CONCEPTO DESISTEMADE INFORMACIN CONTABLEUn sistema de informacin contable comprende losmtodos,procedimientosy recursos utilizados por una entidad para llevar uncontrolde las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: lacontabilidadfinanciera o la contabilidad externa. la contabilidad decostoso contabilidad interna.La contabilidad financiera:muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin dela empresa, como son los accionistas, los acreedores, losclientes, losproveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin es de muchointerspara los administradores y directivos de laempresa.Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre larentabilidadde la empresa.La contabilidad de costos:estudia las relaciones costos, beneficios,volumendeproduccin, el grado deeficienciayproductividad, y permite laplanificaciny el control de la produccin, latoma de decisionessobreprecios, lospresupuestosy lapolticadelcapital. Esta informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que lacontabilidad financieratiene comoobjetivogenrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmica financiera de la empresa; y lacontabilidad de costostiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear susfunciones.Propsito ynaturalezade la informacin contableEl propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa informacin financiera de la empresa para realizar una buenaplaneaciny control de las actividades de la organizacin.

El papel delsistemacontable de laorganizacines desarrollar y comunicar estainformacin. Para lograr estosobjetivosse puede hacer uso de computadores, como tambin deregistrosmanualeseinformesimpresos.Elementos desistemasde informacinEl Equipo computacional. Es elhardwarenecesario para que el sistema de informacin pueda funcionar.El Recurso humano.Que interacta con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo condatoso utilizando los resultados que genere.Losprogramas(software).que son ejecutados porla computadoray producen diferentes tipos de resultados.Lastelecomunicaciones.Que son bsicamente software y hardware, facilitan la transmisin detexto, datos,imgenesy voz en formaelectrnica.Procedimientos que incluyen lasPolticasy reglas de operacin, tanto en la parte funcional delprocesode negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin enla empresa.Ciclo de vida de un sistema de informacinEstudio:La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial.Su principalobjetivoes el estudio e identificacin de las deficiencias actuales en elambientedel usuario (a travs de relevamientos, encuentas), establecer nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.Anlisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se modelan las necesidades del usuario a travs dediagramasespeciales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones estructuradas.Diseo:En esta etapa se "disea" el sistema, determinando los mdulos componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarqua apropiada, a losprocesadores(hardware) y a lafuncin.Implantacin (desarrollo): Esta actividad incluye lacodificacineintegracinde los mdulos contcnicasdeprogramacinestructurada.Generacin deltestde aceptacin:Consiste en preparar un conjunto de casos para efectuar laspruebasdel sistema.Garanta de calidad: En esta etapa se efecta el TEST final de aceptacin del Sistema.Descripcin deprocedimiento:Consiste en la elaboracin de la "descripcinformal" del nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedimiento.Conversin de la base de datos: Esta actividad slo se realiza cuando existen sistemas funcionando.Instalacin: Es la actividad final.Sistema de informacin tiene como objetivo bsico para brindar informacin para gestionar laplanificacinde laempresay garantizar lasaccionesque ejecutan los responsables de conducir la entidad.Elciclo de vidadelsistema de informacinse realiza varios pasos para que este bien procesado para una buena tome de decisiones.Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y terminando con la instalacin, por eso se llama ciclo de vida del sistema de informacin.SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.LaContabilidades un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsitos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos.El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a ladireccinde la empresa ejercer un merocontroltcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede enla organizaciny ayude a tener mejoresherramientaspara una buenatoma de decisionesen el momento oportuno.Ante el continuocambioen el mundo de losnegociosdebemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, latecnologay elriesgo.Los usuarios exigencalidady confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.Como menciona John Kotter, lasempresasestn adoptando "un nuevomodelode negocios que anime y recompense lacreatividad, elserviciode alta calidad yel trabajoque aadevalory coloque elconocimientoen el centro de planificacin estratgica" 2.La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado enprincipiosque generen mayorutilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.Como indica Kaplan y Norton "lasestrategias, que son las nicas formas sostenibles que tienen lasorganizacionesde crear valor, estn cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3.

He aqu el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple tcnica del ejercicio contable sino que debemos estar vidos de conocimiento (vivir en lafronteradel conocimiento)Y por ende crear un sistema de informacin que satisfaga las necesidades de los usuarios.MANUALES O COMPUTARIZADOSSon llevados de la siguiente forma Recopilamos de losdocumentosen los cuales se basan lasoperacionesde la organizacin, es decir, facturas, copias decheques, etc. Que representan los datos contables. Organizacin y procedimiento que implica elanlisisde las operaciones registradas. Generacin del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la informacin que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.SISTEMA MANUAL Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin. Se registra en formamanuallas operaciones en ellibrodiario de acuerdo a un orden cronolgico. Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar. Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. Se prepara una hoja detrabajoque incluye balance de comprobacin ajustado,estadode resultados, estado de situacin y asientos de cierre. Se prepara el balance de comprobacin posterior al cierre.SISTEMA COMPUTARIZADO Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin. Se registra las operaciones en la base de datos en elprogramacontable, el cual prepara automticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento. El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automticamente. Se determinan automticamente los saldos de cada cuenta. Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automticamente. La preparacin del balance de comprobacin ajustado,estado de resultados, estado de situacin y asientos de cierre, es automtico. El software prepara automticamente el balance de comprobacin posterior al cierre.ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLEUn sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable decosto/ beneficio.El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra lacomunicacina quienes estn interesados y lainterpretacinde la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar unregistrosistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. Enuna empresase llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en loslibrosde contabilidad. Una transaccin se refiere a unaaccinterminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos loseventoscomerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un granvolumende datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar engruposo categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o pagadinero. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones deventade una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquierpersonase dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de lasventasresumidas porproducto. Los gerentes dealmacnnecesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la altagerenciade Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen losmediosque se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucrala comunicacinde esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienenintersen las actividades financieras de la empresa.CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLEUn sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a laadministracincontrol sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son losmtodosyprocedimientosque usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger susactivosy asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sinproblemascon laestructura, elpersonal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular.CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLEParapodersatisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos.Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayorproductividady aprovechamiento de supatrimonio. Por otra parte, losserviciosaportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin decarcterlegal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos contables para describir losrecursosy las actividades de todo negocio, sea grande o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestrasociedad. Una persona debe explicar susingresosy presentar una declaracin de renta. A menudo, una persona debe proporcionar informacin contable personal para poder comprar un automvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta decrditoo conseguir un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el pblico. Elgobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, unauniversidad, unacomunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la informacin contable. Ungerentecomercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas.OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLELa informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, lasobligacionesque tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en laplaneacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones enmateriadeinversionesy crdito. Evaluar lagestinde los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias,preciosy tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacinestadsticanacional. Contribuir a laevaluacindel beneficio o impacto social que la actividad econmica representa para la comunidad.PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLEEl sistema informacin contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretacin con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea til, confiable y oportuna. .a) Utilidad.- Una de las caractersticas de la informacin contable es la de adecuarse al propsito del usuario. La utilidad de dicha informacin estar en funcin de su contenido y de su oportunidad.. Contenido.- La informacin contable debe tener la capacidad de representar simblicamente la organizacin y suevolucin, su estado en diferentes estadios temporales, as como los resultados de su operacin, por la relevancia, veracidad y comparabilidad, de la informacin.. Oportunidad.- La informacin contable debe llegar oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organizacin.b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificacin contable, o sea la operacin del sistema debe ser estable, objetivo y verificable.. Estabilidad.- Nos indica que su operacin no cambia con eltiempoy que la informacin que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captacin de los datos, su cuantificacin y su presentacin.. Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la caracterstica de veracidad en la informacin que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.. Verificabilidad.- Cualquier operacin del sistema puede ser comprobada por una repeticin y/o la aplicacin de pruebas pertinentes.c) Provisionalidad.- Significa que la informacin contable no representa hechos totalmente acabados ni terminados. Esta caracterstica, ms que una cualidad deseable, es una limitacin a la precisin de la informacin.UTILIZACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLELa contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas.PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Tener conocimiento de la empresa (por medio deentrevistas, visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo. Elaborar informes. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento Disearformulariospara todas las operaciones. Disear reportes Preparar los libros. Balance inicialLista de chequeo:es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razn social, ubicacinfsica, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos,capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.Informes:expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por: El Balance General Estado de G y PTambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: Estado de Costo Estimado Estadisticas de ventas, etc.La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.Cualidades. Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estratificacin, etc.Catalogo de Cuentas:contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero indice a cadagrupode cuentas tanto delBalance Generalcomo del estado de resultado, de la manera siguiente:Balance General Activo Pasivo CapitalEstado de Resultado Ingreso 7- Otro ingresos Costos 8- Otros egresos GastosEn las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance.La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin.Manual de procedimiento:es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.Formularios:son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin.Los comprobantes son formularios que cumplen una destacadamisinen el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.)Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos.Requisitos de todo formulario: Numeracin Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. Redaccin clara, sin errores. Adems del original, emitir las copias necesarias Poseer firmasEntre los principales formularios tenemos:FacturasReciboConduceOrdenes de compraOtros, etc.Lafacturaes un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original alclientey las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediantechequea su orden, unpagar, mercancas u otrosbienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confa es conservada por el que lo recibe.El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacn previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas.La orden decomprases un formulario comercial que identifica las mercancas y/oproductosque desea comprar una compaa.La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de losclientesen el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras.El cheque es una orden de pago dada sobre unbancoen el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo.El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.La requisicin dematerialesy equipos deoficinaes un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin.Entre los reportes podemos mencionar:NominaVentasComprasCheques emitidosLos reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de susalario.Estados financieros:son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance General;El Estadode Resultado, etc.Losestados financierosresultan de la relacin entre los rubros del activo que representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidacin del activo.El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de operacin as como sus deudas a coro/largo plazo.El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio o fracaso durante un perodo determinado.Los libros de contabilidad:son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone laleya este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas.Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de entra original.El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros.Existen otros libros como por ejemplo el deinventarioque contiene una relacin detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas.Control interno:que no es mas que unplande organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de:Proteger los activosVerificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financieraPromover laeficienciade las operaciones.Elcontrol internose clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:Activos Caja chicaEfectivo InventariosVentas Etc.Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas:Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar laautoridady laresponsabilidadrelativas a las actividades de la empresa.Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el controlEficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitarfraude.Control Interno del Efectivo.El efectivo esel dineroque mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial.Valoresen moneda curso legal o su equivalente contenido por:Efectivo en cajaCuentas bancariasTodo aquello disponible para pagos sin restriccin.Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:Operaciones en el mostrador (ventas)Ingresos ejecutados por cobradoresRemesas por correosLas operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar: Uso demquinasregistradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos. La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al area de caja.3) Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que: Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes mencionada. Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros ycrditos.Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad.Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:Caja y BancoLa caja se divide en dos:. Caja chica. Caja generalLa caja chica es el fondo que la empresa emplea para losgastosmenores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.Entre las medidas de control estn: Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. Que estos volantes estn numerados Manejados por una sola persona La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. Depositar el dinero de la caja general Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja.Control Interno de las Ventas.Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalacin de un sistema de contabilidad.El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de lograr las polticas establecidas por la empresa.Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacn despachar la mercanca estos deben hacerlo mediante un conduce.Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago - al contado o crdito).Nota de despacho o conduceRecibo de ingreso a caja.Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud dedivisas( por ej.) por medio dela cartade crdito, crdito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.Carta de crdito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancas, segn trminos, y que ser pagada por el banco de acuerdo al crdito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.Crdito de suplidor: llamada lnea de crdito es ofrecida porbancoscomerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagars hasta el monto de este crdito para comprar sus mercancas. Puede renovarse anualmente.Sobre el control interno de las ventas podemos decir: Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente. Que al salir mercanca sea revisada por la persona encargada. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.Clasificacin y Control de los Activos Fijos.Losactivos fijosestn formados por las propiedades denaturalezarelativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos.Los activos fijos pueden ser:Tangibles o IntangiblesTangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo:Edificios- sujetos adepreciacin; Bosques- sujetos a agotamientoIntangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en losderechosque posee el propietario.Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es mas que ladistribucinequitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un perodo estimado de vida.La depreciacin puede realizarse por tres mtodos:Lnea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.Entre las medidas de control tenemos:Establecer suidentidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos. Poseer una relacin detallada y actualizada Ubicarlos para efectuarinventarios, realizar reparaciones, calcular depreciacin. Hacer chequeoperidicode los mismos. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.Los inventarios.Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir.Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen.Entre las medidas de control interno tenemos: Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza deseguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.Los ingresos:son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.Lista de chequeo Organizacin y clasificacin de la compaaA-1 Nombre y direccin de la compaaA-2 Sucursales y Agencias, nombre y direccinA-3 tipo de negocio que realizanA-4Clasede sociedad o negocio de nico dueo.1 Compaa por acciones.2 Sociedad en Comandita Simple.3 Sociedad en Comantita Compuesta.4 Sociedad en participacin.5 Negocio de nico dueoA-5 SociosA-6 Consejo deAdministraciny otros funcionarios y oficialesA-7Historiadel capital.1InversinOriginal.2 Inversiones Subsecuentes.3 Ganancias CapitalizadasA-8 Base de distribucin de las ganancias y prdidasA-9 En caso de compaa por acciones.1 Clase de acciones.2 Nmero de acciones de cada clase.3 Valor nominal de las acciones en cada clase.4 Acciones de cada clase circulando.5 Capital autorizadoA-10 Registros de la empresaA-11 Personas responsables de estos registrosA-12 Lugar donde se mantienen registrosA-13 Fecha de terminacin del ao fiscal Divisin funcional y departamental.B-1 Divisin funcionalB-2 Lista de departamentos de la empresa, acompaada deTransacciones principales realizadas en cada departamento.B-3 Formulario de cada departamentoB-4 Personal de cada departamentoB-5 Localizacin de cada departamento Libros y registros usados o a usarse..1 De entrada original.2 De entrada secundaria Cdigo de cuentas.1 Nmero o letras o nmeros y letras combinados.2 Clasificacin de las cuentas en el cdigo Reportes y estados.1 Balance General.2 Estado de Resultado.3 Etc. Equipo mecnico a usarse.1 Mquina sumadoras.2 Mquinas calculadoras.3 Mquinas porteadoras y normalizadoras.4 Etc. Control administrativo sobre operaciones.1 Recibos y desembolsos de caja.2 Inventarios.3 Cuentas a cobrar.4 Costo.5 Gastos.6Nminade pago.7 Cuentas a pagar.8 Inversiones.9 Activo Fijo.10 Presupuestos.11AuditoraInterna Departamento de contabilidad.1 Personal.2 Sistema de registro.3 Equipo mecnico.4 Condiciones del local.5Temperaturaen el localManual de ProcedimientoActivo corriente- de origen deudor11 Caja y Banco de origen deudor se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo111 Efectivo de origen deudor auxiliar de caja y banco se debita si entra dinero en efectivo se acredita si sale dinero en efectivo112 Caja chica de origen deudor es auxiliar de caja y banco se debita cada vez que entra dinero en la caja chica se acredita cada vez que sale dinero de caja chica se acredita para liquidar el fondo de caja chica113 Bancos de origen deudor auxiliar de caja y banco se debita cada vez que entra dinero al banco se acredita cada vez que sale dinero al banco12 Cuentas por cobrar de origen deudor se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa se acredita si el cliente abona a la deuda13 Inventarios de origen deudor se debita cuando la empresa compra materiales para vender se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se usemtodoperpetuo para el registro de las operacionesActivos fijos21 Terrenos de origen deudor se debita cuando se adquiere un terreno se acredita cuando se vende el terreno22 Edificios de origen deudor se debita cuando se compra un edificio se acredita cuando se vende el edificio22D Depreciacin acumulada edificios de origen acreedor por se una contrapartida se debita cuando se vende el edificio se acredita para ir cargando la depreciacin del edificio23 Maquinarias y equipos de origen deudor se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos23D Depreciacin acumulada maquinarias y equipos de origen acreedor por en contraposicin de la cuenta maquinarias y equipos se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo se acredita para cargar la depreciacin de una maquinaria o un equipo24 Equipos de transporte de origen deudor se debita cuando se adquiere un equipo de transporte se acredita cuando se vende un equipo de transporte24D Depreciacin acumulada de equipo de transporte de origen acreedor por ser en contrapartida se debita cuando se vende un equipo de transporte se acredita cuando se carga la depreciacin de un equipo de transporteActivos Diferidos31 Gastos pagados por anticipado de origen deudor se debita cuando se paga un gasto por anticipado se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado311 Seguro pagado por anticipado es un gasto pagado por anticipado es una cuenta auxiliar se debita cuando se paga un seguro por anticipado se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipadoPasivos (2)41 Cuentas por pagar de origen acreedor se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros se acredita cuando la empresa contrae una deuda42 Documentos por pagar de origen acreedor se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validada por un documento se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento43 Retenciones por pagar de origen acreedor se debita cuando la empresa paga la retencin que le hizo a los empleados se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleadosCapital (3)51 Capital es de origen acreedor se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa52 Resultado del periodo es de origen acreedor se debita para cerrar las cuentas decostosy gastos al final de un periodo contable se acredita para cerrar la cuenta de ingresosIngresos (4)61 Ventas es de origen acreedor se debita para cerrarla al final del periodo contable se acredita para registrar la venta de una mercanca611 Ventas al contado es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas se debita para cerrarla al final de un periodo contable se acredita para registrar la venta de una mercanca al contado612 Ventas a crdito es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas se debita para cerrarla al final del periodo contable se acredita para registrar la venta de mercancas a crditoCostos (4)400 Costo de ventas de origen deudor se debita si se compra mercancas siempre y cuando se use el mtodo fsico para el registro de operaciones se acredita para cerrarla al fina del perodo contableGastos (5)100 Gastos generales y administrativos de origen deudor se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto se acredita cuando se cierra al final del perodo1001 Gastos de sueldos es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos se debita cada vez que la compaa para sueldos se acredita para cerrarla al final del perodoLIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIN CONTABLEPrimero que nada las limitaciones de un Sistema de Informacin Contable van a depender del tipo de informacin que se esta utilizando, ya que la informacin depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difcil. Nos centraremos principalmente en la informacin que afecta al control, relacin con los costos de la empresa y con la toma de decisin de la empresa.Costos UnitariosEs importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son tiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta informacin puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es til cuando la empresa fija los precios de sus productos.Las limitaciones que tiene esta informacin en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos incremntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta informacin ocupa los costosvariablesya que pueden considerarse incremntales.2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.3.- Los costos indirectos de fabricacin incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicacin de tasas predeterminadas a los costos indirectos.Costos EstndaresLos costos estndares son costos cientficamente predeterminados que sirven de base para medir la actuacin real. Los costos estndares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estndares de costos de fabricacin generalmente estn integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad decostos estndar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estndar se determinan con anticipacin a laproduccin.Las limitaciones de estos costos serian:1.- En la prctica es muy difcil adaptarse a una estructura conceptual especfica.2.- La rigidez o flexibilidad de los estndares no puede calcularse con precisin.3.- No se tiene la certeza de que lasnormasse han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLELa disminucin de los costos permite entre otras cosas 1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestin de la Calidad. Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos recursos econmicos. El margen de ganancia se incrementa en forma continua. Permite que el S.G.C constituya una inversin a largo plazo y no un gasto.Con la certificacin de la norma se proyecta: Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados. Existencia de una mejor posicin competitiva. La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad. Produce un mejoramiento en lamotivaciny el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. El sistema origina ciertaburocracia. Se necesitan suficientes recursos. Es costoso.