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Sistema de Recaudación Municipal Manual del Usuario PARTE VII - Subsistema de Seguimiento de Trámites VERSIÓN DEL DOCUMENTO: 1.0

Octubre 2012

MANUAL DEL USUARIO

Sistema de Recaudaciones – Subsistema de Seguimiento de Trámites

Municipalidad de Posadas

Dirección de Administración y Desarrollo de Sistemas

Municipalidad de la Ciudad de Posadas – Misiones Fecha Impresión: 11/06/2015 Página 2 de 25

Índice

INTRODUCCIÓN .................................................................................. 3

Objetivo y alcance del documento ........................................................................... 3

SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE TRÁMITES .............................................. 4

MENÚ DE ACCESO ............................................................................... 4

ADMINISTRACIÓN DE TRÁMITES .............................................................. 5

Listado de Administración de Trámites ................................................................ 6

Alta del Trámite .............................................................................................. 11

HABILITAR PASE ................................................................................................. 14

RECEPCION DE TRÁMITES ................................................................................... 18

BANDEJA DE ENTRADA. ....................................................................................... 22

REFERENCIA DE ESTADOS DE PERMANENCIA DE TRÁMITES. ................................. 25

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INTRODUCCIÓN

Objetivo y alcance del documento

El presente Manual de Usuario, describe las características de uso del “Subsistema de Seguimiento de

Trámites”, el cual permitirá la gestión, seguimiento, reporte y distribución de información relacionada a las

actividades y procesos de propios de cada Mesa de Entrada de las distintas Dependencias del Organismo

Así, es su objetivo, asistir a los usuarios en todas las tareas relacionadas al funcionamiento del software

transformándose en una referencia precisa y sencilla.

Este documento está pensado para ser utilizado por los usuarios encargados de gestionar la información de las

diferentes áreas municipales que tengan como fin el mantenimiento de datos o la toma de decisiones estratégicas.

Abarca la descripción de los siguiente Módulos:

Trámites

Bandeja de Entrada

Habilitar Pase

Recepción de Trámites

Por cada módulo se presentan sus funcionalidades y la forma de llevarlas a cabo, tomando como metodología

presentar la imagen de cada pantalla involucrada acompañada de una explicación textual detallada.

El documento no solo abarca los procesos básicos que se pueden realizar sino que también las excepciones o

errores que puedan surgir.

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SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE TRÁMITES

Este Subsistema permite el acceso a los Módulos que posibilita la generación, gestión y seguimiento de los Trámites

documentales, como así también la modificación de los datos o parámetros que lo componen.

MENÚ DE ACCESO

Se accede a los Módulos del Subsistema de Seguimiento de Trámites a partir del siguiente menú.

Acceso a los Módulos de

Seguimiento de Trámites

Mediante los botones que se

visualizan en la imagen se

accede a los Módulos

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ADMINISTRACIÓN DE TRÁMITES

Este módulo tiene como finalidad la administración de Trámites, permitiendo gestionar y controlar los datos propios

del mismo e informaciones relacionadas.

En la pantalla se muestran inicialmente tres áreas, la de Búsqueda, la de Botones disponibles que serán descriptas

en detalle en los puntos subsiguientes y el de Referencias de Estados.

Filtros de Búsqueda

Esta sección permitirá al usuario de la aplicación ubicar de manera sencilla uno o más Trámites a partir de diversos

criterios de filtrado.

A continuación se visualizan de manera gráfica las Opciones de filtro que actualmente posee el sistema:

Área Búsqueda de Datos

Área de Botones

Área de

Referencias de

Estados de

Permanencia

de Trámites

(Ver Apartado)

Iniciador: Identificador de la

entidad que inició del Trámite

Número:

de orden

asignado al

Trámite

Realizar Búsqueda

Limpiar criterios

ingresados

Permite generar

un Trámite

Año o Fecha:

búsqueda por año o

entre dos fechas

establecidas

Organismo: permite filtrar la

búsqueda según el Organismo

que lo origine

Motivo: que generó el

Trámite

Área de Residencia:

Filtra la búsqueda por

Área donde se encuentra

el Trámite

Tipo: permite filtrar

la búsqueda de

trámite según el tipo

de documental.

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Descripción de Botones del área de Búsqueda:

Búsqueda:

El Link Búsqueda muestra u oculta el área de Búsqueda.

Esta pantalla presenta los filtros disponibles para la búsqueda y permite ingresar los criterios

deseados completando las cajas de texto o seleccionando opciones de las listas desplegables.

Filtrar: Realiza una búsqueda de Trámites existentes que cumplan con los requisitos de datos

ingresados en el área de búsqueda.

Nuevo: Permite el Alta de un Trámite. El procedimiento completo se detallará en el apartado

“Alta de Trámites”

Limpiar: Borra los criterios de filtro ingresados en la última búsqueda

Listado de Administración de Trámites

Presenta una lista paginada de Trámites filtrados según el criterio seleccionado, compuesta por filas y columnas,

como se ilustra a continuación:

Limpia Listado y despliega

Pantalla Principal

Área de Datos

Despliega información

resumida

Área de Botones

de Acción

Recorre Páginas

Estado del Trámite

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Descripción de la pantalla:

Área de Datos: Presenta en columnas los Datos más relevantes de un Trámite:

Datos Descripción

Tipo: Indica el tipo de documental, pudiendo ser Expediente, Nota, Oficio, etc.

Organismo: Identifica el organismo que originó el Trámite

Número: De identificación del trámite

Sigla: de identificación del trámite

Año: De generación del Trámite

Fecha: De generación del Trámite.

Iniciador: Identificación de la entidad que inició el Trámite.

Motivo: Descripción del motivo que generó el Trámite.

Observación: Al hacer clic sobre los encabezados de fila del área de datos que se encuentren subrayados, se

reordena la lista en forma ascendente o descendente

Área de Botones: Presenta las acciones que se pueden realizar sobre un Trámite existente. A continuación, se

describe cada una de las opciones disponibles:

Botones Descripción

Editar: permite modificar ciertos datos del Trámite seleccionado.

Nota: permite registrar comentarios o notas útiles para el operador que servirán de ayuda

memoria para los casos que se estime y requiera asentar los mismos

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Impresión de Carátula: permite la impresión de la carátula del Expediente. Cabe aclarar

que este botón solo esta disponible para los Expedientes que emanen de la Municipalidad de

Posadas.

En la misma se podrá visualizar, además de otros datos, un Código de Barras y un Número

de Identificación (ID). Este ID es generado automáticamente al registrar un Trámite en

el Sistema, teniendo la particularidad de ser único. Tanto el Código de Barras y como el ID,

agilizan la búsqueda de cualquier tramite al momento de “Habilitar Pase” o “Recibir Pases”;

mas allá que siempre está disponible la búsqueda siguiendo los parámetros convencionales

como ser Tipo de Tramite, Numero y Año

Pases: permite visualizar en pantalla el historial de lo pases registrados en el sistema, como

se ilustra a continuación:

A través del botón Reporte, el sistema permitirá genera un archivo que contiene el historial

de los pases para su impresión o guardado.

Número de Identificación

ID

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Pase a otra Dependencia: permite efectuar el pase del Trámite a la siguiente dependencia

que corresponda.

Se visualizará una pantalla que contiene los datos detallados del Trámite, el usuario deberá

seleccionar de la lista desplegable la Dependencia a la se realizará el pase.

En la caja de texto Observaciones se puede completar con comentario o aclaración si fuera

necesario.

A través del botón Realizar Pase, se efectiviza el mismo.

Nota:

Cabe aclarar que la modalidad para registrar pases es la siguiente:

1) El operador del Sistema de un Área que deba efectuar el pase a otra, deberá

hacerlo a través de la opción del Menú principal “Habilitar Pase” (Procediendo que

explica en este mismo Manual en el apartado correspondiente). Este proceso

Habilita el Trámite a enviar permitiendo que la próxima Área lo reciba. Esta

última efectuará la recepción del trámite mediante la opción correspondiente.

2) La modalidad de pase a otra dependencia a través del botón está habilitado

únicamente en los casos y Áreas donde no se pueda cumplir con el proceso

anteriormente explicado. Por ejemplo: el Área de Archivo donde generalmente el

usuario va retirar el Trámite y no lo recibe a través del proceso normal de Pases.

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Datos de la Sección: despliega una pantalla donde se visualiza, a modo de resumen, los

datos que componen el Trámite seleccionado, como se ejemplifica a continuación:

Auditoría de Procesos: Permite al operador visualizar un registro de los procesos que se

efectuaron sobre un Trámite quedando registrado la fecha y el usuario que lo efectuó,

además del tipo de movimiento y observación.

Dar de Baja: Si bien no es un proceso comúnmente utilizado, esta opción se aplica en

aquellos casos en que se deba eliminar un Trámite, por causas como ser: duplicación de

trámites, carga de datos erróneos, etc.

Dado de baja: indica cuando una Trámite fue dado de Baja. En estos casos el mismo

estará inhabilitado por cualquier proceso que se desee efectuar sobre él.

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Alta del Trámite

Permite dar de Alta de un Trámite consignando la información que respalda el proceso. La pantalla de Alta se

ilustra en la siguiente figura:

A continuación se detalla el procedimiento de Alta de un Trámite:

1) Se deberá seleccionar de la lista desplegable el Organismo que da origen el Trámite, teniendo en cuenta para el

siguiente paso que:

A) Si el organismo del que emana el Trámite es la propia Municipalidad de Posadas, deberá seleccionar el

Centro de Numeración correspondiente. El sistema generará automáticamente un número que corresponderá al

Tramite que se dará de Alta, por ese motivo, el cuadro te texto Número y Año se encuentra deshabilitado.

Se completará el cuadro de texto Sigla y de Fecha, siendo ésta ultima, la que señala el día que se generó el

documento a ser registrado.

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B) Si el Organismo del que emana el Trámite es otro, deberá seleccionarlo de la lista desplegable.

En éstos casos la opción Centro de Numeración no se encuentra habilitado, debiendo completarse el cuadro de

texto de Número y Año, respetando la numeración de origen.

Además se deberá seleccionar el Tipo de Tramite de la lista desplegable y completar el cuadro de texto Sigla y

Fecha.

2) Independientemente del Organismo, el paso siguiente será completar las demás cajas de texto y listas

desplegables con los datos correspondientes, como se ejemplifica a continuación:

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Breve descripción del contenido de la Pantalla:

Fecha: se debe consignar la fecha en que se generó el Documento a ser registrado.

Solicitante: si bien éste dato no es obligatorio, es significativo su registro a fin de identificar a la persona que

efectúa la presentación del Trámite.

Dependencia: identifica el Área del Organismo que origina la necesidad de creación del Trámite. Éste cuadro de

texto estará habilitado únicamente si el Organismo del que emana el Trámite es la Municipalidad de Posadas.

Rubro: Permite catalogar el motivo de la creación del Trámite, siendo utilizado en consultas posteriores sobre

Trámites asociados a un mismo objetivo. Dato asociado a la identificación de los Estados de Permanencia de un

Trámite en cada Área

Iniciador: permite el registro de la entidad que inició el Trámite.

Motivo: breve descripción del motivo que originó el Trámite.

Interés Público: si se tilda ésta casilla, el Trámite podrá ser consultado por cualquier persona, inclusive si no es un

usuario del Sistema de Recaudaciones. Cabe aclarar que en un futuro, los contribuyentes podrán efectuar consultas

vía Web, incluyendo el seguimiento de Trámites que hayan iniciado.

Motivo Oculto: si se tilda ésta casilla, el Motivo del Trámite no podrá ser visualizado, excepto por los Usuarios del

Sistema que tengan el permiso correspondiente.

Nota

A continuación se describirá los Módulos: Habilitar Pase, Recepción de Trámites y Bandeja de

entrada, aclarando que el nombre del Área que figura en las pantallas, en éste caso ilustrativas,

corresponde a la Dependencia Municipal asociada al Usuario que posee acceso al Sistema. Por lo tanto,

el proceso se efectuará automáticamente teniendo en cuenta estos datos.

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HABILITAR PASE

Módulo donde se efectúa el proceso de pase del trámite de un Área a otra, habilitando el mismo a efectos de

enviar y permitiendo que la próxima Área lo reciba. Esta última realizará la recepción del trámite,

procedimiento que se explicará en el apartado correspondiente.

Se ilustra la pantalla inicial de Habilitar Pases en la siguiente figura:

A continuación se detalla el procedimiento de Habilitar Pase:

A) En el caso de que el operador conozca el ID (identificación única) del Trámite u obtenga el mismo a través

del la lectura del Código de barra impreso, el procedimiento de búsqueda del Trámite se torna más sencillo,

siguiendo éstos pasos:

1) El operador deberá completar la caja de texto con el Número de Identificación del Trámite o el

mismo se visualizará inmediatamente al ser leído el Código de Barra, como se ilustra la imagen siguiente:


ID Buscar por ID

Nombre del Área asociada al Usuario

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2) El próximo paso será cliquear sobre el botón (Buscar por ID), ejecutando la búsqueda del Trámite.

Se desplegará una pantalla con los datos del Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto

Observación, si fuera necesario, como se visualiza, a de modo ejemplo, en la imagen siguiente:

3) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser enviado, procederá a

Habilitar el pase del mismo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que

confirme o desestime dicho proceso:

En caso afirmativo emitirá un mensaje confirmando la acción, como se ilustra seguidamente:

Habilita el Pase a otra Área

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B) Si el operador no conoce el ID (identificación única) del Trámite, deberá proceder de la siguiente manera:

1) Hará clic en el botón (Buscar), seguidamente se desplegará una pantalla donde deberá seleccionar de

la lista desplegable el Organismo y el Tipo de Trámite, completará los cuadros de texto de Número y

Año correspondientes al Trámite a ser buscado, como se ilustra a continuación:

2) El próximo paso será cliquear sobre le botón Buscar, ejecutando la búsqueda del Tramite. El sistema

mostrará el resultado de la siguiente manera:

Ejecuta la Búsqueda

Seleccionar Trámite

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3) Se procederá a hacer clic en el botón (Seleccionar). Se desplegará una pantalla con los datos del

Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto Observación si fuera necesario, como se visualiza a

modo ejemplo:

4) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser enviado, procederá a

Habilitar el pase del mismo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que confirme

o desestime dicho proceso:


Asigna el Trámite

Habilita el Pase a otra Área

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RECEPCION DE TRÁMITES

Módulo donde se efectúa la recepción del trámite que fue enviado por otra Área. Cabe aclarar que este proceso

se ejecuta cuando el operador recibe físicamente el documental, ya que deberá contar con los datos de

identificación del mismo, como ser ID, Numero y Año, etc., para realizar la búsqueda y registrar la recepción en el

Sistema.

Se ilustra la pantalla inicial de Recepción de Trámites en la siguiente figura:

A continuación se detalla el procedimiento de Recepción de Trámite:

A) En el caso de que el operador conozca el ID (identificación única) del Trámite u obtenga el mismo a través

del la lectura del Código de barra impreso, el procedimiento de búsqueda del Trámite se torna más sencillo,

siguiendo éstos pasos:

1) El operador deberá completar la caja de texto con el Número de Identificación del Trámite o el

mismo se visualizará inmediatamente al ser leído el Código de Barra, como se ilustra la imagen siguiente:


ID Buscar por ID


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2) El próximo paso será cliquear sobre el botón (Buscar por ID), ejecutando la búsqueda del Trámite.

Se desplegará una pantalla con los datos del Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto

Observación, si fuera necesario, como se visualiza, a de modo ejemplo, en la imagen siguiente:

3) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser recibido, procederá a

aceptarlo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que confirme o desestime

dicho proceso:


Procesa la recepción del Trámite

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B) Si el operador no conoce el ID (identificación única) del Trámite, deberá proceder de la siguiente manera:

1) Hará clic en el botón (Buscar), seguidamente se desplegará una pantalla donde deberá seleccionar de

la lista desplegable el Organismo y el Tipo de Trámite, completará los cuadros de texto de Número y

Año correspondientes al Trámite a ser buscado, como se ilustra a continuación:

2) El próximo paso será cliquear sobre le botón Buscar, ejecutando la búsqueda del Tramite. El sistema

mostrará el resultado de la siguiente manera:

Ejecuta la Búsqueda

Seleccionar Trámite

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3) Se procederá a hacer clic en el botón (Seleccionar). Se desplegará una pantalla con los datos del

Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto Observación si fuera necesario, como se visualiza a

modo ejemplo:

4) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser recibido, procederá a

aceptarlo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que confirme o desestime

dicho proceso:


Asigna el Trámite

Procesa la recepción del

Trámite

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BANDEJA DE ENTRADA.

En este módulo se podrá visualizar la totalidad de Trámites residentes en el Área del operador, además de una

categorización según el estado de los mismos.

A continuación se ilustra la pantalla de la Bandeja de Entrada de un Área a modo de ejemplo:

Descripción de la pantalla:

El botón ver permitirá visualizar la lista de Tramites del Área, como se ejemplifica a continuación:

Ver lista de

Trámites

Cantidad de

Trámites

Estados de Permanencia

de Trámites

(Ver Apartado)


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Área de Botones: Presenta las acciones que se pueden realizar sobre un Trámite existente. A continuación, se

describe cada una de las opciones disponibles:

Nota: permite visualizar el historial de las notas registradas por los operadores del Sistema,

con la posibilidad de agregar comentarios o notas útiles a través del botón Nueva Nota

El botón Reporte, genera un archivo que contiene el historial de las Notas para su

impresión o guardado.

Pases: permite visualizar en pantalla el historial de lo pases registrados en el sistema, como

se ilustra a continuación:

A través del botón Reporte, el sistema genera un archivo que contiene el historial de los

pases para su impresión o guardado.

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Datos de la Sección: despliega una pantalla donde se visualiza, a modo de resumen, los

datos que componen el Trámite seleccionado, como se ejemplifica a continuación:

Reporte: el Sistema genera un archivo que contiene un listado de los Trámites del Área con

información de los mismos, como ser: Tipo de Trámite, Rubro, Iniciador, Motivo y Fecha de

Ingreso al Área, con la finalidad de ser impreso o guardado.

A continuación se visualiza una pantalla como ejemplo:

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REFERENCIA DE ESTADOS DE PERMANENCIA DE TRÁMITES.

Con el objeto de ayudar a los responsables de cada Mesa de Entrada de las distintas Dependencias Municipales, se

incorpora a éste Sistema informático el concepto de Estados de un Trámite, refiriéndose al tiempo de estadía

que éstos tienen en un Área determinada. Estos estados han sido clasificados en Trámites el día, Trámites

demorados y Trámites muy demorados. Los mismos se podrán visualizar en las pantallas de Administración

de Trámites y en Bandeja de entrada como se ilustra a continuación:

A fin de poder encuadrar cada Trámite dentro de éstos Estados, el Sistema identificará cada situación de la siguiente

manera:

Cada trámite que se registra tiene un parámetro obligatorio de carga que es la identificación de un Rubro, que

actúa como “catalogo de Temas” dando origen a un Trámite.

Debido a la variedad de Rubros y a la variedad de Dependencias Municipales (Área) por donde puede circular un

Trámite, el Sistema informático tiene previsto una parametrización de tiempos de permanencia según el Tema y

el Área donde reside.

La necesidad de que exista una definición de tiempo de permanencia de un Rubro específico de un Área

determinada no es estricta, por lo que si ésta no existiera, el Sistema informático siempre considerará que el

Trámite siempre está en Estado de “Trámite al Día”

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