RECOPILACION DE INFROMACION: METODOS INTERACTIVOS

Este captulo abarca tres de los mtodos interactivos clave para recopilar informacin que puede utilizar el analista de sistemas: las entrevistas, JAD y los cuestionarios. Durante el proceso de la entrevista con los tomadores de decisiones de la organizacin, que es un mtodo utilizado por los analistas de sistemas para recopilar datos sobre los requerimientos de informacin, los analistas escuchan metas, sentimientos, opiniones y procedimientos informales.

CINCO PASOS PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA

1. Leer los antecedentes.2. Establecer los objetivos de la entrevista.3. Decidir a quin entrevistar.4. Preparar al entrevistado.5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

BENEFICIOS POTENCIALES DEL USO DE JAD EN LUGAR DE LAS ENTREVISTAS TRADICIONALES

El ahorro de tiempo sobre las entrevistas tradicionales uno a uno. Algunas organizaciones han estimado que las sesiones de JAD ocupan 15 por ciento menos tiempo que el enfoque tradicional.

Las entrevistas de usuarios no se realizan consecutivamente durante un periodo de semanas o meses, el desarrollo puede proceder con mayor rapidez.

La posibilidad de mejorar el concepto de propiedad del sistema de informacin.

TIPOS DE PREGUNTAS

Preguntas Abiertas

Las ventajas de utilizar las preguntas abiertas son muchas e incluyen las siguientes:

Hacen que el entrevistado se sienta a gusto. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin, valores, actitudes y creencias. Proporcionan gran cantidad de detalles. Revelan nuevas lneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas.

Como puede ver, las preguntas abiertas tienen varias ventajas. Sin embargo, tambin tienen muchas desventajas:

Podran dar como resultado muchos detalles irrelevantes. Posible prdida del control de la entrevista. Permiten respuestas que podran tomar ms tiempo del debido para la cantidad til de informacin obtenida.

Preguntas Cerradas

Las ventajas de utilizar preguntas cerradas de cualquiera de los dos tipos incluyen lo siguiente:

Ahorrar tiempo. Comparar las entrevistas fcilmente. Ir al grano. Mantener el control durante la entrevista.

Sin embargo, las desventajas de utilizar preguntas cerradas son considerables. Dichas desventajas incluyen lo siguiente:

Aburren al entrevistado. No permiten obtener gran cantidad de detalles debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado Olvidar las ideas principales por la razn anterior.

DISEO DE CUESTIONARIOS

Un cuestionario bien diseado puede ayudar a superar parte de esta reticencia a responder a continuacin mencionamos algunas reglas para disear un buen cuestionario:

Deje bastante espacio en blanco. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas. Mantenga un estilo consistente.

EL ORDEN DE LAS PREGUNTAS

Algunos linchamientos para ordenar las preguntas son:

Colocar primero las preguntas ms importantes para los encuestados. Agrupar los elementos de contenido similar. Incorporar primero las preguntas menos polmicas

APLICACIN DE CUESTIONARIOS

Encuestados.- La decisin sobre quin recibir el cuestionario se toma en conjunto con la tarea de establecer los objetivos que se persiguen con los resultados del mismo. El muestreo, que se explica en el captulo 5, ayuda al analista de sistemas a determinar la clase de representacin que se necesita y el tipo de encuestados que deben recibir el cuestionario.

Mtodos para aplicar el cuestionario.- El analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el cuestionario, y el mtodo de administracin es a menudo determinado por el estado de la empresa.

PREGUNTAS DE REPASO

1. Qu tipos de informacin debe buscarse en las entrevistas?

Una entrevista para recabar informacin es una conversacin dirigida con un propsito especfico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

2. Mencione los cinco pasos en la preparacin de una entrevista.

Leer los antecedentes. Establecer los objetivos de la entrevista. Decidir a quin entrevistar. Preparar al entrevistado. Decidir el tipo de preguntas y la estructura

3. Defina lo que significan las preguntas abiertas de una entrevista. Mencione ocho beneficios y cinco desventajas de usarlas.

Preguntas Abiertas.- describe las opciones del entrevistado para responder. Estn abiertas. La respuesta puede ser de dos palabras o dos prrafos.

Los beneficios de utilizar las preguntas abiertas son muchas:

Hacen que el entrevistado se sienta a gusto. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin, valores, actitudes y creencias. Proporcionan gran cantidad de detalles. Hacen ms interesante la entrevista para el entrevistado. Permiten ms espontaneidad. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador. Son un buen recurso si el entrevistador no est preparado para la entrevista.

Desventajas: Podran dar como resultado muchos detalles irrelevantes. Posible prdida del control de la entrevista. Permiten respuestas que podran tomar ms tiempo del debido para la cantidad til de informacin obtenida. Dan la impresin de que el entrevistador es inexperto.

4. Cundo es apropiado el uso de preguntas abiertas en una entrevista?

Es apropiado cuando queremos obtener informacin detallada, ya que esta opcin permite al entrevistado exponer libremente sus ideas, siendo las respuestas mucho ms amplias.

5. Defina lo que quiere decirse con preguntas cerradas de una entrevista. Mencione seis beneficios y cuatro desventajas de usarlas.

Preguntas Cerradas.- son aquellas que limitan o cierran las opciones de respuesta disponibles para el encuestado

Los beneficios de utilizar preguntas cerradas Ahorrar tiempo. Comparar las entrevistas fcilmente. Ir al grano. Mantener el control durante la entrevista.

Desventajas: Aburren al entrevistado. Olvidar las ideas principales por la razn anterior. No ayudan a forjar una relacin cercana entre el entrevistador y el entrevistado.

6. Cundo es apropiado el uso de preguntas cerradas en una entrevista?

Las preguntas cerradas limitan las opciones de respuestas posibles. Es apropiado cuando se trata de ahorrar tiempo, comparar la entrevista fcilmente, ir al punto mantener el control durante la entrevista y conseguir datos relevantes. Pero esto hace que el entrevistado pierda relacin entre el entrevistador y el entrevistado.

7. Qu es una pregunta de sondeo? Cul es el propsito de utilizar preguntas de sondeo en las entrevistas?

Corresponde al tercer tipo de pregunta y son aquellas que nos dan un poco de ms.El propsito del sondeo es ir ms all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinin del entrevistado.

8. Defina el significado de estructura de pirmide. Cundo es til emplearla en las entrevistas?

Corresponde a una estructura de entrevista que comienza con las preguntas ms especficas y termina con las preguntas generales. Esta estructura se utiliza cuando el entrevistado necesita motivacin para profundizar en el tema o cuando se busca un opinin.

9. Defina el significado de estructura de embudo. Cundo es til emplearla en las entrevistas?

En el segundo tipo de estructura, el entrevistador adopta un mtodo deductivo al iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas utilizando preguntas cerradas. Es til cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes acerca del tema y necesita libertad para expresar sus emociones.

10. Defina el significado de estructura de diamante. Cundo es til emplearla en las entrevistas?

Es la estructura del resultado de las dos combinaciones de las estructura de pirmide y de diamante ya que esta implica en empezar de manera muy especficas, en la cual despus se examine aspecto generales y se concluye con preguntas especficas nuevamente. Es til cuando El entrevistador empieza con preguntas cerradas sencillas que permiten calentar el pro-ceso de la entrevista.

11. Defina el diseo conjunto de aplicaciones [JAD].

Es una tcnica o proceso usado en el Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas para licitar requerimientos de Sistemas de informacin para una compaa. Le tcnica JAD tambin incluye enfoques para mejorar la participacin de los usuarios, agilizar el desarrollo y mejorar la calidad de las especificaciones.

12. Liste las situaciones que justifican el uso de JAD en lugar de las entrevistas personales en la organizacin.

Los grupos de usuarios estn intranquilos y quieren algo nuevo, no una solucin comn a un problema tpico. La cultura organizacional apoya los mtodos conjuntos de resolucin de problemas entre diversos niveles de empleados. Los analistas prevn que la cantidad de ideas generadas por medio de las entrevistas uno a uno no ser tan abundante como la cantidad de ideas que se podran obtener de un ejercicio en grupo.13. Mencione los beneficios potenciales de usar el diseo conjunto de aplicaciones.

Es el ahorro de tiempo sobre las entrevistas tradicionales uno a uno. La posibilidad de mejorar el concepto de propiedad del sistema de informacin. Es el desarrollo de diseos creativos. Est la posibilidad de un desarrollo rpido a travs de JAD.

14. Liste las tres desventajas potenciales de usar JAD como una alternativa a las entrevistas personales. Es que JAD requiere que todos los participantes dediquen una gran cantidad de tiempo. Se manifiesta si la preparacin para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier Las habilidades y cultura que requiere la organizacin no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD.

15. Qu tipos de informacin busca el analista de sistemas a travs del uso de cuestionarios o encuestas?

Recopilacin de informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas de muchas personas importantes en la organizacin que podran resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.

16. Mencione cuatro situaciones que hacen apropiado el uso de cuestionarios.

Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas. Una gran cantidad de personas est involucrada en el proyecto de sistemas, y es importante saber qu proporcin de un grupo dado aprueba o desaprueba una caracterstica especfica del sistema propuesto. Est haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinin general antes de que se determine el rumbo que tomar el proyecto de sistemas. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificar y abordar cualquier problema relacionado con el sistema actual.

17. Cules son los dos tipos bsicos de pregunta que se usan en los cuestionarios?

Las abiertas. Las cerradas.

18. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera utilizar una pregunta cerrada en un cuestionario.

Cuando el analista de sistemas puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la preguntas. Cuando todas las respuestas listadas son mutuamente excluyentes, es decir, que al elegir una se impida la eleccin de cualquier de las dems.

19. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera usar una pregunta abierta en un cuestionario.

Cuando redacte preguntas abiertas para un cuestionario, anticipe que tipo de respuesta obtendr. Debe ser suficientemente especfica para guiar al encuestado a responder de una manera particular

20. Cules son los siete lineamientos para elegir el lenguaje del cuestionario?

1. Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redaccin sencilla.2. Esfurcese por ser especfico en lugar de divagar en la redaccin. Tambin evite las preguntas demasiado especficas.3. Haga preguntas breves.4. No sea condescendiente con los encuestados ni los subestime con opciones de lenguaje de bajo nivel.5. Evite la parcialidad en la redaccin. Evitar la parcialidad implica tambin evitar preguntas ofensivas.6. Dirija las preguntas a los encuestados adecuados (es decir, aquellos que las puedan responder). No d por sentado que stos tendrn demasiado conocimiento.7. Asegrese de que el aspecto tcnico de las preguntas es preciso antes de incluirlas

21. Defina el significado de escalamiento.

El escalamiento es el proceso consistente en asignar nmeros u otros smbolos a un atributo o caracterstica con propsitos de medicin.

22. Cules son los dos tipos de informacin o escalas ms utilizados por los analistas de sistemas?

Las escalas nominales. Las escalas de intervalos.

23. Para qu se utilizan las escalas nominales?

Las escalas nominales se utilizan para clasificar cosas.

24. D un ejemplo de escala de intervalos.

Un ejemplo tpico de las escalas de intervalos iguales est dado por las escalas termomtricas. Entre 23 y 24 grados centgrados, por ejemplo, existe la misma diferencia que hay entre 45 y 46 grados.

25. Cundo debe usar escalas de intervalos el analista?

Pueden usarse en operaciones matemticas en los datos del cuestionario, lo cual da lugar a un anlisis ms completo.

26. Defina qu es la confiabilidad en la construccin de escalas.

Mide la consistencia. Si el cuestionario se aplica una vez y a continuacin se aplica nuevamente bajo las mismas circunstancias y en ambos casos se obtienen los mismos resultados.

27. Defina qu es la validez en la construccin de escalas.

La validez es el grado en que la pregunta mide lo que el analista pretende medir

28. Mencione tres problemas que pueden ocurrir debido a la negligencia en la construccin de escalas.

Condescendencia. Tendencia central. Efecto de halo.

29. Mencione cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del cuestionario propiciar una buena tasa de respuesta.

Deje bastante espacio en blanco Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas Mantenga un estilo consistente.

30. Qu preguntas deben ponerse primero en el cuestionario?

Colocar primero las preguntas ms importantes para los encuestados Agrupar los elementos de contenido similar. Incorporar primero las preguntas menos polmicas.

31. Por qu deben agruparse las preguntas sobre temas similares?

Para no causar confusin y llevar un orden de ideas, de manera que la persona que est realizando dicho cuestionario pueda dar unas respuestas ms concretas al respecto.

32. Cul es el lugar apropiado para colocar las preguntas polmicas?

Cuando el que entrevistado se sienta seguro con el que le est haciendo las pregunta en este caso el entrevistador.

33. Mencione cinco mtodos para la aplicacin de cuestionarios.

Citar al mismo tiempo a todos los encuestados. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estn ter-minados. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por s mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algn punto central. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha lmite, instrucciones y enviarles sobres con envo pre pagado para que devuelvan los cuestionarios llenos. Aplicar el cuestionario a travs de correo electrnico o la Web.

34. Qu consideraciones son necesarias cundo los cuestionarios se aplican mediante Internet?

La aplicacin electrnica del cuestionario va Internet constituye una manera de llegar rpidamente a los usuarios. Los costos de duplicacin son mnimos, adems el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden recopilar y almacenar automticamente por los medios electrnicos. Los encuestados tienen disposicin para responder preguntas a travs del Internet sobre temas muy delicados.