Tecnologías de Colaboración

Empresarial con SharePoint

ING. DAVID SÁNCHEZ AGUILAR

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MICROSOFT CERTIFIED TRAINER

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¿Por qué es importante la colaboración?

SharePoint es una plataforma tecnológica con el objetivo principal de colaboración entre grupos de trabajos en una organización, sin importar el número de empleados o el área de negocio con el fin de administrar la información de forma centralizada.

- Productividad, estrategia, comunicación, seguridad, organización, más involucrados, …

- El futuro es la colaboración…

¿Por qué SharePoint?

Capacidades de SharePoint SharePoint provee el uso para diferentes tipos de sitios en la organización:

◦ Sitios personales (Blogs o perfil organizacional).◦ Sitios para departamentos (Contabilidad, Recursos Humanos, etc).◦ Sitios para toda la organización (Información en común para todos los

colaboradores) .◦ Sitios para Extranet (Brindar acceso a clientes, proveedores o socios).◦ Sitios para Internet (Portales empresariales públicos).

Productividad SharePoint permite compartir información y evitar ambientes de trabajo aislados.

Colaboración con SharePoint 2013

Gestión Documental SharePoint es más que un repositorio de archivos. La plataforma cuenta con el potencial para cumplir casi cualquier requisito de su organización con respecto al manejo documental:

◦ Captura de documentos.◦ Clasificación.◦ Compresor de archivos de una misma categoría ◦ Seguridad de acceso y permisos. ◦ Registros de entrada y salida.◦ Auditoria.◦ Versionamiento.◦ Edición de documentos desde el navegador.◦ Alertas y notificaciones.◦ Integraciones (Office, Project, SkyDrive, etc).◦ Búsqueda por archivos y por contenido.◦ Flujos de trabajo para aprobación o denegación.

Manejo de contenido (ECM) SharePoint le permite administrar el contenido de sus portales web de la misma forma como si estuviera editando un archivo de Word, brindando la facilidad a los usuarios para poder usar SharePoint con el mismo conocimiento y experiencia de Office.

Esta herramienta brinda empoderamiento a los usuarios finales para que ellos mismos puedan crear sitios y contenido sin necesidad de contactar al departamento de Tecnologías de Información.

SharePoint también permite a los usuarios configurar sitios para una especifica audiencia, permitiendo cambiar por ejemplo, hora del sitios y lenguaje, en caso de que el portal sea utilizado por un departamento en otra ubicación.

Manejo de contenido (ECM)

Diseño de los Portales SharePoint 2013 cuenta con varias herramientas para poder personalizar la apariencia grafica de los sitios construidos con HTML5, CSS3 & JavaScript. Entre estas herramientas tenemos plantillas propias de SharePoint, Temas y también SharePoint Designer.

Red Social Empresarial SharePoint permite a las organizaciones tener una red social empresarial para la colaboración de sus grupos de trabajo. Entre las características principales podemos encontrar las siguientes:

◦ My Sites (Perfil con la información del colaborador).◦ Yammer (Plataforma Social).◦ Etiquetas en artículos o comentarios.◦ Actividades de interés.◦ Calificación de artículos con puntuaciones.◦ Documentos por cada perfil (Personales o compartidos).◦ Cumpleaños de los colaboradores.◦ Seguir a las personas (suscripción a un perfil o un blog).◦ Estructura organizacional por perfil (compañeros de trabajo, personal a cargo,

jefe,etc).

Dispositivos Móviles SharePoint ofrece una vista optimizada de los sitios para dispositivos móviles soportados (iPad, Phone, Android y Windows Phone) con el fin de aumentar la disponibilidad aún cuando no se trabaja desde una computadora. Estas vistas pueden ser personalizadas para una mayor simplicidad en los accesos del sitio, o bien se puede utilizar una vista completa.

Servicios de Conectividad (BCS) SharePoint 2013 brinda un servicio para conexión de datos para otras plataformas e integración con otros sistemas con el fin de llevar a sus portales corporativos información que ya se encuentra disponible en los sistemas de su organización.

Algunos ejemplos para hacer uso de este servicio:

◦ Sistemas de soporte de tiquetes (Help Desk).

◦ Inventarios de activos de su organización.

◦ Desplegar en sus sitios tablas dinámicas de ventas.

Inteligencia de Negocios (BI) SharePoint cuenta con distintos servicios para desplegar información referente a su empresa con reportes, análisis de datos, tableros dinámicos y tablas de Excel. Estos servicios le permiten a su organización contar con información robusta para toma de decisiones.

Listas de SharePoint SharePoint ofrece a los usuarios la creación de listas para almacenar información, la plataforma nos brinda varias plantillas que incluyen columnas ya establecidas para facilitar la funcionalidad. SharePoint permite mantener distintos tipos de vista para las listas, esto con el fin de incluir ordenamiento, filtros de información o una vista de tipo calendario.

Entre las plantillas podemos encontrar:◦ Contactos◦ Tareas◦ Encuestas◦ Manejo de proyectos◦ Seguimiento a casos◦ Hipervínculos de interés◦ Foros de discusión ◦ Listas personalizadas, nos permite crear nuestras propias columnas para almacenar la

información que nosotros consideramos relevante, por ejemplo, cuentas de contabilidad, inventarios, etc).

Flujos de trabajo (Workflow) SharePoint brinda un servicio para desarrollar flujos de trabajo con el objetivo de poder llevar a cabo automatización de procesos empresariales. Estos flujos de trabajo pueden ser enfocados a los diferentes departamentos de una empresa, como por ejemplo, un flujo de trabajo para el departamento de recursos humanos que se encargue de automatizar los permisos de vacaciones de los empleados de la organización.

Herramientas para desarrollar los Workflows:

◦ SharePoint Designer 2013◦ Visio Professional 2013◦ Visual Studio 2012

Integraciones de SharePoint SharePoint brinda integraciones de forma nativa con varias plataformas de tecnologías Microsoft. Como por ejemplo:

◦ Active Directory: SharePoint facilita el acceso de lectura y escritura a la base de datos de activos de su empresa, esto le permite tener acceso a los administradores de SharePoint a la información de todos los colaboradores.

◦ Exchange Server: SharePoint se integra con el servidor de correo Exchange para poder compartir calendarios, sincronizar listas de tareas, asignar cuentas de correo a listas de sitios, entre otras funcionalidades.

◦ Lync Server: La colaboración es el objetivo principal para integrar el servidor de mensajería instantánea conocido como Lync con SharePoint, esto permite realizar video conferencia, conocer el estado de la disponibilidad de un usuario (disponible, ausente, etc), compartir escritorios, entre otras características.

Integraciones de SharePoint

Búsquedas en SharePoint SharePoint cuenta con servicios de búsqueda para la plataforma, esto le permite llevar a cabo diferentes tipos de configuraciones con el fin de personalizar las búsquedas para los usuarios, administrar relevancia de información y documentos, búsquedas basadas en reglas y con filtros, además de búsquedas federadas para utilizar el motor de búsqueda Bing.

SharePoint: Plataforma de Desarrollo

SharePoint ofrece una plataforma para que los desarrolladores puedan personalizar los sitios y extender la funcionalidad de los componentes existentes. En SharePoint 2013 se introduce un nuevo modelo de desarrollo con el fin de que los usuarios puedan implementar aplicaciones (apps) en sus sitios como si se trátese de aplicaciones para un dispositivo móvil.

Tienda de Aplicaciones (Marketplace)

Preguntas http://davidsanchezaguilar.wordpress.com

Twitter: @davidsancheza

Muchas gracias por su atención!!!