Nombre del estudiante: Gilberto Annesdy Rodríguez Tellado

Fecha: 20 de marzo de 2012

Tarea 1

CINF6208: Fundamentos de Organización de la Organización y el Conocimiento

Flores/ Suárez/ Chaparro

Tarea 1

File Cabinet Drawer Content Analysis Exercise

Introduction

El archivo pertenece a una compañía de la industria bancaria, con más de 2,000 empleados. Dicha compañía posee un sin número de áreas de archivo, me voy a concentrar en el archivo del área de Recursos Humanos. La Asistente Administrativa de la Directora del Recursos Humanos está encargada de custodiar la llave del archivo. Todos los empleados del departamento tienen acceso a dicho archivo para completar algunas de sus tareas asignadas y los Asistentes Auxiliares de cada área ejercen la tarea de archivar de forma más frecuente que los demás empleados.

Hay un cuarto asignado para el área del archivo de los expedientes de todos los empleados activos al momento. No se puede ver solo una gaveta, están por todos lados de pared a pared, los archivos. Hay una pequeña área designada para los empleados. Los archivos de compañeros empleados terminados se llevan a "storage" cada cierto tiempo y allᬠse conservan.

Se halla en el cuarto de archivo, al lado de la Asistente Administrativa y al lado de la oficina de la Directora del Departamento. Es un área restringida, solo se puede entrar con llave, además hay cámaras localizadas en el área. El tipo de gabinete es de pared a pared y del techo al piso, con gabinetes corredizos. Los mismos facilitan el acceso a folders verdes de 5 divisiones, los labels son realizados por un sistema donde escriben en la computadora e imprimir en papel de labels realizados por una compañía externa. Los labels comienzan con letras que designan a que Compañía pertenece el empleado y luego sigue con números que también designan la compañía. Esta empresa posee bajo su nombre otras compañías, todas centralizadas en un Departamento de Recursos Humanos.

Summary of the types of documents found in drawer

Make a list summarizing the types of documents found across the whole drawer.  Avoid duplicity and ambiguity.

You may add comments describing some or all document types

1. Contrato de empleado.

2. Formulario I-9 (Departamento de Inmigración de EU)

3. Copia de ID y seguro social del empleado 4. Resume

5. Diploma

6. Transcripción de créditos 7. Resultados de la Investigación de Bagaje

8. Acuse de recibo del manual del empleado y de las políticas de la empresa. 9. Licencias por enfermedad, vacaciones y otras licencias.

10. Cartas de promoción y cambios.

11. Evaluación del empleado. 12. Amonestaciones.

13. Entre otros.

Physical description of documents found in drawer

Describe the physical attributes of the various types of document support media found in the drawer, for example:

1. Papel tamaño carta, timbrado, con la firma del Director del departamento, impreso y con la información salarial aparece en el contrato.

2. Papel tamaño carta, descrito como perteneciente al gobierno de los estados unidos, con descripciones específicas de documentos a entregar, llamado I-9.

3. Post-it notes encima de amonestaciones y de evaluaciones del empleado, así como en documentos relacionados a empleados que intentan cambiarse de un puesto a otro.

Reflection about business case of ECM for this organization

El implementar un sistema de metadata electrónica para la organización y la recuperación de información

ayudaría mucho a este departamento de las siguientes maneras:

1. Evitarían el gasto oneroso de papel y tinta.

2. Ahorrarían tiempo de trabajo sin pudieran acceder los archivos desde su computadora en vez de pararse del escritorio, pedir la llave y encontrarse con un cuarto repleto de expedientes y muchas veces teniendo que esperar que

otro compañero termine o interrumpiendo al mismo.

3. Tendrían más espacio físico disponible en el edificio para cubrir otras necesidades del departamento.

4. Se haría más seguro el tener una base de datos a prueba de fuego o inundaciones ya que se grabaría el archivo en una base de datos virtual (en el aire) y una copia en CD (para que se sienta segura la compañía en el caso de

fallo de la Internet o de la base de datos, puedan tener esos CD disponibles para la recuperación de la información.