Anlisis y Diseo de un Sistema de Informacin Integrado para la empresa Multilibros La ime Maryluz L. Bruno Rocha Analista de Sistemas

ANALISIS Y DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO PARA LA EMPRESA MULTILIBRO S LAIME 1. Introduccin: Sabemos que actualmente todas las empresas buscan ventajas competitivas que los ayude a diferenciarse de las dems, esto nos ha permitido entender que existen emp resas de Huacho tienen la visin de mejorar y sobresalir en el mundo de los negoci os. La empresa Multilibros Laime fue seleccionada para la realizacin del estudio por ser una empresa de la ciudad que mostr inters y compromiso en el proyecto, y e s que tenan la necesidad de afrontar algunos problemas en el negocio y reconocier on que el desarrollo de la misma les dara muchos beneficios. Este documento tiene como objetivo proponer un sistema de informacin que permita a la empresa Multili bros Laime dar soporte a las funciones de compras, inventarios y ventas mediante el uso de un software integrado de gestin, el proyecto est siendo asesorado por I ng. Adolfo Galindo Santiago, Gerente General de Mas Negocios SAC. 2. Descripcin de la Empresa: Multilibros Laime es una empresa de la ciudad de Huacho, fundada el 08 agosto de l 2008 por Wilfredo Laime Palomino; se dedica a la Venta de Libros y Revistas en General. Es una empresa que se esfuerza por brindar una buena atencin, adems de o frecer libros de calidad, como los del Editorial San Marcos, etc. 3. Datos de la Empresa: Nombre de la Empresa RUC Representante Legal Direccin Celular : : : : : Multilibr os Laime 10415766098 Wilfredo Laime Palomino Av. Echenique 463 - Huacho 99940833 2 2

4. Anlisis de la Situacin Actual: Actualmente Multilibros Laime no cuenta con un Sistema Automatizado, lo cual nos indica que sus procesos de negocio lo realizan de forma manual, algunos proceso s encontrados: Compra de Productos: Los pedidos que se realizan a las diferentes editoriales se hacen por temporadas y va internet, estas son entregadas directam ente al negocio junto con la gua de remisin respectiva. Hay compras tambin que se r ealizan en ocasiones, y al ser compras directas hechas por el dueo estas no emite n facturas. Atencin al Cliente: El cliente pide el producto que desea (libro, rev ista, etc.) o tambin lo puede buscar directamente en los anaqueles, luego este se acerca a cancelar al vendedor y este le genera una factura. Control de Inventar io: No se lleva un control de inventario, por lo que se desconoce la cantidad de productos que cuenta la empresa, adems de no saber cules son las que se estn agota ndo para hacer un nuevo pedido, solo existe un control al momento del abastecimi ento, y solo es para saber si estn completos los productos que se han pedidos a l as distintas editoriales, mas no para saber el total de su inventario. Contabili dad: La empresa no cuenta con personal para este proceso, y es realizada cada me s por un contador contratado.

Se han detectado los siguientes problemas en Multilibros Laime: Compra de Produc tos: No existe un registro de las compras que se realizan, ni los productos que an estn por cancelar. Atencin al Cliente: Al realizarse las ventas de forma manual el proceso se vuelve lento, y esto har que se pierdan clientes lo cual significa menos ganancias para el negocio. Control de Inventario: Al no tener un control d e los productos con los que cuenta, lo hace vulnerable a los robos, ya que desco noce exactamente cuntos productos debera tener. Tampoco no sabe la cantidad exacta de los productos que se estn acabando para realizar un nuevo pedido, esto lo lle va a realizar pedidos innecesarios o a obviar aquellos productos de mayor demand a. 3

5. Propuesta de Solucin: La propuesta de solucin de negocios que comprende lo siguiente: a) Software de gestin integrada, adecuada a la medida de Multilibros Laime Multil ibros Laime es una empresa dedicada a la comercializacin de libros y revistas en general, siendo sus principales clientes las instituciones educativas, universid ades y clientes en particular. Su mayor carga operativa se encuentra en las acti vidades de Compras, Inventarios, y Ventas. La propuesta de desarrollo de softwar e se basa en la implementacin de los siguientes mdulos de software que permitirn el manejo eficiente de estas actividades: MODULO DE COMPRAS El mdulo de compras tie ne por objetivo gestionar el proceso de adquisicin de los productos en la empresa Multilibros Laime y su respectivo registro de compras para la declaracin del crdi to fiscal conforme lo estipulado por la SUNAT, el software maneja el registro de las rdenes de compra, guas de remisin y controla las notas de crdito y dbito en caso que se requiera ajustar los montos emitidos por los comprobantes de pago. Formu larios 1. Registro de Comprobantes de pagos 2. Registro de guas de remisin 3. Regi stro de notas de crdito 4. Registro de notas de debito 5. Generador de Cdigo de Ba rras Mantenimientos 1. 2. 3. 4. Proveedores Procesos de compra Consultas Compras en transito Reportes 1. 2. 3. 4. 5. Reporte de rdenes de Compra. Compras y su Internamiento a l almacn. Registro de compras de acuerdo a los dispositivos de SUNAT. Compras de Artculos en Trnsito y Nuevos Saldos. Compras de Artculos Cantidades y Costos entre Fechas. 4

MODULO DE INVENTARIOS El mdulo de inventarios tiene por objetivo la gestin de los almacenes considerando los diversos aspectos que involucra el internamiento de l os productos, reposicin, stock mximos y mnimos, el software tambin permite tener un valor de toda la mercadera almacenada mediante el sistemas de valorizacin de costo s promedio de acuerdo al rgimen tributario. Formularios 1. 2. Lista de movimiento s del almacn. Formulario de Registro de Movimientos del Almacn. Consultas. 1. 2. 3. Saldos por almacn. Kardex valorizado y movimientos por almacn.

Reportes. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Saldos del almacn por grupos de almacn. Saldos del almacn por clases de almacn. Saldos del artculo en todos los alma cenes. Stock de almacn por rangos de fechas. Productos por fecha de vencimiento. Reposicin del inventario entre fechas. Ubicacin de productos por anaqueles. Lista de artculos separados por pedidos. Inventario detallado con saldos y costos al pe riodo todos y por artculo. Inventario resumido con saldos y costos. Reporte detal lado de Kardex del Artculo. Reporte resumido de Kardex del Artculo. MODULO DE VENTAS El mdulo de software de ventas es el encargado de efectuar la ve nta de los productos, los pedidos son entregados mediante el uso de un lector de cdigo de barras la cual se buscara en el sistema para realizar el respectivo pag o y emitir el comprobante (boleta o factura). Formularios 1. 2. 3. 4. Registro d e comprobantes de pago Registro de guas de remisin Registro de notas de crdito Regi stro de notas de debito 5

Mantenimientos 1. Registro de clientes 2. Registro de impuestos 3. Registro de t ipos de comprobantes 4. Registro de tipos de ingresos

Reportes 1. Padrn de clientes 2. Registro de ventas segn SUNAT 3. Ventas por clien te 4. Ventas por producto 5. Ranking de Productos vendidos con ms rotacin 6. Compo rtamiento de precios por producto 7. Ventas mensuales durante el ao b) Equipos informticos. Los equipos necesarios para el funcionamiento del sistema de informacin de Multilibros Laime estn compuestos por lo siguiente: 1 computador a: Que nos servir para los mdulos de compras, el control de inventario y facturacin . 1 lectora de cdigo de barra: Servir para las ventas y para el control del invent ario. 1 impresora: La impresin de reportes y dems. 6. Alcance: El anlisis y diseo del sistema propuesto est dirigido a los mdulos de Compras, Venta s y Almacn, el usuario tendr acceso a una aplicacin de escritorio desde la cual acc eder a la informacin de cada producto y podr llevar un mejor control de su inventar io. 7. Recursos utilizados: Jefe de proyecto : Ing. Adolfo Galindo Santiago Analista de sistemas : Maryluz B runo Rocha Programador : Ing. Marlo Carranza Gallardo 40 horas 30 horas 50 horas 6

8. Inversin: Descripcin Mdulo de software de Compras Mdulo de software de Inventarios Mdulo de software de Ventas Cantidad 1 1 1 Precio Unitario 165.00 165.00 170.00 Precio Total 165.00 165.00 170.00 IGV 19% 31.35 31.35 32.30 Total 196.35 196.35 202.30 595.00 Total La inversin no incluye los materiales utilizados para la instalacin de la re d. 9. Condiciones de pago El pago del software es 40% a la firma del contrato que representa S/ 238.00, es t comprendido en dos etapas: Etapa 1.- Desarrollo del Mdulo de Compras A los 30 das del proyecto se presentara el 1er modulo, y se pagara el 30% que representa S/ 178.50 para desarrollar los siguientes mdulos. Etapa 2.- Desarrollo de los Mdulos de Inventario y Ventas A los 60 das del proyecto se presentaran los mdulos restant es y se pagara el 30% restante del costo del software.

10. Tiempo Estimado del proyecto: La realizacin de este proyecto tiene una duracin de 4 meses, desde octubre del 201 1 hasta enero del 2012. 7