SOLICITUD DE PROPUESTAS – RFP · 2018-07-24 · Página 5 de 52 6. Costos de la propuesta. Los...

de 52

SOLICITUD DE PROPUESTAS – RFP

SERVICIOS DE CONCEPTUALIZACIÓN, PRODUCCIÓN Y

EJECUCIÓN DE ACCIONES BTL, ACTIVACIONES Y

VOLANTEOS, QUE PERMITAN DIVULGAR Y

PROMOCIONAR LA MARCA, Y LOS PRODUCTOS Y

SERVICIOS DE COMPENSAR.

COMPENSAR

CADENA DE ABASTECIMIENTO

COMPENSAR CCF

Línea Comunicaciones

BOGOTA D.C. julio de 2018

de 52

TABLA DE CONTENIDO

1. Convocatoria ......................................................................................................................................... 3

2. Acuerdo de confidencialidad. ........................................................................................................... 3

3. Condiciones generales. ....................................................................................................................... 3

4. Requisitos para participar. ................................................................................................................. 4

5. Período de validez de la oferta. ........................................................................................................ 4

6. Costos de la propuesta. ....................................................................................................................... 5

7. Estructura de la propuesta. ................................................................................................................ 5

8. Presentación de la propuesta............................................................................................................. 5

9. Lugar y Fecha para la Recepción de Ofertas. ........................................................................... 11

10. Sustentación de la Oferta ............................................................................................................ 11

11. Estudio de la Oferta y Evaluación ........................................................................................... 12

12. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta ............................................................ 12

13. Valores ............................................................................................................................................. 13

14. Cronograma .................................................................................................................................... 13

15. Condiciones técnicas de la oferta ............................................................................................. 14

16. Plazo de Ejecución ....................................................................................................................... 23

17. Capítulo Económico (Costos de la Propuesta) ..................................................................... 23

18. Forma de Pago ............................................................................................................................... 24

19. Condiciones del Contrato ........................................................................................................... 24

20. Invalidez de Información Previa .............................................................................................. 27

21. Anexos: ............................................................................................................................................ 27

21.1. Anexo No.1 – Acuerdo de confidencialidad ........................................................................... 28

21.2. Anexo No.2 - carta de presentación de la propuesta ............................................................. 31

21.3. Anexo No.3 - autorización tratamiento de datos personales .............................................. 33

21.4 Anexo No. 4 – Experiencia comercial (anexo Excel) ............................................................ 34

21.5 Anexo No. 5 – Plantilla para cotizar (anexo Excel) ............................................................... 34

21.6 Anexo No. 6 – Brief (anexo pdf) ................................................................................................. 34

21.7 Anexo No. 7 – Experiencia equipo (anexo Excel) ................................................................. 34

22. Minuta proforma ........................................................................................................................... 34

de 52

1. Convocatoria

La caja de compensación familiar COMPENSAR, está interesado en evaluar propuestas para

contratar los servicios de conceptualización, producción y ejecución de acciones BTL,

activaciones y volanteos, que permitan divulgar y promocionar la marca, y los productos y

servicios de COMPENSAR, de conformidad con los requisitos, términos y condiciones de

esta solicitud de propuesta (RFP).

2. Acuerdo de confidencialidad.

Por la naturaleza de la información que se le entregará y que manejará EL PROPONENTE,

este proceso implica un acuerdo de confidencialidad de la información que COMPENSAR

le suministre para la ejecución del objeto contratado.

Los PROPONENTEs se abstendrán de divulgar cualquier información que conozcan con

ocasión de la presente invitación, por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que

la información no llegue a terceros en ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para

algún objeto diferente al señalado en los términos de referencia. Este documento y toda la

información que se suministre al PROPONENTE durante todo el proceso de selección o lo

aquí expuesto es de uso exclusivo para COMPENSAR, por lo tanto, los PROPONENTEs se

comprometen a no usar, ni ceder nada de lo aquí descrito, ni suministrarlo a otra persona

natural o jurídica, bajo la pena de quedar descalificados.

Con la presentación de la propuesta se entiende que los PROPONENTEs aceptan la

obligación de confidencialidad.

El Acuerdo de Confidencialidad (Anexo No.1) es el documento prerrequisito para la

participación en este proceso, sin la suscripción de dicho acuerdo el PROPONENTE deberá

abstenerse de participar y proceder a la devolución inmediata del presente documento y sus

anexos a COMPENSAR.

Si el PROPONENTE tiene acuerdo previo de confidencialidad suscrito con COMPENSAR,

las partes entienden que el presente proceso se encuentra cobijado en dicho acuerdo. De no

ser así el PROPONENTE deberá abstenerse de participar y proceder a la devolución

inmediata del presente documento y sus anexos a COMPENSAR

3. Condiciones generales.

La presente invitación tiene por objeto obtener propuestas para los servicios solicitados, para

realizar el debido análisis y comparación que permita a COMPENSAR conducir a una

de 52

posterior negociación y contratación, sin embargo, no compromete a COMPENSAR para

contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia COMPENSAR se reserva el

derecho de finalizar o anular el proceso, así como de incluir o excluir invitados durante el

mismo de considerarlo pertinente.

COMPENSAR se reserva el derecho de modificar o retirar este RFP, en su totalidad o en

parte, en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato, lo cual se informará en

debida forma.

4. Requisitos para participar.

El PROPONENTE que desee presentar su oferta debe cumplir con los siguientes requisitos:

La oferta debe ser presentada por el representante legal o persona legalmente autorizada para

el efecto o por mandatario específica y debidamente facultado para ello, para lo cual deberá

entregar carta de presentación de la oferta debidamente firmada.

Ser persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal conformada en debida forma. El

objeto social de las personas jurídicas nacionales o extranjeras debe permitir la realización

del objeto a contratar y suscribir contrato por la duración definida y un (1) año más.

Cuando se trate de personas extranjeras acreditar la existencia de sucursal debidamente

constituida en Colombia con inscripción en el registro correspondiente en el país en donde

tiene su domicilio principal, así como los documentos que acrediten su existencia y su

representación legal, cuando a esto último hubiere lugar.

El PROPONENTE deberá afirmar bajo juramento, que se entiende prestado con la

suscripción de la carta de presentación de la oferta, que ni él ni a quien representa se halla

incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad y demás prohibiciones para

contratar con CCF COMPENSAR, previstas en la normatividad vigente.

Se pueden presentar oferta con la figura de Consorcio o Unión Temporal presentando el

documento de constitución con los porcentajes de participación y firmado por los

representantes legales de los integrantes.

5. Período de validez de la oferta.

La validez de su oferta deberá tener un periodo mínimo de noventa (90) días. En el evento de

guardar silencio sobre el particular se entiende que la validez de la oferta es por dicho

término.

de 52

6. Costos de la propuesta.

Los gastos incurridos en la preparación de propuestas en respuesta a esta solicitud son

responsabilidad exclusiva del PROPONENTE.

7. Estructura de la propuesta.

Esta sección contiene instrucciones relativas a la propuesta que se presentará.

La propuesta se constituye por tres capítulos que se describen a continuación, los cuales se

deberán desarrollar de manera íntegra por el PROPONENTE quien además debe presentar

los documentos e información requerida en el mismo orden en que se enlistan debidamente

diferenciados y relacionados en un índice de contenido.

✓ Capitulo Administrativo.

Corresponde a información y documentos de índole financiero, legal y administrativo que

identifican el PROPONENTE.

✓ Capitulo Técnico.

Corresponde a la propuesta técnica del PROPONENTE en la cual se deben especificar todos

los requerimientos exigidos en el presente RFP desarrollando de manera pormenorizada cada

uno de ellos.

✓ Capítulo Económico (costos de la propuesta)

Corresponde a: La propuesta económica del PROPONENTE en la cual se debe especificar

todas las consideraciones que se deban tener en cuenta en relación con el costo de los bienes

o servicios ofertados. Los valores deberán ser presentados en pesos colombianos (COP) y

deberá ser discriminado el valor del IVA, así como relacionar el porcentaje de descuentos

financieros o comerciales.

Serán de la exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra al

indicar los costos o valores unitarios y totales en su oferta, debiendo asumir los mayores

costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. CCF COMPENSAR no

reconocerá ningún valor adicional por conceptos no incluidos en la oferta.

8. Presentación de la propuesta.

La oferta deberá ser presentada en dos sobres según descripción forma de entrega, en la oficina de la Cadena de Abastecimiento ubicada en la sede de Av. 68 N° 49 A -

de 52

47 sede Empresarial tercer piso torre C, no se aceptaran propuestas envidas por correo. La oferta entregada deberá cumplir las siguientes especificaciones:

Forma de entrega:

SOBRE No 1

✓ Una copia en medio magnético (cd) no re-escribible con toda la información

administrativa y financiera, escaneada en formato PDF legible.

✓ Una copia en medio magnético (cd) no re-escribible con toda la información técnica,

escaneada en formato PDF legible.

SOBRE No 2

✓ Documento escrito en sobre cerrado debidamente legajado y foliado que contenga la

oferta económica debidamente firmada por el representante legal y una copia en medio

magnético (cd) no re-escribible

Ambos sobres se deberán entregar por separado cerrados con todas las páginas foliadas

consecutivamente en orden ascendente, con un índice que contenga una relación de

todos los capítulos que integran la oferta, señalando el número de página donde se

localizan. Si se presenta diferencia entre la versión digital y la versión escrita

prevalecerá la información y documentos del escrito.

Cada sobre deberá encontrarse marcado con la siguiente información:

Señores

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR

Sra. Sandra Yaneth Vargas.

Av. 68 No 49 a 47 sede Empresarial tercer piso torre C

Ciudad

Asunto: SERVICIOS DE CONCEPTUALIZACIÓN, PRODUCCIÓN Y EJECUCIÓN

DE ACCIONES BTL, ACTIVACIONES Y VOLANTEOS, QUE PERMITAN

DIVULGAR Y PROMOCIONAR LA MARCA, Y LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

DE COMPENSAR.

de 52

El PROPONENTE deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la

presente invitación anexando la documentación exigida. Las fotocopias que se anexen a

la oferta deberán ser completamente legibles; si no lo son, se solicitará nueva copia por

una sola vez en el término que CCF COMPENSAR señale, vencido el cual, si no se

entrega, se entenderá como no allegado el documento respectivo.

No se aceptarán ofertas cuyos documentos que sean objeto de evaluación y calificación

presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras.

Si algún PROPONENTE considera que debe destacar algunos detalles o información

relevante para la evaluación de la oferta, debe hacerlo expresamente.

No se aceptarán ofertas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con

posterioridad a la fecha y hora límite de presentación de las ofertas.

Cuando se exija suministro de información o documentos, estos deberán ser suministrados

dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.

La oferta deberá llevar fecha y firma de la persona que actúe como representante legal o

apoderado.

Si CCF COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de

aclaración o de oficio, podrá modificar los presentes términos, mediante adenda, que se

enviará a las personas invitadas a presentar ofertas.

La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no

implican la realización de una oferta para contratar ni crean la obligación de aceptar

cualquiera de las ofertas presentadas o asumir cualquier otra obligación. La presente

invitación es una mera invitación a ofrecer.

No se permitirá el retiro de documentos que componen la oferta una vez presentada.

Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar en el país sucursal domiciliado en

Colombia debidamente facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato así como para

representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o establecer sucursal en

Colombia, en los casos de ley.

de 52

La oferta deberá presentarse en español. Sin embargo, si algunos de los documentos incluidos

corresponden a publicaciones o manuales técnicos que no se editan en español, podrán estos

presentarse en inglés.

En caso de consorcio o unión temporal cada una de las personas jurídicas que integren el

contrato de colaboración deberá tener capacidad legal para presentar la propuesta y cumplir

cada uno de los requisitos legales para participar en el proceso de selección. Se debe

especificar la participación, aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros del

consorcio o unión temporal.

La propuesta deberá contener la totalidad los siguientes ítems y documentos, para que el

PROPONENTE pueda ser habilitado en el proceso de selección:

SOBRE No 1 CD ADMINISTRATIVO

ITEM Secciones y/o documentos a incluir

1

Carta formal firmada por el representante legal de la sociedad o su Apoderado, presentando

la propuesta y aceptando los términos y condiciones del RFP, de acuerdo con los niveles de

aprobación según lo estipulado en Cámara y Comercio. Ver modelo de carta Anexo No.2

2 Autorización tratamiento de datos personales Anexo No. 3

3

Presentación de la empresa que debe contener:

✓ Nombre de la empresa

✓ Dirección de oficina principal

✓ Información de contacto

✓ Página Web

✓ Relación de certificados de calidad

✓ Portafolio de servicios

4

Relación de Experiencia

El PROPONENTE deberá presentar información sobre su experiencia, idoneidad y contratos

similares al objeto de esta solicitud de propuestas, relacionando:

de 52

✓ El PROPONENTE deberá anexar mínimo dos certificaciones de contratos que acrediten

experiencia comercial en los servicios objeto a contratar, de mínimo cuatro (4) años de

antigüedad.

✓ Adicional deberá aportar, mínimo tres Contratos y/o certificaciones superiores o iguales

a cien millones de pesos mcte ($100.000.000) de los últimos dos (2) años. Los contratos

y/o certificaciones deben ser de clientes de medianas y grandes empresas en los sectores

de: consumo masivo, construcción y servicios, a nivel Bogotá y Cundinamarca. No se

aceptan clientes de otras ciudades.

Cada certificación debe contener como mínimo:

• Nombre de la entidad contratante

• Descripción del Objeto del contrato y/o campaña

• Valor del contrato

• Fecha de inicio y finalización del contrato

• Datos de contacto

• Grado de cumplimiento

Dichas certificaciones deben ser expedidas con una vigencia máxima de noventa (90)

días o tres (3) meses y deben estar soportadas con información adicional que deberá

ser incluida en el anexo 4: “Experiencia comercial”.

COMPENSAR CCF entrará en contacto con los clientes relacionados, con el fin de verificar

las referencias y establecer la trayectoria de la empresa y la calidad del servicio ofrecido.

5 Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a quince (15)

días a la presentación de la propuesta, cuando el PROPONENTE sea persona jurídica.

6 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de representante legal ampliada al 150% o Cédula de

Extranjería.

7

Balance General de los dos años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. El

balance se debe presentar de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre

balances certificados, para su validez debe estar suscrito por el Representante Legal del

PROPONENTE y por el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se haya preparado e

incluir la declaración de que las afirmaciones contenidas en el balance se han verificado

previamente conforme al reglamento y las mismas se han tomado fielmente de los libros.

de 52

8 Copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre, debidamente certificados de los

dos últimos años.

9

Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo

directivo, en donde conste la autorización dada al representante legal para comprometer a la

sociedad en caso de adjudicación del contrato y presentación de la propuesta, de ser necesario,

según sus estatutos.

10

Copia de las declaraciones de renta correspondientes a los últimos tres (3) años gravables

debidamente firmadas por su Representante Legal, Contador Público y/o Revisor Fiscal en

los casos establecidos en el parágrafo 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990. Las personas

jurídicas, así como cada uno de los componentes de los consorcios o uniones temporales

deberán allegar los documentos en mención.

11

Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante

Legal, donde conste que se encuentra al día en el pago de los sistemas de salud y pensiones

de todos sus trabajadores y en el pago de los aportes parafiscales por concepto de nómina

durante los últimos seis (6) meses, cuando el PROPONENTE tenga personal a cargo o sea

persona jurídica.

12

Póliza seriedad de la oferta (Habilitante). El PROPONENTE deberá adjuntar una garantía de

seriedad de la oferta a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equivalente al 10%

de $400.000.000 y una vigencia mínima de tres meses (3) contados a partir de la fecha límite

de la recepción de las propuestas. En el evento de ampliarse el término, se informará a los

PROPONENTEs con el fin de que amplíen la vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea

insuficiente o no esté debidamente constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para

que proceda a su corrección dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud.

Si el oferente no la corrige en el término señalado, no será considerada su propuesta.

13 Copia del RUT con fecha de impresión no mayor a 1 mes

14 Certificado de avance de implementación del SGSST emitido por la ARL o Evaluación Inicial del SGSST del estado de implementación.

SOBRE No 1 CD TECNICO


1 Documentos técnicos que soporten el capítulo No 15

de 52

COMPENSAR dará respuesta con copia a todos los oferentes a las solicitudes de aclaración

dentro de los dos (2) días hábiles siguientes contados a partir de la solicitud teniendo en

cuenta la fecha límite para solicitar información aclaratoria.

Las preguntas que no estén respondidas antes de la fecha límite de esta solicitud no significan

una extensión a cualquier PROPONENTE. Las preguntas dirigidas a COMPENSAR a

través de cualquier otra vía que la requerida no serán reconocidas ni respondidas.

9. Lugar y Fecha para la Recepción de Ofertas.

Las ofertas se recibirán en la Oficina de Compras, ubicada en la Av. 68 No 49 a 47 sede

Empresarial tercer piso torre C, el día 08 de agosto de 2018 desde las 8:00 am y hasta las

5:00 pm.

10. Sustentación de la Oferta

En caso de requerirse COMPENSAR CCF adelantará visita a las instalaciones del

PROPONENTE o también solicitará sustentación de las ofertas presentadas. El cronograma

para sustentaciones o visitas se comunicará a los PROPONENTEs a los correos

especificados, así como también se informará vía telefónica a la persona de contacto indicada

en la oferta presentada.

2 Propuesta creativa BTL ref. Tomas empresariales de acuerdo con el anexo No. 6

“Brief”

3 Casos de éxito de acuerdo con el numeral 15.1.2 “Detalle y requisitos de los

servicios esperados”

SOBRE CERRADO No 2 CD ECONOMICO (costos de la propuesta)


1 Propuesta económica en formato Excel con CD incluido. Anexo No 5 “plantilla para

cotizar”

2

Propuesta económica con análisis unitarios justificando todas los costos asociados que

hacen parte de la propuesta creativa planteada para la ejecución del BTL ref. Tomas

Empresariales, de acuerdo con lo establecido en el anexo No. 6 “Brief”.

de 52

11. Estudio de la Oferta y Evaluación

Durante el período de estudio de la oferta, COMPENSAR podrá solicitar a los

PROPONENTEs las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el

PROPONENTE pueda adicionar o modificar las condiciones de su oferta, las

modificaciones solo se podrán hacer durante el período de negociación. Las solicitudes de

COMPENSAR y las respuestas de los PROPONENTEs deberán constar por escrito.

El PROPONENTE deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) días hábiles

siguientes al recibo de la comunicación.

Todas las propuestas se evaluarán jurídicamente. Este aspecto habilitará o descalificará la

propuesta, únicamente se tendrán en cuenta los PROPONENTEs jurídicamente hábiles.

La evaluación y calificación será efectuada por un comité evaluador conformado por CCF

COMPENSAR teniendo en cuenta costos de las ofertas, análisis de estados financieros,

capacidad administrativa, operacional y metodología de trabajo con la cual se soportará el

proyecto, referenciación comercial de la experiencia de los oferentes, cumplimiento de

requerimientos solicitados y factores diferenciadores incluidos en la oferta.

CCF COMPENSAR guarda absoluta confidencialidad sobre la forma de evaluación y el

contenido de cada una de las propuestas y los resultados de su evaluación.

12. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta

Las propuestas se rechazarán y no serán evaluadas o se eliminarán en cualquiera de los

siguientes eventos:

a. Cuando la propuesta no esté relacionada directamente con el objeto de los presentes

términos de referencia.

b. Cuando la propuesta no contenga el valor de lo ofertado.

c. Cuando no se diligencie la totalidad de la oferta en cualquiera de los grupos en los que

está participando.

d. Cuando la propuesta haya sido presentada fuera del término o en otro lugar fuera del

indicado.

e. Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o más PROPONENTEs para perjudicar

a terceros.

f. Cuando el PROPONENTE haya tratado de inferir, influenciar o informarse

indebidamente sobre el análisis de las propuestas.

de 52

g. Cuando se compruebe que el PROPONENTE se encuentra incurso en alguna de las

causales de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.

h. Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos

exigidos, el PROPONENTE no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por

COMPENSAR.

i. Cuando una vez verificada la información suministrada por el PROPONENTE no se

ajuste a la realidad.

j. Cuando no se presente la garantía de seriedad de la propuesta o no se subsane lo solicitado

dentro del término previsto.

k. Cuando la propuesta sea firmada por una persona diferente al PROPONENTE o a su

representante, según el caso, o cuando no se encuentre firmada.

l. Cuando se compruebe que el PROPONENTE incumplió con el acuerdo de

confidencialidad.

m. Cuando sea modificado los anexos económicos presentados por COMPENSAR.

COMPENSAR podrá declarar desierta la solicitud de oferta, decisión que se comunicará

mediante escrito.

13. Valores

La propuesta se debe presentar en pesos colombianos, detallada y valorada por elementos o

componentes independientes no se aceptarán las propuestas que presenten un valor general.

Estos valores ya deben incluir los descuentos a que haya a lugar. Cualquier elemento o

servicio que no esté especificado en la propuesta y que se requiera en la implementación y

correcto funcionamiento del servicio contratado, será asumido por el PROPONENTE. Se

puede presentar oferta económica para ambas o una sola de las opciones de actividades

requeridas, siendo requisito habilitante el diligenciamiento de la totalidad de cada uno.

El PROPONENTE deberá considerar dentro de sus costos, el valor de la cesión de los

derechos patrimoniales de todo el trabajo creativo que resulte protegido por derechos de autor

o propiedad industrial, para que éste pueda ser utilizado por COMPENSAR sin limitaciones

de tiempo, modo y lugar.

14. Cronograma

Esta invitación a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que deberán cumplir los

PROPONENTEs interesados en ofertar.

de 52

Fecha de publicación de la invitación vía mail

y/o web, apertura del proceso de selección

24 de julio de 2018

Plazo para realizar preguntas vía e-mail para

ser aclaradas en reunión de entendimiento

26 de julio de 2018

Reunión de entendimiento sede empresarial

Avenida 68 No. 49 a 47 piso 3 – Compras y

Abastecimiento – Horario: 2:00 p.m.

27 de julio de 2018

Fecha y hora de cierre del proceso de

selección.

8 de agosto de 2018

15. Condiciones técnicas de la oferta

15.1 Alcance del contrato

• Se busca que el proveedor seleccionado preste los servicios de desarrollo estratégico y

creativo, ejecución y producción, activaciones y volanteo de campañas de comunicación

BTL que permitan divulgar y promocionar los servicios que ofrece COMPENSAR.

• Para el desarrollo del objeto de la convocatoria, el PROPONENTE deberá prestar sus

servicios para dos tipos actividades:

1. Acciones BTL a demanda compuestas por activaciones y volanteos con el fin de

prestar el servicio de acuerdo a las necesidades de COMPENSAR. Adicionalmente

se podrá contratar, la conceptualización, producción y ejecución de estrategias BTL

según los brief entregados en el momento en que así se requiera.

2. Estrategia BTL Ref. Tomas empresariales para la divulgación y promoción de los

servicios que ofrece COMPENSAR.

El PROPONENTE podrá presentar propuesta para las dos opciones requeridas o si lo

estima conveniente a una sola.

• El recurso humano que el PROPONENTE asigne para la prestación de los servicios

deberá cumplir los requisitos establecidos por COMPENSAR.

• La ejecución del servicio deberá contar con un equipo adecuado de trabajo y suficiente

en el número de personas asignadas para el manejo de la cuenta según las necesidades de

COMPENSAR, este grupo humano debe contar con la experiencia necesaria para

demostrar sus capacidades creativas, estratégicas, de producción de actividades y ser de

de 52

un nivel ejecutivo para responder de manera eficaz y eficiente las necesidades diarias de

COMPENSAR.

• Para cada acción BTL que proveedor ejecute para COMPENSAR, deberá realizar el

registro de datos y la autorización de Opt In por parte de los participantes.

15.2 Documentos técnicos de la oferta

15.2.1 Justificación

Como apoyo a las estrategias que maneja COMPENSAR para dar a conocer los diferentes

servicios disponibles para sus afiliados, se hace indispensable la contratación de un proveedor

con experiencia en el desarrollo de actividades BTL, con un alto nivel de creatividad y

experiencia en el mercado para el diseño y ejecución de propuestas innovadoras que

permitan generar un acercamiento dinámico y creativo con las diferentes audiencias

contribuyendo al posicionamiento y recordación de los servicios que ofrece COMPENSAR

y alcanzando los objetivos previstos con cada actividad (Ej. inscripción, información,

compra, aumento de tráfico, etc.).

15.2.2 Detalle y requisitos de los servicios esperados

a. Acciones BTL a demanda

Desarrollo de activaciones y volanteos para los cuales se establece un listado de los

productos que aplicarían, con el fin de prestar el servicio de acuerdo con la demanda de

COMPENSAR, para ser cotizados según anexo No. 5 “plantilla para cotizar”

El PROPONENTE deberá relacionar tres casos de éxito creados y ejecutados por el mismo

PROPONENTE, que evidencien su capacidad de adaptarse a diferentes presupuestos así:

• De cinco millones de pesos mcte ($5.000.000) a diez millones de pesos mcte

($10.000.000)

• De once millones de pesos mcte ($11.000.000) a treinta millones de pesos mcte

($30.000.000)

• Más de cincuenta millones de pesos mcte ($50.000.000)

Los casos deben presentarse respondiendo a los siguientes ítems:

• Objetivo o situación a resolver

de 52

• Propuesta o idea presentada por el PROPONENTE para resolver el objetivo

• Inversión o presupuesto

• Evidencias de ejecución

• Resultados

Una vez verificado el cumplimiento de requisitos y condiciones exigidas en los términos

de referencia, los PROPONENTEs que resulten habilitados, serán citados para que

presenten los casos de éxito al equipo evaluador.

b. Estrategia de BTL Ref. Tomas Empresariales

Los PROPONENTEs deben entregar una propuesta para la campaña BTL ref. Tomas

empresariales que contenga el concepto creativo, los objetivos y la mecánica de

ejecución del desarrollo de la actividad.

Para la presentación de la propuesta conceptual tendrá como guía el anexo No. 6 “Brief”;

una vez superada y aprobadas cada una de las etapas y condiciones expuestas en los

términos de referencia, COMPENSAR citará a cada uno de los PROPONENTEs a la

presentación y exposición oficial de su propuesta conceptual ante el comité evaluador.

Allí se tendrán en cuenta los siguientes aspectos de evaluación:

• Estrategia (coherencia entre Brief y el concepto a desarrollar como actividad)

• Innovación de la propuesta

• Aplicabilidad de la propuesta (Capacidad para atender número de trabajadores en

una sola toma)

• Impacto de la propuesta (Poder de convocatoria)

• Elementos y recursos (optimización de recursos y montaje de la actividad)

15.2.3 Experiencia equipo de trabajo

El PROPONENTE es autónomo para establecer, de acuerdo con el tratamiento que dé a la

ejecución del contrato, el número de personas asignadas en el desarrollo del mismo. Sin

embargo, el PROPONENTE deberá contar con un equipo de profesionales y técnicos que

incluya como mínimo un gerente comercial, ejecutivo de cuenta, coordinador y demás

personal necesario para la prestación del servicio objeto de esta convocatoria.

El PROPONENTE deberá anexar las hojas de vida detalladas (nivel educativo, experiencia

y participación en proyectos similares) del equipo de trabajo propuesto para el desarrollo del

objeto de la presente convocatoria, así como trabajos relacionados con el objeto del contrato

de 52

y las funciones específicas del cargo. Estos documentos deben estar soportados con

información adicional que deberá ser incluida en el anexo No. 7: “Experiencia Equipo de

trabajo”.

El PROPONENTE deberá garantizar que el personal subcontratado como actores y

logísticos, cuenten con la experiencia e idoneidad profesional para la adecuada ejecución del

servicio objeto de los presentes términos de referencia.

15.2.4 Capacidad administrativa y operacional

El PROPONENTE deberá demostrar su capacidad administrativa y operacional, a través de

un organigrama, explicando en forma detallada, el número de profesionales que conforman

la organización de su empresa en las áreas financieras, administrativa, creativa, servicio al

cliente, planeación y otros departamentos, anexar el organigrama respectivo.

El PROPONENTE deberá especificar la metodología a utilizar, la organización técnica,

administrativa y logística que adoptará para cumplir con el objeto de esta convocatoria en el

desarrollo de las actividades enmarcadas en la conceptualización, diseño de propuestas,

producción y ejecución de actividades BTL.

15.3 Tiempos de servicio

Disponibilidad para prestar el servicio 7x24 de acuerdo con las condiciones de operación y horarios que establezca COMPENSAR para las actividades BTL, durante la vigencia del contrato.

15.4 Procedimientos

Todos los requerimientos de servicio, serán recibidos por la herramienta habilitada para este

fin y se remitirán al administrador que el proveedor designe para la planeación, programación

y ejecución de las actividades.

Previo a la realización de cada actividad BTL, el proveedor deberá presentar el detalle de los

costos asociados a la solicitud requerida, de acuerdo con el listado de tarifas negociadas y

aprobadas por COMPENSAR para el aval del supervisor técnico. El proveedor no podrá

ejecutar las actividades sin el vo.bo. requerido.

de 52

Previo a la salida de las actividades BTL el proveedor deberá concretar una cita con el

supervisor técnico de COMPENSAR para validar, según correspondan, los siguientes

aspectos:

• Performance con los personajes reales

• Prueba de vestuarios

• Casting de modelos y logísticos tipo B y C

El proveedor debe garantizar la respuesta a las solicitudes dentro de los plazos definidos,

según los ANS establecidos en el numeral 15.6

Se establecerán reuniones de seguimiento de ejecución, entre el supervisor técnico del

contrato por COMPENSAR y el supervisor técnico del proveedor.

El proveedor debe cumplir con los protocolos de ingreso y de trabajo en el sitio donde se

requiera gestionar la solicitud

El proveedor será responsable por los daños ocasionados en las instalaciones donde se realice

la actividad BTL.

15.5 Reportes e informes

Durante la ejecución del servicio, el PROVEEDOR deberá presentar a COMPENSAR

informes y reportes tanto periódicos como parciales antes, durante y después de la ejecución

de cada actividad llevada a cabo, o cuando COMPENSAR lo considere necesario, y conforme

las necesidades requeridas.

Al finalizar cada actividad el proveedor deberá entregar un informe final a más tardar dos (2)

días después de ejecutado el BTL, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• Registro fotográfico y de video que evidencia la ejecución de la actividad - hora de

inicio y finalización.

• Descripción general de cómo se desarrolló la actividad.

• Circunstancias que afectaron o favorecieron el desarrollo de la actividad.

• Número de personas impactadas

• Registro opt in

15.6 Acuerdos de niveles de servicio (ANS)

de 52

Teniendo en cuenta que de manera simultánea se podrán recibir solicitudes para los

diferentes servicios que ofrece COMPENSAR, el contratista se compromete a dar

cumplimiento a los ANS definidos para atender a las necesidades de COMPENSAR.

15.6.1 Equipo de trabajo

El PROPONENTE(s) a quien se asigne el contrato, durante la ejecución de éste deberá

mantener el personal que hace parte del equipo mínimo de trabajo de acuerdo con lo indicado

en su propuesta. No podrá sustituirlo sin justa causa y sin la autorización previa, expresa, y

escrita de COMPENSAR.

Para que se autorice la sustitución, el candidato debe cumplir con los mismos o mejores

requisitos de formación académica, experiencia general y experiencia específica propuestos

para COMPENSAR de acuerdo con los términos de referencia establecidos en el presente

documento.

COMPENSAR se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes

del equipo, si a juicio del supervisor no cumple con funciones y responsabilidades requeridas

y acordadas para la ejecución del contrato. El PROPONENTE deberá garantizar que el grupo de trabajo asignado en cada actividad BTL

cumpla con una imagen personal adecuada, que proyecte, pulcritud y profesionalismo, acorde

a la imagen que se desea comunicar a las empresas, clientes y aliados de COMPENSAR. En

función de cada actividad, el contratista se compromete, a una vez sea adjudicado el contrato

definir en conjunto con COMPENSAR el código de vestuario y estilo de comunicación que

debe manejar el equipo de trabajo que estará atendiendo las necesidades de COMPENSAR.

15.6.2 Tiempos de respuesta e indicadores de gestión

Los siguientes son los tiempos e indicadores con los que se medirá el cumplimiento del

objeto del contrato:

de 52

15.6.3 Facturación ANS

La facturación correspondiente deberá ser remitida dentro de los días (10) días hábiles

siguientes a la finalización de cada una de las actividades BTL.

Para efectos de realizar el desembolso correspondiente a cada pago, el PROVEEDOR debe

adjuntar a las facturas, la orden de compra, el recibo a satisfacción firmado por el supervisor

técnico y copia legible de los pagos efectuados de las afiliaciones realizadas al Sistema de

Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL y Caja de Compensación) correspondiente

a los ingresos del mes inmediatamente anterior y fotocopia de las autoliquidaciones junto con

la planilla “Unificada de Pago a la Seguridad Social y Parafiscales” de los trabajadores que

prestaron sus servicios durante el mes anterior.

15.6.4 Canal de comunicación

El proveedor deberá contar con un gerente o ejecutivo de cuenta dedicado para cada una de

las opciones requeridas en la presente invitación a cotizar y tendrá comunicación directa con

el supervisor técnico y administrativo del contrato con dedicación 7X24, (según se requiera

para cumplir la ejecución y objetivos de las necesidades y actividades previstas), esta persona

debe tener capacidad de decisión inmediata y gestión de las necesidades que puedan

requerirse en la ejecución del contrato.

15.6.5 Acciones en caso de incumplimiento del ANS

de 52

Todas las desviaciones a la baja en el nivel de cumplimiento del servicio estarán

asociadas a una compensación por parte del PROVEEDOR a COMPENSAR, reflejada en

la factura objeto de cobro donde se evidencie el no cumplimiento.

Siempre que los niveles no se cumplan, el PROVEEDOR deberá remunerar a

COMPENSAR, de la siguiente manera:

15.6.6 Producto no conforme (PNC)

Entendiéndose PNC el incumplimiento de los requisitos establecido para la prestación

del servicio contratado, COMPENSAR:

• Radicará el producto no conforme PNC, documentando la novedad, evidenciando la

desviación presentada.

• Notificará al PROVEEDOR la aplicación del PNC a través de correo electrónico, teniendo

el PROVEEDOR 2 días hábiles (a partir del envío de información) para sustentar la no

conformidad y establecer acciones que mitiguen los riesgos generadores de la no

conformidad. En caso de no obtener respuesta en el plazo acordado, o que la misma no sea

satisfactoria se dará por aceptado.

• En los casos en que COMPENSAR solicite la presentación de planes de acción, el

PROVEEDOR dispondrá de 2 días hábiles para la entrega del mismo; COMPENSAR podrá

de 52

rechazar dicho plan cuando considere que con las acciones presentadas no se mitiga la

situación.

15.6.7 Incidentes

Entendiéndose incidente como los pormenores, riesgos e impactos que se generen del

desarrollo de la prestación del servicio y que afecte en término de: costo, seguridad,

frecuencia, imagen y detección a COMPENSAR:

• El PROVEEDOR deberá reportar en un plazo máximo de 24 horas novedades todos los

pormenores, riesgos e impactos frente a la ejecución del servicio detecte, que interfieran en

la prestación y cumplimiento de los acuerdos pactados, de lo contrario se procederá con la

aplicación de las diferentes penalizaciones que den a lugar.

• De presentarse incidentes que afectan las condiciones del servicio en los niveles de

desviación establecidos en el numeral 15.6.2, se afectara la facturación del periodo de

acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 15.6.5.

• COMPENSAR podrá solicitar al PROVEEDOR la elaboración de planes de acción con los

cuales se mitiguen las desviaciones presentadas que están generando incumplimiento a los

acuerdos pactados.

15.7 Aspectos a tener en cuenta.

1. Las acciones BTL pueden ejecutarse dentro de las instalaciones de COMPENSAR

o en sedes externas, dependiendo de la demanda de COMPENSAR.

2. Durante la ejecución del contrato el PROVEEDOR será responsable del cuidado

de las instalaciones en las que se desarrolle la actividad, así como de cumplir con

las recomendaciones, condiciones y restricciones que dichos espacios tengan

establecidas para su uso.

3. El PROVEEDOR seleccionado será responsable de todos los equipos, personal y

demás activos que tenga la empresa, para lo cual COMPENSAR no es solidario

en ningún evento de riesgo.

4. El PROVEEDOR estará alineado con COMPENSAR en la aplicación de la

normatividad relativa a SISOMA, cultura organizacional y todas las normas y

cumplimientos de entes gubernamentales y organizacionales que sean de vigencia

para la labor contratada.

de 52

5. El PROVEEDOR seleccionado asumirá la entrega y administración de todos los

recursos humanos y materiales que le demanden la actividad a realizar; manejo

de insumos y herramientas requeridas para operar, la dotación de su personal y

demás responsabilidades que sean exigencia de ley.

6. El PROVEEDOR debe consultar con el proceso y tener aprobación, antes de

ejecutar una actividad BTL, en el evento en que por el tamaño y manejo se pueda

ver afectada la infraestructura física de las sedes y sea requerido para desarrollar

las actividades.

7. Según la evaluación que se haga del PROVEEDOR durante la vigencia del

contrato, se revisarán adiciones en el alcance, ya sea ingreso de nuevos productos

al portafolio por crecimiento de la prestación de servicios de COMPENSAR,

ampliaciones del tiempo de ejecución y demás.

8. En el medio digital solicitado solo se debe entregar la oferta técnica (No se debe

enumerar precios ni oferta económica)

9. La ejecución de actividades BTL puede variar en cantidad y zona asignada y

pueden ser dentro o fuera de la ciudad.

10. COMPENSAR podrá recomendar el uso de PROVEEDOR es que garanticen la

optimización de costos y cumplimiento en los tiempos de entrega, sin perjuicio de

la responsabilidad final técnica del contratista.

16. Plazo de Ejecución

El contrato por celebrarse tendrá una vigencia de un (1) año a partir de la firma del contrato.

17. Capítulo Económico (Costos de la Propuesta)

COMPENSAR solicita la propuesta a precios fijos netos, es decir, después de descuentos,

incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en moneda

colombiana, en todo caso este valor debe especificar el valor de IVA discriminado y demás

impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos valores directos e indirectos

que se vean involucrados en el proceso.

El PROPONENTE deberá entregar los valores de la oferta por cada una de las opciones

estipuladas en el capítulo 15 de este documento y según anexo No. 5 “plantilla para cotizar”

y anexo No. 6 “Brief”.

El porcentaje de administración que maneje el PROPONENTE deberá ser incluido dentro

de la propuesta económica como un ítem aparte detallando su valor.

de 52

El PROPONENTE deberá considerar dentro de sus costos, el valor de la cesión de los

derechos patrimoniales de todo el trabajo creativo que resulte protegido por derechos de autor

o propiedad industrial, para que éste pueda ser utilizado por COMPENSAR sin limitaciones

de tiempo, modo y lugar.

En el evento en el que el PROPONENTE no discrimine el IVA y los servicios o elementos

ofrecidos causen dicho impuesto, COMPENSAR los considerará incluidos en el valor total

de su oferta.

Los valores presentados en pesos, se cotizarán en números enteros sin incluir decimales. En

este caso COMPENSAR se reserva el derecho, de ajustar al peso por exceso o por defecto.

La oferta debe ser presentada con fecha y firma del representante legal o persona legalmente

autorizada para el efecto o por mandatario específica y debidamente facultado para ello.

18. Forma de Pago

COMPENSAR pagará mediante órdenes de pedido mes causado a 60 días calendario previa

presentación de la factura por parte del PROVEEDOR.

19. Condiciones del Contrato

El PROPONENTE seleccionado deberá suscribir perfeccionar y legalizar el contrato dentro

de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido.

Si el seleccionado no suscribe, perfecciona y legaliza el contrato dentro del plazo previsto

anteriormente, sin causa justificada a juicio de COMPENSAR, podrá hacer efectiva la

garantía de seriedad de la oferta.

En caso de ser aceptada la oferta y celebrarse contrato, éste contendrá entre otras las

siguientes cláusulas, las cuales no son un proyecto de minuta de contrato sino la referencia

de algunos puntos que serán tenidos en cuenta para su elaboración:

✓ Duración. La duración del contrato será por dos (2) años, sin embargo, este tiempo

podrá ser mayor o menor, conforme el resultado del presente proceso de selección y

de las negociaciones que se adelanten en el marco del mismo.

✓ Valor. El valor del contrato será de aproximadamente $400.000.000 (cuatrocientos

millones de pesos) para el ítem 1 del numeral 15.1 (Alcance del Contrato): Acciones

BTL a demanda y de $210.000.000 (doscientos diez millones de pesos) para el ítem

2 del mismo numeral: Estrategia BTL Ref. tomas empresariales. Dichos montos,

de 52

dependerán del resultado del proceso de negociación que se adelante en la etapa de

selección del proponente.

✓ Garantías. El PROPONENTE seleccionado podrá constituir en la compañía Willis

Towers Watson Colombia Corredores de Seguros S.A., a favor de COMPENSAR,

garantías por los siguientes conceptos, valores y plazos:

a. Póliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y

vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.

b. Póliza de calidad en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y vigencia

igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.

c. Póliza de responsabilidad civil extracontractual del veinte por ciento (20%) del valor

total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.

d. Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%) del

valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) años más.

Estas garantías deberán constituirse antes de los cinco (5) días hábiles siguientes a la

fecha de la firma del contrato y requerirá aprobación por parte COMPENSAR. EL

PROPONENTE deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea

afectado por razón de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente el

precio del contrato o se prorrogue su vigencia, deberán ampliarse o prorrogarse las

correspondientes garantías.

✓ Multas y Sanciones. El contrato contendrá las multas y sanciones de apremio que se

definan en el proceso de negociación teniendo en cuenta los requerimientos del

capítulo técnico y que correspondan a la gestión a cargo del contratista.

✓ También se incluirá una cláusula penal pecuniaria en caso de incumplimiento del

contrato además de la obligación del pago de daños y perjuicios que se causen.

✓ Condición de Modificación. Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de

Compensación Familiar sometida a control y vigilancia del Estado, en el evento en

que éste modifique las leyes y decretos reglamentarios que rigen el funcionamiento

de las Cajas o la Superintendencia del Subsidio Familiar dicte normas que las afecten

o adopte decisiones que incidan en la ejecución del presente contrato, El

PROVEEDOR se obliga a sujetarse a las nuevas disposiciones y requisitos que se

establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del contrato, si a ello hubiere lugar.

✓ Conflicto de Intereses. Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de

intereses, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002.

✓ Inhabilidades e Incompatibilidades. Las partes manifiestan que no se encuentran

incursas en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades para suscribir el presente

contrato.

✓ No podrán presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que

se encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad señaladas en la

de 52

Constitución Política, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de

COMPENSAR y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de

1.981. Los Proponentes deberán manifestar expresamente y bajo juramento que no se

hallan incursos en ellas, el cual se entenderá prestado con la firma de la oferta y la

presentación junto con la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.

✓ Cuando se compruebe que el PROVEEDOR no informó la existencia de hechos

constitutivos de inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimará la

propuesta.

✓ Solución de Controversias. Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias

en relación con la ejecución o interpretación del presente contrato, las mismas

convienen en prever todos los medios para resolver amistosamente, sin litigios,

cualquier controversia. En caso de no llegar a un acuerdo, las partes convienen utilizar

los mecanismos de arreglo directo como la transacción y la conciliación, de no llegar

a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30) días hábiles, acudirán ante un árbitro

designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, el cual fallará en derecho, de

conformidad con la normatividad aplicable a la materia.

✓ Confidencialidad. El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de

confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con

COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será

divulgada o discutida con personas distintas de las indispensables para que el

proveedor cumpla con el objeto del presente contrato. Las obligaciones de

confidencialidad establecidas en este contrato sobrevivirán a la terminación del

mismo.

✓ Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter confidencial

que conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato, calificada como

secreto empresarial, de conformidad con los artículos 260 y subsiguientes de acuerdo

de Cartagena, Decisión 486 de 2000, el artículo 308 del Código Penal y demás normas

que regulan la materia.

✓ Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue

a terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún objeto

diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del

presente contrato. Cada parte deberá asegurarse que la información protegida no sea

revelada o distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones

del contrato.

✓ Supervisión. Desde el momento de la adjudicación de la presente invitación y hasta

que se liquide el contrato, COMPENSAR ejercerá la supervisión, control y vigilancia

de la ejecución de las obligaciones a cargo del PROPONENTE adjudicatario

contenidas en el contrato que se suscriba, a través del interventor delegado para tal

efecto.

✓ En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisión

ó interventor externo si así lo considera pertinente.

de 52

✓ Cesión. COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL

PROVEEDOR se obliga a no ceder el contrato, sin la autorización previa y escrita de

COMPENSAR.

✓ Exclusión de Relación Laboral. Las partes dejan expresa constancia que por este

contrato no se constituye vínculo laboral alguno entre COMPENSAR y los

trabajadores que EL PROPONENTE ocupe para el cumplimiento del objeto

contractual. EL PROPONENTE dispone de autonomía y libertad técnica,

administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable

por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta

y riesgo, sin que COMPENSAR, adquiera responsabilidad alguna por tales actos o

contratos.

✓ El PROVEEDOR responderá por todos los daños y perjuicios que cause a

COMPENSAR y/o terceros, como resultado directo de la violación o negligencia en

el cumplimiento de sus obligaciones, legales, contractuales y o reglamentarias,

respecto del suministro contratado.

✓ En la ejecución del contrato, el PROVEEDOR obra por su propia cuenta, con plena

autonomía directiva, administrativa y técnica. En ningún caso El PROVEEDOR

invocará judicialmente, la existencia de solidaridad con COMPENSAR.

✓ En el evento en que COMPENSAR sea requerido judicialmente con el fin de exigir

indemnización de perjuicios en razón o con ocasión de la ejecución del contrato,

COMPENSAR llamará en garantía al PROVEEDOR y repetirá contra éste, quien

compensará el total de los perjuicios que COMPENSAR sea obligada a pagar

judicialmente por daños imputables al PROVEEDOR.

✓ El PROVEEDOR mantendrá indemne a COMPENSAR de toda demanda,

reclamación o acciones legales en su contra y que sean responsabilidad del

PROVEEDOR, conforme a lo pactado en este contrato.

✓ Domicilio. Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogotá D.C. como

domicilio contractual.

20. Invalidez de Información Previa

La información contenida en este documento sustituye totalmente aquélla que pudiere

haberse suministrado por fuera de esta invitación.

21. Anexos:

de 52

21.1. Anexo No.1 – Acuerdo de confidencialidad

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

Marco de referencia: Ley 1273 de 2009 Delito informático. Cláusula Primera. Las partes se obligan a mantener total confidencialidad sobre la información que les sea suministrada o entregada, entendida como toda información contable, financiera, comercial o de procesos, bases de datos, procedimientos, know-how, secretos empresariales, manuales, instructivos, estados financieros, y en general sobre cualquier información verbal, escrita o en medios magnéticos, tangible o intangible, y no divulgarla a nadie, por ningún medio, salvo que la misma sea requerida por autoridad competente. En caso de que deba suministrarse información a alguna autoridad, se deberá informar a la parte afectada previamente a la entrega de la misma, el tipo de información solicitada, y la autoridad que hizo el requerimiento. Cláusula Segunda. Las partes se obligan a preservar la información y por tanto se comprometen a utilizarla exclusivamente para efectos de adelantar el desarrollo de los acuerdos, proyectos o negocios que emprendan de manera conjunta y no divulgarla a personas que no sean sus propios funcionarios y que requieran conocer de ésta por razón de sus funciones. Toda información, documentos, archivos, correos o recursos informáticos que se accedan desde o a través de algún medio que provea COMPENSAR, son propiedad de COMPENSAR y solo deben ser usados para fines netamente establecidos en el vínculo contractual o verbal que se tenga entre las partes. La nueva información, productos de proyectos, desarrollos de aplicaciones, documentos, archivos, metodologías, correos electrónicos; generados desde los medios entregados por COMPENSAR o producto de las labores contratadas; son de carácter confidencial y propiedad exclusiva de COMPENSAR y no deben ser reproducidos bajo ninguna modalidad conocida o por conocer, para ningún propósito sin el consentimiento escrito de COMPENSAR, El colaborador del contratista y el contratista mismo se compromete a mantener en reserva la información que obtenga, conozca y desarrolle en su dispositivo con ocasión del acceso a la red o medios estregados por parte de COMPENSAR, así mismo si se le asignaran cuentas y contraseñas en alguna de la aplicaciones, éstas son de uso personal e intransferible durante las labores que desempeñe en COMPENSAR. Así mismo, acepta que en cualquier momento, los medios asignados podrán ser monitoreados de acuerdo con los protocolos, procedimientos y políticas establecidos en la organización en lo relacionado a Seguridad de la Información, para verificar el cumplimiento de las políticas referentes al uso de la información de Compensar. Cláusula Tercera. Las partes reconocen como propiedad de cada una de ellas toda la información entregada. Cláusula Cuarta. Las partes quedarán relevadas de su obligación de mantener la reserva y confidencialidad, respecto de la información recibida en los siguientes casos:

1. Cuando al momento de recibir la información fuere debidamente comprobado que ella ya fuere de público conocimiento.

2. Cuando con posterioridad al recibo de la información, esta llegue al conocimiento público, mediante publicación u otros medios de divulgación sin la intervención o participación directa

de 52

o indirecta de las partes en tal divulgación, es decir sin que la obligación de CONFIDENCIALIDAD establecida en el presente Acuerdo haya sido violada o transgredida por ellas.

3. Cuando se reciba la información de terceros y éstos no la hubieren recibido directa o indirectamente bajo compromiso de reserva.

4. Cuando se reciba orden de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales, previa

notificación a la parte afectada para que esta tome las medidas que estime pertinentes a proteger LA INFORMACIÓN.

Cláusula Quinta. Las partes declaran que su obligación de confidencialidad estará vigente durante el vínculo contractual o pactado entre las partes y por cinco (5) años adicionales a la terminación contractual o pactada entre las partes a partir de la firma de este acuerdo de confidencialidad. Cláusula Sexta. Las partes declaran que han asumido el deber de confidencialidad en relación con la información, obligándose adicionalmente a lo siguiente:

1. Dar a la información uso prudente, diligente y adecuado. 2. Garantizar que las personas que tengan acceso a la información conozcan de su carácter

confidencial. En consecuencia, se obligan a mantener mecanismos internos adecuados para proteger la confidencialidad de la misma, entre ellos, contar con un compromiso escrito de sus vinculados en el sentido de preservar la confidencialidad de la información a que tengan acceso en el desarrollo de sus funciones. Se entiende por vinculados: los directores, socios, asesores y funcionarios que por razón del encargo, hayan tenido acceso a la Información.

3. Utilizar la información únicamente para los fines establecidos en el presente Acuerdo de Confidencialidad.

4. A destruir cualquier copia o registro electrónico que haya elaborado con base en la información, hecho que deberán certificar mediante constancia escrita firmada por el representante legal.

Cláusula Séptima. Las partes serán responsables por los perjuicios que sean ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente Acuerdo de Confidencialidad, debiendo responder igualmente por el manejo que sus vinculados le den a la Información. Como consecuencia de lo anterior las partes podrán ejercer las acciones y recursos legales que existan a su favor para hacer efectivo el cumplimiento del presente acuerdo y reclamar los perjuicios directos e indirectos que le sean ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones aquí previstas, incluyendo todo tipo de gastos y honorarios de abogados. Cláusula Octava. Este Acuerdo de Confidencialidad no constituye, ni implica de manera alguna promesa o intención de efectuar operación comercial o de prestación de servicios por cualquiera de las Partes, ni implica la asunción de compromiso de las Partes con respecto a la celebración futura de acuerdos de cualquier naturaleza. Cláusula Novena. Las Partes convienen no anunciar o divulgar a ningún tercero su participación en discusiones respecto a la información o a la naturaleza de tales discusiones. Cláusula Décima. Este convenio constituye el acuerdo total entre las Partes sobre este particular y desconoce cualquier otro compromiso escrito o verbal en materia de confidencialidad entre ellas con anterioridad a la fecha de su firma, salvo la mención que a ella se hace en el Acuerdo. Las modificaciones,

de 52

reformas o enmiendas a este Acuerdo de Confidencialidad deberán constar por escrito y estar firmadas por representantes autorizados de las partes para que sean válidas y vinculantes para las partes. Cláusula Décima Primera. Cualquier notificación entre las Partes deberá hacerse por escrito Cláusula Décima Segunda. Manifestación. Las partes manifiestan libremente que han procedido a la lectura total y cuidadosa del contenido de este documento y en consecuencia se obligan a todo lo acordado. Cláusula Décima Tercera. Perfeccionamiento. El presente acuerdo se perfeccionará con la firma de las partes. Cláusula Décima Cuarta. Uso Datos Personales. En mi calidad de externo y/o afiliado o consumidor de servicios de la Caja de Compensación Familiar COMPENSAR cuyo NIT es 860.066.942-7 , autorizo de manera voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a todos los servicios y dependencias de Compensar, para tratar mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Compensar, disponible en: http://www.compensar.com.co/protecciondatos.aspx ; así como para que se dé tratamiento de datos personales de personas a cargo, menores de edad, en cuyo caso el tratamiento estará dirigido solo a los datos de naturaleza pública. En concordancia de lo anterior, se suscribe por las partes a los días (___) del Mes (____________) del Año (______)

------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- Firma Externo Firma Responsable Compensar Nombre:_____________________________ Nombre:_________________________________ C.C/ Nit: _____________________________ C.C. / Nit:________________________________ Cargo : ______________________________ Cargo : _________________________________ Empresa / Proceso:____________________ Empresa / Proceso:________________

http://www.compensar.com.co/protecciondatos.aspx

de 52

21.2. Anexo No.2 - carta de presentación de la propuesta

Señores

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR

Ciudad.

Referencia: Presentación de propuesta para el Proceso de cuyo objeto es XXXX

Yo (Nombre)(s) de la(s) persona(s) que está(n) suscribiendo la propuesta,

identificado como aparece al pie de mi firma, obrando en calidad de (Calidad en la

que actúa el(los) firmante(s) de la propuesta; si el(los) oferente(s) actúa(n) en su

propio nombre, éste(éstos) deberá(n) suscribirlo. Si la oferta se presenta bajo la

modalidad de representación ya sea de una Unión Temporal o de un Consorcio,

deberá firmarla la persona a la cual se le otorgó el correspondiente poder para

suscribir la propuesta y adjuntarlo a la misma. Si la oferta se presenta por persona

jurídica, deberá firmarla el Representante Legal de la misma), de conformidad con

lo establecido en el (En el evento de que la propuesta sea presentada por varias

personas y el suscriptor de la carta sea una sola persona, deberá indicarse en este

aparte el poder o el compromiso de asociación, o el convenio de Unión Temporal o

Consorcio, o el documento pertinente en donde conste la designación de tal persona

para presentar oferta en nombre de los demás), me permito presentar, en nombre de

(Indicación clara del proponente a nombre de quien se actúa), propuesta seria y

formal para participar en Proceso. Conforme a él objeto del proceso se encuentra

detalladamente enunciado en la invitación y en el Anexo No. 5 “Plantilla para cotizar

y Anexo No. 6 “Brief”para todos los efectos legales, mi propuesta debe entenderse

referida a los mismos, teniendo en cuenta su descripción, número y especificaciones

técnicas y funcionales.

En relación con la propuesta que presento, manifiesto lo siguiente:

1. Que el proponente que represento conoce y acepta el contenido de la invitación y de

sus Anexos y Formularios, así como el de cada uno de los adendas hechos al mismo.

2. Que la propuesta que presento es irrevocable e incondicional, y obliga

insubordinadamente al proponente que represento.

3. Que ni el representante legal ó apoderado del proponente, ni el proponente mismo, ni

sus integrantes y directores nos encontramos incursos en ninguna de las causales de

de 52

inhabilidad y/o incompatibilidad determinadas por la Constitución Política y la Ley

aplicable.

4. Declaramos bajo juramento, el que se entiende prestado por la suscripción de la

presente carta de presentación de la propuesta, que hemos declarado únicamente la

verdad en la información y propuesta suministradas, y que en consecuencia no existe

ninguna falsedad en los documentos presentados, siendo conscientes de las

consecuencias penales que pueden derivarse de cualquier falsedad que se evidencie

en la información aportada con la propuesta, o en las declaraciones contenidas en la

presente carta de presentación de la propuesta.

5. Que me obligo a suministrar a solicitud de CAJA DE COMPENSACIÓN

FAMILIAR COMPENSAR cualquier información necesaria para la correcta

evaluación de esta propuesta, dentro de los términos que al efecto determine esa

entidad.

6. Que la presente propuesta consta de ______ ( ) folios distribuidos en... (Número de

fólderes en los que es presentada la propuesta)

7. Que recibiremos notificaciones en la Av. 68 N° 49 A 47 sede Empresarial, o en la(s)

siguiente(s) dirección(es): (Dirección para notificaciones): Teléfono(s): Fax

8. Que en caso de resultar favorecidos en la adjudicación del proceso de selección y

contratación, los pagos que se pacten dentro del contrato respectivo, deberán

consignarse en la cuenta No. (Indicar clase de cuenta, número, banco, sucursal,

ciudad, país y cualquier otro dato necesario).

9. Que no nos hallamos relacionados en el Boletín de Responsables Fiscales (artículo

60 Ley 610 de 2000).

10. El plazo de ejecución del contrato que se derive del presente proceso, se inicia a partir

de la aprobación de la garantía única y acta de inicio hasta por ______ meses o hasta

agotar el presupuesto, lo primero que ocurra.

11. Que la vigencia de la presente oferta es de sesenta (90) días calendario contados a

partir de la presentación de la misma.

12. Que el valor total de precios unitarios es de ___________________________

NOMBRE REPRESÉNTATE LEGAL

FIRMA REPRESÉNTATE LEGAL

C.C. N° REPRESÉNTATE LEGAL

de 52

21.3. Anexo No.3 - autorización tratamiento de datos personales

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Autorizo de manera voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a todos los servicios

y dependencias de la Caja Compensar y Compensar EPS , de acuerdo a lo dispuesto en la

Ley 1581 de 2012, para tratar mi información personal y/o biométricos de acuerdo con la

Política de Tratamiento de Datos Personales de Compensar, disponible en:

http://www.compensar.com.co/protecciondatos.aspx; información que será utilizada en el

desarrollo de las funciones propias de Compensar como Caja de Compensación y EPS para:

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas conmigo y/o mi grupo familiar, Informarme

sobre cambios o diseños en sus productos o servicios y/o nuevas alianzas y convenios,

Evaluar la calidad de sus productos y servicios, Proveer sus productos y servicios requeridos

o no por mí, En la realización de estudios internos sobre hábitos de consumo y/o estadísticas,

Enviarme Información comercial, publicitaria o promocional sobre sus servicios, eventos y/o

promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general,

llevar a cabo campañas, promociones o concursos y todas aquellas actividades asociadas a

los servicios sociales de la Caja de Compensación y EPS para sus afiliados, Compartir,

incluyendo la transferencia y transmisión de mis datos personales, a las administradoras

encargadas de la seguridad social, dirigidos a la actualización de mi afiliación y/o traslado en

el sistema, Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de mis datos personales a

terceros países para los fines relacionados con las funciones propias de Caja y EPS. Estas

actividades las podrán realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo

móvil, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por

conocer.

Nombre: __________________________ Firma: __________________________

Identificación: ______________________ Fecha: __________________________

http://www.compensar.com.co/protecciondatos.aspx

de 52

21.4 Anexo No. 4 – Experiencia comercial (anexo Excel)

21.5 Anexo No. 5 – Plantilla para cotizar (anexo Excel)

21.6 Anexo No. 6 – Brief (anexo pdf)

21.7 Anexo No. 7 – Experiencia equipo (anexo Excel)

22. Minuta proforma

CONTRATO

No.:

CONTRATISTA:

_____

_______________

CONTRATANTE CCF COMPENSAR

OBJETO:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXX.

VALOR

ESTIMADO

DEL

CONTRATO:

____________ DE PESOS ($____.000.000.000) MÁS IVA

DURACIÓN: XXX (XX) XXX, DESDE EL XXX DE XXX DE XXX HASTA EL XXX DE

XXX DE XXXX

SUPERVISORE

S:

XXXXXXXXXXX –TÉCNICO-

SUPERVISOR TECNCO

XXXXXXXXXXXXXXXXXX -ADMVO-

NEGOCIADOR O QUIENES HAGAN SUS VECES

El presente contrato de prestación de servicios se celebra entre las siguientes partes:

de 52

A. CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMPENSAR, corporación sin ánimo de

lucro, con personería jurídica otorgada mediante resolución número 2409 de fecha

30 de junio de 1978 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social con

NIT 860.066.942-7, representada en este acto por _______________, mayor

de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXX de Bogotá, quien

actúa en su calidad de apoderado del representante legal como consta en poder

general otorgado según escritura pública No. XXX de la Notaría 38 del Círculo de

Bogotá, quien en adelante y para todos los efectos del presente documento se

denominará COMPENSAR.

B. _____________, con NIT. _______, representada en este acto por

__________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número

XXXXXXXXXXXXXX quien actúa en su calidad de representante legal, como consta

en certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de

Comercio de Bogotá, quien en adelante y para todos los efectos del presente

documento se denominará el CONTRATISTA.

El presente contrato se rige por las siguientes:

CLÁUSULA PRIMERA

OBJETO, ALCANCE Y EJECUCIÓN

DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA se obliga para con COMPENSAR, a prestar el XXXXXXXXXXX; de

conformidad con la propuesta presentada por el CONTRATISTA de

XXXXXXXXXXXXXXXXXX, documentos que hacen parte integral del presente contrato.

El CONTRATISTA se obliga a prestar sus servicios en la cantidad, calidad,

especificaciones y oportunidad que le indique COMPENSAR de acuerdo con la oferta

presentada por el CONTRATISTA.

El presente contrato se ejecutará a través de órdenes de pedido que incluirán todas las

condiciones de forma y lugar de entrega de cada uno de los servicios objeto del presente

contrato. COMPENSAR remitirá la solicitud de pedido al CONTRATISTA por cualquier

medio idóneo, entiéndase por estos correo electrónico o telefónicamente.

Los servicios adicionales a los negociados inicialmente por COMPENSAR, serán revisados

y aprobados por Compras y Abastecimiento en conjunto con el supervisor técnico, previa

aprobación de la propuesta comercial y económica presentada por El CONTRATISTA,

cuyos precios deberán estar acordes con los precios del mercado.

de 52

El presente contrato no tiene obligación de exclusividad de ninguna de las partes. Por lo

tanto, COMPENSAR podrá adquirir los servicios objeto de este contrato con otros

proveedores.

CLÁUSULA SEGUNDA

VALOR, PRECIOS Y FORMA DE PAGO

El valor del contrato será de hasta ___________ MILLONES DE PESOS

($_____.000.000.000) MÁS IVA.

Para todos los efectos legales y fiscales el valor será el total de los pagos efectuados por

COMPENSAR por los servicios efectivamente prestados durante el plazo del contrato o el

que se establezca al momento de su terminación y liquidación respectiva. El presente

contrato no obliga a COMPENSAR, a solicitar servicios hasta por el valor total señalado en

la presente clausula.

COMPENSAR pagará a EL PROVEEDOR las sumas que se deriven del presente contrato,

dentro de los sesenta (60) días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura

correspondiente a los servicios efectivamente prestados de acuerdo al recibido a

satisfacción del supervisor técnico.

Los precios establecidos para los servicios objeto de este contrato se enlistan en la

propuesta presentada por EL PROVEEDOR la cual hace parte integral del presente

contrato. Sin embargo, los productos diferentes o similares a los negociados inicialmente

por COMPENSAR serán revisados y aprobados por Compras y Abastecimiento en

conjunto con el Supervisor Técnico, previa aprobación de la propuesta económica

presentada por el PROVEEDOR, cuyos precios deberán estar acordes a los ofrecidos por

el mercado.

Para el pago el CONTRATISTA debe cumplir con la entrega de reportes e informes de

gestión en los tiempos establecidos por el interventor del contrato.

Parágrafo primero: todo pago se hará en pesos colombianos más el IVA

correspondiente y para su aprobación es necesario el visto bueno del supervisor técnico

a través de la certificación de recibo a satisfacción. La factura además de los requisitos

de ley, debe anexar la acreditación del pago de aportes al sistema general de seguridad

social integral (salud, pensiones y riesgos laborales) de todo el personal que emplea

para el desarrollo de este contrato. Sin este requisito la factura se entenderá no radicada,

así se hubiere remitido oportunamente a COMPENSAR. La certificación de recibo a

satisfacción se expedirá al contratista una vez se hayan cumplido con todos los criterios

de aceptación acordados por las partes en este contrato y en sus respectivos anexos.

de 52

Parágrafo segundo: los gastos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones que se

causen en ocasión del presente contrato, estarán a cargo y deberán ser pagadas por la

parte que esté obligada según la ley y en la proporción que le corresponda.

COMPENSAR en cada pago realizará los descuentos y retenciones de ley a que haya lugar.

CLÁUSULA TERCERA

PLAZO, TERMINACION Y LIQUIDACIÓN

El plazo de ejecución del presente contrato es _____ (__) años, desde _____ XXX hasta

________ de XXXX.

El plazo del presente contrato podrá ser suspendido de común acuerdo entre las partes,

lo cual constará en documento particular dispuesto para tal fin. El término de suspensión

del contrato no se computará para efectos de los plazos del contrato, ni generará valores

durante el tiempo de la suspensión a favor del CONTRATISTA.

Además de las causales establecidas en la ley, el plazo de este contrato se terminará:

1. Por expiración del plazo.

2. Por mutuo acuerdo.

3. Por mora en cumplimiento de los servicios.

4. Por decisión unilateral de cualquiera de las partes debidamente notificada por

escrito a la otra parte con una antelación no inferior a quince (15) días calendario,

sin que para ello se requiera invocar causal o motivo alguno y sin que se genere

ningún tipo de indemnización.

5. Por declaración de incumplimiento, conforme a lo previsto en la cláusula sexta del

presente contrato.

6. Por pérdida de capacidad legal, técnica o financiera del CONTRATISTA.

El presente contrato se liquidará a su terminación garantizando que las partes quedan a

paz y salvo por todo concepto.

CLÁUSULA CUARTA

OBLIGACIONES DE LAS PARTES

de 52

Obligaciones del CONTRATISTA

1. Prestar los servicios a que se refiere el presente contrato, con la diligencia debida

y de acuerdo con las normas aplicables a las mejores prácticas del sector en el

que se enmarca el servicio que se contrata.

2. Atender los requerimientos de COMPENSAR durante la prestación del servicio de

manera oportuna, garantizando la calidad de los servicios suministrados y

respetando los lineamientos dados por COMPENSAR. En el evento en que se

presenten diferencias en entre lo solicitado por Compensar y el servicio prestado,

el CONTRATISTA hará los correspondientes correctivos a satisfacción de

COMPENSAR.

3. Contar con un sistema de comunicación efectiva para contactar a los supervisores

de COMPENSAR Y DEL CONTRATISTA, que permita la atención inmediata a

incidentes y coordinación del servicio, cada vez que se necesite sin costo

adicional.

4. El CONTRATISTA atenderá llamadas de urgencia sin generar costo adicional para

COMPENSAR los 365 días del año incluyendo domingos y festivos.

5. Realizar plan de trabajo, cronograma de actividades y reuniones de seguimiento

y revisión que den cuenta de la evolución del proceso, los cuales deben evidenciar

una secuencia lógica de los pasos necesarios que se deben llevar a cabo para la

correcta y oportuna ejecución del contrato.

6. Dar cumplimiento al tiempo de entrega acordado previamente con el supervisor

del Contrato y mantenerlo informado en caso de que estos vayan a cambiar por

motivos de fuerza mayor.

7. Una vez finalizado cada servicio, el CONTRATISTA debe entregar informe que

incluya como mínimo:

• Registro fotográfico y de video que evidencia la ejecución de la actividad -

hora de inicio y finalización.

• Descripción general de cómo se desarrolló la actividad.

• Circunstancias que afectaron o favorecieron el desarrollo de la actividad.

• Número de personas impactadas

• Registro opt in

de 52

8. Facilitar el soporte técnico del equipo de trabajo asignado y/o suministro de

servicios, para la atención de las actividades BTL que realiza Compensar a

demanda.

9. Ejecutar con personal idóneo y altamente calificado el objeto contractual, de tal

manera que se garantice la prestación del servicio y con profesionalismo para

desempeñar las responsabilidades conforme al presente contrato.

10. En caso de no ser posible enviar el recurso programado, este debe ser

reemplazado de manera inmediata, con previa autorización de COMPENSAR y

antes del inicio de la actividad, sin que afecte la prestación del servicio.

11. Presentar presupuesto previo a la realización de cada actividad BTL, de acuerdo

con el listado de tarifas negociadas y aprobadas por COMPENSAR.

12. Gestionar la mejor negociación con sus aliados estratégicos logrando la

optimización de costos para COMPENSAR.

13. Realizar su mejor esfuerzo para que COMPENSAR obtenga el mejor precio en la

compra o alquiler de productos y servicios que ofrece el CONTRATISTA a través

de sus terceros, al momento de presentar las propuestas conceptuales

14. Mantener un control administrativo eficiente sobre los trabajos y costos

involucrados en cada actividad BTL.

15. Identificar al personal encargado de la prestación de los servicios, cuando éstos

se encuentren dentro de las instalaciones de COMPENSAR

16. Pagar oportunamente los salarios y las prestaciones sociales e indemnizaciones

laborales del personal que contrate laboralmente para la ejecución del contrato,

o los honorarios, según el caso.

17. Enviar mensualmente al supervisor técnico copia de las afiliaciones realizadas al

Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL y Caja de

Compensación) correspondiente a los ingresos del mes inmediatamente anterior

y fotocopia de las autoliquidaciones junto con la planilla “Unificada de Pago a la

Seguridad Social y Parafiscales” de los trabajadores que prestaron sus servicios

durante el mes anterior. Cada trabajador debe portar su respectivo documento

de afiliación a la seguridad social vigente el cual podrá ser solicitado por

Compensar para la prestación del servicio.

de 52

18. Responder por los daños o pérdidas que puedan ser causados por su personal en

el desempeño de sus actividades, previa comprobación de las causas que

generaron los hechos

19. Garantizar el control y supervisión permanente de todo el personal que asigne

para el cumplimiento del objeto del contrato.

20. Prestar el servicio con los elementos de protección necesarios y procedimientos

establecidos para el cumplimiento adecuado de las labores y actividades

derivadas del desarrollo del contrato y de acuerdo al cargo desempeñado.

21. Cumplir con todas las obligaciones, deberes y/o requisitos técnicos requeridos

para el desarrollo de la actividad contratada y que se relacionan con el

cumplimiento de normas de seguridad industrial, salud en el trabajo y medio

ambiente, conservando todos los documentos soporte y o registros pertinentes.

22. Prestar el servicio en las diferentes sedes dentro de los horarios pactados con

COMPENSAR. Para esta actividad el CONTRATISTA deberá suministrar la

información que COMPENSAR requiera con el fin de validar su cumplimiento.

23. Identificar y reportar oportunamente las anomalías que se presenten en la

prestación de los servicios y efectuar los correctivos de forma oportuna.

24. Asistir a las reuniones periódicas programadas por el supervisor técnico del

contrato y ejecutar las tareas producto de las mismas.

25. Contar con los equipos tecnológicos y herramientas necesarias para la prestación

de los servicios, las cuales deben estar administradas y operadas por su personas

debidamente capacitado para realizar estas funciones.

26. Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro

del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución.

27. Presentar la facturación correspondiente, dentro de la periodicidad y plazos

señalados por COMPENSAR.

28. Acreditar documentalmente ante COMPENSAR, cuando sea requerido, que cuenta

con las autorizaciones y demás documentos necesarios, de conformidad con la

normatividad vigente, exigidas por las autoridades competentes para la

comercialización de la prestación del servicio.

de 52

29. Dar cumplimiento a los acuerdos de niveles de servicio (ANS), estipulados en el

Anexo No. 1 para atender las necesidades de Compensar.

30. Adherirse a las políticas, directrices generales e indicadores de evaluación del

servicio, indicadas por COMPENSAR.

31. Las demás que se surjan de la ejecución del presente contrato y de la ley.

Obligaciones de COMPENSAR

1. Pagar al CONTRATISTA el valor del presente contrato, de acuerdo con lo

estipulado.

2. Colaborar con el CONTRATISTA para que el objeto del contrato se cumpla a

cabalidad, sin que ello implique relevar al CONTRATISTA de sus responsabilidades.

3. Proporcionar la información requerida el CONTRATISTA para la adecuada ejecución

del contrato.

4. Mantener debidamente informado al CONTRATISTA de cualquier evento que afecte

o llegare a afectar el desarrollo del objeto convenido.

5. Las demás que se surjan de la ejecución del presente contrato y de la ley.

CLÁUSULA QUINTA

GARANTIAS

EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de EL CONTRATANTE, las pólizas de

seguros que se relacionan a continuación y las cuales hacen parte integral del presente

contrato, bajo el programa de atención a contratistas, exclusivamente a través de WILLIS

COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS S.A, y las mantendrá vigentes durante la

ejecución del contrato, sus prórrogas y liquidación final:

1. Póliza de cumplimiento por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato,

con vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.

2. Póliza de calidad por el veinte por ciento (20%) del valor total estimado del

contrato, con vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.

de 52

3. Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales por un 15% del valor del contrato

y vigencia igual a la duración del contrato y tres (3) años más.

4. Póliza de responsabilidad civil extracontractual, por un 20% del valor del contrato y

vigencia igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.

El término, que EL CONTRATISTA tiene para la solicitud, constitución, pago y entrega a

EL CONTRATANTE de las anteriores garantías junto con los recibos de pago

correspondientes, será de cinco (5) días hábiles a partir de la firma del Contrato o del

Acta de Entrega a satisfacción de las labores contratadas según el caso.

Si el CONTRATISTA no entrega las pólizas en el plazo estipulado, se entenderá que desiste

de iniciar la ejecución del presente contrato.

Las garantías deberán renovarse y adicionarse en el plazo y porcentaje acordado por las

partes cada vez que se modifique o prorrogue el contrato.

El CONTRATISTA reconstituirá las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado

por razón de siniestros.

Si la compañía aseguradora establece en la póliza algún porcentaje como deducible y lo

hace efectivo en caso de siniestro, el mismo será asumido por el CONTRATISTA.

CLÁUSULA SEXTA

NATURALEZA DEL CONTRATO, RESPONSABILIDAD

SOLIDARIDAD, E INCUMPLIMIENTO

El presente contrato se regirá por las normas del derecho privado.

Entre las partes y para los efectos del presente contrato, no existe relación laboral de

naturaleza alguna. Por lo tanto, cada una de las partes será responsable de las relaciones

laborales con sus empleados, y de los pagos de aportes parafiscales correspondientes y

no existirán obligaciones solidarias, ni surgirá la figura jurídica de sustitución patronal.

EL CONTRATISTA responderá por todos los daños y perjuicios que cause a COMPENSAR

y/o terceros, como resultado directo de la violación o negligencia en el cumplimiento de

sus obligaciones, legales, contractuales y o reglamentarias, respecto de la prestación de

servicios contratada.

de 52

En la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA obra por su propia cuenta, con plena

autonomía directiva, administrativa y técnica. En ningún caso EL CONTRATISTA invocará

judicialmente, la existencia de solidaridad con COMPENSAR.

En el evento en que COMPENSAR sea requerido judicialmente con el fin de exigir

indemnización de perjuicios en razón o con ocasión de la ejecución de este contrato,

COMPENSAR llamará en garantía al CONTRATISTA y repetirá contra éste, quien

compensará el total de los perjuicios que COMPENSAR sea obligada a pagar

judicialmente por daños imputables al CONTRATISTA.

El CONTRATISTA mantendrá indemne a COMPENSAR de toda demanda, reclamación o

acciones legales en su contra y que sean responsabilidad del CONTRATISTA, conforme

a lo pactado en este contrato.

De presentarse incumplimiento en las fechas de entrega y/o inconformidad en la calidad

del servicio contratado por COMPENSAR, el contrato será resuelto de pleno derecho, sin

perjuicio de las acciones que deba iniciar COMPENSAR, en procura de reparar los daños

generados por el incumplimiento.

En caso de mora o incumplimiento en los entregables o prestación de servicios definidos

en el presente contrato, se tendrán en cuenta los criterios definidos en el Anexo No. 1

“Acuerdos de niveles de servicio (ANS)” documento que hace parte integral de este

contrato.

En el evento en que cualquiera de las partes incumpla total o parcialmente sus

obligaciones legales o contractuales, pagará a la otra, como sanción penal pecuniaria una

suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total estimado del contrato a título de

pena, sin perjuicio de que se solicite la totalidad del valor de los daños causados por el

incumplimiento.

Prestará mérito ejecutivo para el cobro de la cláusula penal la copia auténtica del

presente Contrato, acompañada de la simple notificación de incumplimiento hecha por

la Parte cumplidora a la incumplidora, entendiéndose dicha notificación como

constitución en mora.

Las Partes acuerdan que la presente cláusula penal no constituye una estimación

anticipada de perjuicios, y por el hecho de exigirse la pena estipulada en este Contrato,

con ello no se está renunciando al derecho de cobro de la indemnización de los perjuicios

que se ocasionen. En todo caso convienen las Partes que la reclamación de los perjuicios

entre las mismas se limitará a los daños directos sufridos con exclusión del lucro cesante.

La omisión de una de las Partes de exigir el estricto cumplimiento y ejecución de los

términos y condiciones del mismo, no constituye renuncia a dichos términos y condiciones

de 52

en el futuro, ni impide que dicha Parte insista en el estricto cumplimiento y ejecución de

dichos términos y condiciones en un momento posterior.

CLÁUSULA SEPTIMA

INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES

Y CONFLICTO DE INTERESES

Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o

incompatibilidades para suscribir el presente contrato conforme lo establecido en el

Decreto 2463 de 1981 y demás normatividad aplicable.

Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad

con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002 y demás normatividad aplicable.

El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al supervisor del contrato

designado por COMPENSAR cualquier hecho que afecte el régimen de inhabilidades,

incompatibilidades o conflicto de intereses señalado y adelantará todas las gestiones que

sean necesarias a fin de superar la contingencia que sobre esa materia se presente.

CLÁUSULA OCTAVA

SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Si surgieran discrepancias o controversias de cualquier índole entre las “Partes” con

motivo de la ejecución, interpretación o liquidación de este contrato y/o sus adiciones,

y antes de iniciar el procedimiento arbitral las “Partes” se obligan a iniciar un

procedimiento amistoso de resolución de conflictos bajo los principios de buena fe y

conciliación conforme a las siguientes reglas:

La Parte que considere que se ha producido o se puede producir un incumplimiento o

controversia deberá comunicárselo por escrito a la otra Parte a través de los supervisores

o designados para el control de la ejecución del contrato con indicación detallada en un

informe del incumplimiento o controversia y convocándole a una reunión en el domicilio

contractual a celebrar entre los días 3º y 5º hábiles desde la recepción de dicha

comunicación.

Recibida la comunicación la otra Parte deberá remitir a la Parte comunicante y en el

plazo de 2 días hábiles, un escrito también detallado sobre su opinión respecto al

incumplimiento o la controversia.

de 52

Las “Partes” estarán obligadas a reunirse en el lugar y fecha señalados en la

comunicación, en la que tratarán de resolver de buena fe la controversia suscitada.

Si en esa primera reunión las “Partes” no llegasen a un acuerdo, deberán celebrar

durante los 5 días hábiles siguientes, una segunda reunión a la que deberán asistir, en

representación de cada Parte, aquellas personas que representen los derechos de cada

parte y además tengan mayor capacidad de decisión y facultad de conciliación.

Desde la celebración de esa segunda reunión, las “Partes” dispondrán de un plazo de 5

días hábiles para llegar a un acuerdo. El acuerdo al que en su caso se llegase, deberá

plasmarse por escrito, pasando a formar parte de este contrato para todos los efectos.

Si las Partes no hubiesen resuelto las discrepancias o controversias conforme al

procedimiento y en el plazo establecido en la cláusula anterior, acudirán a un tribunal

de arbitramento que será integrado por un árbitro designado por las Partes de común

acuerdo. Si no se llegare a un acuerdo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a

la decisión de una de las Partes de convocar al tribunal de arbitramento, el árbitro será

designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá

D.C. de las listas que éste tiene para tal efecto. El arbitraje será en derecho y al mismo

le serán de aplicación las normas del citado Centro.

CLÁUSULA NOVENA

OTRAS DISPOCISIONES

AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. El CONTRATISTA,

con la suscripción del presente contrato manifiesta que cumple con toda la normatividad

vigente relacionada con sus deberes, afiliación y pago de aportes al Sistema General de

Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y Sistema de Subsidio

Familiar) de todo el personal que emplea para el desarrollo de este contrato.

SUPERVISORES DEL CONTRATO. La supervisión y responsabilidad en la

verificación y seguimiento a lo pactado en el presente contrato estará a cargo de

XXXXXXXXXXXXXXXX, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX o quienes

hagan sus veces, quienes cumplirán las funciones previstas en el procedimiento de

contratación de COMPENSAR y se encuentran debidamente facultados para la

suscripción actas, anexos o documentos de índole contractual que no modifiquen el

objeto ni las condiciones del presente contrato.

CONFIDENCIALIDAD. Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información

de carácter confidencial que conozcan o intercambien con ocasión del presente

de 52

contrato. Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información

no llegue a terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún

objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del

cumplimiento del presente contrato.

TRANSPARENCIA. Cada parte declara que ni ella, ni los funcionarios directamente

involucrados en la negociación de este contrato de prestación de servicios han

ofrecido comisión, privilegio o dádiva alguna a la otra parte o a sus funcionarios y

acepta que toda falta propia o de sus funcionarios en torno a la transparencia con

motivo de la negociación, celebración o ejecución de este contrato de PRESTACIÓN

DE SERVICIOS constituye un incumplimiento grave al mismo. Así mismo cada parte

declara con los mismos efectos que ni ella ni sus funcionarios vinculados a la

celebración o ejecución del convenio se encuentran incursos en situación de conflicto

de interés, obligándose en cualquier caso a revelar toda situación de conflicto de

intereses existente o sobreviniente, siendo entendido que la parte o funcionario en

quien concurra una situación de conflicto de interés se encuentra impedido para

actuar en situación de conflicto salvo autorización expresa de la otra parte. Las partes

declaran que la transparencia es un elemento clave del presente contrato y cuya falta

permite su terminación en cualquier tiempo.

CESIÓN DEL CONTRATO. El CONTRATISTA no podrá ceder en todo o en parte el

presente contrato salvo autorización previa, expresa y escrita por parte de

COMPENSAR.

SUBCONTRATACIÓN. EL CONTRATISTA no podrá subcontratar ejecución de alguna o

todas sus obligaciones sin que COMPENSAR lo autorice expresamente, por escrito y

previo a la ejecución de esas obligaciones.

MODIFICACIONES ESCRITAS. Cualquier modificación que acuerden las partes

deberá hacerse constar por escrito. Sin dicha formalidad se reputará inexistente.

CONDICIÓN DE MODIFICACIÓN. Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja

de Compensación Familiar sometida a control y vigilancia del Estado, en el evento en

que éste modifique las leyes y decretos reglamentarios que rigen el funcionamiento

de las Cajas o la Superintendencia del Subsidio Familiar dicte normas que las afecten

o adopte decisiones que incidan en la ejecución del presente contrato, el

CONTRATISTA se obliga a sujetarse a las nuevas disposiciones y requisitos que se

establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del contrato, si a ello hubiere lugar

PROPIEDAD INTELECTUAL.- Para efectos de esta Alianza se entiende como

“Propiedad” de cada una de las Partes toda la información confidencial, fórmulas, bases

de 52

de datos, procesos, planes de trabajo, información técnica, operativa y de configuración,

esquemas, datos, “know–how”, secretos industriales, ideas, herramientas, diseños,

aplicaciones, desarrollos, invenciones, productos, subproductos, componentes,

materiales y todos los demás activos tangibles e intangibles con valor comercial, o sin

él, pero que en alguna forma representen activos o valores intelectuales cualquiera de

las involucradas, incluyendo pero sin limitarse a hardware o software, que directa y/o

indirectamente sean suministrados y/o conocidos en virtud o con relación a la ejecución

del presente contrato.

Así mismo, toda la propiedad industrial, intelectual, artística, y/o científica, incluyendo,

pero sin limitarse a derechos, marcas, patentes, derechos de autor, invenciones y/o

secretos industriales, en adelante “Derechos de Propiedad Intelectual”, permanecerán

de forma exclusiva, única y valiosa propiedad de cada Parte, según corresponda. En

consecuencia, ninguna de las Partes bajo el presente convenio obtiene bajo ningún título,

incluyendo, pero sin limitarse a, concesión, uso, usufructo, licencia, depósito, préstamo,

alquiler ni propiedad alguna sobre los Derechos de Propiedad Intelectual, como

consecuencia de la ejecución del convenio, ni podrá utilizar la información recibida en

ningún caso, en beneficio propio o de terceros.

PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS. Las Partes declaran que los recursos

utilizados para el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, objeto del presente

contrato no provienen ni provendrán de actividades ilícitas tales como el narcotráfico,

terrorismo y financiación del terrorismo, lavado de activos, testaferrato, tráfico de

estupefacientes o delitos contra el orden constitucional, o que de alguna manera

contraríen las leyes de la República, la moral o las buenas costumbres, así como no estar

reportado en la lista Clinton, ni en otra de la misma naturaleza. Así mismo se obliga para

con la otra Parte a implementar las medidas tendientes a evitar que sus operaciones

puedan ser utilizadas sin su conocimiento y consentimiento como instrumentos para el

ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros

bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a estas

actividades.

Por lo anterior, cada Parte podrá terminar de manera unilateral e inmediata el presente

contrato en caso que de que la otra, sus socios o accionistas y/o sus administradores

llegaren a ser: (i) vinculados por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo

de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, lavado de activos, financiación

del terrorismo, testaferrato, tráfico de estupefacientes o cualquier delito contra el orden

constitucional (ii) ser incluido en listas para el control de lavado de activos y financiación

del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como

la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior OFAC emitida por la Oficina del

Tesoro de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las

de 52

Naciones Unidas y otras listas públicas relacionadas con el tema del lavado de activos y

financiación del terrorismo, o (iii) condenado por parte de las autoridades competentes

en cualquier tipo de proceso judicial relacionado con la comisión de delitos de igual o

similar naturaleza a los indicados en esta cláusula.

MÉRITO EJECUTIVO El presente contrato presta mérito ejecutivo para todos los efectos

y así lo aceptan expresamente las partes.

DOCUMENTOS DEL CONTRATO. Forman parte del presente contrato y por tanto obligan

a las partes los siguientes documentos:

1. La propuesta presentada por el contratista

2. Las solicitudes que se emitan en virtud del presente contrato.

3. Anexo No. 1 “Acuerdos de niveles de servicio (ANS)”

4. Las pólizas que garantizan el contrato y que están determinadas en el presente

instrumento.

5. Los demás documentos que se generen con ocasión de la relación contractual y

los demás que surjan en las etapas precontractual, contractual y poscontractual,

siempre que estén suscritos por ambas partes.

NOTIFICACIONES.

A. COMPENSAR.

Atn: XXXXXXXXXXXXXXX

Dirección. Av 68 No. 49A - 47.

Teléfono: 4280666

B. EL CONTRATISTA

Atn: _______________

Dirección: ______________

Correo electrónico: __________@_________.com.co

Teléfono: ____________

LEGALIZACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO. El presente contrato se perfecciona con la

firma de las partes y se legaliza con la aprobación de las respectivas pólizas.

DOMICILIO CONTRACTUAL. Para todos los efectos del presente contrato se tendrá

como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C.

Las partes manifiestan que este contrato reemplaza en todas sus partes a cualquier otro

convenio anterior, verbal o escrito y que han procedido a la lectura total y cuidadosa

de 52

del contenido de este documento y se obligan a todo lo acordado en señal de lo cual lo

suscriben en dos originales del mismo valor, en Bogotá D.C. a los

COMPENSAR EL CONTRATISTA

________________________ __________________

Representante legal Representante Legal

Anexo No. 1 Acuerdos de niveles de servicio (ANS)

Teniendo en cuenta que de manera simultánea se podrán recibir solicitudes para los

diferentes servicios que ofrece Compensar, el contratista se compromete a dar cumplimiento

a los ANS definidos para atender a las necesidades de Compensar.

15.7.1 Equipo de trabajo

Durante la ejecución del contrato el CONTRATISTA deberá mantener el personal que hace

parte del equipo mínimo de trabajo de acuerdo con lo indicado en su propuesta. No podrá

sustituirlo sin justa causa y sin la autorización previa, expresa, y escrita de Compensar.

Para que se autorice la sustitución, el candidato debe cumplir con los mismos o mejores

requisitos de formación académica, experiencia general y experiencia específica propuestos

para Compensar de acuerdo con los términos de referencia establecidos en el presente

documento.

COMPENSAR se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes

del equipo, si a juicio del supervisor no cumple con funciones y responsabilidades requeridas

y acordadas para la ejecución del contrato. El CONTRATISTA deberá garantizar que el grupo de trabajo asignado en cada actividad

BTL cumpla con una imagen personal adecuada, que proyecte, pulcritud y profesionalismo,

acorde a la imagen que se desea comunicar a las empresas, clientes y aliados de Compensar.

En función de cada actividad, el contratista se compromete, a una vez se legalice el contrato

de 52

definir en conjunto con COMPENSAR el código de vestuario y estilo de comunicación que

debe manejar el equipo de trabajo que estará atendiendo las necesidades de Compensar.

15.7.2 Tiempos de respuesta e indicadores de gestión

Los siguientes son los tiempos e indicadores con los que se medirá el cumplimiento del

objeto del contrato:

15.7.3 Facturación ANS

La facturación correspondiente deberá ser remitida dentro de los días (10) días hábiles

siguientes a la finalización de cada una de las actividades BTL.

Para efectos de realizar el desembolso correspondiente a cada pago, el CONTRATISTA debe

adjuntar a las facturas, la orden de compra, el recibo a satisfacción firmado por el supervisor

técnico de COMPENSAR y copia legible de los pagos efectuados de las afiliaciones

realizadas al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL y Caja de

Compensación) correspondiente a los ingresos del mes inmediatamente anterior y fotocopia

de las autoliquidaciones junto con la planilla “Unificada de Pago a la Seguridad Social y

Parafiscales” de los trabajadores que prestaron sus servicios durante el mes anterior.

15.7.4 Canal de comunicación

El proveedor deberá contar con un gerente o ejecutivo de cuenta dedicado para cada una de

las opciones requeridas en la presente invitación a cotizar y tendrá comunicación directa con

de 52

el supervisor técnico y administrativo del contrato con dedicación 7X24 (según se requiera

para cumplir la ejecución y objetivos de las necesidades y actividades previstas), esta persona

debe tener capacidad de decisión inmediata y gestión de las necesidades que puedan

requerirse en la ejecución del contrato.

15.7.5 Acciones en caso de incumplimiento del ANS

Todas las desviaciones a la baja en el nivel de cumplimiento del servicio estarán

asociadas a una compensación por parte del proveedor a Compensar, reflejada en la

factura objeto de cobro donde se evidencie el no cumplimiento.

Siempre que los niveles no se cumplan, el CONTRATISTA deberá remunerar a

COMPENSAR, de la siguiente manera:

15.7.6 Producto no conforme (PNC)

Entendiéndose PNC el incumplimiento de los requisitos establecido para la prestación

del servicio contratado, Compensar:

• Radicará el producto no conforme PNC, documentando la novedad y evidenciando la

desviación presentada.

• Notificará al CONTRATISTA la aplicación del PNC a través de correo electrónico,

teniendo el CONTRATISTA 2 días hábiles (a partir del envío de información) para

de 52

sustentar la no conformidad y establecer acciones que mitiguen los riesgos generadores de

la no conformidad. En caso de no obtener respuesta en el plazo acordado, o que la misma

no sea satisfactoria se dará por aceptado.

• En los casos en que COMPENSAR solicite la presentación de planes de acción, el

proveedor dispondrá de 2 días hábiles para la entrega del mismo; Compensar podrá rechazar

dicho plan cuando considere que con las acciones presentadas no se mitiga la situación.

15.7.7 Incidentes

Entendiéndose incidente como los pormenores, riesgos e impactos que se generen del

desarrollo de la prestación del servicio y que afecte en término de: costo, seguridad,

frecuencia, imagen y detección a Compensar:

• El CONTRATISTA deberá reportar en un plazo máximo de 24 horas novedades todos los

pormenores, riesgos e impactos frente a la ejecución del servicio detecte, que interfieran en

la prestación y cumplimiento de los acuerdos pactados, de lo contrario se procederá con la

aplicación de las diferentes penalizaciones que den a lugar.

• De presentarse incidentes que afectan las condiciones del servicio en los niveles de

desviación establecidos en el numeral 15.6.2, se afectara la facturación del periodo de

acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 15.6.5.

• COMPENSAR podrá solicitar al CONTRATISTA la elaboración de planes de acción con

los cuales se mitiguen las desviaciones presentadas que están generando incumplimiento a

los acuerdos pactados.

SOLICITUD DE PROPUESTAS – RFP · 2018-07-24 · Página 5 de 52 6. Costos de la propuesta. Los...

Documents

Transcript of SOLICITUD DE PROPUESTAS – RFP · 2018-07-24 · Página 5 de 52 6. Costos de la propuesta. Los...