ACTIVIDAD No. 3

GESTIÓN DOCUMENTAL I

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS  

PRESENTADO POR:CLAUDIA LILIANA GUERRERO

ELSA JANETH CORTES CAMELO   

III SEMESTREGRUPO 3

  

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNBIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA 2014

   

ACTIVIDAD No. 3

GESTIÓN DOCUMENTAL I 

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS  

CLAUDIA LILIANA GUERRERO MONTENEGRO ELSA JANETH CORTES CAMELO

III SEMESTRE – GRUPO 3  

 DOCENTE

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ   

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNBIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA 2014

  

INTRODUCCIÓN El desarrollo de este trabajo permite al estudiantes de Ciencias de la Información

identificar los procesos de formación de los archivos y su ciclo vital en entidades públicas y privadas, conocer su clasificación y manejo.

La comparación que se establecio entre la entidad Pública y la privada , permite profundizar en las Falecncias que aún se dan en las entidades, de las aplicación de la normas de archivos y el PGD.

OBJETIVOS Reconocer las clases de archivos de acuerdo a la organización de diferentes

entidades. Conocer e identificar conceptos propios del proceso archivístico Identificar los procesos de los Programas de Gestión Documental que se desarrollan

en cada etapa de la formación de los archivos. Conocer la utilidad y ciclo de vida de los archivos de acuerdo a su conformación Identificar características y establecer diferencias en el proceso de valoración

documental en entidades públicas y privadas. Reconocer la importancia y utilidad del decreto 2609 de 2012 y algunos de sus

acuerdos.

1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

La entidad pública que se visitó para desarrollar la actividad es la Corporación de Cultura y Turismo de Armenia, ubicada en el Centro Administrativo Municipal carrera 16 No. 17-00 Armenia – Quindío, teléfonos 741 29 91 – 741 37 23; la funcionaria encargada del archivo y quien proporcionó la información es la señora Diana Maritza Otavo con número de teléfono 3147435628

PREGUNTAS REALIZADAS EN EL ARCHIVO1. ¿ Qué es transferencia documental?

Es el proceso de traslado de los documentos recibidos o generados por la entidad al archivo central o histórico.

2. ¿ Cuál es la diferencia entre folio y legajo? El folio es una hoja que contiene una unidad documental y el legajo es un medio

para la conservación de los documentos.

3. ¿Cómo se determina cuando un documento tiene valor primario o secundario?Se realiza un análisis a los documentos y se les determinan valores.

4. ¿ Todos los funcionarios de la CCT tienen acceso al archivo?No, no tienen acceso la única persona que tiene vía libre para acceder al archivo es la encargada del mismo, por seguridad porque si todos los funcionarios tienen acceso pueden perderse expedientes, o desorganizar el archivo.

5. ¿ El archivo tiene una temperatura definida para la conservación de los documentos?El archivo debe tener una temperatura estándar ni mucho frío ni mucho calor, lo que no debe tener es humedades o filtraciones de agua. No debe estar cerca de un baño o cocina, no deben existir Tuberías en el techo, todo esto para preservar los documentos.

6. La entidad cuenta con el aparato para realizar la microfilmación de los documentos?No, desafortunadamente la CCT , no cuenta con esta técnica de archivamiento de documentos, por ello el archivo histórico de la entidad es incipiente, la entidad no cuenta con un presupuesto para este proceso, que es de vital importancia en un archivo.

Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: archivo total, ciclo vital de los documentos, principio de procedencia, principio de orden original, folio, legajo, fondo, subfondo, serie, subserie, tipo documental, tablas de valoración, tablas de retención, valor primario, valor secundario

Archivo total: Son todos los documentos de una entidad que han tenido su proceso de archivo y se encuentran agrupados en un lugar específico en este caso en el archivo.

Ciclo vital de los documentos: Es el tiempo que transcurre desde que se genera o se recibe un documento en una entidad hasta su disposición final, el cual se define por las tablas de retención documental:

Principio de procedencia: Los documentos que produce una entidad no pueden mezclarse con otros, debe haber un lugar destinado en la entidad para evitar esto.

Principio de orden original: Los documentos de archivo deben mantenerse con el orden que le dio la dependencia que lo produce, este orden no se debe alterar por ningún motivo.

Folio: Hoja a la que corresponde dos páginas, y se encuentran numeradas en la parte superior y hacen parte de un documento de archivo o una carpeta

Legajo: Es una serie de papeles o documentos que se guardan y

Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación en una entidad.

Subfondo: Son los documentos que se generan en una unidad administrativa subordinada y poseen cierto grado de autonomía.

Serie: Conjunto de unidades documentales semejantes, generados de una dependencia.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie Tipo documental: Son los documentos que se producen en las dependencias. Tablas de valoración: Listado de series y subseries en las cuales se asigna su

ciclo vital y disposición final. Tablas de retención: Estas son un listado de series con sus correspondientes tipos

documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de una entidad.

Valor primario: Es el valor que se le da a un documento cuando se recibe se genera en una entidad, sea cual sea su contenido.

Valor secundario: E el valor que adquiere un documento cuando pierde su valor primario y empieza a tener valor histórico o social.

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos)

Actas: se conservan por su valor administrativo, de gestión, informativo y testimonial. (secundario)

Informes de gestión: Se conservan por su valor administrativo, jurídico, informativo y de control. (Secundario)

Comunicaciones oficiales: Se conservan por su valor administrativo e informativo. (primario)

Derechos de petición: Se conservan por su valor administrativo y legal. (primario)

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

Serie: CONTRATOSSubserie

- Contrato de arrendamiento-Contrato de prestación de servicios

- Contrato de compraventa

Tipos DocumentalesEstudios Previos Solicitud de certificados de disponibilidad

presupuestal

Serie: ACTASSubserie: Actas Comité

Directivo

Tipos DocumentalesCitaciones

Anexos

Serie: INFORMES Subserie: Informes de Gestión

Tipos DocumentalesSolicitud

5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

Los documentos que se deben eliminar son los documentos se apoyo, normatividad y los documentos que lleguen de otra entidad siempre y cuando no tengan que ver con los procesos o el objeto de la entidad.

6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

La foliación es la operación incluida En los trabajos de ordenación que consiste en enumerar correlativamente todos ,los folios (hojas) de cada unidad documental.

La foliación se debe efectuar utilizando lápiz de mina negra y blanda tipo HB ó B, los folios para una carpeta deben ir hasta el folio 200 únicamente, la entidad puede determinar si dejas menos de 200 folios en cada unidad, pero se debe dejar por escrito esta determinación.No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel, CD, videos, pero si dejar constancia de sus existencia y de la unidad documental a la cual pertenecen en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. Los documentos dentro de las carpetas deben organizarse e orden cronológico, deben ir perforadas a tamaño oficio, debe dársele un nombre coherente de acuerdo al tema o a las Tablas de Retención Documental (TRD) de cada entidad, deben eliminarse los ganchos metálicos, las copias y los documentos en papel fax.

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas

•Fondo•Sección – Sub sección•Serie•No. de folios•No. de carpeta•No. de caja•Fechas extremas

Carpetas

•Fondo•Sección•Sud sección•No. de carpeta•No. de caja•No. Consecutivo•No. Correlativo•Fechas extremas del __ al __

Cajas

9) Explique lo siguiente y haga un mapa conceptual: a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan

en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos

Archivo de Gestión Corporación de Cultura y Turismo de Armenia

Recepción

Todos los documentos

deben llegar a la ventanilla de la

unidad de correspondencia

Producción

Se genera por áreas

Gestión CulturalGestión Turística

Presupuesto DirecciónTesorería

Gestión y Trámite

Cada dependencia

generadora de documentos se

encarga de responder y

hacer los envíos de los

documentos que así lo requieran

Organización

Cada dependencia se encarga de archivar los documentos generados o

recibidos

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

Archivo Central Corporación de Cultura y Turismo de Armenia

Transfererencias Documentales

La encargada del archivo central realiza el cronograma de entrega de las transferencias finalizando cada año , para que los lideres

de los procesos hagan la respectiva entrega de los documentos de acuerdo a lo

estipulado en la TRD, y así organizarlos en el archivo central.

Disposición de Documentos

En el archivo central , se realiza la descripción de

las cajas, por medio de la rotulación para una

mejor ubicación.

c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos

Archivo Histórico Corporación de Cultura y Turismo de Armenia

Preservación a largo plazo

La Corporación de Cultura y Turismo no cuenta con las

tablas de valoración documental por eso

no se ha especificado si los

documentos se eliminan o se

digitalizan

Valoración

La Corporación de Cultura y Turismo de

Armenia, no cuenta con las tablas de valoración documental por ello no

se ha determinado si los documentos se eliminan

o se digitalizan.

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

La unidad de correspondencia recibe el documento en este caso la solicitud de apoyo cultural para celebrar el aniversario de la creación del Barrio Granada, se verifica que el documento original y la copia concuerden, y que los dos estén firmados para radicar el recibido, se procede a colocar el sello de recibido y se diligencia el nombre de quien recibe , la fecha y la hora de recibido del documento, la encargada de la unidad de correspondencia (Ana María) es la persona encargada de remitir la solicitud a la dependencia Gestión Cultural a la líder del proceso Ana Mercedes Suárez, quien debe firmar un libro radicador de correspondencia recibida, con nombre, fecha y hora de recibido del documento, la líder se encarga de generar la respuesta y pasarla a la dependencia Gestión Jurídica, donde el abogado Sebastián Ríos, lee y determina si la firma del documento no genera un posible contratiempo para la directora, entonces aprueba o no el documento y lo pasa a la líder del proceso quien a su vez hace entrega a la encargada de la unidad de correspondencia, para que esta lo haga firmar de la directora de la CCT Luisa León, Ana María de la unidad de correspondencia es la persona encargada de remitir el documento a la mensajera Daniela, quien lo lleva al destinatario en original y dos copias que deben ser firmadas por quien recibe. La solicitud es archivada por la líder del proceso gestión cultural en la carpeta correspondiente de acuerdo a lo establecido en la TRD.

11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

R/ La Corporación de Cultura y Turismo de Armenia no cuenta con tablas de valoración documental, solo aplican las TRD que me dan el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central.

12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

El decreto 2609, da a conocer claramente la norma y su aplicación a cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generada por las organizaciones gubernamentales en nuestro país.

- ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han tenido que hacer para dar cumplimiento a la norma.

- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Acuerdo 003

Es muy importante porque reglamenta el decreto 2578 de 2012

Adopta y reglamenta el comité evaluador de la documentación del AGNInforma la razón por la cual el comité decide sobre la valoración y disposición final de los documentos con el fin de proteger y conservar el patrimonio documental.Dispone la conformación del comité evaluador y sus funciones específicas.

- Realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

Acuerdo 004

Reglamenta el decreto 2578 y 2609 de 2012Se modifica el procedimiento para elaborar, presentar, evaluar, modificar y presentar evaluar y aprobar las TDR y TVD.

Se especifican los procedimientos de entidades que no tienen una estructura especifica (notarias, curadurías o entes públicos)Para los documentos digitales también se aplican las TRD.

Establece los criterios básicos para clasificar ordenar y describir los archivos en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.Las entidades del estado están obligadas a adoptar los criterios básicos para el manejo de los archivos, bajo los principios de procedencia, ciclo vital de los documentos y normatividad archivística.Se deben desarrollar los procesos de clasificación en archivos de gestión, archivo central y archivo histórico.Las entidades del estado deben garantizar que los usuarios puedan acceder el línea a la información que no sea de carácter reservado.Los contratos de empresas del estado con entidades privadas para realizar actividades de Gestión documental, deben estipular el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivística por el CIA.

Acuerdo 005

ENTIDAD PRIVADA CONSORCIO DMDIRECCIÓN: Calle 49 A No 71 B 29- BogotáTELEFONO: 5472654. NOMBRE DE LA PERSONA: JULIANA MALDONADO- INGENIERO BRAYAN DAVID QUINTERO C.ENTIDAD: CONSORCIO DM - MSD

Es un Consorcio de Ingenieros Civiles; esta empresa realmente es una fusión de tres empresas constructoras, y están laborando en conjunto, realizan contratos diversos con diferentes entidades, algunas de las cuales son del estado como Invias y el Ministerio de Educación, entre otras, Los contratos que han realizado con el Ministerio, Fonade y con Invias, estas series y sub series se han tenido que enviar con toda la Documentación recogida, a estas entidades pues por ser contratos con entidades Gubernamentales, los documentos reposan en el archivo de estas.

El estado de los documentos esta en Gestación, pues hasta ahora se están elaborando guías y manuales por áreas para la elaboración de los documentos, así como la tabla de retención. La única parte de la gestión de documentos que ya está establecida es correspondencia.Como es un archivo en formación, los documentos se encuentran en AZ, por contratos, por Obras

Preguntas. Desde cuando se Dio la empresa como Consorcio? No sabría a ciencia Cierta, pero creo que se unificaron en 2012 Quién es la persona responsable del Archivo; Archivista

contratada por la entidad para tal efecto, No tiene apoyo de otros funcionarios para desempeñar la labor, es incipiente.

No hay una persona, sino hasta hace un año, ya que No se tenía un interés por este, para Nada, los documentos estaban en cajas, y en AZ, todos los contratos que se hicieron con el ministerio de Educación, fueron Clasificados y organizados por un empresa de Archivos y se realizaron las tablas de retención respectivas y TODO, absolutamente todo fue enviado al Ministerio, a su archivo Central.

Porque No tiene un Sistema de Archivo Central?Porque Aún no se ha empezado con estos documentos,

TODO está en Carpetas, temporales en los AZ, y hasta ahora se le está dando gestión. Porque No se está aplicando la Ley 594 de 2000, Donde dice: “La

ley general de Archivos, regulo en su título V: Gestión de documentos; la Obligación que tiene las entidades Públicas y Privadas que cumplan funciones públicas, en elaborar Programa de Gestión de documentos”?

R: Si se ha aplicado en los contratos que el consorcio ha tenido con el Estado, los otros contratos particulares están en espera para empezar la Gestión.

Que parte de la gestión documental se ha empezado? R: El de Correspondencia, porque es imperativo, esto está hasta ahora empezando, se han aplicado todas las normas de Ley para establecer la Unidad de correspondencia que es vital.

Tiene identificados algunas etapas o pasos en el proceso archivístico?

No se han identificado, sino la primera etapa: Se han creado los documentos, dentro de la entidad; son archivos de Gestión. Los documentos han estado en esta fase o etapa, desde que se originó el consorcio y parte de la segunda sin conformación.

2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos:que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.

A. ARCHIVO TOTAL: Es el conjunto de documentos que están en el archivo y su conformación, en ellos se cumplen todas las fases y etapas por las cuales pasan los documentos.En esta entidad, No hay archivo total, pues no han ni siquiera iniciado la primera Fase.

B. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: En la entidad se cumplieron estas etapas, con el Contrato de la gerencia del Ministerio de Educación, Contrato 900 de 2012, por el cual el consorcio gerencial ejercía la gerencia del Ministerio de Educación nacional. Los demás documentos de los otros contratos aún no están sino en su primera Fase.

C. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el principio que fundamenta la integración teórica y práctica de la archivística, el principio ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un Organismo, institución o persona y ha sentado las beses para su diferenciación de la archivística y otras disciplinas.

D. FOLIO: Unidad documental, que consta de dos páginas, están en una carpeta y se folian en la parte superior.

D. LEGAJO: Son los documentos que se conforman en paquete, y son parte fundamental de un expediente; en esta entidad, se realizaron estos procesos con el Contrato 900 de 2012.

E. FONDO: Totalidad de las series que se están organizando en el Consorcio, en sus diferentes contratos.

F. SUBFONDO: Es una subdivisión del Fondo, es un conjunto relacionado de documentos, y corresponde a subdivisiones administrativas del Consorcio, como es una entidad pequeña, es pequeño.

G SERIE: Conjunto de unidades documentales semejantes, generados en una dependencia.

G SERIE: Conjunto de unidades documentales semejantes, generados en una dependencia.

H. SUBSERIE: Son las unidades documentales, que forman parte de una serie.

I TIPO DOCUMENTAL: documentos producidos en cada dependencia de la Unidad.

J. TABLAS DE VALORACIÓN: Es el listado de Series y Sub series, las cuales sirven para designar ciclo vital y disposición final. En la unidad visitada, el consorcio Están elaborando dichas herramientas.

K. Tabla de Retención: Es una tabla con el listado de Series, con tipos documentales, y en ellos se asigna el tiempo que deben estar en el archivo de Gestión, , Medio y su envío final al Central.

L. VALOR PRIMARIO: El valor que tiene un documento cuando llega, se genera, siendo indiferente del contenido.

LL. VALOR SECUNDARIO: El valor que toma el documento, cuando se convierte en histórico o Social. La entidad del Consorcio Si los tiene, Y Fueron enviados cuando terminó el contrato con el ministerio y fueron enviados a él con las tablas de retención.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: El Orden Original establece que los documentos No se producen todos al mismo tiempo, estos se producen de acuerdo a los procesos que tengan en las entidades y en sus oficinas productoras, y su producción se da uno después de otro; Este principio de Orden original se refiere a la reflexión sobre hechos o actividades y pasos al cumplimiento de los trámites o situaciones. Esta es una herramienta metodológica.3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)a. Actas de contrato: En la entidad, también se generan actas de reuniones, actas de nombramiento, y de contratación.

b. Facturas de contratistas. Por su valor de gestión en los proyectos y las cuales deben estar dentro de los documentos exigidos en los contratos, y su valor secundario, por su valor testimonial

c. Informes. Valor primario, la entidad lo creo y por su consulta Social es secundario.

d. minutas: Documento primario creado para un fin jurídico, y su valor Secundario lo toma cuando se convierte e de uso público.

4. Realice 3 Ejemplos donde se evidencia la Serie, Sub serie y Tipo documental.

Serie: Hojas de vida Sub serie: Historias Laborales. Funcionarios

de planta

Tipo documental: Documentos de

función con el Min. Educación

Serie: contratos Sub serie: licitaciones

Tipo documental: Minutas

Serie: ActasSub serie: Actas, reuniones Socios

Tipo documental: Anexos contratos

5. Indague que Documentos se deben eliminar: fotocopias, asegurando el original con firmas autenticadas. Borradores de actas, contratos, copias innecesarias. 6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

Se toman las carpetas de una caja o de un legajo, cada carpeta tiene 200 folios y se folian en la parte superior derecha, con un lápiz de mina negra, Los documentos en Fax se fotocopian para no perder la información; según la archivista de la entidad dijo que ellos tenían carpetas que fueron enviadas al Ministerios con 150 folios, y se dejó registro de esta acción. Lo que está en el archivo de la entidad NO ha tenido la aplicación de archivos, solo hasta ahora, que se inició con la Correspondencia.

7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. Se Organizan por orden de fecha o cronológico, cuando se abre la carpeta aparece el documento más antiguo y el último el más reciente. Los documentos no se deben grapar.

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

Carpetas: a. entidad Productora.b. Unidad que lo producec. Oficina Productorad. Código de la oficinae. Asunto.f. Fechas extremasg. Número de Folios.h. Número de CajaI. Número de carpeta 

 

CAJAS:a. Fondob. Secciónc. Sud sección.d. No de caja.e. No Consecutivof. Fechas extremas 

9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos. PROCESOS PGD MAPA CONCEPTUAL.

Archivo en proceso de arreglo documental, se está realizando los diferentes procesos del PGD, empezaron con la correspondencia y están en proceso de selección de Documentos para determinar sus Series, Sub series.

CORRESPONDENCIA CONTRATOS PUBLICOS DE INTERVENTORIA

GERENCIA

Recepciona la correspondencia recibida y se distribuye a las Oficinas.

Gerencias proyectos del Ministerios

Supervisar los contratos de procesos de las Obras en ejecución Fonade Invias y Acueducto 

ARCHIVO DE GESTIÓN DEL CONSORCIO DM

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

El archivo Central la Entidad No lo tiene, Los documentos de contratos que ya finalizaron y concluyeron fueron enviados todos con tablas de retención a los Ministerios, a Fonade y a otras instituciones con las cuales tiene contratos; ellos quedaron con el recurso electrónico, que reposa en Gestión. Sin trámite.

10. Cada integrante debe tomar un documento de Una entidad Visitada.

Visite el Archivo de Vicerrectoría de Investigaciones en la Universidad Nacional e Colombia.Resoluciones. El Documento se Origina por la Toma de decisiones del Señor Vicerrector, en Consejo, donde se toman disposiciones legales en asuntos de Investigación y educación. Se firma y debe ser Original, está en Gestión durante dos años, previas consultas, se realiza un escaneo y se hace un archivo electrónico de las mismas por Orden Cronológico; el original pasa al archivo Central allí queda durante 5 años, se adjuntan las Resoluciones en carpetas por años y en cajas debidamente clasificadas; de Allí se hace la relación según tabla de retención y previa reunión de comité es enviado al Histórico. Pues es un Documento de dominio Público

11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

A la fecha el consorcio DM, ha contratado los Servicios de una entidad de Gestión de Archivos para que les elaboraran las tablas de retención, por los contratos que han tenido con el Ministerio de Educación, el cual les exigió por Ley que debían enviar la documentación de los contratos ya establecidos con sus diferentes normatividades y aplicando la Ley de Archivos; esto los hizo poner en aprietos y tuvieron que empezar a Gestar ya el PGD. Todo este engranaje, llevo a que esta empresa realizara esta labor y todos los documentos fueron enviados al Ministerio, y también los contratos que han tenido con FONADE, INVIAS Y EL ACUEDUCTO. Ellos quedaron con copias en archivos electrónicos, los cuales están siendo procesados para tenerlos como archivos Central de DM. Por lo tanto no hay todavía un archivo Central Como tal, ni mucho menos Histórico; este último tiene conexión con las entidades, para las cuales trabajo, estos registros están reposando en los archivos de estas entidades. En cuanto a la valoración de Documentos primarios y secundarios, según acuerdo 027 del AGN de 2006, aún no se está determinando, ya que hasta la fecha tan solo se está aplicando al TRD, que se les ha asignado.

CONCLUSIONES

El desarrollo de este taller permite al estudiante de Ciencias de la Información establecer similitudes diferencias entre los archivos de una entidad privada y una entidad pública .

Permite constatar que las entidades se rigen por la ley General de Archivos y su normatividad

Permite observar la organización de las entidades en cuanto al proceso archivístico. Permite indagar y conocer a cerca de los procesos del Programa de Gestión

Documental en diferentes entidades. Permite conocer, analizar e interpretar la normatividad que rige la Gestión

Documental en Colombia. La comparación de las entidades deja entrever las falencias en las entidades

Privadas, y la falta de regulación en la norma y la Ley de Archivos.

BIBLIOGRAFÍA

Arias González, Luz Marina, Guía unidad 3, Gestión documental, Universidad del Quindío 2014

Archivo Corporación de Cultura y Turismo de Armenia – Trabajo de campo http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 https://www.google.com.co/#q=Lea+el+Decreto+2609+de+2012+ http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 http://diccionarioarchivisticocr.blogspot.com/2010/11/subfondo.html