Técnicas y herramientas para la planificación estratégica carley milena cárdenas
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TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAPLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Ponente: Carley Milena CárdenasPonente: Carley Milena Cárdenas
Geógrafa -MSc. PlanificaciónGeógrafa -MSc. Planificación
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICAPLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
ORGANIZACIÓN DEL GRUPO Director de debate Relator Animador
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAPLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
HORARIO DE LA ACTIVIDAD
2:30 a 5: 30 pm
2:30 a 3: 45 La planificación
Estratégica
3:45 a 3:55 Refrigerio
3:55 a 4:00 Animación
4:00 a 5: 30 Herramientas de la
Planificación Estratégica
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAPLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
¿QUE ES EL PODER?
Es la capacidad que tiene un líder de alcanzar los objetivos planteados en una organización
PLANIFICACIÓN: contar con un plan
ORGANIZACIÓN: Organizar los recursos
DIRECCIÓN: Dirigir por la ruta correcta
EVALUACIÓN: evaluar la gestión- resultado
RETROALIMENTACIÓN: Redireccionar fallas
¿QUÉ ES L A PLANIFICACIÓN?
Análizar la realidad en la actualidad
Relacionar el presente con el futuro
Pensar y evaluar las consecuencias antes de actuar
Detectar posibilidades de éxito
analizar ventajas y desventajas de la acción
Proponer objetivos, metas
Pensar en conjunto para crear el futuro
Planificamos o estamos obligados a improvisar el fracaso del futuro
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Considera diferentes actores en un juego de conflictos y cooperación para solucionar problemas comunes
Los actores son: políticos, gobernantes, dirigentes de organizaciones públicas, empresariales y sindicales, comunidad organizada
Los temas de conflictos son: problemas comunitarios, económicos, sociales, ambientales, políticos
Es un juego de conciliación de intereses: políticos, económicos, sociales y transversalmente el ambiental
Permite conocer los intereses de los oponentes; entenderlos y asimilar su punto de vista. Además dar a conocer los míos
Conocer la realidad institucional de los demás actores y que conozcan la mía.
No puede haber estrategias si no existen oponentes con distintas explicaciones de la situación.
MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
El Momento Explicativo (M1).
Instancia en que se explica la realidad tal como fue, es y tiende a ser.
El Momento Normativo (M2).
Instancia en que se diseña como debe ser la realidad en el futuro, en contraste con la situación inicial.
El Momento Estratégico (M3).
Instancia en que se elabora una estrategia que articula el deber ser con el puede ser.
El Momento Táctico-Operacional (M4).
Instancia del hacer. Se produce la mediación entre el conocimiento y la acción.
MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
MOMENTO EXPLICATIVO: En el enfoque situacional en este Momento (M1) se tratará básicamente de:
Identificar problemas relevantes para el actor que explica la realidad. Priorizar y/o valorar los problemas. Identificar los actores influyentes. Establecer la relación entre los actores y los problemas. Describir y explicar los problemas a través de las relaciones sistémico-
causales (flujograma situacional) y establecer el VDP correspondiente. Delimitar el espacio del problema. Identificar los nudos explicativos del problema, así como los nudos
críticos del mismo. Establecer la relación de la situación problema con el entorno o contexto
(escenario).
MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
MOMENTO NORMATIVO: El enfoque situacional en este Momento (M2) trata, fundamentalmente, de:
Diseñar Las operaciones, acciones y sub-acciones. Diseñar la situación objetivo y describir los resultados (VDR) Estimar el impacto de las operaciones y acciones en el
cambio situacional esperado. Diseñar diferentes programas direccionales en distintos
escenarios (variantes y opciones). Relacionar las operaciones con los problemas del plan. Diseñar planes de contingencia para eventuales sorpresas
al plan central.
MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
MOMENTO ESTRATÉGICO:
El enfoque situacional, en este Momento (M3) trata fundamentalmente de:
Definir estrategias para cada actor y operación. Establecer el vector de peso para cada actor Definir el interés y el valor para cada operación desde la
perspectiva de cada actor, distinguiendo entre los actores de alto y bajo peso.
Establecer posibles trayectorias y selección de la trayectoria central o curso de acción.
Hacer simulaciones tácticas.
MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MOMENTO TÁCTICO-OPERATIVO:
En el enfoque estratégico situacional se considera que la planificación se completa en la acción
En este momento (M4) se integra la acción con el conocimiento La ejecución de las operaciones y acciones definidas La permanente revisión y seguimiento de la coyuntura (apreciar la nueva
situación). El establecimiento de sistemas de dirección estratégica que contemple al
menos los siguientes sub-sistemas: Ejecución del plan en la coyuntura Gerencia por Operaciones Petición y rendición de cuentas Presupuesto por Programas. Sala Situacional, seguimiento y evaluación de Gestión, Ajustes o redireccionamiento estratégico
PRELIMINARES DEL M.EPRELIMINARES DEL M.E
MOMENTO EXPLICATIVOMOMENTO EXPLICATIVO
MOMENTO NORMATIVOMOMENTO NORMATIVO
MOMENTO ESTRATÉGICOMOMENTO ESTRATÉGICO
Quienes son los involucrado?
¿Quien planifica y cuales son sus limitaciones?
¿Qué es lo que deseamos?
¿Cuáles son las condiciones actuales respecto a las deseadas?
¿Qué se está haciendo respecto a lo planificado anteriormente?
¿Qué podemos hacer para lograr lo deseado?
¿Qué podrían hacer otros para ayudar?
¿Cómo podemos unir esfuerzos?
¿Cuáles son las opciones y condiciones disponibles?
¿Cuáles son las consecuencias de las acciones?
MOMENTO TÁCTICO-MOMENTO TÁCTICO-OPERACIONALOPERACIONAL
Actuar juntos
Distribuir responsabilidades
Asignar recursos
Ejecutar obras y acciones
¿ Cómo vamos?
Están satisfechos los demandantes
¿Preservamos el ambiente?
¿Cuáles son los compromisos?
¿Con qué contamos?
ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ENTRADA
PROCESO INICIACIÓN PROCESO
MADURACIÓN
PROCESO DE EJECUCIÓN
PROCESO DE CORRECCIÓN
PRELIMINARES M.EPRELIMINARES M.E
MOMENTO EXPLICATIVOMOMENTO EXPLICATIVO
MOMENTO NORMATIVOMOMENTO NORMATIVO
MOMENTO ESTRATÉGICOMOMENTO ESTRATÉGICO
Actores involucrados
Imagen Objetivo
Diagnóstico Físico Natural , socioeconómico y ambiental .
Planes Operativos anuales anteriores
Planes de Desarrollo y Ordenación del territorio
Planes sectorialesSistema de Planificación Consejo Federal de Gobierno
Políticas Públicas
Impactos económicos, sociales y ambientales deseados
MOMENTO TÁCTICO-MOMENTO TÁCTICO-OPERACIONALOPERACIONAL
Plan Coordinado
POAN
Presupuestos
Ejecución presupuestaria
Contraloría Social
Evaluación de Gestión-Memoria y cuenta
Evaluación de medidas ambientales
Plan de Gobierno
Potencialidades y limitaciones
INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
POAI anual
PRELIMINARES M.E.PRELIMINARES M.E.
MOMENTO EXPLICATIVOMOMENTO EXPLICATIVO
MOMENTO NORMATIVO MOMENTO NORMATIVO
MOMENTO ESTRATÉGICOMOMENTO ESTRATÉGICO
Matríz de Actores
Matriz problemas comunes
Flujograma situacional
Árbol de Problemas
Matriz Marco Lógico
DOFA
Factores internos y externos
Impacto Cruzado
MOMENTO TÁCTICO-MOMENTO TÁCTICO-OPERACIONALOPERACIONAL
Plan Único de Cuentas
Diagrama de Gantt Método PERT
Tablero Control
Indicadores de Gestión
Indicadores de impacto
Configuración del sistema de planificación
HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Diagrama Causa-Efecto
Gráfico 11. Configuración del Sistema. Tomado de “Planificación y Política. Técnicas e Instrumentos de Planificación y Gestión: Caja de Herramientas”, IVEPLAN, 1993 (p. 48)
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ESTADAL DE PLANIFICACIÓN :CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ESTADAL DE PLANIFICACIÓN :
PROVEEDORES*Consejo Federal de Gobierno*Consejo de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas *Consejo Local de Planificación*Consejos Comunales*Sociedad Civil Organizada
INSUMOS•Planes Nacionales•Plan Estadal de Gobierno•Planes Sectoriales•POAN y POAI•Leyes y normativas•Peticiones y propuestas
PROCESOSElaboración de Programas, Proyectos y POA
RECURSOSHumanos, Financieros, Tecnológicos, Materiales, equipos, Tiempo y Otros
ACTIVIDADES •Ejecución de Programas y Proyectos•Ejecución Presupuestaria•Seguimiento y Evaluación de gestión
PRODUCTOS•Programas y Proyectos Culminados•Grado de la ejecución presupuestaria•Indicadores Alcanzados
CLIENTES•Comunidades •Organizaciones civiles
Plan Municipal de Desarrollo
Plan Estadal de
Desarrollo
Plan Nacional de Desarrollo RegionalPlan Nacional de Desarrollo Institucional
Plan Nacional de Desarrollo
Producto
ElaboraEjecutaHace seguimiento / Apoya
ElaboraEjecutaHace seguimiento / Apoya
ApoyaFormulaDirige
Atribución
Alcaldías / Consejo Local
de Planificación
Públicas
Gobernaciones / Consejo de
Planificación y Coordinación de Políticas
Públicas
Vicepresidencia / Consejo Federal de Gobierno
Presidencia de la
RepublicaInstancia
Sistema Nacional de Planificación Sistema Nacional de Planificación
MATRÍZ DE PROBLEMAS COMUNES
PASO 1: Lluvia de ideas
PASO 2: Priorización de Problemas
MATRIZ 2: PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS
PROBLEMA A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 TOTAL PRIORIDAD
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
Pn
TOTAL 100 100 100 100 100 100 100 100 100
MATRIZ 2: MATRIZ DE ACTORES
FUENTES DE PODER
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 TOTAL
DINERO
PRESTIGIO
APOYO POLITICO
ORGANIZACIÓN
INFORMACIÓN
FUERZA
PODER
COHERENCIA
TOTAL
FLUJOGRAMA SITUACIONAL
C.H CAUSAS
REGLAS ACUMULACIONES FLUJOS
V.D.P. CONSECUENCIAS
ENTORNO
PROBLEMA: ACTOR QUE EXPLICA:
Resultados
Flujo bajo control
AcumulaciónBajo control
Regla bajocontrol
Regla fueraDe control
AcumulaciónFuera de control
FlujoFuera decontrol
Flujo fuerajuego
AcumulaciónFuera de juego
ReglaFuera dejuego
PROBLEMA
FENOPRODUCCIÓNLos Hechos visibles
DIAGRAMA CAUSA- EFECTO
FENOESTRUCTURAOrganizaciones o normas que rigen los hechos
GENOESTRUCTURABases socio historicas Que fundamentan los hechos
ÁRBOL DE PROBLEMA
PROBLEMA CENTRAL
EFECTOS
CAUSAS
375546710SUMATORIA
5310100C6
6020013C5
6013012C4
4001201C3
8000233C2
7210121C1
SUMATORIAE6E5E4E3E2E1CAUSA
(MIC-MAC)
MATRIZ 3: GAMMA MODIFICADA DE IMPACTO CRUZADO
•Permite identificar las causas del problema que requieren mayor atención a corto y mediano plazo• En consenso entre los participantes se procede a darle una ponderación con los siguientes criterios:0 = la causa no incide en el efecto; 1 = La causa incide levemente sobre el efecto; 2= La causa incide directamente sobre el efecto; 3= La causa tiene gran incidencia sobre el efecto •Se calcula la media a través de formula:
MEDIA = Sumatoria Total/ Nº CAUSAS = 37/6= 6.16
• Las causas que resulten mayor o igual a la media, será las prioritarias y ser atendidas a corto y mediano plazo.
MATRIZ DE IMPACTO CRUZADO
OBJETIVO CENTRAL
FINES
ÁRBOL OBJETIVO
M
E
D
I
O
S
•El árbol objetivo se logra pasando a positivo el árbol problema
•Los medios de primer orden generan programas
•Los medios de segundo orden generan proyectos y acciones
MARCO LÓGICO
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN
RESUMEN NARRATIVO DE LOS OBJETIVOS
INDICADORESVERIFICABLESOBJETIVAMEN-TE
MEDIOS DE VERIFICA-CIÓN
SUPUESTOS O FACTORES EXTERNOS
FIN Cómo el Plan contribuirá a la solución del problema en el Núcleo
+ Miden cantidad, calidad y tiempo+ Miden el cambio que puede atribuirse al Plan
+ Indica donde el evaluador o ejecutor puede obtener información acerca de los indicadores definidos en cada nivel
+ Son los riesgos del Plan en: lo ambiental, financiero, institucional, social, político, climatológico
MARCO LÓGICO- MATRIZ DE PLANIFICACIÓN
RESUMEN NARRATIVO DE LOS OBJETIVOS
INDICADORESVERIFICABLESOBJETIVAMEN-TE
MEDIOS DE VERIFICA-CIÓN
SUPUESTOS O FACTORES EXTERNOS
PROPÓSITO + Resultado que se espera alcanzar como consecuencia del uso de los componentes del Plan+ Es el cambio fomentado, las hipótesis+El título del Plan surge del propósito+ El Propósito es uno solo+ Escapa de la gestión de la gerencia
+ Miden cantidad, calidad y tiempo+ Miden el cambio que puede atribuirse al PLan
+ Identificar fuentes de información o hacer previsiones para recogerla+ No siempre es estadística
+ Se requiere identificar los riesgos en cada etapa del Plan : actividades, componente, propósito, Fin+ Representa un juicio de probabilidades de éxito del plan+ Los riesgos son condiciones que están mas allá del control directo de la Gerencia+ Preguntarse ¿Qué podría salir mal en cada nivel del plan
MARCO- LÓGICO MATRIZ DE PLANIFICACIÓNRESUMEN NARRATIVO DE LOS OBJETIVOS
INDICADORESVERIFICABLESOBJETIVAMEN-TE
MEDIOS DE VERIFICA-CIÓN
SUPUESTOS O FACTORES EXTERNOS
COMPONEN-TES O RESULTADOS
+Son las obras, estudios, bienes, servicios, capacitación generados por la Gerencia dentro del presupuesto que le asignan+ Son los resultados: obras terminadas, bienes instalados, estudios terminados, capacitación terminada.
+ Son las descripciones breves de los estudios, bienes, capacitación y obras físicas+ Deben especificar cantidad, calidad y tiempo
+ Pueden obtenerse de la inspección visual
+ Se requiere identificar los riesgos en cada etapa del Plan : actividades componentes, propósito, Fin+ Representa un juicio de probabilidades de éxito del Plan+ Los riesgos son condiciones que están mas allá del control directo de la Gerencia+ Preguntarse ¿Qué podría salir mal en cada nivel del Plan
MARCO-LÓGICO MATRIZ DE PLANIFICACIÓN
RESUMEN NARRATIVO DE LOS OBJETIVOS
INDICADORESVERIFICABLESOBJETIVAMEN-TE
MEDIOS DE VERIFICA-CIÓN
SUPUESTOS O FACTORES EXTERNOS
ACTIVIDADES + Son las tareas a ejecutar + Es la lista de actividades+ Cada actividad se representan en un diagrama de Gant donde se estima: tiempo de ejecución, recursos para su ejecución
+ El presupuesto del Plan asignado, es el indicador de actividad+ El presupuesto total del Plan es el conjunto de actividades que genera cada una de los componentes
La ejecución del presupuesto puede verificarse con los recibos presentados, contrataciones realizadas , licitaciones adjudicadas
+ Se requiere identificar los riesgos en cada etapa del Plan : actividades, componentes, propósito, Fin+ Representa un juicio de probabilidades de éxito del Plan+ Los riesgos son condiciones que están mas allá del control directo de la Gerencia
+ Preguntarse ¿Qué podría salir mal en cada nivel del Plan
MATRIZ DOFA Fortalezas (F) Debilidades (D)
1.2.3.4.5.
1.2.3.4.5.
Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO)
1.2.3.4.5.
1.2.3.4.5.
1.2.3.4.5.
Amenazas (A) Estrategias (FA) Estrategias (DA)
1.2.3.4.5.
1.2.3.4.5.
1.2.3.4.5.
Factor Interno/Externo
Ponderación (P)
Clasificación (C)
Resultado Ponderado (P * C)
Factor 1 0 a 1 1 al 4 P1 x C1
Factor 2 0 a 1 1 al 4 P2 x C2
.
...
.
...
Factor n 0 a 1 1 al 4 Pn x Cn
Total Ponderado ∑P = 1,00 ∑ (Pi x Ci)
Matriz de evaluación del factor interno o externo (según sea el caso)
No TareaDuració
nCronograma
1 Actividad A 5 días
2 Actividad B 6 días
3 Actividad C 3 días
4 Actividad D 5 días
5 Actividad E 3 días
6 Actividad F 6 días
7 Actividad G 6 días
8 Actividad H 12 días
9 Actividad I 6 días
10 Actividad J 3 días
DIAGRAMA DE GANTT
AREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN DONDE SE GENERAN LOS INDICADORES DE CONTROL
Período de evaluación:
Resultado Esperado
Indicador
Pond.
Rangos de alerta
Agreg. Frec.Fuen.V A R
Objetivo 1 --- 1,00 I>%ME%mE<I<
%MEI<%mE NA F Ft
RE1 I1 P1 I1>%ME%mE<I1<
%MEI1<%mE NA F Ft
RE2 I2 P2 I2>%ME%mE<I2<
%MEI2<%mE NA F Ft
RE3 I3 P3 I3>%ME%mE<I3<
%MEI3<%mE NA F Ft
Objetivo 2 --- 1,00 I>%ME%mE<I<
%MEI<%mE NA F Ft
RE1 I1 P1 I1>%ME%mE<I1<
%MEI1<%mE NA F Ft
Matriz para Diseño del Tablero de Control
Matriz para Diseño del Tablero de Control
Agregación: M = municipal, L = localFrecuencia: A = anual, T = trimestralPond = Ponderación del indicador; V= Rango de alerta verde; A= Rango de alerta amarillo; R= Rango de alerta rojo; Agreg.= Agregación; Frec.= Frecuencia de la medición; Fuen.= Fuente de la información y (o) cálculo del indicador; RE = Resultado esperado o meta; I= Indicador; P= Ponderación de cada indicador por resultado epseardo; %mE= Porcentaje minino esperado; %ME= Porcentaje máximo esperado; NA= nivel de agregación de cada resultado esperado; F= Frecuencia de medición de cada resultado esperado; Ft= Fuente de la información o cálculo para cada resultado esperado.