Taller: Iniciando la planificación de un Sistema de Manejo de Contenido Empresarial en la USMP

© 2009 KManagement, Inc.

Infraestructura para el

Conocimiento en el

Congreso del Perú

Presidente, KManagement, Inc.

Catedrático, Escuela Graduada de

Ciencias y Tecnologías de la Información

Universidad de Puerto Rico-Río Piedras

[email protected]

(787) 249 4444

Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

Gesfor Osmos

Lima, Perú

20 de marzo de 2009

mailto:[email protected]

2

En la próxima hora…

• Trasfondo teórico y algunas definiciones…

• Conceptualización de la

Infraestructura del Conocimiento

• Reconociendo logros y retos de la GC en el Congreso

• Oportunidad para que el Congreso facilite la GC en el Perú

• Anotaciones adicionales para la implantación de KM

• Iniciando un proyecto de manejo documental

• Mentes a la obra…

3

Gerencia de Conocimiento:

un nuevo paradigma organizacional

• Se inicia en los 1990s

• Desde una perspectiva

gerencial japonesa (Nonaca & Takeuchi, 1995)

• Conversión del

conocimiento tácito al

explícito

• Múltiples definiciones…

Integración de tres recursos

organizacionales medulares:

la gente, los procesos y la

tecnología para incrementar

la generación de

conocimiento, su retención e

intercambio en las

organizaciones y empresas a

fin de propiciar la innovación y

la competitividad.

NMH, EGCTI, 2009

4

“The basic economic

resource is no

longer capital, nor

natural resources,

nor labor. It is and will

be knowledge.”

NMH, EGCTI, 2009

Peter DruckerSociedad de la información

Economía del conocimiento

Trabajadores del conocimiento

5

Ciclo de Gerencia de Conocimiento

Necesidad de CONOC

Compartir y Generar

Validar

Capturar y codificar

Proteger y retener

Empacar y distribuir

Aplicar y utilizar

NMH, EDF, EGCTI, 2009

Del conocimiento tácito al

explícito; de los saberes

individuales en los procesos de

trabajo al conocimiento

organizacional;

capital intelectual/innovación/

liderazgo y competitividad.

6Fuente: G. Ponjuan, n/d

7

Estrategias y técnicas de GC

• Documentación de

“mejores prácticas” (best

practices) y lecciones

aprendidas

• Auditorías de

capital intelectual

• Minería de datos

• Mapas de competencias

• Comunidades de práctica

• Sistemas expertos

• Programas de mentoría

• Repositorios de

conocimiento

• Redes virtuales de

colaboración

• Portales, intranets,

extranets

• Alianzas y colaboración

• eLearning

NMH, EGCTI, 2009

8

Algunas definiciones…

• Acciones de Conocimiento X

– Organizar

– Bloquear

– Filtrar

– Archivar

– Colectar

– Compartir

– Diseminar

Objetos de Conocimiento

– Datos

– Información

– Experiencias

– Evaluaciones

– Entendimiento (insight)

– Sabiduría

– Iniciativas

• Gerencia del Conocimiento (GC) =

Sivan (2001) resume su definición de GC como “la ejecución

(performance) de acciones de conocimiento sobre objetos de

conocimiento”

Sivan, Yesha Y (2001). Nine keys to a knowledge infrastructure: A proposed analytic framework

For organizational knowledge management. Cambridge: Harvard University,

Program on Information Resources Policy.

9


• Trabajador del conocimiento (TC)

– Peter Drucker acuñó el concepto del trabajador del

conocimiento en 1959 y lo definió como un trabajador

que labora primordialmente con información o que

desarrolla y utiliza conocimiento en su trabajo

– Maier y Sametinger (2003) plantean que el trabajador

del conocimiento está sustituyendo rápidamente al

trabajador industrial como el grupo más grande de

trabajadores en las empresas

Maier, Ronald y Johannes Sametinger (2003). Infotop-An information and communication

infrastructure for knowledge work. Regensburg, Germany: University of Regensburg.

10


• Trabajador del conocimiento (TC)

– Los TC tienen que colaborar en diversos grupos y

equipos de trabajo para intercambiar conocimiento

complejo en redes intra e inter organizacionales de

trabajadores del conocimiento

– Los grupos virtuales de trabajo usan recursos

tecnológicos tales como

• Salones virtuales, Redes electrónicas de expertos

• Grupos y comunidades de mejores prácticas

Maier, Ronald y Johannes Sametinger (2003). Infotop-An information and communication

infrastructure for knowledge work. Regensburg, Germany: University of Regensburg.

13

• Infraestructura del Conocimiento (IC) =

• Sivan propone que la Infraestructura del Conocimiento

se construye sobre tres pilares complementarios:

• Cultura de Conocimiento

• Tecnologías de Información y Conocimiento

(TIC)

• Procesos de Conocimiento

Conceptualización de la


14

• Infraestructura del Conocimiento (IC) =

• Estos pilares (cultura, tecnología y procesos) son

esenciales para la planificación de la infraestructura del

Conocimiento en cualquier organización

• Sólo así podemos conectar efectivamente a los

usuarios de conocimiento con los servicios de

conocimiento provistos por las tecnologías y los

miembros de la organización



15

• Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) como eje de la


– Otra contribución del artículo de Sivan es plantear que

• Gerenciar conocimiento a través de papel es obsoleto;

los procesos manuales serán sustituidos por

procesos electrónicos

• Las TIC están en pleno proceso evolutivo y las

opciones de software para GC aumentarán mucho en los

próximos años

• RECOMIENDA que las empresas establezcan los

fundamentos de su infraestructura de conocimiento con

un Plan de Desarrollo Tecnológico de gran flexibilidad

y capacidad de adaptación y expansión



16

• Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC)

– Maier y Sametinger (2003) sentencian que los TC

tienen que ser apoyados con una organización

adecuada así como con una infraestructura

tecnológica de información y comunicación

– Las funciones de estas TIC para el TC incluyen

funciones para

• Publicar, Organizar, Visualizar, Contextualizar,

Buscar, Recuperar y Distribuir Conocimiento

• Apoyar comunicaciones, colaboración y enlaces

de individuos en redes



17


– Los autores indican que las TIC actualmente

incluyen

• Intranets y Portales empresariales

Herramientas de Colaboración Web 2.0

Correo electrónico empresarial

Manejo de documentos y contenido

Flujos de Trabajo en línea (workflows)

Educación en Línea

Bancos de Conocimiento

Sistemas de Inteligencia de Negocios



18

El Portal Empresarial debe proveer acceso integrado a

gente, programados, procesos y a información que

apoya la innovación

ProgramadosContenido

GenteProcesos

B2E Portals improve employee

productivity and rapid decision making

B2B Portals

build partner

relationships

through

integration with

your business

processes

B2C Portals

increase

customer

loyalty and

cross-sell

revenue

CommonPortal

Framework

19

Integrando Flujos de Trabajo dentro de un

Portal Empresarial de alto nivel

Interacción entre

componentes del

Portal

Orquestrar

procesos desde el

Portal

Workflows

derivados de

Formularios

Manejo de Excepciones y

Resolución de Problemas

Aleatoriamente

Presentando Información Dinámica en contexto del Rol y de la Tarea que usted

está ejecutando

20

Ejemplo: Flujo de Trabajo Colaborativo

Derivado de Procesos

Los flujos

de trabajo

son un

excelente

recurso

para control

y auditoría

21


– El mensaje más importante de Maier y Sametinger

(2003)

• Las TIC no deben verse como una gigantesca

base de datos centralizada

• Sino más bien como una extensa red de

colecciones de datos y documentos

contextualizados y enlazados a directorios de

personas, responsabilidades y destrezas



22


– Las TICs deben proveer la inteligencia necesaria

para

• Analizar estos documentos, enlaces e

información sobre los intereses y ejecutorias de

los empleados;

• Ofrecer acceso personalizado a la base de

conocimiento

• Proveer funciones avanzadas para compartir

conocimiento y colaborar en línea



23

• Arquitectura ideal de la Infraestructura del Conocimiento

Tomado de Maier y Sametinger (2003), pág. 4



24

• En resumen..

– La Gerencia del Conocimiento es esencial para

competir en la Economía del Conocimiento

– Tenemos que adecuar la cultura, tecnologías y

procesos de nuestras empresas para construir la

infraestructura del conocimiento



25

• En resumen..

– Las nuevas TIC tienen que trascender el modelo

de meras bases de datos y desarrollarse como

una extensa red de colecciones de datos y

documentos contextualizados y enlazados a

directorios de personas, responsabilidades y

destrezas

– Como estas aplicaciones para el conocimiento están

en proceso emergente… hay que construir una

infraestructura tecnológica

• Adaptable, Flexible, Expansible



26

Reconociendo logros y retos de la GC en el

Congreso del Perú

• Logros

– Grupo técnico consciente y activo en la GC

– Excelente proyecto de publicación electrónica

• Retos

– Procesos manuales

• dictados por leyes o tradición

– Cultura institucional atada al papel

– Perfil destrezas tecnológicas de los usuarios

– Dificultad consensuar unidad de propósito

CEDOB propuesta 2009A.pdf

CEDOBMuestra.htm

27

Oportunidad para que el Congreso facilite y

promueva la GC en el Perú

• Legislación del Conocimiento

– Establecer en el Congreso del Perú

Comisión de Ciencia, Tecnología e Innovación

• Actualizar leyes y procesos administrativos

• Asignar recursos adicionales al CONCYTEC

– Desarrollo de recursos digitales y colaboración

– Declarar líneas de investigación, enfocar I&D

– Aumentar Capital Intelectual y propiciar

• Impacto comunitario y educativo

• Comercialización

29

Algunas ideas de un libro que leí recién…

• Keyes, Jessica (2006). Knowledge Management,

Business Intelligence, and Content Management.

New York: Auerbach Publications.

– La Gerencia del Conocimiento debe MEJORAR

• Crecimiento e Innovación

• Productividad y eficiencia evidenciadas en

economías operacionales

• Relaciones con los clientes

• Aprendizaje, satisfacción y retención de los

empleados

• Toma de decisiones ejecutivas

30

– Para que la Gerencia del Conocimiento

FUNCIONE

• Hay que insertarla como un movimiento “de

abajo para arriba”

– Generar entusiasmo entre los empleados

– Reducir resistencia e inseguridades

• Estimular a que los empleados

– Capturen y Compartan

– Archiven/Codifiquen su conocimiento

por el bien de la organización


31

– Para que la Gerencia del Conocimiento

FUNCIONE

• Lograrlo proveyendo a los empleados

– Las herramientas

– La metodología

– Los adiestramientos

– Apoyo a nivel de la unidad o departamento

– El reconocimiento

– Los incentivos


32

– La Gerencia del Conocimiento en el siglo XXI incluye:

• Aprendizaje organizacional

• Transferencia tecnológica

• Inteligencia competitiva

• Data Warehousing/Data Marts

• Business intelligence

• Manejo documental empresarial

– Todas estas dimensiones dependen de recursos

informáticos

• Algunos centralizados

• Otros distribuidos

– Se requiere colaboración coordinada entre varios

departamentos

• Corporativo + TI + RH


33

Gerencia del Conocimiento

Estrategia Sistemática para Encontrar,

Entender y Utilizar el Conocimiento

Para lograr los objetivos organizacionales

Identificar y Colectar

Auditoría/Inventario/

Mapa de conocimiento

Documentar Procesos

Mejores Prácticas

Almacenamiento

Repositorios Documentos

Manejo de Contenido

Sistemas, Bases de datos

Data Warehouses

Transferencia

Pasantías / Mentorías

Comunidades de Práctica

Estrategias Aprendizaje

Data Mining

+ +


34

EXPANDIENDO EL

PROYECTO DE MANEJO

DE CONTENIDO

EMPRESARIAL

EN EL CONGRESO

35

Soluciones de Negocio | Expediente Único de

Cliente

Necesidades:

¿Cómo puedo dejar toda lainformación en un solo lugar?

¿y cómo administrarla?.

¿Dónde y Cómo está la Información de clientes?

Costos

Clientes

Insatisfechos

Errores

Lento

No

Actualizado

36

Soluciones de Negocio | Expediente Único

SimulacionesEvaluacionesAntecedentes JurídicosAntedecentes EconómicosAntecedentes FinancierosCreditos de ConsumoCréditos HipotecariosCréditos Comerciales

Cliente: Rodrigo Seguel

Cedulas de IdentidadDeclaracionesPasaportesVisasGarantiasOtorgadasInformación Interna

Base

Documental

Identificar el

documento y

autoindexar.

37

La Solución | Enterprise Content Management

Soluciones de Contenido

Integración de Información

Automatización de Procesos

eForms

Document

Management

Web Content

Management

Output/Report

Management

Video &

Audio Streaming

Imaging

Digital Right/Asset

Management

e-Mail

Archiving

Content Repository Integration/

Enterprise Search

Regulatory Compliance/

Records Management

1

2 3

45 6

38

Workflow Documental

Work Node

Collection PointBusiness ApplicationSub-Process

Decision Point

Split/Join

Start/End

Connector

39

Workflow + Complejo

40

Dynamic

Business Rule

Driven

Documentos

Estáticos

Captura

Datos

Regulaciones

Seguridad

Integración

eForms: Formularios Electrónicos

“80% of Business Documents

are Forms”

“Enterprises are seeking

electronic process

enablers, not just forms on

the web”

“e-forms based on XML

architecture will become

the standard for web-

based form input and

document delivery by

2006”“The real value of electronic

forms lies in its ability to

reduce the bureaucracy

associated with paper

forms rather than simply

replicating it”

- All quotes from Gartner

41

eForms

Capa Presentación(Exactamente Igual al Papel)

Lógica del Negocio

(local o workflow)

Datos

(XForms, XML Schemas)

Archivos Relacionados

(MS Office, Videos,

Faxes, etc)

42

Ejemplo: eForm

43

Funcionalidad: eRecord

SOXSEC 17a-4NASD 3010/3110NASD 2711 - NYSE472FDA 21 CFR Part 11 and GxPs

44

Tiempo

Valor

Datos

Contenidos

Repositorios de Información

Información como un Servicio

Optimizar, Virtualizar,

Integrar, Descubrir

El Próximo Paso:

...más allá de un Repositorio Tradicional

45

El complejo mundo del

Manejo de Documentos Empresarial

Manejo Contenido

Empresarial

Políticas

Planificación

Manejo de Cambio

Software

Infraestructura IT

Datos

Documentos y Contenido

Procesos

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Docu

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Etapas de un ciclo típico de Desarrollo de

Producto: Fase 0-Planificación

Inicio

Alcance

Organización del proyecto

Comunicación e Informes

Manejo de Cambio

Preliminares

Desarrollo de Política

Estudio de Viabilidad

Expresión de Interés

Requisitos

Del Usuario

Funcionales

Requisitos no-funcionales

Requisitos del Dominio

Estrategias y requisitos de

Contrato

Selección Software

Solicitud de Propuesta

Plan de Evaluación

Estrategia de evaluación

Caso de Negocio

Desarrollo de Contrato

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Etapas de un ciclo típico de Desarrollo de

Producto: Fase 1-Implantación

Implantación de Estrategia

Alcance

Organización del proyecto

Revisar Comunicación

e Informes

Revisar Manejo de Cambio

Plan de Instalación

Diseño y Desarrollo

Instalación

Requisitos Detallados

Prototipo

Diseño

Desarrollo

Implantación

Pruebas del sistema

Pruebas de Integración

Pruebas de Aceptación

Migración de Datos

Adiestramiento

Operaciones

Apoyo a los usuarios

Apoyo Operacional

Manual del Sistema

Evaluación Post

Implantación

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52

CONCLUSIÓN

53

Los Sistemas de Manejo de Contenido

añaden valor a las empresas

• Beneficios

– Reducir el riesgo de errores en la toma de decisiones

en la organización por falta de acceso a la

información correcta en el momento preciso

– Reducir el riesgo de perder información empresarial

vital capturando todo tipo de documentos, incluyendo

emails, y convirtiéndolos en récords protegidos

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Los Sistemas de Manejo de Contenido

añaden valor a las empresas

• Beneficios

– Manejar y sincronizar el ciclo de vida de los

documentos, aplicando las políticas de retención y

disposición aplicables a cada tipo de documento

– Apoyar la gestión de cumplimiento con requisitos

gubernamentales de protección de récords

– Proveer un medio más eficiente y rápido para el

almacenamiento, recuperación y distribución de

documentos en y fuera de la organización

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© 2009 KManagement, Inc.

Infraestructura para el

Conocimiento en el

Congreso del Perú

Presidente, KManagement, Inc.

Catedrático, Escuela Graduada de

Ciencias y Tecnologías de la Información

Universidad de Puerto Rico-Río Piedras

[email protected]

(787) 249 4444

Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

Gesfor Osmos

Lima, Perú

20 de marzo de 2009

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