Instituto Evangélico América Latina Grado: 5to. Perito Prof.: Wilson Hernández Área: Catalogación y archivo

Tarea #1

24 de agosto de 2015

Karen Aguilar 2

Introducción

En el presente trabajo veremos una serie de problemas en los cuales hemos analizado los casos para darles una solución y que las personas puedan

encontrar una mejor forma de archivar, cuidar y guardar sus documentos más importantes. Este trabajo es realizado con el objetivo de que podamos

aprender y tomar práctica analizando cuál de los sistemas de archivo serian aplicables según sea el problema y darles el uso adecuado a estos

utilizándolos con el propósito por el cual fueron creados.

PROBLEMA #1 1) Julio Martínez, jefe de taller de la Compañía Pardo, herramientas y troqueles,

coloca documentos en archivo de espigón. Otras personas que deben utilizar esos documentos se quejan de que son difíciles de consultar y muchas veces se destruye la información. Julio dice que es necesario manejar los documentos en esta forma para evitar que el viento los haga volar.

Solución: Para este caso Julio debe de buscar otra forma para guardar y

conservar sus documentos debido a que esta herramienta de archivo no parece confiable ni segura porque los documentos puede que no vuelen pero al engancharlo la perforación que se le hace puede causar daños al papel e incluso puede romperlo.

a) ¿Qué sugiere usted que se haga?

Mi sugerencia es que Julio tenga o utilice la tabla de Shannon esta tabla es más segura y cuidara el estado de los papeles y su orden será conforme los documentos vayan llegando y se vayan enganchando.

b) ¿Qué equipos es conveniente para controlar esta situación? El equipo más conveniente para este problema es la tabla Shannon es

parecida al espigón pero es mucho más segura y cuida mejor los documentos.

PROBLEMA #2

2) El Señor Romero Cárdenas es propietario de una pequeña ferretería que vende artículos a crédito y al contado. No tiene archivador, pero mantiene todos los documentos en los cajones de su escritorio. Tampoco utiliza carpetas sino que asegura los documentos con sujetapapeles (“clipes”).

Solución: Buscar una herramienta de archivo adecuada para su negocio una

herramienta que no sea complicada de usar pero que tenga seguro sus archivos.

a. ¿Cómo organizaría la correspondencia si usted fuera contratado en esta

compañía? Debido a que la ferretería es pequeña no es necesario tener un gran archivador

pero sin embargo es necesario conservar los documentos en buen estado aún más si se trata como en este caso de compra y venta la herramienta que usaría para organizar y archivar seria el archivo de caja de esta forma conserva los documentos alejándolos del polvo, suciedad u otro peligro.

b. ¿Qué razones le daría al Señor Cárdenas para convencerlo de las ventajas de

un archivo organizado? Sus documentos son muy importantes de estos dependen que los clientes le

paguen o que usted se endeude y tenga que realizar un gasto innecesario debido al desorden que se tiene con los documentos generando una perdida a su negocio.

c. ¿Podría aprovechar los mismos cajones del escritorio del Señor Cárdenas? Si, los mismos cajones del escritorio del señor Cárdenas se podrían utilizar

para organizar y archivar de una mejor manera sus documentos. d. Veinte alumnos reciben 2000 tarjetas con nombres de estudiantes para

colocarlas en orden alfabético. ¿Cómo las organizarían usted para que el trabajo se realizara en un tiempo mínimo? Tenemos 20 alumnos y son 27 letras del abecedario para esto se distribuirían las letras: Alumnos – Letras Alumnos - Letras 2 = A-B-C 2 = D-E-F 2 = G-H-I 2 = J-K-L 2 = M-N-Ñ 2 = O-P-Q

2 = R-S-T 2 = U-V 2 = W-X 2 = Y-Z

Los 20 alumnos trabajando y se distribuirán para ordenarlas alfabéticamente.

PROBLEMA #3

3) Debido a que el Señor Barrios y su secretaria son las únicas personas que trabajan en una pequeña agencia de viajes, él ha decidido que la transferencia de documentos es tiempo perdido. Se propone a conservar en los mismos archivos todos los documentos actuales y antiguos.

Solución: El señor Barrios debería juntar en un cierto periodo documentos

antiguos y enviarlos de manera que no se acumulen en un mismo lugar y asi no perdería tiempo seguido para enviar documentos sino que tendría un tiempo específico para hacerlo.

a) ¿Esto es aconsejable? No es aconsejable que unan archivos nuevos con los antiguos debido a que

estos podrían confundirse. b) ¿Qué sugeriría al Señor Barrios? Mi sugerencia seria que de acuerdo como él dice que sería una pérdida de

tiempo está bien conservar los documentos antiguos pero en un lugar distinto al que conserva los documentos actuales para que no haya confusiones ni desordenes en cuanto a la búsqueda de documentos importantes.

c) ¿Qué planteamiento le presentaría para realizar una transferencia o

eliminación de documentos? Para que el señor Barrios pueda hacer una transferencia de documentos le recomendaría primero hacer dos divisiones una donde tenga los archivos actuales y otro donde tenga los documentos antiguos para esto puede utilizar un archivero vertical y juntarlos ahí todos para que en cierto tiempo los documentos antiguo los envié y no pierda tiempo en enviarlos muy seguido si no en un tiempo prudente.

Recomendación 1: Para archivar es necesario utilizar una herramienta que cuide el estado de los documentos conservándolos de forma que estos puedan ser leíbles para no tener problemas con algunos documentos que puedan estar dañados por la herramienta que utilizamos pero no los protege del todo. Recomendación 2: Es necesario darle su verdadero uso al archivero no utilizarlo a nuestra manera porque cada uno estos han sido diseñados con su propia metodología y es importante que nosotros respetemos eso. También es importante tener ordenados nuestros documentos para tener una ubicación rápida de ellos para esto es aconsejable que se utilice un método de archivo según sea el caso. Conclusión 1: Existen muchas herramientas de archivo pero estas son aplicadas según el caso o la situación para el cual lo necesitemos y hay sistemas de archivo pero estos no funcionaran si no son aplicados a su ámbito y el motivo por el cual se diseñaron tampoco las herramientas para archivar son aplicables a todos los casos debido a que unos necesitan mayor seguridad y cuidado de documentos que otros. Conclusión 2: Cuando de documentos se trato es necesario tener un orden y no juntarlos en un mismo lugar debido a que estos se pueden confundir y causar confusiones lo que haría perder tiempo en estar buscando cual es el que necesitamos y las personas podrían confundirlos por eso es mejor tenerlos en lugares distintos. Para conservar nuestros documentos y no tener problemas en un futuro es importante buscar una herramienta y un sistema de archivo para una mejor organización.