Dirección de Ingeniería de Procesos

Descripción de T14040203 Arquear Activos Fijos

MacroprocesoT14 Gestión de servicios corporativos

Proceso T1404 Gestionar activos

SubprocesoT140402 Administrar activos

Fecha de Generación jueves 1 de julio de 2010

Tabla de contenidoTener presente...................................................................................................................................3

Proceso principal...............................................................................................................................3

14040203 Arquear Activos Fijos...........................................................................................3

Actividades de Negocio.................................................................................................................5

01. Recibir notificación de apertura, cierre, remodelacion o traslado de sucursal o sede...............................................................................................................................5

02. Programar ejecución del arqueo de activos........................................................5

03. Generar lista de inventarios ().....................................................................................6

04. C001 Realizar inventario físico....................................................................................7

05. C002 Registrar hallazgos e inconsistencias de arqueo de inventario. .7

06. Revisar hallazgos de arqueo de activos (1).........................................................8

07. C003 Evaluar inconsistencia y gestionar acción a seguir...........................8

08. Notificar cierre de arqueo..............................................................................................9

Glosario.................................................................................................................................................10

jueves 1 de julio de 2010

Tener presente

Proceso principal

14040203 Arquear Activos Fijos

Descripción:

Objetivo: El objetivo del procedimiento Arqueo de Activos es realizar el arqueo de inventarios de activos fijos una vez se ha generado una solicitud de apertura, cierre, remodelación o traslado de sucursal; o bien, por requerimiento de programación periódica de arqueo, generando la lista de inventarios a través del sistema para realizar el inventario físico, reportando los hallazgos y generando la lista de inventario definitivo. Inicio: El procedimiento inicia una vez se ha recibido, en la Gerencia de Activos Fijos, la notificación de apertura, remodelación cierre o traslado de sucursal o sede, o según política de programación de arqueos de activos. Fin: El procedimiento finaliza una vez se evalúan las inconsistencias y se gestionan las acciones a seguir. Areas involucradas: Gerencia de Activos Fijos, Areas de Grupo, Proveedor (Operador logístico u otros) Escenarios del procedimiento para filiales: Este procedimiento aplica para el Banco y las filiales nacionales. También aplica para las filiales internacionales con los siguientes escenarios: * Miami: El arqueo es realizado anualmente por representantes del área administrativa y tecnología, se genera el cruce y los respectivos ajustes. Si se han identificado inconsistencias en el arqueo, y por consiguiente existe la necesidad de retirar, trasladar o ingresar activos, el encargado contable realiza las correspondientes modificaciones a la data maestra en el sistema. * Puerto Rico: Un asistente administrativo realiza inventario y el encargado contable realiza los ajustes. Si se han identificado inconsistencias en el arqueo, y por consiguiente existe la necesidad de retirar, trasladar o ingresar activos, el encargado contable realiza las correspondientes modificaciones a la data maestra en el sistema.

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* Panamá: El arqueo es realizado anualmente por el encargado contable. Si se han identificado inconsistencias en el arqueo, y por consiguiente existe la necesidad de retirar, trasladar o ingresar activos, el encargado contable realiza las correspondientes modificaciones a la data maestra en el sistema.

Entradas:

Datos asociados Estado

Proyecto de Activos

Salidas:

Datos asociados Estado

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Actividades de Negocio

01. Recibir notificación de apertura, cierre, remodelacion o traslado de sucursal o sede

Descripción:

Objetivo: Conocer las fechas de novedades en la sucursales o sedes que requieran de un arqueo de activos, para realizar la respectiva programación. El analista de Activos Fijos recibe de manera procedimental las notificaciones de apertura, cierre o traslado de sucursales o sedes para realizar el arqueo de los activos. Estas notificaciones pueden venir de los proyectos de Activos Fijos.

Rol:

Analista

Unidades organizativas:

02. Programar ejecución del arqueo de activos

Descripción:

Objetivo: Realizar la programación de las fechas de ejecución del arqueo de activos por parte de cada una de las áreas responsables. La programación de arqueo se realiza de manera periódica o cada vez que se recibe notificación de apertura, cierre, remodelacion o traslado de sucursales o sedes, por flujo de trabajo (WebSphere). Escenario 1: Si el arqueo es para cierre definitivo de sucursal o sede administrativa, se debe programar el arqueo para la fecha definitiva de cierre, con el fin de efectuar el desmonte y traslado de los activos a la ubicación designada para su fin. Escenario 2: Si el arqueo es de apertura, traslado o remodelación, se debe programar visita para el día del inicio de obra o máximo ocho (8) días después, con el fin de acordar con el Director de Servicios el control de los activos durante el periodo de intervención y asi garantizar la actualizacion del inventario.

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Rol:

Analista

Unidades organizativas:

03. Generar lista de inventarios ()

Descripción:

Objetivo: Generar la información de los activos que se deben realizar arqueo. Si el arqueo es por apertura, traslado o cierre de oficina, el auxiliar de la Gerencia de Activos Fijos ingresa al sistema para generar la lista de inventarios de los activos fijos. Las listas de inventario en el sistema SAP se determinan por: S_ALR_87011979 por centro de costo S_ALR_87011980 por emplazamiento S_ALR_87011981 por clase de activos fijos S_ALR_87011982 por centro (ubicación física) El modulo de AM SAP contiene el listado de activos fijos, el cual es invocado por el flujo de trabajo a través de campos de búsqueda por centro de costos y cédula del responsable. Escenario 1: Si el arqueo es realizado por Operador Logístico la lista de inventarios de activos a arquear debe ser generada por funcionario de las áreas del grupo y remitida por flujo de trabajo al encargado del arqueo. Escenario 2:En caso de que el arqueo sea de sucursal o área administrativa, el empleado responsable genera la lista a través del flujo de trabajo.

Rol:

AnalistaVicepresidenteJefe de Seccion - CentroGerente

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Director de Servicio

Unidades organizativas:

04. C001 Realizar inventario físico

Descripción:

Objetivo: Comparar la información del sistema contra los activos fisicos. Actividad procedimental en la cual el funcionario responsable de realizar el arqueo de activos, de acuerdo a la fecha programada, efectúa la validación de los activos objeto del arqueo. Escenario 1: Si el arqueo es de áreas administrativas o sucursales, el arqueo es realizado por el funcionario encargado. Si el arqueo es en la bodega del proveedor, el arqueo es realizado por funcionarios del banco trasladados al sitio.

Escenario 2: Si el arqueo es por Operador Logístico, éste es el encargado de realizar el arqueo de los activos.

Rol:

Director de Servicio

Unidades organizativas:

05. C002 Registrar hallazgos e inconsistencias de arqueo de inventario

Descripción:

Objetivo: Dejar evidencia de la realización del arqueo y de los hallazgos encontrados. Una vez realizado el inventario físico por el responsable, éste debe ingresar al flujo de trabajo para registrar las diferencias o inconsistencias encontradas en el

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arqueo. En ese momento, se cambia el estado del mismo en el flujo de trabajo. Escenario 1: Si el arqueo es de áreas administrativas o sucursales, el funcionario encargado ingresa al flujo de trabajo para el registro de inconsistencias. Escenario 2: Si el arqueo es por Operador Logístico, éste ingresa al flujo de trabajo para el registro de inconsistencias.

Rol:

Director de Servicio

Unidades organizativas:

06. Revisar hallazgos de arqueo de activos (1)

Descripción:

Objetivo: Analizar los resultados del arqueo fisico y evaluar las inconsistencias o hallazgos encontrados. Una vez realizado el registro de los hallazgos del arqueo, el analista de la Gerencia de Activos Fijos ingresa al flujo de trabajo a revisar las diferencias o inconsistencias registradas, con el fin de evaluar dichas inconsistencias para gestionar las acciones correspondientes a seguir. Si se presentaron inconsistencias se continua con la actividad "Evaluar inconsistencia y gestionar acción a seguir". Si no se presentaron inconsistencias se continua con la actividad "Notificar cierre de arqueo".

Rol:

Analista

Unidades organizativas:

07. C003 Evaluar inconsistencia y gestionar acción a seguir

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Descripción:

Objetivo. Gestionar las inconsistencias o hallazgos encontrados en el arqueo de activos, con el fin de solicitar las modificaciones en la maestra de activos, cuando se requieran. Si de acuerdo a la revisión del listado de activos y los hallazgos del arqueo se han encontrado inconsistencias, el Analista gestiona la soluciones de dichas inconsistencias informando por correo electrónico al auxiliar encargado de acuerdo al tipo de inconsistencia. Escenario 1. Cuando la inconsistencia en el arqueo es por inconvenientes en el ingreso y marcación de los activos, el encargado del arqueo debe comunicarse con el funcionario responsable de la maestra de activos, para que realice los ajustes. Escenario 2. Cuando la inconsistencia es por diferencias en centros de costos, ubicaciones o responsables, el encargado del arqueo debe solicitar a través de flujo de trabajo el traslado de los activos. Escenario 3. Cuando la inconsistencia es por perdida, daño o se tome la decision de dar de baja al activo, el encargado del arqueo debe solicitar a través de flujo de trabajo el retiro de los activos. Escenario 4: En caso de filiales internacionales, el auxiliar contable realiza el cruce y hace los respectivos ajustes. Si se han identificado inconsistencias en el arqueo, y por consiguiente la necesidad de retirar, trasladar o retirar activos, el auxiliar contable realiza las correspondientes modficaciones a la data maestra en el sistema. En este los flujos correspondientes a retiro o traslado de activos no inician desde el principio de los flujos de trabajo.

Rol:

Analista

Unidades organizativas:

08. Notificar cierre de arqueo

Descripción:

Objetivo: Formalizar el cierre del arqueo realizado en el periodo. Cuando finalice el arqueo de inventario se debe generar notificación desde la herramienta informando el estado actual de ejecución del arqueo y los hallazgos

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encontrados.

Rol:

Analista

Unidades organizativas:

Glosario

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