INTRODUCCIN.Uno de los factores de mayor importancia en la administracin actual, es poseer informacin de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organizacin, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada da se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos tcnicos para obtenerla, como de los sistemas de informacin que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al ms bajo costo.Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la informacin se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrnicos de datos sean coherentes y acten como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha informacin. QU ES UN S.IA.?Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Informacin Administrativa), primero debemos tener conocimiento sobre ciertos conceptos: -Informacin:Toda entidad por formar parte de un sistema econmico- social, est expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de informacin elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.Informacin es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, es toda seal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situacin determinada. Es una seleccin de datos organizados con relacin a un usuario, problema, tiempo, espacio y funcin. - Sistemas:Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.Los sistemas varan en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos desde este punto de vista la empresa es un sistema, as lo demuestran las diversas y mltiples interrelaciones que existen entre sus partes.Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en que interactan con el medio, o sea, obtienen de l los recursos que necesitan (corriente de entrada), y los transforman con lo cual generan el bien y/o servicio (corriente de salida).La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En trminos generales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidad administrativa, la informacin interna o externa que requieren las empresas.El proceso del sistema es la transformacin de la corriente de entrada a travs de la mezcla de los distintos elementos que la componen en una corriente de salida.La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la funcin u objetivo principal de la empresa que es la produccin de un bien y/o servicio.GRAFICAMENTE.EL SISTEMA DE INFORMACIN (S.I.)La administracin efectiva de una organizacin requiere buenos sistemas de informacin. La toma de decisiones lgicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras ms oportuna y pertinente sea la informacin mejor ser la decisin resultante.El sistema de informacin de una empresa es el punto bsico para una buena gestin administrativa, ya que a travs de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboracin, al proceso de decisiones.Para comprender lo que significa un buen sistema de informacin dentro de una entidad, es necesario identificar los objetivos que este persigue.Objetivos del Sistema de Informacin.Este trata fundamentalmente de: Suministrar a la direccin de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, as como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma. Proveer los canales a travs de los cuales las decisiones de la direccin, expresadas en ordenes e informacin de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa. Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relacin precisa para conseguir los objetivos de aquella.De acuerdo a lo sealado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a travs de los siguientes puntos:1. Elaborar los mtodos y desarrollar las tcnicas necesarias para adquirir y transmitir la informacin, as como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilizacin posterior.1. Servir de soporte al sistema de planificacin, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente.1. Establecer causes para recoger la informacin interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa, transmitindola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a travs de sus decisiones.1. Proveer los medios para que la informacin procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.1. Dar a conocer en forma sistemtica y organizada la informacin, a los ejecutivos y directores de la empresa, a travs de los sistemas de informacin, control y gestin.En conclusin, podemos decir, que los Sistemas de Informacin de la Empresa son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir informacin de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La informacin puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas utilizan la informacin para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La informacin tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.Los elementos que conforman un sistema de informacin son cuatro:1. INFORMACIN. Todo aquello (nmero, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.1. PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la informacin del sistema.1. TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN. Hardware y software empleado en las tareas del sistema.1. TCNICAS DE TRABAJO. Mtodos utilizados por las personas y las tecnologas para desempear su trabajo.Estos elementos constituyen un Sistema de Informacin cuando se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratgicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propsito til para el xito de la empresa.En este sentido, un sistema informtico, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de Informacin. Slo cuando este sistema informtico acta en coordinacin con el resto de elementos para un propsito empresarial definido hablamos de Sistemas de Informacin de la Empresa.SISTEMAS DE INFORMACIN DENTRO DE UNA EMPRESA.En las empresas pueden existir innumerables sistemas de informacin, dependiendo del tipo de empresa los ms comunes son: El Sistema Contable:Este sistema es el ms usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la informacin relativa al negocio. El Sistema de Costos:La contabilidad de costos es la tcnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la produccin de mercancas y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en un mtodo de medida y en un medio de control.Este tipo de contabilidad implica el anlisis y la sntesis de las operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo total de produccin de una mercanca, un trabajo o un servicio, as es como tambin se puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricacin.La contabilidad de costos incluye tambin el anlisis y la sntesis del costo total de produccin en funcin de los costos por departamento o por centros de costos, as como por operaciones manuales o de mquinas.Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad de costos tiene tres finalidades principales: Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artculos terminados. Proporciona datos para el control de costos. Proporciona datos para las decisiones sobre negocios. El Sistema de Presupuesto:Este sistema exige una previsin sistemtica basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se preveen para el futuro.Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de informacin, ya que este es bsicamente el esquema de un plan proyectado de accin del ente, para un perodo de tiempo definido.Los pronsticos que se realizan a travs de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la administracin, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido en trminos concretos sus juicios ponderados sobre lo que har dentro del campo de su responsabilidad.El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control de los diferentes aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los resultados obtenidos con las cifras del presupuesto, utilizando ests ltimas como una base de comparacin o medida para determinar la eficiencia de las operaciones.USO DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMCIN EN UNA EMPRESA.En esta era de informacin, el conocimiento est asumiendo el rol del capital como fuente impulsora de las empresas. Hoy en da el conocimiento es el recurso primario de las personas y organizaciones, donde las tecnologas de hardware, software y redes comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes de una nueva manera de hacer gestin.En primer lugar, para la implementacin de tecnologa informtica, la empresa debe realizar un anlisis costo- beneficio, de manera que la adquisicin de esta resulte productiva.En el uso de esta tecnologa informtica es necesario incorporar computadores con una serie de caractersticas, que al estar interconectados entre s, facilitan la rapidez y calidad de la informacin, gestin y posterior toma de decisiones.En el poder de la decisin las empresas se encuentran organizadas en grupos relativamente autnomos, comunicados por tecnologa computacional que manejan decentralizadamente con gran efectividad y eficiencia en los procesos claves de la empresa.La mayora de las personas tendrn equipos conectados a redes computacionales, tanto en las empresas como en el hogar. Estas redes son de carcter global, ya que permiten la conexin entre empresas y personas cualesquiera.Las redes comunicacionales producen la contraccin del tiempo y el espacio, por la facilidad que tienen las personas de realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en una empresa.Es importante hoy en da que las personas que realizan gestin conozcan acerca de las tecnologas de informacin y as mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para que las empresas tengan una transicin suave hacia los nuevos estilos de gestin.PRINCIPALES COMPONENTES DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACINHardwareEl componente de hardware ms bsico que sirve como plataforma para los sistemas de informacin y las aplicaciones, es elcomputador. El computador consta dedispositivos de entrada, los cuales proveen los elementos para comunicarse con otros elementos del computador. Los ms populares de estos elementos son el teclado y el Mouse, que sirven para darle instrucciones al computador. Otro componente importante del computador es laCPU, que interpreta las instrucciones y los datos que ingresan por los dispositivos de entrada y toma las decisiones adecuadas respecto a ellos. Tambin forman parte importante del computador, lamemoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal (RAM) dice relacin con la capacidad que tiene el computador para trabajar con varios programas simultneamente. La memoria secundaria corresponde a la capacidad de almacenamiento de computador, es decir, el disco duro. El computador tambin poseedispositivos de salida, los cuales permiten que el computador pueda entregar los resultados del procesamiento realizado internamente. Los principales dispositivos de salida son: los monitores, las impresoras, los parlantes, etc.SoftwareEl SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el HW opera. Dentro de cada uno de los componentes del computador debe existir un SW adecuado que entienda las instrucciones y datos y que sea capaz de procesarlos. Por ejemplo, la CPU como unidad fsica no puede hacer nada si no cuenta con un conjunto de instrucciones generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas; ste est constituido por el Sistema Operativo, el cual es un software. El SW toma la forma de programas, que son un conjunto de instrucciones escritas en un determinado lenguaje. Los tipos de SW ms importantes son:1. Sistema Operativo y otros SW de base: el S.O. es el programa maestro que controla y dirige todas las operaciones del HW de un computador, por ejemplo, monitorea todos sus componentes y conoce su estado. Tambin puede recibir requerimientos por la ejecucin de mltiples programas y varios a la vez por un mismo programa, dndoles prioridades y tiempos de procesamiento a la CPU.1. Compilador de lenguajes:traduce un programa escrito en un lenguaje de 3 o 4 generacin y lo transforman en instrucciones en lenguaje de mquinas codificado en binario.1. Software de Aplicacin:es el que realiza una labor til para un usuario final, puede ser empaquetado (se compra y no puede ser adaptado a las necesidades del usuario), parcialmente empaquetado (permite adaptaciones a las caractersticas particulares de una empresa) y ad-hoc (hechas totalmente a la medida de los usuarios).Redes OrganizacionalesLa base de cualquier Red Organizacional es el medio fsico a travs del cual se integran las tecnologas de informacin. Este medio fsico puede ser por trenzado, cable coaxial, fibra ptica o microonda. Cualquiera de estos medios, algunos ms costosos y de mejor capacidad, permite la interconexin y transmisin de informacin entre distintos puntos fsicos que componen una organizacin. Dependiendo de la amplitud del rea que se desea comunicar (redes LAN o WAN), el tipo de informacin (voz, data, imagen) y del ancho de banda requerido, existen distintas alternativas de transmisin: Packet switching, Frame Relay, ISDN, ATM, ADSL, etc.Las Redes de Area Local (LAN) son un conjunto de equipos, cableado y protocolos que permiten a un grupo de estaciones (habitualmente PCs) comunicarse y compartir recursos. La motivacin original de estas redes es la centralizar en un servidor los servicios de almacenamiento de SW, datos y de impresin, pudiendo las estaciones bajar tanto el SW como los datos y realizar procesamientos locales.Redes TotalesLas redes totales no slo permiten unir las diferentes unidades de una empresa, sino tambin interconectar empresas, y los clientes con stas. Permiten integrar diversas tecnologas para dar una solucin integral a las necesidades de comunicacin de una empresa, tanto internas como externas (con clientes y proveedores), que haga indiferentes el lugar y el tiempo para los que necesitan interactuar. Estas interconexiones se basan en distintas tecnologas, como Internet, EDI, Gropware, Workflow, etc., siendo la ms importante, sin lugar a dudas, Internet.Internetes la red pblica mundial, que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones internas de una empresa o de interconectar con clientes y proveedores. En su funcionalidad ms bsica, Internet es uncorreo electrnico mundialque permite el envo de mensajes entre todos aquellos computadores conectados a la red por medio de unos sistemas de direcciones. Por otro lado, el mayor potencial de la red Internet en las empresas est en elWeb, conjunto de servidores que ofrecen sitios y pginas Web, documentos de hipertexto que organizan la informacin sobre un determinado tpico de una manera fcil y atractiva de utilizar. La importancia de los sitios y pginas Web es que ellos pueden ser utilizados por las empresas para proveer una gran gama de informacin de inters comercial.Otra modalidad de Internet esIntranet, que permite compartir informacin interna de la empresa (procedimientos, manuales, informes, catlogos, etc.), la cual est protegida por un firewall. Tambin existe la modalidadExtranet, segn la cual, algunos datos contenidos en un servidor Web se ponen a disposicin de usuarios externos, particularmente clientes (disponibilidad de productos, stock de productos, planes de produccin relevantes para un proveedor, etc.) (*)Vale la pena mencionar la red EDI, que fue creada para facilitar el comercio electrnico y hace posible el envo de formatos preestablecidos, por ejemplo; rdenes de compra o facturas entre empresas en forma electrnica, eliminando el papel. La comunicacin EDI es de computador (enviador) a computador (receptor). En el computador del enviador se genera el formato a traspasar y un SW propio de la solucin EDI lo transforma a seal electrnica transmisible por el protocolo y las lneas que usa la empresa que provee el servicio. Esta empresa se encarga de rutear el mensaje a la empresa receptora, velando por la seguridad y exactitud de lo transmitido.SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLES.Dentro de las organizaciones la contabilidad juega un rol importante, ya que, es una base sobre la cual se toman una gran variedad de decisiones, ya sean econmicas o financieras, tambin influye en el control de la gestin y las operaciones de las empresas, por esa razn los Sistemas de Informacin Contable (SIC) son tan necesarios dentro de la misma. Pero qu es la Contabilidad?, es una parte de los SIA de un ente, tcnicamente es el procesamiento de datos que permite obtener informacin sobre la composicin y evolucin del patrimonio de una empresa.El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactan con el fin de proporcionar informacin correspondiente a las operaciones realizadas por la empresa, susceptible de ser valorizadas en trminos numricos, lo cual permite a sus administradores, en forma fcil, tomar las decisiones que cumplan sus objetivos.Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y necesidades que posee la Empresa, y pueden adoptar diversas formas. Los SIC ms utilizados por los entes econmicos y ms destacados son: El sistema Jornalizador:sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles en el DIARIO o libro nico, en forma detallada a travs de asientos, de este modo se cumple con el principio contable de la partida doble, dichas operaciones deben ser registradas en forma cronolgica y posteriormente, traspasadas al Libro Mayor, para ser llevadas al Balance General. El Sistema Centralizador:El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traa varias complicaciones, por esta razn se creo este nuevo sistemas, el cual registra todas las operaciones en diferentes libros, para que este sistema sea eficiente se han creado diarios nuevos, tales como: Caja, Documentos por Pagar, Documentos por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc. El Sistemas de Caja Diario:Este sistema es utilizado por empresas pequeas que utilizan solo dinero en efectivo ya que se registran los ingresos y egresos de caja. (*) El Sistema de Comprobante:Sistema utilizado por empresas que no poseen muchas transacciones ya que utilizan para cada transaccin un comprobante enumerado en forma correlativa, divididos en comprobantes de ingresos y comprobantes de egresos. Los sistemas de RUF:Se utiliza un libro diario en el cual se registran las transacciones en forma peridica y fichas las cuales reemplazan a los mayores, este sistema posee tres principios bsicos que son: las cuentas y diarios se llevan en hojas sueltas, los asientos se registran simultneamente por calco en la cuenta y en el diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.ESQUEMA DE SISTEMA JORNALIZADOR.ESQUEMA DE SISTEMA CENTRALIZADOR.CONCLUSINHoy en da, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Informacin adecuado y eficaz que le permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y as tomar las decisiones segn la situacin actual en la que se encuentra la empresa.Adems las empresas deben ir adecundose a las nuevas tecnologas (Informticas), para as tener una visin ms amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.Por ltimo, podemos decir que dentro de los sistemas de informacin el principal es el contable, pues toda entidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la informacin relativa al negocio.