Fecha: ABRIL 2013

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Aprobó:SENACSA

Hoja Nº 1

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

Introducción Un S.O.P. consiste en una serie de instrucciones escritas que documentan una rutina o actividad repetitiva que tiene lugar dentro de una organización y representa una parte primordial dentro de la Cultura de Calidad ya que brinda a las personas la información necesaria para desempeñar las tareas de manera correcta facilitando la consistencia del resultado en calidad e integridad. Los SOPs son documentos que describen de forma clara y sencilla la manera de realizar una operación o un proceso y las responsabilidades de las personas implicadas en el mismo. Todos los registros, datos, nóminas y otra información perteneciente al SOP deberá ser mantenida en archivo y estar disponible para el auditado del SENCASA.

Marco normativa. Este SOP esta encuadrado en las funciones asignadas al personal de las Comisiones de Salud Animal –CSA- por la Resoluciones SENACSA: 2031/12, 199/2012 e instituidas en El Manual Técnico Operativo para la Vacunación Contra la Fiebre Aftosa 2013 para facilitar la realización de las actividades de vacunación con eficiencia y cumplir satisfactoriamente con el objetivo de la inmunización del ganado bovino nacional en un 100 %. Descripción La vacunación es un proceso secuencial que comienza con la elaboración de la vacuna y finaliza cuando ésta es aplicada en el animal y se genera la protección inmunitaria. Por tratarse de una sucesión de acciones, cada uno de los eslabones que conforman esta cadena debe ser individualmente preciso para alcanzar el objetivo final buscado.

Fecha: ABRIL 2013

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Hoja Nº 2

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

Responsabilidades Las Comisiones de Salud Animal en sus Centros de distribución de vacuna, los Coordinadores, Subcoordinadores, Certificadores y Vacunadores designados por la CSA, con la aprobación del SENACSA son los responsables de la operatoria de la vacunación. Ámbito de aplicación Este SOP está dirigido a las Comisiones de Salud Animal, responsables de los Centros de distribución de vacunas (CDV), los coordinadores y subcoordinadores de vacunación y los operadores del módulo informático de los CDV. Las funciones y requisitos que deben reunir para la habilitación y procedimientos de los CDV se encuentran determinadas por Resolución de la Presidencia del SENACSA Nº 199/12. Centro de distribución de vacunas (CDV) Creado por Resolución Nº 199/2012 del SENACSA.

Responsables: Los CDV Serán responsabilidad de las CSA, que deberán:

a.- Cumplir con todas las disposiciones establecidas para la habilitación por el Servicio Oficial.

b.- Disponer en lugar visible la Resolución o Certificado de habilitación vigente del SENACSA y la calcomanía pertinente.

c.- Utilizar y mantener actualizada la planilla de Registro Diario de Temperatura.

d.- Mantener las condiciones higiénico - sanitarias y de infraestructura.

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Hoja Nº 3

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

Para cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos en la Resolución 199/2012 se deberá:

Habilitar o rehabilitar el CDV: A- Los requisitos legales son los siguientes:

- La CSA deberá solicitar a la UZ de su jurisdicción la habilitación como CDV, por lo menos 15 días antes de la fecha en que se tiene previsto iniciar para operar en el CDV. Nunca un CDV podrá iniciar sus operaciones antes de contar con la resolución de habilitación/rehabilitación del año respectivo. - Los documentos a presentar para la habilitación son los siguientes:

Solicitud de habilitación de Casas Expendedoras y/o Centros de Distribución de Vacuna Antiaftosa de la Comisión de Salud Animal debidamente completada, firmadas por el responsable de la CSA y del Coordinador/ subcoordinador técnico de vacunación (Anexo); proveída por el SENACSA, adjuntando:

a) Fotocopia del Registro Único del Contribuyente (RUC), fotocopia de la resolución de reconocimiento de la CSA. b) Fotocopia autenticada de la Cédula de Identidad y del Registro Profesional actualizado expedido por el Ministerio de Agricultura y Ganadería, del Asesor Técnico Veterinario. c) Fotocopia autenticada de la Cédula de Identidad del responsable de la operación en el Modulo “Casas Expendedoras de Vacuna” del Sistema Informático SIGOR III, quien debe tener como mínimo un nivel de operador básico de computadoras. d) Abonar el arancel correspondiente al SENACSA.

B- los requisitos técnicos sanitarios mínimos requeridos para aprobar la habilitación por parte del Jefe de Unidad Zonal son los siguientes:

1. La corriente eléctrica deberá ser continua y segura.

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Hoja Nº 4

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

2. Disponer de generador alternativo de corriente con capacidad suficiente al requerimiento del Centro de distribución de vacuna antiaftosa de la Comisión de Salud Animal para casos de corte de suministro de energía eléctrica en donde se asegure la cadena de frío de las vacunas. Los generadores deberán contar con un sistema de arranque automático en caso de cortes de suministro eléctrico o, en su defecto, contar con un procedimiento de emergencia debidamente documentado con un responsable permanente.

3. Disponer conexión a Internet, la conexión debe ser segura y permanente ya que no se podrá expedir ningún documento ni vacuna sin la emisión de certificados.

4. Disponer de una computadora con Sistema Operativo Windows XP o superior, Linux con impresora láser o a chorro de tinta. Especificaciones tecnológicas para soporte del Modulo “Casas Expendedoras de Vacuna” del Sistema Informático SIGORIII, ver anexo.

5. Contar con equipo de refrigeración (visicooler, equipo de refrigeración industrial o cámara de frío), de uso exclusivo para los biológicos, cuya capacidad máxima de almacenamiento será determinada por el Servicio Oficial (SO), de acuerdo a la capacidad del equipo. No se permitirá la utilización de heladeras tipo doméstico para el mantenimiento de vacunas.

6. Contar con un termómetro digital por cada equipo de refrigeración.

7. Disponer de un stock de cajas térmicas compatibles con la capacidad máxima de almacenamiento de los equipos de refrigeración, determinada por el Servicio Oficial (SO).

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Hoja Nº 5

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

8. Disponer de condiciones para mantener un stock de hielo suficiente para refrigeración del biológico.

9. Contar con las condiciones higiénico - sanitarias y de infraestructura.

Solo una vez que el CDV cuente con la resolución de habilitación el CDV podrá operar.

PASOS RESPONSABLES ACTIVIDAD

1- Adquisición de

vacunas de Casas expendedoras tipa A

CSA

Proveer correctamente a la casa expendedora, el número de RUC y el N° de habilitación del CDV de destino.

Controlar el Certificado Oficial de venta de vacuna, los datos estén correctamente completados.

Comunicar al JUZ la próxima inmediata (12 hs antes por lo menos) llegada de vacuna al CDV a fin de realizar su verificación de llegada.

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Hoja Nº 6

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

2- Transporte y

recepción de vacuna en el CDV

CSA

JUZ

Transportar los Frascos de vacunas en cajas térmicas y con la cantidad adecuada de hielo, directamente de la Casa expendedora, en vehículos adecuados, nunca en transporte público ni en la carrocerías de camionetas expuestas al sol.

Nunca abrir la caja térmica sin la presencia del funcionario oficial.

Las dosis automáticamente son dadas de alta en el SIGOR

Controlar el estado de recepción de las vacunas y labrar acta según sus procedimientos.

En caso de no cumplirse estos procedimientos o la adecuada conservación de la vacuna el JUZ deberá intervenir las vacunas.

3- Manejo de la vacuna

en el CDV

Operador de CSA

Coordinador/ subcoordinador de vacunación.

Una vez habilitado por el funcionario oficial, deberá disponer de los frascos de vacuna en los equipos de frío, lo más rápido posible a fin de mantener la cadena de frío del biológico.

Controlar el procedimiento.

4- Emisión de Certificado de vacuna

Operador informático de CDV

Deberá ingresar al SIGOR, al Módulo Casa expendedora, ingresar a la pantalla de expedición de “Certificado de Venta”

Deberá tildar el Tipo de comprador, que en el caso de pequeños productores atendidos por VA, se emitirán los certificados a nombre del vacunador. En caso de propietarios mayores de 100, se tildará “Propietario Ganadero” y se emitirá el certificado a nombre del Ganadero.

Introducir el Doc. Comprador, teniendo en cuenta lo descripto en el párrafo anterior.

Establecimiento: en caso de que el destinatario sea un ganadero mayor, se

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Hoja Nº 7

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

deberá tener muy en cuenta el código de establecimiento de destino.

Completar los datos de la persona que retira la vacuna, con su C.I, con la forma de embalaje.

Detalle de la venta: elegir la marca, la Serie, la totalidad de frascos y las dosis por frascos a emitir. Tener mucho cuidado en caso de que el CDV cuente en stock con más de 1 serie o marca.

Emitir el certificado.

En caso de constatarse un error, el certificado se podrá anular y volver a imprimirse por una sola vez. teniendo en cuenta la eliminación del primer certificado.

5- Control diario de temperatura

CSA Controlar diariamente la temperatura de los equipos de frío, que deberá contar cada uno con un termómetro digital en donde se pueda visualizar la temperatura interna de los equipos.

Llenar la planilla (adjunta) una por equipo, dos veces por día, anotando la hora de toma y la temperatura exacta en el momento de la toma, tener en cuenta las horas críticas de más calor a fin de controlar la temperatura.

La planilla deberá estar debidamente completada día a día y será supervisada por el funcionario oficial.

6- Monitoreo del funcionamiento

Coordinador/ subcoordinador de vacunación.

Utilizar semanalmente los reportes de “Casas Expendedoras”.

Cantidad de Dosis vendida por Casa Expendedora.

Informe de venta de vacunas.

Informe Diario de Movimiento de Vacunas.

Stock disponible de Casas expendedora.

Los reportes deberán emplearse a fin de monitorear el funcionamiento del CDV, por ejemplo el stock disponible en el SIGOR, siempre deberá coincidir con el stock en los equipos de frío.

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Hoja Nº 8

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

7- Pérdida de cadena de frío en CDV

CSA En caso de que el operador verifique la pérdida de la cadena de frío de las vacunas, deberá comunicar inmediatamente al Coordinador & subcoordinador y éste a la Oficina de Senacsa correspondiente para la intervención respectiva.

8- Pérdida de la energía eléctrica/ o desperfecto de los equipos de frío.

Responsable de la CSA

Cada CSA deberá disponer de un funcionario responsable del control del funcionamiento de los equipos de frío y del mantenimiento de la energía eléctrica, incluso los fines de semana.

En caso de pérdida de la alimentación eléctrica deberá accionar inmediatamente el generador de electricidad alterno a fin de que los equipos de frío funcionen adecuadamente.

Se llenerá un Acta por cada vez que se corte la energía eléctrica y se haga funcionar el generador, el modelo del acta figura en el ANEXO.

En caso de producirse desperfectos de los equipos de frío, inmediatamente se deberá prever la disposición de las vacunas en caja térmica con la proporción de hielo indicada (3 de hielo y 1 de vacuna), y aplicar controles permanentes de la temperatura en la caja térmica., igualmente se llenará el mismo acta del Anexo.

ANEXO I

ACTA DE CONTINGENCIA DE CENTROS DE DISTRIBUCIÓN DE VACUNAS: CASA EXPENDEDORA HABILITACIÓN N°………………… EN LA CIUDAD …………………………………, EL DIA ……………………………………………………, SIENDO LAS ……………………………HORAS SE CONSTATA CORTE DE ENERGIA ELECTRICA

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Hoja Nº 9

PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

VACUNAS DE LAS CSA

DESPERFECTO DEL EQUIPO DE FRIO , Número:………………………….. MEDIDAS CORRECTIVAS GENERADOR , HORA DE INICIO…………… HORA DE APAGADO…………… CAJAS TERMICAS , CANTIDAD DE CAJAS…………….., CANTIDAD DE FRASCOS……… CANTIDAD DE HIELO…………………… REESTABLECIMIENTO DE LA CONDICIONES INICIALES REPOCISION DE ENERGIA ELECTRICA DIA………………….., HORA………………………... RESTABLECIENTO DE EQUIPO DE FRIO DIA………………….,HORA…………………………. OBSERVACIONES………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… CIERRE DEL ACTA: FECHA:…………………………..HORA:……………………………. FIRMA DEL RESPONSABLE:………………………………………………., CI:………………………. FIRMA DEL COORDINADOR/SUBCOORDINADOR DE VACUNACION :…………………………