SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - … · problemática generalizada en la forma como ... de la...

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ABC

Versión 2.0

Fecha: 2009-05-22

ABC DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

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Confidencial © Superintendencia de Notariado y Registro, 2009

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL /ABC / Versión 20

Control de Versiones

Fecha Versión Descripción Autor

2009-05-13 1.0 Elaboración Jorge Luis Martelo

2009-05-22 2.0 Ajustes sugeridos por la supervisión del proyecto.

Jorge Luis Martelo

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Tabla de Contenido

1. ANTECEDENTES.................................................................................................... 4

2. EL PROYE CTO ...................................................................................................... 6

3. VENTAJAS DEL SISTEMA................................................................................... 10

4. DEFINICIONES...................................................................................................... 11

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1. ANTECEDENTES

Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en el nivel Nacional muestran una

problemática generalizada en la forma como Administran los documentos1.

Por tales motivos, la SNR se propone el objetivo de procesar manera electrónica los

recientes, para lo cual formula 3 estrategias corporativas.

1. Realizar un diagnóstico que permita detectar los documentos que se producen a nivel

misional, de archivo y correspondencia y obtener las acciones a seguir.

2. Gestionar un presupuesto de $ 5.650.000.000 para contratar una solución integral de

manejo electrónico de documentos..

3. Implementar un Sistema de Gestión Documental de tipo electrónico que permita dar

respuesta a las necesidades y problemáticas documentales de la SNR.

Dado el primer paso, se logra determinar que la Correspondencia, los archivos

misionales y los archivos administrativos, no se Administran de acuerdo a los

procedimientos y normatividad vigente en materia Archivística Nacional, acarreando

como consecuencia entre otros problemas:

1 Fue tomado del informe presentado por la Superintendencia de Notariado y Registro en el año 2008, donde se reportó que la documentación

que soporta la información registral de la propiedad inmueble de Colombia no se actualiza desde el año 1997 y se estima en 750,000,000 de

documentos.

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‐ Prácticas inadecuadas de conservación documental.

‐ Acumulación innecesaria en depósitos de documentos.

‐ Pérdida de tiempo y retrasos en la recuperación de documentación.

‐ Sanciones administrativas y legales por posible pérdida de documentos.

‐ Impacto negativo en los servicios al ciudadano, colocando en riesgo la misión de las

ORIPS.

La Dirección de la Superintendencia, siendo consecuente con la problemática emprende

el camino de gestionar los recursos necesarios para iniciar el proyecto; que permita ir

acortando la brecha entre el estado actual de la Gestión documental en las ORIPS y el

estado deseado, es decir el funcionamiento de un Sistema Integrado de Gestión

Documental, acercándose al concepto de oficina sin papel.

La Superintendencia genera los pliegos de condiciones para que oferentes expertos en

Gestión Documental, realicen sus propuestas y es de esta manera como la firma

COLGRABAR empresa colombiana con más de 25 años de conocimiento, experiencia y

liderazgo en el manejo integral de la información, sistemas de gestión documental y el

desarrollo de software. Se hace acreedora a la Licitación bajo el Contrato Numero 553

de 2008.

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2. EL PROYE CTO

El objeto del proyecto a realizar es el diseño, adquisición, implementación e integración

de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos

misionales, archivísticos y estándares de tecnología de información y comunicaciones

(TIC´S) de la administración publica y de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Duración: Tiene una duración de 10 meses.

Fases del proyecto:

FASE IAdecuación de la solución

Diseño Funcional Infraestructura tecnológica Solución de SW (Iris Documental)

Planificación y Alcance

Adecuación de SoftwareInfraestructura

Etapas

FASEIIPrueba Piloto

Oficina Bogotá CentroOficina Tipo A con SIR Oficina Tipo B

Etapas

Plan de CapacitaciónTransferencia y tecnológica

Implementación y ajustes (Por tipo de oficina)

Capacitación y

FASE IIIImplementación a Nivel Nacional

Implementación de las restantes oficinas a nivel nacional

Etapas

Implementación

Capacitación y

Pruebas y ajustes

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Alcance: El Sistema de Gestión Documental cubre los procesos de correspondencia, archivos de

Gestión, el misional (Registro inmobiliario) para los sistemas SIR y FOLIO Magnético,

en las 37 Oficinas de Registro y Sede Principal de forma descentralizada.

Cobertura del Sistema 1. OFICINA PRINCIPAL SEDE ADMINISTRATIVA 2. BOGOTA CENTRO 3. BOGOTA NORTE 4. BOGOTA SUR 5. CALI 6. MEDELLIN SUR 7. BUCARAMANGA 8. MEDELLIN NORTE 9. BARRANQUILLA 10. CUCUTA 11. CARTAGENA 12. PALMIRA 13. TULUA 14. BUGA 15. DOS QUEBRADAS 16. ZIPAQUIRA 17. CARTAGO 18. FACATATIVA 19. SOGAMOSO 20. FUSAGASUGA 21. YOPAL 22. RIONEGRO 23. DUITAMA 24. MARINILLA 25. GIRARDOT 26. IPIALES 27. PITALITO 28. BARRANCABERMEJA 29. CHIQUINQUIRA 30. GIRARDOTA 31. TURBO 32. OCANA 33. ROLDANILLO 34. SAN MARTIN 35. VELEZ 36. GARZON 37. SABANALARGA 38. UBATE

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Modelo Funcional Esperado:

Funcionalidades del Sistema:

1. Sistematización del proceso de Gestión Documental2 en las etapas de producción, recepción, trámite, distribución, organización, conservación, custodia, y disposición final del ciclo vital del documento.

2. Seguimiento de los procesos archivísticos y los Registros de instrumentos públicos.

2 Etapas del ciclo vital del documento, definidas en el PGD – Archivo General de la Nación. 2004

Interface con Sistemas

Misionales

PRODUCCIÓN

RECEPCIÓN

TRÁMITE

DISTRIBUCIÓN

ORGANIZACIÓNCONSULTACONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PRODUCCIÓN

RECEPCIÓN

TRÁMITE

DISTRIBUCIÓN

ORGANIZACIÓNCONSULTACONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

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3. Integración del sistema de tramitación electrónico con el físico. 4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la información misional

de la SRN. 5. Configuración de expedientes electrónicos. 6. Posibilita el uso de la firma digital. 7. Oportunidad en la búsqueda y recuperación de documentos.

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3. VENTAJAS DEL SISTEMA - Control de estructura documental a nivel de series, sub series y tipos documentales a

partir de la herramienta de tablas de retención.

- Control de la estructura Organizacional a nivel de dependencias, cargos y servidores

públicos.

- Facilidad en la administración, consulta, búsqueda, manejo y seguridad de los

documentos digitalizados.

- Control de los tiempos de conservación de los documentos.

- Manejo de flujos de trabajo con la posibilidad de personalizarlos de acuerdo a las

necesidades de los diferentes tipos de proceso.

- Integración con aplicaciones de correo electrónico y aplicaciones reconocidas de

oficina en Microsoft.

- Prevención, detección y reacción a acciones no autorizadas de usuarios.

- Permite el almacenamiento y custodia de imágenes en distintas versiones y formatos.

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4. DEFINICIONES Gestión Documental Gestión Documental3 es un conjunto de actividades administrativas y técnicas, realizado para un efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

A continuación se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que

Diseño de Colgrabar en desarrollo del PGD – Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. 2004.

Ciclo Vital del Documento Son las etapas sucesivas4 por las que atraviesan los documentos desde la Producción, Recepción, Trámite, Distribución, Organización, Consulta, Conservación, hasta la disposición final.

3 Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nación. Bogotá. 2004 4 I bid.

ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

HISTÓRICO

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Diseño de Colgrabar en desarrollo del PGD – Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. 2004. Folio magnético

Aplicativo que funciona en una base de datos local, que incluye la implementación de

todas las actividades registrales, con sus propios controles y seguridades, soportado en

Oracle versión 7.x y desarrollado con herramientas modo carácter (Forms 3.0 y Pro*C).

PRODUCCIÓN

RECEPCIÓN

TRÁMITE

DISTRIBUCIÓN

ORGANIZACIÓNCONSULTA

CONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

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Sistema de Información Registral (SIR)

El sistema funciona en un ambiente WEB con un motor de base de datos Oracle 10g

centralizado y opera sobre una granja de servidores de aplicaciones certificado J2EE

1.3 o superior, que provee facilidades de comunicación.

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