TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

1- ARCHIVO: CONCEPTOS CLAVE

tutora: Mercè Perelló                         octubre 2009

¿qué es un archivo?

Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio

de sus funciones o actividades  

Lugar donde se custodian uno o varios archivos

Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo)

Acción y efecto de archivar ( dar por terminado un asunto)

(diccionario RAE)

y también… en el ámbito informático

Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para

almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única

(diccionario RAE)

¿Por qué ha de existir un archivo?

Es la memoria colectiva,el patrimonio documental

y la historiade las empresas y organizaciones

Funciones de un archivo

Almacenar la documentación

para

Recuperar la información

Finalidad del archivo

Ser un centro activo de información y documentación

Organizar la información de manera

eficaz para ahorrar tiempo

Proteger y preservar los documentos

La metodología de un archivo debe ser

Lógica: el sistema de clasificación ha de adaptarse a nuestras necesidades

Rigurosa: establecer y cumplir unas normas

de funcionamiento

Sencilla: ante las distintas opciones de clasificación aplicar la más sencilla

Un archivo debe seguir unos criterios

Inequívocos: que no puedan interpretarse de varios modos

Explícitos: accesibles y conocidos por

todos aquellos que lo necesiten

Objetivos: que no reflejen interpretaciones subjetivas