7 OBJETIVOS Clarificar los conceptos de preservación y conservación de la información Conocer los procesos y usos de la microfilmación Diferenciar las ventajas y desventajas del disco óptico Identificar los procesos de conservación de la información a través de imágenes

(infoimage).

El papeleo, esa inmensa producción de informes, estadísticas, investigaciones, cheques, facturas, constituye en un verdadero dolor de cabeza e el mundo empresarial no solo por los altos costos que representa su acumulación, archivo y conservación sino por las características propias del deterioro que causa su manipulación, las condiciones ambientales y el paso de los años Por esta razón a lo largo de la historia de la humanidad se ha desarrollado diferentes alternativas sustitutas del papel para preservación de la información , las cuales abarcan tecnologías basadas en la fotografía, el almacenamiento magnético y las nuevas tendencias de almacenamiento de imágenes con tecnología láser. Entre estas. Formas de preservación encontramos avances significativos de gran uso como la microfilmación, y otras mas recientes generadas por la automatización entre las que se destacan el disco óptico y la información por imágenes. A continuación nos ocuparemos brevemente de ellas. La conservación de la información contenida en los documentos es unos de los aspectos que más preocupan a las personas y entidades involucradas en su almacenamiento, uso y control. Esta preocupación ha llevado al desarrollo de las tecnologías que, como en el caso de la microfilmación, han contribuido a perpetuar la historia y trascendencia del hombre, al permitir la preservación y conservación de información dentro de parámetros inigualables de seguridad y confiabilidad.

INTRODUCCION

MICROFILMACION

TECNOLOGIAS PARA LA PRESERVACION DE LA INFORMACION

La microfilmación es el resultado de la aplicación de las técnicas fotográficas mediante la reducción de imágenes que se fijan en una película sensible, logrando con ello la solución practica de los problemas derivados de la comunicación de documentos y al desmesurado crecimiento de archivos que genera la producción diaria de la actividad de las instituciones. Antecedentes: La historia de la aplicación fotográfica, que comenzó con la cámara oscura en 1544, con la cual se observo un eclipse de sol. Pero hasta 1986 cuando Joseph Niepce , litógrafo de profesión, produjo la primera imagen fija utilizando betún de india con emulsión . Paralelamente a los inventos de Niepce , el francés Jacques M. Daguerre trabajaba el mismo objetivo. Dagurre profundizo los desarrollos y alcances logrados por Niepce y en 1839 introdujo comercialmente el proceso práctico de la fotografía. En ese mismo año, el ingles John Benjamin Dancer produjo en Inglaterra la primera microfotografía que reducia 160 veces el tamaño del documento original. Años más tarde, 21 de junio de 1859 se le otorgo en Francia la primera patente de microfilmación comercial René Prudent Dragón quien le aplico su técnica y las bondades de su situación y momentos de particular situación política. Prudent, durante la guerra franco-prusiana, en 1870, logro burlar el cerco hecho a parís por el ejercito prusiano elevándose en un globo aerostático y llegando hasta el lugar donde se hallaban las tropas prusianas para microfilmar documentos y mensajes de interés para los mandos militares inmovilizados por el cerco. Les hizo llegar la información microfilmada amarrada a las patas de palomas mensajeras, con lo cual se apoyo el triunfo de Francia y la divulgación comercial de esta nueva técnica de gran utilidad en todos los campos administrativos. Sin embargo, el desarrollo comercial propiamente dicho se realizo gracias al impulso de George Mc Carthy quien convenció a la firma norteamericana Eastman Kodak de entrar al negocio de la microfilmación. Con ello se origino el Rekodak Co. Que se dedico a convencer a los hombres de negocios de los estados unidos, particularmente a los bancos, de las ventajas ofrecidas por este

MICROFILM Es un material flexible y transparente, utilizado para el registro de

imágenes de proyección óptica y no cinematográfica.

¿Que es la microfilmación? Es la técnica de registrar documentos de toda clase en reducidas imágenes sobre un material llamado microfilm

nuevo sistema de conservación y de preservación de posibles falsificaciones de los documentos y firmas de sus ahorradores El apoyo de la Rekodak Co. Ha sido decisivo para la divulgación y utilización de la microfilmación en el mundo entero. Concepto: Puede verse desde los puntos de vista: el administrativo y el técnico. En el sentido administrativo podemos definir a la microfilmación como una forma de hacer mas rápida , útil, accesible e íntegra la información que requiere el usuario, dadas las características de seguridad e inviolabilidad que ofrece. Desde el punto de vista técnico la microfilmación se define como la técnica fotográfica de registrar sobre una película sensible, imágenes de documentos de cualquier clase o forma con reducciones considerables de su tamaño original, en un material denominado microfilm. El microfilm es un material flexible y transparente que se utiliza para el registro de imágenes de proyección óptica, que involucra todos los elementos de la fotografía como el objeto, la luz, cámara, película, emulsión sensible a la luz, imagen con contraste y revelado. Las películas de microfilm son pancromáticas, es decir sensibles al azul,rojo y verde. Objetivos: Siendo la microfilmación un medio fotográfico que permite manejar grandes volúmenes de información tanto en rollos de película como en laminas de película (denominados microfichas) los objetivos de esta técnica abarcan desde la conservación, seguridad y preservación de los documentos, hasta la muy significativa economía y reducción de espacios físicos de almacenamiento. De estos objetivos, podemos entonces concluir algunas de las ventajas que ofrece la microfilmación:

Un medio rápido y práctico para la localización de información.

Reduce espacios ya que de acuerdo con investigaciones realizadas, esta demostrado que el microfilm reduce las áreas de conservación al 2% del volumen real ocupado por el papel.

Genera procesos obligados de selección y eliminación de documentos innecesarios y contribuye a la disminución de peso en las estructuras y locales de archivo.

La seguridad del microfilm es muy grande, ya que como medio de archivo imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y ayuda a preservar la información en casos de destrucción parcial o total ocasionada por siniestros naturales o provocados.

La durabilidad de la información microfilmada, conservada en condiciones adecuadas, de acuerdo con la Reglamentación Internacional (Norma ANSI PH5 4/70) es de más de 100 años.

Su duplicación es muy fácil, con lo cual se asegura su durabilidad y consulta sin dañar el documento fuente.

El hecho de remitir documentos en microfilm a través de los servicios de correo facilita su transporte y aminora los costos.

Los principales equipos que componen el sistema de microfilmación son los denominados unidades de entrada de proceso y salida Unidades de entrada: los equipos de entrada se relacionan con los aparatos involucrados en el propio proceso fotográfico para reducción de imágenes llamados cámaras microfilmadoras Estas cámaras son instrumentos muy precisos para registrar imágenes reducidas y son de dos clases: Las cámaras planetarias: donde la película y el documento que se esta microfilmando permanecen quietos en el momento de la exposición y, por tanto, reproducen con mayor presicion detalles muy finos del original. Las cámaras rotativas: donde la película y el documento, al momento de la microfilmación, se mueven en forma sincronizada durante la exposición. Estas cámaras son de gran aceptación y utilidad en las empresas con alto volumen de documentos diarios de gestión, donde no se requiere una imagen tan detallada, sino la preservación de grandes masas de información Unidades de procesos y revelado: son unidades automáticas donde se produce el procesamiento de las películas e incluir los pasos de revelado, fijado, lavado y secado de la película. Unidades de salida: son las unidades que permiten la proyección óptica fija y ampliada de la imagen de un microfilm. Se conocen como lectores, ya que permiten al usuario la consulta y la lectura del microfilm en una pantalla operada en forma sencilla por quien consulta la información. Equipos auxiliares: Además de las unidades básicas, en microfilmación se utilizan otra serie de equipos auxiliares, ya sea para evaluar la cantidad de los microfilmes como el densitómetro que es un aparato para medir la densidad fotográfica, es decir, el ennegrecimiento de la película; o para duplicar rollos de películas o microfichas, como los duplicadores.

EQUIPOS DE MICROFILMACION

También se incluyen dentro de estos equipos el inspectometro, microscopio, sensitómetro, lupas e insertadores de Jackets.

Cámara planetaria Concepto: El disco óptico es probablemente el mas nuevo de los medios de almacenamiento de información, resultado de la combinación de dos líneas de desarrollo tecnológico aparentemente no relacionadas: el almacenamiento de información mediante una tecnología de alta densidad de grabación de carácter óptico con la utilización de rayos láser y la tecnología de los videos (discos que permiten al usuario observar y disfrutar en sus televisores la trasmisión de películas y programas pregrabados)

Disco óptico: permite almacenar el equivalente 100.000 documentos tamaño carta

Por ello con alguna frecuencia los términos: disco óptico – numérico y video –disco son usados en forma discriminada para referirse a las tecnologías derivadas de la aplicación del rayo láser para grabación de la información digitalizada o de imagen. El disco óptico es un producto de desarrollo tecnológico de los años 80, como aporte a la industria de los computadores al mundo de los negocios para un manejo mas eficiente y racional de la

DISCO OPTICO

información. Su característica fundamental consiste en el empleo de energía lumínica para grabar información en una señal eléctrica para reconvertirla luego en digitalizada. Los discos ópticos disponibles en el mercado son de tres clases: EL CD-ROM (compac disk – read only memory), que significa “disco compacto únicamente de lectura”, es un disco óptico en el cual la información se ha grabado a partir de un máster y luego copiado infinitas veces; como consecuencia de este proceso, las copias solo permiten leer la información, pero no la escritura ni la modificación de la información. Del género CD-ROM son la inmensa cantidad de video – juegos, video- discos, canciones, enciclopedias, etc., que se consiguen en el mercado, ya sea para utilizarlos en equipos de audio, T.V. o computador. Una segunda variedad son los discos ópticos WORM (Write Once, Read Many), de escritura única y lectura múltiple, mas conocida como Discos Ópticos Numéricos. Donde la información es grabada en el disco una sola vez para ser leída cuantas veces sea necesario, pero sin permitir la reescritura. Este tipo de disco es el que puede actuar como soporte legal para el almacenamiento de la información, dado que los datos en el contenido no pueden alterase de ninguna manera.

CD ROM para almacenamiento de información

Un tercer tipo de disco óptico es el de características similares al disco magnético (disquetes de computador,) donde el usuario copia, modifica y borra la información de acuerdo con sus necesidades y en forma permanente y son los denominados W.M.R.A. (Write Many Read Always)

Permiten una mayor cantidad de información grabada en un mínimo de espacio. Un disco óptico puede llegar a almacenar hasta 80.000 documentos, es decir, el equivalente a almacenamiento de 500 disquetes magnéticos de 5 ¼ de pulgada.

La información grabada en un disco óptico numérico - Worm solo podrá ser borrada por destrucción física del disco, ya que una vez grabada en él, el proceso es irreversible

La consulta de información es más rápida ya que su almacenamiento se realiza en unas direcciones específicas, es decir, que la consulta se realiza en forma aleatoria.

La vida útil de un disco óptico se calcula entre 30 y 50 años, con la posibilidad de que próximo al término de su vencimiento puede regrabarse en otro nuevo disco, con lo cual su vida útil puede prolongarse por más tiempo.

Un disco óptico puede copiarse en otros nuevos discos.

CARACTERIZTICAS

El disco óptico numérico – Worm al poseer almacenamiento y procesamiento digital, puede homologarse con los sistemas digitales de trasmisión y procesamiento, por lo tanto, puede utilizarse para trasmisiones por satélite de telecomunicación moderna.

Tiene acceso de consulta simultáneo y múltiple ya que la información puede ser observada en una o más pantallas de un sistema de red.

1. Scanner: unidad de captura de información a través de una función lumínica de rayos láser que genera una réplica digital del documento fuente.

2. Unidad de control: Compuesta por un microcomputador, un teclado de funciones y una pantalla, a través del cual se cumple el proceso de grabación, lectura y reproducción de la información y la interconexión con los demás componentes del sistema.

3. Unidad de disco óptico: Donde se almacena físicamente la información. 4. Unidades de recuperación: conformado por pantallas de alta resolución, de características

similares a los monitores de video empleados en los computadores, pero con altos niveles de resolución y las impresoras láser para reproducción de los documentos sobre papel.

Mas conocida como información por imagen, es una tecnología desarrollada en la década de los 90 como una solución de almacenamiento de información a través de las imágenes de los documentos, que se reproducen y almacenan en la memoria de un computador para ser reproducidas fielmente sobre papel, acetato u otro medio. Con esta tecnología la imagen del documento pasa a través de un scanner directamente a la estación de trabajo (computador). Puede ser consultada por cualquiera que lo desee sin necesidad de tener a mano el documento original y permitiendo la creación de archivos electrónicos dentro del computador que funcionan con las imágenes fidedignas de los documentos. Los sistemas de imágenes están concebidos para captar y digitar documentos en papel, desde cheque y recibos hasta planos arquitectónicos y diseños de ingeniería para poder recuperarlos cuando se quiera. Objetivos: los sistemas de almacenamiento y preservación de la información en imágenes buscan alcanzar los siguientes objetivos:

Disminuir los costos de papeleo en su almacenamiento en el archivo

Optimizar los servicios de archivo de documentos con la utilización de discos ópticos

Facilitar la consulta multiactiva de los documentos a través de sistemas en red, evitando la duplicación en papel del documento archivado.

Evitar el deterioro por la manipulación de los documentos.

INFOIMAGE

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA PARA ALMACENAMIENTO DE INFORMANCIÓN EN TECNOLOGÍA C.D. – DISCO ÓPTICO