Sistemas de informacion
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Sistemas de información
Cuando se piensa sobre el
porqué del uso de
computadoras en las
empresas, la respuesta
parece bastante obvia, para
registrar los eventos que se
van sucediendo. Sin
embargo existe un motivo
aún más importante y no
tan obvio, y es que la
información puede usarse
para respaldar la toma de
decisiones. Sin importar el
tamaño de una empresa u
organización, la conducción
exitosa de la misma estará
dramáticamente
influenciada por la precisión
de sus registros y la
adopción de decisiones
acertadas.
Los enlaces de comunicación y las bases de datos permiten el acceso a recursos de
información que están más allá de la inmediatez física, sobrepasando las
limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la utilización de masas de
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información las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos años. Pero no sólo
basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con
información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no
sólo son capaces de suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que
también pueden respaldar la toma de decisiones.
¿Qué es un sistema de información?
Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde
mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las
organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso
normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de
información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar
información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas,
requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del
sistema indican el tipo, momento, formato y cuál es la persona a quien se debería
entregar una información específica.
Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante,
incluso en organizaciones pequeñas. Un sistema de información automatizado o
basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas,
procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos,
para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta
información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor
calidad y facilidad.
Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de
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las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al
flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de
información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos
relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas
para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan
soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen
que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder
precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la
organización.
Un sistema de información procesa datos y produce información.
Un sistema de información realiza cuatro actividades
básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información:
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por
el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o
son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases
automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
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las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
otras.
Almacenamiento de información:
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que
tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos
(CD-ROM).
Procesamiento de Información:
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un año base.
Salida de Información:
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son
las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y
los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de
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Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.
En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el
Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el
Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos
procesales de los clientes.
Componentes de un sistema de información.
Los sistemas de información dependen de otros subsistemas componentes para
poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y
control que convierten recursos de datos en productos de información. Estos
subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo
que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.
Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas
relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso
representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos
grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.
Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el
sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e
información generada por el sistema.
Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de
información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema,
actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que crean los
programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información;
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los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas
condiciones; los capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la
utilización del sistema.
Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que
constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de información puede
funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y
los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores,
impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos,
disco óptico, papel de impresión, cableado de red, y otros.
Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los programas, las
rutinas e instrucciones que conforman el sistema de información. Se les suele
denominar aplicación de sistema de información. Es así como los sistemas de
información pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el área de
ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicación que conforma un
sistema de información completo contiene subconjuntos de programas que se
encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organización.
Componentes de un Sistema de Información
Cuando se habla de sistema
de información, las
personas suelen pensar que
se refiere sólo a la
aplicación, al conjunto de
programas que la
constituye. En general este
es el uso convencional y
aceptado, pero realmente
es sólo una parte, un
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componente o subsistema
como se ha explicado.
Datos: Unidades de
información que son
almacenadas y generadas en
el transcurrir de la labor de
la empresa. Los datos son
almacenados en las
denominadas bases de
datos o bases de
conocimiento.
Impacto de los sistemas de información.
La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización
regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son
positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con
un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben
enfrentar al implantar un sistema de información:
Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:
Control más efectivo de las actividades de la organización.
Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo
real.
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Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en
puntos distantes.
Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar
resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de
evaluación y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:
El tiempo que pueda tomar su implementación.
La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace
un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o
funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas
actividades de la organización.
Categorías de los sistemas de información.
En la medida en que más funciones de las organizaciones se han automatizado, los
sistemas de información se han tornado aceleradamente más especializados,
dando origen a distintos sistemas de información. Estos sistemas individuales
podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del
sistema general de información propio de una organización. Los sistemas componen
una pirámide, sirviendo de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los
niveles jerárquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se
tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información especializados.
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Categorías de los sistemas de información organizacionales.
1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones
diarias). Estos sistemas permiten a la organización mejorar y mantener un
seguimiento o registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos
datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razón que también
se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son
integrados a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la
organización. La base de datos así conformada puede servir de apoyo a los otros
tipos de sistemas de información. Un sistema común de procesamiento de
transacciones en todas las empresas es el relacionado con el área de
contabilidad. Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento
de órdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, cuentas por
pagar y nómina.
2. Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes
estructurados). Es un tipo de sistema de información que arroja reportes
estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal
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de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de
transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto
que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos.
Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases
de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio
requiere en general de información resumida originada en distintas unidades
funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato
previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.
Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los reportes
periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo,
los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepción, que indican
acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta
de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a
solicitud, que son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de
empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que
no se requiere con periodicidad, sino en una situación ocasional, como la
evaluación para la contratación de un seguro médico para los empleados.
3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis
de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una
herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos
sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas
inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son
de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso
una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta
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con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible
identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión.
Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la
información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el
gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos
iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente
ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema.
Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o
directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de
presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel
importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los
sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio
del directivo.
Otros sistemas de información.
Sistemas de automatización para oficinas: Los empleados de una empresa
utilizan diversas aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de cálculo y
programas de comunicaciones para encarar tareas diarias y rutinarias de una
oficina: envío de cartas, memorandos, relación de productos o servicios. Los
sistemas automatizados de una oficina pueden constituirse a partir de
aplicaciones comerciales básicas que pueden ser adquiridas en el mercado, en lugar
de desarrollar hasta las más mínimas soluciones.
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Sistemas expertos: Estos sistemas automatizan el proceso de toma de decisiones
en un área específica, como diagnósticos médicos, mecánicos o revisión de
historias de crédito para aprobación de solicitudes de préstamo. Los sistemas
expertos tienen la capacidad de analizar datos y luego suministrar una
recomendación que indica el curso de acción. Por ejemplo, un sistema de
diagnóstico mecánico experto, puede proporcionar el diagnóstico más probable
basándose en condiciones que presenta una maquinaria. La creación de un sistema
experto requiere de una abundante colección de destreza y experticia humana en
un campo específico que es recogido en una base de datos de tipo especial
altamente detallada que se denomina base de conocimientos. Una pieza de
software llamada mecanismo de inferencia, examina los datos disponibles,
relacionados con la base de conocimientos y selecciona la respuesta más apropiada.
Sistema de trabajo en grupo (Groupware): Existen situaciones en que para la
resolución de problemas complicados es necesario conformar equipos que se
encarguen del asunto. Un sistema de apoyo de decisiones grupales permite el
trabajo colectivo. Esto se consigue utilizando computadoras con software
interactivo, que usa diversas tecnologías de telecomunicación, y permite la
intercomunicación inmediata entre usuarios ubicados incluso en sitios lejanos.
Estos sistemas pueden integrar programas que les permitan tener acceso a otros
sistemas de información propios de la empresa para obtener información
inmediata y especifica de, por ejemplo, producción, finanzas, ventas, y otros.
Funciones de un Sistema de Información.
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo
de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el
propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la
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organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que,
según Senn, son las siguientes:
1- Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar,
clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las
transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la
organización.
2- Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el
procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización
de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su
almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de
almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
3- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben
mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción,
la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
4- Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el
sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y
trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión
de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos
de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante
la comunicación deseñales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos
receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador).
Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:
a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren
y se detectan durante el procesamiento de transacciones.
b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades
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elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por
ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.
c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a
intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar
automáticamente.
d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues
señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite". Tienen un formato
predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra
la condición anormal.
e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones.
Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.
f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de
analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelosque
respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen formato
predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes
son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras
que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.
5- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los
usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son
generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los
reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y
constituyen un medio directo de comunicación hombre-máquina. Esta función es
generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que
facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría
de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta
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que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de
interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por
el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de
sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra
accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.
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Bibliografía
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion/sistema-informacion.shtml
http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema10.html
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Conclusión
Un Sistema de Información surge cuando una empresa sobrevive y crece y la
supervisión de ella está fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al
mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y
controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los
problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir
proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de
un SI formal.
Un Sistema de Información evoluciona en función de los resultados que vayan
obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como:
cruces de información, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales
de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.
En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente
externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnológicos, actualización
de sus diseñadores y administradores.
Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información son las
siguientes:
La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es
decir, el uso de los Sistemas de Información que dan ventaja competitiva
(sistemas estratégicos) se incrementará. Las empresas de más éxito serán
manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas
de la tecnología de la Información de manera creativa.
La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología
será usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los
clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarán las
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computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología
para el diseño y control de producción.
El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura.
Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio
electrónico de datos y el acceso a información externa por medio de redes como
Internet.
La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que
requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo
electrónico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la
comunicación global.
Creemos que la implementación de alguno de los software propuestos en Pinturas
Don Polo S.A. de C.V. tendrá excelentes beneficios para la empresa por lo que
entre más pronto lo ponga en marcha, más rápidamente podrá comenzar a
cosechar los frutos económicos. El punto esencial es que la empresa cuente
realmente con la infraestructura necesaria que le permita la adecuada ejecución
del software, la cual es realmente fácil de conseguir por lo que no representa
ningún problema.
Es necesario que primeramente se haga un listado completo de todos los pasos
necesarios para lograr el éxito en la implementación y consiguiente ejecución de la
herramienta seleccionada, siempre teniendo en mente los objetivos de la empresa
a corto y largo plazo.
La empresa también debe tomar en cuenta que una vez que la herramienta
seleccionada sea implementada, es necesario darle un mantenimiento constante a
toda la arquitectura de TI a fin de lograr que siempre funcione eficazmente.
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