Su gestión documental en buenas manos - Ibergrupo CEE
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Ibergrupo CEE, S.L. Centro Especial de Empleo perteneciente a Fundación Juan XXIII Avd. Gran Vía del Este, 1 28032 – Madrid Telf.: 91 413 72 40 www.ibergrupo.org
Consultoría – Custodia – Digitalización Grabación de Datos - Expurgo
Presentación de Ibergrupo Gestión Documental
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ÍNDICE
1. Ibergrupo, Centro Especial de Empleo 2. Nuestras Prestaciones
a) Consultoría Documental b) Custodia, Gestión y Destrucción Confidencial c) Digitalización de Documentos d) Grabación de Datos e) Expurgo de Documentación
3. Nuestras Capacidades 4. Principales Clientes 5. ¿Por qué colaborar con Ibergrupo? 6. El origen: Fundación Juan XXIII
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1. IBERGRUPO CEE
IBERGRUPO CEE es un Centro Especial de Empleo sin ánimo de lucro dependiendo en un 100% de FUNDACIÓN JUAN XXIII. Inaugurado en 1988, tiene como misión principal prestar servicios de la máxima calidad empresarial integrando laboralmente personas con discapacidad. Actualmente, la organización en su conjunto está compuesta por más de 500 personas y 30.000 m2 de instalaciones. Es una organización que presta servicios al mundo empresarial presentando un oferta de calidad y precio altamente competitiva, con la particularidad de que más de un 80% de su plantilla presenta algún tipo de discapacidad.
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NUESTRAS PRESTACIONES
MARKETING DIRECTO GESTIÓN RR.HH. PRODUCCIÓN HORTOFRUTÍCOLA ECOLÓGICA
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2. NUESTRAS PRESTACIONES
Desde hace más de cinco años, Ibergrupo Gestión Documental se presenta como la solución integral a todos los procesos y operaciones requeridos por las empresas en cuanto a la gestión de la documentación física y digital. Por supuesto, la clave del éxito de una actividad de este tipo radica en la confidencialidad y seguridad que ofrecemos a los clientes. Nuestra propuesta: el correcto tratamiento de los documentos generados en la actividad diaria empresarial con tres premisas fundamentales: seguridad, calidad de servicio y economía. Buscando la integración laboral de personas con algún tipo de discapacidad, seleccionamos y damos formación técnica a todo nuestro personal para las distintas tareas a cubrir, dirigidos en todo momento por especialistas de reconocida experiencia en el sector, que garantizan la calidad del servicio y la seguridad de procesos e instalaciones.
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PRESTACIONES: CONSULTORÍA
Análisis de situación Plan de implantación y Control de Calidad Elaboración de estudios técnico-económicos Formación Eliminación de circulación innecesaria de papeles Reducción de cuellos de botella y puntos de ineficiencia Conocimiento exacto en tiempo real
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Nuestra oferta aporta valores como la organización de bibliotecas y archivos, implementación de oficinas sin papeles y la optimización de los procesos de información.
Estudio de instalaciones, procesos y equipamiento necesario, según Normativa aplicable, para facilitar el acceso a la información y evitar mantener documentación sin necesidad legal, administrativa, jurídica, etc. Aplicación de la Normativa más adecuada a cada organización (ISAD, ISAAR, MOREQ, MARC21, ISO, etc.). Análisis funcionales para implementación, desarrollo y parametrización de herramientas informáticas para la gestión documental, workflows, etc.
Formación Especializada
Preparamos e impartimos workshops y cursos de formación a medida, tanto de forma presencial como online.
PRESTACIONES: CONSULTORÍA
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PRESTACIONES: CUSTODIA, GESTIÓN Y EXPURGO DE ARCHIVOS
Análisis de la documentación Elaboración del cuadro general de series documentales y calendario de vigencias. Preparación de la documentación Referenciado, inventariado y colocación en contenedores normalizados. Consulta Fondo documental y solicitudes de préstamo físico o digital a través de un gestor documental con acceso online y parametrizado según las necesidades de cada cliente. Préstamo físico / digital Tiempo mínimo de 4 horas, establecido según necesidades y urgencia. Transporte En condiciones muy ventajosas.
Prestamos cualquier servicio de custodia según las necesidades del cliente, pudiendo abarcar el control de los cuatro tipos de niveles de custodia existentes: • Contenedor • Cajas AZ’s • Custodia de las carpetas o expedientes • Documento
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Recepción de la Documentación
Tratamiento de Documentos
Hosting Custodia Digital Custodia Física Consulta de Originales
Referenciación Indexación Validación
Almacenamiento Custodia Expurgo Servicios
Digitalización
Infraestructuras Comunicaciones Administración
Seguridad
Análisis y Preparación
Acceso on-line Navegador
Aplicaciones a medida App Corporativas
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PRESTACIONES: DIGITALIZACIÓN
Digitalización masiva de documentos Plataforma tecnológica de digitalización masiva, con escáneres de alta producción, capaces de obtener imágenes y metadatos asociados de mayor calidad, para volcarlos en los sistemas de las organizaciones, optimizando la búsqueda y recuperación de la información, así como en una herramienta propia que ponemos a disposición del cliente.
Disponibilidad de la información a través de un gestor documental online adaptado a sus necesidades, en soporte rígido (DVD, CD-Rom, etc.) o a través de conexiones seguras (FTP, correo electrónico cifrado, etc.).
Servicio de hosting y acceso remoto a imágenes y datos. Conversión de facturas, e facturas, expedientes de personal, de prevención, clínicos, documentos sustitutivos y cualquier otro original en papel, a formato digital, según exigencias de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, mediante software de digitalización homologado.
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PRESTACIONES: GRABACIÓN DE DATOS
Ponemos a su servicio nuestro equipo de profesionales para gestionar sus Campañas de Captación de Datos, ya sean:
Inscripciones de socios Suscripciones a revistas o folletos Participaciones en sorteos o campañas Grabaciones de cupones de todo tipo
Realizando la grabación y recopilación de datos desde cualquier soporte y creando ficheros digitales.
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Controlamos la caducidad del documento y aseguramos la destrucción confidencial de documentación, aplicando los requisitos establecidos en la Norma DIN 32.757 (estándar del Deutsches Institut für Normung), garantizando la confidencialidad según lo recogido en la LOPD y cumpliendo con los requerimientos medioambientales en el tratamiento de residuos.
Un asesor de Gestión
Documental le asesorará sobre la
cantidad de contenedores de
seguridad a implantar según
sus necesidades y acerca de la
ubicación de los mismos
Facilitamos contenedores de seguridad
para ser distribuidos en sus
oficinas para el depósito de los documentos a
destruir
Acudimos a sus oficinas según la
frecuencia acordada, o en respuesta a su llamada. Sus
contenedores son llevados por
nuestro personal a la unidad móvil de
Safety-Doc
Sus documentos son totalmente destruidos "in
situ" o si lo prefiere en
nuestro Centro de Triturado Seguro, según Normativa Europea DIN 32 757-1 vigente
Transportamos el desecho generado de la destrucción a un Gestor Autorizado de Residuos, emitiendo posteriormente un Certificado de
Garantía de Destrucción y
Reciclaje por servicio realizado
PRESTACIONES: EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN
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3. NUESTRAS CAPACIDADES
Capacidad de custodia de 240.000 cajas de archivo definitivo
Gestión archivística de más de 40.000 registros al año
5.000.000 imágenes procesadas e indexadas en 2013
Más de 15.000 peticiones de documentación atendidas anualmente
800 toneladas de documentos destruidos de forma certificada
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4. PRINCIPALES CLIENTES
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5. TRES RAZONES PARA COLABORAR CON NOSOTROS
Por Responsabilidad Social Corporativa y cumplir con la
LGD (Ley General de la Discapacidad), antigua LISMI
Por variedad de servicios en un único
proveedor con más de 25 años de experiencia
Por visión de negocio: excelente ratio
calidad/precio en todos los servicios
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6. EL ORIGEN: FUNDACIÓN JUAN XXIII
La Fundación Juan XXIII se constituyó el 20 de mayo de 1986, si bien, su origen se remonta a 1966, con la apertura del colegio para niños con retraso mental Centro Juan XXIII. Desde hace 45 años la Fundación Juan XXIII se entregó a la labor de mejorar la calidad de vida de las Personas con Discapacidad Intelectual. Su mayor propósito consiste en fomentar la integración tanto social como laboral de estas personas. Actualmente, cerca de 250 usuarios acuden diariamente a nuestras instalaciones.