SITIO WEB: LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL ... · Auditor líder Darío Carreño V....

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMA DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025 Versión 09

Página 1 de 19 Aprobado 2014-11-21

1. INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

SITIO WEB: www.shd.gov.co

LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Carrera 30 N° 25-90, piso 6, Centro Administrativo Distrital C.A.D. Bogotá D.C.

Dirección del sitio permanente Localización (ciudad - país)

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio

Carrera 30 N° 25-90 Piso 6 Bogotá Colombia

Procesos Estratégicos, misionales de apoyo y de evaluación

Carrera 17 N° 65B-95 Bogotá Colombia

Administración de Riesgos Tributarios

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Administración de ingresos tributarios, gestión integral de tesorería, gestión contable distrital, gestión presupuestal distrital, gestión de riesgo financiero y obligaciones contingentes y administración de entidades liquidadas

Income tax management, treasury management, accounting management district, district budget management, risk management and financial management, and contingent liabilities liquidated entities

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad)

No hay Exclusiones

CÓDIGO IAF: 36

CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : NA

REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION:NTC-GP 1000:2009 e ISO 9001:2008

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

Nombre: Ana Carolina Polanco

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Correo electrónico [email protected]

TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento Seguimiento X Renovación Ampliación de alcance Reducción de alcance Extraordinaria




1. INFORMACIÓN GENERAL

FECHA Días de auditoría)

Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2015-05-11 1.0

Auditoría en sitio 2015-05-

19/20/21/22 9

Verificación complementaria (Si aplica)

EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Darío Carreño V.

Auditor Luz Adriana Archila

Auditor Fernando Ángel

Experto Técnico

DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION

ISO 9001 NTC-GP 1000

Código asignado por ICONTEC SC 6322-1 GP 114-1

Fecha de aprobación inicial 2009-08-11 2009-08-11

Fecha vencimiento: 2015-08-10 2015-08-10

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Fecha de envío del plan de auditoría: 2015-05-11

Los criterios de la auditoria incluyen la documentación del sistema de gestión desarrollada en respuesta a los requisitos de la norma / documento normativo: Manual de Calidad

¿La auditoría se realizó en forma combinada y/o integrada?: Si X No Auditoría combinada , auditoría integrada ; si aplica, con cuáles requisitos: Se identifica ISO 9001 y GP 1000

¿Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por múltiple sitio, según condiciones de IAF MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?:





Si No X. Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron:

Si es auditoría de renovación, ¿Se definió el plan de muestreo en el programa de auditoría por seguir para el próximo ciclo de certificación (auditorías de seguimiento anuales y renovación)) en el ES-P-SG-02-F-030? Si X No .

¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente, proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?: Si X No No aplica . Supercades CAD, Kennedy y Suba Si aplica indicar en cuáles sitios temporales, ¿Se realizó auditoría o cuáles proyectos fueron auditados mediante visita o por registros? Indicar que actividades del alcance fueron cubiertas en cada contrato o proyecto o sitio visitado.

Nombre del Contrato o Proyecto: NA

Requisitos de la norma auditados en el contrato o proyecto:

Numero de Contrato ( si aplica)

Cliente:

Localización:

Fecha de inicio del contrato o proyecto:

Fecha de finalización (o estimada) del contrato o proyecto :

La auditoria se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la organización y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y registros.

¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo (Por ejemplo el numeral 7.3 de la nota ISO 9001), este aplica en el alcance del certificado?: Si No X. Si aplica indicar la línea de productos o servicios donde se verificó dichos requisitos:

¿Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificación? Si X No . En caso que sea aplicable, hacer una relación de designación y año del requisito legal aplicable que se haya verificado la capacidad de cumplimiento: usando el siguiente texto “se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales aplicables establecidos en: Decreto 01 de 1984, el Decreto-Ley 1421 de 1993 o Estatuto Orgánico de Bogotá. Decreto 2150 de 1995 que reglamenta el tema de supresión de trámite. Decreto 111 de 1996 o Estatuto de Presupuesto de Bogotá D.C., que compila el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996.





Decreto 1179 de 1997 que Reglamenta el Decreto 714 de 1996. mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por la organización de su cumplimiento”

¿Se evidencia requerimientos legales específicos asociados al funcionamiento u operación de la organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia o permisos ambientales en los que la organización sea responsable?: Si No X. En caso aplicable, describirlos:

¿Se evidencian cambios significativos en la organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, representante de la dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si No X. Si aplica, cuales:

¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la organización para solucionar los hallazgos clasificados como áreas de preocupación, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento): Si No No aplica X.

¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado? Si No X, Si aplica, cuales: Justificación:

¿Existen aspectos significativos que incidan en el programa de auditoría?

Si No X, Si aplica, cuales aspectos y cuales requisitos, procesos o sitios permanentes se ven afectados

¿El equipo auditor maneja la documentación suministrada por la empresa en forma confidencial y retorna a la organización toda la documentación, en forma física o elimina la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría?: Si X No .

Se recibió la propuesta de plan de acción para la solución de no conformidades el 2015-05-30 y recibieron observaciones a su adecuación por el auditor líder.

Los planes de acción en correcciones y acciones correctivas fueron aceptados por el auditor líder el 2015-05-30

¿En el caso de auditoría de seguimiento o renovación y sin que se amplié el alcance de la certificación, se modifica la redacción del alcance? Si No X. En caso afirmativo incluir la descripción del alcance anterior

.




4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Mayores 0 Menores 3

Número de no conformidades pendientes de solución de la anterior auditoria Mayores 0 Menores 0

Número de no conformidades solucionadas en esta auditoría (se incluyen las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior y las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría)

Mayores 0

Menores 0

Número total de no conformidades que quedan pendientes de solución Mayores 0 Menores 3

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

5.1 Oportunidades de mejora

PLANEACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Direccionamiento estratégico. Para consolidar esta herramienta es importante, tener en cuenta:

Revisar los conceptos de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, ya que se identifican indicadores con denominación y clasificaciones equivocadas.

Considerar que la norma no pide indicadores lo que solicita son “Métodos Apropiados” que pueden ser de seguimiento (monitoreo y control) o de medición y que esta última es opcional.

Se acepta como indicadores o métodos apropiados de efectividad de la gestión de los procesos misionales o de toda la institución los relacionados con la satisfacción de los clientes.

Indicadores de efectividad definitivamente los índices de recaudos

Revisar y completar los objetivos de los procesos (en las caracterizaciones) con los propósitos que se quieren alcanzar en términos de calidad, oportunidad, continuidad etc.

Indicador que mida siempre 100% ya no me indica nada, debería ser sólo un control y no un indicador

Para evaluar la misión del proceso de Desarrollo y Gestión del Talento Humano definir un indicador que mida el nivel y la evolución de las competencias del personal y ampliar el indicador de solicitudes de personal a la totalidad de tipos de cargos(actualmente sólo está para cargos de libre nombramiento y remoción)

Revisar un indicador que mida la calidad de la contratación, considerando: Contratistas sancionados, adiciones o prorrogas etc.

Tomando el buen ejemplo de los planes de acción para los objetivos e indicadores estratégicos formalizar para los indicadores de los procesos del sistema integrado de gestión un plan de acción que incluya el “Que” y el “Como” se van alcanzar las metas definidas





Revisión por la dirección. Para que se complete el acta de la revisión por la dirección e incluya las acciones y decisiones relacionadas con la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión y las necesidades de recursos, ya que estas conclusiones generales globales de los resultados son las que permiten la proyección y prospección del sistema de gestión y la mejora continua hacia el cumplimiento de las metas de los objetivos estratégicos de la organización.

SERVICIO AL CONTRIBUYENTE

La Planilla de estadísticas de atención al ciudadano. Para que se emplea la casilla de observaciones, con la relación cuando aplique de los incidentes, novedades, inconsistencias que se identifican durante la prestación del servicio. Para facilitar la identificación en el formato se pueden emplear un sistema de convenciones o códigos de incidentes tipificados como reiterativos, lo anterior va permitir, orientar la identificación de servicio no conforme, de contar con la estadística de la calidad del servicio, la identificación de lecciones aprendidas y acciones de mejora.

Servicio no conforme en el proceso de “Servicio al Contribuyente”. Para que se revise el enfoque de esta herramienta, ya que el concepto es disperso y orientado hacia una insatisfacción ya identificada por el contribuyente, para lo anterior considerar:

Revisar el alcance del procedimiento de manera que se entienda que el servicio no conforme se identifica a través del control de calidad del servicio y es detectado y corregido antes de que el contribuyente lo identifique.

Revisar y repasar el concepto de servicio no conforme Revisar las herramientas o formatos que pudieran registrar el servicio

no conforme y su tratamiento adicional al actual, como pudiera ser la Planilla de estadísticas de atención al ciudadano y que el procedimiento lo permita.

Procedimiento de “Servicio al Contribuyente”. Para que se actualice el CPR 18 en:

Modificando la frecuencia del reporte de la verificación de protocolos de servicio”

Eliminando las pruebas de experticia

Incluir el registro formal de la realización de las jornadas de retroalimentación tributaria servicio al contribuyente.

Un espacio para que se identifique el registro en donde formalmente se incluyen; consignas, lecciones aprendidas, cambios, novedades, entre otros que se presentan durante el normal desempeño del proceso.





DEVOLUCIONES Y COMPENSACIONES

Recobros de saldos a favor por cambio de avaluó en vehículos y predios. Revisar la formalización y la efectividad de las acciones correctivas tomadas para subsanar o mitigar el impacto en la satisfacción del contribuyente por inconsistencias en la parametrización del sistema (Cuenta corriente), ya que es una situación reiterativa.

La satisfacción del contribuyente en Supercades por los “Tiempos de espera para ser atendidos”. Para que se revise la efectividad de las acciones tomadas, ya que al comparar las estadísticas de esta característica del servicio del año 2013 al año 2014, se presenta:

Descenso de 5 puntos porcentuales (78% a 73%) en el promedio general de los Supercades.

Mientras en el año 2013 se tenían dos Supercades en zona roja el año 2014 se incrementaron a cinco(5)

DISEÑO Y DESARROLLO

Las exclusiones del Diseño y Desarrollo y el Control de Equipos de inspección, medición y ensayo. Para que se excluyan formalmente en el manual de calidad estos requisitos ya que por la naturaleza de los servicios y el marco legal no aplica el diseño, desarrollo y no se emplean equipos e instrumentos de medición.

GESTIÓN JURIDICA

Contratación. Para fortalecer la gestión del proceso es importante, considerar:

Definir un indicador que mida la calidad de la contratación Revisar porque los informes de supervisión son todos los meses “frases

estandarizadas” en cuanto al seguimiento al cumplimiento de los requisitos del contrato

Incluir como otro criterio de evaluación del desempeño de entidades de recaudo(por convenios) la satisfacción de los usuarios del servicio, considerando que se está trabajando bajo un sistema de gestión de calidad

TODOS LOS PROCESOS

La documentación de las acciones de mejora. Para retomar y fortalecer la identificación y documentación de la mejora es importante:

Revisar el procedimiento actual con los usuarios para conocer porque a pesar que se implementa las mejoras estas no se documentan en los registros oficiales.

Aprovechar los planes de acción para incluir al lado de la casilla de “Actividades”, una columna adicional para identificar el “Tipo”(correctivo, preventivo o de mejora), de esta forma planificada se





identifica formalmente la mejora de los procesos en cumplimiento de los objetivos de los procesos y que el procedimiento lo permita .

CONTROL INTERNO

Auditorías internas de calidad. Para mejorar la efectividad de esta herramienta es importante, tener en cuenta:

Reorientar el enfoque en las fases de planificación y de campo, considerando objetivos y alcances más cortos y precisos, concentrando la atención con un muestreo mayor en las actividades del “Hacer” de los procesos”

En las reuniones previas al desarrollo de las auditorias alinear el equipo de auditores hacia los objetivos específicos, aspectos de impacto de la gestión lecciones aprendidas de las auditorias anteriores y de las evaluaciones de los auditados y cambios estructurales.

Lo anterior para que las observaciones y no conformidades se salgan del enfoque de actualización de documentos y se concentren en aspectos de impacto de la gestión.

Reforzar la redacción de las no conformidades

PROCESOS MISIONALES

Planes de control de calidad de los servicios. Para formalizar la planificación e integrar los diferentes controles a lo largo de todas las etapas de los servicios misionales es importante, tener en cuenta:

Identificadas las características de los servicios identificar los controles durante y al final antes de la entrega de los servicios

Como complemento a los procedimientos se puede construir matrices de los planes de control de la calidad de los servicios, que incluyan cuando, quien, que, como y el registro del control.

Cuando en los procedimientos del sistema de gestión se incluya las “Revisiones” es necesario que estas indiquen, quien revisa, que revisa y contra que revisa y que registro queda como respaldo de estas verificaciones.

Desarrollo y Gestión del Talento Humano. Para consolidar este proceso es importante, considerar:

Prioridad para la identificación de las Competencias del “Saber Hacer” en los perfiles de competencias como complemento a las competencias comportamentales actualmente definidas y aplicadas.

Asegurarse que durante la selección de candidatos se evalué más formalmente las habilidades definidas en el perfil y se conserve registros de este ejercicio.

Asegurarse que en un ciclo definido se revisen todas las competencias comportamentales durante la evaluación de desempeño.

Asegurarse de evaluar formalmente durante el proceso de selección que los candidatos tengan o cumplan los requisitos de conocimientos, aprovechando el formato que registra la evaluación y cumplimiento de





los requisitos de Educación y experiencia.

Estandarizar el registro de soporte del entrenamiento en el puesto de trabajo.

Conciencia y compromiso de todo el personal para que se completen las encuestas de evaluación de los cursos de capacitación y de conocimientos aplicados, ya que los niveles de respuesta son muy bajo y no son representativos a la hora de evaluar la eficacia de los mismos.

TODOS LOS SERVICIOS

La oportunidad en la implementación de las acciones definidas para el tratamiento de los riesgos identificados, asegurando que las acciones eliminen las causas identificadas, con seguimientos oportunos para verificar la eficacia, para facilitar la revaloración de los riesgos y la definición de las nuevas acciones si se requiere.

SERVICIOS Y PROCESOS

Fortalecer las habilidades del personal en el uso de las herramientas de la mejora continua: Acciones correctivas y preventivas, para asegurar la adecuada identificación de las causas raíz de las no conformidades y la determinación de las acciones correctivas y preventivas para asegurar la eliminación de las causas y la eficacia de las acciones.

SERVICIO: ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS TRIBUTARIOS

Los análisis del comportamiento del número de predios que realizan pagos oportunos del impuesto predial en que se evidencia una tendencia de disminución desde el año 2012 hasta el 2014 con valores de 94.88%, 90.54% y 89.62%, para identificar las posibles causas y tomar las acciones correspondientes para la mejora continua.

SERVICIO: GESTIÓN CONTABLE DISTRITAL

La gestión con los bancos, para la toma de decisiones que permita solucionar oportunamente los casos de conciliaciones bancarias, ya que se identifican partidas conciliatorias pendientes desde marzo (Citibank), mayo (Davivienda) y julio (Banco de Occidente), todas del 2014.

PROCESO: LIQUIDACIÓN DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES DE FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

El control de los formatos “Solicitud de autorización de horas extras” y “Relación de horas extras”, para asegurar que las copias impresas muestren el código y la versión para asegurar su vigencia.

La gestión con la subdirección financiera de manera que se logre evitar la generación de inconsistencias en la nómina por causa de presupuesto, para los casos de pagos de vacaciones en dinero para los ex funcionarios para asegurar





el pago oportuno y la satisfacción del cliente.

La revisión del indicador de Inconsistencias detectadas, considerando que en el 2014 y hasta la fecha no se han detectado inconsistencias, para buscar mecanismos alternativos para favorecer la mejora continúa.

5.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

CALIFICACION AAA: Gracias al excelente manejo de las finanzas de la Capital, durante 2014 dos de las tres más reconocidas firmas calificadoras de riesgo elevaron la calificación de Bogotá. La primera fue Fitch Ratings, que subió la calificación de BBB- a BBB en moneda extranjera y de BBB a BBB+, la de moneda local.

Mejoras tecnológicas para la simplificación de trámites a la ciudadanía: Durante 2014 se implementaron soluciones tecnológicas que le permiten a la ciudadanía descargar y pagar los formularios de los impuestos predial y de vehículos a través del portal web, así como disminuir los tiempos requeridos para el pago del impuesto en las entidades bancarias al implementarse en los formularios el código de barras. Esto permitió a la Administración Distrital disminuir los días de reciprocidad con las entidades financieras, pasando de 19 a 14 días, con un beneficio financiero valorado a la tasa media del portafolio de $6.977 millones.

Garantizamos la Financiación al Plan de Desarrollo: Bogotá Humana recibió en

2012 un presupuesto de $11,5 billones de pesos y logra para 2015 un presupuesto aprobado por el Concejo por valor de $17,3 billones de pesos, es decir, $5.8 billones adicionales. Este incremento es el resultado del cumplimiento de algunas de las estrategias establecidas para la financiación del Plan de Desarrollo, como el crecimiento sostenido de los ingresos corrientes y la aprobación del cupo de endeudamiento por $3,8 billones de pesos. El incremento del presupuesto obedece a la inversión, que representa el 81 por ciento del total del gasto.

Un Gran Premio: En septiembre de 2014 la Infraestructura de Datos Espaciales IDECA obtuvo el Latin América Geoespacial Excellence Awards por su estrategia para la implementación de políticas y estándares de información geográfica en el Distrito. El galardón fue entregado en Ciudad de México.

El sistema integral de gestión. Por ser una herramienta que se ha incorporado e

integrado al desarrollo cotidiano de las labores de la entidad, aportando valor a la gestión y al cumplimiento de la misión institucional.

La eficacia del sistema integrado de gestión. Evidente en el comportamiento

positivo de los indicadores críticos de las áreas como la calificación AAA, el incremento en la satisfacción de los clientes con respecto al año anterior, reducción de índices de evasión y en incremento en el porcentaje de recaudo.





SERVICIO: ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS TRIBUTARIOS

Las estrategias y campañas implementadas para acercarse al ciudadano, como la de “Educar tributariamente al ciudadano”, mediante la generación de publicaciones como volantes, folletos y comunicaciones a los morosos y visitas a colegios, jardines infantiles, universidades, empresas, gremios, etc., para explicar cómo se construye una ciudad, para crear conciencia en los contribuyentes y futuros contribuyentes de la necesidad de pagar los impuestos, porque favorece la cultura de pago y el entendimiento de los ciudadanos por la estructura de los impuestos.

SERVICIO: GESTIÓN INTEGRAL DE TESORERÍA

Las medidas tomadas por la entidad para agilizar la gestión de los pagos en los bancos con el código de barras, ya que ha permitido reducir la reciprocidad de 19 a 12 días, favoreciendo los rendimientos financieros por la oportunidad de disposición de los recursos.

El fortalecimiento del servicio, mediante la generación del Decreto 601 del 2014

que entrará en vigencia en octubre de 2015, por el cual se incrementa la capacidad instalada, convirtiendo la Oficina de Ejecuciones Fiscales en subdirección, creando una oficina adicional de Gestión de Cobro y también con la creación de la Oficina de Operaciones Financieras en la subdirección del mismo nombre.

SERVICIO: GESTIÓN CONTABLE DISTRITAL

Los controles establecidos en los procedimientos porque en los últimos 4 años no han recibido observaciones por inconsistencias en los estados contables, por parte de la Contraloría General de la Nación y la Contaduría General de la República.

PROCESO: LIQUIDACIÓN DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES DE FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

Los controles establecidos para la liquidación de la nómina, incluyendo el aplicativo PERNO y el procedimiento, porque han permitido lograr 0 inconsistencias por causas asignables al proceso, en el 2014 y en lo que va del 2015.

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA Y DE COOPERACIÓN

Las mejoras logradas en el último periodo, para el Procedimiento Operaciones de Crédito con Banca Comercial interna 63-P-03 con fecha de actualización 2014-10-14, porque asegura la mejora continua deseada por el proceso desde la Planificación en cada una de sus operaciones.





El fortalecimiento de la Información documental, reflejado en la implementación

del nuevo Control de préstamos porque facilita el seguimiento a la trazabilidad y

ubicación de los diferentes expedientes del proceso, cuando es requerida su

consulta.

ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

La utilización de la herramienta CORDIS para el control de comunicaciones

internas y externas, asegurando el cumplimiento de los tiempos establecidos para

respuesta a las partes interesadas. Adicionalmente, en el último periodo, la

depuración de información contenida en CORDIS como estrategia para la

finalización de trámites vigentes.

El incremento en la utilización del link ¨Contáctenos¨ de la página web,

recientemente actualizada con una percepción del cliente más amigable porque ha

facilitado las comunicaciones de las partes interesadas.

FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS FINANCIEROS Y OBLIGACIONES CONTINGENTES

El Video de Caperucita y la ¨Gestión de riesgos¨ porque incentiva al personal

¨equipos de gestores¨ a familiarizarse con los conceptos de riesgos, valoración,

controles y materialización de los mismos, con participación del recurso humano

del proceso: ¨Fortalecimiento de la Gestión de riesgos financieros y obligaciones

Contingentes¨.

El acompañamiento que hace de manera permanente al personal de cada uno de

los demás procesos de la organización, en la revisión de las matrices de riesgos

con el fin de asegurar una adecuada valoración y control de los mismos, en aras

de la continuidad del negocio.

La realización de los Comités de políticas de riesgos financieros (anual) y comités

de riesgos financieros (mensual) porque asegura el control y seguimiento ante la

posibilidad de materialización continua de eventos inesperados, para la toma de

decisiones.

GESTIÓN PRESUPUESTAL DISTRITAL

La unificación de la ¨Circular de programación del ciclo presupuestal¨ llevada a

cabo en este año facilitando el control y seguimiento al cronograma de

programación presupuestal de las diferentes entidades involucradas.

Los resultados del Nivel de satisfacción alcanzado en la capacitación (a clientes

internos y externos), con incremento en los últimos periodos como resultado de

las acciones emprendidas para alcanzar mejora continua.





INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS:

La utilización de expedientes virtuales en el manejo de Investigaciones

disciplinarias como estrategia para reducir el excesivo uso de papel a la vez que se

asegura la confidencialidad de la información contenida.

GESTIÓN DE BIENES: (CONTROL DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO)

El reciente ¨Levantamiento de la ubicación geográfica de los bienes¨ a cargo de

cada uno de los funcionarios de la organización, facilitando la trazabilidad de su

control y seguimiento en los sitios de uso.

Los estrictos controles aplicados en el almacén de la organización porque asegura

la disposición adecuada de los elementos allí almacenados, en coherencia con los

riesgos identificados.

GESTIÓN DOCUMENTAL

La detallada planeación del ¨Programa de gestión documental¨ a partir del

diagnóstico integral realizado en el año anterior, que incluye 8 procesos y 10

proyectos para la gestión documental, apoyado en el despliegue de una

arquitectura tecnológica proyectada para tres años a partir de junio del 2014, como

estrategia para dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 -. Gestión documental

para todas las Entidades del Estado.

Los avances logrados a la fecha para mejorar los tiempos de respuesta en la

expedición de las Certificaciones del archivo central, a través de la implementación

de la plataforma de WCC.

CONSTRUCCIÓN O MANTENIMIENTO DE SOLUCIONES DE SOFTWARE

Los Comités semanales de la Subdirección de ingeniería de software porque

facilitan el seguimiento permanente a los avances y al cumplimiento de los

requerimientos de sus clientes internos.

GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

La Creación en el último periodo del ¨Manual del plan de mantenimiento de

tecnología de la información y comunicaciones¨ porque fortalece la planificación

de este proceso.

SERVICIOS Y SOPORTES EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

La reciente ¨Construcción de la base de incidentes con soluciones¨ como gestión

del conocimiento porque asegura la capitalización de lecciones aprendidas, en





aras de la mejora continua.

El reemplazo llevado a cabo en el presente año, de 115 equipos de cómputo en

CADES Y SUPERCADES como mejora a la infraestructura de la organización.

6. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR

¿Se evidenció que quedan pendientes de solución conformidades de la auditoría anterior?: Si No X.

¿Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados por ICONTEC?

X SI □ NO

¿La organización modificó los planes de correcciones y acciones correctivas acordados con ICONTEC?

□ SI X NO

¿Se evidencia eficacia de los planes implementados?

X SI □ NO

7. INFORMACIÓN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

7.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente (aplica a partir de la primera auditoría de seguimiento en sistemas de gestión de la calidad):

Año 2013

Año 2014

Quejas 29 97

Reclamos 162 653

¿Se tiene establecida una metodología para el tratamiento de las reclamaciones y quejas de los clientes Si X No . Recurrencia de las causas asociadas a estas: Oportunidad en la prestación del servicio(espera en sala) y quejas sobre la actitud de los funcionarios de cara al contribuyente Acciones tomadas por la organización frente a estas situaciones: se han implementado planes de mejoramiento, como la adquisición de 10 terminales de quioscos de auto atención, el control del SAT que monitorea los tiempos de espera.

¿Se han presentado comunicaciones con las partes interesadas, incluyendo, si es pertinente, la de organismos de vigilancia y que estén relacionadas con la actividad del sistema de gestión correspondiente? Si No X. En caso afirmativo se referencian las revisiones a las acciones notificadas:

¿Se evidencia el logro de los objetivos de desempeño establecidos por la organización




7. INFORMACIÓN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

en el último periodo desde la anterior auditoría de ICONTEC? (este ítem aplica a partir de la primera auditoría de seguimiento y solo para aquellas normas o os documentos normativos que contienen requisito de objetivos): Si X No . Se concluye acerca del logro: En términos generales se concluyen los objetivos fundamentales como los relacionados con el recaudo adicional a pesar de no cumplir la meta se incremento en unos puntos porcentuales la percepción de la satisfacción de los clientes.

7.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular

Auditoria Número de no conformidades Requisitos

Otorgamiento / Renovación 0 NA

1ª de seguimiento del ciclo 3 5.6.3/ 7.5

2ª. de seguimiento del ciclo

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC el ciclo de certificación? Si No . Comentarios, si aplica: No se observa tendencia en la identificación de no conformidades

7.3 Análisis del proceso de auditoría interna

La auditoría interna al sistema integral de gestión se desarrolla en un ciclo bianual, cubriendo todos los procesos y de acuerdo con la guía de la norma ISO 19011 En el presente informe en el numeral 5.1 “Oportunidades de Mejora” se incluyen observaciones para mejorar esta herramienta y las competencias de los auditores, buscando más efectividad en los resultados de indagación.

7.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección

La revisión por la dirección se realiza anualmente cubriendo todas las entradas relacionadas en el numeral 5.6.2.a. y no hay fuentes adicionales que se incluyan. En el presente informe en el numeral 5.1 “Oportunidades de Mejora” se incluyen observaciones para mejorar esta herramienta en cuanto a las conclusiones, acciones y decisiones relacionadas con la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión, la conformidad del producto y las necesidades de recursos.

8. Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado:

El logo o la marca de conformidad se usa en publicidad de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001 y al Manual de Imagen del logo? Si X No .

¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vista o de cualquier otra forma que denote




conformidad del producto? Si No X En caso afirmativo indicar la forma y recordar a la organización que no está permitido ese uso, de acuerdo con los requisitos de acreditación de la norma ISO/IEC 17021 y el E S-R-SG-001.

¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logos de organismos de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?

Si X No .

9-INFORMACION RELACIONADA CON NO CONFORMIDADES Y LOS PLANES DE ACCION PARA SOLUCIONARLAS

# Descripción de la no

conformidad Clasificación (mayor

o menor)

Requisito(s)s de la norma, en caso

de auditoría combinada o

integrada indicar la designación de

la norma

Corrección propuesta y fecha de implementación

Análisis de causas (indicar la(s) causas

erices)

Acción correctiva propuesta y fecha de implementación

1

PLANEACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN No hay evidencias que respalden que en los resultados de la revisión por la dirección se consideraron acciones y decisiones relacionadas con:

a) La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de calidad y los procesos

b) Y la Necesidad de recursos

EVIDENCIA: Acta de revisión por la dirección del 15 de diciembre/2014 y presentación en Power Point del 15 de Diciembre del 2014

Menor 5.6.3

Revisión del Procedimiento para

verificar si se incluyeron estos ítems

para la sesión de revisión gerencial

Fecha Propuesta: 29/05/2015

La No aplicación en su totalidad de las

decisiones incluidas en la actividad 6 del

procedimiento 06-P-05 Revisión Gerencial al Sistema Integrado

de Gestión – SIG

1. Incluir un punto obligatorio en el acta de la

sesión de Revisión Gerencial, el cual haga

énfasis en los resultados de la revisión en términos de

Eficacia, Eficiencia y Efectividad de la misma.

Fecha Propuesta:

18/06/2015

2.Socializar e interiorizar a los directivos y

responsables de proceso del procedimiento 06-P-05

Revisión Gerencial al Sistema Integrado de

Gestión – SIG


2

SERVICIO AL CONTRIBUYENTE No se cumple en el año 2015 la frecuencia semanal de la

Menor 7.5

Informar a través de correo electrónico a

los funcionarios de la oficina de servicio al contribuyente que dado los hallazgos

1. No se cumple con

lo establecido en el procedimiento por los frecuentes

cambios de los responsables de

1. Realizar reunión con el

equipo de servicio al contribuyente (Jefe, tutores,

coordinadores y demás profesionales) para

identificar los ajustes al




verificación de protocolos de servicio definida en el Procedimiento 18-P-01 esta se realiza mensual La evaluación trimestral de experticia definida en el procedimiento 18-P-01 no se lleva a cabo en el año 2015 EVIDENCIA: Procedimiento “Servicio al Contribuyente” 18-P-01 V10 actividades 10 y 11

encontrados en la auditoria externa al

sistema de gestión de calidad, se hacen las siguientes precisiones sobre el procedimiento

18-P-01 Servicio al Contribuyente,

actividad 10 “Realizar evaluación a los funcionarios que

prestaron el servicio”:

El formato 18-F.14 Verificación protocolos

de servicio, se debe diligenciar por los

coordinadores de los puntos de atención

mensualmente, para lo cual ya se tiene

radicada la solicitud de actualización del procedimiento de servicio donde se

incluirá este cambio.

Igualmente la evaluación que mide

conocimiento y experticia se aplicará

una vez al año a todos los funcionarios de la

oficina de servicio, este término se

ajustara también en el procedimiento

Fecha de

implementación (envió del correo

electrónico): 28 de mayo de 2015

ejecutar las actividades

2. Se implementan

cambios en el desarrollo del

procedimiento que no son documentados

en el SGC

3. Deficiente capacitación a los responsables de

ejecutar el procedimiento

procedimiento conforme a la ejecución de actividades.

(Fecha culminación de actividad: 05/06/2015)

2. Ajustar el procedimiento y demás documentos como instructivos, guía formatos,

protocolos, de ser necesario. (Fecha

culminación de actividad: 12/06/2015)

3. Enviar documentos a

equipo de servicio con los ajustes acordados para revisión y aprobación

(Fecha culminación de actividad: 12/06/2015)

4. Divulgar los cambios

realizados en el procedimiento a los

funcionarios que atienden ciudadanos por los

diferentes canales de atención, resaltando la importancia de informar

oportunamente cuando se realicen cambios en las

actividades para ser actualizados en el SGC. (Fecha culminación de actividad: 24/06/2015)

5. Actualizar el

procedimiento 18-P-01 Oficina de Servicio al Contribuyente. (Fecha

culminación de actividad: 26/06/2015)

6. Verificar que se aplique la revisión de protocolos y las pruebas de experticia según lo establecido en el

procedimiento. (Fecha culminación de actividad:

09/10/2015).

3

El procedimiento 06-P-04, Versión 7 del 17 de febrero del 2014, Control del producto no conforme no incluye los controles, responsabilidades y autoridades para tratar el producto no conforme EVIDENCIA: El procedimiento documentado para el control de producto no conforme no establece el tratamiento del producto y/o servicio no conforme, En la Revisión de los registros “Registro y control del producto y/o servicio no conforme 06-

Menor 8.3

Reunión con Gestión Contable y Gestión

Integral de Tesorería


Reunión con los responsables de los procesos misionales

para verificar y explicar el tratamiento

y seguimiento del producto no conforme

y su registro en el formato 06-F.22

Fecha Propuesta:

19/06/2015

Falta de precisión en el procedimiento de

PNC, para el seguimiento del

producto no conforme de cada producto o

servicio

Débil aplicación del reporte del tratamiento

del Producto No Conforme (06-F.22:

Registro y control del producto y/o servicio

no conforme 06-F.22).

Formato 06-F.22, no permite evidenciar el tratamiento del PNC

1. Ajuste del procedimiento 06-P-04 “PNC” y evaluación del documento específico para los productos o servicios de Gestión Integral de Tesorería y Gestión Contable Distrital.

Fecha Propuesta:

24/06/2015 2. Socialización del procedimiento 06-P-04 “PNC” a los procesos misionales.





F-22, en los servicios Gestión Integral de Tesorería y Gestión Contable Distrital, no se evidencia el tratamiento realizado a los productos no conformes identificados

Falta de documento para el seguimiento

del producto no conforme en cada caracterización de

producto o servicio de Gestión Integral de Tesorería y Gestión Contable Distrital.

.

3. Evaluación a la Luz del procedimiento ajustado, de los formatos para los PNC documentados de los servicios de gestión integral de Tesorería y Gestión Contable Distrital.


4. Publicación del procedimiento en la intranet de la SDH.

Fecha Propuesta:

03/07/2015 5. Ajuste de las caracterizaciones de servicio de Gestión Integral de Tesorería y Gestión Contable Distrital.


6. Socialización de las caracterizaciones de servicio al equipo de trabajo


7. Publicación de las caracterizaciones de servicio



Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.



10. Relación de registros adicionales que se deben cargar en el sistema informático bpm (marcar con una x los documentos que se cargan en bpm) – Para uso interno de ICONTEC

Programa de auditorías (obligatorio para otorgamiento, renovación en cada ciclo de certificación

X

Plan de muestreo para multisitio (obligatorio para otorgamiento, renovación y siempre que se hagan cambios al plan de muestreo en los seguimientos).

X

No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) X

Cuestionario de evaluación de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema) NA

11. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión X

Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión

Mantener la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión

Comentarios adicionales:

Nombre auditor líder: Darío Carreño V. FECHA: 2015 05 30

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