Sistemas de Información

Tema 2: Sistemas de Información en la Empresa2.1 Tipos de Sistemas de Información Básicos Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita

Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles de una organización:

o Sistemas a nivel operativoo Sistemas a nivel de conocimientoo Sistemas a nivel administrativoo Sistemas de nivel estratégico

Sistemas a nivel operativo:o SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la

organización.o Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades

y transacciones elementales de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.)

o Ej.: SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de horas trabajadas.

Sistemas a nivel de conocimiento:o SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una

organización.o El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo

conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.

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Sistemas a nivel administrativo:o SI que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de

decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.o Proporciona informes periódicos más que información instantánea de

operaciones.o Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos

estructuradas.o Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los empleados.

Sistemas de nivel estratégico:o SI que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de la

dirección general de la empresa.o Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y

tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.

Los SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Ejemplo: SI para funciones de ventaso a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar

pedidos.o a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones para los

productos de la empresa.o a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por

territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas.

o a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un período de cinco años.

Tipos principales de SI en las organizaciones

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Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS):o Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones

diarias necesarias para dirigir el negocioo Dan servicio al nivel operativo

Entradas: transacciones, eventos Procesamiento: clasificación, listados, fusión, actualización Salidas: informes detallados, listas, resúmenes

Tipos de Sistemas TPS

Sistemas de ventas y marketing

Sistemas de manufactura y producción

Sistemas de finanzas y contabilidad

Sistemas de recursos humanos

Otros tipos (Ej. de Universidad)

Funciones principales del sistema

Administración de ventas

Investigación de mercado

Promoción

Fijación de precios

Productos nuevos

Programación

Compras

Embarque y recepción

Ingeniería

Operaciones

Presupuestos

Mayor general

Facturación

Contabilidad de costos

Registros de personal

Prestaciones

Compensaciones

Relaciones laborales

Capacitación

Admisiones

Calificaciones

Registros de cursos

Alumnos

Principales sistemas de aplicaciones

Sistema de información de pedidos de venta

Sistema de investigación de mercados

Sistema de comisiones por ventas

Sistemas de control de máquinas

Sistemas de órdenes de compra

Sistemas de control de calidad

Mayor general

Cuentas por cobrar y por pagar

Sistemas de administración de fondos

Nómina

Expedientes de empleados

Sistemas de prestaciones

Sistema de trayectoria profesional

Sistema de registro académico

Sistemas de control de planes de estudio

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o Ejemplo TPS de nómina

Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS):o Sistemas de información que auxilian a los trabajadores del

conocimiento en la creación e integración del conocimiento nuevo en la organización

Entradas: especificaciones de diseño, base de conocimientos Procesamiento: modelado, simulaciones Salidas: modelos, gráficos Usuarios: profesionales, personal técnico

Sistemas de oficina:o Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo

electrónico y sistemas de programacióno Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de datos en

la oficina Entradas: documentos, programas Procesamiento: administración de documentos, programación,

comunicación Salidas: documentos, programas, correo Usuarios: oficinistas

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Sistemas de información gerencial (MIS):o Sistema de información que permite realizar funciones de planeación,

control y toma de decisiones proporcionado informes resumidos y excepcionales de rutina.

o Dan servicio al nivel administrativo Entradas: datos resumidos de transacciones, modelos simples Procesamiento: informes de rutina, modelos simples, análisis de

bajo nivel Salidas: informes resumidos y excepciones Usuarios: gerentes de nivel medio

o Ejemplo de Sistema de información gerencial:

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS):o Sistema de información que combina datos y modelos analíticos

sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada.

o Dan servicio al nivel administrativo Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas para

el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de análisis de datos

Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a

consultas Usuarios: profesionales, gerente de personal

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o Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones:

Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):o Sistema de información diseñado para abordar la toma de decisiones

no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.o Dan servicio al nivel estratégico

Entradas: datos acumulados externos e internos Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo Salidas: proyecciones, respuestas a consultas Usuarios: directores

o Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos:

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Relación de la interacción entre los sistemas

Tipos de Sistemas de Información: desde una perspectiva funcionalo Sistemas de ventas y marketingo Sistemas de manufactura y produccióno Sistemas de finanzas y contabilidado Sistemas de recursos humanos

Sistemas de ventas y marketing:o SI que ayudan a la empresa a identificar los clientes para los productos

o servicios de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a los clientes.

o Ejemplos: Procesamiento de pedidos Análisis de mercado Análisis y fijación de precios Pronósticos de tendencias de ventas

Sistemas de manufactura y producción:o SI que tratan de la planeación, desarrollo y elaboración de productos y

servicios, y del control y flujos de la producción.o Ejemplos:

Ubicación de instalaciones Control de máquinas Planeación de la producción Herramientas de diseño asistidas por computadoras

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Sistemas de finanzas y contabilidad:o SI que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y flujo

de fondos.o Ejemplos:

Análisis de cartera Elaboración de presupuestos Planeación de utilidades Cuentas por cobrar

Sistemas de recursos humanos:o SI que llevan registros de los empleados; dan seguimiento a las

habilidades, desempeño del trabajo y capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo de los empleados.

o Ejemplos: Planeación de recursos humanos Entrenamiento y desarrollo Trayectoria profesional Análisis de remuneraciones

2.2. Clasificación de los Sistemas de Información Los SI se pueden clasificar de diversas formas, además de las vistas.

o Por el grado de formalidad: formales e informaleso Por el nivel de automatización conseguido: manuales y sistemas

basados en TIo Por su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones

estratégicas, administrativas u operativaso Por el origen y grado de personalización: sistemas específicos

para una organización y sistemas de carácter general.o Por el valor que representan para la organización: beneficios

internos y beneficios externos2.3. Evolución de los Sistemas de Información Los Sistemas de Información tienen una evolución en las organizaciones:

o se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones;

o posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones;o por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos.

La función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento.

Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan):1. Etapa de iniciación:

Adquisición de los primeros ordenadores.

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Automatización de procesos operativos de bajo nivel para reducir costos.

Poca implicación de los usuarios2. Etapa de contagio o expansión:

Diseminación y contagio a los demás usuarios. Proliferación de las aplicaciones. Automatización de procesos operativos completos. Crisis en el uso de ordenadores.

3. Etapa de control: Profesionalización de los participantes, frustración de algunos

usuarios. Necesidad de controlar el uso de los recursos informáticos. El departamento de SI de la empresa suele ubicarse en una

posición gerencial.4. Etapa de integración:

Aplicaciones en línea, integración con las Base de Datos Aparecen deficiencias en el crecimiento. Mayor control administrativo. El usuario empieza a responsabilizarse (funciones de dirección, y

coordinación).5. Etapa de administración de datos:

Aparecen modelos de datos y necesidades de información en la organización.

Catálogo de aplicaciones integrados en la organización Uso de SI y TI más que procesamiento.

6. Etapa de madurez: Se asume el papel innovador de las TI. Aplicaciones oportunas y competitivas. Los responsables de SI toman el mismo lugar de importancia que

responsables de ventas o RRHH.

2.4. Funciones Básicas del Tratamiento de la Informacióno Entradas de datos (recolección de datos)o Almacenamiento de datoso Cálculo o computacióno Presentación de la informacióno Transmisión de la comunicación

Entradas de datos (recolección de datos)o Técnicas de entrada de datos: teclado, lectores ópticoso Coste de la entrada de datoso Control de errores (Validación)o Entrada de datos integrada

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Almacenamiento de la Información:o Papel de la base de datos de la organizacióno En la base de datos se almacenan diversidad de tipos diferentes de

datoso Estructura de la base de datoso Imperfecciones de la base de datos

Cálculo o computación:o Cálculos matemáticos y manipulaciones de datos (ordenar, agregar o

insertar, eliminar, localizar o buscar, etc.). Presentación de la Información

o Valor de la información, no toda la información producida es sometida a exposición.

Transmisión de la Información (comunicaciones)o Comunicación interna y externa.

2.5. Sistemas Integrados de Información

La forma más común de integración entre sistemas de información es a través de flujos de información (datos):

o Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema al que le sería imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o menos exacto que usar los archivos originales.

Integración es el entrelazamiento de sistemas, de tal modo que los datos de un sistema puedan pasarse en forma rutinaria

La integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o computarizada)

La integración de sistemas requiere la identificación de interacciones potencialmente útiles

o Es importante que toda la organización tenga conocimiento del SI.

La integración de sistemas de información puede ser:o Jerárquica:

Ej. desde el nivel operativo se suministran datos a los de nivel administrativo.

Son las más probables de ser identificadas (los administradores saben qué información debe resumirse)

o Horizontal: Ej. datos que se procesan entre los sistemas de información de

varios departamentos.

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La integración puede llevarse a cabo por diversos mecanismos.o Procedimientos estándaro A través de los administradores (capaces de conjugar la información de

varios sistemas y resumirla con diversos propósitos administrativos) Beneficios de la integración de SI:

o Mejores flujos de información en la empresa.o Obligan al administrador a compartir la información que sus

departamentos.o Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la

organización a alcanzar sus metas. Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la

integración, para alcanzar un nivel óptimo en la integración.

Bibliografía

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Fundamentos de Sistemas de Información. C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway. Prentice Hall, 2º Edición, 2001.

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