deben ser los más competentes o en su defecto el representante administrativo evalúe las características técnicas, antes de ser enviada a la Administración.

Priorizar estos asuntos en Asesoría Jurídica y áreas involucradas y/o mayor anticipación y previsión por parte de los usuarios.

Coordinación mas efectiva entre usuarios y las Unidades de Presupuesto y Programación

PROPUESTA DE SOLUCION

ÁREA DE ADQUISICIONES

Determinación de Valore Referencial

Asistencia a Comités Especiales en Procesos de Menor Cuantía

Emisión de Ord. Compra y Servicio

Ejecución Contractual y Administración de Contratos

Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica


Funciones Generales

Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS

Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto

Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización

Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas

Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.

Norma relacionada

Ley de Contrataciones del Estado

y su Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado

y su Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Directiva de Tesorería

Manual de Pago a Proveedores

ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA

• Características técnicas mal formuladas por usuarios.

• Requerimientos urgentes (para el mismo día).

• Actualizaciones repetitivas del valor referencial (duplicidad de trabajo).

• Demora en el procesamiento de la información.

• Desconocimiento de

la necesidad.

• Falta de planificación.

• Características

técnicas mal

formuladas.

• Falta de programas

informáticos.

• Equipos de cómputo

obsoletos.

PROBLEMA CAUSA

Seminarios o talleres de

capacitación.

Mejorar la programación

de necesidades

Mayor conocimiento e

información del

requerimiento.

Adquisición de equipos

de cómputo nuevos o

evaluar repotenciación.


• Pérdida de calendario por demora en la ejecución de contratos.

• Falta de liquidez en la caja chica.

• Retraso en el trámite de algunas órdenes de compra y servicio.

• Las oficinas no

cuentan con la

información o si la

tienen ha sufrido

variaciones.

• Excesivos

requerimientos bajo

dicha modalidad.

• Falta de una efectiva

coordinación entre

las oficinas usuarias y

Programación..

PROBLEMA CAUSA

No comprometer un

contrato sin que no se

haya previsto el acto de

inicio de la ejecucion.

Mejor programación en

sus requerimientos

permitirá una atención

oportuna sin generar una

cartera pesada.

Reunión y coordinación

constante con

Programación para

solucionar aspectos

operativos.


ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA

ÁREA DE ALMACÉN


Función General

•Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales

• Área de Programación • Área de Adquisiciones • Área de Control Patrimonial

• Oficinas Usuarias

Norma relacionada

• Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056 • INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos

•Despacho y Distribución • Oficinas Usuarias

•Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes •Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico.

•Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex,

• Oficinas Usuarias

•Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes •Normas de Control Interno en el Sector Público.

•Información Contable • Oficina de Administración Financiera • Área de Contabilidad

•Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

ALMACÉN – PROBLEMÁTICA

1. Implementación de Medidas de Seguridad, para los Almacenes Periféricos e internos.

2. Falta de Infraestructura, para un adecuado ambiente en el almacenamiento de los bienes.

3. Inadecuado manejo del procedimiento de almacenaje.

4. Custodias y Material de poco movimiento.

5. Stock mínimo y su reposición.

1. Falta de presupuesto y un adecuado tratamiento a los requerimientos y/o solicitud de implementación de las medidas de seguridad requeridas.

2. Lugares inadecuados para la asignación de almacenes temporales ( cocheras ).

3. No se cuenta con cursos de capacitación adecuados para el responsable de Almacén.

4. Materiales de Gestiones de años anteriores .

5. Falta de una adecuada programación para la determinación del Stock mínimo y su reposición pertinente.

PROBLEMA CAUSA

1. Priorizar por parte de

programación y presupuesto el

desembolso de la partida

presupuestal correspondiente.

2. Coordinación con Servicios

Generales/ Infraestructura, para la

solución correspondiente.

3. Programación de Cursos de

capacitación permanentes.

4. Oportuna gestión de Bajas.

5. Coordinación con el área de

Programación, para la

determinación correspondiente a

las necesidades de atención del

almacén.


ÁREA DE CONTROL

PATRIMONIAL

Implicancias de la Función- Dependencias involucradas

Funciones Generales

•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD

• INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES

• SEGUROS

Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final

Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)

Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos

Normas relacionadas

Decreto Supremo Nº 007- 2008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolución Nº 320-2006-CG- Normas de control interno.

PATRIMONIO – PROBLEMÁTICA

• Activos fijos son entregados a los usuarios sin el documento fuente, lo que origina que se desconozca el origen de procedencia del bien.

• Contratación de personal con falta de conocimiento de la normativa aplicable y sin experiencia en el componente funcional de control patrimonial.

• Existencia de bienes muebles e inmuebles sin el saneamiento debido.

• Almacén entrega los bienes sin la PECOSA correspondiente, siendo el único documento sustentario para la salida del bien.

• Deficiencia en los

perfiles para la contratación del personal.

• Desconocimiento de la normativa.

PROBLEMA CAUSA

Las entregas de los bienes a

las áreas usuarias deben estar acreditadas con la PECOSA respectiva.

Mejorar los perfiles y términos de referencia para la contratación del personal.

Capacitación permanente para el personal del área.


Que se comprará? Cuándo se comprará? Donde se comprará?

Definir e identificar periodicidad de la compra.

Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una

atención particular, de aquellas que calificamos de rutinarias.

Mayor atención a la compra que involucre más dinero.

PLANIFICACIÓN DE LAS

COMPRAS PÚBLICAS

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PLANIFICACIÓN DE LAS

COMPRAS PÚBLICAS

EQUIPO DE PROGRAMACION Y CONTRATACION

•Que se comprará? Cuándo se

comprará?

•Definir e identificar periodicidad

de la compra.

•Tiempos de respuesta de

proveedores.

•Discriminar las compras que

necesitan una atención particular,

de aquellas que calificamos de

rutinarias.

•Mayor atención a la compra que

involucre más dinero.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

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