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Técnica para calcular

el tiempo promedio del

ciclo del proceso

Técnica para calcular

el tiempo promedio

del ciclo del proceso

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Índice 1. Introducción _________________________________________________________ 3

2. Objetivo _____________________________________________________________ 3

3. Conceptos básicos _____________________________________________________ 3

4. Actividades __________________________________________________________ 4

5. Resultados ___________________________________________________________ 8

6. Ejemplo _____________________________________________________________ 8

7. Consideraciones ______________________________________________________ 9

8. Recomendaciones ____________________________________________________ 10

9. Beneficios __________________________________________________________ 10

10. Formatos _________________________________________________________ 10

11. Glosario __________________________________________________________ 11

12. Bibliografía _______________________________________________________ 12

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Técnica para calcular el tiempo

promedio del ciclo del proceso

1. Introducción

El tiempo se ha convertido en una medida clave del éxito en los negocios; las mejoras en

el tiempo del ciclo del proceso se vinculan con reducción de costos, de inventarios e

incrementos en la capacidad de la organización.

Esta técnica explica las bases para calcular el tiempo promedio que tarda en ejecutarse

un proceso de principio a fin, emplea como base los tiempos promedio que duran sus

actividades y las probabilidades de selección de sus flujos alternativos.

En este documento se explica el cálculo del tiempo promedio, pero se pueden sustituir los

datos relacionados con el tiempo por costos de las actividades para obtener el costo

promedio del proceso.

2. Objetivo

Estimar el tiempo promedio del ciclo del proceso, o de una sección de él, al determinar los

tiempos estimados de los caminos alternativos del proceso

3. Conceptos básicos

El tiempo promedio del ciclo es el tiempo promedio invertido en la atención de

instancias, es decir, de casos en el proceso. Los procesos están diseñados para atender

varias instancias, el interés de este análisis es calcular su tiempo promedio de ejecución,

conocido también como tiempo promedio del ciclo. Este tiempo también puede ser

definido para una actividad en particular o para un bloque del proceso.

Para aplicar está técnica es necesario contar con el diagrama del proceso, el estándar

BPMN permite realizar diagramas de procesos adecuados para ese fin; estos

representan gráficamente al proceso empleando símbolos estandarizados que tienen un

significado especifico y una interpretación definida de acuerdo a los símbolos con los que

se relacionan.

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Al determinar el tiempo del ciclo del proceso es necesario identificar las divisiones y

uniones del flujo, clasificarlas por tipo de bloque y realizar las estimaciones

correspondientes. Las divisiones en el flujo crean caminos alternativos en el proceso y las

uniones reúnen caminos alternativos en un flujo. En esta técnica explicaremos los tres

bloques más importantes: el XOR, que se representa por medio de la compuerta exclusiva

de la notación BPMN; el AND, representado por la compuerta paralela en BPMN y el de

repetición, que representa un retrabajo en el proceso.

4. Actividades

A continuación se describen las actividades para calcular el tiempo promedio del ciclo de

un proceso.

1.1. Recabar información

El elemento principal de esta técnica es el diagrama del proceso, la información que

necesitas tener de sus actividades son:

Tiempo de duración promedio de cada actividad.

Probabilidad de la ocurrencia de cada camino alternativo

Probabilidad de la ocurrencia de cada flujo de repetición.

Consejo: Si deseas calcular el costo del proceso en lugar de los tiempos promedio de las

actividades, necesitas el costo promedio de cada actividad.

1.2. Identificar los tres tipos de bloques

El tiempo del procesamiento de un fragmento secuencial de un proceso es la suma de las

actividades del fragmento, cuando este fragmento contiene compuertas, el tiempo del

ciclo no puede ser la suma del tiempo promedio de sus actividades, es necesario

identificar el tipo de bloque para aplicar cálculos adecuados.

Los tres bloques que explicaremos aquí son: XOR, AND y repeticiones.

1.3. Calcular el tiempo de cada bloque

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Bloque XOR: es el bloque que representa la división del camino en dos o más caminos

alternativos, de los que solo uno de ellos se puede elegir. En el ejemplo siguiente se

muestran dos caminos alternativos que se separan y se unen por compuertas exclusivas

de la notación BPMN. Entre paréntesis hemos anotado la cantidad de días que en

promedio cada actividad demora en realizarse; también se ha determinado un porcentaje

de ocurrencia de los dos caminos alternativos. Con esta información podemos conocer el

tiempo promedio del bloque XOR.

En el 40% de las ocasiones el flujo realizará la actividad B que tiene un tiempo promedio

de realización de 15 días.

En el 60% de las ocasiones el flujo realizará la actividad C que tiene un tiempo promedio

de realización de 10 días.

Bloque XOR

El cálculo a realizar es el siguiente:

(.40 X 15) + (.60 X 10) =12 días.

Lo que significa que el bloque XOR demora en promedio 12 días; si sumamos la duración

de la actividad A, tenemos que la duración promedio de este segmento del proceso es de

16 días.

Boque AND: este bloque representa la división del camino en dos o más caminos

paralelos y en este caso se unen por una compuerta paralela; en este bloque se tomarán

todos los caminos, y el tiempo del promedio del ciclo del bloque es igual al valor de la

tarea que demore más tiempo, es decir, la más lenta.

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Bloque AND

En este diagrama la actividad D es más lenta que la E y la F, por lo tanto, el tiempo del

ciclo del Bloque AND es 30 días. Al sumar este valor con la duración de la actividad G,

obtenemos que el valor del tiempo promedio del ciclo de este segmento del proceso es de

34.3 días.

Consejo: El cálculo del costo promedio del Bloque AND se hace diferente, el lugar de

tomar el valor de la actividad con mayor costo, se suma el costo promedio de todas las

actividades del bloque porque los costos de cada una de ellas se ejecutarán.

Bloque de repetición: Este bloque representa un retrabajo en el proceso por medio de

un loop. Un loop utiliza una compuerta exclusiva que evalúa los datos del proceso y

determina si la actividad previa se tiene que repetir nuevamente.

Bloque de repetición o de retrabajo

En este ejemplo la actividad I se realiza por lo menos una vez, pero puede ejecutarse dos

veces con la probabilidad del 30%, que es la probabilidad de que el flujo regrese de la

compuerta XOR que separa el flujo (la segunda) a la compuerta XOR que lo une (la

primera). Si continuamos así la probabilidad de que se ejecute tres veces es 0.3 X 0.3

=0.09; de manera más general, la probabilidad de que la actividad I se ejecute N número

de veces es 0.3ⁿ. De manera que el tiempo promedio del ciclo es igual al tiempo del ciclo

dividido entre 1 menos la probabilidad de repetición, por lo tanto en este bloque:

5 / (1-.30) = 7.14días

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El tiempo promedio del Bloque de repetición es de 7.14 días.

Sumando el tiempo de la actividad H obtenemos un total de 11.14 días de tiempo

promedio del ciclo de este segmento del proceso.

Si una actividad tiene probabilidad de repetirse una sola vez en el proceso, se representa

de la siguiente manera:

Bloque de repetición o retrabajo que sucede una sola vez

En este caso la tarea Z solo se repetirá en el 10% de las ocasiones, de modo que podría

no ser ejecutada. Para calcular el tiempo del ciclo de este bloque se realiza el siguiente

cálculo:

(.10 X 10) + (.90 X 0) = 1

El cero se origina por hecho de que uno de los flujos que sale de la compuerta no tiene

actividad, por lo tanto, no contribuye al tiempo del ciclo. El tiempo promedio del bloque de

repetición es 1 día; más 2 días de la actividad Y; el total del tiempo promedio del ciclo de

este segmento del proceso es de 3 días.

Este cálculo es muy semejante al que se realiza para obtener el tiempo promedio de un

Bloque XOR, con la diferencia que en éste uno de los flujos dentro del bloque no tiene

ninguna actividad, por ello la probabilidad de que ocurra se multiplica por cero.

Consejo: El cálculo del costo promedio se realiza de la misma manera, sustituye los

tiempos de las actividades por costos.

1.4. Obtener el tiempo promedio del ciclo de todo el proceso

Suma el valor de las actividades secuenciales de tu proceso al valor de los bloques XOR,

AND y de repetición que hayas obtenido y así obtendrás el tiempo promedio del ciclo del

proceso. Si sustituyes los valores de tiempo por el costo promedio de cada actividad

podrías obtener el costo promedio del ciclo del proceso, recuerda que para el Bloque AND

se suman todos los costos promedio de las actividades del bloque.

Al analizar los flujos de un proceso ten presente que los procesos operan diferente

dependiendo de la carga de trabajo que procesan, esto depende del monto de instancias

que se ejecutan simultáneamente por el proceso. El tiempo del ciclo de un proceso se

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alentará cuando hay muchas instancias que procesar y se agilizará cuando son pocas. A

esto se le llama el fenómeno de la contención de recursos, la cual ocurre cuando hay más

trabajo por hacer que recursos disponibles para realizarlo.

5. Resultados

Tiempo promedio de ciclo del proceso o costo promedio del ciclo del proceso.

6. Ejemplo

Este diagrama inicia con la elección de tres caminos paralelos; una vez que se han

concluido se realizan dos tareas secuenciales. Calcularemos el tiempo promedio del ciclo

de este proceso.

Realicemos los cálculos de los tres caminos:

Camino 1:

Tenemos un bloque XOR en el que obtenemos un valor de 12 minutos, porque

(15 X .40) + (10 X .60) = 12

Este bloque más el tiempo de la actividad A nos dan como total 16 minutos.

Camino 2:

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Tenemos un bloque AND, la actividad más lenta es la D porque demora 30 minutos, por lo

tanto, el tiempo del ciclo del bloque AND es de 30 minutos, más 4.3 minutos de la tarea G;

el camino 2 tiene un tiempo de ciclo de 34.3 minutos.

Camino 3:

Tenemos un bloque de repetición de la tarea I, obtenemos que su tiempo de ciclo es de

1.06 minutos, porque 5/ (1-.30) = 7.14, a este valor sumamos los minutos de las tareas H

y J y obtenemos un total de 14.9 minutos para el camino 3.

Los tres caminos son parte de un bloque AND, el camino más lento es 2 con un valor de

34.3 minutos. Por lo tanto, tomamos ese valor y lo sumamos con los valores de las tareas

K y L.

34.3+4.0+4.6 = 42.9 minutos

El tiempo promedio del ciclo de este proceso es de 42.9 minutos.

En la siguiente tabla anotamos los cálculos para obtener el resultado del tiempo promedio

del ciclo de este ejemplo; hemos dividido los cálculos por camino paralelo con los que

inicia el proceso. Esta tabla se puede trabajar en una hoja de cálculo para conservar las

operaciones de cada bloque.

Tiempo promedio de ciclo del proceso

7. Consideraciones

Los procesos se pueden diagramar con bloques más complejos que utilizan la

lógica de los bloques que te hemos presentado en este documento, lo que podría

hacer más complejos los cálculos del tiempo del ciclo del proceso, pero existen

herramientas de modelado que permiten obtener mediciones variadas para el

análisis del flujo.

Los cálculos presentados funcionarán en modelos de procesos diseñados con

bloques estructurados.

BLOQUE DEL PROCESO XOR AND Repetición Secuencial Subtotal

Camino 1 AND 12 - 4 16

Camino 2 AND 30 - 4.3 34.3

Camino 3 AND - - 7.14 7.8 14.94

Tareas secuenciales 8.6 8.6

Tiempo promedio del ciclo 42.9

Unidad de medida minutos

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Todas las actividades incluidas en el diagrama deberán medirse en la misma

unidad de medida.

El tiempo promedio del ciclo del proceso está compuesto por diversos segmentos

como tiempo de espera, tiempo de servicio, tiempo de fila, entre otros. Su análisis

permitirá plantear reducciones del tiempo promedio del ciclo del proceso.

El insumo más importante para obtener el tiempo promedio del ciclo son las

estimaciones del tiempo del ciclo de cada actividad. Esto puede ser un obstáculo

que se puede manejar de dos maneras: la primera consiste en realizar entrevistas

a los involucrados u obsérvalos durante un periodo de tiempo, lo que te permitirá

realizar una estimación informada. La segunda manera es reunir datos del sistema

de información que se emplean en el proceso.

8. Recomendaciones

Utiliza diagramas de flujo que sean consistentes en la separación y unión de los

flujos, es decir, que si se separan los caminos se diagrame con claridad su unión.

La obtención de los tiempos de las actividades del proceso a través de un sistema

como el BPMS ofrecerá mayor precisión; si se utiliza la observación se deberá

aplicar una muestra representativa y un método adecuado para evitar la

subjetividad.

Aplica esta técnica a los procesos con un nivel estable de contención de recursos

para asegurar que sus resultados sean útiles para el análisis del flujo.

Para optimizar el proceso de análisis enfoca tu atención en las tareas o segmentos

del proceso que determinan el tiempo del ciclo, estos se denominan patrones

críticos.

9. Beneficios

Establece puntos de partida para establecer indicadores y objetivos de procesos.

Facilita el análisis y la mejora de los procesos.

Permite conocer la capacidad de la organización.

10. Formatos

Tiempo promedio del ciclo del proceso

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BLOQUE DEL PROCESO: Número de camino alternativo en el que se divide el

proceso, asignando un número consecutivo a cada camino y registrando el tipo de

bloque. Las tareas secuenciales que no se encuentren dentro de ningún camino

alternativo se calcularán en el último renglón “Tareas secuenciales”.

XOR: Anotar en la celda correspondiente a cada camino el resultado de cualquier

bloque XOR que contenga.

AND: Anotar en la celda correspondiente a cada camino el resultado de cualquier

bloque AND que contenga.

Repetición: Anotar en la celda correspondiente a cada camino el resultado de

cualquier bloque de repetición que contenga.

Secuencial: Anotar en la celda las tareas secuenciales que no se integran a

ningún camino anterior y que deban ser sumadas de manera secuencial en el

tiempo del ciclo del proceso.

Subtotal: Suma del resultado de las celdas XOR, AND, Repetición y Secuencial

por camino. En la fila Tareas Secuenciales se anota el monto de la celda

Secuencial correspondiente.

Tiempo promedio del ciclo: Anotar el resultado de las celdas de la columna

subtotal. (Si los caminos son paralelos anotar el de mayor valor).

Unidad de medida: Anotar la unidad empleada para el cálculo, ejemplo: minutos,

días, pesos.

11. Glosario

Tiempo promedio del ciclo del proceso: Es el tiempo promedio entre el

momento en que se inicia el proceso y el tiempo en que se completa.

Bloque XOR: Grupo de tareas que se encuentran entre una compuerta exclusiva

que divide el flujo y una compuerta exclusiva que lo une.

Bloque AND: Grupo de tareas que se encuentran entre dos compuertas paralelas.

Bloque de repetición: Tarea o grupo de tareas que se organizan para que se

repitan si la condición establecida en una compuerta así lo determina.

Loop: Repetición de una actividad o grupo de actividades en un proceso.

BLOQUE DEL PROCESO XOR AND Repetición Secuencial Subtotal

Camino 1 AND

Camino 2 AND

Camino 3 AND

Tareas secuenciales

Tiempo promedio del ciclo

Unidad de medida

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12. Bibliografía

Dumas, M., Rosa, M. L., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2013). Fundamentals of Business

Process Management. Heidelberg: Springer.

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