SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009.

SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL

Avances

Octubre 07 de 2009

OBJETIVOS

Objetivo General

Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque de la gestión bada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE.

OBJETIVOS

Objetivos específicos

1. Elaborar la propuesta de mejoramiento de la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión basada en procesos y de la gestión documental electrónica, en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional.

2. Elaborar la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental correspondiente a los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División Nacional de Servicios Administrativos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo, que integra los enfoques de gestión basada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación.

AVANCES GENERALES

a. Realización de 8 Reuniones con el Equipo de Trabajo para coordinar y presentar avances. (Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo, Coordinación General de UN SIMEGE, DNIC, Secretaría de Sede, División de Archivo y Correspondencia y Facultad de Artes Sede Bogotá).

b. Elaboración de modificaciones al Plan y Cronograma de Trabajo a partir de las observaciones del Grupo, con el fin de dar mayor precisión a las etapas, objetivos específicos, alcance y período de ejecución.

c. A la fecha, el subproyecto cuenta con un porcentaje de avance del 40%.

AVANCES POR OBJETIVO No. 1

Coordinación División de Archivo y Correspondencia Módulo de Comunicaciones Oficiales

AVANCESJulio - Septiembre

2009

AVANCES POR OBJETIVO Objetivo 1 Actividades de junio 16 a septiembre 30 de 2009

Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr1,1 Diseñar, socializar y validar los instrumentos de

recolección de la información sobre adminstración y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional.

16 3

Formatos de levantamiento de

información sobre la admnistración y gestión de las

comunicaciones oficiales Numeros:

001 y 002 (Validados por el Comité de sub

proyecto de gestión documental y por las

sedes).

División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo

100%

1,2 Realizar el levantamiento de la información de la adminstración y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional. I ETAPA: Entrega Parcial hasta el 14 de Agosto II ETAPA: Entrega final hasta el 31 de Agosto.

8 31

Formatos diligenciados de levantamiento de

información sobre la admnistración y gestión de las

comunicaciones oficiales Numeros:

001 y 002 (para todas las

dependencias que manejan

correspondencia: unidades de

correspondencia y unidades alternas de

correspondencia).


100%

1,3 Diseñar, elaborar, consolidar y validar la matriz de los aspectos críticos a mejorar en la admón y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional. 15 30 9

Matriz de aspectos criticos.


100%

1,4 Elaborar la propuesta de mejoramiento de la admón y gestión de las comunicaciones oficiales para la Universidad, contemplando la incorporación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

13 6

Documento con propuesta de mejoramiento

(Validados por el Comité de sub

proyecto de gestión documental y por las

sedes).

Unidad Nacional de Archivo - División de Archivo y

Correspondencia

0%

EJECUCIÓN

OBJETIVO 1. Mejorar la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión por procesos y de la gestión documental electrónica y en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional.

No. Actividad2009 2010

ResponsablesProductos


Se buscó identificar la operación actual del servicio de Correspondencia en las Sedes de la Universidad, con el fin de mejorar la gestión y administración de las comunicaciones oficiales

internas y externas, bajo el enfoque de la gestión documental electrónica y por procesos.

Alcance del instrumento

POBLACIÓN A LA QUE SE APLICÓ

Encuesta: INSTRUMENTO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Formato 01 Formato 02

Unidades de Correspondencia

Dependencias que manejan servicio alterno de

Correspondencia

COBERTURA

NIVEL NACIONAL

F2= 22

AMAZONAS F 1= 1

BOGOTAF1 =1

F2 =44

CARIBEF1= 1

MANIZALES

F1 = 1

MEDELLINF1 =1F2 = 4

ORINOQUIA

F1 =1

PALMIRAF1 =1


COBERTURA

Formato 001 (F1) 7 encuestas

Formato 002 (F2) 70 encuestas

Totales 77 encuestas


MODULOS

Operación del servicio:• Identificar el procedimiento general del Servicio de correspondencia en las diferentes Sedes de la Universidad.

Recepción y radicación:• determinar cómo se radican los envíos, quienes lo realizan y si todas las comunicaciones oficiales son en efecto radicadas.

Distribución y control de envíos:• Identificar el procedimiento de distribución de los envíos y los instrumentos para su control.

Seguimiento:• determinar los tiempos de entrega de los envíos e identificar los riesgos potenciales en esta etapa de la distribución.

Recursos:• establecer con que recursos físicos y presupuesto se cuenta para realizar la operación del servicio de correspondencia en cada una de las Sedes.

Cobertura:• Identificar el impacto del servicio de correspondencia dentro de la comunidad y la cobertura que este tiene.

Soporte Técnico existente.• Determinar el tipo de soporte técnico con que cuenta cada una de las sedes.

Evaluación y mejoramiento de la gestión


Modulo operación del servicio, Radicación y recepción

Unidades de correspondencia Sedes

0 1 2 3 4 5 6 7

Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas

Radicar y registrar las Comunicaciones Oficiales

Clasificar las comunicaciones oficiales por rutas o …

Distribuir las comunicaciones oficiales

Archivar las Planillas

Actividades aplicadas al manejo de las Comunicaciones oficiales en las

oficinas de correspondencia

Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18

Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas

Radicar y registrar las Comunicaciones Oficiales

Clasificar las comunicaciones oficiales por rutas o destinos

Distribuir las comunicaciones oficiales


Pasos de correspondencia interna en oficinas alternas

Recibir las comunicaciones of iciales internas y externas

Radicar y registrar las Comunicaciones Of iciales

Clasif icar las comunicaciones of iciales por rutas o destinos

Distribuir las comunicaciones of iciales


43

33

19

42

7

Pasos Correspondencia Alterna Bogotá


Modulo Control y seguimiento


Unidades alternas (N.Nacional)

Unidades alternas (Bogotá)

0 1 2 3 4 5 6 7

Chequeo de planillas

Planillas firmadas por destinatario

Devolución de Cartas copias o copias …

Elaboración de oficios remisorios

Via telefonica o internet (guias)

Seguimiento a los Envios



Devolución de Cartas copias o copias radicadas o TC


Otros (ver encuesta )

3

3

14

0

5

Pasos seguimiento de los envios 37



Devolución de Cartas copias o copias radicadas o TC


Otros (ver encuesta )

15

3

22

2

21

Pasos de seguimiento de envios


Modulo Recursos y cobertura




Planta, 25

Contratista, 8

Personal con el que cuenta el servicio de correspondencia 8

Planta

Contratista

26

13

Personal que realiza funciones de Servicio Alterno de Correpondencia

Planta Contratista

Planta; 24

Contratista; 42

Personal de Servicio Alterno que presta el Servicio de Correspondenica

6

Planta

Contratista

=138

PERSONAL QUE CUMPLE FUNCIONES DE CORRESPONDENCIA


Modulo Recursos y cobertura




UNIDADES DE CORREPONDENCIATALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada

PLANTA** 25 12,157,348.00$ 303,933,700.00$

ORDEN DE SERVICIO* 8 12,420,000.00$ 99,360,000.00$

TOTALES 33 403,293,700.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses

TALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada

PLANTA** 26 12,157,348.00$ 316,091,048.00$



**Se promedia el monto mensual del personal de Planta en $868.382 Pues el 90% de los cargos aplica a Auxilar administrativo 02.

Nivel Sede BogotáTALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada

PLANTA** 24 12,157,348.00$ 291,776,352.00$



AVANCES OBJETIVO 2

Actividad metodológica

Actividades ejecutadas

% ejecución

Revisión deDiagramas de lossiete (7)procedimientos analizados

100%

Identificación de 24 documentos generadosen los 7 procedimientosanalizados

Revisión del Manualde contratación

100%

Identificación de 75 documentos generadosen los 7 procedimientosanalizados

Realización deentrevistas conlideres delproceso

Dos (2) entrevistasrealizadas los días 12de agosto y 24 deseptiembre conequipo de la DivisiónNacional de ServiciosAdministrativos

100%

Verificación deinformación recolectaday toma de nuevainformación sobredocumentos generadosen los 7 procedimientos(121)

Total documentosidentificados usandolos formatos 1 y 2:220 (de los cuales losprocedimientos 1 a 4comparten alrededorde 50 comunes)discriminados así:

Procedimiento 1: 40

Procedimiento 2: 46

Procedimiento 3: 50

Procedimiento 4: 47

Procedimiento 5: 14

Procedimiento 6: 21

Procedimiento 7: 2

Resultados

AVANCE CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL AJUSTE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CON N.T.I.C. Y GESTIÓN BASADA EN PROCESOS EN LOS SUBPROCESOS CONTRACTUALES DEL

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

Etapa/Activ. 2.1 y 2.2 del cronograma

Caracterización documentaldel Proceso de Gestión.

Se determinan la totalidad detipos documentales delproceso de gestión (de losprocedimientos) detallando lascaracterísticas de producción,contenido y valoresdocumentales.

Incluye el análisis de lasfuncionalidades documentalesdel sistema de informaciónque apoya el proceso.

1

Análisis dedocumentos reguladores delproceso

AVANCES OBJETIVO 2

Actividad metodológica

Actividades ejecutadas

% ejecución

2

Análisis técnico y deregulación legal de losdocumentos

Se analizan la estructura,formato, contenido y valoresprimarios de los tiposdocumentales.

Análisis deinformación obtenida

Análisis de formatos,contenidos y valoresde los documentosidentificados (89entre comunes yespecificos deprocedimientos)

67%

3

Ajuste de la Tabla deRetención Documental

Se incorpora la información enla TRD y se elaboradocumento entregable conrecomendaciones para lagestión documental electrónicade expedientes.

Estucturación documental delajuste a la TRDy propuestas demanejo documental

Establecimiento de las característicasdocumentales de 60 de los 89 tiposdocumentales (documentos) identificados (sinduplicar análisis de tipos comunes a variosprocedimientos) mediante la aplicación delformato F3

A ejecutar en octubre y noviembre según cronograma

AVANCE CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL AJUSTE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CON N.T.I.C. Y GESTIÓN BASADA EN PROCESOS EN LOS SUBPROCESOS CONTRACTUALES DEL

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

Etapa/Activ. 2.3 y 2.4 del cronograma

Resultados

Se elaboró listado de proveedores y productos de software para la Gestión Documental Electrónica así como un formato preliminar de requerimientos para la evaluación de productos en el estudio de mercado a realizar.

AVANCES OBJETIVO 2

DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES Y BÚSQUEDA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (actividades 2.5 y 2.6 del cronograma).

LOGROS

1. Se tiene el 100% de la caracterización documental de los procedimientos objeto del piloto de aplicación de la metodología de ajuste de TRD.

2. Se simplificó la metodología de ajuste de TRD y se redujo el número de formatos usados de siete (7) previstos al inicio de las actividades a cuatro (4). Se puso en conocimiento de las Unidades de Gestión Documental de las Sedes el enfoque y metodología.

3. Se fortaleció el enfoque y la metodología usados incorporando los análisis de las normas GP 1000, MECI 1000 e ISO 15489 en torno a la administración documental y a través de la articulación entre las categorías de la gestión documental (serie, subserie documental) y las de procesos (Macroproceso, Proceso, Subproceso, Procedimiento).

PERSPECTIVAS

1. Mejorar el control, circulación y trazabilidad de las Comunicaciones Oficiales que se gestionan a través del Servicio de Correspondencia, mediante la implementación de estrategias y de un Sistema de Información de Gestión Documental en todas las sedes.

2. Entre 2010 y 212 adquirir el Sistema de Información de Gestión Documental de alcance nacional, implementarlo en los documentos producidos por las dependencias, en la correspondencia y en los procedimientos de archivo, incorporando los enfoques de la Gestión Documental Electrónica y de la Gestión basada en Procesos del UN SIMEGE, con recursos del Nivel Nacional y de las Sedes.

3. Disminuir los altos volúmenes de documentos físicos, generando mayor eficiencia en el acceso a la información, en el uso de los espacios, y en la adquisición de insumos, lo que permite avanzar hacia una Universidad respetuosa por el ambiente, y garantizando la conservación de los documentos electrónicos cumpliendo los requisitos técnicos y legales.


Gracias

[email protected]

Ext. 10988, 10989

mailto:[email protected]


Gracias

[email protected]@unal.edu.co

Ext. 10988, 1098917755, 17758



SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009.

Documents

Transcript of SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009.